Tiếp nội dung phần 1, Giáo trình Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu: Phần 2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access, cung cấp cho người học những kiến thức như: Tổng quan hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access; Tạo lập cơ sở dữ liệu; Truy vấn; Biểu báo cáo. Mời các bạn cùng tham khảo!
Hệ quản trị Cơ sở liệu Biên soạn: Nguyễn Vũ Duy PHẦN II – HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS (Tổng số: 45 tiết, Lý thuyết: 20, Thực hành: 25 tiết) CHƯƠNG – TỔNG QUAN HỆ QUẢN TRỊ CSDL MICROSOFT ACCESS (Tổng số: tiết, Lý thuyết: tiết, Thực hành: tiết) TỔNG QUAN HỆ QUẢN TRỊ CSDL MICROSOFT ACCESS Giới thiệu Là hệ quản trị CSDL quan hệ (Relation Database Management System) chạy môi trường Windows 98/Me/2000/XP Windows trở lên hãng phần mềm Microsoft sản xuất phát triển thời gian từ 1992-2001 Đây phần mềm chuyên dùng quản lý, hệ thống chương trình hỗ trợ tác vụ quản lý, khai thác liệu theo mơ hình CSDL quan hệ thực thể kết hợp Microsoft Access hệ quản trị CSDL tương tác người sử dụng chạy môi trường Windows Microsoft Access cho công cụ hiệu lực đầy sức mạnh công tác tổ chức, tìm kiếm biểu diễn thơng tin Microsoft Access cho ta khả thao tác liệu, khả liên kết công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp q trình tìm kiếm thơng tin nhanh Người sử dụng dùng truy vấn để làm việc với dạng CSDL khác Ngoài ra, thay đổi truy vấn lúc xem nhiều cách hiển thị liệu khác cần động tác nhấp chuột Microsoft Access khả kết xuất liệu cho phép người sử dụng thiết kế biểu mẫu báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý, vận động liệu kết hợp biểu mẫu va báo cáo tài liệu trình bày kết theo dạng thức chuyên nghiệp Microsoft Access công cụ đầy lực để nâng cao hiệu suất công việc Bằng cách dùng Wizard MS Access lệnh có sẵn (macro) ta dễ dàng tự động hóa cơng việc mà khơng cần lập trình Đối với nhu cầu quản lý cao, Access đưa ngơn ngữ lập trình Access Basic (Visual Basic For application) ngơn ngữ lập trình mạnh CSDL Các đặc điểm Access Trong MS Access 2010, liệu lưu trữ tập tin có phần mở rộng dạng ACCDB chứa tất đối tượng ứng dụng quản lý Công cụ thông minh Wizard: dẫn người sử dụng thao tác bước, cho phép thiết kế đối tượng CSDL Access cách nhanh chóng Cơng cụ truy vấn lưới QBE (Query by Example): công cụ hỗ trợ người sử dụng thực câu truy vấn SQL (Structure Query Language) qua thao tác mà không cần quan tâm đến cú pháp lệnh ngôn ngữ truy vấn Cơ chế tự động kiểm tra: kiểm tra khóa (Primary key), ràng buộc khóa, miền giá trị… liệu bảng bảng liên kết cách chặt chẽ Khả trao đổi liệu: trao đổi liệu qua lại ứng dụng khác Word, Excel… Ứng dụng sử dụng mơi trường mạng máy tính: cho phép nhiều người sử dụng có chế độ bảo mật CSDL tốt - 50 - Hệ quản trị Cơ sở liệu Biên soạn: Nguyễn Vũ Duy Kiểu liệu OLE (Object Linking and Embeding) cho phép người sử dụng nhúng vào bên tập tin CSDL Access đối tượng khác tập tin văn Word, bảng tính Excel, hình ảnh (.bmp, gif…), âm (.wav…)… QUY TRÌNH CƠ BẢN THIẾT KẾ MỘT CSDL Thiết kế sở liệu Một CSDL thiết kế tốt cho phép người sử dụng truy cập nhanh chóng đến thông tin cần tham khảo, giúp tiết kiệm thời gian truy xuất thông tin Một CSDL thiết kế tốt giúp người sử dụng rút kết nhanh chóng xác Để thiết kế CSDL tốt phải hiểu cách mà hệ quản trị CSDL quản trị CSDL Microsoft Access hay hệ quản trị CSDL cung cấp thơng tin cho cách xác hiệu chúng cung cấp đầy đủ kiện nhiều đối tượng khác lưu trữ bảng liệu Ví dụ ta cần bảng để chứa thơng tin lý lịch cán bộ, bảng khác để chứa đề tài nguyên cứu khoa học cán Khi bắt tay thiết kế CSDL, phải xác định phân tích thơng tin muốn lưu trữ thành đối tượng riêng rẽ, sau báo cho hệ quản trị CSDL biết đối tượng liên quan với Dựa vào quan hệ mà hệ quản trị CSDL liên kết đối tượng rút số liệu tổng hợp cần thiết Các bước thiết kế sở liệu Bước 1: Xác định mục tiêu khai thác CSDL Điều định loại kiện đưa vào MS Access Bước 2: Xác định bảng liệu cần thiết Mỗi đối tượng thông tin hình thành bảng CSDL Bước 3: Sau xác định xong bảng cần thiết, tiếp đến ta phải rõ thông tin cần quản lý bảng, xác định trường Mỗi loại thông tin bảng gọi trường Mọi mẫu in bảng có chung cấu trúc trường Ví dụ: Trong lý lịch khoa học cán bộ, trường (thông tin) cần quản lý là: “HỌ VÀ TÊN”, “CHUYÊN MÔN”, “HỌC VỊ”, “HỌC HÀM” Bước 4: Xác định mối quan hệ bảng Nhìn vào bảng liệu xem xét liệu bảng liên hệ với liệu bảng khác Thêm trướng tạo bảng để làm rõ mối quan hệ Đây vấn đề quan trọng, tạo quan hệ tốt giúp nhanh chóng truy tìm tìm kết xuất liệu Bước 5: Tinh chế, hiệu chỉnh lại thiết kế Phân tích lại thiết kế ban đầu để tim lỗi, tạo bảng liệu nhập vào vài ghi, thử xem CSDL phản ánh với yêu cầu truy xuất chúng ta, có rút kết từ bảng liệu khơng Thực chỉnh sửa thiết kế thấy cần thiết LÀM VIỆC VỚI MÔI TRƯỜNG ACCESS I LÀM QUEN VỚI ACCESS Khởi động chương trình Access 2010 Chọn menu Start/All Programs/Microsoft Office/Microsoft Office Access 2010 - 51 - Hệ quản trị Cơ sở liệu Biên soạn: Nguyễn Vũ Duy Làm quen với môi trường Access Sau khởi động Access, hình làm việc Access xuất Các thành phần cửa sổ gồm: Thanh menu: Gồm Tab chứa chức riêng biệt Khi chọn tab biểu tượng Mỗi biểu tượng đại diện cho hành động mà người sử dụng chọn thực Các cơng cụ thay đổi tùy vào đối tượng làm việc hành Access Tab Home: chứa tập hợp lệnh mà ta sử dụng để thay đổi khung xem, thêm, định dạng, lọc tìm kiếm ghi CSDL Tab Create: chứa công cụ cần thiết để thiết kế thêm đối tượng Access Table, Query, Form, Report, Macro… Tab External Data: cung cấp công cụ để nhập xuất liệu tập tin Access tập tin Excel, text, XML v.v Ta cung tìm thấy cơng cụ để lưu file dạng định dạng PDF XPS, thu thập thông tin qua Email đồng hóa thơng tin với danh sách Office SharePoint Tab Database Tools: chứa công cụ cao cấp để làm việc với Macro, hiển thị mối quan hệ đối tượng phụ thuộc, phân tích, quản lý đồng hóa thơng tin Thanh trạng thái (Status bar): thể tình trạng hành phím đặc biệt (NumLock, CapsLock…), thông báo, hướng dẫn ứng dụng trình sử dụng Access II TẠO CSDL MỚI VÀ LÀM VIỆC VỚI CSDL ĐÃ CÓ Tạo tập tin CSDL Sau khởi động Acccess 2010 ta chọn tiếp mục File/New Chọn tiếp mục “Blank database” Hình: Tạo tập tin CSDL Mục File name: Đặt tên cho tập tin CSDL (tập tin có phần mở rộng accdb) - 52 - Hệ quản trị Cơ sở liệu Biên soạn: Nguyễn Vũ Duy Chọn Create để tạo tập tin CSDL Mở CSDL có Chọn vào menu tab File, chọn Open (hoặc nhấn Ctrl + N) Chọn tập tin CSDL cần mở, chọn Open Các đối tượng tập tin CSDL MS Access Để quản lý đối tượng tập tin CSDL Access, ta chọn mục “All Access Objects” bên trái phần giao diện MS Access Tables (Bảng): Dùng để thiết kế cấu trúc bảng liệu toàn liệu chứa đựng Table Một CSDL thường gồm nhiều bảng có quan hệ với Queries (Truy vấn): Dùng thiết kế truy vấn nhằm tổng hợp, xếp, tìm kiếm liệu, cập nhật liệu cho bảng Khi thực truy vấn nhận tập hợp kết hình dạng bảng Forms (Mẫu biểu): Dùng thiết kế biểu mẫu nhằm hai mục đích chính: Nhập liệu cho bảng (có thể nhập trực tiếp Tables) Tạo giao diện quản lý chương trình, tạo giao diện chương trình dạng bảng nút lệnh hệ thống menu Reports: Dùng thiết kế báo cáo phục vụ công viêc in ấn Nó có khả năng: In liệu dạng bảng Sắp xếp liệu trước in Sắp xếp liệu theo nhóm Cho phép thực phép toán để nhận liệu tổng hợp nhóm In liệu nhiều bảng có quan hệ báo cáo Có thể định dạng font chữ, cỡ chữ, màu chữ báo cáo Macros: Một tập hợp lệnh nhằm tự động hóa thao tác thường ngày thay phải lặp lại cách nhằm chán, tốn thời gian thao tác Khi chạy macro, Access tự động thực hàng loạt thao tác ghi lại macro Chuẩn bị môi trường làm việc Thực phần để nhập số liệu kiểu ngày theo dạng dd/mm/yyyy (ngày/tháng/năm) theo kiểu Việt Nam định dạng kiểu biểu diễn liệu số Trong Windows 7, chọn Start / Control Panel / Region and Language Xuất hộp thoại Region and Language Trong cửa sổ Region and Language, chọn mục Additional settings Xuất hộp thoại Customize Format Chọn thẻ Number, xem hiệu chỉnh mục sau: Decimal symbol: Ký hiệu phân cách phần nguyên phần thập phân No of digits after decimal: Số ký số phần thập phân - 53 - Hệ quản trị Cơ sở liệu Biên soạn: Nguyễn Vũ Duy Digit grouping symbol: Ký hiệu phân cách phần ngàn, triệu,… List separator: Dấu phân cách dùng phân cách đối số hàm Access (dùng Excel Word,…) Measurement system: Chọn đơn vị đo lường US (inch) Metric (Centimeter) Chọn thẻ Date, xem hiệu chỉnh mục sau: Short date: nhập vào cú pháp dd/mm/yy (day: ngày; month: tháng; year: năm) Chọn Apply / OK để chấp nhận việc định dạng Hình: Thẻ hộp thoại Numbers Hình: Thẻ hộp thoại Date - 54 - Hệ quản trị Cơ sở liệu Biên soạn: Nguyễn Vũ Duy CHƯƠNG – TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU (Tổng số: tiết, Lý thuyết: tiết, Thực hành: tiết) TẠO LẬP BẢNG VÀ HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU Bảng đối tượng chủ yếu chứa thông tin cần quản lý, vài địa đơn giản hay vài chục nghìn ghi chứa đựng thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh công ty xuất nhập Trước ta muốn làm việc với CSDL ta phải có thơng tin để quản lý, thơng tin nằm bảng, sở người sử dụng tạo đối tượng khác CSDL truy vấn, biểu mẫu, báo cáo I TẠO LẬP BẢNG DỮ LIỆU Khái niệm bảng Bảng nơi trực tiếp chứa liệu đối tượng thông tin SINHVIEN (thơng tin đối tượng sinh viên), HOADON (thơng tin hóa đơn)… gồm có nhiều cột dòng Mỗi cột / trường (field) cho phép chứa loại liệu, ví dụ liệu dạng số, văn bản, ngày tháng, logic… Dòng / mẫu tin / ghi (record) thể liệu dòng bảng Trong CSDL chứa nhiều bảng, thường bảng lưu trữ nhiều thông tin (dữ liệu) đối tượng thơng tin đó, thơng tin có kiểu đặc trưng riêng, mà với Access cụ thể thành kiểu liệu trường Một số quy định bảng Số ký tự tối đa tên đặt cho bảng 64 Số ký tự tối đa tên đặt cho trường (cột) 64 Số trường tối đa bảng 255 Số bảng mở tối đa lúc 1024 Kích thước tối đa bảng GB Số ký tự tối đa trường kiểu Text 255 Số ký tự tối đa trường kiểu Memo 65535 Số mục (Index) tối đa bảng 32 Số ký tự tối đa thông báo kiểm tra liệu nhập (Validation Text) 255 Số ký tự tối đa phần mô tả (Description) bảng hay cột 255 Trong MS Access có hai cách để tạo bảng: dùng Table Wizard dùng Design View Khi dùng Table Wizard, trường MS Access tự động đặt tên khơng có bàn tay can thiệp người sử dụng Ở đây, ta đưa cách tạo bảng hoàn toàn người sử dụng Ghi chú: Kích cỡ tối đa tập tin CSDL Access Gigabytes Thiết kế bảng Design View - 55 - Hệ quản trị Cơ sở liệu Biên soạn: Nguyễn Vũ Duy Các bước để tạo bảng hình thiết kế Design View Bước 1: Trong cửa sổ CSDL thiết kế, chọn menu tab Create / Table Design Xuất cửa sổ thiết kế cấu trúc bảng: Hình: Cửa sổ thiết kế cấu trúc bảng (Design View) Bước 2: Nhập thông tin cần thiết cửa sổ thiết kế cấu trúc bảng: o Field Name: đặt tên trường (cột) với quy ước đặt tên sau: Phải bắt đầu ký tự chữ (A-Z, a-z) số (0-9) Chiều dài tối đa 64 ký tự Tên trường có khoảng trắng Tên trường không chứa dấu chấm câu (.), dấu chấm than (!), dấu ngoặc vuông [] Thường đặt tên ngắn gọn, khơng chứa khoảng trắng gợi nhớ Tên trường đặt dài để dễ mô tả thông tin quản lý, khó khăn ta dùng câu lệnh truy vấn SQL lập trình Access Do đặt tên trường ta nên đặt ngắn gọn, dễ gợi nhớ, gõ không dấu không nên chứa ký tự khoảng trắng o Data Type: chọn kiểu liệu trường (sẽ giới thiệu phần sau) o Description: gõ thích ý nghĩa cột, nội dung trạng thái (Status bar) để hướng dẫn nhập liệu chế độ Datasheet View o Field Properties: xác định thuộc tính trường (sẽ giới thiệu phần sau) Bước 3: Xác định khoá (Primary Key) bảng (sẽ giới thiệu phần sau) Bước 4: Lưu cấu trúc bảng đặt tên bảng - Chọn biểu tượng hình ổ đĩa A công chọn menu tab File / Save nhấn tổ hợp phím Ctrl + S - Xuất thơng báo nhập tên bảng cần lưu Nhập tên bảng cần lưu, chọn OK - 56 - Hệ quản trị Cơ sở liệu Biên soạn: Nguyễn Vũ Duy Các kiểu liệu trường Microsoft Access cung cấp kiểu liệu sau: Data Type Giải thích Text Kiểu ký tự: tối đa 255 ký tự Memo Kiểu ký ức: tối đa 64000 ký tự, thường dùng để lưu trữ văn nội dung dài chẳng hạn thích, tiểu sử cá nhân… Number Kiểu số: gồm kiểu số có miền giá trị khác Date/Time Kiểu ngày tháng: dùng lưu trữ liệu dạng ngày tháng Currency Kiểu tiền tệ: dạng kiểu Number có ký hiệu tiền tệ Yes/No Kiểu Logic: lưu liệu trạng thái AutoNumber Kiểu số tự động: liệu cột có kiểu tự động thêm vào giá trị hay ngẫu nhiên mà người dùng không cần nhập vào OLE Object Liên kết đối tượng: lưu âm thanh, hình ảnh tối đa 1GB nhớ Hyperlink Kiểu siêu liên kết: lưu đường dẫn tới máy khác mạng hay địa liên kết tới trang Web, địa Email, tối đa 2048 ký tự Lookup wizard Tham chiếu tới danh sách giá trị cột bảng khác II CÁC THUỘC TÍNH CỦA TRƯỜNG Đặt thuộc tính phần khơng quan trọng, định đến liệu thực lưu bảng, kiểm tra độ xác liệu nhập vào, định dạng liệu nhập vào Mỗi kiểu liệu có thuộc tính đặc trưng khác Hình: Đặt thuộc tính trường Genernal - Các thuộc tính chung a Field Size: Quy định độ rộng liệu cột - 57 - Hệ quản trị Cơ sở liệu Biên soạn: Nguyễn Vũ Duy Đối với liệu kiểu Text, ta chọn độ rộng từ đến 255 Ví dụ: ta quy định 10 nhập tối đa 10 kí tự Đối với liệu kiểu Number, ta chọn kiểu Field Size với miền giá trị sau: Field Size Miền giá trị Số Byte Byte Số nguyên (0 255) Integer Số nguyên (-32,768 32,767) Long Integer Số nguyên (-2,147,483,648 2,147,483,647) Decimal Số nguyên (-10^28-1 10^28-1) Single Số thực (đơn) (-3.4*1038 3.4*1038) Double Số thực (kép) (-1.797*10308 1.797*10308) b Format: Định dạng thể liệu cột Với kiểu liệu ta có kiểu định dạng khác Đối với dạng Text: Ký tự Tác dụng @ Dữ liệu bắt buộc nhập > Dữ liệu cột tự động chuyển thành chữ hoa < Dữ liệu cột tự động chuyển thành chữ thường Đối với liệu dạng Date/Time, ta chọn dạng có sẵn: Hoặc ta dùng kí tự d, m, y để thiết lập sau: (với d: day, m: month, y:year) dd/mm/yyyy, ví dụ: 19/12/2010 dd-mmm-yyyy, ví dụ: 19-Dec-2010 mm/dd/yy, ví dụ: 12/19/07 Đối với liệu dạng Number, ta dùng định dạng có sẵn Giả sử có giá trị số 3456.789 - 58 - Hệ quản trị Cơ sở liệu Biên soạn: Nguyễn Vũ Duy Đối với dạng liệu Yes/No: có dạng Yes/No, True/False, On/Off Nếu khơng khai báo Format giá trị (Yes), (No) c Decimal Places: Quy định số chữ số thập phân (chỉ có kiểu liệu Number, Currency) d Caption: Chuỗi tiêu đề cột bảng chế độ Datasheet (chế độ cập nhật liệu), bỏ qua Access tự động lấy tên trường làm tiêu đề cột e Default Value: Xác định giá trị mặc định (định trước) f Validation Rule: Quy tắc kiểm tra liệu hợp lệ nhập liệu cho bảng Ví dụ: với trường kiểu liệu Number, dịng thuộc tính nhập: >0 giá trị lớn phép nhập vào trường >=100000 and =5,1,0)) G Biểu mẫu (Form) Thiết kế Form xem điểm sinh viên: Yêu cầu: - Tạo nút di chuyển đến ghi tiếp theo, đến ghi trước - Tạo nút Form - Tạo công thức xét kết quả, điểm từ trở lên kết “Đậu”, ngược lại ghi kết “Thi lại” Thiết kế Form nhập thơng tin sinh viên: u cầu: Tạo nút Form, nút di chuyển đến ghi tiếp theo, ghi trước đó… - 106 - Hệ quản trị Cơ sở liệu Biên soạn: Nguyễn Vũ Duy Thiết kế Form xem điểm sinh viên theo dạng Form phụ: u cầu: - Tạo nút Form, nút di chuyển đến ghi tiếp theo, ghi trước - Tạo cơng thức tính Điểm trung bình tích lũy mơn sinh viên ĐTB = (Điểm môn * TC môn + Điểm môn * TC môn + …) / Tổng số tín tích lũy - Tạo cơng thức xét kết xếp loại dựa theo Điểm trung bình, ĐTB từ trở lên kết “Giỏi”, ĐTB từ trở lên kết “Khá”, ĐTB từ trở lên kết “Trung bình”, ngược lại (ĐTB