Xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại Công ty Cổ phần Sao Vàng Việt Nam

Công cụ thực hiện đề tài

DLL chính là phần mở rộng cho Visual Basic tức là khi ta xây dựng một ứng dụng nào đó có một yêu cầu mà Visual Basic không thể đáp ứng được, ta có thể viết thêm DLL phụ trợ. Trong Tools box, ta xác định đối tượng, sau đó ta đặt đối tượng vào Form và tiến hành thay đổi các thuộc tính của đối tượng đó trực tiếp trên đối tượng hoặc thông qua cửa sổ thuộc tính Properties Windows. Form chính là giao diện chính cho ứng dụng, các Form khác có thể chứa các hộp thoại hiển thị các nhập liệu… Trong nhiều ứng dụng Visual Basic, kích cỡ và vị trí của biểu mẫu vào lúc hoàn tất thiết kế là kích cỡ và hình dạng người dùng sẽ gặp vào thời gian thực hiện, hoặc lúc chạy.

Điều này có nghĩa là Visual Basic cho phép ta thay đổi kích cỡ và di chuyển vị trí của Form đến bất kỳ nơi nào trong màn hình bằng cách thay đổi các thuộc tính của nó trong cửa sổ thuộc tính. Thực vậy, không như nhiều ngôn ngữ lập trình khác, các dòng mã thi hành trong một chương trình Visual Basic phải nằm trong thủ tục hoặc các hàm, các dòng mã cô lập sẽ không làm việc. Có thể dùng Access để phát triển sáu kiểu ứng dụng phổ biến nhất: ứng dụng cá nhân, ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ, ứng dụng cho nội bộ từng phòng ban, ứng dụng cho toàn công ty, ứng dụng ở các tuyến trước cho các cơ sở dữ liệu theo mô hình khách chủ trên một phạm vi toàn doanh nghiệp và ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan và mạng máy tính quốc tế.

Mỗi lần xem dữ liệu bạn thường không muốn hiển thị toàn bộ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, bằng việc dùng các truy vấn, bạn có thể xác định xem những bản ghi nào và những trường nào từ các bảng dữ liệu đã có sẽ được hiển thị. Đây là quá trình cải tiến một bản thiết kế cơ sở dữ liệu sao cho nó khắc phục được những điều bất thường khi đổi mới dữ liệu và tránh được hiện tượng không nhất quán về dữ liệu.

Khảo sát hệ thống quản lý khách hàng

Khi tiến hành các giao dịch với khách hàng để đi đến kí kết các hợp đồng với khách hàng thì những thông tin của khách hàng được thu thập.Đây là hình thức thu thập thông tin khách hàng được áp dụng phổ biến tại công ty. Bởi số lượng giao dịch rất lớn, hơn nữa thông tin mà khách hàng cung cấp tương đối chính xác và đầy đủ và là cơ sở để công ty lưu trữ trong hồ sơ khách hàng.  Thu thập thông qua các hoạt động dịch vụ : Cài đặt, chuyển giao,tư vấn, chăm sóc khách hàng, bảo hành, bảo trì….

Thông tin khách hàng cũng có thể được thu thập thông qua các hoạt động dịch vụ mà công ty cung cấp như: tư vấn, các chương trình chăm sóc khách hàng, cài đặt, bảo hành, bảo trì các sản phẩm. Thông qua những hoạt động này thông tin khách hàng được một mặt được thu thập nhưng đồng thời cũng được bổ sung hay sửa đổi theo thông tin mới nhất bằng cách thay đổi những chương trình chăm sóc khách hàng, thay đổi những phiếu bảo hành bảo trì đính kèm khi mua các sản phẩm của công ty. Công ty còn tiến hành chiến dịch thu thập thông tin khách hàng trên trong từng địa bàn, từng khu vực cụ thể thông qua việc lấy các mẫu phiếu khảo sát.

Đây cũng là phương pháp thu thập thông tin khách hàng thông qua các phiếu điều tra, những cuộc trò chuyện, tiếp xúc, những phiếu xác nhận tham dự hội nghị .v.v .v. Ngoài ra còn có một chức năng khác như lưu trữ thông tin nhân viên, khách hàng v.v.v Nhưng đó chỉ là những thông tin hết sức cơ bản chưa phản ánh được những thông tin mà công ty muốn lưu trữ.

Phân tích nghiệp vụ

Bên cạnh đó, vấn đề cần tập trung vào đối tượng khách hàng chiến lược nào, chính sách chăm sóc họ ra sao cũng cần phải cần nhắc. Điều này cho thấy, chỉ có một nhóm nhỏ khách hàng gọi là nhóm khách hàng lợi nhuận sẽ đem lại hiệu quả lợi nhuận thực sự cho doanh nghiệp. Cách tốt nhất đối với các doanh nghiệp để đảm bảo khách hàng ở lại lâu dài là trở thành một doanh nghiệp định hướng vào khách hàng.

Một doanh nghiệp định hướng vào khách hàng là doanh nghiệp đó luôn coi khách hàng là ưu tiên hàng đầu trong mọi hoạt động của mình, đồng thời khách hàng sẽ là động lực chèo lái và phát triển doanh nghiệp. Trở thành doanh nghiệp định hướng khách hàng có thể kéo theo các thay đổi về cơ cấu, quá trình, năng lực nhân sự … Chính vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần tìm cho mình một giải pháp tốt nhất, phù hợp nhất. Khách hàng không chỉ mua các sản phẩm phần mềm kế toán của công ty mà còn tiếp tục hợp tác với công ty thông qua các hợp đồng khác như triển khai, bảo trì, tư vấn hay đào tạo định kỳ…Khách hàng không những tạo ra doanh thu cho công ty mà còn là thành viên tích cực đóng góp những ý kiến phản hồi giúp cho việc hoàn thiện và phát triển sản phẩm của công ty.

Do vậy làm thế nào để giữ chân khách hàng và mong muốn họ hợp tác lâu dài là mục tiêu của công ty nói chung và bộ phận chăm sóc khách hàng nói riêng. Để làm được điều đó đòi hỏi công ty phải có những chiến lược chăm sóc khỏch hàng thật tốt bằng việc hiểu rừ và đỏp ứng tốt nhất những yờu cầu và mong muốn của họ.

Chức năng của hệ thống thông tin quản lý khách hàng được xây dựng

Sau khi giao sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng thì vấn đề chăm sóc khách hàng sau bán hàng được đặt lên hàng đầu bởi nó quyết định phần lớn tới việc giữ chân khách hàng của công ty. Hiểu được tâm lý khách hàng, lắng nghe những phản hồi của khách hàng và đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của khách hàng là một trong những chìa khoá thành công của bất kì một doanh nghiệp nào trong xu hướng cạnh tranh như hiện nay. Cũng có thể đó là những lỗi khi sử dụng phát sinh .v.v.v Tất cả những yêu cầu và phản hồi đó của khách hàng sẽ được phòng chăm sóc khách hàng ghi lại và có những cách thức giải quyết thoả đáng nhất dựa vào mức độ nghiêm trọng của vấn đề được đưa ra.

Ở đây cán bộ kinh doanh trực tiếp trả lời những thắc mắc của khách hàng nếu như đó là những yêu cầu đơn giản, có thể trả lời được. Ngược lại, nếu là những yêu cầu phức tạp thì cán bộ yêu cầu khách hàng gửi fax về công ty để chuyển những yêu cầu này tới phòng kỹ thuật. Mỗi nhân viên trong công ty có 1 tài khoản riêng dùng để truy nhập vào vào chương trình với những quyền hạn khác nhau.Việc phân quyền như thế này giúp cho công ty dễ dàng quản lý được việc cập nhật các thông tin vào chương trình một cách hợp lệ và chính xác.

Chức năng này giúp các cán bộ công nhân viên có thể dễ dàng trong việc tìm kiếm khi không nhớ chính xác thông tin về một đối tượng nào đó.  Giới hạn khả năng truy xuất dữ liệu bằng hệ thống tài khoản bao gồm mật khẩu, password và quyền hạn của mỗi cán bộ công nhân viên trong công ty.

Mô hình hoá hệ thống thông tin quản lý khách hàng .1 Sơ đồ chức năng kinh doanh( BFD)

Yêu cầu báo cáo, quyết định của nhà QL Thông tin phản hồi lại cho KH. MaKH TenKH MaNV TenNV MaNDD TenNDD DiaChi DienThoai TenHD DienGiai LoaiThue TinhTrang NgayNhap NgayBD NgayKT GiaTriHD GiaTriNT LoaiNT TyGia TienDaTT ChiPhiGD HoaHong NguoiNhanHH. MaKH TenKH MaNV TenNV MaNDD TenNDD DiaChi DienThoai TenHD DienGiai LoaiThue TinhTrang NgayNhap NgayBD NgayKT GiaTriHD GiaTriNT LoaiNT TyGia TienDaTT ChiPhiGD HoaHong NguoiNhanHH.

MaKH MaNV TenHD DienGiai LoaiThue TinhTrang NgayNhap NgayBD NgayKT GiaTriHD GiaTriNT LoaiNT TyGia TienDaTT ChiPhiGD HoaHong NguoiNhanHH PhuongThucTT NhanVienKD NhanVienTK NgayDTK NgayCTK GhiChu.