Mot so loi thuong gap khi su dung word

32.Tắt khung bao quanh hình vẽ khi vẽ một đối tượng đồ họa vào văn bản Đây là một tính năng mới của MS Word, khi chúng ta vẽ một đối tượng đồ họa như Autoshape, Textbox vào văn bản thì M[r]

Khi bạn chèn các hình vẽ mục AutoShape trên công cụ Draw thì xuất đường viền to làm che văn Bạn hãy khắc phục cách mở menu Tools > Options; thẻ General, bạn bỏ chọn mục Automatic create drawing canvas when inserting AutoShape Mỗi thực thao tác copy/cut paste thì xuất nút Paste Options xuất gây cản trở công việc Bạn mở menu Tools > Options; thẻ Edit, bỏ chọn mục Show Paste Options Buttons Khi bạn soạn thảo văn thì xuất các đường gạch chân màu xanh đỏ ngoằn ngoèo gây khó chịu và thẩm mỹ Bạn khắc phục cách mở menu Tools > Options; thẻ Spelling& Grammar, bạn bỏ chọn mục Check Spelling As you type và mục Check Grammar as you type Khi cuộn ngang và dọc biến mất, bạn mở menu Tools > Options; thẻ View > chọn Hozirontal scroll bar và Vertical scroll bar để chúng xuất trở lại Chèn hình ảnh vào văn bạn không thấy hình đâu, thấy có cái khung trống Hãy mở menu Tools > Options; thẻ View, bạn bỏ chọn Pictures placeholders Các thước kẻ ngang và dọc biến mất, bạn mở View > chọn Ruler Bôi đen văn để chép đè bấm phím BackSpace để xóa không Hãy mở menu Tools > Options; thẻ Edit > chọn mục Typing replaces selection Trong gõ văn thì các ký tự phía sau bị xóa hết Bạn mở menu Tools > Options; thẻ Edit, bạn bỏ chọn mục Overtype mode MS Word không tự động viết hoa chữ cái đầu câu Hãy mở menu Tools > Autocorrect Options; thẻ Autocorrect, bạn chọn mục Capitalize first letter of sentences 10 Bạn không thể thực kéo-thả các đoạn văn Mở menu Tool > Options; thẻ Edit > chọn mục Drag-and-drop text editing 11 Trang văn đột nhiên xuất đường biên giới hạn vùng làm việc Mở menu Tools > Options; thẻ View, bạn bỏ chọn mục Text Boundaries 12 Bạn không thể sử dụng phím tắt nào MS Word Khắc phục cách mở menu Tools > Customize Trong cửa sổ ra, bạn chọn thẻ Options > nhấn vào nút Keyboard… > nhấn Reset All… nhấn OK 13 Máy in không làm việc dù đã cài đặt đúng các thông số cho máy in và MS Word Bạn thử khắc phục cách mở menu Start > Control Panel > Administrative Tools > Services Bạn tìm và nhấn đúp vào mục Print Spooler > General; mục ******* type > chọn Automatic bấm nút Start 14 Bạn thực các phép toán trên bảng biểu MS Word thì xuất thông báo “Invalid character setting” Khắc phục: Bạn mở menu Start > Control Panel > Regional and Language Options; cửa sổ ra, bạn chọn thẻ Regional Options Tại trường Standards and formats, bạn bấm vào mũi tên xổ xuống > chọn English (United States) nhấn OK 15 Nếu không may chương trình MS Word bị hư, bạn khoan hãy cài lại MS Word Hãy bỏ đĩa cài đặt Office vào, khởi động Word mở Help > Detect and Repair, đánh dấu chọn hai mục cửa sổ và nhấn Start 16 Khắc phục lỗi nhảy cách chữ có dấu - Khi soạn thảo các văn ngôn ngữ có dấu, thường gặp là tiếng Việt với gõ Vietkey hay Unikey, chúng ta thường hay gặp lỗi các chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn “cu a s o ti n ho c” - Lỗi này phát sinh thường sau bạn dùng các thao tác copy, paste có thể là tự nhiên - Để khắc phục lỗi này, bạn hãy vào mục Tools > Options > Edit > Settings hãy bỏ dấu ô Adjust sentence and word spacing automatically và nhấn OK hai lần Word tự động thêm số, dấu chấm tròn dấu hoa thị đầu các dòng bạn gõ Nếu bạn bắt đầu gõ cái gì đó Word nghĩ là dách sách đánh dấu chấm tròn Ví dụ, bạn gõ 1, cùng với dấu chấm và sau đó là vài chữ (1 News ), Word chuyển nó thành dòng có dấu chấm tròn có số đầu sau bạn nhấn Enter Để ngăn chặn điều này, vào Tools | AutoCorrect Options, và chọn thẻ AutoFormat As You Type Sau đó, bỏ dấu kiểm ô Automatic Bulleted List và ô Automatic Numbered List, nhấn OK 10 Khi gõ dấu gạch nối (hyphen), Word tự động chuyển các dấu nối rời thành dấu gạch nối liền Nếu bạn gõ từ, hai dấu nối và sau đó là từ khác (không có dấu cách), Word tự động chuyển các dấu nối rời đó thành dấu gạch liền dài (em dash) Nếu bạn gõ khoảng cách trước và sau các dấu gạch nối, Word tự động chuyển chúng thành dấu gạch ngắn (en dash) Để vô hiệu tính này, vào Tools | AutoCorrect Options và chọn thẻ AutoFormat As You Type Bỏ dấu kiểm ô Hyphens (–) With Dash (-), kích chọn OK Nhũng lỗi thường gặp Word Xin chào tất các bạn , có đôi lúc soạn thảo văn mà gặp lỗi khó chịu thì thật là hứng phải không đây tôi xin trình bày 32 lỗi và cách khắc phục word: Khi đánh số trang lại thấy xuất chữ Page mà không số trang :- Khắc phục : Vào menu Tools > Options > chọn thẻ View hủy dấu kiểm ô Fiel codes > nhấn OK Để bỏ đường viền bao quanh văn bản: - Bạn vào menu Tools > Options > Chọn thẻ View hủy dấu kiểm ô Text boundaries > nhấn OK Khi hết dòng nhấn enter xuống dòng thì xuất các số thứ tự để đếm dòng :Khắc phục: Vào menu File > Page setup > chọn thẻ Layout nhấn nút LineNumbers… > bỏ dấu kiểm ô Add line numbering > nhấn OK Khi nhấn phím Tab thì xuất dấu mũi tên:- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ View hủy dấu kiểm ô Tab Characters > nhấn OK Khi kẻ hình vẽ hay Text box thì xuất đường viền bao quanh khó thao tác:- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ Genaral hủy dấu kiểm ô Automatic Create… > nhấn OK Khi nh ấn phím Home hay End thì không có tác dụng:- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ Genaral hủy dấu kiểm ô Navigation keys for Wordperfect users > nhấn OK Trên văn có màu là màu xanh và chữ màu trắng:- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ Genaral hủy dấu kiểm ô Blue background, white text > nhấn OK Chèn hình vào văn không thấy hình ảnh lên:- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ View hủy dấu kiểm ô Picture Placeholders > nhấn OK Khi in văn lại in từ cuối trang lên đầu trang:- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ Print hủy dấu kiểm ô Reverse Print order > nhấn OK 10.Đánh chữ không thấy chữ và trên thước lại không thấy số (tất biến thành màu trắng)- Khắc phục: Trên Destop bạn nhấn chuột phải chọn Properties > chọn thẻ Appearance > chọn tiếp mục Advanced nhấn chuột vào dòng chữ Message text và hộp Color bạn chọn lại màu đen và nhấn OK > nhấn OK lần 11.Chữ “i” bướng bỉnhSoạn thảo với font TCVN3-ABC có thể xuất tình nhập từ kết thúc có chữ “i” lại hóa “i hoa” ví dụ từ “tôi” câu “Hà Nội và tôi” thành “tôI” Thủ phạm gây tượng đó là tùy chọn sửa tự động AutoCorrect MS Word hiểu nhầm từ ngữ ta với Tây, chữ cái biểu thị ngôi thứ Anh văn luôn viết hoa là “I” Khắc phục nó, cần truy cập trình đơn Tool MS Word, lựa chọn AutoCorrect Option, bỏ dấu tick Replace text as you type Một tình trạng khác là chữ “ở” vị trí đầu câu “ở hai đầu nỗi nhớ” hóa thành chữ “ậ …”, đó là tùy chọn tự động viết hoa ký tự đầu AutoCorrect MS Word Để tiệt trừ nó cần bỏ dấu tick Capitalize first letter of sentences Xong bấm OK 12.- Để sửa lỗi chữ i bị chuyển thành I: Vào Insert -> AutoText -> AutoText -> Chon Tab AutoCorrect Đánh chữ i ô Replace, thấy hai chữ i, I xuất dòng bên thì bấm chọn vào dòng đó -> Delete OK 13.- Để sửa lỗi khoảng trống chữ ‘H ồng b ít đ ú’ thì làm sau: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab Edit -> Xóa dấu chọn ô ‘Use smart cut and paste’ OK 14.- Để sửa lại đơn vị định dạng trang từ Inches sang Centimeters: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab General -> Ở ô Measurement units chọn Centimeters OK 15- Để có đường bao quanh văn bản: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab View -> Đánh dấu chọn ô Text boundaries OK 16- Để xóa triệt để các đường zíc zắc đỏ gạch chân dòng chữ: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab Spelling and Grammar -> Xóa dấu chọn toàn các mục “Check…” OK 17- Để chuyển văn sang màu xanh, chữ trắng: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab General -> Đánh dấu chọn ô Blue background, white text OK 18- Cách định dạng trang văn ( nhớ thực bước này không in không mong muốn): Vào File -> Page setup -> Ở Tab Margin chọn các thông số lề, trên, dưới; Tab Paper Size chọn cở giấy in (A4) OK 19 Hiện tượng chữ sau cách xa chữ trước gõ font Unicode: Nhiều khi, văn bạn soạn thảo bị cách sau gõ dấu, dù chưa nhấn phím cách Để khắc phục tình trạng này, bạn vào Tools > Options > Edit bỏ dấu chọn dòng “Smart cut and paste”, nhấn OK 20 Chữ hoa đầu câu là nguyên âm có dấu tiếng Việt bị thụt xuống:Trước gõ từ có chữ hoa nguyên âm đầu câu, bạn vào Tools > AutoCorrect Options > AutoCorrect bỏ dấu kiểm dòng Correct Two Intial Capital và OK 21 Muốn gõ chữ thường đầu dòng Word tự sửa thành chữ hoa: Bạn vào Tools > AutoCorrect Options > AutoCorrect bỏ dấu kiểm dòng Capitalize first Letter of Sentence 22 Bỏ dấu gạch chân dạng sóng dòng chữ.Thực đây không phải là lỗi mà là chức soát lỗi chính tả và ngữ pháp tiếng Anh Nó không xuất in Tuy nhiên, nhìn vào đó khá rối mắt nên bạn có thể bỏ cách vào Tools > Options > Spelling and Grammar, bỏ dấu kiểm dòng Check grammar as you type 23 Copy văn và ảnh nhanh từ mạng vào word Lướt Web và lấy liệu từ mạng đã trở thành công việc quen thuộc cư dân trên mạng Tuy nhiên, sử dụng cáp copy văn và hình ảnh thông thường Word thì việc làm này tương đối nhiều thời gian, nhiều trường hợp, liệu lớn, máy tính bạn có thể bị treo Để rút ngắn thời gian, bạn nên thực các bước sau: Trước hết bạn copy văn ảnh từ trên mạng, sau đó mở trang Word Tại trang này, vào mục Edit, chọn Past Special Nếu liệu cần copy là dạng text bạn vào mục Past Special, chọn mục “Unformatted Text” “Formatted Text” “Unformatted Unicode Text” Ngược lại, liệu cần copy là dạng ảnh bạn vào Paste Special, chọn mục “Device Independent Bitmap” để tăng tốc độ copy ảnh giảm dung lượng file 24 Bảo mật thông tin Word.Đôi khi, bạn muốn lưu số thông tin riêng mình máy tính quan mà không muốn đọc File word này bạn có thể bảo mật cao và không có truy cập vào bạn chọn công cụ sau Bạn nvào mục Tools \ Options\ Security Trong mục chọn mật đở mở file “Password to Open” bạn nhận mật tuỳ chọn Bạn có thể chọn kiểu chữ nhập vào ô “Password to Open” cách nhấn chuột vào nút “Advanced” và tiến hành chọn kiểu chữ thích hợp Sau đó, bạn chuyển đến mục mật dùng để sửa đổi văn “Password to modify” bạn nhập mẩu vào Cuối cùng bạn nhấn nút OK để kết thúc thao tác Ngoài để có thêm tính bảo mật văn bạn, bạn vào Tools \ Protect Document Tại cửa sổ Protect Document bạn thấy lựa chọn Track changes (ngăn không cho thay đổi Track Changes, thay đổi lưu lại và Track Changes bị vô hiệu hoá), Comment (cho phép người đọc đóng góp ý kiến không có quyền thay đổi văn bản) và Form (chỉ cho phép thay đổi văn không bảo vệ Form) 26.13.nhấn phím space(khoảng trắng) xuất dấu chấm trên đầu? Bạn vào tool options nhấp vào thẻ view phần Formatting marks bạn chọn all 27.Lỗi chèn số thứ tự trang mà không được:Đây là lỗi mà bạn copy file nhiều nơi, cho nên bạn chèn trang nó không bạn đánh máy bình thường được: Cho nên bạn hãy làm theo cách sau đây: Ban vào Insert- pages numbers - format- continue from …-ok Là xong 28 Hiện tượng cách chữ gõ tiếng Việt có dấu Trong số trường hợp chúng ta sử dụng gõ Vietkey gõ tiếng Việt có dấu MS Word làm chữ có dấu tự động bị tách phần nguyên âm và phụ âm có dấu, trường hợp này là chế độ cắt và dán thông minh MS Word Để khắc phục trường hợp này cần tắt chế độ cắt và dán thông minh, việc tắt chế độ này không ảnh hưởng gì đến quá trình soạn thảo và văn Vào menu Tools - Options Chọn thẻ Edit Bỏ đánh dấu mục Smart cut and paste Nhấn OK Sau đó lưu tài liệu soạn thảo lại và khởi động lại MS Word 29.Hiện tượng lệch dấu trên ký tự chữ hoa Khi sử dụng các font chữ thuộc bảng mã TCVN3, VNI-Windows … lúc chúng ta bỏ dấu thì thấy dấu bị lệch sang bên phải làm cho văn thiếu thẩm mỹ Trường hợp này là tiện ích AutoCorrect Word Vào menu Tools - AutoCorrect Options Chọn thẻ AutoCorrect, bỏ đánh dấu mục Correct TWo INitial CApitals Nhấn OK 30 Đổi đơn vị đo lường Mặc định đơn vị đo lường MS Word là inch, VN chúng ta dùng đơn vị đo lường là cm, thể thức văn theo qui định nhà nước tính đơn vị đo là cm Vì chúng ta cần chuyển đổi đơn vị đo lường MS Word sang cm - Vào menu Tools - Options, chọn thể General Kích chọn Centimeters mục Measurement units - Lưu tài liệu soạn thảo và khởi động lại MS Word để thiết lập có hiệu lực lần soạn thảo 31.Hiện nay, hầu hết các văn chúng ta điều sử dụng bảng mã Unicode và font chữ chân phương Arial, Times New Roman, Verdana,… đôi chúng ta khởi động Word và thấy trên font chữ trên công cụ Formating không phải là font chúng ta cần dùng, chúng ta đã chọn nhấn Enter để qua đoạn văn khác thì font chữ lại thay đổi Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính thống kiểu chữ toàn văn chúng ta cần chọn font chữ mặc định, tức chúng ta khởi động MS Word văn dùng là font chữ với kích cỡ và định dạng chúng ta đã chọn từ trước - Vào menu Format, chọn Font Chọn thẻ Font, chọn kiểu chữ thường dùng mục Font, chọn kiểu dáng mục Font style, chọn kích cỡ mục Size…,… Chọn xong, nhấn nút Default, nhấn Yes để xác nhận hộp thoại sau đó Nhấn OK để kết thúc thao tác thiết lập font chữ mặc định - Lưu tài liệu soạn thảo và khởi động lại MS Word để thiết lập chúng ta có hiệu lực lần sau sử dụng MS Word 32.Tắt khung bao quanh hình vẽ vẽ đối tượng đồ họa vào văn Đây là tính MS Word, chúng ta vẽ đối tượng đồ họa Autoshape, Textbox vào văn thì MS tự tạo khung viền bao quanh vùng trỏ soạn thảo đứng, khung viền này có tác dụng nhóm các đối tượng vẽ thành khối thống để chúng ta di chuyển, thay đổi thì nhóm đối tượng đồ họa theo nó thay cho việc chúng ta phải chọn đối tượng đồ họa và click phải chọn Grouping… Nhưng đôi khung viền này xuất không hợp lý và gây khó khăn cho chúng ta, để tạm thời tắt khung viền nhấn phím ESC Một số quy tắc soạn thảo văn Soạn thảo văn bản: khó hay dễ? Các bạn có ngạc nhiên không? Tôi dám chí số bạn trẻ còn cáu Bây đã là thời đại gì mà còn dạy gõ văn nữa? Máy tính từ lâu đã trở thành công cụ không thể thiếu các văn phòng, công sở với chức chính là soạn thảo văn Ngày chúng ta không thể tìm thấy văn chính thức nào nhà nước mà không thực trên máy tính Công việc soạn thảo văn đây đã trở nên quen thuộc với tất người Tuy nhiên không phải nắm vững các nguyên tắc gõ văn mà chúng tôi trình bày hôm Bản thân tôi đã quan sát và nhận thấy 90% sinh viên tốt nghiệp các trường đại học không nắm vững (thậm chí chưa biết) các qui tắc này! Vì các bạn cần bình tĩnh và hãy đọc cẩn thận bài viết này Đối với các bạn đã biết thì đây là dịp kiểm tra lại các thói quen mình, còn các bạn chưa biết thì qui tắc này thật bổ ích Các qui tắc này dễ hiểu, biết và nhớ thì bạn không lặp lại các lỗi này soạn thảo văn Một điều quan trọng muốn nói với các bạn: các qui tắc soạn thảo văn này luôn đúng và không phụ thuộc vào phần mềm soạn thảo hay hệ điều hành cụ thể nào Khái niệm ký tự, từ, câu, dòng, đoạn Khi làm việc với văn bản, đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc là các ký tự (Character) Các ký tự phần lớn gõ vào trực tiếp từ bàn phím Nhiều ký tự khác ký tự trắng(Space) ghép lại với thành từ (Word) Tập hợp các từ kết thúc dấu ngắt câu, ví dụ dấu chấm (.) gọi là câu(Sentence) Nhiều câu có liên quan với hoàn chỉnh ngữ nghĩa nào đó tạo thành đoạn văn (Paragraph) Trong các phần mềm soạn thảo, đoạn văn kết thúc cách nhấn phím Enter Như phím Enter dùng cần tạo đoạn văn Đoạn là thành phần quan trọng văn Nhiều định dạng áp đặt cho đoạn lề, kiểu dáng,… Nếu đoạn văn bản, ta cần ngắt xuống dòng, lúc đó dùng tổ hợp Shift+Enter Thông thường, giãn cách các đoạn văn lớn các dòng đoạn Đoạn văn hiển thị trên màn hình chia thành nhiều dòng tùy thuộc vào kích thước trang giấy in, kích thước chữ Có thể tạm định nghĩa dòng là tập hợp các ký tự nằm trên cùng đường sở (Baseline) từ bên trái sang bên phải màn hình soạn thảo Như các định nghĩa và khái niệm ban đầu soạn thảo và trình bày văn là Ký tự, Từ, Câu, Dòng, Đoạn Nguyên tắc tự xuống dòng từ: Trong quá trình soạn thảo văn bản, gõ đến cuối dòng, phần mềm thực động tác tự xuống dòng Nguyên tắc việc tự động xuống dòng là không làm ngắt đôi từ Do không đủ chỗ để hiển thị từ trên hàng, máy tính ngắt từ đó xuống hàng Vị trí từ bị ngắt dòng phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác độ rộng trang giấy in, độ rộng cửa sổ màn hình, kích thước chữ Do đó, không có lý để ngắt dòng, ta tiếp tục gõ dù trỏ đã nằm cuối dòng Việc định ngắt dòng đâu máy tính lựa chọn Cách ngắt dòng tự động phần mềm hoàn toàn khác với việc ta sử dụng các phím tạo các ngắt dòng "nhân tạo" các phím Enter, Shift+Enter Ctrl+Enter Nếu ta sử dụng các phím này, máy tính luôn ngắt dòng vị trí đó Nguyên tắc tự xuống dòng từ là nguyên tắc quan trọng soạn thảo văn trên máy tính Đây là đặc thù có công việc soạn thảo trên máy tính và không có việc gõ máy chữ hay viết tay Chính vì điều này mà đã nảy sinh số qui tắc đặc thù cho công việc soạn thảo trên máy tính Một số quy tắc gõ văn Bây tôi cùng các bạn xem xét kỹ các "qui tắc" soạn thảo văn trên máy tính Xin nhắc lại lần các nguyên tắc này áp dụng cho phần mềm soạn thảo và trên hệ điều hành máy tính khác Các qui tắc này dễ hiểu và dễ nhớ Khi gõ văn không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng Thật soạn thảo văn trên máy tính hãy phần mềm tự động thực việc xuống dòng Phím Enter dùng để kết thúc đoạn văn hoàn chỉnh Chú ý điều này hoàn toàn ngược lại so với thói quen máy chữ Với máy chữ chúng ta luôn phải chủ động việc xuống dòng văn Giữa các từ dùng dấu trắng để phân cách Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc chỉnh lề Một dấu trắng là đủ để phần mềm phân biệt các từ Khoảng cách thể các từ phần mềm tự động tính toán và thể Nếu ta dùng nhiều dấu cách các từ phần mềm không tính toán chính xác khoảng cách các từ và vì văn thể xấu Ví dụ: Sai: Trong sống, tất chúng ta phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác Đúng: Trong sống, tất chúng ta phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác Các dấu ngắt câu chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải gõ sát vào từ đứng trước nó, là dấu trắng sau đó còn nội dung Lý đơn giản qui tắc này là các dấu ngắt câu trên không gõ sát vào ký tự từ cuối cùng, phần mềm hiểu các dấu này thuộc vào từ khác và đó có thể bị ngắt xuống dòng so với câu thời và điều này không đúng với ý nghĩa các dấu này Ví dụ: Sai: Hôm , trời nóng quá chừng! Hôm nay,trời nóng quá chừng! Hôm ,trời nóng quá chừng! Đúng: Hôm nay, trời nóng quá chừng! Các dấu mở ngoặc và mở nháy phải hiểu là ký tự đầu từ, đó ký tự phải viết sát vào bên phải các dấu này Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và viết sát vào bên phải ký tự cuối cùng từ bên trái Ví dụ: Sai: Thư điện tử ( Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích Thư điện tử (Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích Thư điện tử ( Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích Thư điện tử(Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích Thư điện tử(Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích Đúng: Thư điện tử (Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích Chú ý Các qui tắc gõ văn trên áp dụng các văn hành chính bình thường Chúng áp dụng cho hầu hết các loại công việc hàng ngày từ công văn, thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn học Tuy nhiên có số lĩnh vực chuyên môn hẹp ví dụ soạn thảo các công thức toán học, lập trình máy tính thì không thiết áp dụng các qui tắc trên Các qui tắc vừa nêu trên có thể không bao quát hết các trường hợp cần chú ý soạn thảo văn trên thực tế Nếu gặp các trường hợp đặc biệt khác, các bạn hãy vận dụng các suy luận có lý nguyên tắc tự xuống dòng máy tính để suy luận cho trường hợp riêng mình Tôi nghĩ các bạn tìm phương án chính xác Gõ văn bản: dễ mà khó Các bạn vừa thấy số nguyên tắc gõ văn thật đơn giản trên máy tính Các nguyên tắc này hình chưa ghi lại sách giáo khoa nào tiếng Việt hay Máy tính Công việc soạn thảo văn trên máy tính thường hiểu là việc đơn giản, làm Đúng là đơn giản, để gõ chính xác hoàn toàn không xảy các lỗi đã mô tả trên lại không phải là dễ Khi bạn đã có thói quen gõ đúng thì không lặp lại các lỗi này Nhưng bạn chưa biết chúng thì việc gõ văn có lỗi là điều dễ xảy Tôi mong bài viết ngắn này giúp các bạn nhiều công việc soạn thảo mình Soạn thảo văn trên máy tính là công việc học 'gõ chính tả' mà chúng ta phải trải qua từ các lớp tiểu học, bây với máy tính chúng ta bắt buộc phải trải qua các bài học vỡ lòng đó Bài viết tôi không còn ý nghĩa 90% học sinh và sinh viên chúng ta gõ văn trên máy tính chính xác không lỗi Một số cách khắc phục các lỗi thông thường soạn thảo văn word Một số cách khắc phục các lỗi thông thường soạn thảo văn word Trong quá trình soạn thảo văn word, bạn có thể gặp số lỗi mà mình trước đây đã vô ý bấm nhầm phím chức gây người sử dụng khác vô ý làm Tuy việc xử lý chúng đơn giản với người chưa gặp thì đó không phải là dễ dàng gì Chúng tôi xin nêu số lỗi thông thường hay gặp và cách khắc phục chúng KHẮC PHỤC LỖI NHẢY CÁCH CHỮ TRONG WORD: Khi soạn thảo các văn tiếng Việt với gõ Vietkey hay Unikey, chúng ta thường hay gặp lỗi các chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn "t iếng V iệt" Lỗi này phát sinh thường sau bạn dùng các thao tác copy, paste có thể là tự nhiên Để khắc phục lỗi này, bạn hãy vào mục Tools > Options từ giao diện soạn thảo MS Word, chọn thẻ Edit và vào mục Settings Tại hộp thoại Settings, bạn hãy bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence and word spacing automatically và kích OK Bây giờ, bạn hãy gõ lại và không còn gặp lỗi các chữ nhảy cách LỖI MẤT CHỮ PHÍA SAU KHI VIẾT CHÈN: Word bị lỗi "gõ chữ trước, chữ phía sau lại bị mất" Khi bạn muốn xóa ký tự hay đối tượng nào đó, thay vì bạn ấn phím Delete để xóa mà bạn ấn lộn phím Insert thì gây tượng "gõ chữ trước, chữ phía sau lại bị mất" (Nếu chú ý, xem trạng thái có chữ OVR lên) Vậy để khắc phục tình trạng trên bạn hãy ấn lại phím Insert lần Lúc ấy, chữ OVR mờ lại, bây word trở lại bình thường LỖI CÁCH MỘT CHỮ THÌ CÓ MỘT DẤU CHẤM: Hiện tượng cách chữ thì có dấu chấm này là bạn đã vô tình kích hoạt nút "Show/hide" Nút có hình biểu tượng giống chữ q tô đậm (hoặc giống cái muỗng múc canh) Chỉ cần kích lại nút "Show/hide" là hết Hoặc vào Tools / Options / Thẻ View, phần Formatting marks, bỏ dấu kiểm ô All LỖI KHÔNG CĂN ĐỀU HAI BÊN: Khi hai bên phải và trái, dòng ít chữ (không đủ dòng) thường gặp cố sau: - Có dòng thì xếp trái (đúng) - Có dòng thì giãn đến hết bên phải, mặc dù dòng đó có vài chữ (xấu) Cách chỉnh lại: Ví dụ: dòng thứ bị giãn này - Để chuột (dấu nháy) đầu dòng (dòng dưới), kích phím BackSpace (để nối dòng lại) kích Enter (để đưa dòng trở vị trí cũ) XỬ LÝ NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN TRÊN WORD K hi thực soạn thảo văn chúng ta thường gặp số lỗi và phải tìm cách khắc phục Với người chuyên nghiệp thường soạn thảo văn thì không có gì khó khăn nhiên người không chuyên nghiệp thì thật là “dở khóc dở cuời” Khi gõ chữ i chuyển thành chữ I AutoCorrect (tự động thay đúng), thực soạn thảo văn ta có nhiều từ, cụm từ lặp lại nhiều lần thay vì chúng ta gõ gõ lại thì chúng ta có thể thực tạo từ gõ tắt chức Autocorrect Ví dụ Thương mại ta cần gõ tm, kinh tế => kt, sinh viên => sv, …và i =>I là trường hợp từ gõ tắt Và "lỗi" nó đây a Thực tạo từ gõ tắt: Tools / AutoCorrect options / Hộp thoại (Hình 1) Hình Tại mục Replace: Gõ các ký tự tắt (tm, kt, sv, i …) Hình Tại mục With: gõ nội dung cần gõ tắt (Thương mại, kinh tế, sinh viên, I …) Kích chọn nút Add để thực đặt b Xóa bỏ từ gõ tắt: (Hình 2) Để thực bỏ từ gõ tắt trên ta thực tương tự tạo chọn nút Delete thay vì chọn nút Add Để thực gõ tắt thì hộp thoại trên phải chọn mục Replace text As you type Khi thực đặt các từ gõ tắt nên tránh đặt trùng với các chữ cái tiếng Việt từ có nghĩa c Sửa lỗi gõ chữ i chuyển thành chữ I Thực xóa bỏ từ gõ tắt thì lỗi này không còn Tools / AutoCorrect Option / Hộp thoại Replace: Gõ i With: Gõ I Chọn nút DELETE /Ok Văn có các dấu xanh đỏ gạch các từ Các dấu nói trên chất nó là lỗi chính tả tiếng Anh Nên chúng ta gõ tiếng Việt xem bị lỗi chính tả, còn các từ tiếng Anh gõ đúng không bị Huỷ bỏ: Bước 1: Tools / Options / Hộp thoại (Hình 3) Bước 2: Chọn thẻ Spelling & Grammar Bước 3: Bỏ các mục chọn º Check spelling as you type º Check grammar as you type º Check grammar with spelling Bước 4: Kích chọn Ok Hình Hình Khi thực gõ từ có dấu “bỗng dưng” có cách trống Trong quá trình soạn thảo văn bản, sau thực chép, di chuyển sau đó thực gõ thì các từ có dấu bị cách trống Để thực gõ không có cách trống ta thực hiện: Bước 1: Tools / Options / Hộp thoại (Hình 4) Bước 2: Chọn thẻ Edit Bước 3: Bỏ các mục chọn º Show paste options buttons º Smart cut and paste Bước 4: Kích chọn Ok Khi thực vẽ hình Draw có khung Khi thực chọn hình Draw trên màn hình xuất khung hình chữ nhật lớn Xoá khung này thì các hình đó đề bị xoá theo Khung này làm cho chúng ta thấy khó chịu Để không xuất khung này vẽ ta thực hiện: HÌNH HÌNH Bước 1: Tools / Options / Hộp thoại (hình 5) Bước 2: Chọn thẻ General Bước 3: Bỏ mục chọn º Automatically create drawing … Bước 4: Kích chọn Ok Có các dấu (¶, , ) văn Những dấu này dùng để nhận biết dấu cách trống, dấu Tab, hay kết thúc đoạn Tuy nhiên, nó làm cho chúng ta khó chịu Để tránh khó chịu đó ta thực hiện: Cách 1: Kích chọn biểu tượng ¶a trên công cụ Standard Cách 2: Bước 1: Tools / Options / Hộp thoại (hình 6) Bước 2: Chọn thẻ View Bước 3: Bỏ mục chọn Formatting mark º Tab characters º Spaces º Paragraph º All Bước 4: Kích chọn Ok