Khung GS1 Data Quality Framework Version 3.0 Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 Phát hành lần 2, Tháng 10 năm 2010 October 2010, Issue All contents copyright © GS1 2010 Page of 84 Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 Tóm tắt tài liệu Mục tài liệu Giá trị thời Tên tài liệu Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 Ngày sửa đổi lần cuối Tháng 10- 2010 Phát hành tài liệu thời Phát hành lần Trạng thái Hồn chỉnh Mơ tả tài liệu Các hoạt động thực hành tốt để nâng cao chất lượng liệu Những người cộng tác (Phiên 3.0) Tên Tổ chức Neil Abney Peter Alvarez Kristin Andersen Andrea Ausili Laura Benavides Robert Besford Greg Buckley Hugo Byrnes Corey Cashmere Enrique Cruz Jan Denecker Daniëlle Hoekstra Alan Hyler Mats Johansson Varun Kapur Robin Kidd Hanjörg Lerch Fiona van der Linde Susie McIntosh-Hinson Allard Mes Teresa Moore Rebecca Nichols Anna Nilsson Carlos Ramos Sean Sloan Gabriel Sobrino Tanja Thomsen Gina Tomassi Milan Vacval Zoë Wilson Công ty Procter & Gamble Văn phịng GS1 tồn cầu Wegmans Food Markets GS1 Italy GS1 Colombia GS1 UK Công ty PepsiCo Royal Ahold ConAgra Foods Helen of Troy Văn phịng GS1 tồn cầu GS1 Netherlands Văn phịng GS1 tồn cầu SCA GS1 Ấn độ Nestle METRO Group GS1 Nam phi Văn phòng GS1 toàn cầu Unilever N.V AAFES The J.M Smucker Company GS1 Sweden GS1 Mexico GS1 Australia Văn phịng GS1 tồn cầu GS1 Germany PepsiCo Gladson Interactive BISSELL Homecare, Inc Tháng 10 - 2010 Phát hành lần Bản quyền toàn nội dung © GS1 2010 Trang Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 Những thay đổi phát hành lần Lần phát hành Ngày tháng thay đổi Người thay đổi Tóm tắt thay đổi Dự thảo v0.1 24 Tháng 92009 Gabriel Sobrino Dự thảo xếp nội dung Dự thảo v0.2 10 Tháng 122009 Gabriel Sobrino Ví dụ mục để xem xét Dự thảo v0.3 25 Tháng 12010 Gabriel Sobrino Dự thảo v0.4 29 Tháng 12010 Gabriel Sobrino Dự thảo v0.5 Tháng 32010 Gabriel Sobrino 22 Tháng 2010 Gabriel Sobrino Dự thảo để lấy góp ý 29 Tháng 3- 2010 Gabriel Sobrino Dự thảo hoàn chỉnh Dự thảo để phê duyệt 28 Tháng42010 Tháng 52010 Gabriel Sobrino Gabriel Sobrino 20 Tháng 5- 2010 Gabriel Sobrino Sửa chữa lần cuối để xuất Gabriel Sobrino Sửa lỗi in Dự thảo v0.6 Phát hành lần1 Phát hành lần 28 Tháng 10- 2010 Xem xét mục ví dụ theo góp ý Daniëlle Hoekstra, Anna Nilsson Fiona van der Linde Thêm nội dung phần 2; sửa đổi phần theo đề nghị nhóm vào ngày 25 Tháng 1- 2010 Sửa thêm phần theo thành viên nhóm Them phần 2.3 2.4 Các phụ lục xác định ngày tháng 3, bao gồm phần tài liệu thay đổi dựa theo góp ý nhận phần 2, gồm minh họa, Bản thảo hoàn chỉnh cuối thay đổi theo đề nghị nhóm Sửa chữa lần cuối dựa góp ý nhận Làm tài liệu Trách nhiệm Mặc dù cố gắng để đảm bảo hướng dẫn sử dụng tiêu chuẩn GS1 chứa tài liệu đắn, GS1 bên khác tham gia vào viết tài liệu TUYÊN BỐ tài liệu cung cấp mà không bảo đảm diễn đạt ứng dụng xác phù hợp với mục đích TỪ CHỐI trách nhiệm pháp lý, trực tiếp gián tiếp, hư hỏng mát liên quan đến việc dùng tài liệu Tài liệu thay đổi, theo phát triển công nghệ, thay đổi tiêu chuẩn, yêu cầu pháp lý Một số sản phẩm, tên công ty đề cập đến thương hiệu thương hiệu đăng ký tổ chức tương ứng họ Tháng 10 - 2010 Phát hành lần Bản quyền tồn nội dung © GS1 2010 Trang Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 Mục lục Giới thiệu 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 Kế hoạch 13 Tài liệu 15 Thực 17 Kiểm soát 18 Các cách tiêu chuẩn 19 Kế hoạch 19 Tài liệu 21 Thực 25 Kiểm soát 27 Q trình cơng việc 27 Kế hoạch 27 Tài liệu 29 Thực 31 Kiểm soát 32 Các lực hệ thống 37 Kế hoạch 37 Tài liệu 39 Thực 41 Kiểm soát 41 Giới thiệu 41 Các công cụ để tự đánh giá 42 Thủ tục kiểm tra sản phẩm 42 4.1 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.4 4.5 4.6 4.6.1 4.6.2 Các lực tổ chức 13 Tự đánh giá 41 3.1 3.2 Khung khổ chất lượng liệu Nội dung Quản trị Các nguyên tắc đạo Hệ thống quản lý chất lượng liệu 2.1 Các lợi ích liệu chất lượng tốt Khái quát Khung khổ chất lượng liệu Giới thiệu 42 Bước 1: Lựa chọn quan kiểm tra 43 Bước 2: Chuẩn bị kiểm tra 43 Nội dung kiểm tra 43 Xác định mẫu 44 Lập kế hoạch kiểm tra 44 Thiết bị đo 44 Kiểm tra 45 Báo cáo kiểm tra 45 Thủ tục kháng cáo 45 Khiếu nại 45 Biện pháp chấn chỉnh 45 Phụ lục 47 5.1 Phụ lục I – Thuật ngữ 47 5.2 Phụ lục II – Các tài liệu tham chiếu 49 5.3 Phụ lục III – Bảng câu hỏi tự đánh giá & mô hình cho điểm số (Self-Assessment Questionnaire & Scoring Model) 50 5.4 Phụ lục IV – Thông tin để kiểm tra sản phẩm 68 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.4.5 5.4.6 5.5 Lấy mẫu 68 Các yêu cầu tài liệu trước kiểm tra 69 Các yêu cầu báo cáo kiểm tra 69 Nguyên tắc đạo mục tiêu Chỉ số tính chủ chốt (KPI) cho ngành cơng nghiệp 70 Chỉ số tính chủ chốt (KPI) chất lượng liệu 71 Danh sách thuộc tính GDSN để kiểm tra sản phẩm 73 Phụ lục V: Những người cộng tác trước 77 Tháng 10 - 2010 Phát hành lần Bản quyền toàn nội dung © GS1 2010 Trang Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 Giới thiệu 1.1 Các lợi ích liệu chất lượng tốt Dữ liệu chất lượng tốt tảng hợp tác thương mại Dữ liệu chất lượng tốt xác định trạng thái đạt mà liệu phù hợp với tất nguyên tắc sau đây: Chú thích Đầy đủ Dựa tiêu chuẩn Nhất quán Chính xác Dán tem thời gian => => => => => Tất giá trị cần thiết ghi lại phương tiện điện tử Dữ liệu phù hợp với tiêu chuẩn công nghiệp Các giá trị liệu xếp xuyên suốt hệ thống Các giá trị liệu đúng, lúc (right, at the right time) Giá trị khung thời gian liệu rõ ràng Nguồn: GCI/ báo cáo “Sắp xếp liệu nội bộ” tháng 5-2004 Quan trọng: Đôi từ “chất lượng liệu” (Data quality) “Tính xác liệu” (Data Accuracy) sử dụng sai từ nghĩa, người dùng tài liệu cần luôn lưu ý “Chất lượng liệu” nói số nguyên tắc áp dụng, “Độ xác liệu” chủ yếu nói yếu tố mơ tả xác đặc tính thương phẩm Bằng cách nâng cao chất lượng liệu suốt từ đầu đến cuối dây chuyền cung cấp toàn cầu, đối tác thương mại giảm chi phí, nâng cao suất đẩy nhanh tốc độ sản phẩm tới thị trường, ví dụ, thơng tin xác trọng lượng kích thước sản phẩm góp phần tận dụng tải trọng, giảm thiểu nhu cầu đo nhiều lần sản phẩm dây chuyền cung cấp giảm bớt nguồn lực cần thiết để làm lại (re-work planogrammes) Các nhà cung cấp liệu có trách nhiệm định kỳ đồng hóa liệu chất lượng tốt đến lượt, người nhận liệu phải có trình thủ tục nội để bảo vệ tính nguyên vẹn (integrity) liệu, họ Tháng 10 - 2010 Phát hành lần Bản quyền toàn nội dung © GS1 2010 Trang Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 đồng hóa với đối tác thương mại họ Ví dụ, liệu đơn hàng gửi cho nhà cung cấp phải quán với liệu nhận thông qua Mạng đồng hóa liệu tồn cầu (GDSN) Tháng 10 - 2010 Phát hành lần Bản quyền toàn nội dung © GS1 2010 Trang Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 1.2 Khái quát Khung khổ chất lượng liệu 1.2.1 Khung khổ chất lượng liệu Khung khổ chất lượng liệu xây dựng giải pháp tiêu chuẩn, trung tính (giữa ngành) tự nguyện, tạo thuận lợi cho việc hợp tác đối tác thương mại nhằm mục đích đạt lợi ích liệu chất lượng tốt cỡ, vai trò hoạt động họ Khung khổ chất lượng liệu dựa giao thức công nghiệp chất lượng liệu, bao gồm i) hệ thống quản lý chất lượng liệu để xác nhận giá trị tính hiệu có sẵn q trình quản lý liệu mấu chốt ii) thủ tục kiểm tra để xác nhận giá trị vật chất thuộc tính sản phẩm Giao thức bao gồm khung khổ chất lượng liệu với yếu tố khác để mở rộng phạm vi đối tác thương mại hợp tác để thực hóa lợi ích liệu chất lượng tốt Hiện khung khổ chứa thành phần sau đây: Hệ thống quản lý chất lượng liệu (Data Quality Management System-DQMS): Cung cấp đường hướng cho tổ chức để thiết lập, áp dụng, trì nâng cao loạt trình hoạt động liên quan đến quản lý thông tin chất lượng liệu đầu liệu họ Hệ thống quản lý chất lượng liệu quan trọng trung hạn dài hạn vững chất lượng liệu cao suốt dây chuyền cung cấp tồn cầu Hệ thống tập trung vào có mặt q trình cơng việc nội bộ, thủ tục chuẩn tin ́ h thông dụng Các công cụ tự đánh giá: Cung cấp cho tổ chức công cụ để thực tự đánh giá dựa yếu tố mấu chốt Hệ thống quản lý chất lượng liệu nhằm phát hội để cải tiến quản lý chất lượng liệu Thủ tục tự đánh giá dùng cơng cụ phân tích lỗ hổng (gap analysis) để thấy dành ưu tiên khu vực mà tổ chức thực cải tiến Thủ tục kiểm tra sản phẩm: Xác định cách tiếp cận tiêu chuẩn để kiểm tra đặc tính thương phẩm so sánh với liệu Các tiêu chuẩn GS1 tham chiếu thủ tục kiểm tra chẳng hạn Các quy tắc đo bao bì GDSN GS1, Từ điển liệu toàn cầu (GDD) v.v Tài liệu tham chiếu: Các phụ lục tài liệu bên mở rộng thông tin cung cấp phần trước Chú thích: Ngồi yếu tố mơ tả trên, cơng cụ tham chiếu áp dụng phụ thêm có sẵn để hỗ trợ việc sử dụng ứng dụng Khung khổ chất lượng liệu Hãy tham chiếu Hướng dẫn áp dụng khung khổ chất lượng liệu v3.0 (Data Quality Framework Implementation Guides v3.0) để có thêm thơng tin sử dụng công cụ 1.2.2 Nội dung Thực hành tốt Khung khổ chất lượng liệu khuyến nghị đẩy mạnh trình quản lý liệu, cần nhấn mạnh Khung khổ chất lượng liệu xây dựng chủ yếu nhằm vào liệu sản phẩm Trong tương lai, Khung khổ chất lượng liệu mở rộng để bao phủ lĩnh vực cụ thể rộng liệu đối tác, địa điểm, liệu khách hàng v.v Cũng vậy, Khung khổ chất lượng liệu giải pháp trung tính (sector-neutral) khơng thiên vị ngành nào, phần lớn áp dụng Khung khổ chất lượng liệu xảy chủ yếu dây chuyền cung cấp bán lẻ hàng tiêu dùng di chuyển nhanh 1.2.3 Quản trị GS1 giao phó cương vị quản lý chung Khung khổ chất lượng liệu phận nó, Ủy ban đạo chất lượng liệu thành lập để xác định thêm việc hỗ trợ cho việc quản lý chung Khung khổ chất lượng liệu, bao gồm chương trình để áp dụng chấp nhận GS1 hỗ trợ cương vị quản lý chung quản lý (overall stewardship and management) Khung khổ chất lượng liệu, bao gồm chương trình để áp dụng Khung khổ thông qua thủ tục chứng nhận/đánh giá tự đánh giá Tháng 10 - 2010 Phát hành lần Bản quyền toàn nội dung © GS1 2010 Trang Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 1.2.4 Các nguyên tắc đạo Trong xây dựng Khung khổ chất lượng liệu, nguyên tắc đạo sau tơn trọng để đảm bảo trì cơng cụ trung tính (neutral), hài hịa để quản lý chất lượng liệu Các nguyên tắc Khung khổ chất lượng liệu : Dựa nhu cầu người dùng (ví dụ, nhà cung cấp người nhận liệu) Tự nguyện, giống tất tiêu chuẩn GS1, khuyến khích cộng đồng Mạng đồng hóa liệu toàn cầu (GDSN) Được áp dụng dựa yêu cầu quan hệ đối tác thương mại Sự đồng cấu trúc ứng dụng tiềm năng, điều cung cấp áp dụng mềm dẻo theo yêu cầu đối tác thương mại Giảm thiểu chi phí quản lý áp dụng chi phí phụ khác cho dây chuyền cung cấp toàn cầu tạo điều kiện mang lại lợi ích cho tất đối tác dây chuyền cung cấp Bổ sung cho liên quan tới thay đổi tiêu chuẩn GS1 Dựa giao thức công nghiệp chất lượng liệu tạo thành hai thành phần: i) kiểm tra (inspection) đặc tính sản phẩm ii) thủ tục quản lý chất lượng liệu để xác nhận tính hợp lệ việc có sẵn tính hiệu q trình cơng việc quản lý chất lượng liệu mấu chốt Thành phần kiểm tra xác định cách tiếp cận tiêu chuẩn để kiểm tra sản phẩm (ví dụ, sử dụng thước đo GS1, kiểm tra thuộc tính chung, sử dụng cỡ mẫu chung dung sai bao bì trung bình GS1) Nó tính tốn cho doanh nghiệp lớn, vừa nhỏ Khung khổ chất lượng liệu cung cấp hướng dẫn cho tổ chức việc thành lập, lập thành tài liệu, áp dụng, quản lý, trì nâng cao hệ thống quản lý chất lượng liệu họ 10 Tạo điều kiện để đối tác thương mại lựa chọn cách tiếp cận họ để áp dụng và/hoặc làm theo khuyến nghị yêu cầu Khung khổ chất lượng liệu 11 Dựa hệ thống mở, đối tượng cung cấp dịch vụ kiểm tra sản phẩm đánh giá phù hợp dựa tài liệu Khung khổ chất lượng liệu 12 Mở cho thực thể kinh doanh áp dụng tài liệu bao gồm nhà cung cấp giải pháp – ứng dụng rộng rãi khuyến khích Nhưng việc chứng nhận cách thức không cung cấp tổ chức chưa đánh giá 13 Được soát xét lại cách thường xuyên 14 Bao gồm việc quản trị tiến hành để cung cấp cho cấp quản lý phát triển tài liệu tương lai chương trình để chấp nhận chúng 15 Dựa nguyên tắc nhà sản xuất sở hữu chịu trách nhiệm liệu họ đồng hóa thơng qua “Bể liệu nội địa” (Home Data Pool ) họ, họ không chấp nhận cập nhật bên thứ ba khu vực công cộng (mà khơng có ý kiến họ) Sự phát triển tương lai khung khổ tiếp tục tôn trọng nguyên tắc đạo Tháng 10 - 2010 Phát hành lần Bản quyền tồn nội dung © GS1 2010 Trang Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 Hệ thống quản lý chất lượng liệu Hệ thống quản lý chất lượng liệu (Data Quality Management System -DQMS) loạt thủ tục lập thành tài liệu, soát xét thường xuyên, áp dụng tổ chức để trì hỗ trợ cho việc sản xuất liệu chất lượng tốt DQMS nâng cao tự nhiên trình quản lý liệu mà cơng ty ngành cơng nghiệp xây dựng áp dụng nội để quản lý thông tin sản phẩm họ Do chất nó, DQMS bao gồm phạm vi rộng lĩnh vực hoạt động hỗ trợ việc gom yếu tố chức khác tổ chức vào dòng chảy làm việc đồng đơn giản Nhưng điều có nghĩa có nhiều cách DGMS thiết lập cơng ty có vơ số “điểm bắt đầu” (starting points) cho công việc Các công ty mong muốn bắt đầu DQMS (hoặc soát xét trạng họ) khuyến khích phân định ưu tiên hội với đối tác thương mại họ để tập trung cách thỏa đáng vào khu vực mang lại lợi ích lớn Chú thích: Để phát hội lực đầu tiên, cần thực tự đánh giá có tính khám phá, hỗ trợ tìm khu vực phải lưu ý chung Để có thêm thơng tin thủ tục câu hỏi tự đánh giá, tham khảo Chương “Tự đánh giá” (section “SelfAssessment”) Hiểu rõ quan trọng thông số tham chiếu tiêu chuẩn hóa “tối ưu”, ngành công nghiệp thiết kế phiên Khung khổ chất lượng liệu sưu tập thực hành tốt hành vi mong muốn đóng góp vào việc tạo lập DQMS Danh mục thực hành khuyến nghị gọi “Yêu cầu hệ thống chất lượng liệu”, phận chủ yếu mà phần lại Khung khổ chất lượng liệu xây dựng dựa vào Chú thích: Bản gốc Các yêu cầu quản lý chất lượng liệu tìm để tham chiếu tài liệu để định hướng dịch vụ thử nghiệm dựa vào Khung khổ chất lượng liệu Để giúp tổ chức tìm tất yếu tố tương tác hoàn cảnh DQMS, phần sau tạo “la bàn” cho tổ chức khu vực mấu chốt tổ chức mà khuyến nghị DQMS nói đóng vai trị có ý nghĩa việc nâng cao tính tổ chức liên quan đến chất lượng thơng tin sản phẩm Các phần sau xếp vào khu vực chức mà loại hoạt động khác xác định cho Các khu vực chức : ■ Các lực mặt tổ chức xác định khả hoạt động tổ chức ■ Các sách tiêu chuẩn cần để quản lý tham chiếu ■ Các trình công việc dẫn dắt hoạt động hàng ngày ■ Các lực hệ thống cần để hỗ trợ công việc Trong khu vực chức lại có bốn loại hoạt động mà Các yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng liệu khuyến nghị đóng vai trị phải xem xét phần phương pháp tiếp cận tổ chức Những loại hoạt động : ■ Kế hoạch Tham chiếu tất hoạt động liên quan để xác định chiến lược cách tiếp cận dùng để xây dựng hội mà tổ chức mong muốn theo đuổi Tất hoạt động phần giúp tổ chức lập kế hoạch cho đường để đạt mục tiêu đối nội đối ngoại tổ chức Tháng 10 - 2010 Phát hành lần Bản quyền tồn nội dung © GS1 2010 Trang Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 ■ Tài liệu Các hoạt động chứa giải vấn đề thủ tục trình thực hoạt động hàng ngày tổ chức Các lực giúp xây dựng khung cảnh rõ ràng xung quanh phương pháp mà hoạt động tổ chức xác định trì để hoạt động hồn hảo ■ Thực Các hoạt động xem xét việc thực thực tế trình tổ chức khu vực ý cần xem xét để hỗ trợ tính thống hồn thành nhiệm vụ khu vực khác ■ Kiểm soát Liên quan đến việc kiểm soát đo liên tục kết tác động hành động tổ chức tiến hành Cũng hỗ trợ việc đánh giá khả cải tiến Các tổ chức dùng tài liệu khuyến nghị dùng tập hợp khu vực chức loại hoạt động để dễ dàng định vị lực cụ thể việc áp dụng Thực hành tốt Khung khổ chất lượng liệu khuyến nghị quan trọng để có đầu liệu chất lượng cao Chú thích Hình vẽ Các khu vực chức Các lực tổ chức Các sách tiêu chuẩn Các cơng việc q trình Các lực hệ thống Các loại hoạt động Kế hoạch Tài liệu Thực Kiểm soát Các lực cá nhân Tháng 10 - 2010 Phát hành lần Bản quyền tồn nội dung © GS1 2010 Trang 10 Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 _ Mẫu cho điểm (Scoring Template) Câu hỏi Trả lời A B C D E 1.1.1 B 1.1.2 B 1.1.3 B 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 3 B 1.2.2 B 1.3.1 B 1.3.2 3 1.3.3 2 B 1.3.5 1.4.1 B 1.4.2 B 1.4.3 B 1.4.4 B 6 1.4.5 Điểm số cho câu hỏi chung 1.2.1 1.3.4 Điểm số cho câu hỏi 0 Cộng phần Tháng 10-2010 Phát hành lần Bản quyền tồn nội dung © GS1 2010 Trang 64 Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 _ Câu hỏi A B C D E 2.1.2 2.1.3 2.2.2 2.2.3 2.1.1 2.2.1 Trả lời B B 2.3.1 B 2.3.2 B 2.3.3 B 2.3.4 1 2.3.5 1 2.4.1 B 2.5.1.1 B 2.5.1.2 B 2.5.1.3 2.5.1.4 0 2.5.1.5 B 2.5.1.6 B 2.5.1.7 B 8 2 6 6 2.5.1.8 2.5.2.1 B 2.5.2.2 2.5.2.3 B 2.5.3.1 2.5.3.2 B 2.5.3.3 2.5.3.4 B 2.5.3.5 B Điểm số cho câu hỏi Điểm số cho câu hỏi chung Cộng phần Tháng 10-2010 Phát hành lần Bản quyền toàn nội dung © GS1 2010 Trang 65 Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 _ Câu hỏi Trả lời A B C D E 0 0 4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 3.1.1 3.1.2 B 3.1.3 3.1.4 B 3.2.1 B 3.2.2 B 3.2.3 3.3.1 Điểm cho câu hỏi Điểm cho câu hỏi chung 0 Cộng phần Câu hỏi Trả lời A B C D 4.1.1 B 4.1.2 B 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 4.1.9 4.1.10 4.1.11 4.1.12 4.1.13 4.1.14 4.1.15 Tháng 10-2010 Phát hành lần E Điểm số cho câu hỏi Bản quyền toàn nội dung © GS1 2010 Điểm số cho câu hỏi chung Trang 66 Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 _ Cộng phần Câu hỏi Câu hỏi chung 211 109 Cộng phần Cộng phần Cộng phần Cộng phần Tổng số điểm Tiêu chuẩn tự đánh giá Chú thích: Một phiên tự động (Excel-based) câu hỏi tự đánh giá mơ hình điểm có Bảng điểm tự đánh giá “Gói khung khổ chất lượng liệu” Tháng 10-2010 Phát hành lần Bản quyền tồn nội dung © GS1 2010 Trang 67 Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 _ 5.4 Phụ lục IV – Thông tin để kiểm tra sản phẩm 5.4.1 Lấy mẫu Các bước sau phải dùng để xác định cỡ mẫu: Phân định toàn thương phẩm nằm nội dung kiểm tra tổ chức xác định Nhà cung cấp liệu phải phân loại thương phẩm vào nhóm mẫu dựa đặc tính Ví dụ, phân chia theo hệ thống cấp bậc/loại sản phẩm thành : a Các thương phẩm tiêu dùng (người dùng cuối cùng) i Bao bì cứng ii Bao bì mềm dẻo iii Vật phẩm treo iv Vật phẩm hình trụ v Gói nhiều loại b Thương phẩm khơng tiêu dùng, khơng có khay (pallet) c Thương phẩm khơng tiêu dùng, gồm khay (pallet) Quan trọng: Mỗi tổ chức phải định cách phân loại mẫu tốt dựa nội dung kiểm tra Trong nhóm mẫu, mẫu lấy theo công thức: [Mẫu = √n + 0.1n], n = số hàng hóa (article) Tất vật phẩm (item) đếm hàng hóa (one article) mẫu Ví dụ cỡ mẫu nhóm mẫu dựa cơng thức mẫu N mẫu n mẫu 1 500 73 1000 132 10 1250 161 25 1750 217 50 13 2500 300 100 20 3500 410 250 41 4000 464 Nhà cung cấp liệu cố gắng để có khác nhiều thương phẩm được, dựa kích thước vật liệu bao gói Nhưng khuyến nghị lựa chọn thương phẩm khác nhiều tốt từ thứ bậc Tháng 10-2010 Phát hành lần Bản quyền tồn nội dung © GS1 2010 Trang 68 Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 _ 5.4.2 Các yêu cầu tài liệu trước kiểm tra Xác định mẫu · Tổng số GTINs ‘sống’ bể liệu Mạng đồng hóa liệu tồn cầu · Khái quát GTIN dược coi vật phẩm (overview of GTINs considered like items) · Phân chia GTIN nhóm mẫu (bao gồm mơ tả thương phẩm để tham chiếu) · Cỡ mấu cho mooic nhóm mẫu Tờ liệu sản phẩm · Tờ liệu cho GTIN chuẩn bị kiểm tra với tất liệu sản phẩm công bố bể liệu Thiết bị đo · Mô tả khái quát thiết bị đo với quy định kỹ thuật liên quan (loại, nhãn hiệu, số sê-ri v.v ) · Bảng rõ đặc tính sản phẩm đo với loại thiết bị Báo cáo kiểm tra lần trước · 5.4.3 Nếu có thể, tất báo cáo kiểm tra lần trước phải để sẵn quan kiểm tra, để xem xét Các yêu cầu báo cáo kiểm tra Báo cáo chứa phần sau: Tóm tắt kiểm tra Nội dung kiểm tra Các tài liệu tham chiếu Tổng quát phát /các kết quả/ tính kiểm tra Kế hoạch hành động Phụ lục Tóm tắt kiểm tra · Tóm tắt ngắn gọn kiểm tra tối thiểu công bố liệu tham chiếu tổ chức, số GTIN kiểm tra, cơng bố tính % GTIN Nội dung kiểm tra · Dữ liệu tham chiếu tổ chức (tên, phòng ban/đơn vị kinh doanht, địa chỉ, người liên hệ v.v ) · Các địa điểm làm việc · Số lượng GTIN Tài liệu tham chiếu · Tất tài liệu tham chiếu sử dụng kiểm tra gồm số phiên bản, ngày tháng phát hành Tổng quát phát hiện/các kết quả/tính kiểm tra Tháng 10-2010 Phát hành lần Bản quyền toàn nội dung © GS1 2010 Trang 69 Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 _ · Tổng quát phát kê theo GTIN · Tóm tắt / kết luận kết tổng hợp · Công bố tính theo % GTIN kiểm tra Kế hoạch hành động · Tổng quát tất liệu khơng xác cần biện pháp chấn chỉnh tổ chức · Các kiểm tra khác (phụ thêm) dự định để kiểm tra tính xác liệu Các phụ lục · Tổng quát GTIN kiểm tra mức bao gói kiểm tra 5.4.4 Nguyên tắc đạo mục tiêu Chỉ số tính chủ chốt (KPI) cho ngành công nghiệp Nguyên tắc đao sau Ủy ban đạo chất lượng liệu GS1 xây dựng công cụ để cung cấp cho đối tác thương mại báo độ xác mong muốn thơng tin Nhưng ngun tắc đạo công cụ đánh giá bắt buộc, chúng đơn giản cung cấp cho đối tác thương mại số hoàn cảnh để cải tiến chất lượng liệu độ xác liệu Các tổ chức ln tự xác định mức Chỉ số tính chủ chốt (KPI) mục tiêu khác cách nội hợp tác với đối tác thương mại khác Khuyến nghị đơn giản cung cấp só hướng chung từ ngành cơng nghiệp liên quan đến độ xác liệu Quan trọng: Các mức Chỉ số tính chủ chốt (KPI) áp dụng cho tất loại sản phẩm khơng kể loại bao bì tổ hợp chúng thêm nữa, mức mục tiêu Chỉ số tính chủ chốt (KPI) áp dụng cho tất Chỉ số tính chủ chốt (KPI) khác quy định phần 5.4.5 Phụ lục Điểm Chỉ số tính chủ chốt (KPI) ý nghĩa : Điểm Ý nghĩa 95% cao Dữ liệu tốt hợp lý, đạt điểm 95% cao tất Chỉ số tính chủ chốt (KPI) riêng biệt có nghĩa liệu hoàn toàn tin cậy hầu hết đối tác có khả chấp nhận thơng tin Các tổ chức đạt điểm khoảng lựa chọn hợp tác chặt chẽ với đối tác thương mại hội cụ thể để đạt độ xác 100% Từ 75% đến 95% Dưới 75% Đạt điểm 75% 95% thông tin có vấn đề đáng kể, liệu cứu phải cải tiến đối tác thương mại thực hành động giải Một tổ chức đạt điểm khoảng cổ vũ cần có hành động để cải tiến cam kết giãi bày kết Một số đối tác thương mại chọn lựa tiếp nhận liệu với thận trọng họ Dữ liệu chất lượng kém; đạt 75% tất Chỉ số tính chủ chốt (KPI) riêng biệt có nghĩa liệu không tin cậy hầu hết đối tác không chấp nhận liệu Các tổ chức đạt điểm số khoảng khuyến nghị phải xem xét lại tồn việc đồng hóa liệu chương trình chất lượng liệu Tháng 10-2010 Phát hành lần Bản quyền toàn nội dung © GS1 2010 Trang 70 Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 _ 5.4.5 Chỉ số tính chủ chốt (KPI) chất lượng liệu Mơ hình KPI xây dựng cơng cụ để theo dõi việc đo lường xác liệu xác nhận tính hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng liệu Mô hình KPI chất lượng liệu bao gồm KPI sau: Độ xác vật phẩm chung Độ xác thuộc tính giống lồi (generic) Độ xác kích thước trọng lượng Độ xác thứ bậc (hierarchy accuracy) Có hiệu lực / đặt hàng (active/Orderable) Độ xác chung Độ xác thuộc tính giống lồi Độ xác kích thước trọng lượng Có hiệu lực / đặthàng Độ xác thứ bậc Khi tổ chức có q trình nội vững để quản lý chất lượng liệu, thông tin đầu phải phản ánh tính hiệu q trình nội cách đạt điểm số cao chắn phương pháp đo KPI Nếu thông tin đạt kết thấp KPI, cho thấy việc đánh giá trình nội cần phải sốt xét chấn chỉnh thêm Chú thích: Mơ hình KPI mơ tả áp dụng cho tất phần Khung khổ chất lượng liệu (ví dụ, phụ trợ cho phần “Hệ thống quản lý chất lượng liệu”, phần “Tự đánh giá” phần “Thủ tục kiểm tra sản phẩm”) Đánh giá trình nội Tháng 10-2010 Phát hành lần Kết KPI vững Bản quyền toàn nội dung © GS1 2010 Xác nhận giá trị áp dụng thích đáng Khung khổ chất lượng liệu Trang 71 Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 _ 5.4.5.1 Định nghĩa số tính chủ chốt chất lượng liệu Định nghĩa KPI Độ xác vật phẩm chung Định nghía Số phần trăm vật phẩm có giá trị đầy đủ xác tất thuộc tính liệu có nội dung mơ hình KPI Độ xác thuộc tính giống lồi Định nghĩa Số phần trăm vật phẩm có tiêu chuẩn GS1 áp dụng có giá trị đầy đủ xác thuộc tính liệu giống lồi (xem danh sách đây) Thuộc tính - Mã số thương phẩm tồn cầu (globalTradeItemNumber -GTIN) - Mã phân loại hạng (classificationCategoryCode -GPC Code) - Mô tả thương phẩm (tradeItemDescription*) - Dung lượng tịnh (netContent) Chú thích: Thuộc tính “Mơ tả thương phẩm” theo quy ước hành xác định định nghĩa hệ thống GS sử dụng với mục đích thơng tin Độ xác kích thước trọng lượng Định nghĩa Số phần trăm vật phẩm có tiêu chuẩn GS1 áp dụng có giá trị đầy đủ xác tất thuộc tính kích thước trọng lượng (xem danh sách đây) dựa Các quy tắc đo bao bì Mạng đồng hóa liệu tồn cầu (gồm dung sai) Thuộc tính - chiều sâu - chiều rộng - chiều cao - trọng lượng bì Độ xác thứ bậc (hierarchy accuracy) Định nghĩa Số phần trăm vật phẩm có tiêu chuẩn GS1 áp dụng có giá trị đầy đủ xác tất thuộc tính thứ bậc (xem danh sách đây) Thuộc tính - tổng số mức thương phẩm thấp (totalQuantityOfNextLowerLevelTradeItem) - số thương phẩm lớp pa-let (quantityOfTradeItemsPerPalletLayer) - số thương phẩm pa-let (quantityOfTradeItemsPerPallet) - số lớp pa-let (quantityOfLayersPerPallet) - số lớp hoàn chỉnh chứa thương phẩm (quantityOfCompleteLayersContainedInATradeItem) - số thương phẩm chứa lớp đầy đủ (quantityOfTradeItemsContainedInACompleteLayer) Tháng 10-2010 Phát hành lần Bản quyền tồn nội dung © GS1 2010 Trang 72 Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 _ - số mức thương phẩm gói bên (quantityOfNextLevelTradeItemWithinInnerPack) Chú thích: Tham chiếu bảng phẩn 5.4.6 phụ lục để biết quy tắc áp dụng thuộc tính Có hiệu lực/có thể đặt hàng Định nghĩa Số phần trăm vật phẩm bể liệu nội địa (home data pool) cịn có hiệu lực/có thể đặt hàng có ngày kết thúc xác 5.4.5.2 Kiểm tra đo KPI có hiệu lực/có thể đặt hàng KPI đo số phần trăm vật phẩm bể liệu nội địa (home data pool) cịn có hiệu lực/có thể đặt hàng có ngày kết thúc xác ■ Lấy tất vật phẩm từ bể liệu nội địa (home data pool) nhà sản xuất đối chiếu chúng với hệ thống đặt hàng nhà sản xuất ■ Đếm số vật phẩm xuất hai bể liệu hệ thống đặt hàng ■ Đếm số vật phẩm không xuất hệ thống đặt hàng có giá trị (trong khứ) ngày kết thúc bể liệu Tổng hai kết chia chúng cho số vật phẩm bể liệu nội địa (home data pool) nhà sản xuất ■ ■ 5.4.6 Nhân kết với 100% điểm số KPI Danh sách thuộc tính GDSN để kiểm tra sản phẩm Các thuộc tính Từ điển liệu toàn cầu (Global Data Dictionary -GDD) cung cấp điểm bắt đầu cho khung khổ Hy vọng khung khổ phát triển để bao gồm nhiều thuộc tính liệu thơng tin kinh doanh trao đổi đối tác thương mại, với phát triển GDD Chú thích: Các thuộc tính thuộc tính thông tin thương phẩm trao đổi thường xuyên Các đối tác thương mại có thể, theo định riêng mình, mở rộng giảm bớt danh sách tập trung vào thuộc tính liên quan đến công việc họ Tháng 10-2010 Phát hành lần Bản quyền tồn nội dung © GS1 2010 Trang 73 Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 Định nghĩa/giải thích Tên mục mã số thương phẩm toàn cầu (globalTradeItemNumber Mã phân loại hạng (classificationCategoryCode) mô tả thương phẩm (tradeItemDescription) dung lượng tịnh (netContent) Chiều sâu (Depth) Chiều rộng (Width) Chiều cao (Height) Tháng 10-2010 Phát hành lần Một mã số thương phẩm toàn cầu cụ thể, giá trị số, dùng để phân định đơn thương phẩm Một thương phẩm thương phẩm (thương phẩm dịch vụ) mà người ta cần truy nhập thông tin định trước lập kế hoạch, định giá, giao lập hóa đơn điểm dây chuyền cung cấp Mã phân loại hạng EAN.UCC toàn cầu Đơn nhất, chìa khóa cố định chữ số Khả áp dụng Tất mức Tất mức Một mô tả dẽ hiểu dễ dùng thương phẩm sử dụng nhãn hiệu mô tả khác Thuộc tính điền đầy với số viết tăt có thể, đồng thời giữ cho chiều dài hợp lý Trường text định dạng tự do, yếu tố liệu lặp lại ngôn ngữ sử dụng phải liên kết với giá trị mã ngôn ngữ ISO Chiều dài trường 178 ký tự Nó phải mơ tả rõ ràng thương phẩm đẻ dễ dàng xử lý thông Tất mức điệp Các nhà bán lẻ dùng mơ tả làm sở để hiểu hồn toàn nhãn hiệu, mùi vị, hương thơm v.v GTIN để tạo mô tả sản phẩm cần cho hệ thống nội họ Tổng số thương phẩm chứa bao gói, thường theo ghi nhãn Đo từ trước sau thương phẩm Cần liên kết với đơn vị đo Đo từ bên trái sang bên phải thương phẩm Cần liên kết với đơn vị đo Đo chiều cao thương phẩm Kích thước thẳng đứng từ điểm thấp đến điểm cao nhất, kể bao bì Tại mức pa-let, chiều cao thương phẩm gồm chiều cao thân pa-let Bản quyền tồn nội dung © GS1 2010 Đơn vị tiêu dùng Tất mức Tất mức Tất mức Kết ghi GTIN riêng rẽ khg tìm thấy Mã GPC riêng rẽ Loại (KPI) Thuộc tính giống lồi Thuộc tính giống lồi Mơ tả nhà sản xuất cung cấp Thuộc tính giống lồi Số lượng trọng lượng cơng bố [mảnh, g/lbs] Thuộc tính giống lồi Chiều sâu (mm/in) Chiều rộng (mm/in) Chiều cao (mm/in) Trang 74 Kích thước & trọng lượng Kích thước & trọng lượng Kích thước & trọng lượng Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 Định nghĩa/giải thích Tên mục Được sử dụng để phân định trọng lượng bì thương phẩm Trọng lượng bì gồm vật liệu bao gói thương phẩm Tại mức pa-lét trọng lượng bì thương phẩm gồm trọng lượng thân pa-let Cần liên kết với đơn vị đo trọng lượng bì (grossWeight) tổng số thương phẩm mức thấp (totalQuantityOfNextLowerLevelTr Nó thể tổng số thương phẩm mức thấp mà thương phẩm chứa Khả áp dụng Tất mức Tất mức trừ đơn vị tiêu dùng Kết ghi Loại hạng (KPI) Trọng lượng bì (kg/lb) Kích thước & trọng lượng Số lượng Thuộc tính thứ bậc a deItem) số thương phẩm lớp pa-let (quantityOfTradeItemsPerPalletLay er) số lớp pa-let (quantityOfLayersPerPallet) số thương phẩm pa-let (quantityOfTradeItemsPerPallet) số lớp hoàn chỉnh chứa thương phẩm (quantityOfCompleteLayersContain Số thương phẩm chứa lớp đơn palet Chỉ dùng pa-let khơng có GTIN Nó rõ số thương phẩm đặt lớp pa-let tùy theo sở thích nhà cung cấp nhà bán lẻ Các mức đơn vị thương mại (khi đơn vị palet khg cấp GTIN) Số lớp chứa pa-let Chỉ dùng pa-lét khơng có GTIN Nó rõ số lớp chứa palet tùy theo sở thích nhà cung cấp nhà bán lẻ Các mức đơn vị thương mại (khi đơn vị palet khg cấp GTIN) Số thương phẩm chứa pa-let Chỉ dùng pa-let khơng có GTIN Nó rõ số thương phẩm đặt pa-let tùy theo sở thích nhà cung cấp nhà bán lẻ Các mức đơn vị thương mại (khi đơn vị palet khg cấp GTIN) Số lớp thương phẩm sở tìm thấy thương phẩm Khơng áp dụng cho đơn vị thương phẩm sở Số lượng Thuộc tính thứ bậc Số lượng Thuộc tính thứ bậc Số lượng Thuộc tính thứ bậc Tất mức trừ đơn vị sở Số lượng Thuộc tính thứ bậc Tất mức trừ đơn vị sở Số lượng edInATradeItem) số thương phẩm chứa lớp hoàn chỉnh (quantityOfTradeItemsContainedInA CompleteLayer) Tháng 10-2010 Phát hành lần Số thương phẩm chứa lớp hoàn chỉnh cấu hình bao gói cao Được dùng cấu trúc bao gói thứ bậc thương phẩm Không dùng cho đơn vị thương phẩm sở Bản quyền tồn nội dung © GS1 2010 Thuộc tính thứ bậc Trang 75 Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 số mức thương phẩm gói bên (quantityOfNextLevelTrade Chỉ rõ số mức thương phẩm thấp chứa nhóm vật lý khơng mã (gói bên trong) ItemWithinInnerPack) Tháng 10-2010 Phát hành lần Bản quyền toàn nội dung © GS1 2010 Tất mức áp dụng với nhóm gói bên Thuộc tính thứ bậc Số lượng Trang 76 Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 Quan trọng: Các thuộc tính khuyến nghị bảng điểm khởi đầu đề xuất để kiểm tra sản phẩm Các tổ chức tự mở rộng giảm bớt dựa nhu cầu mình, ưu tiên thỏa thuận với đối tác thương mại Bảng điểm số KPI cung cấp cho Khung khổ chất lượng liệu coi danh sách tảng cho thuộc tính giúp kiểm tra Chú thích: “Quy tắc đo bao bì GDSN để xếp liệu” cần dùng để sửa chữa số đo áp dụng giống mức thứ bậc thương phẩm, gồm bao gói bên 1Khả 2Nó loại KPI xem xét thuộc tính cụ thể kiểm tra có mặt, mã 99999999 không cho phép (trừ khơng có loại khác cho sản phẩm này) 3Chỉ 4Chỉ để thơng tin 5Cịn gọi chiều dài ý thuộc tính thứ bậc khơng áp dụng đồng thời cho tất vật phẩm, tham chiếu khả áp dụng thuộc tính để xác định tính thích ứng chúng tính khả dụng cho vật phẩm cụ thể 6Chú 5.5 Phụ lục V: Những người cộng tác trước Khi soạn thảo phiên Khung khổ chất lượng liệu, thấy rõ tảng vững nhiều người đóng góp vào phiên trước, ý tưởng ban đầu cộng đồng Với lịng cảm tạ chúng tơi ghi tên người cộng tác công ty họ, người chịu trách nhiệm phiên gốc Khung khổ chất lượng liệu Tên Tổ chức Kraig Adams Kristin Andersen Bud Babcock Nigel Bagley Vincent Bergere Edwin Boer Paul Bokdam Mauricio Breña Greg Buckley Hugo Byrnes Debbie Edmondson André Frank Britt Galbreath Simon Glass Glenn Griglack, Dave Grissom Hein Gorter de Vries Chris Havenga Bruce Hawkins Sally Herbert Rob Hoffman, The Hershey Company Jeanne Iglesias The Coca-Cola Company Wegmans Food Markets The Procter & Gamble Company Unilever Kraft Foods Capgemini Lloyd’s Register Quality Assurance GS1 Mexico PepsiCo Royal Ahold The Coca-Cola Company Sara Lee SCA The Procter & Gamble Company Reckitt Benckiser The Coca-Cola Company GS1 Netherlands GS1 South Africa Wal*Mart GS1 The Hershey Company Grocery Manufacturers Association of America (GMA) Tháng 10 2010 Phát hành lần Bản quyền toàn nội dung © GS1 2010 Trang 77 Khung khổ chất lượng liệu GS1 Phiên 3.0 GS1 Data Quality Framework Version 3.0 Tên Peter Irish Kees Jacobs Sharon Jeske Mats Johansson, SCA Richard Jones Peter Jordan Urs-Ulrich Katzenstein Robin Kidd Detlef Konig Hanjörg Lerch Sue Mackesey Kathleen van Maele James Martin Sandy Matayka Terry Mochar Susan Moore Thierry Morizur Olivier Mouton Doug Naal Brad Papietro Ruud van der Pluijm Petra Potma Paul Povey Abdul Razak Katrin Recke Sabine Ritter Alistair Robinson Alan Sargeant Adrian Segens Gabriel Sobrino Karen Spooner Pam Stegeman Jim Tersteeg Marianne Timmons Peter Tinnemans Milan Turk Jr Lionel Tussau Steve Vazzano Patrick Walsh Tom Warren Greg White Mary Wilson Gert van Zanten Tháng 10 2010 Phát hành lần Tổ chức SCA Capgemini CIES – The Food Business Forum SCA GS1 Australia Kraft Foods METRO Group Buying Nestlé Masterfoods METRO AG Kraft Foods SCA Kimberly-Clark Kraft Foods Reckitt Benckiser Safeway Carrefour Carrefour Kraft Foods Wegmans Food Markets Royal Ahold Sara Lee The Procter & Gamble Company Campbell Soup Company European Brands Association (AIM) /ECR Europe Global Commerce Initiative (GCI) Tesco The Procter & Gamble Company GS1 UK GS1 Kraft Foods Grocery Manufacturers Association of America (GMA) Capgemini Wegmans Food Markets Capgemini The Procter & Gamble Company Georgia Pacific GS1 US Food Marketing Institute (FMI) Kraft Foods The Procter & Gamble Company GS1 US Kimberly-Clark Bản quyền toàn nội dung © GS1 2010 Trang 78