Biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong công tác mua hàng tại Công ty cổ phần tập đoàn Lê Bình

Phương pháp nghiên cứu phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong công tác mua hàng

Để có thể đánh giá được một cách tổng quát về tình hình phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong mua hàng của công ty cổ phần tập đoàn Lê Bình em đã sử dụng các hai phương pháp thu thập dữ liệu đó là : phương pháp nghiên cứu các dữ liệu sơ cấp và phương pháp nghiên cứu các dữ liệu thứ cấp. Trong phương pháp nghiên cứu dữ liệu thứ cấp: dựa vào tình hình hoạt động kinh doanh(mua hàng), kết quả kinh doanh của công ty trong những năm 2008, 2009, 2010 và những tháng đầu năm 2011 để tiến hành thống kê, phân tích và đưa ra nhận xét, đánh giá về tình hình quản trị rủi ro của công ty trong công tác mua hàng.

Đánh giá tổng quan các nhân tố ảnh hưởng và tình hình phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong công tác mua hàng tại công ty cổ phần tập đoàn Lê

Đánh giá tổng quan về tình hình phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong công tác mua hàng tại Công ty cổ phần tập đoàn Lê Bình

Năm 2008 thì các khoản giảm trừ doanh thu là 69,887,789 đồng và sang đến năm 2009 thì không có các khoản giảm trừ doanh thu cho thấy năm 2008 tình hình lạm phát đã đẩy giá cả và các chi phí khác lên cao làm cho các khoản giảm trừ doanh thu của năm 2008 tăng, sang đến năm 2009 thì tình hình lạm phát được chính phủ và nhà nước kiềm chế với các chính sách như thắt chặt tiền tệ, các chính sách tài khóa đã làm giảm được tình hình lạm phát hoặc là lượng hàng bán ra không bị trả lại nên các khoản giảm trừ doanh thu năm 2009 là bằng không. Bên cạnh đó những vấn đề như truyền thông nội bộ phục vụ cho công tác mua hàng, xác định nhu cầu, hoạch định chi phí, phân tích đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, hoạt động kiểm soát của công ty còn nhiều bất cập mà đặc biệt là truyền thông nội bộ vì 14/15 phiếu điều tra tương đương với 93.33% cho thấy chất lượng của công tác truyền thông nội bộ phục vụ công tác mua hàng còn chưa được tốt. (Nguồn : Điều tra thực tế) Tuy nhiên còn rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng của công ty như: ảnh hưởng của việc lựa chọn nhà cung cấp ( cung cấp thường xuyên hay nhà cung cấp không thường xuyên), ảnh hưởng của công tác dự báo bán hàng tới kế hoạch mua hàng vì kết quả điều tra cho thấy các yếu tố trên đều có ảnh hưởng nhất định đến kế hoạch mua hàng của công ty.

Mặt hàng Van công nghiệp và các sản phẩm Graco như máy phun sơn, phun màng là sản phẩm chủ yếu của công ty, qua bảng trên cho thấy chi phí mua Van tăng qua các năm do nhu cầu trong các ngành nước thải, điện, Gas, nước, xây dựng tăng cao thể hiện: năm 2009 chi phí mua chiếm 30.87% chi phí mua hàng nhưng năm 2010 tăng lên 35.68%.( đối với Van công nghiệp) còn đối với các sản phẩm Graco: trong năm 2009 chiếm 32.78% chi phí mua hàng nhưng sang năm 2010 lại giảm xuống còn 30.69% nhưng sự suy giảm này không đáng kể do công ty kinh doanh đa dạng hóa sản phẩm nên giảm chi phí mua máy phun sơn, phun màng xuống để đầu tư cho thêm cho các sản phẩm mới.

Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu

- Công ty đang thực hiện mở các lớp đào tạo đồng thời đã cử một số nhân viên đi học ở các lớp huấn luyện nâng cao năng lực, kĩ năng chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên trong công ty, đặc biệt là đội ngũ nhân viên mua hàng. - Đội ngũ nhân viên mua hàng của công ty còn thiếu và yếu vì hiện nay phòng kinh doanh của công ty chỉ có 7 người đảm nhiệm toàn bộ kế hoạch hoạt động kinh doanh của công ty nên nhân viên còn chưa thích ứng nhanh với những phát sinh trong quá trình mua hàng. - Nhân tố chủ quan là do công ty chưa đầu tư nhiều cơ sở vật chất, kĩ thuật phục vụ cho công tác mua hàng nên kho bãi cũng như phương tiện vận tải của công ty còn hạn chế và chưa đảm bảo được vế chất lượng và số lượng của hàng hóa khi nhập về.

Mặt khác, mặt mạnh của các biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro của công ty là công ty có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp truyền thống, và công ty đã lựa chọn nhiều nhà cung cấp để phân tán rủi ro từ đó có thể giảm thiểu được rủi ro trong mua hàng.

Dự báo triển vọng và quan điểm thực hiện phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong công tác mua hàng của Công ty cổ phần tập đoàn Lê Bình

- Môi trường chính trị pháp luật: Rủi ro trong môi trường này có thế xảy ra như: công ty chưa nắm bắt được các nghị định, thông tư, chính sách của chính phủ về sự thay đổi trong các chính sách xuất nhập khẩu của nhà nước, dẫn đến việc công ty bị vi phạm pháp luật, bị cơ quan nhà nước tịch thu hàng hóa, hay hàng hóa bị giữ lại tại cảng hải quan…Đòi hỏi công ty luôn tìm hiểu và nắm bặt kịp thời thông tin từ phía chính phủ để có thể chấp hành đúng qui định của nhà nước trong kinh doanh. Ở công ty cổ phần tập đoàn Lê Bình đội ngũ nhân viên mua hàng đều là những người trẻ tuổi, năng động, trình độ học vấn cao: 100% tốt nghiệp đại học, kiến thức chuyên môn tốt nhưng lại thiếu kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những sai sót làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. - Nhận thức đầy đủ về phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh nói chung và trong mua hàng nói riêng: Như chúng ta đã biết mua hàng là khâu đầu tiên trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vì thế mà việc phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong khâu này là rất quan trọng đòi hỏi đội ngũ nhân viên của công ty nói chung và đội ngũ nhân viên mua hàng nói riêng cần phải nhận thức đúng về phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong mua hàng để đạt được kết quả mua hàng tốt nhất.

- Xác định chính xác nhu cầu trong mua hàng: Để có được một kế hoạch mua hàng cho kì sau thì công ty phải xác định và đánh giá nhu cầu của thị trường về sản phẩm hàng hóa kinh doanh của mình.Ví dụ như mặt hàng van công nghiệp hay máy phun sơn hiện nay thị trường của những loại hàng này như thế nào, nhu cầu của thị trường là bao nhiêu, yêu cầu về mầu mã của hàng hóa như thế nào để có thể biết được lượng hàng, chất lượng, kiểu dáng mà công ty cần mua.

Các đề xuất, kiến nghị phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong công tác mua hàng của công ty cổ phần tập đoàn Lê Bình

Hiện nay nhân viên trong công ty vẫn chưa nhận thưc đúng đắn về các rủi ro và biện pháp phòng ngừa rủi ro trong mua hàng vì thế công ty cần phải mở các cuộc họp hay các lớp đào tạo để nâng cao khả năng chuyên môn, kinh nghiêm cho nhân viên đặc biệt là nhân viên mua hàng, nâng cao ý thức của nhân viên về tầm quan trọng của việc phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong mua hàng. - Sau khi tìm hiểu thị trường và đối tác thì công ty cần phải hoạch định chi phí mua hàng bằng cách phân tích tình hình tài chính và kế hoạch kinh doanh của công ty, theo đó công ty lên kế hoạch mua hàng hợp lí, tránh trường hợp khi kí hợp đồng với đối tác lại không có khả năng thanh toán tiền hàng làm mất uy tín của công ty. Khi công ty nhận được hàng thì cần phải đảm bảo quản hàng hóa trước khi bán cho khách hàng, như thế công ty phải mua các thiết bị phục vụ cho quá trình bảo quản hàng hóa, còn nếu khi nhận được hàng mà hàng hóa bị hỏng hoặc bị thiếu nhưng không phải do lỗi từ nhà cung cấp thì phải qui trách nhiệm cho người vận tải và yêu cầu phía vận tải bồi thường.

Năng lực của đội ngũ nhân viên hiện nay chưa tốt đặc biệt là nhân viên mua hàng, họ còn thiếu kinh nghiệm trong quá trình mua hàng nên mắc phải những sai lầm không đáng có trong hoạt động mua hàng, vì vậy công ty cần phải nâng cao năng lực của đội ngũ mua hàng bởi họ quyết định đến hiệu quả mua hàng của công ty.

Kiến nghị với nhà nước

Công ty cần mở những lớp đào tạo liên quan đến qui trình mua hàng, kĩ năng đàm phán thương lượng cho nhân viên. Đồng thời, phải nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của quản trị rủi ro trong mua hàng. Và việc phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro trong mua hàng là vô cùng cần thiết.

Công ty cũng cần phải xem xét đến các chế độ thưởng, phạt, và trách nhiệm của nhân viên để có thể nâng cao ý thức trách nhiệm của họ trong công tác mua hàng.