MỤC LỤC
Văn phòng Cục là đơn vị thuộc Cục Quản lý khai thác Biển và Hải đảo, cú chức năng giỳp Cục trưởng theo dừi, đụn đốc cỏc phũng chuyờn mụn thuộc Cục, thực hiện Chương trình, Kế hoạch, nhiệm vụ công tác của Cục; tham mưu về tổ chức cán bộ; Kế hoạch- Tài chính; Hợp tác Quốc tế và khoa học công nghệ; Hành chính- Quản trị; Văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Cục. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thực hiện chế độ chính sách, quản lý tổ chức, cán bộ, công chức và người lao động thuộc Cục; thực hiện công tác bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức lao động thuộc Cục; thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng, Hội đồng nâng lương, Hội đồng kiểm tra, sát hạch trình độ, năng lực của công chức thuộc Cục.
Thực hiện việc đóng, chốt sổ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan giải quyết chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức và người lao động của khối cơ quan Văn phòng Cục theo quy định của pháp luật;. Là người quản lý điều hành chung mọi hoạt động của Văn phòng Cục.Chánh văn phòng là người có quyền quyết định cao nhất về hoạt động của Văn phòng Cục quản lý khai thác Biển và Hải đảo và chịu trách nhiệm trước Cục về nhiệm vụ được giao.
Tổng hợp, theo dừi, đụn đốc việc thực hiện quy chế làm việc và kế hoạch làm việc của cơ quan; xây dựng dự thảo các văn bản, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Cục;. Làm đầu mối giúp Cục trưởng trong việc cung cấp thông tin quản lý nhà nước về biển, hải đảo thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Cục trưởng cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của Cục và quy định của pháp luật.
- Giúp lãnh đạo văn phòng xây dựng và thực hiện dự toán chi kinh phí hàng năm, hàng quý, hàng tháng đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo và cơ quan. - Giúp chủ tài khoản và ủy nhiệm chi của cơ quan thẩm định về chế độ, nguyên tắc, chứng từ trước khi trình duyệt chi, đảm bảo đúng nguyên tắc.
Căn cứ Quyết định 43/2014/QĐ-CP ngày tháng năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Biển và Hải đảo Việt Nam trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường ;. Căn cú Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư pháp về thể thức,kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ,Thủ tướng Chính phủ,Bộ trưởng,Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch;.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO VIỆT NAM. Căn cứ Quyết định số 1568/QĐ-BTNMT ngày 20 tháng 9 năm 2012 của Bộ Trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường về việc ban hành quy chế công tác văn thư của Bộ Tài nguyên và Môi trường;.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 226/QĐ-TCBHĐVN ngày 02 tháng 7 năm 2009 của Tổng cục trưởng Tổng
- Đảng ủy,công đoàn,Đoàn TNCSHCM, Nguyễn Thành Minh - Hội cựu chiến binh cơ quan Tổng cục. (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ_TCBHĐVN. Ngày tháng năm 2014 của Tổng cục trưởng Tổng cục Biển và Hải đảo Việt Nam).
Văn bản gồm: Quyết định,thông tư,chỉ thị,công văn,báo cáo,tờ trình,thoog báo,phiếu báo,giấy mời,công điện,chương trình,kế hoạch,phương án,đề án,biên bản,hợp đồng,giấy giới thiệu,giấy nghỉ phép,giấy đi đường,giấy biên nhận hồ sơ,giấy chứng nhận,giấy ủy quyền,đơn thư khiếu nại,tố cáo và các loại văn bản khác. Hồ sơ là một tập văn bản,tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,một sự việc,một đối tượng cụ thể hoặc có một hoặc một số điểm chung như tên loại văn bản,cơ qun,tổ chức ban hành văn bản,thời gian hoặc những đặc điểm khỏc,hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi,giải quyết cụng việc thuộc phạm vi chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn cho một cơ quan,tổ chuwscnhoawjc một cá nhân.
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản,tài liệu hình thành trong quỏ trỡnh theo dừi,giải quyết cụng việc thành hồ sơ theo những nguyờn tắc và phương pháp nhất định. Cơ sở dữ liệu văn bản về là tập hợp những thông tin về văn bản và quá trình xử lý văn bản được lưu trữ trên máy tính.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bay theo thể thức quy định.
Thống nhất sử dụng phông chữ Time New Roman theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909: 2001(bộ mã unicode) đẻ soạn thảo vă bản.Ký hiệu văn bản,tên viết tắt của các đơn vị trực thuộc Bộ,thể thức trình bày,thể thức văn bản,sao bản,quy định ề kiểu chữ,cỡ chữ trong văn bản,mẫu một số loại văn bản hành chính thông dụng được quy định tại các Phụ lục 1,2,3,4,5,6. Thẩm quyền ký văn bản được thực hiện theo điều 26,Quyết định số /QĐ-TCBHĐVN ngày tháng năm 2014 của Tổng cục trưởng ban hành quy chế làm việc của Tổng cục Biển và Hải đảo Việt Nam.
Thống nhất sử dụng phông chữ Time New Roman theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909: 2001(bộ mã unicode) đẻ soạn thảo vă bản.Ký hiệu văn bản,tên viết tắt của các đơn vị trực thuộc Bộ,thể thức trình bày,thể thức văn bản,sao bản,quy định ề kiểu chữ,cỡ chữ trong văn bản,mẫu một số loại văn bản hành chính thông dụng được quy định tại các Phụ lục 1,2,3,4,5,6. Mẫu trình bày văn bản quy phạm pháp luật được quy định tạo Phụ lục 9,mẫu phiếu trình quy định ở phụ lục 10. Thẩm quyền ký văn bản được thực hiện theo điều 26,Quyết định số /QĐ-TCBHĐVN ngày tháng năm 2014 của Tổng cục trưởng ban hành quy chế làm việc của Tổng cục Biển và Hải đảo Việt Nam. Không dùng bút chì,bút mực đỏ,mực dễ phai màu để ký văn bản,không ghi học hàm,học vị của người ký văn bản đối với ăn bản quy phạm pháp luật và văn bản quản lý hành chính nhà nước. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bì,nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì đối chiếu văn bản với phiếu gửi,trường hợp phát hiện có sai xót thì thông báo cho nơi gửi để biết giải quyết. và theo mức độ quan trọng của vă bản. c) Đóng dấu,ghi sổ,ngày văn bản đến,số đến của văn bản được bắt đầu bằng số 01 vào ngày làm việc đầu tiên của năm và kết thúc vào ngày làm việc cuối cùng của năm. d) Quét văn bản và cập nhật thông tin vào phần mềm. e) Đính kèm phiếu xử lý văn bản đến,trình Lãnh đạo Văn phòng đẻ ghi ý kiến xử lý. 4.Đối với văn bản không mật thuộc thầm quyền giải quyết của Lãnh đạo Tổng cục,văn thư Tổng cục nhập ý kiến xử lý của Lãnh đạo văn phòng vào phần mềm và chuyển phòng Tổng hợp để trình lãnh đạo Tổng cục.Phòng tổng hợp có trách nhiệm nhập ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục vào phần mềm và chuyển lại văn thư để vào sổ giao nhận văn bản và gửi đến các đơn vị thụ lý.Trường hợp lãnh đạo văn phòng chuyển trực tiếp cho các đơn vị,văn thư Tổng cục nhập ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo văn phòng vào phần mềm,vào sổ giao nhận văn bản và gửi đên đơn vị thụ lý.
Sau khi thực hiện thủ tục kiểm tra cuối cùng,Văn thư phát hành ăn bản đi theo trình tự: ghi số,vào sổ quản lý,nhân bản,đóng dấu,phát hành và lưu bản gốc;số lượng văn bản phát hành phải căn cứ vào mục nơi nhận của văn bản,không phát hành thêm ngoài mục nơi nhận.Số của văn bản đi được bắt đầu từ số 01 vào ngày làm việc của năm và kết thúc vào ngày làm việc cuối cùng của năm. Lãnh đạo văn phòng,Tổng cục ký bản sao văn bản của Bộ,cơ quan ngang Bộ,cơ quan thộc Chính phủ,cơ quan trung ương của các đoàn thể và văn bản của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh,thành phố trực thuộc trung ương,Trưởng phòng Hành chính thuộc văn phòng Tổng cục ký bản sao các văn bản còn lại.Việc sao văn bản mật phải có ý kiến đồng ý của Lãnh đạo Tổng cục.
Soạn thảo văn bản gồm 3 loại: Sao y bản chính,trích sao và sao lục( trừ văn bản mật được thực hiện theo quy định riêng),thẻ thức văn bản sao văn bản được quy định tại Phụ lục 4.
Soạn thảo văn bản gồm 3 loại: Sao y bản chính,trích sao và sao lục( trừ văn bản mật được thực hiện theo quy định riêng),thẻ thức văn bản sao văn bản được quy định tại Phụ lục 4. Lãnh đạo văn phòng,Tổng cục ký bản sao văn bản của Bộ,cơ quan ngang Bộ,cơ quan thộc Chính phủ,cơ quan trung ương của các đoàn thể và văn bản của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh,thành phố trực thuộc trung ương,Trưởng phòng Hành chính thuộc văn phòng Tổng cục ký bản sao các văn bản còn lại.Việc sao văn bản mật phải có ý kiến đồng ý của Lãnh đạo Tổng cục. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội c) Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo,dấu đóng vào góc trên bên trái của Phụ lục và đè lên hàng chữ đầu trang 1/3-1/4 đường kính con dấu(dấu treo) nếu Phụ lục còn nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu treo phải đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục đó. d) Khi đóng dấu những văn bản,tài liệu không có bản lưu văn thư( hợp đồng,biên bản nghiệm thu và giấy chứng nhận),cán bộ văn thư phải lập sổ theo dừi riờng. e) Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ. f) Việc đóng dấu độ khẩn,độ mật thực hiện theo yêu cầu của công việc và quy định của pháp luật về việc bảo vệ bí mật nhà nước. g) Việc sao chụp và in con dấu đỏ của Tổng cục(sử dụng khi làm giấy mời) chỉ được khi Lãnh đạo Tổng cục đồng ý bằng văn bản. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bản cán bộ, phòng ban, đơn vị soạn thảo văn bản phải đi lại nhiều lần để xin ý kiến, kiểm tra nội dung ở trưởng đơn vị mình rồi xuống văn phòng kiểm duyệt thể thức sau đó mới trình ký lãnh đạo và cuối cùng trở lại văn thư để đóng dấu cho thấy một quy trình phức tạp và mất nhiều thời gian nhất là trong những dịp lãnh đạo nào đó đi công tác thì một quy trình như thế không được đảm bảo, việc ban hành văn bản giải quyết công việc trở nên chạm trễ, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.