Bài giảng Tin học (Nghề Các ngành nghề không chuyên CNTT)

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ VÀ NÔNG LÂM NAM BỘ -  - BÀI GIẢNG TIN HỌC Mã số: MĐ 05 NGHỀ: CÁC NGÀNH NGHỀ KHÔNG CHUYÊN CNTT KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Địa chỉ: QL 1K, Phường Bình An, TX Dĩ An, Tỉnh Bình Dương Email: cntt.cnnlnb@gmail.com [Lưu hành nội bộ] -2019- MỤC LỤC Phần TIN HỌC CƠ BẢN Bài KIẾN THỨC CHUNG VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1.1 Thông tin xử lý thông tin 1.1.2 Hệ thống phần cứng, phần mềm công nghệ thông tin 1.2 CẤU TRÚC CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG MÁY TÍNH 1.2.1 Phần cứng 1.2.2 Phần mềm 1.3 BIỂU DIỄN THƠNG TIN TRONG MÁY TÍNH 1.3.1 Hệ đếm máy tính 1.3.2 Chuyển đổi hệ số Bài HỆ ĐIỀU HÀNH 13 2.1 CÁC LỆNH CƠ BẢN CỦA HỆ ĐIỀU HÀNH MS-DOS 13 2.1.1 MS-DOS gì? 13 2.1.2 Tên ổ đĩa dấu đợi lệnh 13 2.1.3 Tệp thư mục 13 2.1.4 Các lệnh đĩa 14 2.2 GIỚI THIỆU WINDOWS 14 2.2.1 Windows gì? 14 2.2.2 Khởi động Windows 14 2.2.3 Desktop (nền hình Window) 15 2.2.4 Thanh tác vụ (Task bar) 15 2.2.5 Menu Start 15 2.2.6 Khởi động ứng dụng 16 2.2.7 Chuyển đổi ứng dụng 16 2.2.8 Cửa sổ chương trình ứng dụng 16 2.2.9 Sử dụng chuột 17 2.2.10 Thoát khỏi Windows 18 2.3 NHỮNG THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN WINDOWS 18 2.3.1 File Folder 18 2.3.2 Quản lý tài nguyên 19 2.3.3 Cách gõ tiếng việt 23 Bài MẠNG CƠ BẢN VÀ INTERNET 24 3.1 MẠNG MAY TINH 24 3.1.1 Những khái niệm 24 3.1.2 Phân loại mạng 24 3.2 KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG INTERNET 26 3.2.1 Tổng quan Internet 26 3.2.2 Dịch vụ WWW (World Wide Web) 27 3.2.3 Thư điện tử (Email) 31 Phần MICROSOFT WORD 2010 45 BÀI TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT WORD 2010 45 1.1 KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT 45 1.1.1 Khởi động 45 1.1.2 Thoát 45 1.3 CÁC THAO TÁC VỚI TẬP TIN 48 1.3.1 Tạo tập tin 48 1.3.2 Mở tập tin có sẵn (Open) 49 1.3.3 Lưu tập tin (Save As) 49 1.4 THAO TÁC VỚI CHUỘT VÀ BÀN PHÍM 50 1.4.1 Thao tác với chuột: 50 1.4.2 Thao tác với bàn phím 51 1.3.5 Chọn khối thao tác khối 56 1.3.7 Hiển thị tiêu đề tài liệu 57 Bài THỰC HIỆN ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 58 2.1 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 58 2.1.1 Chọn Font chữ 58 2.1.2 Thay đổi kích cỡ Font chữ 58 2.1.3 Canh lề đoạn văn 59 2.1.4 Chọn kiểu chữ In đậm 59 2.1.5 Chọn kiểu chữ In nghiêng 59 2.1.6 Chọn kiểu chữ gạch đoạn văn 60 2.1.7 Đổi màu chữ 60 2.1.8 Đánh dấu Highlight (màu nền) cho đoạn text 60 2.1.9 Gỡ bỏ đánh dấu Highlight cho đoạn text 61 2.1.10 Canh chỉnh paragraph 61 2.1.11.Đánh dấu số (Superscript) số (Subscript) 63 2.2 ĐỊNH DẠNG CỘT, TAB, NUMBERING, DROP CAP 63 2.2.1 Định dạng cột 63 2.2.2 Định dạng tab 65 2.2.3 Thiết lập Bullets and Numbering 66 ii 2.2.3.2 Thiết lập Numbering 67 2.2.3 Định dạng Drop Cap 67 Bài THỰC HIỆN CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG 69 3.1 CHÈN CÁC KÝ TỰ ĐẶC BIỆT 69 3.1.1 Thực chèn 69 3.1.2 Gán tổ hợp phím nóng cho kí tự đặc biệt 70 3.1.3 Gán từ viết tắt cho ký tự đặc biệt 71 3.2 CHÈN HÌNH ẢNH 71 3.2.1 Chèn ảnh từ tập tin 71 3.2.2 Chèn ảnh từ Clip Art 72 3.2.3 Hiệu chỉnh hình ảnh 72 3.3 CHÈN HÌNH KHỐI 75 3.3.1 Cách chèn 75 3.3.2 Hiệu chỉnh 75 3.3.3 Làm việc tập hợp hình vẽ 79 3.4 CHÈN CÔNG THỨC TOÁN HỌC 80 Bài THAO TÁC VỚI BẢNG BIỂU 81 4.1 CHÈN BẢNG MỚI 81 4.1.1 Chèn bảng vào tài liệu 81 4.2 LÀM VIỆC VỚI BẢNG 82 4.2.1 Di chuyển điểm chèn bảng 82 4.2.2 Chọn bảng (Select Table) 82 4.2.3 Sao chép bảng 82 4.3 THAY ĐỔI KÍCH THƯỚC DỊNG, CỘT 82 4.4 NHẬP VÀ TRÌNH BÀY DỮ LIỆU TRONG BẢNG 84 4.4.1 Nhập liệu bảng 84 4.4.2 Trình bày liệu bảng 84 4.5 THÊM HAY BỚT DÒNG, CỘT TRONG BẢNG 85 4.5.1 Thêm dòng hay cột 85 4.5.2 Xóa dòng, cột bảng 85 4.6 NỐI VÀ TÁCH Ô TRONG BẢNG 85 4.6.1 Nối nhiều ô thành ô 85 4.6.2 Tách ô thành nhiều ô 86 4.7 CHIA MỘT BẢNG THÀNH HAI BẢNG 86 4.8 KẺ KHUNG CHO BẢNG 86 4.9 ĐỊNH DẠNG NỀN CHO BẢNG 87 iii 4.10 TIÊU ĐỀ BẢNG 87 4.12 SẮP XẾP NỘI DUNG TRÊN BẢNG 87 4.13 TÍNH TỔNG CUỐI CỘT HAY DÒNG TRÊN BẢNG 88 4.14 CHUYỂN BẢNG THÀNH VĂN BẢN VÀ NGƯỢC LẠI 88 Bài MỘT SỐ TIỆN ÍCH TRÊN WORD 91 5.1 CHỨC NĂNG TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ 91 5.1.1 Tìm kiếm 91 5.1.2 Thay 92 5.2 DI CHUYỂN NHANH ĐẾN TRANG VĂN BẢN 93 5.3 KIỂM TRA LỖI VÀ SỬA SAI TỰ ĐỘNG NỘI DUNG VĂN BẢN NHẬP 94 5.4 CHỨC NĂNG TRỘN THƯ 94 5.4.1 Mail Merge 94 5.4.2 Thực Mail Merge 95 Bài ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN 100 6.1 QUY TRÌNH IN ẤN 100 6.2 TÍNH NĂNG PAGE SETUP 100 6.3 TẠO TIÊU ĐỀ TRÊN (HEADER) VÀ DƯỚI CHO VĂN BẢN (FOOTER) 101 6.4 ĐÁNH SỐ THỨ TỰ CHO TRANG VĂN BẢN 102 6.4.1 Chèn số trang vào văn 102 6.4.2 Thay đổi dạng số trang 103 6.4.3 Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc số trang 104 6.4.4 Bắt đầu đánh số trang số khác 104 6.4.5 Xóa số trang đánh 104 6.4.6 Xóa số trang trang tài liệu 104 6.5 XEM TÀI LIỆU TRƯỚC KHI IN 105 6.7 THỰC HIỆN IN ẤN 106 iv Phần TIN HỌC CƠ BẢN Bài KIẾN THỨC CHUNG VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1.1 Thông tin xử lý thông tin 1.1.1.1 Khái niệm thông tin Trong đời sống hàng ngày, tiếp nhận sử dụng nhiều thông tin Thông tin đem lại cho hiểu biết, giúp nhận thức đắn tượng tự nhiên xã hội Cũng nhờ thơng tin ta có hành động hợp lý nhằm đạt mục đích sống Chúng ta thấy cần thiết thông tin cảm nhận thơng tin Nhưng để đưa định nghĩa xác thơng tin hầu hết lúng túng thông tin khái niệm trừu tượng thể nhiều dạng thức khác Tuy nhiên, người ta tạm đưa khái niệm sau đây: "Thông tin thường hiểu nội dung chứa thông báo nhằm tác động vào nhận thức số đối tượng đó" Thơng báo thể nhiều hình thức: văn bản, lời nói, hình ảnh, cử ; thơng báo khác mang nội dung Trong lĩnh vực tin học, thông tin phát sinh, lưu trữ, biến đổi vật mang tin; thông tin biến đổi liệu liệu truyền đi, chép, xử lý bị phá hủy Con người hiểu thơng tin qua lời nói, chữ viết… diễn tả thông tin thành ngôn ngữ để truyền đạt cho Thông tin chuyển tải qua môi trường vật lý khác ánh sáng, sóng âm, sóng điện từ… 1.1.1.2 Phân loại thông tin Dựa đặc điểm liên tục hay gián đoạn thời gian tín hiệu thể thơng tin, người ta chia thơng tin làm hai loại: - Thông tin liên tục: Các tín hiệu thể loại thơng tin thường loại đại lượng tiếp nhận liên tục Ví dụ: Thông tin dự báo thời tiết, thông tin mực nước sông - Thông tin rời rạc: Các tín hiệu thể loại thơng tin thường đại lượng tiếp nhận có giới hạn Ví dụ: Thơng tin tai nạn giao thơng TP Hồ Chí Minh 1.1.1.3 Đơn vị đo thông tin Trong tin học, đơn vị đo thông tin nhỏ Bit (viết tắt Binary digit - số nhị phân) - biểu diễn với giá trị 1, viết tắt b Trong thực tế người ta thường dùng đơn vị lớn byte Byte nhóm bit bảng mã ASCII Ngồi người ta cịn dùng bội số byte sau: Tên gọi Ký hiệu Giá trị Byte B 8bit Word w 8,16, 32 64 bit KiloByte KB 1024b MB 1024Kb GigaByte GB 1024Mb TeraByte TB 1024Gb MegaByte 1.1.1.4 Khái niệm liệu Dữ liệu (Data) hình thức thể thơng tin mục đích thu thập, lưu trữ xử lý Dữ liệu đối tượng xử lý máy tính Thơng tin ln mang ý nghĩa xác định cịn liệu kiện khơng có ý nghĩa rõ ràng khơng tổ chức xử lý 1.1.1.5 Khái niệm xử lý thông tin Quá trình xử lý thơng tin biến đổi liệu đầu vào dạng rời rạc thành thông tin đầu dạng chuyên biệt phục vụ cho mục đích định Hay nói cách khác xử lý thơng tin tìm dạng thể thông tin phù hợp với mục đích sử dụng Việc xử lý thơng tin máy tính xử lý dạng thơng tin, thể dạng tín hiệu điện mơ việc xử lý ký hiệu để đạt tới việc thể ngữ nghĩa * Sơ đồ xử lý thơng tin Mọi q trình xử lý thông tin cho dù thực máy tính hay người phải tuân thủ theo chu trình sau: Dữ liệu (data) nhập đầu vào (input) Sau đó, máy tính hay người thực q trình xử lý để xuất thơng tin đầu (output) Quá trình nhập liệu, xử lý xuất thơng tin lưu trữ để phục vụ cho trình khác Q trình xử lý thơng tin 1.1.2 Hệ thống phần cứng, phần mềm công nghệ thông tin 1.1.2.1 Khái niệm phần cứng Phần cứng tất thiết bị, linh kiện điện tử kết nối với theo thiết kế định trước Ví dụ: Chíp, Mainboard, Ram, HDD, CD_Rom… Hình 1.1: Các phâng máy tính 1.1.2.2 Khái niệm phần mềm Phần mềm chương trình thị điện tử lệnh cho máy tính thực điều theo yêu cầu người sử dụng Chúng ta thấy sờ phần mềm, ta hiển thị chương trình hình máy in Phần mềm ví phần hồn máy tính mà phần cứng xem phần xác 1.1.2.3 Công nghệ thông tin Công nghệ thông tin ngành khoa học công nghệ nghiên cứu phương pháp, q trình xử lý thơng tin cách tự động dựa phương tiện kỹ thuật mà chủ yếu máy tính điện tử Cơng nghệ thơng tin tập hợp phương pháp khoa học, phương tiện công cụ kĩ thuật đại, chủ yếu kĩ thuật máy tính viễn thơng nhằm tổ chức khai thác sử dụng có hiệu nguồn tài nguyên thông tin phong phú tiềm lĩnh vực hoạt động người xã hội Công nghệ thông tin phát triển tảng công nghệ Tin học Điện tử - Viễn thơng Tự động hố Cơng nghệ thơng tin mang ý nghĩa bao trùm rộng rãi, vừa khoa học, vừa công nghệ, vừa kỹ thuật, vừa tin học, viễn thông tự động hoá 1.2 CẤU TRÚC CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG MÁY TÍNH 1.2.1 Phần cứng - Khối xử lý trung tâm (CPU) + Bo mạch chủ (Mainboard) + Bộ vi xử lý (CPU) + Bộ nhớ (Memory) + Ổ cứng (Hard Disk) + Ổ mềm (FDD) + CD_ROM - Màn hình (Monitor) - Bàn phím (Keyboard) - Chuột (Mouse) - Các thiết bị ngoại vi 1.2.1.1 Khối xử lý trung tâm - CPU - Khối xử lý trung tâm (CPU) trung tâm điều khiển hoạt động máy Các mạch điện CPU coi não máy tính, đọc diễn dịch dẫn phần mềm, xử lý liệu thành thông tin CPU đặc trưng yếu tố: - Tốc độ xử lý - Số lượng thông tin xử lý đồng thời CPU bao gồm phận sau: - Bộ điều khiển CU: Quản lý điều hành hoạt động toàn hệ thống - Bộ làm tính ALU: Thực phép tính số học logic - Các ghi (Registers): Được gắn chặt vào CPU mạch điện tử làm nhiệm vụ nhớ trung gian Các ghi mang chức chuyên dụng giúp tăng tốc độ trao đổi thông tin máy tính 1.2.1.2 Bộ nhớ nhớ - Bộ nhớ Là nơi lưu trữ thơng tin tạm thời q trình xử lý Bộ nhớ bao gồm 02 nhớ: RAM (Random Access Memory): Là nhớ truy xuất ngẫu nhiên cho phép ghi đọc thông tin Khi điện tắt máy đột ngột thông tin RAM theo Dung lượng nhớ RAM cho máy tính thơng thường vào khoảng 256 MB, 512 MB, 1GB, 2GB ROM (Read Only Memory): Là nhớ cho phép đọc thơng tin Nó chứa chương trình điều khiển nhà sản xuất thiết kế sẵn Khi điện tắt máy thơng tin ROM cịn - Bộ nhớ ngồi Là thiết bị dùng để lưu trữ thơng tin với dung lượng lớn, thông tin không bị khơng có điện Có thể cất giữ di chuyển nhớ ngồi độc lập với máy tính Hiện có loại nhớ ngồi phổ biến như: Đĩa cứng (hard disk): Phổ biến đĩa cứng có dung lượng 80 GB, 120 GB, 160 GB, 320 GB lớn Đĩa quang (Compact disk): Là thiết bị phổ biến dùng để lưu trữ phần mềm mang nhiều thơng tin, hình ảnh, âm thường sử dụng phương tiện đa truyền thông (multimedia) Có hai loại phổ biến là: Đĩa CD (dung lượng khoảng 700 MB) DVD (dung lượng khoảng 4.7 GB) Các loại nhớ khác thẻ nhớ (Memory Stick, Compact Flash Card), USB Flash Drive có dung lượng phổ biến 512 MB, 1GB, 2GB, 4GB 1.2.1.3 Thiết bị ngoại vi 1.2.1.3.1 Thiết bị vào (Thiết bị nhập) - Bàn phím (Keyboard) Là thiết bị dùng để nhập liệu câu lệnh Bàn phím máy tính phổ biến bảng chứa 104 phím tác dụng khác Và chia thành nhóm phím chính: Nhóm phím đánh máy: Gồm phím chữ A-Z phím ký tự đặc biệt (~, !, @, #, $, %, ^,&, ?, ) Nhóm phím chức (function keypad): Gồm phím từ F1 đến F12 phím ← ↑ → ↓ (phím di chuyển điểm), phím PgUp (lên trang hình), PgDn (xuống trang hình), Insert (chèn), Delete (xóa), Home (về đầu), End (về cuối) Nhóm phím số (numeric keypad): Bao gồm phím số từ 0-9 Hình 1.2: Bàn phím, - Chuột (Mouse) Chuột có kích thước tùy theo nhà sản xuất cho vừa nắm tay di chuyển mặt phẳng theo hướng dấu nháy mũi tên hình di chuyển theo hướng tương ứng với vị trí viên bi tia sáng (optical mouse) nằm bụng Một số máy tính có chuột gắn bàn phím Hình 1.3: Chuột - Máy qt ảnh (Scanner) Là thiết bị dùng để nhập văn hay hình vẽ, hình chụp vào máy tính Thơng tin ngun thủy giấy quét thành tín hiệu số tạo thành tập tin ảnh (image file) Hình 1.4: Máy Scan 1.2.1.3.2 Thiết bị (Thiết bị xuất) - Màn hình (Monitor) Dùng để thể thơng tin cho người sử dụng xem Thông tin thể hình phương pháp ánh xạ nhớ (Memory mapping), với cách hình việc đọc liên tục nhớ hiển thị (Display) thông tin có vùng nhớ hình  Down : Tìm từ vị trí điểm chèn trở sau + Các lựa chọn:  Match Case :  Find whole words only: :  User wildcards :  Sound like :  Find all word forms :  Nút Format :  Nút Special : Phân biệt chữ hoa với chữ thường Tìm từ vị trí điểm chèn trở trước Dùng ký tự đại diện tìm kiếm Tìm từ có âm đọc giống Tìm theo mẫu danh từ, động từ tính từ Dùng để chọn định dạng Font chữ Dùng để chọn tìm ký tự đặc biệt khác dấu ngắt đoạn, ngắt trang, ngắt cột, ký hiệu tab… Hình 5.2: Tùy chỉnh Search Options 5.1.2 Thay Tương tự việc tìm kiếm, Word thay từ tìm từ ta quy định Để thay thế, bạn thực bước sau: Bước 1: Mở văn chọn khối văn muốn thay Bước 2: Mở thẻ Home, nhóm Editing  chọn Replace (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + H) Bước 4: Click chuột chọn lớp Replace hộp thoại Find and Replace Bước 5: Nhập từ muốn tìm khung Find What 92 Bước 6: Nhập từ cần thay khung Replace with Bước 7: Click Replace để thay từ vừa tìm từ Replace with Bước 8: Click Replace All để thay tất từ tìm từ Replace Bước 9: Sau thay thành công Word xuất hộp thông báo, Click yes để chấp nhận Bước 10: Click Cancel để kết thúc Sau tìm thấy, Word đánh dấu từ tìm văn Hãy xem ví dụ thay từ “Hoa mai” từ “Hoa hồng” hình 5.3 Hình 5.3: Ví dụ thay từ văn 5.2 DI CHUYỂN NHANH ĐẾN TRANG VĂN BẢN Trong trình xử lý trình bày văn bản, đơi lúc ta cần di chuyển nhanh đến trang văn để chuyển nhanh tới trang văn bản, bạn thực bước sau: Bước 1: Mở tab Home, nhóm Editing click vào Find  chọn Go To (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + G) Bước 2: Trong hộp thoại Find and Replace  chọn Go To Bước 3: Nhập số trang cần di chuyển tới Enter Page number Bước 4: Click GoTo để thực di chuyển Bước 5: Click Close để kết thúc 93 Hình 5.4: Chức di chuyển nhanh hộp thoại Find and Replace 5.3 KIỂM TRA LỖI VÀ SỬA SAI TỰ ĐỘNG NỘI DUNG VĂN BẢN NHẬP Việc quy định chế độ kiểm tra sửa lỗi sai người sử dụng nhập văn gọi định dạng AutoCorrect Trình tự bước thực sau: Bước 1: Click vào File  chọn Options  Proofing  AutoCorrect Options, xuất cửa sổ hình 5.5 Bước 2: Thực lựa chọn mục với ý nghĩa sau: - Correct Two INitial CApitails: Tự động sửa từ có hai ký tự đầu chữ hoa thành từ có ký tự đầu chữ hoa - Capitalize first letter of sentences: Tự động viết hoa đầu câu - Replace text as you type: Tự động thay từ gõ sai thành từ định nghĩa trước: +Tại mục: Replace: Gõ vào từ thường gõ sai + Tại mục With: Gõ vào từ để thay từ sai gõ vào Bước 3: Click vào nút Add Bước 4: Click OK Cancel để đóng lại Hình 5.5: Hộp thoại AutoCorrect 5.4 CHỨC NĂNG TRỘN THƯ 5.4.1 Mail Merge Có tài liệu mà nội dung bao gồm hai thành phần chính: phần nội dung khơng đổi phần nội dung thay đổi Ví dụ: Với bao thư, phần :”Form………… ”, “To :…………………” thành phần không thay đổi, Tên Địa người gửi Tên Địa người nhận phần thay đổi Hoặc ví dụ khác giấy mời họp cho 200 người, nội dung thư phần khơng đổi cịn Họ tên Địa người nhận phần thay đổi Với loại tài liệu này, thay phải làm 200 tài liệu cho 200 giấy mời hồn chỉnh có nội dung gần giống Word cho phép dùng chức Mail Merger để công việc đơn giản hiệu 94 Với yêu cầu trên, người ta làm giấy mời với phần nội dung khơng thay đổi trình bày theo yêu cầu, danh chỗ sẵn cho nội dung thay đổi bổ sung sau (xem hình minh họa 5.6) Toàn nội dng thay đổi (Họ tên, Địa chỉ…) tạo lập bảng hay mở từ mộ tập tin sở liệ có sẵn (như tập tin bảng tính Excel, tập BDF…) Sau khai báo vị trí bổ sung Họ tên, Địa chỉ… giấy mời, Word lấy thông tin từ tập tin chứa nội dung thay đổi trộn vào giấy mời đủ số giấy mời hoàn chỉnh theo yêu cầu Người ta gọi tên thành phần sau: - Main document: tài liệu chứa nội dung khơng thay đổi (giấy mời) - Data source: nguồn liệu chứa nội dung thay dổi - Trong data source lại chia ra: + Field: cột liệu gọi số cột tên chúng tạo thành cấu trúc liệu + Recoder: dòng liệu (mẩu tin), ghi thông tin thay đổi cụ thể 5.4.2 Thực Mail Merge Từ trình bày trên, thấy để thực Mail Merge nên tiến hành qua bước sau: Bước 1: Tạo tập tin Main WORD sau Kính gởi: Sinh năm: Địa chỉ: Mời xếp thời gian đến dự vấn tuyển nhân cho Công ty Thời gian: giờ, ngày Địa điểm: Giám Đốc Trần Văn A Bước 2: Tạo tập tin nguồn liệu Excel với cột có tên tương ứng (chú ý tên cột không nên viết dấu tiếng việt, phải bắt đầu liệu Cell A1) * Chú ý: tập tin liệu bạn tạo WORD, nhiên thể Excel bạn có lợi bảng liệu có hổ trợ nhiều phép tính hàm phức tạp OBC Ông Bà Ông Ông Bà Ông HOTEN Đinh Quí Hồ Lệ Ngọc Hồng văn Bình Phan thành Tâm Nguyễn Thúy Hồng Trần Hịa Bình PHAI Nam Nữ Nam Nam Nữ Nam NS 1965 1966 1975 1970 1968 1969 DIACHI 11 Lê Lợi 22 Thùy Vân 33 Lê Lai 44 Lý Thường Kiệt 55 Lê Thánh Tôn 66 Lý Thái Tổ THPHO TP.HCM Vũng Tàu TP.HCM TP.HCM TP.HCM Biên Hòa BANG ĐH ĐH ĐH ĐH Bước Trên tập tin Main Word Ở tab Mailings  chọn Start Mail Merge  chọn Step by Step Mail Merge Wizard 95 Hình 7: Trình Wizard mở cửa sổ bên phải tài liệu Cửa sổ di chuyển chuột đến vị trí hình bạn thay đổi kích cỡ Hinh 5.8: Hộp Mail Merge bước thứ Để thực merge mail cần phải qua bước, bạn làm theo hướng dẫn cách chọn tùy chọn phù hợp nhấn Next hộp thoại, muốn quay lại nhấn vào Previous Trong mục Select document type chọn sẵn Letters Chọn Next qua bước (xem hình 5.9) Hình 5.9: Hộp Mail Merge bước thứ Trong mục Select sartting document chọn sẵn Use the current document Chọn Next qua bước (xem hình 5.10) 96 Hình 5.10: Hộp Mail Merge bước thứ Trong mục Select recipients nhấn nút Browse Chọn mở file danh sách excel lưu Hình 5.11: Danh sách Sheet excel Chọn Sheet1, OK Hình 5.12: Hộp thoại Mail Merge Recipents Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta loại bỏ trích lọc hàng khơng muốn tạo thư mời Nhấn OK Nhấn Next qua bước 97 Hình 5.13: Hộp Mail Merge bước thứ Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items…(xuất hộp Insert Merge Field hình 5.14) Hình 5.14: Hộp thoại Insert Merge Field Đặt trỏ text vị trí xác định văn mẫu, nơi cần chèn liệu vào Click Insert để chèn field vào main document hình 5.15: Hình 5.15: Thư mời chèn thơng tin vào Nhấn Next sang bước 5, bước nhấn vào nút >> để xem trước thư mời 98 Nhấn vào để xem trước Hình 5.16: Hộp thoại Mail Merge bước thứ Nhấn nút Next sang bước thứ Hình 5.17: Hộp thoại Mail Merge bước thứ Chọn Print… muốn in thư mời trực tiếp máy in Chọn Edit indidual letters muốn xem trước thư mời văn Trong hộp thoại Merge to New Document chọn tạo tồn thư mời có danh sách chọn tạo thư mời cho số người 99 Bài ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN 6.1 QUY TRÌNH IN ẤN In ấn cơng đoạn quan trọng khâu cuối qui trình soạn thảo tài liệu Bạn nên thực theo qui trình sau: - Định dạng trang in: bước bạn phải làm soạn thảo tài liệu Word; - Soạn thảo tài liệu: bao gồm tất kỹ mà bạn tìm hiểu từ chương đến chương 4; - Thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang; - Print Preview- Cho phép bạn xem nội dung trang in trước in; - Thực in tài liệu giấy 6.2 TÍNH NĂNG PAGE SETUP Tính giúp thiết lập cấu trúc trang in, khổ giấy in Mở Tab Page Layout > Click chuột mở Page Setup  Thẻ Margin (xem hình 6.1) Thiết lập lề trang in: Top–lề trên; Bottom-Lề dưới; Left-Lề trái; Right-Lề Thiết lập chiều in khổ giấy: Portrait - in theo chiều dọc; Landscape - in theo Đặt lề đối xứng (lề trái trang lẻ lề phải trang Chỉ định phạm vi trang in áp dụng: Whole Document toàn tài liệu; This point forward - trang chọn cuối tài Chọn OK để chấp Thiết lập mặc định Hình 6.1: Thiết lập Page Setup cho thẻ Margin 100  Thẻ Paper: (xem hình 6.2) Chọn khổ giấy in đây: Width: Độ rộng Thiết lập nguồn giấy Thiết lập số tùy chọn in Hình 6.2: Thiết lập Page Setup cho thẻ Paper Mục Paper size: để chọn khổ giấy in Bao gồm khổ: Letter, A0, A1, A2, A3, A4, A5, tuỳ thuộc vào loại máy in bạn Bình thường, văn soạn thảo khổ A4 Ngồi bạn thiết lập chiều rộng (mục Width), chiều cao (mục Height) cho khổ giấy; Mục Print Option: Cho phép thiết lập số tùy chọn in Thẻ Layout: Để quy định cách trình bày trang in - Different odd and even: Quy định tiêu đề trang chẵn lẻ khác - Different first Page: Quy định tiêu đề trang đầu khác trang sau - From edge: Khoảng cách từ mép tờ giấy đến header footer - Vertical alignment: Trình bày liệu theo chiều dọc - Top: Nội dung in đỉnh trang - Center: Nội dung in canh trang - Justify: Nọi dung canh hai bên - Bottom: Các dòng nới cho nội dung nằm từ lề tới lề 6.3 TẠO TIÊU ĐỀ TRÊN (HEADER) VÀ DƯỚI CHO VĂN BẢN (FOOTER) Bước 1: Mở văn muốn tạo tiêu đề (Header) dưới(Header) Bước 2: Click chuột chọn thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header/Footer Một menu xổ xuống với Header, Footer mẫu cho bạn chọn 101 Hình 6.3: Mẫu danh sách Header Bước 3: Click chuột vào mẫu mà bạn chọn Bước 4: Nhập nội dung cho Header/Footer Bước 5: Click vào nút Close Header and Footer để hồn tất Ví dụ: Xem trang văn tạo Header Footer (xem hình 6.4) Click chuột vào để Tiêu đề Tiêu đề Hình 6.4: Màn hình ví dụ tạo Header Footer cho trang văn 6.4 ĐÁNH SỐ THỨ TỰ CHO TRANG VĂN BẢN 6.4.1 Chèn số trang vào văn Số trang đưa vào Header hay Footer tùy ý bạn bước thực sau: Bước 1: Click chọn thẻ Insert Bước 2: Tại nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number Bước 3: Trong menu xuất hiện, bạn trỏ tới Top of Page (chèn số trang vào phần Header) Bottom of Page (chèn vào Footer) Word 2010cung cấp sẵn nhiều mẫu đánh số trang bạn việc chọn mẫu xong (xem hình 6.5) 102 Hình 6.5: Chèn số trang vào văn 6.4.2 Thay đổi dạng số trang Bạn thay đổi dạng số trang theo ý thích mà định dạng chuẩn khơng có sẵn cách thực sau: - Bước 1: Nhấn đúp vào Header hay Footer, nơi bạn đặt số trang - Bước 2: Tại thẻ Design, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number  Format Page Numbers (xem hình 6.6) Hình 6.6: Hộp thoại Page Number Format cho phép thay đổi dạng số tang - Number format: Chọn dạng số thứ tự - Include Chapter Number: Số trang kèm với số chương - Continue From Previous Section: Số trang nối tiếp với section trước - Start at: Số trang số 103 - Trong hộp thoại Page Number, mục Number format, bạn chọn kiểu đánh số thích, sau nhấn OK 6.4.3 Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc số trang Bước 1: Nhấn đúp chuột vào Header hay Footer, nơi bạn đặt số trang Bước 2: Dùng chuột chọn số trang Bước 3: Click Right (nhấp chuột phải) lên vùng chọn  chọn lại font chữ, cỡ chữ, định dạng lại chữ đậm, nghiêng, hay chọn màu tùy thích Bước 4: Khi hiệu chỉnh xong bạn nhấn đúp chuột vào vùng nội dung tài liệu Bước 5: Click vào nút Close Header and Footer 6.4.4 Bắt đầu đánh số trang số khác Bạn bắt đầu đánh số trang số khác, thay mặc định Cách thực sau: Bước 1: Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number  chọn Format Page Numbers Bước 2: Trong hộp thoại xuất hiện, bạn chọn Start at nhập vào số bắt đầu đánh số trang Bước 3: Click OK Ghi chú: Nếu tài liệu bạn có trang bìa bạn muốn trang sau bắt đầu 1, ô Start at, bạn gõ vào 6.4.5 Xóa số trang đánh Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number, sau chọn Remove Page Numbers cuối menu 6.4.6 Xóa số trang trang tài liệu Trong tài liệu, thường trang khơng đánh số trang bìa Áp dụng phần ghi thủ thuật “Bắt đầu đánh số trang số khác” bên trên, trang bìa đánh số Vì bạn thực thêm bước sau để xóa hẳn số trang trang tài liệu Bước 1: Nhấn chuột vào vùng tài liệu Bước 2: Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào vng góc bên phải nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup Bước 3: Nhấn chuột vào thẻ Layout hộp thoại, bên Headers and footers, bạn đánh dấu chọn vào hộp kiểm Different first page Bước 4: Click OK để hồn tất (xem hình 6.7) Bây bạn kiểm tra lại xem, có trang khơng có số trang, sau trang kế đánh số khơng 104 Hình 6.7: Hộp thoại Page Setup cho phép xóa số trang trang tài liệu 6.5 XEM TÀI LIỆU TRƯỚC KHI IN Xem trước in (hay gọi Print preview) việc quan trọng, đặc biệt ngừời học word, chưa có nhiều kỹ in ấn Qua hình Print Preview, bạn quan sát trứớc đựợc cấu trúc trang in nội dung chi tiết trang in Qua có điều chỉnh hợp lý, kịp thời tài liệu để in thu kết cao ý muốn Để bật hình Print preview, bạn click chuột vào biểu tượng Ribbon, hình hiển thị hình 6.8 Tăng hay giảm tỷ lệ zoom Click vào để chọn trang muốn xem trước in Hình 6.8: Màn hình Print preview (xem trước in) 105  Lưu ý: Xem trước in dạng trang hay nhiều trang chỉnh tỷ lệ zoom hình Khi xem xong, muốn trở hình soạn thảo ban đầu click chuột vào tab Home 6.7 THỰC HIỆN IN ẤN Bước 1: Click vào File > Chọn Print (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P), hình xuất hình 6.9 - Printer: Chọn loại máy in khung Name - Settings: + Click vào mũi tên cạnh Print All Pages: + Print All Pages: in tất trang + Print Current Page: Chỉ in trang chứa trỏ + Print Custom Range: Liệt kê trang cần in vào Page (các số cách dấu phẩy‘,’), nhập phạm vi trang cần in (các số cách dấu trừ‘-‘) + Only Print Odd Pages: in tất trang lẻ phạm vi chọn + Only Print Event Pages: in tất trang chẵn phạm vi chọn + Print Copies: Chọn số cần in Hình 6.9: Thực lệnh in Bước 2: Click vào Print để thực lệnh in - 106 ... ẤN 106 iv Phần TIN HỌC CƠ BẢN Bài KIẾN THỨC CHUNG VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1.1 Thông tin xử lý thông tin 1.1.1.1 Khái niệm thông tin Trong đời sống hàng ngày,...MỤC LỤC Phần TIN HỌC CƠ BẢN Bài KIẾN THỨC CHUNG VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1.1 Thông tin xử lý thông tin 1.1.2 Hệ thống... vực tin học, thơng tin phát sinh, lưu trữ, biến đổi vật mang tin; thông tin biến đổi liệu liệu truyền đi, chép, xử lý bị phá hủy Con người hiểu thơng tin qua lời nói, chữ viết… diễn tả thông tin