Hiệu ứng tuyết lăn – những kỹ thuật giao tiếp hiệu quả

Mục lục Dẫn nhập PHẦN A: XÂY DỰNG NỀN TẢNG Chuẩn bị cho q trình truyền thơng hiệu PHẦN B: ĐẠT HIỆU QUẢ CAO HƠN, NHANH HƠN Khi ta muốn người khác làm ta muốn Khi bạn muốn thu xếp thời gian để truyền đạt cách hiệu Khi bạn muốn gây ấn tượng với cử tọa cấp cao điều kiện thời gian eo hẹp Khi bạn muốn giúp người nghe ghi nhớ thông điệp mấu chốt Khi bạn muốn soạn cấp tốc thuyết trình hiệu Khi bạn muốn họp hội đàm hiệu hơn, nhanh chóng Khi ta muốn tham dự họp cần thiết cho Khi bạn muốn chuẩn bị họp đến nơi đến chốn 10 Khi bạn muốn họp đến hành động không bàn thảo 11 Để họp định kỳ cách ấn tượng, lý thú hiệu 12 Khi bạn muốn người khác trả lời email chứa thông tin tham khảo (“FYI” email) 13 Khi bạn muốn dọn inbox 14 Khi bạn muốn biết tiết kiệm thời gian PHẦN C: THUYẾT PHỤC THÊM NHIỀU NGƯỜI 15 Khi bạn muốn hiểu động lực thúc người khác 16 Khi bạn muốn nói cho người khác phấn khích 17 Khi bạn muốn kết nối cơng việc với người khác 18 Khi bạn muốn người khác nhiệt tình nhanh nhẹn đồng ý 19 Khi bạn muốn chứng minh phương án tốt 20 Khi bạn muốn bán hàng 21 Khi bạn muốn soạn thư chào hàng nội dung thuyết trình đạt hiệu 22 Khi bạn muốn trội số đông 23 Khi bạn muốn tạo thay đổi lâu dài khơng chóng vánh 24 Khi bạn muốn chọn kênh truyền thông tốt để thuyết phục thành công 25 Khi bạn muốn đặt tiêu đề để hút người đọc 26 Khi bạn muốn viết lời giới thiệu đầy hút 27 Khi bạn muốn ví von để làm rõ nghĩa 28 Khi bạn muốn lập xếp nội dung thông điệp để tăng tính thuyết phục 29 Khi bạn muốn thi đậu 30 Khi bạn muốn thành công dự vấn xin việc PHẦN D: HỨNG THÚ HƠN VỚI CÔNG VIỆC 31 Khi bạn muốn người - kể bạn - nghĩ bạn người tài 32 Khi bạn muốn xây dựng quan hệ mật thiết cách nhanh chóng 33 Khi bạn muốn trình bày mục tiêu lần đầu 34 Khi bạn muốn thuyết trình để hút người 35 Khi bạn muốn ghi nhớ thơng tin hình tượng 36 Khi bạn muốn ghi nhớ chữ viết tắt 37 Khi bạn muốn dùng câu đố trò chơi để trình bày ý tưởng 38 Khi bạn muốn thích thú dùng PowerPoint 39 Khi bạn muốn dùng hình họa sinh động để nhấn mạnh thông điệp 40 Khi bạn muốn tạo ấn tượng mạnh thuyết trình (khi có nhiều người nghe và/hoặc họ ta) 41 Khi bạn muốn tỏ nhuần nhuyễn, chưa luyện tập 42 Khi bạn muốn chuẩn bị trình bày phần hỏi đáp cách mỹ mãn 43 Khi bạn muốn đảm bảo sáng kiến quan trọng bạn thành công 44 Khi bạn muốn đối thoại hai chiều cách hiệu 45 Khi bạn muốn thấy hứng thú với dịp giao lưu nhằm kết nối quan hệ 46 Khi bạn muốn giúp người khác đọc tài liệu thật nhanh 47 Khi bạn muốn giám sát huấn luyện người khác cải thiện hiệu suất làm việc 48 Khi bạn muốn cải thiện hiệu suất làm việc nhân viên sau đợt tổng kết năm 49 Khi bạn muốn cải thiện suất người mà ta giao phó cơng việc PHẦN E: LOẠI TRỪ TÁC ĐỘNG TIÊU CỰC 50 Khi bạn muốn ngăn cản người khác phản bác vội vàng 51 Khi bạn muốn từ chối cách êm xuôi 52 Khi bạn muốn đem đến ý tưởng đặc sắc nghĩ không 53 Khi bạn muốn giải tỏa mối lo ngại người khác kế hoạch bạn 54 Khi bạn muốn loại trừ lý sau khiến người khác không đồng ý 55 Khi bạn muốn thành công với đối thoại gay go 56 Khi bạn muốn ngại phải nói chuyện khó nói 57 Khi bạn muốn thơng điệp bạn khơng bị lỗng 58 Khi bạn muốn tránh làm lỗng thơng điệp người khác 59 Khi bạn muốn chán ghét việc thuyết trình 60 Khi bạn muốn người khác khơng hồi nghi lực bạn 61 Khi bạn muốn tránh lãng phí thời gian với người khơng nắm quyền định 62 Khi bạn muốn tránh kết cục xấu né tránh 63 Khi bạn muốn trị chuyện “đúng mạch” 64 Khi bạn muốn chấm dứt tình trạng tiếp thu ý hay chẳng làm theo Phần kết: Hun đúc khí Phụ lục: Các biểu mẫu hữu ích Nếu bạn cần trợ giúp thêm… " T hế giới gồm người tạo kiện người chịu tác động kiện Những người dẫn dắt người bị dẫn dắt Sự khác biệt nằm đâu? Những người lãnh đạo có đường riêng họ Họ biết cách thuyết phục Tôi chưa gặp người am tường điều Andy Bounds Và, sách này, tác giả cho bạn cách để đạt điều đó” Drayton Bird, chuyên gia hàng đầu giới tiếp thị trực tiếp “Lại tựa sách xuất sắc Andy Bounds, biên soạn để giúp doanh nghiệp truyền thông hiệu Công ty chúng tơi tập đồn kế tốn lớn giới, vịng 12 tháng qua, Andy Bounds làm chuyển biến cách giao tiếp với khách hàng, doanh nghiệp tiềm đồng nghiệp Các kỹ thuật phương pháp ông đưa đơn giản hiệu quả, mang lại đổi thay to lớn cho doanh nghiệp” Geoff Barnes, CEO kiêm Chủ tịch Tập đoàn Baker Tilly International “Andy Bounds lại lần mang lại cho bí kỹ thuật hữu hiệu, dễ áp dụng đầy ấn tượng Trong môi trường kinh doanh ngày mai sau, thứ trực tuyến, trực diện có 140 ký tự tin nhắn, truyền thông tất Khai thác trọn vẹn tương tác này, bạn trở thành người bật Với cẩm nang Andy, trở thành người giỏi giao tiếp, bước một” Paul Patterson, Tổng giám đốc Kinh doanh & Tiếp thị, Công ty Fujitsu “Tôi chứng kiến hiệu ứng mạnh mẽ kỹ thuật sách mang lại Các đồng nghiệp nắm bắt lời khuyên Andy Bounds giao tiếp cách hiệu hết – họ với với khách hàng” Matthew Dunn, Giám đốc Kinh doanh, Bộ phận Dữ liệu & Phân tích, Cơng ty Experian Marketing Services “Andy Bounds bậc thầy việc giúp người giao tiếp hiệu Hiệu ứng tuyết lănchứa đầy ý tưởng mà ta áp dụng tức khắc – sách xuất sắc phải có tay muốn đạt hiệu cơng việc mà tốn thời gian” Claire Scholes, Giám đốc Nhân sự, Công ty British Gas Services Limited DẪN NHẬP H ãy thử tưởng tượng xem bạn trở thành người có khả giao tiếp truyền đạt vượt trội người, sống bạn thay đổi ngoạn mục biết dường Chính bạn khó lường lợi ích đạt Nói người giao tiếp giỏi thành cơng Họ làm nhiều việc Họ dễ thuyết phục người khác Họ làm việc cách hứng thú Đơn giản Chỉ cần giao tiếp tốt thành công Dĩ nhiên, vấn đề nằm chỗ giao tiếp hiệu khơng đơn giản Nếu khơng ngày nghe đàm thoại tẻ nhạt, họp chẳng đến đâu buổi thuyết trình dài lê thê, ngắm diễn giả lải nhải theo dòng slide thuyết trình họ Phong cách giao tiếp thứ phát triển theo đời Nó trở thành phần tác phong ta Phá bỏ thói quen ăn sâu theo thời gian thật khơng dễ chút CÁCH DUY NHẤT ĐỂ HỒN THIỆN KỸ NĂNG TRUYỀN ĐẠT Tôi tư vấn cho nhiều cơng ty hàng đầu giới hồn thiện kỹ thuật truyền thông Tôi diễn thuyết 30 nước phương thức truyền thông hiệu Mẹ tơi bị mù, yếu tố vơ hình ln rình rập ngóc ngách mà ta tạm gọi trở lực Trở lực muốn đè bẹp ý định tốt đẹp xuất đầu ta Tệ nữa, cơng ta cách thần tốc – ta vừa rời khỏi phịng Có lẽ bạn khơng lạ khoảnh khắc ấy: Bạn khám phá ý tưởng nghĩ bụng: “Ý tưởng làm thay đổi sống khơng biết mà kể” Thế rồi, tích tắc sau đó, “trở lực” xuất – điện thoại reng bạn có việc phải giải Rồi sau đó, việc khác làm bạn phải bận tâm Rồi tiếp đến, bạn phải trả lời hết email nhận, bạn tiếp thu điều mẻ Cuối cùng, bạn bắt đầu có chút thời gian để áp dụng phương cách dường câu chuyện khơng cịn gấp rút Có khơng nào? Trở lực ln ln rình rập để cơng bạn – việc cấp bách luôn xen vào để phá hoại kế hoạch thay đổi sống bạn Bạn khơng thể tránh điều Nhưng bạn nỗ lực áp dụng ý tưởng đắt giá tiếp thu cách: Tự vạch hành động cụ thể để dễ dàng thực Chẳng hạn, việc “tìm thêm nhiều người hậu thuẫn để tiến cử cho mình” khơng dễ áp dụng Bạn phải chuyển đổi câu thành ra: “Mình dị tìm danh bạ hơm để chọn ba người thích nhất, gọi cho họ trình bày theo hướng dẫn để nhờ họ tiến cử mình” Ghi vào nhật ký hành động cụ thể trước trở lực xuất – trước khỏi phịng họp Nếu khơng làm vậy, bạn khơng nhớ phải làm theo điều (mà bạn dễ quên) và/hoặc xếp vào lịch làm việc (việc khơng xảy đâu) Tìm cách nhắc nhở ln trì thay đổi – lịch làm việc tuần, cách nhờ đồng nghiệp nhắc nhở, hay đề nghị cấp đưa điều vào bảng đánh giá cá nhân Dự trù vấn đề gặp phải thay đổi tìm giải pháp để khắc phục Tất bước tốn vài phút bạn cần phải làm trước bước đến cửa, trở lực rình rập lúc để cơng bạn Hãy nhớ: Có ý định tốt khơng đủ Nếu ý định không nảy đầu thời điểm then chốt bạn khơng làm Khi chia sẻ với người khác (chẳng hạn bạn diễn giả hội thảo hội nghị), giúp họ vượt qua trở lực cách hướng dẫn họ làm theo bước mà bạn vừa tiếp thu được: đưa hành động chi tiết, soạn lịch nhắc hay Hãy nhớ, bạn không người truyền đạt mà phải tác nhân thúc đẩy để tạo thay đổi LỜI NHẮC NHỞ SAU CÙNG Chương nêu số kỹ thuật hữu ích mà bạn biết giúp bạn thay đổi Thậm chí bạn cịn muốn áp dụng Như bạn có thiện chí Nhưng vấn đề ập đến phút bạn bước khỏi cửa Cho nên, lên kế hoạch đối phó với trở lực lúc Giờ bạn thừa biết chuyện xảy khơng dự tính… Hiệu ứng tuyết lăn: Để chấm dứt tình trạng tiếp thu ý hay chẳng làm theo Trở lực yếu tố hủy diệt thành tiếp thu Nó rào cản vơ hình ngăn chặn thiện chí bạn Hãy tự giúp người vượt qua trở lực cách đề hành động thật cụ thể với thời hạn rõ ràng, và/hoặc soạn lịch thực bước khởi động, dùng lịch nhắc, yêu cầu đồng nghiệp cấp trợ giúp Trở lực xuất lỗi bạn Nhưng vượt qua trở ngại hay khơng cịn tùy thuộc vào bạn Phần kết HUN ĐÚC KHÍ THẾ MUỐN TUYẾT LĂN, HÃY HÀNH ĐỘNG HỢP LÝ G ia đình tơi vừa lắp đặt gian tắm vịi sen nhà Nó giống với cũ, có điều phận điều khiển gắn tường khơng đặt cạnh vịi nước buồng tắm Điều có nghĩa vào buồng tắm, phải quẹo phải để bật công tắc lên quẹo trái Chẳng hiểu lý gì, tơi khơng thể nhớ chuyện Thói quen ăn q sâu tơi đến mức sáng rẽ trái Rồi lần lại nhận tức khắc cơng tắc khơng nằm đó, quay sang phải Tơi khơng biết qn Có lẽ đầu óc tơi lúc thức dậy chưa tỉnh táo, mắt mũi tơi lèm nhèm nên khơng nhìn thấy nút cơng tắc Tơi chẳng biết Nhưng biết đến ngày nhớ tơi lặp lặp lại chuyện đầu óc phải thích ứng Và thách đố sách Bạn thấy đó, tơi chọn lối viết sách đơn giản để bạn áp dụng tức khắc Nếu thích, bạn “chỉ việc” quay sang phải để bật công tắc Dĩ nhiên, vấn đề não bạn mặc định phải quay sang trái Bạn làm điều suốt nhiều năm Nhà nghiên cứu Andres Ericsson Đại học Tiểu bang Florida nghiên cứu nghệ sĩ vĩ cầm dương cầm phát cần 10.000 luyện tập để trở thành chuyên gia lĩnh vực Và bây giờ, thời gian bạn bỏ để giao tiếp truyền đạt theo lối cũ cịn nhiều số Cho nên, bạn người thục khía cạnh đó, khơng phải đường lối hiệu Vì vậy, cho dù bạn có nhanh nhạy quay sang phải (mà thật hy vọng thế!), liệu bạn giữ thói quen vào tuần sau? Tháng sau? Năm sau? Một lợi hồn cảnh tơi tơi khơng thể làm theo lối cũ Dù tơi quay sang trái chẳng có cơng tắc Tơi buộc phải chuyển hướng Nhưng trường hợp bạn khác: Bức email bạn đầy hiệu tệ hại Bài thuyết trình bạn đầy thú vị thơi thúc hành động, đầy thơng tin tẻ nhạt Cuộc họp giao ban tới bạn hội ý 10 phút đầy hiệu kéo dài đồng hồ với tràng độc thoại nối tiếp Cho nên, lời khuyên cuối dành cho bạn là: tự cố gắng nắm bắt kỹ thuật mà bạn yêu thích Để giúp mình, dùng đến “ngoại lực” – đừng chủ quan dựa vào não để ghi nhớ – chẳng hạn: Đăng ký theo dõi thủ thuật tuần để củng cố thông điệp then chốt sách – địa www.andybounds.com/tips Tận dụng phương tiện để thường xuyên tự nhắc nhở – soạn nhật ký làm việc, ghi hình screensaver máy tính, giấy ghi đặt bàn làm việc, dòng chữ ký tự động cuối thư, chẳng hạn “Những bước gì?”… Nhờ đồng nghiệp hỗ trợ – kể cho đồng nghiệp/cấp biết bạn nỗ lực thay đổi nhờ họ nhắc nhở bạn quên Tìm đến chuyên gia huấn luyện Báo cho cấp biết bạn muốn đưa việc cải thiện lực truyền thơng giao tiếp vào danh sách thức mục tiêu phát triển cá nhân Dùng biểu mẫu Phụ lục Bạn vận dụng phương cách giúp ghi nhớ lúc Một điều để bạn suy ngẫm: người thường bảo họ bị ngộp với khối lượng công việc Họ bảo “nhưng chuyện có lẽ phải tới sáu tháng để thay đổi” Và đáp lời họ: Nếu anh không làm anh chẳng tiết kiệm chút thời gian Trong sáu tháng đó, anh già thêm nửa tuổi Nếu không sửa đổi, anh lại thục việc làm theo lối cũ – điều mà anh muốn thay đổi Cho nên, trở thành người hồn thiện thay già dặn Chỉ cần chọn 1, kỹ thuật để khởi Khi cảm thấy thoải mái chuyển sang kỹ thuật khác Tôi không ngờ quên quay sang phải bước vào buồng tắm Cũng giống việc bạn không ngờ bạn quên số kỹ thuật sách – kỹ thuật mà bạn nghĩ bạn luôn áp dụng Nhưng thử tưởng tượng bạn áp dụng Mỗi thơng điệp bạn ấn tượng Hãy nghĩ xem bạn tiết kiệm thời gian; giành ủng hộ ưng thuận Mọi việc thuận lợi, trải nghiệm bạn bớt gian nan trở nên dễ chịu Tôi chứng kiến kỹ thuật làm đổi thay phong cách giao tiếp hàng ngàn người, mang đến cho họ lợi ích ngoạn mục Khi áp dụng nêu sách này, bạn thấy có khí tiến bước mạnh mẽ phía trước cầu tuyết lăn mà khơng ngăn cản bạn Tơi biết bạn làm chúc bạn thành công bước đường Andy Bounds, tháng 1/2013 Phụ lục CÁC BIỂU MẪU HỮU ÍCH BIỂU MẪU ĐỂ SOẠN THẢO MỌI THƠNG TIN Soạn phần thứ nhì → Soạn phần sau → Bắt đầu soạn → KẾT QUẢ (trong tiêu đề, phụ đề và/hoặc giới thiệu) NỘI DUNG (độ dài tối thiểu, hấp dẫn tối đa) HÀNH ĐỘNG (Vui lịng…, sau tơi sẽ…) BIỂU MẪU ĐỂ SOẠN THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ HƠN Thứ Thứ Thứ Cách ghi nhớ Hãy soạn sẵn biểu mẫu cho thuyết trình với từ ngữ nêu để tự nhắc nhở BIỂU MẪU ĐỂ SOẠN EMAIL HIỆU QUẢ HƠN Bước thứ ba soạn nội dung thú vị ngắn gọn Cách ghi nhớ Hãy đổi chữ ký tự động bạn thành: BIỂU MẪU ĐỂ SOẠN NỘI DUNG HỘI ĐÀM VIỄN THÔNG VÀ HỌP HÀNH HIỆU QUẢ HƠN Bước soạn mục đích họp mục cuối chương trình họp để họp thúc đẩy người hành động: Bước soạn tiêu đề hút Đưa tiêu đề vào lời mời họp để khích lệ người tham dự Bước soạn chương trình họp hấp dẫn ngắn gọn Cách ghi nhớ Chỉnh sửa biểu mẫu chương trình họp để có thêm phần “mục đích” “các bước tiếp theo” BIỂU MẪU ĐỂ SOẠN NỘI DUNG CÁC CUỘC ĐỐI THOẠI HIỆU QUẢ HƠN Đúng bạn hình dung, xác định HÀNH ĐỘNG trước, sau KẾT QUẢ nội dung hấp dẫn ngắn gọn Phần khó áp dụng khơng có tài liệu, biểu mẫu chuẩn dành cho đối thoại Cho nên… Cách ghi nhớ Hãy thực số tất việc sau: Soạn lịch nhắc việc tuần – “Bạn áp dụng 231 chứ?” Nhờ đồng nghiệp nhắc ta lỡ quên Đưa mục tiêu “cải thiện kỹ truyền đạt thông tin” vào tiêu phấn đấu năm Và việc tương tự Hoặc – cách chông gai hiệu – thông điệp không đạt hiệu quả, tìm cho yếu tố thiếu sót để khắc phục vào lần sau BIỂU MẪU ĐỂ SOẠN TÀI LIỆU HIỆU QUẢ HƠN Trước tiên, xác định xem ta muốn người nhận làm với tài liệu Tiếp theo, ghi điều vào vị trí bật Chẳng hạn, làm sau: Bước 2, soạn tiêu đề hút Bước 3, nội dung hấp dẫn, ngắn gọn Cách ghi nhớ Hoặc đưa khung “yêu cầu hợp tác” vào biểu mẫu chuẩn và/hoặc tạo danh mục kiểm tra dạng như: Trước Tơi muốn người đọc có hành động sau đọc? Tại họ lại quan tâm thực điều (chẳng hạn KẾT QUẢ)? Tôi có làm cho thơng điệp… Hấp dẫn? (Có/Khơng) Ngắn gọn? (Có/Khơng) Mối lo ngại lớn họ gì? Tơi làm để giảm thiểu mối Sau Họ có làm khơng? Họ có tin vào KẾT QUẢ khơng? Thơng điệp có khơng? Họ có lo ngại khơng? lo ngại họ? Để làm tốt hơn, lần sau làm… Những điều sau nhiều hơn… (những đạt hiệu quả) Những điều sau hơn… (những khơng đạt hiệu quả) Tôi làm chưa? NẾU BẠN CẦN TRỢ GIÚP THÊM… C ông ty bạn truyền đạt thông tin có tốt khơng? Nhân viên bạn? Chính bạn? Andy Bounds giúp nhiều người đạt hiệu giao tiếp cao thông qua hoạt động sau: Tư vấn dự án truyền thông để đảm bảo hiệu Thuyết trình hội nghị để cải thiện lực truyền thông đơn vị tập thể quy mơ lớn Nâng cấp hồn thiện lực lãnh đạo để học viên nâng cao trình độ truyền thông kết công việc Giúp nhóm bán hàng đạt doanh thu cao Đề chiến dịch truyền thông quan trọng để đạt mục tiêu kinh doanh Soạn thảo quy tắc truyền thơng để giúp người có kỹ năng, động lực tự tin nhằm luôn đạt mục tiêu Nếu bạn cần tham vấn thêm với Andy cách cải thiện kỹ truyền thơng mình, liên lạc với tác giả theo địa andy@andybounds.com Để đăng ký tin tuần thủ thuật truyền thông, vào địa www.andybounds.com/tips Cuốn sách đầu tay Andy truyền thông tựa sách bán chạy hàng đầu giới mang tên Hiệu ứng Thạch dẻo (The Jelly Effect), có mặt tất kênh trực tuyến nhà sách ... cầu tuyết lăn: Vê cầu tuyết nắm tay cho lăn xuống sườn đồi Quả cầu lăn, tuyết bám dày cầu nhỏ bé ngày phình to lên, khơng ngăn cản Cuốn sách giúp bạn tự tạo hiệu ứng tuyết lăn Bạn hướng dẫn kỹ thuật. .. D – Hứng thú với cơng việc: Tăng thêm niềm vui công việc PHẦN E – Loại trừ tác động tiêu cực: Loại bỏ trở ngại giao tiếp Hiệu ứng tuyết lăn: Soạn thơng tin có sức tác động Để giao tiếp hiệu quả, ... “thư giúp đạt [KẾT QUẢ]” Và, bạn viết sách, đừng đặt tựa vẻn vẹn Hiệu ứng Tuyết lăn! Tự khơng nói lên điều Nêu thêm phụ đề KẾT QUẢ ấn tượng nhiều: Những kỹ thuật giao tiếp hiệu Một số người thấy