Phân tích và cải tiến quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Indochine Wellness
MỤC LỤC
Mục tiêu nghiên cứu
Nhỡn chung cỏc đề tài nghiờn cứu trờn đó làm rừ được vấn đề nghiờn cứu, hệ thống được những cơ sở lý luận, phân tích được thực trạng công tác quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu và đưa ra được những đề xuất, giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị này. Với đề tài của mình, em đi sâu nghiên cứu các hoạt động trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Indochine Wellness trong giai đoạn 2021- 2023, đánh giá hoạt động của công ty và thực trạng nhận hàng nhập khẩu trong những năm gần đây, đánh giá lợi thế và những điểm còn hạn chế của công ty cùng những thiếu sót trong quy trình nhận hàng nhập khẩu.
Phương pháp nghiên cứu 1. Phương pháp thu thập dữ liệu
Trong phạm vi khóa luận này, phương pháp trên được sử dụng để đánh giá về thực trạng công tác quản trị quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Indochine Wellness thông qua các dữ liệu được thu thập từ tài liệu nội bộ của chi nhánh Công ty giai đoạn 2021 - 2023. Từ việc xem xét thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty Indochine Wellness, em sử dụng phương pháp quy nạp để tổng kết, đánh giá những thành công và hạn chế của công ty từ đó đưa ra những giải pháp cho công ty và một số kiến nghị lên cơ quan nhà nước.
Kết cấu của khóa luận
Nó tập trung vào việc phân tích và xác định các quy luật và khái niệm chung rộng hơn để giải thích những quy luật và khái niệm cụ thể. Ở trong khóa luận này, dựa trên cơ sở lý luận em đã áp dụng nó vào tình huống thực tế tại Công ty Indochine Wellness, tiến hành phân tích cụ thể cỏc bước trong quy trỡnh quản trị nhận hàng nhập khẩu để làm rừ thực trạng hoạt động của công ty.
Cơ sở lý luận về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Quy nạp là quá trình xem xét các cá nhân cụ thể và từ đó suy ra những nhận thức và kiến thức tổng quát hơn. Nó tập trung vào việc giải thích một hiện tượng cụ thể thông qua việc áp dụng các định luật và khái niệm chung rộng hơn đã biết.
Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Indochine Wellness
- Quy nạp: Quy nạp là phương pháp tư duy đi từ cái riêng đến cái chung. - Diễn giải: Diễn giải là phương pháp tư duy đi từ cái chung đến cái cụ thể.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Khái quát hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 1. Khái niệm về dịch vụ giao nhận và người giao nhận
Theo sự phát triển, dịch vụ giao nhận có sự kết hợp với các hoạt động khác để có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng nên thay vì đưa ra khái niệm về dịch vụ giao nhận, điều 253 Luật Thương mại 2005 đã đưa ra khái niệm về dịch vụ logistics với nội dung mở rộng hơn so với khái niệm dịch vụ giao nhận của FIATA: “Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao”. Vai trò người chuyên chở: Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường hợp tự vận chuyên hàng hoá của khách hàng bằng các phương tiện vận tải của chính mình (performing carrier) mà còn trong trường hợp phát hành chứng từ vận tải của mình hay cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - contracting carrier) khi đi thuê lại phương tiệu vận tải của một bên thứ ba nào đó do thiếu hay không có sẵn phương tiện vận chuyển.
Cơ sở lý luận về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 1. Khái niệm quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Theo giáo trình Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế Trường Đại học Thương Mại: “Quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế là việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát điều hành quá trình giao nhận vận chuyển hàng hóa giữa hai địa điểm (một địa điểm bốc hàng và một địa điểm dỡ hàng) lại hai quốc gia khác nhau, có xem xét đến toàn, hiệu quả và chi phí.”. Quá trình này có thể xẩy ra những vấn đề như: hàng và phương tiện gặp tai nạn trong quá trình vận chuyển từ kho đến điển giao hàng; hàng hóa bị hư hỏng do chất xếp, báo quan không đúng yêu cầu về đặc tính của sản phẩm (hàng dễ cháy nổ, dễ vỡ, có hàm lượng hóa học cao, đồ điện tử tránh va đập, thực phẩm tươi sống..); bên vận chuyển quốc tế vận chuyển nội địa hủy đơn hàng.
Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Nếu một quốc gia nào xảy ra chiến tranh, xung đột thì sẽ rất khó để có thể tiến hành nhận hàng, cơ quan hải quan sẽ tổ chức kiểm soát hàng hóa lưu thông nghiêm ngặt hơn khiến cho việc đi qua vùng lãnh thổ của quốc gia đó mang lại nhiều rủi ro hơn, khiến cho người giao nhận phải thay đổi lộ trình và thường cũng dẫn tới việc kéo dài thời gian hàng đến tay người nhận. Các doanh nghiệp trong nước có nguồn vốn nhỏ, mối quan hệ với hệ thống đại lý quốc tế chưa cao, chưa có cơ sở hoạt động tại các khu vực trên thế giới khiến áp lực về lượng và cách thức kinh doanh đè nặng, đồng thời các doanh nghiệp nước ngoài lại đe dọa về quy mô và mức độ hoạt động chuyên nghiệp cũng như mạng lưới chi nhánh rộng khiến cho nhiêu doanh nghiệp logistics gặp khó khăn trong việc cạnh tranh với các đối thủ lớn.
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH INDOCHINE WELLNESS
Giới thiệu về công ty TNHH Indochine Wellness 1. Giới thiệu chung về công ty
Với đặc thù là một công ty hoạt động kinh doanh thương mại, chỉ thực hiện hoạt động nhập khẩu và phân phối sản phẩm, nên nhân lực chủ yếu của công ty chính nhà đội ngũ cán bộ, nhân viên có năng lực, trình độ, kinh nghiệm với kiến thức sâu rộng về thị trường nhập khẩu và phân phối sản phẩm làm việc tại văn phòng của công ty, trực tiếp tham gia vào hoạt động tạo dựng giá trị cho công ty. Nguồn: Công ty Indochine Wellness Ngay khi bước vào văn phòng ta đã bắt gặp ngay cách bố trí đầy thẩm mỹ, khoa học mà cũng không kém phần thoáng đãng, gần gũi với thiên nhiên thông qua sự hiện diện của những chậu cây cảnh cùng với những trang thiết bị của văn phòng như: Máy in, máy fax, máy photo, máy scanner, máy điện thoại để bàn, tủ đựng hồ sơ, giá đựng tài liệu, hệ thống bóng điện chiếu sáng, các loại văn phòng phẩm, các loại bàn ghế dành cho Giám đốc, phó Giám đốc, cho nhân viên, cho tiếp khách, với kiểu dáng và chất liệu khác nhau.
Hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Indochine Wellness
Đây là nă m mà nền kinh tế thế giới bước đầu có sự hồi phục trong bối cảnh đại dịch được kiểm soát và các doanh nghiệp bắt đầu quay lại hoạt động kinh doanh mạnh mẽ hơn, đây chính là những động lực để các doanh nghiệp trong đó có Indochine Wellness đạt được những bước tiến mới trong hoạt động kinh doanh của mình. Từ bảng số liệu cho thấy, mặt hàng nhập khẩu chính của công ty chủ yếu là các loại máy tập thể thao như: Máy chạy bộ, máy đạp xe, máy tập toàn thân, máy tập cơ trong đó máy chạy bộ là các mặt hàng nhập khẩu nhiều nhất và luôn có tỷ trọng đóng góp lớn nhất qua các năm qua (chiếm 47% tổng kim ngạch nhập khẩu trong 9 tháng năm 2023).
Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Indochine Wellness
Công ty FWD sau khi trao đổi và nhận các bộ chứng từ cần thiết từ hãng tàu thì sẽ gửi qua hệ thống mail cho nhận viên chứng từ công ty Indochine Wellness gồm các nội dung được đính kèm trong file như Master Bill of Lading, Debit/Credit Note, thông tin về con con tàu, ngày dự kiến tàu đến, thông báo hàng đến, hoá đơn cước biển tuỳ vào doanh nghiệp chọn phương thức mua bán. Để đảm bảo chất lượng cũng như số lượng hàng hóa và để kiểm tra xem hàng hóa nhận đã đúng loại sản phẩm hay chưa, khi nhận hàng, nhân viên công ty đặc biệt chú trọng kiểm tra tất cả thông tin về hàng hóa về tên sản phẩm, số lượng, kiểm tra bao bì hàng hóa, đối chiếu sự phù hợp giữa thông tin hàng hóa và dự kiến xếp dỡ với hàng hóa thực tế tại cảng về số hiệu container, số niêm phong của hãng vận chuyển.
Đánh giá chung thực trạng hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Indochine Wellness
Như đã thống kê ở trên, trong giai đoạn 2021-2023, số lượng nhân viên công ty đều tăng qua từng năm, thêm vào đó nhân lực công ty ngày càng trẻ hơn, các nhân viên mới có kiến thức chuyên môn nền tảng, có thể hoàn thành công việc được giao, tuy nhiên với kinh nghiệm còn ít thì không thể xử lý một số phát sinh mà phải hỏi ý kiến cấp trên, điều này vô hình chung làm chậm tốc độ xử lý lô hàng, làm giảm hiệu quả quy trình tác nghiệp. Thời tiết xấu, thiên tai dễ gây tổn thất cho hàng hóa, đặc biệt là hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, thời tiết xấu ảnh hưởng đến lịch trình chuyến tàu có thể bị trì hoãn ngày chạy hoặc không thể cập bến đúng ngày dự kiến, hàng hóa có thể bị hư hỏng, mất mát gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc nhận hàng của công ty, khiến tốn kém thời gian và chi phí, tổn thất về doanh thu và lợi nhuận của công ty.
HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH INDOCHINE
Định hướng phát triển về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Indochine Wellness
Đề án được chia làm 2 giai đoạn, giai đoạn 2022-2026 thực hiện tổng thể các chính sách về đổi mới cơ chế, tài chính, nâng cao chất lượng đội ngũ thuyền viên, nhằm phát triển đội tàu biển ven bờ, kết nối vận tải ven biển với một số nước trong khu vực, từng bước thiết lập một số tuyến container trong khu vực nội Á. Thứ tư, mở rộng mối quan hệ giao dịch đối ngoại với các đối tác: Công ty tiếp tục duy trì, xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược với đơn vị lâu năm và mở rộng mối quan hệ với các đối tác thương mại và đơn vị giao nhận quốc tế để tạo điều kiện thuận lợi cho việc kinh doanh của công ty, nhận được sự ưu đãi tốt nhất từ các đối tác.
Đề xuất giải pháp giúp nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Indochine Wellness
Bên cạnh đó, tổng cục hải quan cũng cần đảm bảo cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin ổn định, tránh tình trạng tắc nghẽn hoặc gặp lỗi không thể khai báo phân luồng (tình trạng này hiện vẫn xảy ra khi sử dụng phần mềm ECUS để khai báo tờ khai hải quan), triển khai hệ thống EDI và hệ thống giao dịch không giấy tờ tại các điểm hải quan, cửa khẩu, cải cách hành chính và minh bạch hóa các dịch vụ công,..Điều này sẽ tạo điều kiện cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa được thực hiện nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho nhà nước và doanh nghiệp. - Nâng cao mối quan hệ đối tác Hải quan - Doanh nghiệp: Cơ quan hải quan nên phối hợp với các bộ ban ngành tổ chức các tọa đàm nhằm nâng cao hiểu biết của doanh nghiệp về nghiệp vụ hải quan do cán bộ hải quan hướng dẫn nhằm chỉ ra những thiếu sót, sai phạm mà doanh nghiệp hay mắc phải, tùy từng trường hợp mà xử lý từ cảnh báo đến phạt hành chính để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp kinh doanh và thực hiện mua bán đúng pháp luật.