Giáo trình học tập chuyên đề Bảng tính Excel

TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT BIÊN HÒA Địa chỉ: 90/47 Đồng khởi, Tân Phong, Biên Hòa Hotline: 0812 114 345 - - GIÁO TRÌNH HỌC TẬP CHUYÊN ĐỀ: BẢNG TÍNH EXCEL MỤC LỤC CHƯƠNG MICROSOFT OFFICE EXCEL 1.1 Giới thiệu Microsoft Excel 1.1.1 Các thành phần cửa sổ Excel 1.1.2 Các kiểu liệu cách nhập 1.2 Quản lý worksheet 1.2.1 Các thao tác worksheet 1.2.2 In Worksheet hay Workbook 1.2.3 Thiết lập tùy chọn Page Setup 1.3 Thao tác Cell 13 1.3.1 Các thao tác cell 13 1.3.2 Sao chép liệu cell hay nhiều cell 14 1.3.3 Merge /Split Cells 15 1.3.4 Ẩn/hiện dòng cột 15 1.4 Định dạng chế độ xem bảng tính 16 1.4.1 Định dạng chung 16 1.4.2 Định dạng Cell/Worksheet 16 1.4.3 Định dạng liệu có điều kiện 19 1.4.4 Thao tác nhiều cửa sổ Workbook 20 1.4.5 Các chế độ xem workbooks 21 1.5 Thao tác với công thức hàm 22 1.5.1 Các loại địa thông báo lỗi thường gặp 22 1.5.2 Tạo công thức 23 1.5.3 Sao chép công thức 24 1.5.4 Các hàm thường dùng 24 1.6 Biểu diễn liệu 26 1.6.1 Tạo đồ thị dựa liệu bảng tính 26 1.6.2 Thao tác với đối tượng đồ họa(viết sau-giống word) 29 1.6.3 Đánh giá liệu Sparklines 29 1.7 Chia sẻ liệu 31 1.7.1 Chia sẻ bảng tính 31 1.7.2 Quản lý ghi (comments) 33 1.8 Sắp xếp lọc liệu 33 1.8.1 Lọc liệu 33 1.8.2 Sắp xếp liệu 34 CHƯƠNG PHẦN BÀI TẬP EXCEL CƠ BẢN 36 Trung Tâm Tin Học Sao Việt 90/47 Đồng Khởi, Tân Phong, Biên Hòa CHƯƠNG MICROSOFT OFFICE EXCEL Giới thiệu Microsoft Excel Excel phần mềm lập bảng tính nằm Office Microsoft Excel giúp người dùng dễ dàng: - Tính tốn, phân tích số liệu - Lập thống kê, báo cáo - Truy xuất liệu từ sở liệu khác - Lập đồ thị thống kê sơ đồ - Tạo macro để tự động hóa cơng việc thường nhật - Và nhiều tính ứng dụng lĩnh vực khác nhau… Các từ khóa cần làm quen ý nghĩa chúng: - Workbook: file liệu có nhiều bảng tính(worksheet) - Worksheet(cịn gọi sheet): bảng tính, số dòng worksheet 1,048,576 số cột là16,384 - Chart sheet: sheet chứa đồ thị - Ribbon: Nhóm lệnh menu truyền thống thành cụm lệnh để dễ dàng truy cập hình Có nhóm Ribbon chính: HOME, INSERT, PAGE LAYOUT, FORMULAS, DATA, REVIEW, VIEW Các thành phần cửa sổ Excel Các kiểu liệu cách nhập Các kiểu liệu  0812 114 345 |  tinhocsaoviet.com Trang 90/47 Đồng Khởi, Tân Phong, Biên Hòa Trung Tâm Tin Học Sao Việt Các kiểu liệu thường dùng Excel gồm: kiểu ký tự, kiểu số, kiểu ngày tháng Mặc định, nhập liệu Excel, kiểu ký tự tự động gióng hàng trái, kiểu số kiểu ngày gióng hàng phải - Nhập liệu cố định: click chuột/di chuyển chuột phím tab/ key up/ key down đến cell cần nhập  nhập liệu  enter - Nhập ký tự đặc biệt: Insert  Symbol  chọn bảng mã  chọn ký hiệuInsert - Nhập liệu công thức: bắt đầu dấu = +, theo sau địa liệu với tốn tử hàm (hàm trình bày phần sau) Các lưu ý: - Kiểu số c Kiểu ký tự Kiểu ngày Nếu nhập số mà khơng cần tính tốn, nên định dạng kiểu Text trước nhập: vào Home Number Text  OK - Nhập ngày thời gian: cần định dạng mặc định Control Panel Regional and Language Options trước nhập - Khi nhập thời gian muốn định dạng theo chuẩn 12 thêm A P vào sau thời gian nhập vào, khơng Excel tự hiểu AM Ví dụ 6:30 AM 5:15 PM - Để nhập nội dung cho nhiều ô  chọn ô nhập liệu ô đầu tiênnhấn a Hủy bỏ thao tác nhập liệu - Nhấn Ctrl-Z: hủy liệu vừa nhập - Nhấn Ctrl-Y: phục hồi lại lệnh vừa hủy b Hiệu chỉnh nội dung ô - Hiệu chỉnh: Chọn ô cần hiệu chỉnh  nhấn F2nhập nội dung - Xóa nội dung: chọn cần xóa nội dung  nhấn Delete Cách xóa liệu, định dạng cịn  0812 114 345 |  tinhocsaoviet.com Trang 90/47 Đồng Khởi, Tân Phong, Biên Hòa Trung Tâm Tin Học Sao Việt - Để xóa định dạng: chọn cần xóa nội dung  Home Clear chọn tùy chọn:  Clear All: xóa tất nội dung định dạng  Clear Formats: xóa định dạng  Clear Contents: xóa nội dung  Clear Comments: xóa thích  Clear Hyperlinks: xóa liên kết liệu c Cơng cụ nhập liệu tự động - Dùng AutoFill: AutoFill cho phép nhập liệu tự động theo mẫu có sẵn Các dạng AutoFill Excel gồm: o Tự động lặp lại giá trị nhập trước Chức đơi gây phiền tối cho người dùng trường hợp khơng muốn lặp lại tự động Để bật tắt chức này, ta thực hiện: File tab  Options  Advancedchọn (bật) bỏ chọn(tắt) checkbox Enable AutoComplete for cell values o Bật tắt Fill handle: fill handle chức tự động cài đặt Excel cho phép người dùng chép công thức , liệu cho dòng, cột cách tự động Tuy nhiên, tắt chức cách vào File tabOptionsAdvancedEnable fill handle and cell drag-and-drop  Điền liệu cho dòng/cột liền kề: chức cho phép người dùng chép liệu sang cột dịng kế liệu có cách nhanh chóng Thực hiện: chọn cột/dịng (trống) liền kề liệu, chọn biểu tượng tương ứng tab Home EditingFill  chọn vị trí để điền liệu: Down/Right/Up/Left  Trường hợp muốn tạo dãy liệu tự động, dùng Series Thực hiện:  0812 114 345 |  tinhocsaoviet.com Trang 90/47 Đồng Khởi, Tân Phong, Biên Hòa Trung Tâm Tin Học Sao Việt  Chọn ô  nhập giá trị dãy GIÁ TRỊ NHẬP VÀO GIÁ TRỊ MỞ RỘNG 1, 2, 4, 5, 6, 9:00 10:00, 11:00, 12:00, Mon Tue, Wed, Thu, Monday Tuesday, Wednesday, Thursday, Jan Feb, Mar, Apr, Jan, Apr Jul, Oct, Jan, Jan-07, Apr-07 Jul-07, Oct-07, Jan-08, 15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct, 2007, 2008 2009, 2010, 2011, 1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep, Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2, text1, textA text2, textA, text3, textA, 1st Period 2nd Period, 3rd Period, Product Product 2, Product 3,  Home EditingFillSeriesmàn hình xuất  Linear : tạo dãy tính tốn cách cộng thêm giá trị vào cho ô tính Step value  Growth: tạo dãy tính tốn cách nhân giá trị cho ô tính với giá trị Step value  Date: tạo dãy ngày tăng dần theo giá trị xác định Step Value đơn vị Date unit  0812 114 345 |  tinhocsaoviet.com Trang Trung Tâm Tin Học Sao Việt 90/47 Đồng Khởi, Tân Phong, Biên Hòa  AutoFill: tạo dãy liệu giống cách di chuyển ký hiệu Fill handle bảng tính o Điền tự động chuỗi số, ngày, tháng năm chuỗi ký tự định dạng khác: chức cho phép người dùng nhập dãy giá trị theo thứ tự tăng dần dãy giá trị biết trước Bảng sau cho gợi ý giá trị nhập vào tương ứng với giá trị mở rộng Quản lý worksheet Các thao tác worksheet a Thêm worksheet - Click Insert Worksheet button bên phải worksheet hành - Hoặc R_Click tên sheet, chọn Insert  xuất hộp thoại Insert  chọn Worksheet b Xóa worksheet - R_Click tab worksheet cần xóa  Delete c Đổi tên worksheet - R_Click worksheet cần đổi tênchọn Rename gõ tên  enter - Hoặc double_click worksheetgõ tên mớienter d Sao chép worksheet - Chọn worksheet cần thao tác chọn Move or Copy, hình xuất Thực trình tự thao tác từ đến hình nhấn OK - Nếu muốn di chuyển worksheet thực thao tác nhấn OK  0812 114 345 |  tinhocsaoviet.com Trang Trung Tâm Tin Học Sao Việt 90/47 Đồng Khởi, Tân Phong, Biên Hòa Chọn tên tập tin chứa worksheet sau copy Mặc định tên workbook hành Chọn vị trí đặt worksheet Chọn Create a copy muốn tạo bảng copy một tập tin e Quản lý nội dung bảng tính - Chọn tồn nội dung bảng tính: click chọn góc bảng tính (bên trái cột A phía dịng 1) - Chọn dịng/cột: click tên dòng(vd: 1) /tên cột muốn chọn (vd: A) - Thay đổi độ rộng dịng/cột vừa khít với nội dung: đưa chuột vào cạnh trên/dưới dòng hay cạnh trái/phải cột double click f Tìm thay liệu - Click Find & Select nhóm Editing tab Home - Chọn Find Replace, hộp thoại xuất 1.Nhập nội dung cần tìm 2.Nhập nội dung cần thay  0812 114 345 |  tinhocsaoviet.com Trang Trung Tâm Tin Học Sao Việt 90/47 Đồng Khởi, Tân Phong, Biên Hòa In Worksheet hay Workbook Một workbook chứa nhiều worksheets liệu riêng lẻ Chúng ta in tất hay phần worksheet, hay worksheet chọn tất worksheet có nội dung thời điểm Mặc định, Excel in Worksheet hành Để thực lệnh in, chọn File  Print nhấn Ctrl + P, hộp thoại xuất Thực theo hướng dẫn sau:  0812 114 345 |  tinhocsaoviet.com Trang Trung Tâm Tin Học Sao Việt 90/47 Đồng Khởi, Tân Phong, Biên Hịa - Thực chọn thơng số hình nhấn nút Print - Trường hợp muốn thiết lập thêm định dạng khác cho trang in cho xuất header/footer hay tiêu đề trang, v v., ta click chọn Page Setup để tùy chỉnh Thiết lập tùy chọn Page Setup - Ribbon Page Layout Page Setup, hình xuất  0812 114 345 |  tinhocsaoviet.com Trang Trung Tâm Tin Học Sao Việt - 90/47 Đồng Khởi, Tân Phong, Biên Hòa Group: nhóm sparklines hay gỡ bỏ sparklines Chia sẻ liệu Chia sẻ bảng tính a Lưu trữ với định dạng excel (.xlsx) o Ctr + S File  Save, hình xuất  chọn vị trí lưu  OneDrive: lưu trữ bảng tính qua dịch vụ điện tốn đám mây  Computer: lưu trữ bảng tính máy tính  Add a Place: chọn dịch vụ lưu trữ liệu khác Chọn ổ đĩa/thư mục cần lưu - Màn hình xuất sau chọn nơi lưu  0812 114 345 |  tinhocsaoviet.com Trang 31 90/47 Đồng Khởi, Tân Phong, Biên Hòa Trung Tâm Tin Học Sao Việt 1.Chọn ổ đĩa/ thư mục cần lưu 2.Nhập tên tập tin 3.Nhấn Save b Lưu workbook với định dạng tùy ý - Các dạng lưu: o xlsm: định dạng excel có chứa macro o xls: định dạng excel 97-2000 o mhtm, mhtml: định dạng web o xltx: định dạng template dùng cho việc tạo bảng định dạng mẫu o txt/ csv: định dạng text o pdf: định dạng pdf o xps: định dạng XPS Khi lưu workbook với định dạng ta lựa chọn tùy chọn nội dung muốn thêm vào workbook mục Options c Lưu workbook OneDrive  0812 114 345 |  tinhocsaoviet.com Trang 32 90/47 Đồng Khởi, Tân Phong, Biên Hòa Trung Tâm Tin Học Sao Việt Chọn OneDrive d Chia sẻ workbook qua e.mail File  Sharemàn hình xuất  chọn Email  chọn định dạng tập tin muốn đính kèm: Send as Attachment/Send a link/ Send as PDF/Send as XPS/Send as Internet Fax  nhập tài khoản OutLook Express send Quản lý ghi (comments) - Thêm ghi :R_Click ô cần ghi chú, chọn Insert Commentnhập nội dung Enter - Xóa ghi : R_Click có ghi  Delete Comments - Sửa ghi : R_Click có ghi  Edit Comments - Ẩn/hiện ghi : R_Click ô có ghi  Show/Hide Comments Sắp xếp lọc liệu Sort (sắp xếp) Filter (lọc) tính cho phép thao tác liệu bảng tính thiết lập dựa tiêu chuẩn có Lọc liệu - Click vào cột chọn cột có chứa liệu muốn lọc - Tab DataFilter, click vào mũi tên phía tiêu đề, có dạng hiển thị tương ứng kiểu liệu  0812 114 345 |  tinhocsaoviet.com Trang 33 Trung Tâm Tin Học Sao Việt 90/47 Đồng Khởi, Tân Phong, Biên Hòa o Nếu cột liệu kiểu text, ta chọn Text Filters, chọn tùy chọn nhập liệu lọc tương ứng o Nếu cột liệu kiểu số, ta chọn Number Filter nhập liệu lọc tương ứng o Nếu cột liệu kiểu ngày, ta chọn Date Filters, chọn tùy chọn liệu lọc tương ứng Sắp xếp liệu - Để thực xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần cột:  0812 114 345 |  tinhocsaoviet.com Trang 34 Trung Tâm Tin Học Sao Việt 90/47 Đồng Khởi, Tân Phong, Biên Hịa  Đánh dấu muốn xếp  Click Sort & Filter tab Data  Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A) - Tùy chỉnh xếp  Muốn xếp nhiều cột  Click Sort & Filter  Chọn cột muốn xếp (ưu tiên)  Chọn Add level  chọn cột muốn xếpOK  0812 114 345 |  tinhocsaoviet.com Trang 35 90/47 Đồng Khởi, Tân Phong, Biên Hòa Trung Tâm Tin Học Sao Việt CHƯƠNG PHẦN BÀI TẬP EXCEL CƠ BẢN BÀI TẬP Thực hành thao tác Sheet: Thêm, đổi tên sheet, copy & paste, điền liệu tự động, định dạng sheet, table Sử dụng địa tương đối, tuyệt đối Nhập bảng tính Sheet1, sau đổi tên Sheet thành GP Dùng Autofill để điền liệu tự động cho số thứ tự (STT) Tháng Dùng Format table để định dạng bảng Định dạng cột tổng bán hàng, chi phí bán lợi nhuận đơn vị tiền tệ $, có dấu phân cách hàng nghìn Nhập công thức cho ô lợi nhuận (E2) = Tổng bán hàng – Chi phí bán Sao chép cơng thức sang dòng lại Tạo thêm sheet khác kế sheet GP Đặt tên Comm Nhập liệu định dạng Sheet Comm mẫu sau (cột AI, dòng 110) : Copy vùng liệu từ B1 đến C9 sheet GP vào ô A3 Sheet Comm chọn  0812 114 345 |  tinhocsaoviet.com Trang 36 Trung Tâm Tin Học Sao Việt 90/47 Đồng Khởi, Tân Phong, Biên Hòa chế độ chép Transpose Khi đó, bảng tính Comm có dạng sau : Tính tiền hoa hồng B9,B10 với tỉ lệ hoa hồng tương ứng B6, B7 Sau chép cơng thức B9,B10 sang cịn lại từ C9,C10  I9,I10 Tạo thêm sheet thứ có tên Sales Sao chép liệu Tháng Sheet GP sang sheet Sales đặt vị trí hình 10 Chọn B4 Sheet Sales, tạo liên kết liệu đến ô C2 sheet GP Sau chép cơng thức cho cịn lại cột B sheet Sales 11 Tính Tổng bán hàng cho tất tháng B12 Tính tỉ lệ cho tháng = tổng bán hàng tháng/giá trị ô B12 12 Trở lại Sheet GP, tạo liên kết liệu để lấy liệu từ cột C sheet Sales sang cột F sheet GP  0812 114 345 |  tinhocsaoviet.com Trang 37 90/47 Đồng Khởi, Tân Phong, Biên Hòa Trung Tâm Tin Học Sao Việt BÀI TẬP Nội dung chính: thực hành sử dụng dạng địa định dạng liệu Lập công thức để điền giá trị cho cột thành tiền Lập cơng thức tính thuế cho tháng F4, sau chép cơng thức sang tháng 2, 3 Tính tổng tiền cho dịng tổng cộng BÀI TẬP Nội dung chính: sử dụng hàm IF, ROUND, MIN, MAX, AVG Điểm trung bình (ĐIỂM TB) tính theo cơng thức: =(Điểm LT + Điểm TH *2) / Làm tròn số lẻ Kết quả: ĐIỂM TB>=5 đậu, ngược lại rớt  0812 114 345 |  tinhocsaoviet.com Trang 38 90/47 Đồng Khởi, Tân Phong, Biên Hòa Trung Tâm Tin Học Sao Việt Xếp loại sau: - Nếu < Điểm TB < Yếu - Nếu