Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng

Môi trường bên trong tổ chức

+ Cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng được đảm bảo giúp truyền tải và thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo, có ảnh hưởng trực tiếp tới năng xuất lao động, chất lượng công việc, tác động dến quá trình quản lý điều hành của các nhà lãnh đạo. Yêu cầu đặt ra đối với yếu tố này là luôn đầy đủ về số lượng, phù hợp với nhu cầu quản lý, sản xuất kinh doanh, phải đảm bảo tính hiện đại hoá trang thiết bị và người lãnh đạo phải kết hợp bố trí, sắp xếp khoa học, hợp lý tạo tính thẩm mỹ, tránh thất thoát, lãng phí.

Môi trường bên ngoài

Văn phòng ngày càng có trách nhiệm hơn trong việc liên kết phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp, có vai trò ngày càng quan trọng trong thực hiện các quy chế công khai, dân chủ, chống lãng phí và chống tham nhũng. Vì vậy, cần vận dụng những điều kiện thuận lợi, tác động tích cực, hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực để hoạt động của doanh nghiệp cũng như hoạt động văn phòng đạt được hiệu quả tốt nhất mà vẫn tiết kiệm chi phí hoạt động.

Khái niệm quản trị văn phòng

Như vậy, với sự tác động của các yếu tố trên đều ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp.

Mục tiêu quản trị văn phòng

Việc tổ chức và quản lý văn phòng thể hiện qua cách bố trí khoa học, phù hợp với từng cơ quan, doanh nghiệp, cách sắp xếp nhân sự hợp lý, cách quản lý điều hành của người lãnh đạo văn phòng để mọi hoạt động của văn phòng được diễn ra liên tục. Hiệu quả sự quản lý điều hành của lãnh đạo đối với nhân viên trong phòng và sử dụng tối đa các nguồn lực có sẵn trong văn phòng có vai trò quan trọng quyết đinh tới hiệu quả hoạt động cũng như sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp.

Sự hình thành phát triển CTCP giám định Vinacontrol và Chi nhánh tại Hải Phòng

Do quá trình phát triển đi lên theo hướng chuyên sâu, năm 1962 Nhà nước có quyết định giao nhiệm vụ kiểm dịch thực vật sang Bộ Nông Lâm Nghiệp quản lý và đến năm 1974 Bộ Ngoại Thương có quyết định số 513/BNgT-TCCB ngày 16/7/1974 tách Sở giám định hàng hóa XNK ra khỏi Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK và đổi tên thành Công ty giám định hàng hóa XNK Việt Nam (Vinacontrol). Bước ngoặt mang tính quyết định, thời điểm đánh dấu bước phát triển đặc biệt quan trọng của Vinacontrol trong cơ chế thị trường là : Ngày 12/11/1988 Bộ trưởng Bộ Kinh Tế Đối Ngoại ra quyết định số 420/KTĐN-TCCB hợp nhất Công ty giám định hàng hóa XNK và Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK thành Công ty giám định hàng hóa XNK Việt Nam ( VINACONTROL ).

Cơ cấu tổ chức của Vinacontrol Hải Phòng

Kết quả hoạt động của Vinacontrol Hải Phòng 1. Những kết quả đạt được

Do cảng Hải Phòng mặc dù là một đầu mối nhập khẩu và kinh doanh Gas lỏng nhưng hầu hết các khách hang kinh doanh nhập khẩu Gas lỏng lại không có yêu cầu giám định chất lượng, chủ yếu là giám định về tỷ trọng, vì vậy mà hiệu suất đầu tư chưa cao. Thuận lợi của VINACONTROL Hải Phòng là do có bề dày kinh nghiệm hơn 50 năm hoạt động vói phần lớn đội ngũ cán bộ công nhân viên là các kỹ sư chuyên ngành, các kỹ thuật viên và các chuyên gia am hiểu, lành nghề, dày dạn kinh nghiệm trong công tác giám định. Mặt khác, đối với khách hàng nước ngoài thì họ chỉ công nhận chứng thư giám định do Vinacontrol cung cấp hoặc tổ chức giám định nước ngoài cung cấp hoặc tổ chức giám định trong nước nhưng tầm cỡ và khả năng phải tương đương như Vinacontrol.

Tổ chức bộ máy phòng Hành chính-Kế toán

- Thực công tác tổ chức cho Chi nhánh, chủ yếu là việc tổ chức nhân sự : tuyển lao động, sắp xếp bố trí công việc cho nhân viên, đào tạo, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công việc của cán bộ, công nhân viên tại Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng. Phòng HC-KT của Vinacontrol Hải Phòng được bố trí theo không gian mở- đóng gồm 3 phòng làm việc: 1 phòng làm việc của Trưởng phòng, 1 phòng làm việc của nhân viên thuộc bộ phận hành chính ở trụ sở 56-Phạm Minh Đức và 1 phòng làm việc của Phó phòng cùng các nhân viên kế toán ở trụ sở 80-Phạm Minh. Phòng làm việc của Phó phòng và các nhân viên kế toán được bố trí theo không gian mở, có nghĩa là bàn làm việc của Phó phòng và các nhân viên kê sát nhau để thuận tiện cho trao đổi giữa các nhân viên với nhau và thuận lợi cho Phó phòng quản lý, trao đổi với nhân viên.

Nội dung cơ bản hoạt động hành chính văn phòng ở Vinacontrol Hải Phòng

Do đó, người tiếp nhận thông tin (chính là phòng HC-KT) cần phải xử lý ngay từ khi thu thập rồi phân loại thông tin theo các kênh tổng hợp, xác định được những thông tin nào phù hợp với yêu cầu đã đặt ra của Chi nhánh, phục vụ cho công tác quản lý của Chi nhánh nói chung, của các phòng ban chức năng nói riêng. - Việc phòng HC-KT thực hiện một cách chuyên nghiệp công tác thu thập và xử lý thông tin theo quy trình trên đã giúp cho thông tin của phòng, Chi nhánh luôn được cập nhật thường xuyên, cung cấp, xử lý kịp thời những thôn gtin không chỉ liên quan đến riêng Vinacontrol Hải Phòng mà còn liên quan đến cả Vinacontrol, để từ đó có những định hướng phát triển hoạt động đúng, giúp Giám đốc nhanh chóng ra quyết định chính xác. Nghiệp vụ soạn thảo văn bản là nghiệp vụ không của riêng nhân viên văn thư và công việc ban hành văn bản không chỉ do phòng HC-KT đảm nhiệm hết mà những văn bản về chuyên môn nghiệp vụ giám định do phòng Nghiệp vụ tổng hợp và các phòng Giám định soạn thảo, trình gửi Giám đốc duyệt hoặc người có thẩm quyền được Giám đốc uỷ nhiệm duyệt.