Giáo trình Lập trình quản lý Access (Nghề Lập trình máy tínhCĐ)

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ GIỚI NINH BÌNH GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN 24: LẬP TRÌNH QUẢN LÝ ACCESS NGHỀ: LẬP TRÌNH MÁY TÍNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐCGNB ngày tháng Trường Cao đẳng Cơ giới Ninh Bình Ninh Bình năm TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trong hệ thống kiến thức chuyên ngành trang bị cho sinh viên nghề Lập trình máy tính, mơ đun góp phần cung cấp nội dung liên quan đến việc xây dựng ứng dụng sở liệu Các nội dung trình bày tài liệu gồm bài: - Khởi đầu với Access - Xây dựng sở liệu - Truy vấn liệu - Thiết lập giao diện - Thiết lập báo cáo Mặc dầu có nhiều cố gắng, khơng tránh khỏi khiếm khuyết, mong nhận đóng góp ý kiến độc giả để giáo trình hồn thiện Ninh Bình, ngày tháng năm Tham gia biên soạn Chủ biên – Th.S Nguyễn Xuân Khôi Th.S Nguyễn Trung Cương Th.S Nguyễn Anh Văn MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU Bài 1: Khởi đầu với Access Giới thiệu Access Cách khởi động Tạo tệp Access .7 Môi trường làm việc Mở tệp Access tồn .9 Thoát khỏi Access .9 Bài Xây dựng sở liệu 10 Tạo cấu trúc bảng liệu 10 Thiết lập thuộc tính LookUp .21 Thiết lập quan hệ thuộc tính đảm bảo tồn vẹn liệu 25 Nhập liệu cho CSDL 29 Qui trình xây dựng CSDL với Access 33 Bài Truy vấn liệu 37 Sử dụng Select Query 37 Sử dụng Total Query 45 Sử dụng Crosstab Query 47 Sử dụng Delete Query .49 Sử dụng Update Query 51 Sử dụng Make table Query 52 Bài Thiết lập giao diện 57 Các khái niệm Forms 57 Sử dụng Form Wizard .57 Sử dụng Form design view 61 Kỹ thuật Sub-Form 70 Bài Thiết lập báo cáo .83 Các khái niệm Report 83 Sử dụng report wizard .85 Tham số cho report 99 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: Lập trình quản lý Access Mã mơ đun: MĐ 24 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơ đun: - Vị trí: Mơ đun bố trí sau mơn kỹ thuật cở - Tính chất: Là mơ đun chun mơn nghề - Ý nghĩa vai trị: Đây mơn học sở ngành ngành liên quan đến công nghệ thông tin, cung cấp cho sinh viên kiến thức ứng dụng quản lý sở liệu để làm tảng cho việc lập trình giải vấn đề cần thiết Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày bước cài đặt hệ quản trị CSDL Access; + Trình bày lệnh hệ quản trị CSDL Access - Về kỹ năng: + Tạo bảng liệu liên kết chúng; + Cập nhật liệu theo yêu cầu; + Kết xuất liệu theo định dạng phù hợp; + Tạo báo cáo - Năng lực tự chủ trách nhiệm: + Trình bày yêu cầu, tiêu chuẩn, kết vị trí cơng việc; + Có khả tổ chức, thực nhiệm vụ chịu trách nhiệm kết công việc Nội dung mơ đun: Số TT Tên mô đun Bài 1: Khởi đầu với Access Bài 2: Xây dựng sở liệu Bài 3: Truy liệu Bài 4: Thiết kế giao diện Bài 5: Thiết lập báo cáo Cộng Thời gian Tổng Lý Thực số thuyết hành 15 25 17 25 17 10 80 25 52 BÀI 1: KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS Kiểm tra 1 Mã bài: MĐ24-B01 Mục tiêu: - Trình bày ứng dụng access; - Thực thao tác hệ quản trị sở liệu access; - Thực đựợc biện pháp an toàn cho máy tính, vệ sinh cơng nghiệp Nội dung chính: Giới thiệu Access Từ cuối năm 80, hãng Microsoft cho đời hệ điều hành Windows, đánh dấu bước ngoặt phát triển ứng dụng phần mềm Windows (giao diện GUI- Graphical User Interface) Một ứng dụng bật kèm lúc phần mềm tin học văn phịng Microsoft Office Từ đến nay, phần mềm chiếm thị phần số giới lĩnh vực tin học văn phịng Ngồi ứng dụng văn phòng quen thuộc phải kể đến như: MS Word - để soạn thảo tài liệu; MS Excel - bảng tính điện tử; MS Powerpoint - để trình chiếu báo cáo; phải kể đến phần mềm quản trị sở liệu tiếng kèm: MS Access Đến phiên Access 2010 Tồn nội dung giáo trình này, chúng tơi giới thiệu Access 2000 Về bản, phiên từ Access 97 trở lại cách sử dụng gần giống Mỗi phiên khác số tính đặc biệt chút giao diện Do đó, học Access 2000, bạn đọc ln có kiến thức cần thiết để tiếp thu phiên Access sau để nhìn nhận sử dụng tốt phiên cũ Access làm gì, ứng dụng thực tế? - Access Hệ quản trị sở liệu quan hệ (RDMSRelational Database Management System), phù hợp cho toán quản lý vừa nhỏ Hiệu cao đặc biệt dễ sử dụng- lẽ giao diện sử dụng phần mềm gần giống hệt số phần mềm khác MS Office quen thuộc như: MS Word, MS Excel; - Hơn nữa, Access cịn cung cấp hệ thống cơng cụ phát triển mạnh kèm (Development Tools) Công cụ giúp nhà phát triển phần mềm đơn giản việc xây dựng trọn gói dự án phần mềm quản lý qui mô vừa nhỏ Đặc biệt muốn học phát triển phần mềm cách dễ học nhất, nhanh giải tốn - Đến khẳng định ứng dụng Access : + Dùng để xây dựng hệ sở liệu (chỉ phần sở liệu, phần phát triển thành phần mềm dùng cơng cụ khác để làm : Visual Basic, Visual C, Delphi, NET, ) + Có thể dùng để xây dựng trọn gói phần mềm quản lý qui mơ vừa nhỏ Access 2000 có so với phiên cũ (Acces97)? - Phải thừa nhận giao diện sử dụng có tiến vượt bậc Các thao tác sử dụng đi, đơn giản giao diện thân thiện; - Công nghệ truy cập liệu ADO – ActiveX Data Objects hồn tồn thay công nghệ trước sử dụng Access DAO – Data Access Objects nhiều lý cách thức sử dụng lẫn tối ưu kỹ thuật Chúng giới thiệu kỹ cơng nghệ Phần giáo trình; - Ngơn ngữ lập trình VBA cải tiến, đặc biệt MS Access 2000 Developer cịn cung cấp cơng cụ để đóng gói dự án Access (tức tạo cài đặt mà sử dụng không cần phải gài đặt Access lên máy tính) - Có khả tạo ứng dụng truy cập sở liệu thông quan giao diện web (web-base) Điều chưa có phiên trước Tuy nhiên, khả vần số giới hạn, chưa thể thực mạnh công cụ chuyên nghiệp khác như: ASP, PHP, NET, … Cách khởi động Có khởi động Access theo nhiều cách: - Mở lệnh Start | Programs | Microsoft Access Window; - Hoặc nhấn kép chuột lên tên tệp có phần mở rộng MDB với biểu tượng Microsoft Access Sau lệnh chạy chương trình Access, thơng thường hình xuất cho phép chọn cách làm việc: - Chọn Blank Access database để bắt đầu tạo tệp Access (tạo tệp); - Hoặc Access database wizard, page, and project để tạo CSDL theo mẫu có sẵn (khơng trình bày giáo trình này); - Hoặc Open an existing file để mở tệp Access tồn để làm việc tiếp Tạo tệp Access Một dự án Access (Access project) nhiều tệp Access nhằm giải công việc lớn Khn khổ giáo trình trình bày dự án có tệp Tệp Access có phần mở rộng *.MDB (ngồi tệp có phần mở rộng *.DBE mở thực thi khơng chỉnh sửa cấu trúc) Có thành phần tệp: - Tables – nơi chứa toàn bảng liệu; - Queries – nơi chứa toàn truy vấn liệu thiết kế; - Forms – nơi chứa mẫu giao diện phần mềm; - Reports – nơi chứa mẫu báo cáo thiết kế; - Macro – nơi chứa Macro lệnh phục vụ dự án; - Modules – nơi chứa khai báo, thư viện chương trình phục vụ dự án Thơng thường tệp Access cần phải làm việc tất thành phần Để bắt đầu tạo tệp mới, chọn mục Blank Access database cửa sổ mục 2, nhấn OK, hộp thoại sau xuất yêu cầu chọn nơi (thư mục) lưu trữ đặt tên tệp Access: Hãy chọn nơi lưu trữ hộp Save in; gõ vào tên tệp mục File Name; nhấn vào nút Create để ghi lại thiết lập Đến sẵn sàng sử dụng tệp Access vừa khai báo Môi trường làm việc Sau tệp Access mở, môi trường làm việc Access xuất với thành phần sau: (1) - Hệ thống thực đơn (menu) công cụ (Toolbar)- nơi thực lệnh cần; (2) - Cửa sổ tệp Access làm việc bao gồm phần chính: Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros Modules Chúng ta học cách làm việc phần chương Mở tệp Access tồn Mỗi tệp Access phải tạo lần, mở làm việc ghi lại lần Để mở tệp Access tồn để làm việc, làm sau: Bước 1: Từ môi trường Access gọi thực đơn: File | Open (hoặc nhấn nút Open cơng cụ), hộp thoại Open xuất hiện: Bước 2: Tìm đến tệp Access cần mở hộp thoại Open cách: - Tìm đến thư mục – nơi chứa tệp Access cần mở hộp Look in; - Tiếp theo chọn tệp Access cần mở danh sách nhấn nút Open Enter Đến cửa hình làm việc Access với tệp vừa mở xuất để tiếp tục làm việc Thốt khỏi Access Khi khơng làm việc với Access, lệnh thoát khỏi Access cách: - Mở thực đơn File | Exit; - Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4; - Hoặc sử dụng nút Close cửa sổ Access mở 10 Bước 7: Chọn mẫu định dạng (Style) cho report: Hãy chọn mẫu định dạng từ danh sách bên trái hộp thoại Chọn xong nhấn Next để tiếp tục: Bước 8: Hồn thiện thơng tin cuối cùng: Bao gồm thông tin sau: - Gõ vào tiêu đề report tên report hộp What you want 87 for you report?; - Chọn Preview the report để hiển thị liệu report sau kết thúc; hiển thị hình thiết kế để sửa cấu trúc report chọn Modify the report’s design; - Cuối nhấn Finish để kết thúc cơng việc sử dụng report wizard Màn hình hiển thị liệu report sau: Từ hình thực nhiều thao tác thông qua công cụ Print Preview sau: Nút Print : Để in nội dung report máy in; Nút Design Nút One page : Để mở report chế độ thiết kế; : Để hiển thị report hình trang báo cáo; Nút Two page : Để hiển thị trang báo cáo hình; 88 Nút Multi Page Nút Zoom : Để chọn nhiều trang báo cáo hiển thị hình; : Để phóng to, thu nhỏ nội dung report; Nút Office Link : Để kết xuất (Export) thông tin report loại định dạng khác MS Office Word, Excel, HTML Nút Close: Để đóng hình preview report Tồn bước sử dụng report wizard liệt kê trên, lúc cần thực đầy đủ Với report đơn giản trên, cần thực Bước 1; Bước nhấn Finish để kết thúc Tuy nhiên tuỳ vào yêu cầu in báo cáo mà muốn dừng lại bước để thiết lập thông tin cho phù hợp chuyển nhanh đến bước Sử dụng report design view Phần trước trình bày bước dùng Report wizard để thiết kế mẫu báo cáo in ấn liệu từ CSDL Đó cách làm dễ dàng nhanh chóng Tuy nhiên, mẫu báo cáo sinh giới hạn theo số mẫu mã máy tính cung cấp sẵn, in biểu báo cáo phức tạp theo yêu cầu đa dạng người sử dụng Report wizard tạo report in liệu từ bảng queries theo cấu trúc đơn giản; trường hợp yêu cầu cấu trúc report phức tạp, phải in liệu khơng phải hồn tồn từ bảng queries in ấn báo cáo theo tiêu chí, tham số động khơng thể đáp ứng Trong trường hợp phải dùng đến Report design view Trong chừng mực đó, cách làm việc với Report design view gần giống cách làm việc với Form design view Bước 1: Khởi động Report design view: Từ thẻ Report nhấn nút New, chọn Design view, nhấn OK 89 Hoặc nhấn đúp chuột lên biểu tượng Creat report in Design view cửa sổ dự án: Môi trường làm việc với Report design view xuất hiện: Có phần quan trọng môi trường làm việc này: Cửa sổ thiết kế Report (hình tiêu đề cửa sổ Report1: Report)- nơi để thiết kế nội dung cần in ấn Nội dung thiết kế cửa sổ đối tượng từ công cụ Toolbox sau thiết lập thuộc tính phù hợp với mục đích; Thanh cơng cụ Toolbox- nơi chứa đối tượng giúp đưa thông tin cần thiết lên report Chức cách làm việc công cụ gần giống với làm việc công cụ Toolbox Form design view; 90 Cửa sổ Properties – nơi thiết lập thuộc tính phù hợp cho đối tượng hình thiết kế report Chúng ta tìm hiểu kỹ thành phần bước làm việc cụ thể với chúng Bước 2: Xây dựng nguồn liệu để in ấn cho report Report in thơng tin gì? Phạm vi nào? Là câu hỏi phải trả lời bước cách thiết lập thuộc tính Record Source cho report Thơng thường, report in liệu từ hay nhiều bảng từ kết query, tổng quát từ query Query xây dựng sẵn từ danh sách Queries dự án (chứa thẻ Queries)- bước chọn query cần in thuộc tính Record Source report: Tuy nhiên query cần in tạo thân report (khơng hiển thị tên query thẻ Queries)- điều nên làm đảm bảo chắn report Khi nhấn chuột lên nút … thuộc tính Record Source: 91 Một cửa sổ thiết kế query làm nguồn liệu cho report xuất hiện: Hãy thiết lập thông tin cần in report query Thiết lập xong nhấn nút đóng cửa sổ thiết kế query (hoặc nhấn phím nóng Ctrl+W) chọn Yes hộp thoại sau: Bước 3: Đưa thông tin lên cửa sổ thiết kế report: + Có nhiều loại thơng tin phải đưa lên report Mỗi có ý định đưa thông tin lên, bạn phải trả lời câu hỏi: Đó thơng tin gì? tiêu đề “DANH SÁCH CÁN BỘ” Sẽ đặt thơng tin lên phần report? Đặt lên phần Page Header! + Theo ngầm định, cửa sổ thiết kế report xuất phần: Page header, Page footer Detail Nếu report thiết kế yêu cầu có Report header Report footer, hiển thị chúng cách: nhấn phải chuột lên cửa sổ thiết kế report chọn: 92 Hiển thị lưới thiết kế Bật tắt phần Page header/Footer Bật tắt phần Report header/Footer Những phần khơng dùng đến thiết kế tắt dùng chuột thu lại diện tích phần + Sử dụng cơng cụ Label - Dùng chuột nhấp nút Label cần đặt vào Report; cơng cụ Toolbox thả lên vị trí - Gõ vào nội dung tiêu đề cần in report; - Có thể sử dụng cơng cụ Formatting để định dạng hộp liệu + Sử dụng công cụ Text box Text box ô dùng hiển thị liệu trường liệu (Field) đó, hiển thị liệu biểu thức (ví dụ tính Tổng tiền chẳng hạn) Cách sử dụng Textbox sau: - Dùng chuột nhấp nút Textbox vị trí cần đặt vào Report; công cụ Toolbox thả lên - Gõ vào nguồn liệu hiển thị lên Textbox thuộc tính Control Source Giá trị thuộc tính có thể: + Hiển thị giá trị trường: Khi chọn trường muốn đưa thơng tin vào (hình dưới): + Hoặc hển thị kết biểu thức Khi gõ biểu thức lên thuộc 93 tính bắt đầu dấu “=” Ví dụ: - Có thể sử dụng cơng cụ Formatting để định dạng hộp liệu + Sử dụng cửa sổ Field List Danh sách trường liệu in report thể cửa sổ Field List (nếu chưa thấy hiển thị mở thực đơn View | Field List) Muốn in giá trị trường lên vị trí report dùng đối tượng Textbox giới thiệu dùng cửa sổ Field List cách: dùng chuột kéo trường cần in từ cửa sổ Field List thả lên vị trí cần in cửa sổ thiết kế report (nên làm theo cách thay dùng Textbox) + Sử dụng công cụ Image Công cụ Image công cụ Toolbox giúp đưa ảnh từ tệp tin ảnh in report Sau dùng chuột nhấp nút nút Image từ công cụ đặt lên report, hộp thoại xuất cho phép tìm đến tệp tin ảnh cần đưa lên report: 94 Hãy tìm chọn tệp ảnh, chọn xong nhấn OK để hồn tất cơng việc + Sử dụng cơng cụ Line Công cụ Line dùng để vẽ đường thẳng lên Report Rất hữu hiệu việc kẻ bảng biểu Sau nhập nút Line công cụ, thực kẻ cách di chuột Với yêu cầu trên, cách sử dụng công cụ hướng dẫn thiết kế report sau: Trong đó: - Textbox bao gồm đánh mũi tên dẫn Trong đó: - hoten, ngaysinh, tenchucvu, tenphongban tạo cách kéo từ cửa sổ Field List lên phần Detail; -Textbox đếm tổng số cán thiết lập thuộc tính Control Source =Count([hoten]), để phần Report footer - Textbox để tự động đánh số thứ tự phải thiết lập sau: Control Source =1; thuộc tính Running sum Over Group - Các hộp chữ cịn lại dùng đối tượng Label; - Tồn bảng biểu sử dụng đối tượng Line Chú ý đường kẻ phải nối khít với Nếu khơng khít tạo khe hở nét đứt (không liền nét) 95 Tham số cho report Report có tham số thực chất loại Report có khả lọc liệu in Ví dụ: bình thường Report in danh sách cán in danh sách toàn cán quan Bây muốn in danh sách cán phịng ban đó? Lúc phải cần đến report có tham số Có nhiều cách để thiết lập sử dụng report có tham số như: - Thiết lập tham số Record Source report; - Thiết lập tham số điều kiện lọc (Where Condition) dùng Macro; - Thiết lập tham số câu lệnh VBA DoCmd; Trong phần này, hướng dẫn cách thiết lập tham số thuộc tính Record Source report Cách dễ làm, khơng cần am hiểu lập trình VBA Cách dùng Macro tốt khơng nên dùng Vì phương pháp lập trình trở nên cứng nhắc Thực tế, phương pháp dùng câu lệnh DoCmd VBA tốt nhất, thể tính linh hoạt chuyên nghiệp cách giải vấn đề Riêng cách này, bạn tham khảo Chương Lập trình CSDL Sau cách giải tốn: In danh sách cán phịng ban Phòng ban cần in chọn từ Combo box form sau: Sau chọn tên phòng ban từ danh sách, nhấn nút In danh sách Danh sách cán phòng chọn in report Bước 1: Tạo Report đáp ứng thông tin cần in Có thể sử dụng report Wizard Report Design View để tạo Report in danh sách cán với thông tin sau: 96 Bước 2: Tạo form theo u cầu tốn - Có thể sử dụng Combo Wizard để tạo Combobox lấy danh sách phịng ban từ bảng phongban; - Có thể sử dụng Command button Wizard để tạo nút lệnh Đóng In danh sách; Cuối form sau: Bước 3: Thiết lập tham số cho Report Ở trình bày phương pháp thiết lập tham số vào thuộc tính Record Source Report Cách làm sau: 97 - Mở report tạo chế độ Design View (chế độ thiết kế); - Mở query thiết lập thuộc tính Record Source –nơi tạo nguồn liệu thiết lập tham số cho trường phongbanID query sau: Trong đó: tham số cho trường phongbanID tên (Name) Combo box chứa phịng ban chọn form Cú pháp viết tham chiếu tới đối tượng form sau: Forms!! Trong trường hợp tên Combo Combo1 tên form (Name form) frmIndsCB, cách viết tham số sau: Forms!frmIndsCB!Combo1 Nếu cách viết khó thực hiện, bạn sử dụng tính Build Expression có sẵn Access để giúp tạo biểu thức sau: Nhấn phải chuột lên ô Criteria trường phongbanID- nơi gõ vào tham số Một menu sổ xuống xuất hiện: 98 Chọn nhấn nút Build cơng cụ Standard, hộp thoại Expression Builder xuất hiện: Nhấn đúp chuột lên Combo1 để chọn! Ở đối tượng bên trái hộp thoại, chọn: Forms | All Forms | frmIndsCB – form chứa đối tượng combo box phịng ban cần lọc Khi danh sách đối tượng form frmIndsCB xuất hộp thoại; Hãy nhấn đúp chuột lên Combo1 - đối tượng chứa phịng ban cần lọc, kết hình sau: 99 Cuối nhấn OK để hoàn tất việc tạo tham số cho query hộp thoại Expression Builder Bài tập thực hành Trên CSDL Quản lý lương cán thực yêu cầu sau: Bài số 1: Thiết kế report in danh sách cán với thông tin: canboID, hoten, ngaysinh, gioitinh (phải ghi rõ Nam hay Nữ), tencv, tenpban Bài số 2: In danh sách cán phịng ban sau: Sau chọn tên phòng ban, nhấn nút In danh sách cán đan sách cán phòng ban chọn in report Bài số 3: Thiết kế report in bảng lương cán quan, bao gồm 102 thông tin: Hoten, tencv, ngaysinh, luongchinh, phucapcv, dangphi, congdoanphi, thuclinh Bài số 4: Thiết kế query in bảng tổng hợp cán sau: STT Tên chức vụ Tổng số cán Bài số 5: Tạo form report để xem in bảng lương phòng ban sau: Sau chọn tên phòng ban, bảng lương cán phòng hiển thị lên sub-form Nhấn nút In bảng lương, bảng lương riêng phịng ban in report 103 ... dụng quản lý sở liệu để làm tảng cho việc lập trình giải vấn đề cần thiết Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày bước cài đặt hệ quản trị CSDL Access; + Trình bày lệnh hệ quản trị CSDL Access. .. để trình chiếu báo cáo; cịn phải kể đến phần mềm quản trị sở liệu tiếng kèm: MS Access Đến phiên Access 2010 Toàn nội dung giáo trình này, chúng tơi giới thiệu Access 2000 Về bản, phiên từ Access. .. sử dụng Access DAO – Data Access Objects nhiều lý cách thức sử dụng lẫn tối ưu kỹ thuật Chúng giới thiệu kỹ công nghệ Phần giáo trình; - Ngơn ngữ lập trình VBA cải tiến, đặc biệt MS Access 2000