Hệ thống kế toán tiêu thụ tại công ty cổ phần dược phẩm Vinacare: Hiện trạng và một số kiến nghị hoàn thiện

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM VINACARE

• Kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của công ty
• ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM VINACARE
• NHỮNG VẤN ĐỀ KINH TẾ TẠI CễNG TY Cể ẢNH HƯỞNG TỚI KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ

Phòng kiểm tra chất lượng (KCS) có trách nhiệm kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào xem có đảm bảo chất lượng và số lượng yêu cầu hay không, tiến hành thẩm định chất lượng của sản phẩm đầu ra xem các loại thành phẩm có đủ điều kiện xuất kho hay không. Đây là khâu quan trọng nhất trước khi đưa sản phẩm ra thị trường tiêu thụ không để sản phẩm có chất lượng kém đến tay người tiêu dùng. Phòng đảm bảo chất lượng kiểm tra tiêu chuẩn về chất lượng của sản phẩm hoàn thành từ đó đưa ra các kiến nghị thay đổi cho phù hợp, có trách nhiệm ban hành các quy chế dược, các tiêu chuẩn sản xuất thuốc theo quy định của Nhà nước, Cục dược và Bộ Y tế, xây dựng các định mức kỹ thuật dược, kết hợp với phòng nghiên cứu để ban hành quy trình sản xuất thuốc. Ngoài ra phòng có nhiệm vụ quy hoạch về đầu tư công nghệ, mày móc trang thiết bị cho công ty đồng thời tiến hành sửa chữa lớn, thường xuyên với máy móc trang thiết bị. Phòng kế hoạch cung ứng lập kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch tiền lương của toàn công ty, Chịu trách nhiệm thu mua và quản lý các loại vật tư đảm bảo nguyên vật liệu đầu vào về số lượng và chất lượng phục vụ cho sản xuất. Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ tổ chức toàn bộ công tác kế toán, hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ, thống kê, lưu trữ, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ về tình hình sử dụng vốn, tình hình sản xuất kinh doanh cho giám đốc và các bộ phận có liên quan, Báo cáo tình hình tài chính và tham mưu giúp giám đốc có các phương án điều hành công ty hiệu quả nhất. Phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm sắp xếp tổ chức bộ máy nhân sự, thực hiện đầy đủ chính sách cho người lao động, xây dựng tham mưu về tiêu chuẩn lương, thưởng, bảo hiểm đảm bảo đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động. Trong phòng này có phòng y tế riêng được trang bị đầy đủ dụng cụ y tế chăm sóc sức khoẻ cán bộ công nhân viên trong công ty. Phòng thị trường tìm hiều nhu cầu của thị trường, tìm kiếm đầu ra cho sản phẩm, xây dựng hệ thống kênh phân phối ổn định, thực hiện các chiến dịch quảng bá cho sản phẩm đồng thời cố vấn cho giám đốc ra các quyết định sản xuất, tiêu thụ sau khi đã tiến hành nghiên cứu và thăm dò thị trường. Phòng bảo vệ phụ trách bảo đảm an toàn cho mọi tài sản thuộc phạm vi quản lý của công ty, kiểm tra hàng hoá vật tư mua vào, xuất ra có đầy đủ chứng từ hợp lệ hay không, giữ gìn trật tự trong công ty, kiểm soát khách ra vào. Kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của công ty. Kết quả kinh doanh trong một số năm gần đây. BẢNG SỐ 1.1: KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY Đơn vị tính: VNĐ. 1) Doanh thu bán hàng và cung cấp DV 2) Các khoản giảm trừ. 5) Lợi nhuận gộp BH và CCDV 6) Doanh thu hoạt động tài chính 7) Chi phí tài chính. Trong đó lãi vay. 9) Chi phí quản lý doanh nghiệp 10) Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 11) Thu nhập khác. Hệ thống chứng từ của công ty theo biểu mẫu chung của Bộ Tài chính như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, thẻ kho, biên bản kiểm nghiệm kho, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán bảo hiểm xã hội, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, thẻ TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ,….

BIỂU SỐ 1.2: SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN

Nhâp kho phải có phiếu nhập kho trờn đú ghi rừ người giao hàng, loại vật tư (sản phẩm, hàng húa), mó số, số lượng theo chứng từ và thực nhập, đơn giá, thành tiền và phải có chữ ký của người phụ trách cung tiêu, người giao hàng, thủ kho và thủ trưởng đơn vị. Khi xuất thành phẩm công ty sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ với tất cả thành phẩm gửi bán qua các cửa hàng hay bán hàng trực tiếp hoặc bán hàng theo hợp đồng. Với phương thức bán hàng trực tiếp và bán hàng theo hợp đồng thì công ty còn sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn GTGT) để làm căn cứ xuất bán thành phẩm cho khách hàng.

BIỂU SỐ 1.9: PHIẾU THU

Khi có các hóa đơn GTGT, phiếu thu tiền mặt, séc ủy nhiệm chi kế toán tiêu thụ tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính ở mục hóa đơn bán hàng. Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi mốt triệu không trăm linh một nghìn một trăm chín tám đồng Người mua hàng. Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ba mươi mốt triệu không trăm linh một nghìn một trăm chin mươi tám đồng!.

BIỂU SỐ 1.11

Nhân viên bán hàng tại các cửa hàng sẽ phải phản ánh lên “Bảng kê chứng từ bán lẻ hàng hóa” ở các mục số lượng, đơn giá và thành tiền, cuối tháng phải nộp “Báo cáo tiêu thụ sản phẩm”. Định kỳ căn cứ vào các phiếu thu do các cửa hàng nộp tiền và hóa đơn GTGT do các cửa hàng lập để đối chiếu với “Bảng kê chứng từ bán lẻ hàng hóa” và “Báo cáo tiêu thụ sản phẩm”, từ đó vào “Sổ chi tiết công nợ phải thu” với từng cửa hàng. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được xác đinh hợp lý trên các khoản thu được và các khoản phải thu từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN TẠI CÔNG TY

Hạch toán hàng bán bị trả lại: Hàng bán bị trả lại do các nguyên nhân như: Vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng kém phẩm chất, hàng không đúng quy cách, chủng loại. Với hàng kém phẩm chất do hết hạn sử dụng, công ty phải hủy bỏ và chi phí hủy bỏ sẽ được đưa vào tài khoản chi phí khác. Hạch toán giảm giá hàng bán: Công ty giảm giá hàng bán cho khách hàng khi hàng không đúng mẫu mã, quy cách trên hợp đồng kinh tế hay hỗ trợ giá cước vận chuyển cho khách hàng.

BIỂU SỐ 1.19

Vì thế trong tổng doanh thu bán hàng của công ty ngoài các khoàn trả trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hay séc thì các khoản trả chậm cũng chiếm một tỷ trọng khá lớn. Việc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên tục đòi hỏi kế toán phải nắm bắt được thực trạng tài chính của từng khách hàng để đưa ra đưa ra các biện pháp kịp thời để tránh các khoản nợ khó đòi vì thế việc hạch toán chi tiết công nợ của từng khách hàng là hết sức cần thiết. Các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại hay chiết khấu bán hàng đươc theo dừi chi tiết trờn “Sổ chi tiết TK 131”.

BIỂU SỐ 1.26: SỔ CÁI TÀI KHOẢN 641

Khi nhận được các chứng từ và hóa đơn phản ánh về chi phí quản lý doanh nghiệp cuối kỳ kế toán sẽ lên “Bảng kê số 5” và “Sổ cái TK 642”.

BIỂU SỐ 1.29: BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Số khấu hao trích tháng trước Số khấu hao TSCĐ tăng trong tháng Số khấu hao TSCĐ giảm trong tháng Số khấu hao trích tháng này.

BIỂU SỐ 1.30: BẢNG KÊ SỐ 5

Cuối kỳ kết chuyển các TK doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp về TK 911 để xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm.

BIẾU SỐ 1.31: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8

Tiền mặt Tiền gửi ngân hàng Phải thu khách hàng Thành phẩm Hàng gửi đi bán Phải trả cho người bán Thuế và các khoản phải nộp Doanh thu bán hàng Doanh thu hoạt động tài chính Chiết khấu thương mại Hàng bán bị trả lại Giá vốn hàng bán Chi phí hoạt động tài chính Chi phí bán hàng.

BIỂU SỐ 2.1: GIẤY XIN KHẤT NỢ

BIỂU SỐ 2.2: BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN HÀNG GỬI BÁN CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM VINACARE

Đặc biệt công ty đang xây dựng thêm nhà máy mới nên chiến lược sản phẩm và chiến lược tiêu thụ sản phẩm cần phải được công ty chuẩn bị ngay từ bây giờ. Công ty còn nên đa dạng các hình thức xúc tiến bán hàng, tiến hành quảng bá cho các sản phẩm mới nhằm nâng cáo hình ảnh, uy tín của công ty trên thị trường. Công ty nên mở Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng gửi bán của toàn bộ công ty là số liệu tổng hợp của Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng gửi bán theo từng cửa hàng của công ty.