THỰC TRẠNG kế TOÁN TIÊU THỤ và xác ĐỊNH kết QUẢ KINH DOANH tại CÔNG TY CP vận tải và DỊCH vụ PETROLIMEX NGHỆ TĨNH

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CP VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PETROLIMEX NGHỆ TĨNH 2.1 Đặc thù chi phối kế toán tiêu thụ XĐKQKD 2.1.1 Đặc điểm hàng hóa Hàng hố cơng ty có nhiều loại, để thuận tiện cho việc nhận diện, tìm kiếm cách nhanh chóng, xác loại hàng hố q trình xử lý thơng tin, giảm thời gian nhập liệu tiết kiệm nhớ, từ bắt đầu áp dụng phần mềm kế tốn BOS, Cơng ty tiến hành mã hoá loại hàng hoá Hàng hoá mã hoá theo số cài đặt sẵn máy tính Một số loại hàng hố mã hóa: Tên hàng hố Xăng M92KC Diesel 0,5% S Diesel 0,25% S Diesel 0,05% S PLC KOMAT HD 50 PLC KOMAT DH 25 PLC HD35 ………………… Mã hàng hoá 020202 060201 060202 060203 00000001 00000002 00000018 ……………… 2.1.2 Phương thức bán hàng Phương thức tiêu thụ thành phẩm Cơng ty bán bn bán lẻ cửa hàng địa bàn hai tỉnh Nghệ An Hà Tĩnh Phương thức bán buôn trực tiếp áp dụng đại lý Công ty tổ chức cá nhân mua với khối lượng lớn mua nhiều lần Phương thức chiếm tỷ lệ lớn hoạt động Công ty Phương thức thực chủ yếu dựa hợp đồng nguyên tắc ký sau có thoả thuận Cơng ty (phịng kinh doanh) khách hàng, Hố đơn GTGT viết, hàng hoá giao bán trực tiếp cho khách hàng kho Công ty ghi nhận tiêu thụ Phương thức bán lẻ thực thông qua cửa hàng giới thiệu sản phẩm cửa hàng Cơng ty… Và có vai trị quan trọng việc tiêu thụ sản phẩm thu doanh thu cao 2.1.3 Phương thức tốn Cơng ty áp dụng nhiều hình thức tốn phù hợp với hồn cảnh cụ thể: tiền mặt, nợ, chuyển khoản, trả trước - Đối với khách hàng mua hàng phương thức toán mà công ty áp dụng trả tiền mặt thông qua chuyển khoản - Đối với khách hàng quen thuộc có uy tín, cơng ty cho phép tốn theo phương thức trả chậm tín chấp, khách hàng khác tốn theo 19 phương thức trả chậm phải có bảo lãnh ngân hàng Việc bảo lãnh Ngân hàng Công ty chấp nhận trả phí bảo lãnh thay cho khách hàng - Ngồi cịn số khách hàng ứng tiền trước: Trường hợp khách hàng ứng trước số tiền cho công ty để đặt mua theo đơn đặt hàng 2.2 Kế toán doanh thu bán hàng 2.2.1 Chứng từ thủ tục kế tốn Để hình thành doanh thu bán hàng Từ phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT xuất bán bảng kê bán lẻ cửa hàng bán lẻ Phịng kế tốn tiến hành hạch tốn doanh thu báo nợ cho cửa hàng đó, cửa hàng có nhiệm vụ trực tiếp quản lý cơng nợ tiền hàng giám sát Phịng Kế tốn, Phịng Kinh doanh Cơng ty Các cửa hàng trực tiếp nộp hóa đơn bán hàng bảng kê chi tiết bán hàng Công ty theo định kỳ ngày lần, riêng tiền hàng Công ty đến cửa hàng thu tiền bán hàng ngày lần Từ hợp đồng xuất bán buôn đại lý bán hàng, hóa đơn GTGT xuất bán, phiếu giao hàng kế tóan tiến hành hạch tốn doanh thu báo nợ cho khách hàng Đối với cơng nợ bán buôn khách hàng đại lý Công ty, cụ thể phịng Kế tốn Phịng Kinh doanh trực tiếp quản lý cơng nợ hàng bán Việc tốn khách hàng bán buôn ghi rõ hợp đồng thời gian phương thức toán 20 TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN VT&DV PETROLIMEX NGHỆ TĨNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc BẢNG KÊ XUẤT HÀNG Từ ngày : 01/10/2012 đến ngày 01/10/2012 Kho : Phương thức : Tất Nhóm hàng hóa : Xăng dầu Phiếu xuất Số Ngày Hóa đơn xuất Số Ngày Số lượng Xăng dầu Nguồn XUẤT ĐV Xăng Diesel Diesel Tên T M92 0.25%S 0.05%S Số lượng DMN KC 5187 PTS-XN SX 1/10 0020468 1/10 V/Liệu Hồng Lam 5215 1/10 0020470 1/10 Bác Trúc -Nam Lít Kim -Nam Đàn TT 5383 1/10 0020467 1/10 DN TN Trường Lít Sơn TT 5386 1/10 0020471 1/10 Lâm Trường Nghĩa Đàn 5822 1/10 0020560 1/10 CHXD Bãi phủ Lít PTS TT 5895 1/10 0027752 1/10 Lít TT 8,235 3,700 7,510 Lít TT CHXD Hưng Lộc PTS Lít TT 7,510 4,390 11,885 5904 1/10 0028520 1/10 CHXD Cầu rộ T/chương PTS Lít 18,084 TT 6000 1/10 0026512 1/10 CHXD Trường Thi PTS Lít TT Tổng cộng Số lượng DMN 15,745 74,754 26,955 78,912 Ngày 01 tháng 10 năm 2012 NGƯỜI LẬP PHỤ TRÁCH CỬA HÀNG Biểu số 2.1: Bảng kê chi tiết xuất bán 21 2.2.2 Kế toán chi tiết doanh thu công ty PTS Nghệ Tĩnh * Tài khoản, chứng từ sử dụng cách thức mã hoá + TK 511 - Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ TK 5112 - Doanh thu bán thành phẩm Tài khoản mở chi tiết cho thành phẩm 51111 - Doanh thu bán xăng dầu 51112 - Doanh thu bán xăng dầu nhờn + TK 131 - Phải thu khách hàng Trong mở chi tiết 1311 - Phải thu xăng dầu vận tải để theo dõi công nợ khách hàng bên ngồi (bán bn) 13112-Phải thu xăng dầu cửa hàng trực thuộc để theo dõi công cửa hàng trực thuộc Để theo dõi công nợ khách hàng, tài khoản mở cho tất khách hàng bán buôn cho cửa hàng bán lẻ phương thức bán lẻ Tại cửa hàng bán lẻ kế toán cửa hàng mở sổ theo dõi công nợ bán lẻ cho khách hàng + TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp Để theo dõi khoản thuế GTGT hàng hoá bán phải nộp, tài khoản mở chi tiết: 33311 - Thuế GTGT đầu phải nộp 33312 - Thuế GTGT hàng nhập Ngồi cơng ty cịn sử dụng số tài khoản khác như: + TK 111 - Tiền mặt + TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Hiện Công ty PTS Nghệ Tĩnh chưa có hình thức chiết khấu tốn, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại Do kế tốn khơng mở sổ theo dõi tài khoản + Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá TK 51111,51112 TK 111,112,131 Doanh thu bán SP TK 3331 Thuế GTGT phải nộp 22 Sơ đồ 2.1: kế tốn doanh thu Cơng ty Đối với tài khoản 131 Công ty mở sổ theo dõi cửa hàng bán lẻ, khách hàng bán buôn Đối với khách hàng bán buôn Công ty theo dõi công nợ tài khoản 1311 - Phải thu xăng dầu, vận tải Công nợ cửa hàng bán lẻ công ty theo dõi tài khoản 13112 - Phải thu cửa hàng trực thuộc Dữ liệu sau nhập, đươc thể sổ chi tiết công nợ cửa hàng xăng dầu Nghi Kim trực thuộc Công ty đến 31/12/2012 Phát sinh bên Nợ TK13112 thể số tiền hàng bán ra, thuế GTGT đầu lượng hàng bán, bên phát sinh có TK13112 thể số tiền cửa hàng nộp Công ty Và Biểu 2.2 thể sổ chi tiết doanh thu bán hàng CÔNG TY PTS NGHỆ TĨNH SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Từ ngày 31/12/2012 đến ngày 31/12/2012 TK công nợ: 13112 - Phải thu cửa hàng trực thuộc Chi tiết công nợ: 13121 - Cửa hàng xăng dầu 32 Nghi Kim NỢ Dư đầu kỳ 448.197.070 Phát sinh Kỳ 630.623.339 Dư cuối kỳ 171.738.655 NGƯỜI GHI SỔ CÓ 907.081.644 Ngày 31 tháng 12 năm 2012 KẾ TOÁN TRƯỞNG Biểu 2.2: Sổ chi tiết tài khoản 131 23 Biểu 2.3: Sổ chi tiết tài khoản 511 TỔNG CƠNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM VĂN PHỊNG CƠNG TY SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Kỳ báo cáo: Quý IV/2012 Tài khoản: 51111 Tên TK: Doanh thu bán Xăng dầu Đơn vị tính: VNĐ Stt Ngày CT Số CT Tham chiếu TKĐƯ Diễn giải PS Nợ PS Có Số dư đầu kỳ 01/11/2012 1Z0101.0000917 AA/2011 13112 Xăng M92 KC 11.731.005 06/11/2012 1Z0101.0000920 AA/2011 13112 Diesel 0.05%S 34.280.839 09/11/2012 1Z0101.0000931 AA/2011 13112 Xăng M92 KC 284.268.185 16/11/2012 1Z0201.0000933 AA/2011 13112 Diesel 0.05%S 27.673.366 30/11/2012 1Z0201.0000935 AA/2011 13112 Xăng M92 KC 32.117.472 … ………… …………… ………… …… …………… …………… …………… K/c DT Xăng 146 31/12/2012 AC21.0002434 675 91111 Dầu Chính quý 608.642.561.269 II/2011 PS kỳ 608.642.561.269 608.642.561.269 Số dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2012 NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG 2.2.3 Kế tốn tổng hợp doanh thu cơng ty PTS Nghệ Tĩnh Kế toán tổng hợp theo dõi doanh thu bán hàng tài khỏan doanh thu tổng hợp 511, từ bảng kê chi tiết kế tóan tập hợp doanh thu bán hàng lên sổ 511 Cuối kỳ kế toán, kế toán hạch toán kết chuyển doanh thu từ bên có TK 511 sang bên Có TK 911 để xác định kết kinh doanh Kế toán hạch toán: Nợ TK 51111 24 Có TK 91111 Biểu 2.4: Sổ tài khoản 511 TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM VĂN PHỊNG CƠNG TY SỔ CÁI Kỳ báo cáo: Q IV/2012 Tài khoản: 51111 Tên TK: Doanh thu bán Xăng dầu Đơn vị tính: VNĐ TK ĐƯ 13111 13112 91111 Diễn giải SỐ DƯ ĐẦU KỲ Phải thu: Xăng dầu – Vận tải Phải thu cửa hàng trực thuộc Kết hoạt động kinh doanh hàng hóa PHÁT SINH TRONG KỲ SỐ DƯ CUỐI KỲ PS Nợ PS Có 29.262.199.732 579.380.361.537 608.642.561.569 608.642.561.569 608.642.561.569 Ngày31 tháng 12 năm 2012 NGƯỜI LẬP KẾ TỐN TRƯỞNG 2.3 Kế tốn giá vốn hàng bán 2.3.1 Chứng từ kế tốn Để hạch tóan tập hợp giá vốn hàng bán, chứng từ kế toán bao gồm phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, phiếu hạch tốn kế tốn, bảng kê xuất bán, bảng tính giá vốn hàng bán Để hạch toán giá vốn hàng hố, kế tốn cơng ty sử dụng TK sổ kế toán sau: - TK 156: Hàng hoá - TK 632: Giá vốn hàng bán - Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn hàng hoá, sổ chi tiết 632 2.3.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán Để kế tóan chi tiết giá vốn hàng xuất bán, kế tốn sử dụng sổ chi tiết tài khoản 63211 Hàng ngày, vào chứng từ xuất bán bao gồm hóa đơn bán hàng, phiếu xuất 1561,1562,1563 63211,63212,63213 kho, kế toán tiến hành nhập liệu hàng xuất bán, đồng thời với bút toán ghi nhận doanh thu sơ đồ số 2.1 phần kế toán chi tiết doanh thu, kế toán hạch toán giảm hàng tồn kho tăng giá vốn hàng bán, sơ đồ sau: Trị giá vốn hàng xuất bán Sơ đồ 2.2: Kế toán giá vốn Công ty 25 + TK 632 - Giá vốn hàng bán Để theo dõi chi tiết mặt hàng, Công ty mở chi tiết cho mặt hàng 63211 - Doanh thu bán xăng dầu 63212 - Doanh thu bán xăng dầu nhờn 63213 - Doanh thu bán gas Giá vốn hàng xuất kho tiêu thụ tính giá vốn bình qn hàng tồn kho nhân số lượng xuất bán Việc tính giá vốn bình quân hàng tồn kho thực vào cuối tháng, quý hay năm mà thực liên tục cho lần nhập hàng, phương pháp cịn gọi phương pháp "bình quân gia quyền liên tục" Nghĩa giá vốn hàng tồn kho bình quân tính )Trị giá vốn hàng tồn kho trước nhập + trị giá vốn hàng nhập) /(số lượng tồn kho trước nhập + số lượng nhập) Ví dụ tính giá vốn bình quân hàng tồn kho tháng 06 biểu sau: Bảng 2.7: Tính giá vốn hàng bán Cơng ty Mã hố Tên hàng hố 020202 060201 060202 060203 020202 060201 060202 060203 Ngày 01/12/2012 Xăng M92KC Diesel 0,5%S Diesel 0,25%S Diesel 0,05%S Ngày 02/12/2012 Xăng M92KC Diesel 0,5%S Diesel 0,25%S Diesel 0,05%S SL nhập Giá trị nhập Giá vốn 2.562.175.893 62.632.250 282.339.965 2.175.021.477 22.580 315.307.120 8.670 101.048.850 13.222 8.500 10.568,4 10.730 1.132.199.860 62.632.250 282.339.965 268.363.346,6 31.155 435.048.420 3.700 3.900 42.953.300 45.454.500 SL đầu Giá trị đầu 195.056 7.368,5 26.715,5 203.437 85.630 7.368,5 26.715,5 25.008,9 13.420 8.500 9.563 10.855 Ngày 31/12/2012 2.3.3 Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán 26 Cuối kỳ kế toán tổng hợp sổ chi tiết tài khoản 63211, kế toán tập hợp số liệu lên sổ tài khoản 63211, sau đối chiếu khớp sổ chi tiết với sổ cái, kế toán tiến hành kết chuyển giá vốn sang tài khoản 911 - Xác định kết kinh doanh Kế toán hạch toán sau: Nợ TK 9111, 9112, Có TK 63211, 63212, 2.4 Kế tốn chi phí bán hàng 2.4.1 Chứng từ kế tốn Chi phí bán hàng Cơng ty gồm chi phí sau: Chi phí cơng cụ, dụng cụ; chi phí khấu hao TSCĐ; phí lệ phí; chi phí dịch vụ mua ngồi: chi phí vận chuyển, bốc vác, chi phí sửa chữa TSCĐ, chi phí thuê kho, phí ngân hàng, phí hoa hồng uỷ thác, điện, nước, điện thoại, xăng xe; tiền lương cho cán nhân viên bán hàng cửa hàng, chi phí tiền khác: chi phí giao dịch tiếp khách, chi phí tuyên truyền quảng cáo, giao xuất hàng, chi tiền khác Chứng từ kế toán bao gồm: Giấy đề nghị toán, phiếu chi, Uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ Ngân hàng, hoá đơn mua hàng, biên lai thu phí, hồ sơ tốn chi phí sửa chữa, bảng tính khấu hao, bảng phân bổ cơng cụ dụng cụ, chi phí trả trước, bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ BHXH, BHYT, đồn phí cơng đồn phận bán hàng Ví dụ, phiếu chi tiền mặt mẫu sau: 27 Bảng 2.5: Phiếu chi tiền mặt CÔNG TY CPVT&DV PETROLIMEX NGHỆ TĨNH Mẫu số 02-TT (Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) PHIẾU CHI Số: 2191 Nợ Có Số tiền 6412 1111 1.509.091 13312 1111 90.909 Khách hàng : CHXD Cầu Treo Địa : Cửa Cầu treo Người nhận tiền : Nguyễn Thế Thành Về khoản : Thanh tốn chi phí tiếp thị Số tiền : 1.600.000 Bằng chữ : Một triệu, sáu trăm ngàn đồng chẵn Kèm theo : 02 chứng từ; Giấy đề nghị tốn, hóa đơn GTGT Ngày tháng 12 năm 2012 GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN NGƯỜI NHẬN (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) 28 Mẫu Giấy đề nghị toán sau: Bảng: 2.6: Giấy đề nghị toán CÔNG TY CPVT&DV PETROLIMEX NGHỆ TĨNH GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TỐN Kính gửi: - Giám đốc Cơng ty - Phịng Kế tốn Cơng ty Họ tên : …………………………………………………………… Đơn vị : …………………………………………………………… Nội dung toán: …………………………………………………… Ngày tháng Nội dung toán Số tiền Tổng cộng Bằng chữ: ……………………………………………………………… …………………………………………………………………………… Ngày … tháng … năm… GIÁM ĐỐC P.KẾ TOÁN PHỤ TRÁCH ĐƠN VỊ NGƯỜI THANH TOÁN 2.4.2 Kế tốn chi tiết chi phí bán hàng Cơng ty mở tài khoản chi tiết theo dõi chi phí bán hàng loại hình, TK 6412 - chi phí bán hàng xăng dầu để theo dõi chi phí bán hàng xăng dầu Kế tốn chi phí bán hàng tập hợp theo tháng kế toán chi phí, giá thành theo dõi 29 * Quy trình nhập liệu chi tiền mặt cho chi phí bán hàng sau: Căn chứng từ toán duyệt Từ hình kế tốn vào phần tài chính, tiếp tục vào phần lập chứng từ chọn chi tiền mặt VNĐ bắt đầu nhập liệu Trong đó: Ngày chứng từ: ngày nhập phiếu chi Kỳ ghi sổ: ghi tháng nhập phiếu chi Họ tên: họ tên người chi phiếu chi Địa chỉ: có phiếu chi Diễn giải: lý chi tiền có phiếu chi tiền Từ quỹ 111/ tiền mặt VNĐ Đến TK liên quan: nhập liệu có phiếu chi Trong định khoản ghi nợ TK 6412 – Chi phí bán hàng chọn khoản mục phí phù hợp, ghi nợ TK 13312 - Thuế GTGT đầu vào khấu trừ -> ghi thơng tin có hóa đơn serri, số, ngày hóa đơn, tên mã số thuế người bán… Sau hoàn tất liệu cần nhập kế toán chọn [Shift + enter] Next để lưu lại liệu cần nhập *Quy trình nhập số liệu, hạch tốn phải trả cho khách hàng chi phí bán hàng sau Căn hợp đồng mua bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng đầu vào, thủ tục hợp lệ khác tuỳ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà chưa trả tiền cho khách hàng Từ hình, vào phần hành Tài chính, vào nhập chứng từ chọn "phiếu kế toán" bắt đầu nhập liệu 30 Trong đó: -> Ngày chứng từ: Ngày hạch tốn ->TK nợ, có: Chọn có TK 3311 - Phải trả cho người bán hàng hoá -> Khách: Chọn mã công nợ khách hàng ghi hoá đơn ->Liên quan: + Chọn TK 642->Số tiền: Số tiền ghi hoá đơn (phần tiền hàng dịch vụ) ->Ghi chú: Ghi nội dung chi phí phát sinh ->Khoản mục phí: Chọn khoản mục chi phí số khoản mục phí mặc định sẵn, ví dụ biểu phía khoản mục phí "Chi phí quảng cáo" + Chọn TK 13312 (nếu có) -> Số tiền: Số tiền thuế ghi hoá đơn -> Liên quan ghi thơng tin hố đơn giá trị gia tăng Serri, số hoá đơn, ngày tháng hoá đơn, người phát hành, mã số thuế Sau hồn tất liệu cần nhập kế tốn chọn [Shift + enter] >Save để lưu lại liệu Dữ liệu nhập hạch tốn cho chi phí bán hàng thể sơ đồ kế toán sau 111,112,331 142,214,334,338 6412 Chi phí bán hàng xăng dầu 13312 Thuế GTGT đầu vào Sơ đồ 2.3: Sơ đồ kế tốn chi phí bán hàng Trong đó: + TK 111- Tiền mặt: Chi tiền mặt mua hàng hoá, vật tư phục vụ cơng tác bán hàng hạch tốn trực tiếp vào phí, chi tiếp khách chi phí mua ngồi khác phục vụ cơng tác bán hàng + TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng: Chi tiền gửi ngân hàng toán khoản tương tự chi tiền mặt phục vụ cho công tác bán hàng, thông thường giá trị khoản chi hoá đơn lớn 20 triệu đồng theo quy định Nhà nước 31 + TK 331 - Phải trả người bán: Phải trả khách hàng chưa trả hàng hoá, vật tư, chi phí khác phục vụ cơng tác bán hàng + TK 142 - Chi phí trả trước: Bao gồm khoả chi phí trích trước, chi phí cơng cụ dụng cụ phân bổ kỳ phục công tác bán hàng + TK 214 - Khấu hao Tài sản cố định: Là chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ công tác bán hàng kỳ + TK 334 - Tiền lương: Là chi phí tiền lương tính trả cho phận bán hàng kỳ + TK 338 - Phải trả phải nộp khác Là BHXH, KPCĐ tính trích kỳ cho phận bán hàng Cơng ty mở chi tiết TK 3382 - Kinh phí cơng đồn để theo dõi Kinh phí cơng đồn TK 3383 - BHXH để theo dõi bảo hiểm xã hội phải nộp Cuối kỳ kế toán sản lượng hàng hoá bán ra, quy chế tiền lương Cơng ty, kế tốn tiến hành tính trích chi phí tiền lương, BHXH, KPCĐ phải trả cho phận bán hàng hạch tốn vào chi phí bán hàng 2.4.3 Kế tốn tổng hợp chi phí bán hàng Cuối kỳ kế tốn kiểm tra, phân loại lại chi phí, khoản trích trước, phân bổ chi phí bán hàng kỳ, sau đối chiếu sổ tài khoản 641 máy kết xuất tư sổ chi tiết 641, tiến hành hạch toán kết chuyển tài khoản 641 sang tài khoản 911 - xác định kết kinh doanh Kế toán hạch toán Nợ TK 91111 - Kết hoạt động bán hàng Có TK 6412 - Chi phí bán hàng xăng dầu 2.5 Kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp 2.5.1 Chứng từ kế toán Chi phí quản lý doanh nghiệp cơng ty bao gồm: chi phí tiền lương khoản trích theo lương nhân viên quản lý; chi phí vật liệu quản lý; chi phí dụng cụ, văn phịng phẩm; chi phí khấu hao; thuế, lệ phí; chi phí dịch vụ mua ngoài: điện, nước, điện thoại, dịch mua mua khác; chi phí tiền khác: chi phí giao dịch tiếp khách, hội họp, chi phí xăng xe tơ văn phịng, chi phí tiền khác phục vụ cơng tác quản lý Cơng ty TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp tập hợp theo tháng kế toán chi phí, giá thành… theo dõi * Chứng từ sử dụng: Để hạch tốn Chi phí quản lý doanh nghiệp, Cơng ty sử dụng loại chứng từ là: Phiếu chi tiền mặt, giấy đề nghị toán, Uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ ngân hàng, hoá đơn giá trị gia tăng, bảng phân bổ tiền lương,bảo hiểm xã hội, kinh phí cơng đồn, bảng phân bổ khấu hao, chi phí trả trước, cơng cụ dụng cụ 2.5.2 Kế tốn chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp 32 Quy trình kế tốn chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp tương tự kế toán chi tiết chi phí bán hàng từ quy trình nhập liệu đến khâu hạch tốn, để kế tốn chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản 642, cụ thể sổ chi tiết tài khoản 642 để theo dõi Một số quy trình hạch tốn, nhập liệu chi phí quản lý doanh nghiệp Cơng ty sau: *Quy trình nhập liệu chi tiền gửi Ngân hàng hạch tốn vào chi phí quản lý sau: Từ hình kế tốn vào phần tài chính, tiếp tục vào phần lập chứng từ chứng từ, từ kế toán chọn toán ngân hàng bắt đầu nhập liệu Ngày chứng từ: ngày ghi hóa đơn Kỳ ghi sổ: tháng phát sinh việc Từ quỹ: Quỹ ngân hàng uỷ nhiệm chi tiền Liên quan: tài khoản 642, 13312 Sau nhập đầy đủ liệu kế toán chọn [Shift + enter] Next để lưu lại liệu cần nhập *Quy trình nhập liệu, hạch tốn chi phí khấu hao Tài sản cố định hữu hình phục vụ cơng tác quản lý doanh nghiệp sau: Căn bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ kỳ kế toán tiến hành nhập liệu bào máy tính, từ hình vào phân hệ Tài chính, vào lập chứng từ chọn phiếu kế tốn bắt đầu nhập số liệu Trong đó: Ngày chứng từ: Ngày cuối kỳ kế tốn, ví dụ biểu 30/06/2011 TK Nợ, có: Chọn có TK 2141 - Khấu hao TSCĐ hữu hình Liên quan: Chọn nợ TK 627, 642 Số tiền: Theo bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Nội dung: Chi phí khấu hao Khoản mục phí: Chi phí khấu hao TSCĐ hữu hình Tương tự khấu hao tài sản cố định vơ hình TK2143 có quy trình nhập liệu tương tự 33 Dữ liệu nhập định khoản thể sơ đồ kế tốn sau: 111,112,331 142,214,334,338 642 Chi phí bán hàng xăng dầu 13312 Thuế GTGT đầu vào Sơ đồ 2.4: Kế tốn Chi phí quản lý doanh nghiệp Trong đó: + TK 111- Tiền mặt: Chi tiền mặt mua hàng hố, vật tư phục vụ cơng tác bán hàng hạch tốn trực tiếp vào phí, chi tiếp khách chi phí mua ngồi khác phục vụ cơng tác bán hàng + TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng: Chi tiền gửi ngân hàng toán khoản tương tự chi tiền mặt phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp + TK 331 - Phải trả người bán: Phải trả khách hàng chưa trả hàng hố, vật tư, chi phí khác phục vụ cơng tác quản lý doanh nghiệp.+ TK 142 Chi phí trả trước: Bao gồm khoả chi phí trích trước, chi phí cơng cụ dụng cụ phân bổ kỳ phận văn phịng phục cơng tác quản lý doanh nghiệp + TK 214 - Khấu hao Tài sản cố định: Là chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp kỳ khấu hao nhà văn phòng, khấu hao xe văn phòng kỳ + TK 334 - Tiền lương: Là chi phí tiền lương tính trả cho phận quản lý kỳ, bao gồm Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban giám đốc nhân viên văn phòng + TK 338 - Phải trả phải nộp khác Là BHXH, KPCĐ tính trích kỳ cho phận bán hàng 34 * Chứng từ kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp minh hoạ phiếu hạch tốn chi phí Quảng cáo sau: Theo điều khoản hợp đồng Cơng ty tốn chậm sau tháng Kế toán tiến hành hạch toán, Phiếu hạch tốn sau: CƠNG TY CPVT&DV PETROLIMEX NGHỆ TĨNH Mẫu số 04-TT (Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) PHIẾU KẾ TOÁN Stt Bộ phận Ghi VP Đăng quảng cáo Số: 1621 TK Nợ TK Có Số tiền 642 331 5.454.545 13312 331 545.455 tạp chí KH Kiểm tốn VP VAT đăng quảng cáo Tổng cộng 6.000.000 (Sáu triệu đồng chẵn) Kèm theo : 02 chứng từ; Hợp đồng số 51/HDQC, hóa đơn GTGT Ngày 31 tháng 12 năm 2012 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP (Đã ký) (Đã ký) Biểu 2.7 Phiếu kế toán 2.5.3 Kế toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp * Để kế tốn chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp kế tốn sử dụng sổ chi tiết tài khoản 642: 35 Biểu số 2.8 Sổ chi tiết tài khoản 642 TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM VĂN PHỊNG CƠNG TY SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Kỳ báo cáo: Quý IV/2012 Tài khoản:642 Tên TK: Chi phí QLDN Đơn vị tính: VNĐ Stt Ngày CT Số CT Tham chiếu 01/10/12 130101 01/10/12 130101 AA/2011 – T/01 5121 01/11/12 CT01 1577 1111 03/11/12 CT01 1591 1111 AA/2011 – T/01 TKĐƯ 5121 Diễn giải Số dư đầu kỳ PLC RACER HP – lít Xăng M92 KC TT cp tiếp tổng cty xăng dầu Việt Nam TT tiền mua trà tiếp khách + mua đồ dùng văn phòng … ……… …………… … 31/11/12 CT01.0007154 1951 1111 … 31/12/12 CT01.0007167 713 91111 TT tiền thù lao hội đồng quản trị t4/2012 K/c chi phí quản lý DN Phát sinh kỳ PS Nợ PS Có 385.649 36.115.803 4.850.000 295.000 ………… ……………… 9.120.000 893.591.88 893.591.887 893.591.88 Ngày 31 tháng 12 năm 2012 NGƯỜI GHI SỔ KẾ TỐN TRƯỞNG 2.6 Kế tốn XĐKQKD 2.6.1 Phương pháp xác định KQKD Kết tiêu thụ kỳ xác định số chênh lệch doanh thu trị giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp 36 K.Q hoạt động TT = Doanh thu - Trị giá vốn hàng xuất bán - CP quản lý Kinh doanh Việc xác định kết kinh doanh thực riêng cho loại hình kinh doanh Kết tiêu thụ quý IV/2012 = 608.642.561.269 - 584.962.560.379 16.364.678.797 - 2.143.276.211 - 234.144.863 = 702.434.590 2.6.2 Phương pháp kế toán xác định KQKD Để quản lý, theo dõi kế toán xác định kết tiêu thụ hàng hố Cơng ty, kế toán sử dụng tài khoản 91111-Xác định kết bán hàng xăng dầu Để việc minh họa phương pháp kế toán xác định kết tiêu thụ hàng hoá Công ty Cổ phận tải Dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh thêm rõ, em xin dẫn chứng số liệu báo cáo quý IV/2012 Công ty xác định kết tiêu thụ bán hàng xăng dầu *Cuối kỳ kế toán, thực việc kết chuyển số doanh thu bán hàng vào Tài khoản Xác định kết tiêu thụ, ghi: Nợ TK 5111 - Doanh thu bán hàng xăng dầu Có TK 91111 - Xác định kết bán hàng xăng dầu 608.642.561.269 *Cuối kỳ kế toán kết chuyển trị giá vốn sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ kỳ vào tài khoản xác định kết tiêu thụ, ghi: Nợ TK 91111 - Xác định kết bán hàng xăng dầu Có TK 63211 - Giá vốn xăng dầu 584.962.560.379 *Cuối kỳ, kế tốn kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh kỳ, ghi: Nợ TK 91111 - Xác định kết bán hàng xăng dầu Có TK 6412 - Chi phí bán hàng xăng dầu 16.364.678.797 *Cuối kỳ kế tốn, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh kỳ, ghi: Nợ TK 91111 - Xác định kết bán hàng xăng dầu Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.143.276.211 *Cuối kỳ kế toán, số dư TK 91111, kế toán xác định thuế thu nhập doanh nghiệp hành (25%), kết chuyển chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hành, ghi: Nợ TK 91111 - Xác định kết bán hàng xăng dầu Có TK 8211 - Chi phí thuế TNDN hành 234.144.863 *Cuối kỳ kế toán, kết chuyển số chênh lệch số phát sinh bên Nợ số phát sinh bên Có TK 8212 “Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại”: 37 + Nếu TK 8212 có số phát sinh bên Nợ lớn số phát sinh bên Có số chênh lệch, ghi: Nợ TK 91111 - Xác định kết bán hàng xăng dầu Có TK 8212 - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại + Nếu số phát sinh Nợ TK 8212 nhỏ số phát sinh Có TK 8212, kế toán kết chuyển số chênh lệch, ghi: Nợ TK 8212 - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại Nợ TK 91111 - Xác định kết bán hàng xăng dầu (Q IV/2012 Cơng ty khơng có số chênh lệch) *Tính kết chuyển số lợi nhuận sau thuế TNDN hoạt động kinh doanh kỳ, ghi: Nợ TK 91111 - Xác định kết bán hàng xăng dầu Có TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối 702.434.590 * Trong trường hợp lỗ, Kết chuyển số lỗ hoạt động kinh doanh kỳ, ghi: Nợ TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối Nợ TK 91111 - Xác định kết bán hàng xăng dầu 38 TK63211 TK 91111 K/c giá vốn kỳ TK51111 K/c doanh thu kỳ TK6412,642 K/c chi phí kinh doanh Trong kỳ TK8211 TK4212 K/c thuế TNDN hành K/c lỗ kỳ TK4212 TK8212 K/c lợi nhuận kỳ K/c thuế CP TNDN hỗn lại (TK8212 có số dư NợCó) Sơ đồ số 2.5: Sơ đồ định khoản chữ T TK9111 39 2.7 Giải pháp nhằm hồn thiện kế tốn tiêu thụ xác định kết kinh doanh công ty CP vận tải dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh 2.7.1 Đánh giá thực trạng cơng tác kế tốn tiêu thụ XĐKQKD công ty PTS Nghệ Tĩnh Ưu điểm * Công tác tổ chức máy kế tốn Hiện phịng kế tốn Cơng ty có người, khối lượng cơng việc người khơng với xếp phối hợp hài hoà tinh thần trách nhiệm cao nên cơng việc kế tốn diễn thuận lợi Việc lựa chọn hình thức kế tốn phân tán phù hợp với đặc điểm qui mô sản xuất kinh doanh Công ty Việc phân công nhân viên đảm nhận phần hành kế toán dựa vào lực chuyên môn người nên máy kế tốn Cơng ty hoạt động có hiệu Ngồi Cơng ty thường xun cử cán kế toán tham gia lớp học phổ biến thơng tư, quy định tài kế toán, thuế, thống kê nên đội ngũ kế toán Công ty nắm bắt đủ thông tin, sách Nhà nước chế độ kế toán Các nhân viên thống kê phận sản xuất, phịng ban có phối hợp hài hồ, nhiệt tình, trách nhiệm nên cơng việc phịng kế tốn diễn thuận lợi Việc lựa chọn hình thức kế tốn Nhật ký chung với sổ chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tổng hợp thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm đáp ứng yêu cầu quản lý đặt phù hợp với việc áp dụng phần mềm kế tốn Hệ thống sổ sách hồn chỉnh theo chế độ kế toán ban hành * Việc mã hoá, vận dụng hệ thống TK kế toán Cơng ty thực mã hố cho tất loại thành phẩm, việc mã hoá giúp cho cơng việc kế tốn nhanh, thơng tin cập nhật không bị trùng lặp Việc mở chi tiết cho hệ thống tài khoản sử dụng Công ty đáp ứng phần yêu cầu kế toán quản trị Tài khoản cho kế toán tổng hợp chi tiết thành phẩm cho phép theo dõi biến động thành phẩm nơi, tài khoản phản ánh doanh thu cho phép theo dõi doanh thu loại hoạt động DN * Kế toán tiêu thụ xác định kết tiêu thụ hàng hố Thành phẩm Cơng ty quản lý chặt chẽ tất mặt số lượng, chất lượng, giá trị địa điểm phát sinh, điểm quản lý suốt trình tiêu thụ Nhờ mà sản phẩm Cơng ty có chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu thị trường, nâng cao uy tín Cơng ty với bạn hàng Kế toán tiêu thụ hàng hoá xác định KQKD Cơng ty nhìn chung phản ánh trung thực số liệu, sổ sách rõ ràng, hạch tốn xác nghiệp vụ kinh tế liên quan đến kế toán doanh thu, chi phí xác định KQKD phát sinh kỳ hạch toán, đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý Công ty, mang lại hiệu kinh tế, đảm bảo không vi phạm chế độ kế toán pháp luật thuế, thống kê pháp luật nhà nước Việt Nam nói chung 40 Việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán luân chuyển sổ sách chứng từ tương đối hợp lý, sở đảm bảo nguyên tắc kế toán chế độ kế toán hành phù hợp với khả năng, trình độ đội ngũ cán kế tốn, phù hợp với quy mơ, đặc điểm kinh doanh Cơng ty Đối với chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp Cơng ty hạch tốn chi tiết, rõ ràng, xác khoản chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh kỳ phân khoản rõ khoản mục phí, tạo sở xác định trung thực, cụ thể kết hoạt động sản xuất kinh doanh Từ giúp ban lãnh đạo, nhà quản lý Công ty đánh giá đắn tình hình sản xuất kinh doanh Cơng ty kỳ đồng thời đảm bảo nguyên tắc kế toán chế độ kế toán luật thuế hành Việc phân khoản phí hạch tốn giúp ích nhiều cho công tác quản trị Công ty Từ sổ chi phí Ban lãnh đạo Cơng ty so sánh loại chi phí phát sinh kỳ kế tốn khác nhau, từ đưa sách nhằm tiết giảm khoản phí q cao hay khơng phù hợp kỳ kế toán sau nhằm nâng cao hiệu kinh tế cho loại hình kinh doanh Khốn chi phí bán lẻ khác cho cửa hàng bán lẻ xăng dầu mặt tiết kiệm giảm thiểu chi phí mặt khác đơn giản hố quy trình quản lý chi phí bán lẻ cửa hàng, Việc khoán tiền lương dẫn đến sản lượng bán ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập người lao động, điều kích thích tinh thần hăng say làm việc người lao động nhằm nâng cao sản lượng bán Nhược điểm Bên cạnh kết cơng tác tổ chức kế tốn tiêu thụ hàng hoá xác định kết tiêu thụ mà kế tốn cơng ty đạt được, cịn có tồn mà Cơng ty PTS Nghệ Tĩnh có khả cải tiến hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt yêu cầu công tác quản lý Cơng ty Việc Cơng ty sử dụng hình thức kế tốn nhật ký chung có nhược điểm việc ghi chép trùng lặp nhiều (sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ tài khoản tiền mặt, sổ nhật ký mua hàng, sổ tài khoản mua hàng) Việc cập nhật sản lượng xuất bán doanh thu bán hàng ngày lần chậm so với nghiệp vụ phát sinh, từ ảnh hưởng đến việc khai thác số liệu phục vụ công tác báo cáo điều hành Hạch tốn lệ phí xăng dầu (lệ phí giao thơng) vào giá vốn mua hàng doanh thu bán hàng không hợp lý, làm tăng khoản doanh thu giá vốn ảo tương đương lớn Lý Công ty Cổ phần Vận tải Dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh đơn vị trung gian khâu tiêu thụ xăng dầu nên khơng có quan hệ với Ngân sách Nhà nước khoản lệ phí xăng dầu phải nộp mà quan hệ thuộc Tổng Cơng ty Xăng dầu Việt Nam, Cơng ty có trách nhiệm thu hộ từ người tiêu dùng Tuy nhiên cách hạch tốn nói chưa hợp lý 41 Một số chi phí phân bổ chưa có tiêu thức rõ ràng chi phí cơng cụ dụng cụ, chi phí trả trước sửa chữa lớn tài sản, Công ty phân bổ co giãn theo lợi nhuận hàng năm mà không lập bảng phân bổ theo kỳ dựa thời gian hữu dụng công cụ hay tài sản theo quy định nhà nước, điều thứ khơng đảm bảo chế độ kế tốn hành, thứ hai phản ánh khơng xác chi phí phát sinh kỳ, ảnh hưởng đến cơng tác điều hành Cơng ty nên bước hồn thiện cơng tác quản lý, hạch tốn kế tốn nói chung kế toán tiêu thụ xác định kết tiêu thụ nói riêng để nâng cao cơng tác quản lý phù hợp với chế độ Nhà nước Xăng dầu mặt hàng có giá khơng ổn định, việc sử dụng phương pháp tính giá vốn hàng bán phương pháp bình quân gia quyền đơn giản phương pháp khác khơng đảm bảo tính xác kết kinh doanh thời kỳ 2.7.2 Giải pháp nhằm hồn thiện Cơng tác kế tốn tiêu thụ xác định kết tiêu thụ Công ty Cổ phần vận tải dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh có nhiều ưu điểm song cịn hạn chế tồn tại, sau thời gian thực tập Cơng ty giúp đỡ tận tình anh chị phịng kế tốn Cơng ty cộng với kiến thức học nhà trường em có số ý kiến cơng tác kế tốn tiêu thụ xác định kết tiêu thụ hàng hoá Công ty CP Vận tải Dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh sau: Nâng cao chất lượng hiệu kinh doanh - Đầu tư thay phương tiện vận tải hết thời gian khấu hao nhằm tiết giảm chi phí, nâng cao lực hiệu kinh doanh, từ khơng ngừng nâng cao chất lượng vận tải khả chăm sóc khách hàng - Thực giải pháp chuyên môn để không ngừng nâng cao sản lượng cửa hàng xăng dầu Nghiên cứu để có sách phát triển mạng lưới phù hợp, đầu tư có trọng điểm nhằm mang lại hiệu kinh doanh sớm - Thực giải pháp phù hợp để nâng cao lực Trung tâm kinh doanh Gas dầu mỡ nhờn lĩnh vực kinh doanh phụ trợ khả sinh lời cao Tích cực làm việc với đối tác khách hàng để xây dựng chỗ đứng vững thị trường - Công ty cần thường xuyên tổ chức đoàn kiểm tra, kiểm kê đột xuất tiền, hàng, công nợ cửa hàng bán lẻ nhằm quản lý chặt chẽ cơng tác tài cửa hàng Nâng cao sách cơng tác kế tốn - Tiếp tục điều chỉnh định mức công nợ bán hàng nhằm tiết giảm chi phí lãi vay vốn mức cao cấu thành phí SXKD Mặt khác, nghiên cứu giải pháp tài để điều chỉnh định mức kinh tế kỹ thuật, thắt chặt chi phí kinh doanh tất loại hình, bao gồm chi phí trực tiếp chi phí quản lý 42 - Cơng ty nên mở thêm tài khoản 3339 - phí lệ phí khác để theo dõi chất lệ phí xăng dầu ghi hoá đơn đầu vào hoá đơn xuất bán - Thực tiến độ chế độ báo cáo Tổng Công ty - Cơng ty nên sử dụng phương pháp tính giá vốn hàng bán phương pháp nhập trước xuất trước phức tạp phương pháp đảm bảo chất giá vốn hàng bán từ xác định xác kết kinh doanh cho thời kỳ - Công ty nên bước hồn thiện cơng tác quản lý, hạch tốn kế tốn nói chung kế tốn tiêu thụ xác định kết tiêu thụ nói riêng để nâng cao công tác quản lý phù hợp với chế độ Nhà nước Nâng cao hiệu Công tác tổ chức cán -Sắp xếp đội ngũ cán bộ, đào tạo cán trẻ động,nhiệt huyết tạo điều kiện thử thách thực tế để trở thành cán có tài Nâng cao lực quản lý, xây dựng phương pháp điều hành hiệu quả, thiết thực coi sức mạnh cạnh tranh - Có sách phân bổ lao động hợp lý, tập trung nâng cao suất lao động để từ nâng cao thu nhập - Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm sốt, tiết giảm tối đa chi phí đồng/lít kinh doanh xăng dầu lĩnh vực khác, khơng để xảy thất tài chính; đảm bảo an ninh bán hàng - Thực đầy đủ chế độ sách cho người lao động, đồng thời tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện quy chế tiền lương tiền thưởng theo hướng khuyến khích người có suất cao, có tác dụng thu hút nhân tài, thúc đẩy sức phát triển Công ty 43 ... thụ xác định kết kinh doanh công ty CP vận tải dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh 2.7.1 Đánh giá thực trạng cơng tác kế tốn tiêu thụ XĐKQKD công ty PTS Nghệ Tĩnh Ưu điểm * Công tác tổ chức máy kế tốn... định kết tiêu thụ hàng hoá Công ty Cổ phận tải Dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh thêm rõ, em xin dẫn chứng số liệu báo cáo quý IV/2012 Công ty xác định kết tiêu thụ bán hàng xăng dầu *Cuối kỳ kế toán, ... kế toán xác định KQKD Để quản lý, theo dõi kế toán xác định kết tiêu thụ hàng hố Cơng ty, kế toán sử dụng tài khoản 91111 -Xác định kết bán hàng xăng dầu Để việc minh họa phương pháp kế toán xác