Huong dan su dung EMIS

- Về chức năng: bổ sung thêm các chức năng mới như đọc xuất danh mục đơn vị, trích xuất dữ liệu theo danh mục, theo năm và kỳ báo cáo,… - Về báo cáo: thay đổi toàn bộ các báo cáo định kỳ[r]

DỰ ÁN HỖ TRỢ ĐỔI MỚI QUẢN LÝ GIÁO DỤC Support to the Renovation of Education Management BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO UỶ BAN CHÂU ÂU (LƯU HÀNH NỘI BỘ) Hà Nội, tháng 12 năm 2011 MỤC LỤC PHẦN A HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH EMIS I Giới thiệu II Các nội dung nâng cấp từ phiên 2.0 .1 II.1 Thay đổi hệ quản trị sở liệu II.2 Nâng cấp phần mềm II.3 Một số quy định xây dựng mã trường và đồng liệu III Lưu đồ hoạt động hệ thống EMIS III.1 Lưu đồ hoạt động tổng thể .4 III.2 Lưu đồ vận hành EMIS cấp phòng III.3 Lưu đồ vận hành EMIS cấp Sở III.4 Lưu đồ vận hành EMIS cấp Bộ .7 IV Hướng dẫn sử dụng IV.1 Sử dụng chương trình Quản trị hệ thống PEMIS IV.2 Đăng nhập chương trình EMIS 14 IV.3 Đổi mật .17 IV.4 Chọn đơn vị làm việc 18 IV.5 Nhập danh mục đơn vị quản lý 18 IV.6 Nhập danh mục trường học 21 IV.7 Nhập liệu Hồ sơ trường 24 IV.8 Danh mục 34 V Kiểm tra liệu 36 V.1 So sánh liệu 37 V.2 Kiểm tra liệu 39 VI In báo cáo đầu 40 VI.1 In báo cáo định kỳ .40 VI.2 In báo cáo quản lý .43 VI.2.1 Báo cáo tổng hợp 43 VI.2.2 Báo cáo mạng lưới 45 VI.2.3 Báo cáo tỉ lệ 47 VI.2.4 Các báo cáo khác 48 VI.2.5 Báo cáo động 49 VII Kết xuất và cập nhật liệu 50 VII.1 Kết xuất liệu 50 VII.2 Cập nhật liệu 51 VIII Sao lưu và Phục hồi liệu .53 VIII.1 Sao lưu liệu 53 VIII.2 Phục hồi liệu 55 IX Một số tiện ích chương trình 56 IX.1 Tìm kiếm thông tin 56 IX.2 Theo dõi người sử dụng .58 IX.3 Xuất danh mục đơn vị 59 IX.4 Xuất danh mục trường 60 PHẦN B HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG BỘ NHẬP LIỆU HỒ SƠ THÔNG TIN TRƯỜNG HỌC 62 I Giới thiệu .62 Mục đích việc sử dụng mẫu biểu Excel để nhập liệu .62 Tổ chức các tệp Excel hồ sơ trường .64 Hướng dẫn sử dụng tệp Excel để nhập trực tiếp 67 II Kỳ báo cáo đầu năm (Tháng 9) 67 Trang định dạng trường (Truong/Trungtam) 67 Trang thông tin lớp học (LopHoc_XXXX) 71 Trang thông tin học sinh (sheet HocSinh_XXXX) 71 Trang thông tin nhân (sheet NhanSu_XXXX) 72 Trang thông tin sở vật chất (sheet CoSoVC_XXXX) 74 Trang thông tin điểm trường (DiemTruong) 78 III Kỳ báo cáo năm (tháng 12) 79 Trang định dạng trường 79 Trang thông tin lớp học: .79 Trang thông tin học sinh: 80 Trang thông tin học sinh chia theo dân tộc (sheet Hocsinh_XXXX_DT) 80 Trang thông tin nhân (sheet NhanSu_XXXX) 81 Trang thông tin sở vật chất (sheet CoSoVC_XXXX) .81 Trang thông tin đánh giá học sinh (sheet DanhGiaHS_XXXX) 82 IV Kỳ báo cáo cuối năm (Tháng 5) 84 Trang định dạng trường 84 Trang thông tin học sinh 85 Trang đánh giá học sinh cuối năm (sheet DanhGiaHS_XXXX) 87 Trang đánh giá môn học cuối năm (sheet DanhGiaMH_XXXX) 87 Trang đánh giá cán công chức, viên chức (sheet DanhGia_CBGVNV) 87 Trang thông tin tài chính 88 Phụ lục Giải thích các tiêu chí 90 Phụ lục Hướng dẫn làm danh mục DON_VI trên Excel .99 Phụ lục Hướng dẫn làm danh mục TRUONG trên Excel 101 Phụ lục Xử lý số tình 105 Nhập liệu trường có lớp nhô 105 Không kết nối sở liệu 105 Xử lý tệp Excel bị nhiễm virus XF.Sic 106 Phụ lục Khai thác liệu Pivottable Excel 107 Tạo kết nối ODBC .107 Tạo bảng Pivottable .109 Thiết kế thông tin khai thác liệu phục vụ quản lý 115 PHẦN A HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH EMIS I Giới thiệu Năm 2000, giúp đỡ Cộng đồng Châu Âu - EC, Bộ Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT) thành lập Dự án “Hỗ trợ Bộ Giáo dục và Đào tạo” – SMOET Một nhiệm vụ Dự án SMOET là xây dựng hệ thống phần mềm ứng dụng công tác thống kê (được gọi tên là EMIS) Hệ thống phần mềm EMIS có chức thu thập, xử lý, tổng hợp số liệu thống kê các bậc học Mầm non và Phổ thông Phiên EMIS cuối (2.0) Dự án SMOET phát hành vào tháng 12 năm 2004 phát triển trên hệ quản trị sở liệu Informix IBM (cấp sở, bộ) và Access Microsoft (cấp phòng) Khoảng 40 Sở GD&ĐT đã triển khai hệ thống này để thu thập liệu năm học 2003-2004 phục vụ cho công tác thống kê và xây dựng kế hoạch Sở, Phòng Tuy nhiên, cấp Bộ, chưa có hệ thống phần mềm tổng hợp các thông tin thống kê từ các Sở Tháng năm 2006, Cộng đồng châu Âu tiếp tục hỗ trợ Bộ phát triển tiếp hệ thống thông tin quản lý giáo dục thông qua Dự án Hỗ trợ đổi quản lý Giáo dục (SREM) Ngoài nhiệm vụ quan trọng là xây dựng hệ thống phần mềm quản lý trường học, SREM còn có nhiệm vụ nâng cấp hệ thống EMIS nhằm thay đổi phương thức quản lý truyền thống đáp ứng yêu cầu tiến trình đổi nghiệp giáo dục và đào tạo Sau quá trình nâng cấp, phiên EMIS đã phát hành và tập huấn cho các đơn vị, hệ thống phần mềm EMIS - mức độ khai thác sử dụng khác đã có tác dụng tích cực thực tế, khẳng định hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin việc đổi công tác thống kê và lập kế hoạch Năm 2011, phiên EMIS dành cho Bộ đã hoàn thiện, EMIS đã chuyển giao cho Vụ Kế hoạch - Tài chính, Bộ Giáo dục và Đào tạo Tháng năm 2011, Bộ ban hành Thông tư 39/TT-BGDĐT hệ thống tiêu thống kê thay cho Quyết định 37/QĐ-BGDĐT ban hành tháng năm 2007 Như vậy, các biểu mẫu báo cáo thống kê cần điều chỉnh theo Trong năm 2012, phần mềm EMIS phải điều chỉnh để cập nhật các thay đổi này Tuy nhiên, phương thức làm việc với EMIS, bảo tồn giao diện và các chức phiên 3.6.9 giới thiệu hướng dẫn này Dự án cố gắng điều chỉnh mức thấp để phục vụ nhu cầu quản lý cấp Bộ và cấp sở Ban Quản lý dự án xin giới thiệu Hướng dẫn sử dụng Chương trình EMIS (phiên 3.6.9) đến với người sử dụng hệ thống EMIS Các phiên điều chỉnh, cập nhật EMIS gửi đến NSD thông qua trang WEB dự án SREM (www.srem.com.vn) II Các nội dung nâng cấp từ phiên 2.0 I.1 Thay đổi hệ quản trị sở liệu Sử dụng hệ quản trị sở liệu Microsoft SQL Server thay Informix và Access để đảm bảo tính dễ sử dụng, dễ bảo trì và dùng chung với chương trình quản lý nhân PMIS - Đảm bảo hệ thống EMIS có thể chạy trên các máy tính cá nhân chạy trên mạng LAN phục vụ nhu cầu khai thác cho các thành viên đơn vị - Hệ quản trị sở liệu Microsoft SQL Server với giao diện đồ hoạ, đảm bảo việc sử dụng dễ dàng và có nhiều người có thể hỗ trợ bảo trì hệ thống - Sử dụng chung hệ quản trị sở liệu, chung danh mục chương trình PMIS và EMIS I.2 Nâng cấp phần mềm Đảm bảo đầy đủ các tính thiết yếu, ổn định, dễ sử dụng - Về giao diện: giao diện thay đổi phù hợp bố trí các chức năng, tiện lợi thao tác, xếp theo trật tự thao tác người dùng và đặc biệt là có tính tới tương quan với hồ sơ trường - Về chức năng: bổ sung thêm các chức đọc xuất danh mục đơn vị, trích xuất liệu theo danh mục, theo năm và kỳ báo cáo,… - Về báo cáo: thay đổi toàn các báo cáo định kỳ theo mẫu mới, báo cáo tổng hợp chung, tổng hợp phòng học, các báo cáo quản lý… - Về tính thân thiện, dễ sử dụng: chương trình sử dụng hệ quản trị sở liệu Microsoft SQL Server nên có tính ổn định và thân thiện với người sử dụng - Về tính thống nhất: + Sử dụng phông chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 cho chương trình EMIS và PMIS, đáp ứng chuẩn công nghệ thông tin Thông tư 01/2011/TT-BTTTT ngày 04/01/2011 Bộ Thông tin và Truyền thông + Dữ liệu kết xuất và cập nhật chương trình theo chuẩn XML + Dùng hệ quản trị sở liệu Microsoft SQL Server 2005 thay cho Informix và Access (cấp sở, phòng, trường có thể dùng SQLExpress) + Sử dụng cài đặt cho tất các cấp sử dụng I.3 Một số quy định xây dựng mã trường và đồng liệu a) Xây dựng mã trường: mã trường là định danh nhất, không thay đổi suốt quá trình trường học đó tồn thực Mã trường có độ dài bắt buộc là 08 ký tự Các trường trực thuộc Sở GD&ĐT Sở GD&ĐT cấp mã Các trường trực thuộc các phòng giáo dục - đào tạo phòng GD&ĐT cấp mã Trong trường hợp có thay đổi, điều chỉnh thì tuân thủ theo quy tắc sau: Trường hợp tách trường  Trường nào đóng trên địa điểm cũ thì dùng mã trường cũ đã có  Trường đóng trên địa điểm thì phải cấp mã số Trường hợp sáp nhập/giải thể trường  Trường hợp sáp nhập, mã số trường lấy theo trường tồn theo Quyết định sáp nhập, mã số trường còn lại bị đóng và không cấp lại cho trường khác  Trường hợp giải thể trường, mã trường bị đóng và không cấp lại cho trường khác Trường hợp trường chuyển đơn vị hành chính sáp nhập tách (tỉnh, huyện, xã): Mã số trường đó không thay đổi Trường hợp trường đổi tên, đổi loại hình, đổi cấp giáo dục: Mã trường không thay đổi b) Đảm bảo đồng liệu các danh mục từ cấp trung ương đến cấp địa phương Quản lý thông tin danh mục Phường/Xã: đảm bảo tính thống Lưu đồ Cập nhật danh mục có thay đổi, cụ thể sau: Phòng GD&ĐT Báo cáo thay đổi Sở GD&ĐT Kết xuất Phục hồi liệu Phòng T.báo mã đơn vị Cục Thống kê Tỉnh Báo cáo danh mục Bộ GD&ĐT Kết xuất chuyển lên Bộ Quản lý thông tin các danh mục dùng chung: Cập nhật thay đổi liên quan đến các Danh mục dùng chung từ Sở để đảm bảo tính thống Lưu đồ cập nhật Danh mục dùng chung có thay đổi sau: Y/c bổ sung sung Phòng GD&ĐT Sở cập nhật và kết xuất chuyển Phòng Y/c bổ sung Sở GD&ĐT Bộ GD&ĐT Cập nhật và kết xuất chuyển Sở III Lưu đồ hoạt động hệ thống EMIS I.4 Lưu đồ hoạt động tổng thể Cấp Bộ GD Các đơn vị trực thuộc Sở Các đơn vị trực thuộc Phòng Các báo cáo tổng hợp số liệu thống kê cấp Bộ Các đơn vị trực thuộc Phòng Các báo cáo tổng hợp số liệu thống kê cấp Sở Cấp Sở GD Các đơn vị trực Trường 31 thuộc Sở Cấp Phòng GD Các đơn vị trực thuộc Phòng Các đơn vị trực thuộc Sở Các đơn vị trực thuộc Phòng Các báo cáo tổng hợp số liệu thống kê cấp Phòng I.5 Lưu đồ vận hành EMIS cấp phòng Cán kê khai hồ sơ trường các trường Lập hồ sơ trường b1: Thu thập các số liệu thực tế đơn vị, nhập vào tập tin hồ sơ Excel theo mẫu Nhập trực tiếp từ chương trình EMIS và kết xuất tập tin XML Chuyển liệu Cán thống kê phòng GD&ĐT Tổng hợp thông tin b2: - Thu thập các biểu mẫu giấy, tập tin Excel, XML các trường nộp lên, tổ chức lưu trữ trên thiết bị lưu trữ - Cán thống kê phòng GD&ĐT Chuyển liệu Kiểm tra (1) Cán thống kê phòng GD&ĐT Chuyển hồ sơ Nhập các hồ sơ Excel, XML vào hệChuyển thống hồ sơ Cán thống kê phòng GD&ĐT Kiểm tra (2) Cán thống kê (ngoài các đối tượng khác có thể khai thác có quyền) Báo cáo Cán thống kê/ tin học phòng GD&ĐT Thu thập các số liệu thực tế PGD & ĐT, nhập vào tập tin hồ sơ Excel theo mẫu Nhập trực tiếp từ chương trình EMIS b3 - Kiểm tra tính sẵn sàng, hợp lệ, toàn vẹn HST: mã trường, loại hình trường, liệu trùng lặp, điểm trường, phù hợp biểu mẫu, …trước nhập Nếu không chính xác chuyển trả b1, ngược lại chuyển bước tiếp b4 - Kiểm tra tính sẵn sàng, hợp lệ, toàn vẹn HS Phòng b4 Nhập liệu đã kiểm tra vào hệ thống, có thể nhập lần nhiều hồ sơ lúc b5 Kiểm tra tính logic, toàn vẹn liệu, phát bất thường liệu các tiêu chí, các kỳ, các năm hồ sơ: DL lớp, CSVC,… Nếu sai thì quay lại b3 b1, đúng thì chuyển tiếp b6 b6 Báo cáo thống kê đầu năm, năm, cuối năm Báo cáo tổng hợp Báo cáo theo yêu cầu b7 Dữ liệu điện tử (tập tin *.xml) Kết xuất liệu lên Sở GD&ĐT I.6 Lưu đồ vận hành EMIS cấp Sở - - - Cán thống kê các trường THPT/ phòng GD&ĐT - Lập hồ sơ trường Kết xuất liệu điện tử từ cấp phòng gửi Sở Cán thống kê Sở GD&ĐT Thu thập các số liệu thực tế đơn vị, nhập vào file hồ sơ exel theo mẫu nhập trực tiếp từ chương trình EMIS - Các PGD&ĐT kết xuất liệu theo kỳ - Thu thập các biểu mẫu các trường nộp lên, liệu các PGD&ĐT; tổ chức lưu trữ trên thiết bị lưu trữ - Kiểm tra tính sẵn sàng, hợp lệ, toàn vẹn HS: mã trường, loại hình trường, nhập đè, điểm trường, phù hợp biểu mẫu, … trước nhập Tổng hợp các file Excel, XML Cán thống kê sở GD&ĐT Kiểm tra (1) - - Cán thống kê/ tin học Sở GD&ĐT Nhập các hồ sơ trường Excel vào hệ thống Nhập liệu điện tử từ các phòng GD&ĐT vào hệ thống Cán thống kê Sở GD&ĐT Nhập liệu đã kiểm tra và xác định tính đúng đắn vào hệ thống - Nhập HS, nhập nhiều HS - Kiểm tra (2) - Cán thống kê - Lãnh đạo, chuyên viên thuộc sở GD&ĐT - - Cán thống kê/ tin học sở GD&ĐT Cán thống kê/ tin học sở GD&ĐT Kiểm tra tính logic, toàn vẹn liệu, phát bất thường liệu các tiêu chí, các kỳ, các năm hồ sơ: DL lớp, CSVC,… - Báo cáo Báo cáo thống kê đầu năm, năm, cuối năm - Báo cáo tổng hợp - Báo cáo theo yêu cầu - Kết xuất liệu lên Bộ GD&ĐT Sao lưu liệu Dữ liệu điện tử (file xml) I.7 Lưu đồ vận hành EMIS cấp Bộ Cán phụ trách EMIS/ thống kê vụ KHTC, Bộ GD&ĐT Cán phụ trách EMIS/ thống kê vụ KHTC, Bộ GD&ĐT Cán phụ trách EMIS/ thống kê vụ KHTC, Bộ GD&ĐT Cán phụ trách EMIS/ thống kê vụ KHTC, Bộ GD&ĐT (Các phận khác có thể khai thác cấp quyền) Cán phụ trách EMIS/ thống kê vụ KHTC, Bộ GD&ĐT Thu thập các tập tin liệu điện tử b1.Thu thập các tập tin liệu (*.XML) từ các Sở GD&ĐT nộp lên, tổ chức lưu trữ trên thiết bị lưu trữ Nhập các tập tin liệu điện tử b2 Cập nhật liệu (tập tin *.XML) từ các Sở vào hệ thống Kiểm tra (2) Báo cáo Sao lưu liệu b3 Kiểm tra tính logic liệu, phát bất thường Nếu có bất thường chuyển b1, ngược lại chuyển tiếp đến b4 b4 Báo cáo thống kê đầu năm, năm, cuối năm - Báo cáo tổng hợp - Báo cáo theo yêu cầu b5 Sao lưu, dự phòng liệu phòng trường hợp liệu bị IV Hướng dẫn sử dụng I.8 Sử dụng chương trình Quản trị hệ thống PEMIS Chương trình quản trị hệ thống PEMIS cài đặt độc lập với các chương trình EMIS và PMIS có vai trò đặc biệt quan trọng việc quản lý người sử dụng EMIS và PMIS lưu cập nhật liệu, quản lý các tham số hệ thống và đăng ký đơn vị sử dụng chương trình, quản lý người dùng theo đơn vị,… Chương trình này người quản trị hệ thống PEMIS cài đặt trên hệ thống mạng nội (máy chủ) và sử dụng để quản lý toàn các thành viên sử dụng chung hệ thống và quản trị sở liệu PEMIS Bước 1: Chạy chương trình PEMIS, là lần chạy đầu tiên, thông báo sau xuất Bước 2: Nhấn Enter, giao diện khai báo tham số hệ thống Bước 3: Chọn Kiểm tra kết nối Bước 4: Lưu lại tham số kết nối nút giao diện, xuất thông báo Bước 5: Sau ghi xong, chương trình thông báo khởi động lại chương trình quản trị hệ thống, chọn OK nhấn Enter chương trình thoát Bước 6: Khởi động lại chương trình quản trị PEMIS (không phải lần đầu tiên) và thực việc đăng nhập vào chương trình với: - Tên tài khoản: admin - Mật mặt định: 1234567 Đăng nhập thành công, xuất giao diện chương trình quản trị PEMIS: Chú ý quan trọng: Tài khoản ngầm định Admin với mật ngầm định 1234567, có thể thay đổi mật cách vào chức “Quản lý Người sử dụng” để thay đổi mật cho tài khoản Admin và tài khoản Admin không thể xoá bỏ IV.1.1 Khai báo đơn vị sử dụng Việc khai báo này là chọn n vị sử dụng cho toàn hệ thống, thực theo các bước sau: Bước 1: Chọn chức “Thông tin đơn vị sử dụng”, giao diện chọn đơn vị sử dụng xuất ngầm định là Sở Giáo dục – Đào tạo Hà Nội (mã số 01000000) Bước 2: Nhập mã đơn vị sử dụng, quy ước sau: + Cấp Bộ: mã 00000000 + Cấp Sở: mã tỉnh + 000000 + Cấp Phòng: mã tỉnh+mã huyện+ 000 Ví dụ: Sở GD&ĐT tỉnh Quảng Nam có mã: 49000000, đó 49 là mã tỉnh Quảng Nam; mã phòng GD&ĐT TP Tam Kỳ: 49502000, đó 49 là mã tỉnh Quảng Nam, 502 là mã TP Tam Kỳ Bước 3: Sau nhập mã đơn vị, nhấn phím Tab để chuyển xuống mục Tên đơn vị Nếu có tên bảng mã, tên đơn vị xuất tương ứng (Nếu nhập không đúng mã, chương trình mở giao diện chọn đơn vị sử dụng Chọn đơn vị và bấm nút Chọn để ghi vào cột mã đơn vị.) Bấm nút để lưu lại IV.1.2 Khai báo tham số hệ thống Bước 1: Tham số hệ thống là biến động, có thể thay đổi người sử dụng chương trình và biến này tác động đến kết xử lý các báo cáo chương trình Giao diện hình bên Bước 2: Để tìm hiểu rõ việc thay đổi giá trị các tham số hệ thống có, có thể chọn nút “Trợ giúp” chương trình IV.1.3 Tổ chức người dùng chung chương trình Trong hệ thống mạng, việc quản lý người sử dụng cần thiết Qua đó, người quản trị hệ thống có thể phân định phạm vi làm việc và quyền khai thác liệu các thành viên Ngầm định có sẵn người sử dụng là admin (quản trị chung) admin_emis (quản trị chương trình EMIS) và admin_pmis (quản trị chương trình PMIS) a Xác định đơn vị sử dụng cho các thành viên có sẵn Việc xác định đơn vị sử dụng ứng với thành viên có tác dụng giới hạn phạm vi làm việc ứng với thành viên Ví dụ chọn sở có tác dụng làm việc phạm vi sở đó, chọn phòng giáo dục có tác dụng làm việc phạm vi phòng giáo dục đó, chọn khối trực thuộc làm việc với khối trực thuộc (hữu ích các sở đã phân cấp quản lý khối trực thuộc) và chọn sở giáo dục làm việc đơn vị đó mà thôi Bước 1: Chọn Hồ sơ tài khoản/ người sử dụng Administrator, chọn Bước 2: Trong giao diện Thông tin người sử dụng, ngầm định đơn vị là Bộ GD&ĐT Bước 3: Xoá bỏ dòng đơn vị xuất giao diện chọn đơn vị, chọn đơn vị tương ứng giao diện Thực tương tự việc xác định đơn vị sử dụng cho admin_emis và admin_pmis Chỉ cần chọn tên và bấm nút xuất giao diện chọn đơn vị sử dụng theo ngầm định chưa có đơn vị sử dụng b Tạo người dùng Bấm chọn nút , hệ thống hiển thị màn hình để nhập thông tin hình bên Các thông tin cần nhập trên màn hình bao gồm: Tên đăng nhập: Nhập tên dùng để truy nhập vào hệ thống Tên này là nhất, không sử dụng trùng tên Mật khẩu: Nhập mật cho tên truy nhập này Mật nhắc lại: Nhắc lại mật để kiểm tra chính xác mật đã nhập trước đó Họ tên người dùng: Nhập tên đầy đủ (có dấu) người truy nhập vào hệ thống để có thể phân biệt các tên truy nhập cách rõ ràng Đơn vị: đơn vị công tác người sử dụng Có thể nhấn tab bỏ qua để làm xuất giao diện chọn đơn vị và chọn đơn vị có danh sách Địa chỉ: Nhập địa người sử dụng địa đơn vị Số điện thoại: Nhập số điện thoại người sử dụng Email: Nhập địa email người sử dụng lưu ý email nhập phải đúng định dạng và không trùng lặp Diễn giải: Ghi thêm các thông tin liên quan người sử dụng trường hợp cần thiết Nhấn chuột vào nút muốn lưu lại thông tin NSD vừa thêm Nếu hợp lệ, giao diện xuất phục vụ việc nhập tiếp cho người sử dụng khác Nhấn chuột vào nút c Sửa thông tin người dùng để thoát và đóng cửa sổ Bước 1: Chọn người sử dụng danh sách Hồ sơ tài khoản, bấm chọn , giao diện Thông tin người sử dụng hiển thị - Có thể thay đổi các thông tin đã nhập người sử dụng Nút giao diện này là xoá trực tiếp người sử dụng sửa Bước 2: Chọn thẻ Thành viên nhóm để xác lập quyền tác nghiệp chương trình cho người sử dụng Giao diện hình bên Bước 3: Chọn để mở giao diện chứa danh sách các nhóm có Bước 4: Chọn nhóm, bấm chọn để thêm người sử dụng này vào nhóm đã chọn Tiếp tục với các nhóm còn lại danh sách Để kết thúc, chọn để trở giao diện Thông tin người sử dụng - Để bỏ bớt nhóm đã chọn, bấm để xoá Việc này đồng nghĩa với thay đổi nhóm làm việc cho người sử dụng - Để lưu lại các thay đổi, chọn , chương trình lưu lại và thoát Bước 5: Xóa thông tin người dùng: Chọn người sử dụng danh sách Hồ sơ tài khoản, bấm chọn thoại thông báo xuất , hộp - Chọn Yes để xoá, chọn No để bỏ qua I.9 Đăng nhập chương trình EMIS Sau cài đặt, trên màn hình máy tính có biểu tượng chương trình , bấm đúp chuột vào biểu tượng chọn chức Start/ Programs/ He thong quan ly PEMIS/ Emis để khởi động chương trình EMIS Bước 1: Lần đăng nhập đầu tiên có thông báo hệ thống Bước 2: Sau Enter bấm OK, giao diện Khai báo thông số hệ thống xuất Bước 3: Bấm chọn “Kiểm tra lại kết nối”, kết nối với sở liệu tốt, có thông báo Bước 3: Bấm chọn OK nhân phím Enter và bấm nút để lưu tham số kết nối Thông báo xuất hiện: Thực lại bước gọi chương trình EMIS Những lần khởi động EMIS sau không phải làm các bước trên, chương trình thẳng vào giao diện đăng nhập * Đăng nhập cho lần Bước 1: Khởi động cách chọn biểu tượng chương trình chọn chức Start/ Programs/ He thong quan ly PEMIS/ Emis để khởi động chương trình EMIS Bước 2: Trên màn hình xuất thông báo yêu cầu nhập thông tin đăng nhập và mật - Tên đăng nhập(*): mặc định lần đầu là admin - Mật khẩu: mặc định lần đầu là 1234567 : Người sử dụng tích chọn thì mật lưu trữ, lần sau không không phải khai báo lại Ngược lại, lần đăng nhập phải khai báo tên đăng nhập và mật Trường hợp máy tính nhiều người sử dụng thì không nên chọn tuỳ chọn này để bảo vệ quyền sử dụng chương trình Sau khai báo thông tin đầy đủ, người sử dụng nhấn nút trình chính thức hoạt động chương Lưu ý: Trong mở chương trình EMIS, người sử dụng có thể thay đổi tài khoản đăng nhập cách sử dụng mục Đăng nhập menu Hệ thống Việc này hữu ích cần kiểm tra các mức quyền khác Màn hình chính chương trình: Giao diện chương trình EMIS Giao diện chia làm 03 phần chính: menu chương trình, công cụ và trạng thái a Trên cùng là thực đơn chính (Menu chính) chứa các chức chính chương trình: + 1.Hệ thống: là chức liên quan đến thao tác thuộc người quản trị chương trình đăng nhập, đổi mật khẩu, chọn đơn vị làm việc, kết xuất liệu, cập nhật liệu và kết thúc làm việc với chương trình + 2.Danh mục: là chức liên quan đến việc cập nhật, bổ sung, điều chỉnh danh mục Bộ danh mục gồm danh mục dùng riêng cho phân hệ EMIS và kể danh mục dùng chung cho phân hệ EMIS và PMIS Người sử dụng phép can thiệp vào danh mục, nhiên cần thống quy trình thực lưu đồ đã đưa + 3.Nhập liệu: là chức liên quan đến việc đưa liệu vào sở liệu (CSDL) chương trình, bao gồm các chức mà người sử dụng thao tác trên đó nhiều lần Các chức bao gồm: hồ sơ trường, hồ sơ đơn vị, dân số cấp tỉnh thành, dân số cấp quận huyện, đọc danh mục đơn vị, đọc danh mục trường và đọc liệu từ Excel + 4.Báo cáo: là chức tạo các báo cáo từ liệu đã thu thập được, bao gồm: định kỳ (nhóm các báo cáo chuẩn theo mẫu ban hành), nhóm các báo cáo phục vụ cho công tác quản lý báo cáo tổng hợp, báo cáo mạng lưới, báo cáo tỷ lệ, các báo cáo khác và báo cáo động Nhóm báo cáo dành cho cấp Bộ gồm: báo cáo tổng cục thống kê, báo cáo Bộ GD&ĐT, các báo cáo khác Báo cáo kiểm tra hồ sơ trường phục vụ cho cán phụ trách công tác EMIS kiểm tra số lượng sở giáo dục đã nhập liệu + 5.Tiện ích: là chức hỗ trợ việc tìm kiếm, so sánh, kiểm tra tính đầy đủ, đúng đắn, chính xác liệu Mục Theo dõi người sử dụng và Nhật ký ghép nối hỗ trợ cho người quản trị theo dõi quá trình đã tác nghiệp chương trình Ngoài còn số chức khác xuất danh mục trường, xuất danh mục đơn vị tập tin Excel chuẩn để có thể chuyển cho cấp trên cấp trường hợp cần thiết (thành lập trường mới, tách các đơn vị hành chính v.v…) + 6.Hiển thị: là chức cho phép hiển thị các cửa sổ theo nhiều dạng khác nhau, đóng nhanh các cửa sổ + 7.Trợ giúp: là chức hỗ trợ người sử dụng suốt quá trình làm việc với chương trình Trạng thái chương trình giúp tìm các lỗi chương trình Trợ giúp trực tuyến giúp người dùng hiểu thêm các chức cần và Thông tin chương trình giúp xác định phiên chương trình sử dụng b Tiếp là công cụ, gồm các công cụ giúp thao tác nhanh quá trình làm việc, bao gồm: + : là công cụ đăng nhập lại chương trình với tên đăng nhập khác + : là chức thao tác nhanh với hồ sơ trường + : là chức thao tác nhanh với hồ sơ đơn vị + : là chức thao tác nhanh với việc nhập dân số tỉnh/thành + : là chức thao tác nhanh với việc nhập dân số quận/huyện + : là chức thao tác nhanh mở giao diện Tìm kiếm + : là chức thao tác nhanh Đọc liệu từ Excel c Dưới cùng màn hình là trạng thái: cung cấp số thông tin trạng thái chương trình tên đăng nhập và đơn vị sử dụng I.10 Đổi mật Nhằm đảm bảo an toàn tài khoản sử dụng các thành viên đã cấp, chương trình cung cấp chức đổi mật để giúp người sử dụng có thể tự thay đổi đã vào chương trình tài khoản đã phân phối người quản trị hệ thống Ngay tài khoản Admin đã công bố tài khoản ngầm định nên thay đổi mật để đảm bảo an toàn sau đăng nhập lần đầu Các bước thực hiện: Bước 1: Từ menu hệ thống người sử dụng lựa chọn Hệ thống/Đổi mật khẩu, xuất màn hình Bước 2: Nhập vào đầy đủ các thông tin: - Mật cũ - Mật - Nhập lại mật Ví dụ : Mật cũ: 1234567 Mật mới: 7654321 Nhập lại mật mới: 7654321 Bước 3: Chọn vừa thay đổi để lưu lại kết Lưu ý: Chương trình không chấp nhận để trống mật (không mật khẩu) I.11 Chọn đơn vị làm việc Chương trình sau cài đặt xuất đơn vị mặc định làm việc Để làm việc với đơn vị khác thì cần phải thay đổi đơn vị làm việc Các bước thực hiện: Bước 1: Từ menu hệ thống người sử dụng chọn Hệ thống, chọn Chọn đơn vị làm việc Bước 2: Chọn để mở giao diện chọn đơn vị, chọn đơn vị cần làm việc Ví dụ: Sở Giáo dục-Đào tạo Bình Thuận Bước 3: Chọn vừa chọn để lưu lại kết Lưu ý: Việc thay đổi thực cần thiết cho các cấp quản lý giáo dục I.12 Nhập danh mục đơn vị quản lý Để quản lý các đơn vị hệ thống giáo dục, chương trình tổ chức bảng danh mục đơn vị quản lý để hệ thống việc quản lý các sở giáo dục theo cấu trúc phân cấp sau: Đơn vị quản lý ma_donvi Bộ GD&ĐT 00000000 Sở GD&ĐT tỉnh … TT000000 Văn phòng Sở TT000001 Phòng ban Sở TT00000X Trực thuộc Sở TT000X00 … … Phòng GD&ĐT … TTHHH000 Văn phòng Phòng Giáo dục TTHHH001 Khối các trường Mẫu Giáo TTHHH200 Khối các Trường Mầm non TTHHH300 Khối các Trường Tiểu học TTHHH400 Khối các Trường Trung học sở TTHHH500 Khối các Trường PTCS TTHHH600 … … Trong đó, TT là mã tỉnh, HHH là mã huyện, X là số thứ tự theo quy ước Bảng danh mục đơn vị quản lý gồm có 14 cột sau: Tên cột Ý nghĩa ma_donvi Mã đơn vị quản lý (đã giải thích trên) ma_tinh Mã tỉnh (theo Tổng cục thống kê) ma_qh Mã quận, huyện (theo Tổng cục thống kê) ma_px Mã phường, xã (theo Tổng cục thống kê) ma_capqly Mã cấp quản lý ten_donvi Tên đơn vị quản lý diachi Địa đơn vị quản lý dienthoai Số điện thoại đơn vị quản lý fax Số Fax đơn vị quản lý email Địa Email đơn vị quản lý ma_cha Mã cha (mã cấp trên) cap Mã cấp loai_donvi Loại đơn vị thực hay ảo (PMIS) khong_thongke Giá trị logic có hay không có thống kê (*) cột in đậm là bắt buộc, các cột còn lại khuyến nghị sử dụng ma_capqly: gồm các giá trị sau: ma_capql ten_capqly Trung ương Tỉnh Quận, huyện Phường, xã ma_cha: là ma_donvi quan quản lý cấp trên Đối với Sở GD&ĐT có ma_cha là 00000000, Phòng GD&ĐT và các khối khác trực thuộc Sở có ma_cha là mã Sở GD&ĐT tương ứng (TT000000), các phận Phòng GD&ĐT có ma_cha là mã Phòng GD&ĐT tương ứng (TTHHH000) cap: là mã phân cấp Bộ là 1, Sở là 2, Phòng là và các khối trực thuộc Phòng là Chú ý: Nếu bảng danh mục đơn vị quản lý có không phù hợp với bảng danh mục trường (cột ma_donvi), gây lệch lạc không mong muốn cho các đơn vị phụ thuộc (hoặc đứng không đúng vị trí không ghi vào bảng danh mục trường) IV.5.1 Nhập liệu trực tiếp chương trình Bảng danh mục đơn vị quản lý có thể xử lý trực tiếp trên chương trình cách mở bảng Danh mục chung và chọn bảng “Cấp quản lý giáo dục” để thêm, sửa xoá Các bước thực hiện: Bước 1: Từ menu Danh mục chương trình, người sử dụng lựa chọn Danh mục/Danh mục chung Chọn bảng Cấp quản lý giáo dục hệ thống danh mục Bước 2: Thực biên tập + Thêm mới: Bấm chọn khối quản lý bên trái, bấm chọn , xuất giao diện thêm khối trực thuộc Nhập mã đơn vị quản lý theo quy ước trên và các thông tin liên quan Sau đó, chọn để ghi lại + Sửa đổi: Chọn đơn vị quản lý, chọn để thay đổi thông tin Giao diện đầy đủ thông tin đơn vị quản lý đã chọn xuất để phục vụ việc sửa đổi + Xoá bỏ: Chọn đơn vị quản lý cần loại ra, chọn Ví dụ: chọn xoá Công ty Sách nằm Khối đơn vị trực thuộc Sở GD&ĐT Bình Thuận Hộp thoại thông báo xuất Muốn xoá, chọn “Có”, bỏ qua chọn “Không” Chú ý: đơn vị quản lý quản lý nhiều sở giáo dục, việc xoá thực tất các sở giáo dục đã xoá IV.5.2 Đọc danh mục đơn vị dạng Excel có sẵn Bước 1: Từ menu hệ thống người sử dụng lựa chọn Nhập liệu/Đọc danh mục trường, xuất cửa sổ hình bên Bước 2: Kích chuột vào biểu tượng , xuất cửa sổ hình kế bên, chọn tập tin danh mục đơn vị đã tạo sẵn trên đĩa, tiếp tục chọn Bước 3: Tại đây tuỳ theo nhu cầu có thể chọn: + : Nếu đã có sẵn danh mục cũ, chương trình ghi đè không hỏi lại + đọc vào : Nếu có lỗi, ngưng việc + : Không hiển thị thông báo có lỗi xảy Muốn xem/sửa nội dung tập tin, chọn Sau đảm bảo tập tin đã chọn đúng tiến hành chọn , chương trình tiến hành đọc hoàn tất Bước 4: Khi đọc xong chương trình chọn để kết thúc Để xem lại nội dung tập tin Excel vừa chọn, chọn Xem Để bỏ qua, không thực việc đọc chọn Đóng I.13 Nhập danh mục trường học Danh mục trường học là bảng danh sách chứa các thông tin các sở giáo dục, sở giáo dục thành lập Để cập nhật liệu, phải khai báo danh mục trường trước chương trình Mỗi sở giáo dục tạo cấp cho mã nhất, mã này sở giáo dục sử dụng giải thể Các sở giáo dục khác không phép sử dụng lại mã các sở giáo dục không còn sử dụng Việc tạo danh mục trường các cấp quản lý chịu trách nhiệm Tuỳ theo địa phương việc tạo này thực Sở GD&ĐT phân cấp đến các Phòng GD&ĐT Thông thường Sở GD&ĐT tạo cho các đơn vị trực thuộc sở các trường THPT, các trung tâm, v.v…, các phòng GD&ĐT tạo cho các trường mầm non, tiểu học, THCS, v.v… Mã các đơn vị sau tạo xong, đơn vị quản lý cung cấp cho các đơn vị và cung cấp cho các đơn vị quản lý cấp trên Việc tạo danh mục trường học có cách: IV.6.1 Nhập liệu trực tiếp chương trình Các bước thực hiện: Bước 1: Từ menu Danh mục chương trình, người sử dụng lựa chọn Danh mục/Danh mục chung Trong cửa sổ bên trái, kéo cuộn xuống bên và lựa chọn bảng danh mục Trường Người sử dụng chọn đơn vị cần nhập danh mục trường cách click chuột vào các biểu tượng dấu(+) / (-) để hiển thị cây danh mục Bước 2: Chọn vị trí nhánh mà đơn vị cần tạo, chọn để thực việc thêm trường, cửa sổ xuất hình bên Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin vào: Mã trường: Đây là thông tin quan trọng để phân biệt 01 trường, tránh trùng lặp, gồm 08 ký tự: 02 ký tự đầu là mã tỉnh, 03 ký tự là mã huyện, 01 ký tự là mã cấp trường, 02 ký tự cuối là thứ tự trường Việc nhập chủ yếu thông qua thao tác chọn lựa, các thông tin này dựa trên các danh mục đã sẵn có Bước 4: Sau nhập đầy đủ thông tin, chọn để lưu kết Đối với các trường có lớp nhô (trường tiểu học có mầm non/lớp 6, trường THCS có lớp 5/lớp 10…) phải chọn tiêu chí nhô danh mục Cách xác định sau:  Nhô trên: trường Tiểu học có lớp 6; trường THCS có lớp 10  Nhô dưới: trường Tiểu học có mầm non; trường THCS có lớp 5; trường THPT có lớp  Nhô trên và dưới: trường Tiểu học có mầm non và lớp 6; trường THCS có lớp và lớp 10 Đối với các trường đã cập nhật danh mục, người sử dụng có thể thay đổi thông tin, xoá thông qua các nút lệnh , chương trình Khi xoá, chương trình có thông báo, người dùng xác nhận “Có” “Không”  Lưu ý: o Đối với các trường đã có liệu, thì không thể xoá danh mục, xoá chương trình hiển thị thông báo o Với các Nhóm trẻ độc lập thì Chuyên biệt chọn là “Nhóm trẻ độc lập” IV.6.2 Đọc danh mục trường dạng Excel có sẵn Chuẩn bị danh mục trường trên tập tin Excel theo mẫu đã có sẵn (mẫu có thể xuất từ chương trình theo hướng dẫn Phụ lục) Các bước thực hiện: Bước 1: Từ menu hệ thống người sử dụng lựa chọn Nhập liệu/Đọc danh mục trường, xuất cửa sổ Đọc danh mục trường Bước 2: Kích chuột vào biểu tượng , xuất màn hình mở tập tin, chọn tập tin danh mục trường đã tạo sẵn trên đĩa, tiếp tục chọn Bước 3: Tuỳ theo nhu cầu có thể tích chọn: + : Nếu đã có sẵn danh mục cũ, chương trình ghi đè không hỏi lại + : Chương trình dừng đọc tập Excel có lỗi + : Không xuất thông báo lỗi đọc tập tin Muốn xem/sửa nội dung tập tin, chọn Sau đảm bảo tập tin đã chọn đúng tiến hành chọn , chương trình tiến hành đọc hoàn tất Bước 4: Khi đọc xong chương trình thông báo đã đọc thành công, chọn kết thúc để I.14 Nhập liệu Hồ sơ trường Thông tin hồ sơ trường các trường khai báo đầy đủ theo mẫu trên giấy tập tin mẫu Excel nhập liệu trực tiếp chương trình EMIS - Việc nhập liệu trên giấy: dành cho các trường không có máy vi tính Sau điền xong số liệu, các trường chuyển cho quan quản lý cấp trên để nhập liệu lại trên tập tin mẫu Excel tương ứng và đọc vào chương trình EMIS - Nhập liệu trên tập tin mẫu Excel: đây là tập tin đã định sẵn theo cấp trường, có cấu trúc giống hồ sơ trên giấy, có sẵn công thức và đặc biệt là có lưới kiểm tra lỗi logic, hỗ trợ nhiều việc kiểm tra liệu nhập vào Sau nhập xong, các trường chuyển giao cho quan quản lý cấp trên tập tin Excel này - Nhập trực tiếp vào chương trình: các sở giáo dục có thể cài đặt chương trình EMIS và sử dụng nó để nhập liệu Có thể kết xuất thông tin để chuyển giao cho cấp trên Tuỳ theo điều kiện có đơn vị có thể chọn cách nhập liệu phù hợp Riêng liệu hồ sơ trường trên tập tin Excel cần kiểm tra lưới báo lỗi trước thực việc đọc liệu vào chương trình Có cách nhập liệu cho hồ sơ trường NHẬP LIỆU CƠ SỞ NHẬP LIỆU CẤP TRÊN Cách 1: Hồ sơ giấy Cách 2: Form Excel Nhập qua Excel và đọc vào nhập trực tiếp Đọc vào chương trình EMIS Cách 3: Chương trình EMIS Cập nhật liệu vào EMIS Trước tiến hành nhập liệu hồ sơ trường vào chương trình EMIS dạng nào, phải xác lập danh mục đơn vị quản lý và danh mục trường trước tiên IV.7.1 Nhập liệu trực tiếp chương trình a Nhập Các bước thực hiện: Bước 1: Từ menu hệ thống người sử dụng lựa chọn Nhập liệu/Hồ sơ trường (hoặc chọn nhanh biểu tượng trên công cụ), xuất giao diện hình Bước 2: Ở cửa sổ bên trái, chọn theo trình tự: - Chọn năm học - Chọn tỉnh - Chọn huyện - Chọn cấp trường Bước 3: Kích chuột vào biểu tượng , xuất màn hình nhập liệu thông tin Trước tiên phải xác định nhập cho kỳ báo cáo nào (bấm chuột vào biểu tượng đổ xuống ), sau đó chọn trường chưa nhập có danh sách tên trường Trong thẻ Định dạng trường, nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu Sau đó, chọn các thẻ Loại trường, Điểm trường, Cơ sở vật chất và nhân sự, LớpHoc sinh, Đánh giá học sinh (kỳ và cuối năm), Báo cáo tài chính (cuối năm) * Một số lưu ý các thẻ thông tin: - Loại trường: + Loại hình: không còn sử dụng loại hình bán công + Đạt chuẩn quốc gia có khác tuỳ theo cấp trường (bậc mầm non và tiểu học theo mức độ) + Trường chuyên cho phép chọn THPT - Điểm trường: có ngành học mầm non và phổ thông Khi cần nhập thông tin điểm trường, chọn để mở cửa sổ nhập riêng Xác định địa điểm trường và nhập đủ thông tin phòng học, giáo viên và lớp học Để thoát ra, nhấn phím ESC bấm nút Đóng - Cơ sở vật chất và nhân sự: + CSVC Chung: Sân chơi và sân chơi có đồ chơi có ngành học mầm non Trường hợp nhiều cấp học: chọn cấp cần nhập nhân và sở vật chất (do cấp khác có nội dung khác nhau) Các nút chọn Nhân sự, sở vật chất và CSVC khác – thiết bị không cho phép chọn nhập liệu kỳ cuối năm Về nhân sự: có thể chọn “Lấy liệu từ PMIS” trên máy có cài đặt chung với phân hệ PMIS Về sở vật chất: cấp có nội dung khác nhau: ví dụ phần sở vật chất tiểu học đơn vị PTCS (tiểu học+trung học sở): Phần sở vật chất trung học sở: CSVC khác – Thiết bị: bấm chọn nút riêng Nút cho phép nhập liệu kỳ cuối năm: để nhập màn hình + CSVC (Tiếp): gồm các đặc điểm nguồn nước, tường rào và thư viện Phần này thường hay bị bỏ sót + Công trình vệ sinh: cần lưu ý để nhập đầy đủ nhà vệ sinh đạt chuẩn và chưa đạt chuẩn dùng cho giáo viên và học sinh - Lớp – học sinh: Nếu trường có nhiều cấp học, chú ý chọn cấp để nhập riêng cho cấp học đó Thông tin lớp không cho chọn nhập kỳ cuối năm - Đánh giá học sinh: cho phép chọn nhập liệu kỳ và cuối năm - Báo cáo tài chính: các sở giáo dục thuộc đơn vị nghiệp có thu phải báo cáo tài chính cuối năm học Trong tất các thẻ nhập liệu, có nhập liệu mà không ghi lại, có thông báo: Chọn “Có” để thoát ra, không ghi và chọn “Không” để tiếp tục soạn thảo Bước 3: Sau nhập và kiểm tra đầy đủ liệu chọn nhập b Sửa hồ sơ có Tương tự bước nhập Chọn đã có đơn vị cần sửa để lưu lại liệu đã để mở cửa sổ chứa thông tin c Xoá hồ sơ có Tương tự bước nhập Chọn trường năm học Khi đó, có thông báo: để xoá toàn liệu Muốn tiếp tục xóa, chọn “Có”, muốn dừng, chọn “Không” IV.7.2 Đọc liệu từ hồ sơ trường dạng Excel Chức này cho phép đọc liệu trên các tập tin hồ sơ dạng Excel Cách này có các ưu điểm sau: - Tập tin Excel thiết kế có kiểm tra liệu nhập vào, chia theo kỳ báo cáo và tuỳ theo cấp trường - Ai có thể sử dụng đã qua lớp tin học - Lưu trữ, chuyển giao tiện lợi Đối với cán phụ trách công tác EMIS, cần: - Tổ chức lưu trữ các tập tin liệu cách khoa học để tránh bỏ sót quá trình đọc liệu vào (theo năm học, theo kỳ báo cáo, theo huyện) - Kiểm tra và điều chỉnh toàn số liệu đã nhập vào các tập tin Excel trước đọc vào chương trình Cần kiểm tra kỹ thông tin quan trọng như: mã trường, năm học, điểm trường, loại hình, hạng trường.v.v Ví dụ: sai mã trường, liệu có thể ghi đè sang đơn vị khác; sai năm học, liệu ghi vào năm học không mong muốn,… Một số điểm chú ý kiểm tra các tập tin Excel sau:  Không còn chữ “Er” màu đỏ trên tất các bảng;  Bảng “Truong” phải luôn là bảng đầu tiên (thứ tự các bảng khác không quan trọng);  Mã trường phải chính xác (đúng theo danh mục trường);  Chọn đúng loại hình trường (như danh mục trường);  Chọn đúng năm học và tập tin đúng theo kỳ báo cáo Các bước thực hiện: Bước 1: Từ menu hệ thống người sử dụng lựa chọn Nhập liệu/Đọc liệu từ Excel, (hoặc chọn biểu tượng trên thực đơn) xuất cửa sổ Đọc liệu từ Excel Bước 2: Bấm chuột vào biểu tượng , xuất màn hình mở tập tin , chọn các tập tin hồ sơ trường đã tạo sẵn trên đĩa, có thể chọn nhiều tập tin Xong, tiếp tục chọn + : Ghi đè liệu (nếu có), chương trình không hỏi lại + : Chương trình dừng đọc có lỗi tập tin + : Không xuất thông báo lỗi đọc tập tin Nhằm hạn chế sai sót đọc sai năm học kỳ báo cáo, chương trình có thông tin để người sử dụng xác lập thêm: + đọc : chọn xác định năm học + : chọn kỳ báo cáo đọc Chức giúp xem nội dung tập tin trước đọc Chú ý: Không nên xem chọn nhiều tập tin Bước 3: Chọn , tiến trình đọc tập tin diễn ra, trên màn hình thể tên tập tin đọc Lưu ý: Trong đọc tập tin bị lỗi sai: mã trường, năm học, kỳ học… thì chương trình ngừng lại để thông báo lỗi Nên ghi lại thông tin lỗi gì, tên tập tin bị lỗi, tên trường để biết phục vụ việc sửa sau này Đóng thông báo lỗi tập tin, chương trình tiếp tục thực cho tập tin Quá trình đọc tập tin hoàn tất chương trình thông báo hình bên Trước thực in báo cáo, cần kiểm tra lại số trường chưa đọc vào chương trình báo cáo kiểm tra hồ sơ trường Chọn Báo cáo/Báo cáo kiểm tra HST Xuất giao diện Xác định năm học, kỳ báo cáo và chọn loại báo cáo là báo cáo các trường đã nhập, là báo cáo các trường chưa nhập Việc này thực hữu ích cho các cấp quản lý phòng, sở phải thực việc đọc vào cho hàng nghìn đơn vị khác Sau thực hiện, chọn Đóng nhấn phím ESC để thoát Một báo cáo kết các trường chưa lập báo cáo I.15 Danh mục Trong hệ thống quản lý ngành GD&ĐT, việc quản lý thông tin dựa trên các tiêu chí qui chuẩn các bảng danh mục Chương trình EMIS sử dụng hệ thống danh mục chung với PMIS và hệ thống danh mục dùng riêng IV.8.1 Danh mục chung Gồm có 26 bảng chương trình EMIS sử dụng chung: STT TÊN BẢNG Ý NGHĨA CAP_GD Ngành học CAP_HOC Cấp học CAP_QLY Cấp quản lý CAP_TRUONG Cấp trường DON_VI Cấp quản lý giáo dục DOTUOI_GV Độ tuổi giáo viên GIOITINH Giới tính HANG Hạng trường LOAI_BCHD Loại biên chế hợp đồng 10 LOAI_CBQL Loại cán quản lý 11 LOAI_DACBIET Trường chuyên biệt 12 LOAI_DANHGIA Loại đánh giá 13 LOAI_HINH Loại hình 14 LOAI_NHANSU Loại nhân 15 LOAI_NHANVIEN Loại nhân viên 16 LOAI_NHO Loại nhô 17 LoaiDonVi Loại đơn vị 18 MON_HOC Môn học 19 PHUONG_XA Phường xã 20 QUAN_HUYEN Quận huyện 21 TD_DAOTAO Trình độ đào tạo 22 TINH Tỉnh/Thành phố 23 TRANGTHAI_TRUONG Trạng thái trường 24 TRINHDO_CHUAN Trình độ chuẩn 25 TRUONG Trường 26 TT_DANTOC Trạng thái dân tộc IV.8.2 Danh mục EMIS Gồm có 56 bảng danh mục chương trình EMIS sử dụng riêng: TT TÊN BẢNG Ý NGHĨA CAP_XD Cấp xây dựng CAPTRUONG_CAPHOC Cấp trường - Cấp học CAPTRUONG_LDACBIET Cấp trường - Loại đặc biệt CAPTRUONG_LOAIHINH Cấp trường - Loại hình CAPTRUONG_LOAINHO Cấp trường - Loại nhô CHUYEN_NGANH Chuyên ngành CMDAOTAO Chuyên môn đào tạo CT_MAMNON Chương trình mầm non CT_TIEUHOC Chương trình tiểu học 10 DANHGIA_CM Đánh giá chuyên môn 11 DANHGIA_DD Đánh giá đạo đức 12 DANHGIA_HK Đánh giá hạnh kiểm 13 DANHGIA_HL Đánh giá học lực 14 DANHGIA_NS Đánh giá nhân 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 DANHGIA_SK DANHGIA_THI DIENTICH_PHONG DM_CAPGIOI DM_DANHGIA DM_DANTOC DM_KETQUA_CN DM_KQTHIDUA DM_LOP DM_MONHOC_DG DM_XOAMU DonViTrichChon DOTUOI_DANSO DOTUOI_HS DOTUOI_TOTNGHIEP HINHTHUC_DT KHU_VUC KY_BAOCAO LOAI_BOIDUONG LOAI_CHINHSACH LOAI_CHUNGCHI LOAI_DANSO LOAI_DATCHUAN LOAI_DAYNGHE LOAI_GVVH LOAI_KHOIPHONG LOAI_LOP LOAI_PHONG LOAI_PXD LOAI_THIETBI LOAI_THISINH LoaiNhansu LoaiNhanvien NAM NGUON_SOLIEU NGUYENNHAN_BOHOC PHAN_BAN TD_QUANLY THIET_BI VUNG VUNG_HS VUNG_KT Đánh giá sức khoẻ Đánh giá thi Mã diện tích khối phòng theo cấp trường Cấp giỏi Danh mục Đánh giá Danh mục Dân tộc Kết cuối năm Danh hiệu thi đua Khối lớp theo cấp học Đánh giá theo môn học Danh mục Xoá mù Đơn vị kết xuất liệu Độ tuổi dân số Độ tuổi học sinh Độ tuổi tốt nghiệp theo cấp học Hình thức đào tạo Khu vực Kỳ báo cáo Loại khoá học bồi dưỡng TT Loại diện chính sách Loại chứng Loại dân số Loại đạt chuẩn Loại dạy nghề Loại giáo viên văn hoá Loại khối phòng Loại lớp Loại phòng theo khối phòng Loại phòng xây dựng Loại CSVC - thiết bị Loại thí sinh Loại nhân Loại nhân viên Năm học Nguồn số liệu Nguyên nhân bỏ học Phân ban Trình độ quản lý CSVC - Thiết bị Vùng địa lý tự nhiên Vùng học sinh Vùng kinh tế - xã hội Việc tìm hiểu các bảng này có ích việc khai thác tất liệu các sở giáo dục cung cấp qua các kỳ báo cáo IV.8.3 Biên tập danh mục Công việc biên tập danh mục dành cho người quản trị hệ thống thật có nhu cầu cần bổ sung và có thay đổi có giải pháp đồng chung toàn hệ thống Việc thay đổi cấp quản lý giáo dục bảng DON_VI, thêm trường bảng TRUONG, các danh mục liên quan địa giới hành chính (các bảng QUAN_HUYEN, PHUONG_XA) là các bảng có thể bổ sung Ngoài các bảng này khuyến nghị không tuỳ tiện sửa chữa, thay đổi các giá trị mang lại kết không mong muốn và làm ảnh hưởng đến liệu chung toàn ngành bảng DON_VI và TRUONG đã có hướng dẫn mục IV.5 và IV.6, có thay đổi địa giới hành chính chia tách, sáp nhập, người sử dụng có thể tiếp nhận bảng danh mục từ quan quản lý cấp trên (xem phần III Lưu đồ hoạt động hệ thống EMIS) và sử dụng mục Truyền liệu các cấp chương trình Quản trị hệ thống PEMIS để cập nhật liệu truyền V Kiểm tra liệu Chất lượng số liệu toàn hệ thống phụ thuộc nhiều vào công việc nhập số liệu ban đầu Một số sai sót thường gặp nhập liệu như: - Sai mã trường, sai loại hình, sai đặc điểm, sai năm học,… - Tổng số cho kết khác với tổng các thành phần “Chia ra” - Hiểu nhầm khái niệm (Trong đó/Trong tổng số/Chia ra) - Trong các biểu liên cấp không tách CSVC ứng với bậc học - Quên không tích vào các điều khiển khai báo đặc điểm trường, CSVC - Có học sinh ngoại ngữ, lớp ngoại ngữ không có giáo viên ngoại ngữ - Có tổng số không có thành phần thiếu (do nhập liệu sót, còn “Er” trên lưới không khắc phục) Do đó, số liệu tổng không khớp với số liệu thành phần - Xuất Số quá lớn/Quá nhỏ/Số không đầy đủ - Tổng số học sinh khác với tổng số học sinh chia theo độ tuổi và khác tổng số học sinh chia theo hạnh kiểm - Logic số liệu chưa đảm bảo Ví dụ: chọn “Có HS học buổi/ngày” trang Lớp lại không có số liệu lớp này Bên cạnh đó, sai sót số lỗi thông thường người quản lý số liệu như: - Không kiểm tra tập tin Excel trước đọc vào chương trình - Thiếu kiểm tra số lượng trường đã đọc vào cấp trường, loại hình - Dù còn lỗi không tìm nguyên nhân để khắc phục - Bỏ sót thông tin chưa nhập - Thiếu đối chiếu, so sánh với kỳ báo cáo trước Chương trình EMIS cung cấp số tiện ích giúp người làm công tác EMIS làm số liệu quản lý, tăng độ tin cậy, phục vụ công tác quản lý giáo dục tốt I.16 So sánh liệu Dữ liệu sau nhập vào chương trình thường lớn và càng lớn liệu nhập vào qua nhiều năm học Chức so sánh liệu giúp cho người làm công tác EMIS so sánh liệu để hỗ trợ cho việc phân tích, đánh giá số liệu quản lý Có cách so sánh số liệu: a So sánh số liệu hai kỳ đầu năm - Số trường (bao gồm cấp, bậc học) - Số học sinh - Số giáo viên (nữ, dân tộc) - Số nhân viên phục vụ - Số phòng học - Số liệu theo loại hình trường, cấp học - Số liệu so sánh theo số tuyệt đối, phần trăm - So sánh qua tỷ lệ lên lớp, lưu ban, bỏ học với năm học trước b So sánh số liệu kỳ đầu năm và năm Nội dung giống phần trên c So sánh số liệu kỳ đầu năm, năm và cuối năm - So sánh số học sinh lớp với kết chất lượng tốt nghiệp - Tính các tỷ lệ tốt nghiệp: tỷ lệ chung, tỷ lệ nữ, tỷ lệ học sinh dân tộc tốt nghiệp - So sánh số học sinh đầu năm và cuối năm để đối chiếu với số học sinh bỏ học Các bước thực so sánh liệu chương trình: Bước 1: Từ menu hệ thống người sử dụng lựa chọn Tiện ích/So sánh liệu Trên đó có các thông tin so sánh chia theo các lớp thông tin Bước 2: Xác định đầy đủ các thông tin Tỉnh/thành phố; Cấp trường; Quận/huyện; Tên trường Bước 3: Bấm chọn vào lớp thông tin cần so sánh như: Phòng học theo cấp xây dựng, Phòng hành chính quản trị, Phòng phục vụ học tập, Lớp học, Nhân giáo viên, Nhân cán quản lý, Nhân nhân viên và học sinh Chương trình hiển thị tập tin Excel tương ứng Trong tập tin này, người sử dụng có thể lựa chọn kỳ, năm để so sánh cách chọn mục tương ứng Bước 4: Để xem biểu đồ so sánh dạng cột, người sử dụng chọn sheet C_HOCSINH Có thể sử dụng phần in báo cáo tỷ lệ để kiểm tra so sánh liệu kỳ báo cáo Sử dụng số tỷ lệ để so sánh gồm: - Tỷ lệ Giáo viên/Lớp - Tỷ lệ Học sinh/Lớp - Tỷ lệ Học sinh/Giáo viên - Tỷ lệ Giáo viên đạt chuẩn/Tổng số giáo viên - Tỷ lệ Giáo viên nữ/Tổng số giáo viên - Tỷ lệ Lớp/Phòng học - Tỷ lệ học sinh độ tuổi/Tổng số học sinh - Tỷ lệ phòng kiên cố, bán kiên cố/Tổng số phòng Các bước thực hiện: Bước 1: Từ menu hệ thống người sử dụng lựa chọn Báo cáo/Quản lý/Báo cáo tỷ lệ Lựa chọn năm học, loại hình, quận huyện và kỳ báo cáo Xong chọn mẫu báo cáo và chọn Thực Bước 2: Xem in kết báo cáo đã thực để kiểm tra bất thường I.17 Kiểm tra liệu Dữ liệu EMIS quá trình thu thập chưa thể trọn vẹn nhiều nguyên nhân Lỗi gồm có lỗi số học lẫn lỗi logic Người làm công tác EMIS phải có công cụ kiểm tra để tìm nguyên nhân Ví dụ: nhập số học sinh cho số lớp, nhập nhầm mã trường liệu bị mất,… Chương trình EMIS cung cấp thêm công cụ Kiểm tra liệu để người sử dụng tuỳ ý chọn lựa Các bước thực hiện: Bước 1: Từ menu hệ thống người sử dụng lựa chọn Tiện ích/Kiểm tra liệu Trên đó có các thông tin kiểm tra chia theo kỳ báo cáo gom liệu vào năm học và đặc biệt là có phần kiểm tra đánh giá học lực và hạnh kiểm Bước 2: Xác định kỳ báo cáo cần kiểm tra cách chọn vào các chức năng: Ví dụ Chọn Dữ liệu đầu năm, kết xuất là 01 tập tin Pivot table đã thiết kế sẵn, chia thành các sheet như: Tiếp tục rà soát qua các sheet để tìm sai sót VI In báo cáo đầu Sau liệu nhập đầy đủ, kiểm tra chính xác, người sử dụng tiến hành in báo cáo Phần báo cáo chia làm loại: Báo cáo theo mẫu quy định, phục vụ cho việc báo cáo thống kê định kỳ gọi là “Báo cáo định kỳ” và các báo cáo khác chương trình xây dựng phục vụ cho công tác quản lý các cấp gọi là “Báo cáo quản lý” I.18 In báo cáo định kỳ Để in báo cáo cần thao tác với 02 phần: Tham số báo cáo và Danh sách báo cáo Tham số báo cáo: Các tham số này có thể thay đổi thùy theo yêu cầu và mục đích báo cáo, các tham số bao gồm: o Người lập biểu: Ghi đầy đủ họ, tên người lập biểu trên báo cáo o Thủ trưởng đơn vị: Ghi đầy đủ họ, tên người lãnh đạo ký o Đơn vị gửi: Chọn cấp báo cáo từ cây danh mục trường, chọn cấp nào thì in báo cáo cho cấp Chương trình quản lý cấp Sở có thể in cấp Phòng, cấp trường o Đơn vị nhận: Ghi đầy đủ thông tin cấp nhận báo cáo (Vi dụ: Bộ GD&ĐT) Thời gian và loại hình: o Năm: Chọn năm học lập báo cáo o Loại hình: Chọn các loại hình báo cáo Loại hình để mặc định <Toàn ngành> là tổng hợp tất các loại hình (công lập, dân lập, tư thục) Đơn vị hành chính: o Tỉnh: mặc định là tỉnh sử dụng chương trình, có thể thay đổi o Quận/huyện: mặc định quận/huyện sử dụng chương trình, có thể thay đổi Danh sách báo cáo: Danh sách phân theo cấp trường và kỳ báo cáo - Cấp trường: bao gồm các cấp trường theo quy định, chọn cấp trường nào thì có các báo cáo cấp trường đó xuất - Kỳ báo cáo: Bao gồm các kỳ đầu năm, năm và cuối năm Lưu ý: Khi chọn cấp trường là “Tất cả” thì xuất toàn các báo cáo tổng hợp Các báo cáo này là báo cáo tổng hợp các thông tin học sinh, lớp, giáo viên, phòng học theo cấp học Ví dụ: Học sinh tiểu học bao gồm học sinh tiểu học trường tiểu học, trường liên cấp tiểu học+THCS, trường liên cấp tiểu học+THCS+THPT Các bước thực hiện: Bước 1: Từ menu hệ thống người sử dụng lựa chọn Báo cáo/Định kỳ Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin Các thông tin chọn lựa “Đơn vị gửi”, “Năm”, “Loại hình”, “Danh sách báo cáo theo cấp trường”, “Kỳ báo cáo” cần lưu ý để tránh nhầm lẫn Bước 3: Chọn loại báo cáo cần in (ví dụ: Báo cáo thống kê tiểu học đầu năm), chọn chức Kết xuất dạng tập tin Excel Tên tập tin Excel chương trình tự động đặt tên theo mã báo cáo và thứ tự lần in (ví dụ: Bieu1_04_THD1: đó số THD1 là thứ tự lần in là 1) Bước 4: In tập tin đã xuất Excel chức In môi trường Excel Danh sách các báo cáo chia theo kỳ sau: Kỳ đầu năm: Kỳ năm: Kỳ cuối năm: I.19 In báo cáo quản lý Các báo cáo phục vụ quản lý bao gồm 05 loại báo cáo: I.19.1 Báo cáo tổng hợp Để in báo cáo cần thao tác với 02 phần: Tham số báo cáo và Danh sách báo cáo tương tự “In báo cáo định kỳ” Các bước thực hiện: Bước 1: Từ menu hệ thống người sử dụng lựa chọn Báo cáo/Quản lý/Báo cáo tổng hợp Bao gồm các báo cáo: - Tổng hợp nhân theo mạng lưới trường, huyện - Tổng hợp nhân theo giới tính, dân tộc - Tổng hợp giáo viên theo trình độ, môn - Tình hình giáo viên chia theo độ tuổi Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin Các thông tin chọn lựa “Đơn vị gửi”, “Năm”, “Loại hình”, “Danh sách báo cáo theo cấp trường”, “Kỳ báo cáo” cần lưu ý để tránh nhầm lẫn Bước 3: Chọn loại báo cáo cần in (ví dụ: Tổng hợp nhân theo mạng lưới trường, huyện), chọn chức Kết xuất theo dạng báo cáo chương trình Sử dụng các chức trên công cụ cửa sổ hiển thị báo cáo, để khai thác báo cáo - : Lùi trước trang - : Tiến sau trang - : Lùi trang số - : Tiến tới trang cuối cùng - : Chức in chương trình - : Chức thiết lập các tham số cho trang In - : Chức xuất báo cáo: Có thể xuất sang dạng Excel Acrobat(DBF) Bước 4: Chọn vào biểu tượng , chương trình mở giao diện in ấn hệ điều hành Thiết lập các thông tin máy in, số trang cần in …, chọn để tiến hành in Khi xong, nhấn Alt+F4 để đóng cửa sổ hiển thị báo cáo quay chương trình Lưu ý: Muốn lưu kết tập tin thì chọn công cụ để xuất tập tin Excel tập tin DBF Khi đó, nhập vào cửa sổ tên tập tin tương ứng cấn lưu lại I.19.2 Báo cáo mạng lưới Là báo cáo chi tiết lớp, học sinh, giáo viên, phòng học cho trường phòng GD&ĐT Các báo cáo này xem là các báo cáo yêu cầu báo cáo thống kê các kỳ Danh sách các báo cáo chia theo kỳ sau: Kỳ đầu năm: Kỳ năm: Kỳ cuối năm: Các bước thực hiện: Bước 1: Từ menu hệ thống người sử dụng lựa chọn Báo cáo/Quản lý/Báo cáo mạng lưới Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin Các thông tin chọn lựa “Đơn vị gửi”, “Năm”, “Loại hình”, “Danh sách báo cáo theo cấp trường”, “Kỳ báo cáo” cần lưu ý để tránh nhầm lẫn Bước 3: Chọn loại báo cáo cần in (ví dụ: Mạng lưới trường, lớp, học sinh, giáo viên tiểu học theo trường), chọn chức Kết xuất theo dạng báo cáo chương trình Sử dụng các chức trên công cụ để khai thác báo cáo (các công cụ tương tự phần báo cáo tổng hợp) Bước 4: Chọn vào biểu tượng , chương trình mở giao diện in ấn hệ điều hành Thiết lập các thông tin máy in, số trang cần in …, chọn để tiến hành in I.19.3 Báo cáo tỉ lệ Là báo cáo bao gồm các tỉ lệ bản, phổ biến tỉ lệ học sinh/lớp, tỉ lệ giáo viên/lớp, tỉ lệ học sinh/giáo viên, tỉ lệ lớp/phòng học Các bước thực hiện: Bước 1: Từ menu hệ thống người sử dụng lựa chọn Báo cáo/Quản lý/Báo cáo tỉ lệ Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin Các thông tin chọn lựa “Đơn vị gửi”, “Năm”, “Loại hình”, “Danh sách báo cáo theo cấp trường”, “Kỳ báo cáo” cần lưu ý để tránh nhầm lẫn Bước 3: Chọn loại báo cáo cần in (ví dụ: Một số tỉ lệ trường học), chọn chức Kết xuất theo dạng báo cáo chương trình Sử dụng các chức trên công cụ, để khai thác báo cáo (các công cụ tương tự phần báo cáo tổng hợp) Bước 4: Chọn vào biểu tượng , chương trình mở giao diện in ấn hệ điều hành Thiết lập các thông tin máy in, số trang cần in …, chọn để tiến hành in Khi xong, nhấn Alt+F4 để đóng cửa sổ hiển thị báo cáo quay chương trình I.19.4 Các báo cáo khác Bao gồm các báo cáo Các bước thực hiện: Bước 1: Từ menu hệ thống người sử dụng lựa chọn Báo cáo/Quản lý/Báo cáo khác Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin Các thông tin chọn lựa “Đơn vị gửi”, “Năm”, “Loại hình”, “Danh sách báo cáo theo cấp trường”, “Kỳ báo cáo” cần lưu ý để tránh nhầm lẫn Bước 3: Chọn loại báo cáo cần in (ví dụ: Phòng học sinh học theo cấp xây dựng đầu năm học), chọn chức Kết xuất theo dạng tập tin Excel Sử dụng các chức in môi trường Excel để in báo cáo I.19.5 Báo cáo động Là báo cáo cho phép người sử dụng tự thiết kế mẫu theo nhu cầu Các bước thực hiện: Bước 1: Từ menu hệ thống người sử dụng lựa chọn Báo cáo/Quản lý/Báo cáo động Bước 2: Chọn các chức để thực báo cáo: - : Xem báo cáo đã thiết kế - : Tạo báo cáo - : Sửa báo cáo đã thiết kế - : Xoá báo cáo không còn sử dụng Ví dụ: Thực chức , xuất màn hình Tuỳ theo nhu cầu sử dụng mà người thiết kế chọn cho phù hợp VII Kết xuất và cập nhật liệu I.20 Kết xuất liệu Sau liệu đã hoàn thành, In các báo cáo xong, liệu chuyển nguyên vẹn lên cấp trên (các cấp quản lý Sở, Bộ) Dữ liệu kết xuất dạng tập tin *.XML, liệu này đầy đủ phần danh mục và liệu EMIS xác định theo đơn vị, năm học và học kỳ Dữ liệu này chuyển lên cập nhật vào hệ thống cách đầy đủ theo các giới hạn đã quy định Các bước thực hiện: Bước 1: Từ menu hệ thống người sử dụng lựa chọn Hệ thống/Kết xuất liệu Trên giao diện có các thông tin: - Đường dẫn(*): là nơi mà người sử dụng đưa vào đường dẫn và tên tập tin (*.XML) chứa liệu kết xuất - Đơn vị: là đơn vị chọn để xuất liệu - Năm học: là năm học xuất liệu - Học kỳ: là kỳ xuất liệu, có 03 kỳ đầu năm, năm và cuối năm Thực hiện: chọn để chương trình xuất liệu Bước 2: Thiết lập các thông tin yêu cầu - Chọn đường dẫn và đặt tên tập tin (*.XML) Để chọn đường dẫn, kích chuột vào để mở giao diện Save As Chọn thư mục chứa tập tin XML và đặt tên cho tập tin - Đơn vị: Kích chuột vào để mở giao diện chọn đơn vị Chọn đúng đơn vị cần kết xuất từ cây danh mục - Năm học: Có thể chọn “Tất các năm” năm từ danh sách năm học cách kích chuột vào Thông thường chọn năm học để không lãng phí thời gian và tập tin không quá lớn - Học kỳ: Có thể chọn “Tất các kỳ” kỳ báo cáo từ danh sách kỳ báo cáo cách kích chuột vào thường chọn kỳ báo cáo Thông Bước 3: Thực kết xuất Chọn , chương trình tiến hành kết xuất Quá trình kết xuất diễn vòng ít phút Khi kết thúc quá trình kết xuất, chức mờ Chọn để kết thúc Như quá trình kết xuất đã thành công Chú ý: Để nhanh chóng và thuận tiện việc truyền liệu, nên nén tập tin XML lại trước gửi I.21 Cập nhật liệu Cập nhật liệu là quá trình ngược kết xuất liệu Kết đầu kết xuất là đầu vào cập nhật Đơn vị cấp trên nhận các tập tin *.XML các đơn vị cấp (cấp quản lý thấp hơn) gửi lên và cập nhật vào chương trình Chương trình cập nhật đầy đủ danh mục và liệu cấp và ghi đè lên liệu cũ dựa trên giới hạn năm học và học kỳ Các bước thực hiện: Bước 1: Gọi chức Cập nhật liệu Từ menu hệ thống người sử dụng lựa chọn Hệ thống/Cập nhật liệu Trên giao diện này có các thông tin: - Mã đơn vị: là mã đơn vị kết xuất liệu báo cáo lên - Tên đơn vị: là tên đơn vị kết xuất liệu báo cáo lên - Dữ liệu năm: là liệu năm học báo cáo lên - Tên ghép nối: là tên tập tin *.XML đơn vị cấp gửi đến - Chọn tệp: bấm vào để mở giao diện Open tập tin, chọn tập XML cần cập nhật Bước 2: Khai báo thông tin Có thể gõ trực tiếp các thông tin như: Mã đơn vị, Tên đơn vị, Dữ liệu năm, Tệp ghép nối Tuy nhiên, cách này tốn nhiều thời gian Cách nhanh là chọn trực tiếp tập tin *.XML, các thao tác sau: - Kích chuột vào vị trí khung “Chọn tệp”, chương trình mở giao diện chọn tập tin (Open) Chọn tập tin XML cần cập nhật, xong chọn Open Giao diện Cập nhật liệu bây đã có thông tin tập XML đã chọn - Nếu muốn chọn tiếp tập tin XML khác, kích chuột vào khung để gọi giao diện mở tập tin tiếp Như Sở và Bộ, có thể chọn cập nhật cùng lúc cho nhiều đơn vị trực thuộc - Nếu muốn xóa tập tin XML danh sách đã chọn Kích chuột phải vào dòng Lưu ý: là tùy chọn NSD muốn xóa và nhấn Enter có muốn ghép nối cây đơn vị hay không Bước 3: Thực cập nhật Chọn để tiến hành cập nhật đơn vị đã chọn Trước thực hiện, chương trình thông báo, đồng ý thì chọn “Có” ngược lại thì chọn “Không” Chương trình tiến hành thực thời gian định, đồng thời thông báo tên đơn vị đọc liệu Chọn để kết thúc - Khi ghép nối xong, thông báo kết cột Tệp ghép nối - Khi hoàn tất công việc, nủt Thực mờ và chọn Đóng để thoát VIII Sao lưu và Phục hồi liệu Do sử dụng phiên SQLEXPRESS, phiên miễn phí Microsoft nên không có chức lưu theo lịch lập sẵn SQL Server Management Studio Express Chúng ta thực việc lưu qua chức Sao lưu và Phục hồi liệu chương trình quản trị hệ thống PEMIS Việc lưu tạo tập tin bak, lưu lại toàn sở liệu Phục hồi là đọc từ tập tin đã lưu bak chương trình đã ghi nhận lưu trữ từ trước, thành dạng sở liệu SQL Sao lưu và Phục hồi liệu khác với Kết xuất và Cập nhật liệu chỗ nó không thể rút trích liệu phần theo yêu cầu người sử dụng mà có thể làm toàn sở liệu Người sử dụng cần chú ý để tránh nhầm lẫn I.22 Sao lưu liệu  Mục đích: Việc lưu là cần thiết cho hệ thống nào sử dụng SQL, nhằm khôi phục lại liệu máy có cố hỏng đĩa cứng, nhiễm virus,…  Chiến lược lưu  Sau lưu nên chép các thiết bị lưu trữ Đề phòng khả xảy cố máy tính Các bước tiến hành Bước 1: Gọi chức Đăng nhập vào Quản trị PEMIS, chọn chức thứ 2: Sao lưu và Phục hồi liệu, giao diện xuất Bước 2: Xác định thông số lưu Trước tiến hành lưu lần đầu tiên, người sử dụng nên chọn thẻ Thông số lưu để chuẩn bị số thông tin ban đầu Bước này không cần thiết cho lần sau không có thay đổi tham số Lưu ý: Phần “Thông số lưu” thực với máy là máy chủ chứa sở liệu + Đường dẫn lưu: ngầm định là D:\BACKUP\PEMIS Muốn định thư mục khác, nhấn nút để mở giao diện duyệt tìm thư mục cần lưu trữ Sau chọn xong, bấm nút để lưu lại giá trị đường dẫn vào sở liệu + Lập lịch: đây là chế độ chạy lưu tự động máy tính hoạt động - Có thể chọn theo ngày tuần theo tháng năm, chọn thời điểm thực Sau chọn xong, bấm nút “Lập lịch” để lưu lại giá trị vừa thiết lập - Có thể xoá bỏ lịch có danh sách liệt kê cách chọn lịch, bấm nút Khi đó, có thông báo Nếu chọn OK, sau xoá thông báo xóa thành công Bước 3: Thực lưu Thực xong việc lập thông số lưu, chọn lại thẻ Quá trình lưu để thực việc lưu cách bấm nút Giao diện xác định tên tập lưu và ghi chú xuất hiện: Hoặc xác định tên tập tin lưu, nhấn nút lưu liệu để tiến hành Một thông báo xuất hiện: “Sao lưu liệu thành công” Khi xong và không có trở ngại nào, thông báo cho biết đã hoàn tất Chọn OK và bấm nút để thoát Để kiểm chứng, người sử dụng thoát khỏi màn hình Sao lưu và Phục hồi liệu, gọi lại chức này thấy quá trình lưu đã có lưu lại Để xoá bỏ bớt các tập đã lưu qua thời gian dài không cần thiết lưu trữ, bấm chọn tập và chọn , chương trình cảnh báo trước xoá Nếu tiếp tục chọn OK, quá trình lưu xoá I.23 Phục hồi liệu Phục hồi liệu thực có quá trình lưu và tồn tập tin lưu bak có tập tin bak lưu trữ từ trước Các bước tiến hành: Bước 1: Bấm nút giao diện Sao lưu và Phục hồi liệu Chương trình cho phép chọn dạng phục hồi + Chọn quá trình: bấm vào nút danh sách để chọn tập (do chương trình thực và quản lý) + Chọn từ file: nhập trực tiếp tên và đường dẫn tập tin bak vào khung văn bấm vào nút để mở cửa sổ Open Chọn tập bak đã lưu trữ sẵn có từ trước (không chương trình quản lý) Chọn xong, bấm Open để lưu đường dẫn vào khung văn Bước 2: Thực Bấm nút , cảnh báo Phục hồi liệu xuất Để tiếp tục, bấm Thông báo “Tiến trình thực hiện, xin chờ vài phút…” xuất đến xong có thông báo cho biết kết Chọn OK và bấn nút thoát để IX Một số tiện ích chương trình I.24 Tìm kiếm thông tin Chương trình tìm kiếm theo các tiêu đánh giá Nội dung tìm kiếm phong phú, phục vụ cho nhu cầu khai thác thông tin Các bước thực hiện: Bước 1: Từ menu hệ thống người sử dụng lựa chọn Tiện ích/Tìm kiếm, xuất màn hình (hình 74) Trên đó có các thông tin tìm kiếm chia theo các thẻ theo thông tin Hồ sơ trường Tập tin Excel: - Thông tin trường học: Những thông tin chung hồ sơ trường sheet Truong - Chi trường: Thông tin các điểm trường lẻ sheet DiemTruong - Cơ sở vật chất: Thông tin sheet CoSoVC - Lớp học: Thông tin sheet Lophoc - Học sinh: Thông tin sheet Hocsinh - Nhân sự: Thông tin sheet Nhansu Bước 2: Khai báo các điều kiện tìm kiếm Các thông tin phục vụ cho việc khai báo thực việc chọn lựa Chọn xong điều kiện, thực chức kiện chọn lựa nhằm xác nhận các điều Muốn thêm điều kiện khác ta phải chọn phép toán Việc làm này cần thiết giống thêm điều kiện thẻ thông tin khác Bước 3: - Sau đặt xong điều kiện tìm kiếm, chọn xuất để thực Kết Tiếp tục chọn thông tin từ kết tìm kiếm cách tích chọn vào từ hai cửa sổ Cửa sổ bên trái là chọn các trường cần lấy, có thể chọn , cửa sổ bên phải là tích chọn các thuộc tính trường, có thể chọn Nếu muốn xuất kết tập tin Excel thì chọn , bao gồm thông tin trường đã chọn và thông tin lớp, học sinh, phòng học, giáo viên Để hữu hiệu tìm kiếm nâng, có thể dùng thêm các chức khác chương trình từ cửa sổ lệnh, cụ thể: Cửa sổ lệnh bao gồm: o Phép toán: dùng các toán tử o Tạo truy vấn: các thao tác với câu lệnh truy vấn o : để sử dụng truy vấn cũ, chọn vào chức này + : thực chức này sau tạo truy vấn xong, đó câu truy vấn ghi nhận là đã hoàn thành, lúc này lệnh tìm kiếm có hiệu lực lên câu truy vấn vừa tạo + : màn hình chuyển sang trạng thái sẵn sàng để tạo truy vấn khác thực chức này + dựng : bổ sung dòng các điều kiện vào câu truy vấn xây + : xoá bỏ dòng điều kiện câu truy vấn o Lưu truy vấn: có thể lưu lại các câu truy vấn để sử dụng nhiều lần + : để ghi lại câu truy vấn để sử dụng lại nhiều sử dụng chức này, ghi cần đặt tên gợi nhớ để thuận lợi việc sử dụng + : chức thay đổi tên truy vấn + : chức xoá câu truy vấn đã lưu I.25 Theo dõi người sử dụng Một tiện ích đặc biệt hữu ích cho người quản trị hệ thống EMIS Chức này cho phép lưu lại toàn các phiên làm việc tất các ngưới sử dụng EMIS khoảng thời gian định sẵn Các bước tiến hành: Bước 1: Gọi tiện ích Từ menu hệ thống người sử dụng chọn Tiện ích\Theo dõi người sử dụng Bước 2: Xem và in kết + Xác lập thời gian theo dõi từ ngày, đến ngày cách bấm vào nút giao diện lịch để mở + Để xem: bấm nút + Để xoá bớt: xác lập giới hạn ngày xoá, bấm nút dõi để xoá bớt thông tin đã theo + Để in, bấm nút kết hiển thị , báo cáo I.26 Xuất danh mục đơn vị Danh mục đơn vị là khối quản lý phân cấp, nhằm phục vụ việc quản lý khoa học Danh mục đơn vị xuất dạng tập tin Excel mẫu, tập tin này có cấu trúc chuẩn, sử dụng tập tin này để bổ sung, hiệu chỉnh đơn vị quản lý trích xuất chuyển cấp trên Vì tập tin đã thiết kế theo quy định nên người sử dụng không thêm, bớt cột thay đổi định dạng các cột Chức này thường dùng để trích xuất danh mục đơn vị báo cáo cấp trên trường hợp có thay đổi Các bước thực hiện: Bước 1: Gọi tiện ích Từ menu hệ thống người sử dụng lựa chọn Tiện ích/Xuất danh mục đơn vị Bước 2: + Chọn đơn vị: bấm chọn nút dòng Chọn đơn vị để mở cửa sổ chọn đơn vị cần thực Trong cửa sổ danh sách đơn vị, chọn đơn vị, và chọn ghi lại tên đơn vị đã chọn để Bước 3: Nhập trực tiếp tên đường dẫn và tên tập tin kích chuột vào biểu tượng , nhập tên tập tin vào ô File name, tiếp tục chọn chọn Bước 4: Chọn để lưu lại giá trị đã , chương trình xuất tập tin Excel Chọn để giải phóng cửa sổ Xuất danh mục đơn vị Tập tin Excel xuất có cấu trúc hình bên Chú ý sheet chứa liệu có tên DM_DONVI, người sử dụng không đổi tên I.27 Xuất danh mục trường Danh mục trường học xuất dạng tập tin Excel theo mẫu quy định, sử dụng tập tin này để bổ sung, hiệu chỉnh trường chuyển cho cấp trên Vì tập tin đã thiết kế theo quy định nên người sử dụng không thêm, bớt cột thay đổi định dạng các cột Chức này thường dùng để trích xuất danh mục trường báo cáo cấp trên trường hợp có thay đổi Các bước thực hiện: Bước 1: Từ menu hệ thống người sử dụng lựa chọn Tiện ích/Xuất danh mục trường Tích vào các biểu tượng đổ xuống chọn tỉnh, huyện, phường xã Ví dụ: chọn để - Cấp Sở xuất danh mục gửi đến Bộ thì Quận/huyện chọn mặc định là <Tất cả> và Phường/xã thì để trắng - Cấp Phòng thì chọn Quận/huyện cụ thể và Phường/xã thì để trắng Bước 2: Nhập trực tên đường dẫn và tên Tập tin kích chuột vào biểu tượng , nhập tên tập tin vào ô Tập tin name, tiếp tục chọn để lưu Bước 3: Chọn Thực hiện, chương trình xuất tập tin Excel Chọn Đóng để giải phóng cửa sổ Xuất danh mục trường Tập tin Excel xuất có cấu trúc hình bên Chú ý sheet chứa liệu có tên DM_TRUONG, người sử dụng không đổi tên PHẦN B HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG BỘ NHẬP LIỆU HỒ SƠ THÔNG TIN TRƯỜNG HỌC X Giới thiệu Hồ sơ thông tin trường học (HST) là hệ thống các tiêu thông tin quản lý giáo dục HST thiết kế trên môi trường Excel nhằm giúp các đơn vị thuận lợi việc nhập thông tin và kiểm tra tính logic Mặt khác, có thể chuyển trực tiếp thông tin từ HST vào chương trình EMIS mà không cần phải nhập liệu trực tiếp chương trình HST tổ chức theo cấp trường, gồm: nhà trẻ (NT), mẫu giáo (MG), mầm non (MN), tiểu học (TH), trung học sở (THCS), trung học phổ thông (THPT), trường phổ thông có nhiều cấp học (PTCS-trường tiểu học và trung học sở; PTTH-trường trung học sở và trung học phổ thông; PT-trường tiểu học, trung học sở và trung học phổ thông), trung tâm giáo dục thường xuyên (TTGDTX), trung tâm ngoại ngữ - tin học (TTNN-TH), trung tâm tin học (TTTH), trung tâm học tập cộng đồng (TTHTCĐ) Mỗi cấp trường có hồ sơ báo cáo riêng theo định kỳ: kỳ đầu năm học (tháng 9), kỳ năm học (tháng 12) và kỳ cuối năm học (tháng 5) Tương ứng kỳ báo cáo cấp học thiết kế trên 01 tập tin Excel, tập tin Excel thông tin chia thành các lớp thông tin tương ứng với bảng tính (sheet), cụ thể: Truong/Trungtam: Các thông tin trường/trung tâm LopHoc_ : Các thông tin lớp HocSinh /HocVien : Các thông tin học sinh HocSinh…_DT: Các thông tin học sinh các dân tộc thiểu số NhanSu : Các thông tin nhân CoSoVC : Các thông tin sở vật chất DiemTruong: Các thông tin điểm trường phụ có tính chất tham khảo (lớp, học sinh, giáo viên, phòng học) DanhGiaHS : Đánh giá học tập, đánh giá hạnh kiểm học sinh DanhGiaMH : Đánh giá môn học học sinh DanhGia_CBGVNV: Đánh giá giáo viên, cán quản lý và nhân viên TaiChinh: Bảng báo cáo tài chính năm trước Mục đích việc sử dụng mẫu biểu Excel để nhập liệu Nhập liệu là khâu quan trọng quá trình thu thập và xử lý thông tin hệ thống EMIS, quá trình này chiếm nhiều thời gian và đòi hỏi độ chính xác logic thông tin Việc nhập liệu triển khai trên phạm vi rộng (đến tận trường) Vì vậy, cần phải chọn công cụ nhập liệu đơn giản, phổ thông và đạt hiệu Trước yêu cầu đặt ra, việc chọn Excel làm công cụ để thiết kế các biểu mẫu dùng để nhập liệu cho HST đã đáp ứng Quá trình thu thập và nhập liệu HST vào hệ thống EMIS sau: Sở GD&ĐT triển khai HST trên Excel thiết kế sẵn theo mẫu HST đến các đơn vị trực thuộc (trường/trung tâm và phòng GD&ĐT) Phòng GD&ĐT tiếp tục triển khai HST đến các đơn vị trực thuộc phòng Các đơn vị tiến hành thu thập thông tin và nhập liệu vào HST trên Excel Sau nhập liệu và kiểm tra chính xác, các đơn vị gửi báo cáo và liệu lên đơn vị chủ quản trực tiếp (Phòng/Sở GD) Đơn vị chủ quản trực tiếp nhập liệu vào sở liệu (CSDL) chức đọc liệu chương trình EMIS cài đơn vị chủ quản đó Dữ liệu EMIS đã nhập kết xuất và truyền lên đơn vị chủ quản cấp trên (Sở/Bộ) Trong trường hợp đơn vị không có máy tính thì số liệu đơn vị (trong bước 1) điền trên giấy và đơn vị chủ quản phải nhập số liệu vào tập tin Excel đọc liệu vào CSDL EMIS trực tiếp qua giao diện chương trình Lưu ý: Với phiên chương trình đọc các hồ sơ trên các phiên Excel 1997-2003 Nếu sử dụng Excel phiên 2007 thì cần ghi lại dạng phiên Excel 2003, hướng dẫn sau: Khởi động Excel 2007 Mở tập tin HST Chọn Save as 3.1 Kích chuột vào đây 3.2 Chọn: - Save as - Sau đó chọn Excel 97-2003 Wordbook Đặt tên tập tin và lưu 3.2 Đặt tên tập tin: - Đặt tên tập tin bình thường theo quy ước - Chọn Tổ chứcsave cácWordbook tệp Excel hồ sơ trường - Hồ sơ trường thiết kế theo kỳ (đầu/giữa/cuối năm học), với tên tệp tương ứng HoSo_*.xlt, cụ thể sau: (Bảng 1) Bảng 1: Danh sách các hồ sơ Excel TT 10 11 12 Tên tệp HoSo_NhaTre_T9.xlt HoSo_MauGiao_T9.xlt HoSo_MamNon_T9.xlt HoSo_TieuHoc_T9.xlt HoSo_THCS_T9.xlt HoSo_THPT_T9.xlt HoSo_PTCS_T9.xlt HoSo_PTTH_T9.xlt HoSo_PT_T9.xlt HoSo_TTGDTX_T9.xlt HoSo_PGD.xlt HoSo_SGD.xlt HoSo_NhaTre_T12.xlt HoSo_MauGiao_T12.xlt Cấp trường Nhà trẻ Trường mẫu giáo Trường mầm non (nhà trẻ, mẫu giáo) Trường tiểu học (Cấp I) Trường trung học sở (Cấp II) Trường trung học phổ thông (Cấp III) Trường phổ thông sở (Cấp I, II) Trường phổ thông trung học (Cấp II, III) Trường phổ thông (Cấp I, II, III) Trung tâm GDTX Phòng GD&ĐT Sở GD&ĐT Nhà trẻ Trường mẫu giáo Kỳ Kỳ đầu năm (tháng 9) Kỳ năm TT 10 10 Tên tệp HoSo_MamNon_T12.xlt HoSo_TieuHoc_T12.xlt HoSo_THCS_T12.xlt HoSo_THPT_T12.xlt HoSo_PTCS_T12.xlt HoSo_PTTH_T12.xlt HoSo_PT_T12.xlt HoSo_GDTX_T12.xlt HoSo_NhaTre_T5.xlt HoSo_MauGiao_T5.xlt HoSo_MamNon_T5.xlt HoSo_TieuHoc_T5.xlt HoSo_THCS_T5.xlt HoSo_THPT_T5.xlt HoSo_PTCS_T5.xlt HoSo_PTTH_T5.xlt HoSo_PT_T5.xlt HoSo_GDTX_T5.xlt Cấp trường Trường mầm non (nhà trẻ, mẫu giáo) Trường tiểu học (Cấp I) Trường trung học sở (Cấp II) Trường trung học phổ thông (Cấp III) Trường phổ thông sở (Cấp I, II) Trường phổ thông trung học (Cấp II, III) Trường phổ thông (Cấp I, II, III) Trung tâm GDTX Nhà trẻ Trường mẫu giáo Trường mầm non (nhà trẻ, mẫu giáo) Trường tiểu học (Cấp I) Trường trung học sở (Cấp II) Trường trung học phổ thông (Cấp III) Trường phổ thông sở (Cấp I, II) Trường phổ thông trung học (Cấp II, III) Trường phổ thông (Cấp I, II, III) Trung tâm GDTX Kỳ (tháng 12) Kỳ cuối năm (tháng 5) Lưu ý: Xử lý trường hợp các sở giáo dục có lớp nhô + Nhô dưới: sở giáo dục có lớp học thấp khối lớp thấp có cấp trường + Nhô trên: sở giáo dục có lớp học cao khối lớp cao có cấp trường Ví dụ 1: trường tiểu học có lớp mẫu giáo là nhô dưới, sử dụng thêm HST mẫu giáo để bổ sung số liệu mẫu giáo, mã đơn vị trực thuộc HST mẫu giáo là mã trường tiểu học Ví dụ 2: trường tiểu học có lớp mẫu giáo và nhà trẻ là nhô dưới, sử dụng thêm HST mầm non để bổ sung số liệu mẫu giáo và nhà trẻ, mã đơn vị trực thuộc HST mầm non là mã trường tiểu học Ví dụ 3: trường tiểu học có lớp là nhô trên, sử dụng thêm HST trung học sở để bổ sung số liệu cấp trường trung học sở, mã đơn vị trực thuộc HST trung học sở là mã trường tiểu học Ví dụ 4: trường trung học sở có lớp 10 là nhô trên, sử dụng thêm HST trung học phổ thông để bổ sung số liệu cấp trường trung học phổ thông, mã đơn vị trực thuộc HST trung học phổ thông là mã trường trung học sở Trường hợp trường có học sinh khác ngoài loại hình chính (ví dụ hệ B): sử dụng HST hệ khác Bộ này có thêm sheet LopHoc_xxxx_Khac và HocSinh_xxxx_Khac để nhập liệu phù hợp Mã trường: Các cấp quản lý (Phòng/Sở GD-ĐT) cấp mã cho các đơn vị trực thuộc (do phận quản lý PMIS cấp mã) Tham khảo thêm cách đánh mã trường phần phụ lục Việc lưu trữ HST: Khi nhận liệu đã thu thập từ các trường trực thuộc, Phòng/Sở GD nên tổ chức lưu trữ các tệp *.xls cách hợp lý, khoa học để tiện cho việc đưa liệu vào CSDL hay tra cứu cần thiết Có thể tham khảo các cách tổ chức thư mục lưu trữ sau: Tuỳ theo cách lưu trữ, có thể dùng tên trường làm tên tệp để dễ tìm Ví dụ gợi ý: D:\EMIS\HosoTruong\Nam2008-2009\Ky T9\THPT\THPT_TranPhu_0809_T9.xls Hình 1: Cách tổ chức thư mục lưu liệu hồ sơ Excel cho cấp Sở/Phòng Vấn đề lưu trữ hồ sơ cấp trường Sau nhập liệu cho kỳ, người nhập liệu cần tổ chức lưu trữ các tệp *.xls cách hợp lý, khoa học để tiện cho việc sửa đổi hay tra cứu cần thiết Đối với cấp trường có thể tham khảo mô hình sau: Hình 2: Cách tổ chức thư mục lưu liệu Excel cho cấp trường Bộ hồ sơ gốc dạng *.xlt, mở làm việc tự động sản sinh tên tập tin dạng *.xls Ví dụ: mở tập tin HoSo_TieuHoc_T9.xlt, Excel tự đặt tên là HoSo_TieuHoc_T91, không có phần mở rộng Người nhập liệu có thể đặt tên để thuận lợi việc tìm kiếm, truy xuất sau: Tênbậchọc_têntrường_nămhọc_kỳbáocáo TH_TRANHUNGDAO_0809_T9 Chú ý: Lưu ý không nên lưu tên tệp dạng template *.xlt Hướng dẫn sử dụng tệp Excel để nhập trực tiếp - Hướng dẫn nhập liệu Các liệu nhập các trang (sheet), trang dùng cho lớp thông tin tương ứng (hình 03) Thông tin các trang là thông tin chung toàn trường kể điểm trường phụ Tháng 9: Tháng 12: Tháng 5: Hình 3: Các sheet hồ sơ trường kỳ báo cáo cấp trường THCS - - Số điểm trường phụ : Không bao gồm điểm chính + Sao y sheet “Diemtruong” thành nhiều sheet với số lượng tương ứng, liệu thu thập là liệu chính điểm trường đó Cách y tham khảo hình 28 Chú ý: Không đổi tên sheet Khi sheet DiemTruong, giữ nguyên tên ngầm định MS Excel có sẵn Không thay đổi vị trí các sheet Các nhóm liệu chia thành các trang với các tên tương ứng Để nhập liệu cho nhóm nào, nhắp chuột lên trang muốn chọn Các ô màu xanh nhạt là các ô nhập liệu; các ô màu xanh đậm là phần tự động tính toán và khoá việc nhập liệu Sau nhập xong số liệu cho bảng, cần theo dõi phần thông báo lỗi trên các ô lưới bên phải các bảng liệu (Hình 4) Hình 4: Vùng nhập liệu, không nhập liệu và thông báo lỗi nhập liệu XI Kỳ báo cáo đầu năm (Tháng 9) Trang định dạng trường (Truong/Trungtam) Hình 5: Phần thông tin định dạng Một số tiêu chí cần chú ý: Nhập tên trường: Để tiết kiệm thời gian nhập liệu và để dễ dàng xếp, tìm kiếm theo tên trường, nhập nên quy ước cần nhập phần tên trường Ví dụ: Trường tiểu học Võ Thị Sáu nhập “Võ Thị Sáu” Mã đơn vị: Mỗi đơn vị tỉnh/thành phố gán cho mã số + Theo quy ước, mã đơn vị có độ dài ký tự, bố cục TTHHHCXX TT: mã tỉnh (theo mã Tổng cục thống kê) HHH: mã huyện tỉnh (như trên) C : mã cấp trường XX: thứ tự đơn vị cấp trường + Đối với sở giáo dục thuộc Sở GD-ĐT, bố cục TT000CXX TT: mã tỉnh (theo mã Tổng cục thống kê hành) 000: số C : mã cấp trường XX: thứ tự đơn vị cấp trường Khi trường thành lập thì phòng sở là đơn vị cấp phát mã, trường không thể tự động làm việc này Nếu phòng giáo dục là đơn vị cấp mã, chuyển liệu lên cấp sở đồng thời chuyển danh mục mã các trường thành lập kèm * Lưu ý: Trường hợp dùng cho các lớp nhô thì mã trường để trống Năm học: Ô nhập liệu “Năm học” là list box, vì người sử dụng không nhập liệu trực tiếp mà việc kích chuột vào nút chọn, hộp danh sách thả xuống và chọn năm lập biểu từ danh sách có sẵn Chú ý: việc chọn sai năm học + Chọn năm học nhỏ bị ghi đè lên liệu cũ + Chọn năm học lớn bị thông tin (do không thuộc năm học thực hiện) Kích chuột vào đây Đạt chuẩn quốc gia: Xác định trường có đạt chuẩn quốc gia hay không Riêng mầm non và tiểu học có mức độ đạt chuẩn: Mức độ và mức độ theo Quyết định số 32/2005/QĐ-BGD&ĐT và 36/2008/QĐ-BGDĐT Bộ GD-ĐT Hình 6: Thông tin trường đạt chuẩn Mã trực thuộc: Nhập mã trường có chứa các lớp nhô (chỉ dùng trường hợp hồ sơ các lớp nhô) Ví dụ: Trường tiểu học A có mã số: 49504404 có nhô mẫu giáo Để nhập liệu nhô vào chương trình ta sử dụng thêm hồ sơ mẫu giáo, đó mã trường để trống, mã trực thuộc ghi mã 49504404 (mã trường tiểu học có lớp nhô) Số điểm trường phụ: Điểm trường qui ước là các chi nhánh trường không kể điểm trường chính Số điểm trường phụ này phải với số sheet Diemtruong có HST Không có điểm trường thì không ghi vào ô này và sheet Diemtruong không nhập số thứ tự vào ô STT Hộp các dấu kiểm () (check button): Những hộp phím lựa chọn vuông cho phép người dùng đánh dấu nhiều chọn lựa cùng lúc Ví dụ chọn trường có nhiều đối tượng học sinh: Có học sinh hệ khác; có học sinh bán trú Hộp các dấu chọn () (radio button): Hộp phím lựa chọn tròn cho phép người dùng chọn các mục nêu Người dùng có thể không bấm chọn mục nào huỷ lựa chọn đã bấm cách bấm vào mục “Không” Loại hình trường Theo Luật giáo dục năm 2005, điều 48 đã khẳng định có loại hình trường: công lập, dân lập và tư thục Để tương thích liệu cũ, giữ loại hình bán công Loại trường Gồm các loại trường đặc thù Ngành học mầm non không có loại trường này Đặc điểm trường Nếu trường có học sinh hệ khác phải sử dung nhập liệu đã thiết kế riêng và tất các trang định dạng trường có tuỳ chọn đặc điểm chọn sẵn là “Có HS hệ khác” Việc này giúp cho tiện ích “Đọc liệu từ Excel” xác định trường có đặc điểm này Ngành học mầm non: + Thuộc vùng đặc biệt khó khăn: thuộc diện chương trình 135 + Dạy học buổi/ngày: xác định trường có thực chương trình giảng dạy buổi/ngày + Trường quốc tế: xác định trường có nguồn vốn đầu tư nước ngoài + Có trẻ khuyết tật: Học sinh khuyết tật thể chất tinh thần + Có trẻ bán trú: xác định có tổ chức ăn nghỉ buổi trưa trường + Có chi đảng: xác định trường có chi đảng Ngành học phổ thông: + Đạt mức chất lượng tối thiểu: Theo quy định + Có học sinh nội trú: xác định có học sinh lại trường vào ban đêm Danh sách điểm trường: Cột STT danh sách điểm trường đánh số tự động dựa theo số lượng điểm trường đã nhập trước đó, người nhập cần phải điền đủ số điểm trường đã khai báo Nếu nhập sai không muốn nhập điểm trường phụ, chi cần xoá số đã nhập Nên tạo thêm các sheet DiemTruong (n) theo số lượng n điểm trường đã khai Đồng thời, đánh số thứ tự tương ứng cho các sheet này ô E3 Cột “Diện tích” tính theo mét vuông (m2), nhập số nguyên Cột “Khoảng cách” tính theo mét (m), nhập số nguyên Hình 7: Thông tin điểm trường Họ và tên: Ghi họ và tên người khai báo và nhập thông tin vào tập tin HST Excel Lưu ý: Đối với cấp phòng, sở thì thông tin chung có khác với các trường, có thông tin phòng-ban và số lượng cụ thể các thành viên phòng-ban Ngoài còn có thông tin danh hiệu thi đua Hình 8: Thông tin định dạng đơn vị cấp Sở Hình 9: Thông tin định dạng chung các trung tâm Trang thông tin lớp học (LopHoc_XXXX) Các trường thuộc loại hình công lập có thể chứa hệ đào tạo: hệ công lập và hệ ngoài công lập (hệ B) Để thuận lợi việc thu thập thông tin và tránh nhầm lẫn, hồ sơ thiết kế độc lập cho loại hình trên sheet riêng Hình 10: Bố trí trang lớp học Nếu trường có nhiều bậc học, thông tin lớp học nhập riêng rẽ cho bậc học, thiết kế chung trên trang thông tin Hình 11: Bố trí trang lớp học trường đa cấp Tuỳ theo cấp trường, bảng thu thập có thể thay đổi Tuy nhiên, nguyên tắc ràng buộc chung là: Tổng các thành phần Chia phải giá trị tổng số Tổng các thành phần Trong đó không vượt quá giá trị tổng Tổng các thành phần Trong tổng số có thể nhỏ vượt giá trị tổng Hình 12: Bảng thông tin nhóm nhà trẻ đầu năm Trang thông tin học sinh (sheet HocSinh_XXXX) Tương tự lớp học, các trường có học sinh hệ khác thì thông tin tách riêng học sinh và học sinh hệ khác Hình 13: Bố trí trang lớp và học sinh trường có học sinh hệ khác Đối với trường nhiều bậc học, thông tin học sinh nhập riêng rẽ cho cấp học, cấp học nhập riêng trên sheet Hình 14: Bố trí trang Học sinh, kỳ báo cáo đầu năm Thông tin học sinh theo cấp học Chia thành các nhóm sau: - Học sinh, tuyển mới, lưu ban, bỏ học, thuộc diện chính sách, lớp đặc biệt, học ngoại ngữ Mỗi thông tin học sinh chia theo các đối tượng: đối tượng, nữ, dân tộc, nữ dân tộc - Mặt khác, thông tin học sinh tương ứng theo loại lớp đã thu thập: ghép, bán trú, hoà nhập Hình 15: Trẻ nhà trẻ/học sinh mẫu giáo đầu năm Hình 16: Học sinh tiểu học đầu năm Các cấp học khác thiết kế tương tự Trang thông tin nhân (sheet NhanSu_XXXX) Nhân trường học phân loại theo nhóm: - Giáo viên - Giáo viên chuyên trách Đoàn/Đội - Cán quản lý - Nhân viên Mỗi loại đối tượng trên có phần bảng thông tin thu thập riêng và chia theo các tiêu chí chung: - Tổng số lượng loại, đó chia o Số đối tượng là nữ, người dân tộc và nữ dân tộc o Hình thức tuyển dụng lao động: biên chế, hợp đồng và hợp đồng thỉnh giảng Đối với trường đa bậc học, thông tin giáo viên nhập riêng rẽ cho bậc học, đặt chung sheet không tách riêng Hình 17: Bố trí trang nhân đầu năm Bảng này gồm: Dòng tổng số cán tất các loại trường Tổng số cán = Tổng số GV + Tổng số cán quản lý + Số giáo viên chuyên trách đoàn đội+ Tổng số nhân viên còn lại Nếu trường đa bậc học thì Tổng số GV phải cộng giáo viên tất các cấp học Phần tổng số cán là đảng viên trường, chia theo số đảng viên là giáo viên, cán quản lý và các nhân viên còn lại Phần bảng thông tin chi tiết giáo viên, chia theo các tiêu chí cụ thể trình độ, môn dạy Cần chú ý là trường đa bậc học, thông tin giáo viên chia theo cấp trường Hình 18: Thông tin nhân trường tiểu học, trung hoc sở đầu năm Một số tiêu chí cần lưu ý: Số giáo viên chia theo chuẩn đào tạo (căn vào điều lệ và quy chế tương ứng cấp trường): o Mầm non: Là giáo viên có trung cấp sư phạm o Tiểu học: là nhà giáo có tốt nghiệp trung cấp sư phạm o Trung học sở: là nhà giáo có tốt nghiệp cao đẳng sư phạm có tốt nghiệp cao đẳng và có chứng bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm giáo viên trung học sở o Trung học phổ thông: là nhà giáo có tốt nghiệp đại học sư phạm có tốt nghiệp đại học và có chứng bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm giáo viên trung học phổ thông Số giáo viên theo môn dạy Được hiểu là tính GV lần theo môn dạy chính phân công Việc chia theo môn dạy đây không đồng nghĩa với chuyên môn đào tạo gốc GV GV chuyên trách Đoàn/đội, cán quản lý và các nhân viên: Các giá trị tổng số CBQL, NV cùng với GV các bậc học hợp thành dòng tổng số nhân đã nói đầu phần trang Nhân Cấu trúc phần này tương tự bảng thông tin chung và thông tin GV, có các nguyên tắc ràng buộc tương tự Nhân viên hợp đồng theo Nghị định 68/2000/NĐ-CP nhập vào ô cho phép đúng đối tượng đã quy định Hình 19: số giáo viên chuyên trách đoàn đội và CBQL, nhân viên đầu năm Trang thông tin sở vật chất (sheet CoSoVC_XXXX) Đối với trường đa bậc học, loại phòng học và số chỗ ngồi chia theo bậc học, các loại khác tính chung cho toàn trường Theo quy ước, thông tin CSVC dùng chung trên sheet Ví dụ: CSVC_PTCS Hình 20: Bố trí trang CSVC, kỳ báo cáo đầu năm Trang CSVC phân chia thành khối công trình và CSVC khác sau: - Khối phòng học, phòng môn (mầm non gọi là khối phòng nuôi dưỡng, chăm sóc trẻ) - Khối phòng phục vụ học tập - Khối phòng tổ chức ăn nghỉ - Khối phòng hành chính quản trị - Khối công trình công cộng Phần cuối bảng là nhóm các thông tin Cơ sở vật chất khác A Khối phòng học, phòng môn: Hình 21: Khối phòng nuôi dưỡng, chăm sóc trẻ mầm non Hình 22: Khối phòng học, phòng môn trung học Đây là bảng có quan hệ các cột và hàng tương đối chặt chẽ Khi quá trình nhập chưa hoàn tất, có thể xuất số thông báo lỗi (‘Er’) tạm thời Nếu bảng đã điền đầy đủ số liệu chính xác thì thông báo lỗi tạm thời Những ô không thu thập liệu đã khoá và đánh dấu cấm (x) Số chỗ ngồi phòng học văn hoá: Chỗ ngồi có đủ bàn và ghế Hình 23: Khối phòng học, phòng môn trung tâm GDTX B Khối phòng phục vụ học tập: Đây là bảng CSVC sử dụng chung cho toàn trường Ràng buộc đây là cột Số lượng phải lớn tổng ô Làm và Cải tạo Các ràng buộc khác, thuộc loại chia ra, đã tự động cộng các ô xanh thẫm Hình 24a: Khối phòng phục vụ học tập mầm non Hình 24b: Khối phòng phục vụ học tập trung học - Phòng thiết bị giáo dục: Là phòng dùng để chứa trang thiết bị phục vụ học tập - Nhà tập đa năng: Có nơi còn gọi là phòng tập đa năng, phòng giáo dục thể chất C Khối phòng tổ chức ăn nghỉ: Đây là bảng CSVC sử dụng chung cho toàn trường Bảng này có cấu trúc tương tự bảng Khối phòng phục vụ học tập, có các ràng buộc tương tự Hình 25: Khối phòng tổ chức ăn ngành học mầm non Đối với mầm non, khối phòng này không có phòng nghỉ phòng nghỉ kết hợp chung với phòng học Hình 26: Khối phòng tổ chức ăn nghỉ ngành học phổ thông Phòng nghỉ: Là phòng dùng cho học sinh nghỉ lại buổi trưa (bán trú) D Khối phòng hành chính quản trị: Đây là bảng CSVC sử dụng chung cho toàn trường Bảng này có cấu trúc tương tự bảng Khối phòng phục vụ học tập, có các ràng buộc tượng tự Hình 27: Khối phòng hành chính quản trị ngành học mầm non Hình 28: Khối phòng hành chính quản trị ngành học phổ thông E Khối công trình công cộng: Đây là bảng CSVC sử dụng chung cho toàn trường Bảng này có cấu trúc tương tự bảng Khối phòng phục vụ học tập, có các ràng buộc tượng tự Hình 29: Khối công trình công cộng ngành học mầm non Hình 30: Khối công trình công cộng ngành học phổ thông Cơ cở vật chất khác: Bảng này chia thành các nhóm thông tin thu thập sau: - Diện tích đất - Diện tích số loại phòng - Thiết bị dạy học tối thiểu - Thiết bị phục vụ giảng dạy - Thiết bị nghe nhìn - Nhà vệ sinh - Một số công trình khác Hình 31: Thống kê sở vật chất khác ngành học mầm non Nhà vệ sinh áp dụng chung cho cấp trường Trong trường hợp không có nhà vệ sinh thì phải nhắp chọn vào ô vuông để xác thực thông tin Bảng sở vật chất môi trường Hình 32: Bảng sở vật chất môi trường ngành học mầm non Ràng buộc hợp lệ: Phải xác định chọn giá trị Trang thông tin điểm trường (DiemTruong) Bộ hồ sơ trường Excel ban đầu gồm trang điểm trường Trang này cho phép nhập thông tin cho điểm trường Trong trường hợp người dùng đã nhập số điểm trường lớn thì cần phải thực thao tác chép trang này theo số lượng điểm trường đã nhập trang định dạng hồ sơ trường Các bước thực chép trang thông tin điểm trường: Thực sau: - Đưa trỏ chuột đến vị trí tên sheet 'DiemTruong' và nhắp chuột phải Tiếp theo, nhắp chọn thực đơn 'Move or Copy ' Bước Bước Hình 33: Cách trang điểm trường, kỳ báo cáo đầu năm Nhắp chọn vị trí đặt sheet dòng (move to end); bắt buộc phải nhắp chọn “Create a copy” sau đó nhắp OK là xong - Làm tương tự trên có số trang điểm trường số điểm trường Chú ý: có thể thực lặp trang điểm trường thuận tiện cách: - Chọn trang Diemtruong - Giữ phím CTRL trên bàn phím đồng thời kéo chuột sang vị trí bên cạnh và thả Muốn y thêm trang Diemtruong, di chuyển đến trang Diemtruong (2), lặp lại bước - Nhập liệu cho điểm trường: Dữ liệu nhập cho điểm trường là tóm tắt CSVC, giáo viên, lớp, học sinh điểm trường Chú ý: thông tin thuộc các mục trên nhập mức trường là đã bao gồm cho toàn các điểm trường Vì vậy, thông tin nhập cho điểm trường phải nhỏ tổng số mục tương ứng đã nhập mức trường Số thứ tự điểm trường phải đúng theo quy định sau: Tên sheet DiemTruong DiemTruong (2) DiemTruong (3) Số thứ tự điểm trường XII Kỳ báo cáo năm (tháng 12) Đối với kỳ năm bổ sung thêm trang thông tin học sinh chia theo dân tộc, đánh giá chất lượng chung và đánh giá chất lượng môn học học sinh Trang định dạng trường Trang định dạng trường năm giống kỳ đầu năm để giải thay đổi (nếu có) các thông tin trường Cần phải kiểm tra giá trị mã trường chính xác với mã trường kỳ đầu năm Hình 34: Trang định dạng trường, kỳ báo cáo năm Trang thông tin lớp học: Cách tổ chức các trang thông tin lớp học hồ sơ Excel vào năm giống hồ sơ Excel đầu năm, số lượng thông tin có ít Đối với phổ thông thì số lượng lớp chia theo các môn học đặc biệt tin học, ngoại ngữ Đối với bậc mầm non, thông tin chia theo loại lớp lớp có nấu ăn, bán trú Hình 35: Lớp trung học phổ thông năm Trang thông tin học sinh: Cách tổ chức các trang thông tin lớp học hồ sơ Excel vào năm giống hồ sơ Excel đầu năm, có bổ sung thêm phần học các môn ngoại ngữ, độ tuổi, chia theo vùng Tham khảo phần hướng dẫn kỳ báo cáo đầu năm để có thông tin chi tiết Một số thông tin bổ sung khác đầu năm Đội viên/Đoàn viên Học sinh theo độ tuổi: tính cách lấy năm khai giảng trừ năm sinh Ví dụ: Nguyễn Văn Nam, sinh năm 2004, học sinh lớp năm học 2010-2011 Tuổi Nam = 2010 – 2004 = tuổi Hình 36: Học sinh trung học phổ thông năm Trang thông tin học sinh chia theo dân tộc (sheet Hocsinh_XXXX_DT) Trang này thu thập thông tin học sinh là người dân tộc chia theo danh mục 54 dân tộc, lấy số liệu nữ và chia theo khối lớp Hình 37: Học sinh theo dân tộc Trang thông tin nhân (sheet NhanSu_XXXX) Thông tin nhân giống kỳ báo cáo đầu năm, bổ sung thêm nhóm tiêu chia theo trình độ, độ tuổi và đào tạo quản lý Độ tuổi thu thập thống với PMIS thang tuổi 30 Hình 38: Phần thông tin theo trình độ đào tạo và độ tuổi năm Hình 39: Phần thông tin đào tạo cán quản lý năm Trang thông tin sở vật chất (sheet CoSoVC_XXXX) Phần thông tin sở vật chất năm ít kỳ đầu năm, thu thập các thay đổi số phòng học, phòng môn và diện tích liên quan Hình 40: Phần thông tin sở vật chất trung học năm Trang thông tin đánh giá học sinh (sheet DanhGiaHS_XXXX) Đối với ngành học mầm non, phần đánh giá thay mục Sự phát triển sức khỏe trẻ trang HocSinh_XX Đối với ngành học phổ thông: trung học sở và trung học phổ thông có trang thông tin: - Trang thông tin đánh giá chung hạnh kiểm và học lực - Trang thông tin đánh giá môn học Riêng tiểu học thì thiết kế chung trên trang Các trang đánh giá thiết kế theo thứ tự sổ điểm để tạo thuận lợi nhập liệu và tuân thủ theo quy định đánh giá xếp loại học sinh Hình 41: Bố trí trang tin đánh giá học sinh trung học Hình 42: Trang đánh giá học sinh tiểu học Trang đánh giá này đã hệ thống việc đánh giá xếp loại theo: Thông tư số 32/2009/TT-BGDĐT ngày 27/10/2009 Bộ GD&ĐT ban hành quy định đánh giá và xếp loại học sinh tiểu học Quyết định số 40/2006/QĐ-BGD&ĐT ngày 05/10/2006 Bộ trưởng Bộ GD-ĐT ban hành quy chế đánh giá, xếp loại học sinh trung học sở và học sinh trung học phổ thông Quyết định số 51/2008/QĐ-BGDĐT ngày 15/9/2008 Bộ trưởng Bộ GD&ĐT sửa đổi, bổ sung số điều quy chế đánh giá, xếp loại học sinh trung học sở và học sinh trung học phổ thông ban hành kèm theo Quyết định số 40/2006/QĐ-BGDĐT ngày 05 tháng 10 năm 2006 Bộ trưởng Bộ GD&ĐT Quyết định số 53/2008/QĐ-BGDĐT ngày 18/9/2008 Bộ trưởng Bộ GD&ĐT ban hành quy định việc đánh giá, xếp loại thể lực học sinh, sinh viên Quyết định số 02/2007/QĐ-BGD&ĐT ngày 02/01/2007 Bộ trưởng Bộ GD&ĐT ban hành Quy chế đánh giá, xếp loại học viên theo học Chương trình giáo dục thường xuyên cấp trung học sở và cấp trung học phổ thông Về thông tin đánh giá hạnh kiểm: - Đối với tiểu học có cấp độ: thực đầy đủ và chưa thực đầy đủ - Đối với THCS, THPT chia làm cấp độ: Tốt, khá, trung bình và yếu Hình 43: Trang đánh giá hạnh kiểm và học lực học sinh trung học Về thông tin đánh giá học lực: Thông tin đánh giá học lực học sinh chia thành cấp độ: Giỏi, khá, trung bình, yếu và kém Giống cho tất các cấp học phổ thông (trừ tiểu học), kể giáo dục thường xuyên Về thông tin đánh giá môn học: - Một số môn tiểu học đánh giá nhận xét (Đạo đức, tự nhiên – xã hội, âm nhạc, mỹ thuật, thủ công kỹ thuật, thể dục): Hoàn thành tốt, hoàn thành và chưa hoàn thành - Các môn các cấp học khác và môn còn lại tiểu học đánh giá theo cấp độ: Giỏi, khá, trung bình, yếu và kém - Vùng có dấu (x) là vùng cấm, không nhập liệu - Không thu thập thông tin chi tiết đến các đối tượng: nữ, dân tộc, nữ dân tộc - Môn tự nhiên xã hội có các lớp 1, và Môn khoa học, lịch sử, địa lý có lớp và Đối với học sinh tiểu học: Đối với học sinh tiểu học có 14 môn thống kê: Toán, Tiếng Việt, Đạo đức, Tự nhiên - Xã hội, Khoa học, Lịch sử & Địa lý, Âm nhạc, Mĩ thuật, Thủ công, Kỹ thuật, Thể dục, Ngoại ngữ, Tiếng dân tộc, Tin học Đối với học sinh trung học: - Đối với học sinh trung học sở có 15 môn thống kê: Toán học, Vật lý, Hoá học, Sinh học, Ngữ văn, Lịch sử, Địa lý, Ngoại ngữ, Giáo dục công dân, Công nghệ, Thể dục, Âm nhạc, Mỹ thuật, Tin học, Tiếng dân tộc - Đối với học sinh trung học phổ thông có 14 môn thống kê Toán học, Vật lý, Hoá học, Sinh học, Tin học, Ngữ văn, Lịch sử, Địa lý, Ngoại ngữ, Giáo dục công dân, Công nghệ, Thể dục, Giáo dục quốc phòng, Tiếng dân tộc ………………………………………………… Hình 44: Trang đánh giá môn học học sinh trung học sở XIII Kỳ báo cáo cuối năm (Tháng 5) Kỳ thu thập số liệu thống kê cuối năm tập trung vào thông tin học sinh, cụ thể là biến động số lượng học sinh và các thông tin đánh giá thành tích học tập, thi tốt nghiệp cuối năm học sinh, đánh giá cán giáo viên và đặc biệt kỳ này có thu thập thêm thông tin tài chính Trang định dạng trường Trang định dạng trường cho kỳ báo cáo cuối năm giống hệt kỳ năm Như vậy, các thông tin thay đổi loại hình, các đặc điểm, đạt chuẩn, cập nhật kịp thời Hình 45: Thông tin định dạng trường tiểu học cuối năm Trang thông tin học sinh Cách tổ chức các trang thông tin học sinh cuối năm giống hồ sơ Excel năm, bổ sung thêm phần kết học tập cuối năm (hình 45, 46) Tham khảo phần hướng dẫn kỳ báo cáo đầu năm để có thông tin chi tiết Hình 46: Thông tin học sinh mầm non cuối năm Hình 47: Thông tin học sinh giỏi và hoàn thành chương trình tiểu học Các kết tốt nghiệp tách thành hồ sơ riêng: HỒ SƠ TN_THCS.xlt TN_THPT.xlt TN_THCSTHPT.xlt TN_THCS_GDTX.xlt TN_THPT_GDTX.xlt NỘI DUNG Kết xét tốt nghiệp THCS Kết thi tốt nghiệp THPT Kết tốt nghiệp THCS và THPT Kết xét tốt nghiệp bổ túc THCS Kết thi tốt nghiệp bổ túc THPT Mỗi hồ sơ có trang thông tin định dạng và trang tốt nghiệp: Hình 48: Thông tin học sinh giỏi, công nhận tốt nghiệp THCS cuối năm Thông tin bảng này áp dụng đúng theo quy chế xét công nhận tốt nghiệp trung học sở số 11/2006/QĐ-BGD&ĐT ngày 05/4/2006 Bộ GDĐT Hình 49: Thông tin học sinh giỏi, kết thi tốt nghiệp THPT Thông tin bảng này áp dụng theo quy chế thi tốt nghiệp trung học phổ thông ban hành Thông tư số 04/2009/TT-BGDĐT ngày 12/3/2009 Bộ GD&ĐT Trang đánh giá học sinh cuối năm (sheet DanhGiaHS_XXXX) Giống kỳ năm và thêm phần Tổng hợp kết cuối năm Mầm non không có trang này Hình 50: Tổng hợp kết cuối năm học sinh tiểu học Hình 51: Tổng hợp kết cuối năm học sinh trung học Trang đánh giá môn học cuối năm (sheet DanhGiaMH_XXXX) Bậc mầm non, tiểu học không có trang này Bậc trung học có nội dung giống hệt kỳ năm Trang đánh giá cán công chức, viên chức (sheet DanhGia_CBGVNV) Trang này thiết kế giống cho tất các cấp trường (kể trung tâm GDTX) Xếp loại giáo viên theo quy chế Bộ Nội vụ (06/2006/QĐ-BNV) Xếp loại cán quản lý và nhân viên theo quy chế 11/1998/QĐ-TCCP-CCVC Ban Tổ chức cán Chính phủ Hình 52: Trang đánh giá cán công chức, viên chứcc Trang thông tin tài chính Trang thông tin này báo cáo tài chính năm trước (ví dụ năm học 2008-2009, báo cáo tài chính năm 2008) Các trường học thuộc đơn vị nghiệp giáo dục Xác định mức độ tự chủ tài chính đơn vị thuộc loại nào theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, tổ chức máy, biên chế và tài chính đơn vị nghiệp công lập Hình 53: Bảng thông tin xác định tự chủ tài chính Bảng thông tin báo cáo tài chính (hình 54): Chia thành nhóm: Thu và chi Thực theo mục lục ngân sách ban hành theo Quyết định số 33/2008/QĐ-BTC ngày 02/6/2008 Bộ trưởng Bộ Tài chính Đối với thu, gồm các khoản: - Thu học phí: Thu theo qui định - Thu học phí bán trú: Thu theo thoả thuận phụ huynh và nhà trường - Thu học phí học buổi/ngày: Thu theo quy định - Thu từ hợp đồng/ nghiên cứu: Thu theo thực tế - Thu từ ngân sách nhà nước: Căn vào định phân bổ ngân sách năm, gồm: Chi thường xuyên, chương trình mục tiêu quốc gia, đầu tư phát triển, các nguồn viện trợ khác - Thu khác: Ngoài các nguồn thu trên không trái quy định Nhà nước Đối với chi, gồm các khoản: - Chi thường xuyên: Chi toán cá nhân, chuyên môn - nghiệp vụ, mua sắm - sửa chữa lớn, các khoản khác - Chi không thường xuyên - Chi đầu tư phát triển - Chi khác Hình 54: Bảng thông tin tài chính Phụ lục Giải thích các tiêu chí BỘ HỒ SƠ TRƯỜNG (TRÊN EXCEL) CỦA PHẦN MỀM EMIS TT Nội dung Giải thích Ghi tên theo định thành lập trường, nhiên đã có thông tin quản lý cấp trường vì thống ghi tên trường không Tên trường gồm cấp trường (Ví dụ: Trường THPT Trần Phú ghi là Trần Phú) Đơn vị không tạo mã mà quan quản lý (phòng/sở) cấp, mã Mã đơn vị trường có cấu trúc quan quản lý quy định Năm học Năm học thu thập thông tin Thông tin định dạng trường sheet “Truong” (3 kỳ giống nhau) Ghi địa điểm trường chính Đối với trường nằm địa bàn xã: ghi rõ tên thôn/xóm/bản, xã, huyện, tỉnh nơi xây dựng trụ sở trường Địa trường: Đối với trường nằm địa bàn phường: ghi rõ số, tên phố, tên phường, tên quận, tên tỉnh Ghi mã đơn vị trực thuộc (trường hợp biểu thống kê này ghi số liệu Mã trực thuộc cho sở nhô trên nhô dưới) Tên hiệu trưởng Ghi đầy đủ họ và tên thủ trưởng đơn vị Ghi số lượng điểm trường phụ Điểm trường phụ: Là phận trường, có địa khác điểm Số điểm trường phụ chính và tổ chức dạy số lớp (số lượng ít) Một trường có thể có nhiều điểm phụ Căn vào Luật Giáo dục năm 2005 có loại hình trường: Công lập, dân lập và tư thục Tuy nhiên, tình hình thực tế tồn loại hình bán công và để tương thích với liệu cũ, loại hình trường dùng loại (kể Bán công) Công lập: quan Nhà nước thành lập, đầu tư xây dựng sở vật chất, bảo đảm kinh phí cho các nhiệm vụ chi thường xuyên Dân lập: cộng đồng dân cư sở thành lập, đầu tư xây dựng sở vật chất, đảm bảo kinh phí hoạt động và chính quyền địa phương hỗ trợ Tư thục: tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức Loại hình kinh tế cá nhân thành lập, đầu tư xây dựng sở vật chất và bảo đảm kinh phí hoạt động nguồn vốn ngoài ngân sách nhà nước (tham khảo các văn mầm non 41/2008/QĐ-BGDĐT, 28/2011/TT-BGDĐT và 41/2008/QĐ-BGDĐT; phổ thông 13/2011/TT-BGDĐT) Loại hình áp dụng theo điều lệ: - Mầm non: công lập, dân lập và tư thục - Tiểu học: công lập và tư thục - Trung học: công lập và tư thục Trường chia thành nhiều loại tuỳ theo tính chất đặc trưng chuyên biệt như: Dân tộc bán trú (24/2010/TT-BGDĐT), dân tộc nội trú (49/2008/QĐ-BGDĐT và 06/2009/TT-BGDĐT), khuyết tật, Loại trường khiếu TDTT (32/2003/QĐ-BGD&ĐT), khiếu nghệ thuật, chuyên (82/2008/QĐ-BGDĐT), THPT kỹ thuật (C3), trường không có tính đặc trưng thì gọi là trường bình thường Trường đạt chuẩn Trường đã công nhận đạt chuẩn quốc gia Mức độ 1, TT Nội dung Giải thích mẫu giáo và tiểu học; THCS và THPT thì có mức độ Tham khảo các văn trường đạt chuẩn: mầm non (36/2008/QĐquốc gia BGDĐT), tiểu học (32/2005/QĐ-BGD&ĐT), trường trung học sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học (06/2010/TT-BGDĐT) Trường đóng trên địa bàn (thôn/xã) thuộc diện Chương trình 135 Thuộc vùng đặc biệt giai đoạn Tham khảo các văn liên quan gồm 106/2004/QĐkhó khăn TTg, 164/2006/QĐ-TTg, 113/2007/QĐ-TTg, 05/2007/QĐ-UBDT, 01/2008/QĐ-UBDT và 69/2008/QĐ-TTg Trường có yếu tố nước ngoài như: dành cho trẻ em quốc tế (có cha, mẹ người nước ngoài làm việc Việt Nam), có vốn đầu tư Trường Quốc tế nước ngoài, dạy chương trình nước ngoài,…( tham khảo Nghị định 18/2001/NĐ-CP, Thông tư 15/2003/TT-BGD&ĐT) Đạt mức chất lượng Trường công nhận đạt mức chất lượng tối thiểu cấp tiểu học tối thiểu (55/2007/QĐ-BGDĐT), THCS và THPT là dự phòng Có lớp học (/dạy) Trường có tổ chức cho học sinh học buổi sáng và buổi chiều buổi/ngày Có chi Đảng Có thành lập chi Đảng sở giáo dục Trường có dạy học sinh hệ khác trường Ví dụ trường công lập Có học sinh hệ khác có dạy học sinh bổ túc văn hoá Có học sinh khuyết tật (tinh thần, thân thể) học trường Nếu Có học sinh khuyết tật đã là trường nuôi dạy trẻ khuyết tật thì không chọn mục này Trường bình thường có tổ chức cho học sinh học buổi/ngày và ăn Có học sinh bán trú nghỉ trưa trường Nếu là trường phổ thông dân tộc bán trú thì không cần chọn mục này Trường bình thường có tổ chức dạy học ngày và ăn trường Có học sinh nội trú Nếu là trường phổ thông dân tộc nội trú thì không cần chọn mục này Có tổ chức dạy nghề Trường có tổ chức dạy nghề phổ thông phổ thông Có lớp không chuyên Mục này dành riêng cho trường chuyên Tên điểm trường phụ Ghi rõ tên đầy đủ tên điểm trường (nếu có) Tên phận Tên gọi các phận (tổ) công tác các quan phòng GDĐT Ghi diện tích theo m2 khuôn viên điểm phụ theo giấy chứng Diện tích nhận quyền sử dụng đất Khoảng cách Khoảng cách từ điểm trường phụ đến trường chính theo mét Nơi điểm trường phụ đóng và ghi đầy đủ khu phố, đường phố Địa điểm trường (thôn/bản), xã (phường) Họ tên người báo cáo Người lập biểu ký tên, ghi rõ họ tên sau in giấy Ngày, tháng, năm Ghi ngày, tháng, năm ký biểu thống kê Thủ trưởng đơn vị Ký tên, đóng dấu sau in giấy Thông tin lớp học sheet “LopHoc_ ” Tổng số Là tổng số tất các lớp học trường Lớp/Nhóm có học sinh/trẻ trình độ thấp ghép vào học chung Lớp (Nhóm) ghép với lớp học sinh/trẻ trình độ cao Lớp/Nhóm mà học sinh/trẻ học buổi ngày có tổ Lớp (Nhóm) bán trú chức ăn trường Lớp buổi/ngày Lớp mà học sinh học buổi ngày (Số lớp học buổi/tuần) TT Nội dung Số lớp học 6-9 buổi/tuần Lớp học trên 5b/tuần Số lớp học buổi/ngày Số lớp theo phân ban Số lớp theo hệ chuyên Nhóm/Lớp có trẻ/học sinh khuyết tật học hoà nhập Giải thích Lớp mà học sinh học có thể học nhiều buổi không phải lớp buổi ngày Lớp mà học sinh học buổi ngày Chia theo ban: ban bản, ban tự nhiên, ban xã hội Các lớp chuyên theo định trường chuyên Nhóm/Lớp có trẻ/học sinh khuyết tật (tinh thần thể chất) học chung với trẻ/học sinh bình thường Lớp tổ chức cho học sinh học buổi ngày và ăn trưa trường dân tự lo kinh phí Lớp tổ chức cho học sinh học nội trú (cả sáng và chiều và buổi tối) Lớp nội trú dân nuôi dân tự lo kinh phí Lớp có học sinh học Lớp mà tất học sinh học nghề, với nhiều nghề khác nghề Tập trung Học tập trung ban ngày Vừa làm vừa học Học vào ban đêm Hình thức tự học có hướng đẫn áp đụng các học viên từ Tự học có hướng dẫn 18 tuổi trở lên, tự nguyện đăng ký tự học trung tâm Người dạy và người học không giáp mặt quá trình GD&ĐT Nội dung học chuyển giao tới người học nhiều đường: ấn Học từ xa phẩm, học liệu qua bưu điện; điện thoại; các phương tiện truyền thông truyền thanh, truyền hình v.v Lớp xoá mù chữ Xoá mù chữ từ mức đến mức Lớp giáo dục tiếp tục Sau xóa mù chữ mức và sau biết chữ Số lớp dạy nghề cho nhân dân (chia theo lớp: học nghê ngắn hạn, Lớp bồi dưỡng nghề theo chuyên đề, tin học chứng A,B,C…) Thông tin học sinh sheet “HocSinh_ ” Tổng số học sinh/trẻ Là tổng số tất các học sinh/trẻ trường Số học sinh/trẻ diện Bao gồm: liệt sĩ, thương binh, hộ nghèo, hộ nghèo chính sách thuộc chương trình 135 Chinh phủ, mồ côi cha lẫn mẹ, vùng đặc biệt khó khăn và diện chính sách khác Một học sinh có thể thuộc nhiều chính sách Số học sinh/trẻ khuyết Học sinh/trẻ em có khiếm khuyết thể chất hay tinh thần tật Học sinh/trẻ khuyết tật (tinh thần thể chất) học chung với Học sinh/trẻ khuyết học sinh bình thường Mỗi nhóm trẻ, lớp mẫu giáo có không quá tật học hoà nhập trẻ cùng loại khuyết tật Là số học sinh/trẻ nhập vào học lớp đầu cấp (không kể số lưu Số tuyển ban) và số học sinh bỏ học các lớp còn lại học lại Là học sinh sau năm học, không đạt chất lượng lớp Số học sinh lưu ban học, phải học lại lớp học đó năm học Số học sinh chuyển Là số học sinh chuyển khỏi trường từ sau kết thúc năm học hè/ năm/ trước và trước ngày xếp lớp năm học này/ khỏi trường cuối năm tính từ thời điểm sau báo cáo đầu năm học đến thời điểm kỳ báo cáo năm/ khỏi trường tính từ thời điểm sau báo cáo năm học đến thời điểm kỳ báo cáo cuối năm Lớp bán trú dân nuôi TT Nội dung Số học sinh chuyển đến hè/ năm/ cuối năm Số học sinh bỏ học hè Số học sinh bỏ học học kỳ Số học sinh bỏ học học kỳ II Nguyên nhân học sinh bỏ học Học sinh học ngoại ngữ Học sinh học nghề Học sinh học lớp phân ban Học sinh lớp chuyên Số trẻ/học sinh theo độ tuổi Số trẻ theo đánh giá sức khoẻ Số học sinh/ trẻ em chia theo vùng Giải thích Là số học sinh chuyển đến trường từ sau kết thúc năm học trước và đến trước ngày xếp lớp năm học này/ chuyển đến trường tính từ thời điểm sau báo cáo đầu năm học đến thời điểm kỳ báo cáo năm/ chuyển đến trường tính từ thời điểm sau báo cáo năm học đến thời điểm kỳ báo cáo cuối năm Là số học sinh bỏ học tính từ thời điểm tổng kết năm học trước đến khai giảng năm học này Ví dụ: thu thập thông tin cho năm học 2010-2011 thì năm học trước là năm học 2009-2010 Là số học sinh bỏ học tính từ thời điểm sau báo cáo đầu năm đến thời điểm kỳ báo cáo này Là số học sinh bỏ học tính từ thời điểm sau báo cáo năm đến thời điểm kỳ báo cáo này Một học sinh bỏ học có thể nhiều nguyên nhân Do đó, không thể tính tổng các nguyên nhân, dòng tổng để so sánh Học sinh học ngoại ngữ phân loại theo Tiếng Anh, Pháp, Trung Nga, Ngoại ngữ khác… Một học sinh có thể học nhiều ngoại ngữ Học sinh học nghề phổ thông chia theo các nhóm nghề: Nông lâm, Tiểu thủ công nghiệp… Học sinh học theo ban: ban bản, ban tự nhiên, ban xã hội Học sinh học các lớp chuyên theo quy chế trường chuyên (82/2008/QĐ-BGDĐT), phân theo các lớp chuyên: Toán, Tin học, Vật lý, Hoá học, Sinh học, Ngữ văn, Lịch sử, Địa lý và Ngoại ngữ (Anh, Pháp, Trung, Nga, Khác) Ngành học mầm non thống kê theo lứa tuổi nhà trẻ và mẫu giáo Nhà trẻ thống kê từ tuổi đến tuổi Mẫu giáo thống kê từ tuổi đến tuổi Tiểu học thống kê từ tuổi đến trên 11 tuổi THCS thống kê từ 11 tuổi đến 16 tuổi trở lên, chia theo nữ và dân tộc THPT từ 15 tuổi đến 18 tuổi trở lên Dựa vào theo dõi sức khoẻ biểu đồ tăng trưởng để thống kê cho phù hợp Căn theo hộ học sinh/trẻ đối chiếu với vùng phân bổ ngân sách để ghi số lượng trẻ em vùng: đô thị, đồng bằng, miền núi-vùng sâu, vùng cao-hải đảo theo theo vùng phân bổ dự toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước Quyết định số 59/2010/QĐ-TTg (Đô thị, Đồng bằng, Miền núi - vùng đồng bào dân tộc đồng bằng, vùng sâu và Vùng cao - hải đảo) Mục đích hỗ trợ việc lập dự toán kinh phí Được lên lớp, công nhận hoàn thành lớp Số học sinh công nhận hoàn thành chương trình tiểu học Xét công nhận tốt Theo Quyết định số 11/2006/QĐ-BGD&ĐT ngày 05/4/2006 Bộ nghiệp trung học trưởng Bộ GD-ĐT ban hành Quy chế xét công nhận tốt nghiệp trung sở học sở Thi tốt nghiệp trung Thông tư số 04/2009/TT-BGDĐT ngày 12/3/2009 Bộ GDĐT học phổ thông Sheet “Hocsinh_XXXX_Dantoc” Các dân tộc Số trẻ/hoc sinh chia theo dân tộc thiểu số Danh mục này theo danh mục Uỷ ban Dân tộc đã công bố Thu thập riêng số liệu nữ Chú ý các chế độ chính sách hành có liên quan TT Nội dung Sheet “DanhGiaHS_TH” Giải thích Theo thông tư số 32/2009/TT-BGDĐT ngày 27/10/2009 Bộ GD&ĐT ban hành quy định đánh giá và xếp loại học sinh tiểu học Đánh giá học lực Như trên Các môn học: Toán, Đánh giá theo Giỏi, Khá, Trung bình và Yếu Tiếng Việt, Khoa học, Lịch sử & Địa lý, Ngoại ngữ, Tin học, Tiếng dân tộc Tự nhiên - Xã hội Chỉ có các lớp 1,2 và Khoa học, Lịch sử & Chỉ có các lớp và Địa lý Các môn học Đạo Hoàn thành tốt, Hoàn thành và Chưa hoàn thành đức, Tự nhiên xã hội, Âm nhạc, Mỹ thuật, Thủ công/Kỹ thuật, Thể dục Sheet “DanhGiaHS_THXX” Theo Quyết định số 40/2006/QĐ-BGD&ĐT ngày 05/10/2006 Bộ trưởng Bộ GD-ĐT Ban hành Quy chế đánh giá, xếp loại học sinh Đánh giá hạnh kiểm trung học sở và học sinh trung học phổ thông Xếp theo Tốt, Khá, Trung bình và Yếu Đánh giá học lực Xếp theo Giỏi, Khá, Trung bình, Yếu, Kém Sheet “DanhGiaMH_THXX” Toán học, Vật lý, Hoá Xếp theo Giỏi, Khá, Trung bình, Yếu và Kém học, Sinh học, Ngữ văn, Lịch sử, Địa lý, Ngoại ngữ, Giáo dục công dân, Công nghệ, Thể dục, Âm nhạc (c2), Mỹ thuật, Tin học, Giáo dục quốc phòng (c3), Tiếng dân tộc Thông tin nhân sheet “NhanSu_ ” Tổng số cán bộ, giáo Tổng số cán bộ, giáo viên, NV toàn đơn vị viên, NV Số Đảng viên Số lượng đảng viên là: giáo viên, cán quản lý, nhân viên 4.1 Giáo viên Tất giáo viên nhà trường kể giáo viên hợp đồng các loại Số giáo viên chia theo Xét theo chuẩn đào tạo trình độ chuẩn : Chia ra: Mầm non: Là giáo viên có cao đẳng sư phạm trở lên - Trên chuẩn Tiểu học: Là nhà giáo có tốt nghiệp CĐSP trở lên Trung học sở: là nhà giáo có tốt nghiệp đại học sư phạm có tốt nghiệp đại học và có chứng bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm giáo viên trung học sở Trung học phổ thông: là nhà giáo có tốt nghiệp thạc sĩ sư phạm có tốt nghiệp thạc sĩ và có chứng bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm giáo viên trung học phổ thông Đánh giá hạnh kiểm TT Nội dung - Trình độ đạt chuẩn - Chưa đạt trình độ chuẩn Tham gia bồi dưỡng thường xuyên Số giáo viên chia theo trình độ đào tạo Giải thích Mầm non: giáo viên có tốt nghiệp trung cấp sư phạm mầm non (14/2008/QĐ-BGDĐT, 44/2010/TT-BGDĐT, 05/2011/TTBGDÐT) Tiểu học: giáo viên có tốt nghiệp trung cấp sư phạm (41/2010/TT-BGDĐT) Trung học sở: có tốt nghiệp cao đẳng sư phạm có tốt nghiệp cao đẳng và chứng nghiệp vụ sư phạm theo đúng chuyên ngành các khoa, trường sư phạm (12/2011/TT-BGDĐT) Trung học phổ thông: có tốt nghiệp đại học sư phạm có tốt nghiệp đại học và có chứng bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm theo đúng chuyên ngành các khoa, trường đại học sư phạm (07/2007/QĐ-BGDĐT) Giáo viên đào tạo chưa đạt theo quy định chuẩn Giáo viên tham gia các lớp bồi dưỡng định kỳ chuyên môn Chia theo các cấp đào tạo: Thấp là sơ cấp cao là Tiến sĩ khoa học Giáo viên dạy theo môn trường phân công, GV tính Số giáo viên dạy theo lần theo môn dạy chính Việc chia theo môn dạy đây không môn học đồng nghĩa với chuyên môn đào tạo gốc GV Số giáo viên chia theo Chia theo các nhóm tuổi: Từ 30 đến trên 60, thang tuổi độ tuổi chia theo khoản cách năm Giáo viên chuyên 4.2 Số giáo viên giao nhiệm vụ chuyên trách công tác Đoàn/đội trách Đoàn/ đội 4.3 Cán quản lý Tổng số Bao gồm: Hiệu trưởng/giám đốc trung tâm và phó hiệu trưởng/ phó gđ trung tâm Cán quản lý Số cán quản lý đào tạo các lớp quản lý: Nhà nước, giáo đào tạo quản lý, CT dục, chính trị Trong TS: - Quản lý Sô cán quản lý đào tạo quản lý nhà nước nhà nước - Quản lý giáo dục Số cán quản lý đào tạo quản lý giáo dục - Chính trị Số cán quản lý đào tạo trình độ sơ cấp chính trị trở lên 4.4 Nhân viên Tất các nhân viên đơn vị kể hợp đồng Chia - Văn phòng Bao gồm văn thư, kế toán, thủ quỹ, y tế Trong đó: + Nhân Nhân viên phụ trách kế toán viên kế toán + Nhân viên y tế Nhân viên phụ trách y tế - Thư viện Nhân viên phụ trách thư viện - Thiết bị Nhân viên phụ trách thiết bị - Phục vụ Nhân viên tạp vụ - Nhân viên khác Nhân viên làm các công việc khác, không thuộc các công việc trên sheet “DanhGia_CBGVNV” Xếp loại Giáo viên Xếp loại chung Đánh giá đạo đức Căn theo định 06/2006/QĐ-BNV Đánh giá chuyên môn Xếp loại cán Căn QĐ 11/1998/QĐ-TCCP-CCVC, xếp loại chia : Xuất sắc, quản lý khá, trung bình, kém TT Nội dung Xếp loại nhân viên sheet “CoSoVC_MG” A B C D E Giải thích Căn QĐ 11, xếp loại chia : Xuất sắc, khá, trung bình, kém Thông tin sở vật chất: Kiên cố: Nhà cấp I,II,III: Là các phòng học xây dựng chất liệu bền vững Phòng học kiên cố bao gồm các phòng học nhà xây Kiên cố nhiều tầng, nhà lắp ghép cấu kiện bê tông nhiều tầng, nhà tầng mái bê tông, niên hạn sử dụng trên 20 năm Bán kiên cố: Nhà cấp IV: gồm các phòng học có chất lượng xây dựng và thời hạn sử dụng thấp so với nhà kiên cố, niên hạn sử dụng Bán kiên cố từ 10 đến 20 năm Phòng học bán kiên cố bao gồm các phòng học nhà có tường xây hay ghép gỗ, mái ngói mái tôn Các phòng học không thuộc các nhóm trên Phòng có kết cấu vật liệu đơn giản nhà có vách lá dừa, lá tranh, đất… mái nhà lá Nhà tạm dừa, tre, nứa… các loại lều lán, trại và nơi tận dụng có tính chất tạm thời Làm Mới đưa vào sử dụng năm học đầu tiên Cải tạo Sửa chữa lại phòng học cũ Phòng học nhờ Phòng học mượn nơi khác Căn vào điều lệ bậc học và quy chế trường đạt chuẩn quốc gia, toàn các khối phòng chia làm loại thống sau: Khối phòng học, Là phòng trực tiếp liên quan đến quá trình học tập học phòng môn sinh: phòng học văn hoá, phòng môn (Khối phòng nuôi dưỡng, chăm sóc trẻ) Là phòng dùng học sinh học văn hoá, trang bị đầy đủ Phòng học văn hoá bàn ghế học sinh, bàn ghế giáo viên, bảng viết, Phòng thiết kế đặc biệt dùng để giảng dạy và thực hành Phòng học môn phổ biến các môn: Lý, hoá, sinh, tin học, ngoại ngữ, Số chỗ ngồi Là chỗ có đủ bàn và ghế học sinh ngồi học phòng học văn hoá Khối phòng phục vụ Là phòng gián tiếp liên quan đến quá trình học tập học học tập sinh: Thư viện, thiết bị, đoàn/đội, truyền thống, nhà đa năng, Khối phòng tổ chức Là phòng phục vụ cho học sinh học bán trú, nội trú ăn nghỉ trường gồm: Phòng bếp, phòng ăn, phòng nghỉ, Là phòng phục vụ cho công tác quản lý hành chính, gồm: Khối phòng hành Phòng hiệu trưởng, hiệu phó, giáo viên, văn phòng trường, y tế học chính quản trị đường, phòng thường trực, phòng giáo viên, phòng kho, Khối công trình công Là nhữngcông trình phục vụ chung nhà xe giáo viên, nhà xe học cộng sinh, Tổng diện tích đất Diện tích khuôn viên đất toàn trường (bao gồm diện tích các điểm trường lẻ) chính quyền địa phương cấp sổ quyền sử dụng đất) Đơn vị tính m2 Diện tích sân chơi, bãi Là tổng diện tích phần sân chơi và bãi tập nhà trường (kể tập điểm lẻ) Diện tích các phòng Chỉ tính diện tích bên trong, không tính diện tích hành lang Thiết bị dạy học tối Được tính theo đơn vị tối thiểu theo các văn Bộ GD&ĐT thiểu việc ban hành danh mục thiết bị dạy học tối thiểu cho khối lớp Mầm non (02/2010/TT-BGDĐT), tiểu học (15/2009/TTBGDĐT), THCS (19/2009/TT-BGDĐT), THPT (01/2010/TT- TT Nội dung Giải thích BGDĐT), giáo dục quốc phòng (33/2009/TT-BGDĐT) Bộ thiết bị tối thiểu Do nhu cầu các đơn vị tự mua không đủ theo quy định Bộ không đầy đủ GDĐT Máy vi tính phục vụ Số máy vi tính đơn vị dùng cho học sinh học tập và thực học tập hành, giáo viên giảng dạy Máy vi tính phục vụ Số máy vi tính đơn vị dùng để phục vụ công tác quản lý quản lý Nhà tiêu hợp vệ sinh là nhà tiêu bảo đảm cô lập phân người, ngăn không cho phân chưa xử lý tiếp xúc với động vật, côn trùng Có khả tiêu diệt các mầm bệnh có phân, không gây mùi khó chịu và làm ô nhiễm môi trường xung quanh Có khu vực rửa tay xà phòng Gồm có loại nhà tiêu khô và dội nước Nhà tiêu khô (khô chìm, khô nổi), Nhà tiêu dội nước (tự hoại, thấm dội nước) Các loại nhà tiêu này Bộ Y tế quy định là nhà tiêu hợp vệ sinh mặt kỹ Công trình vệ sinh đạt thuật và đảm bảo các yêu cầu sau: chuẩn a) Cô lập phân người, ngăn không cho phân chưa xử lý tiếp xúc với người, động vật và côn trùng b) Có khả tiêu diệt tác nhân gây bệnh có phân (vi rút, vi khuẩn, đơn bào, trứng giun, sán) và không làm ô nhiễm môi trường xung quanh Tham khảo Thông tư số 27/2011/TT-BYT ngày 24/6/2011 Bộ Y tế ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia nhà tiêu - Điều kiện bảo đảm hợp vệ sinh Công trình vệ sinh Không đạt yêu cầu a) b) theo chuẩn quy định chưa đạt chuẩn Nguồn nước mà đơn vị sử dụng để dùng cho sinh hoạt Nguồn nước ngày, chọn các nguồn nước chính sử dụng Nước sử dụng trực tiếp sau lọc thỏa mãn các yêu cầu chất lượng: không màu, không mùi, không vị lạ, không chứa thành phần có thể gây ảnh hưởng đến sức khỏe người, có thể dùng để ăn uống sau đun sôi Chọn cách bấm chuột máy tính vào ô Nước sử dụng hợp vệ tròn Tham khảo Thông tư số 04/2009/TT-BYT ngày 17/6/2009 sinh Bộ Y tế việc ban hành “Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia chất lượng nước ăn uống” và Thông tư số 05/2009/TT-BYT ngày 17/6/2009 Bộ Y tế việc ban hành “Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia chất lượng nước sinh hoạt” Bếp ăn phải thiết kế và tổ chức theo nguyên tắc chiều: khu vực tập kết, bảo quản, xử lý thực phẩm tươi sống, nguyên liệu - khu vực chế biến - khu vực phân phôi bán thức ăn đã chế biến Tham khảo Quyết định số 4128/2001/QĐ-BYT ngày 03/10/2001 Bếp ăn chiều Bộ trưởng Bộ Y Tế việc ban hành Quy định điều kiện bảo đảm an toàn thực phẩm các nhà ăn, bếp ăn tập thể và sở kinh doanh chế biến suất ăn sẵn Sân chơi có đủ loại đồ chơi Tham khảo thêm Thông tư số Sân chơi có đồ chơi 16/2011/TT-BGDĐT ngày 13/4/2011 Bộ GD&ĐT quy định trang bị quản lý đồ chơi trẻ em nhà trường Nguồn điện lưới Không phân biệt nguồn điện, yêu cầu có không Thư viện chuẩn, tiên Dựa theo tiêu chuẩn quy định Quyết định 01/2003/QĐ-BGD&ĐT tiến, xuất sắc và 01/2004/QĐ-BGD&ĐT Bộ GD&ĐT TT Nội dung Hàng rào Giải thích Xác đinh các vật liệu đã dùng làm hàng rào bao bọc quanh trường Cổng trường/cổng Xác định có hay không trung tâm Thông tin điểm trường sheet “DiemTruong” Thống kê số tiêu điểm trường phụ Lưu ý: các thông tin điểm trường phụ đã thống kê vào trường chính, thông tin điểm trường để tham khảo Thông tin tài chính Báo cáo toán tài chính theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, tổ chức máy, biên chế và tài chính đơn vị nghiệp công lập (cơ sở giáo dục mầm sheet “TaiChinh” non, phổ thông, trung tâm giáo dục thường xuyên và các trường chuyên biệt) và các văn hướng dẫn thực Bộ Tài chính (71/2006/TT-BTC, 81/2006/TT-BTC, 113/2007/TT-BTC, 153/2007/TT-BTC, 172/2009/TT-BTC) Ngân sách nhà nước Đơn vị có nguồn thu nghiệp thấp, đơn vị nghiệp không có đảm bảo hoàn toàn chi nguồn thu, kinh phí hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm phí hoạt động vụ ngân sách nhà nước bảo đảm toàn kinh phí hoạt động Tự đảm bảo phần Đơn vị có nguồn thu nghiệp tự bảo đảm phần chi phí hoạt chi phí hoạt động động thường xuyên, phần còn lại ngân sách nhà nước cấp Tự đảm bảo chi phí Đơn vị có nguồn thu nghiệp tự bảo đảm toàn chi phí hoạt hoạt động động thường xuyên Gồm các khoản thu: Thu phí, lệ phí, khác và từ kinh phí ngân sách I Thu NN cấp Học phí: Gồm: Học phí quy định, học phí buổi/ngày; học phí bán trú II Ngân sách NN cấp Chi Chi thường xuyên Gồm: NS thường xuyên, CTMT quốc gia, đầu tư phát triển, khác Gồm các khoản chi: Thường xuyên, CTMT, đầu tư phát triển, khác Gồm các nhóm mục: Chi toán cá nhân, nghiệp vụ chuyên môn, mua sắm-sửa chữa lớn, khác Phụ lục Hướng dẫn làm danh mục DON_VI trên Excel Tập tin Danh mục đơn vị dạng bảng tính EXCEL gồm 14 cột sau: Chú ý: Giá trị thực tính từ dòng thứ trở Giá trị nhập vào cho các cột là: TT TÊN CỘT ma_donvi ma_tinh ma_qh ma_px GIÁ TRỊ Mã đơn vị quản lý (đơn vị trực tiếp quản lý - bắt buộc) - Đối với các trường trực thuộc sở: mã đơn vị là: TT000C00 ký tự đầu là mã tỉnh, ký tự sau là số 0, mã cấp trường và số còn lại - Đối với các trường trực thuộc phòng mã đơn vị quản lý là: TTHHHC00 ký tự đầu là mã tỉnh, ký tự tiếp là mã quận/huyện, mã cấp trường và số còn lại Ví dụ: Khối Mẫu giáo Phòng GD-ĐT Ngân Sơn thuộc tỉnh Bắc Kạn là 06062200 Khối Tiểu học Phòng GD-ĐT Ngân Sơn thuộc tỉnh Bắc Kạn là 06062400 Khối THCS Phòng GD-ĐT Ngân Sơn thuộc tỉnh Bắc Kạn là 06062500 Mã tỉnh (bắt buộc): là mã tỉnh theo Quyết định số 124/2004/QĐ-TTg ngày 08/7/2004 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành Bảng danh mục và mã số các đơn vị hành chính Việt Nam và các thay đổi tới thời điểm hành Có phần Danh mục chương trình, bảng Tỉnh/Thành phố Mã Quận/huyện (bắt buộc): theo mã đơn vị hành chính Có chương trình, bảng Tỉnh/Thành phố Bảng mã quận huyện Mã phường xã - bắt buộc: theo mã đơn vị hành chính theo mã đơn vị hành chính Có chương trình, bảng Tỉnh/Thành phố Bảng mã phường xã Mã cấp quản lý Có chương trình, bảng Cấp quản lý Bảng mã gồm: ma_capql ten_capqly Trung ương Tỉnh Quận, huyện Phường, xã Cụ thể: là các trường trực thuộc Sở GD-ĐT và các trường trực thuộc Phòng GDĐT Tên đơn vị quản lý giáo dục Bắt buộc Địa đơn vị quản lý giáo dục Số điện thoại cố định có mã vùng đơn vị quản lý giáo dục Số fax có mã vùng đơn vị quản lý giáo dục Địa thư điện tử đơn vị quản lý giáo dục Mã ma_donvi đơn vị quản lý giáo dục cấp trên Ngầm dịnh ma_cha Sở GD&ĐT là mã cấp Bộ 00000000 Bắt buộc Mã phân cấp Bắt buộc cap ten_capqly Trung ương (Bộ) Sở Trực thuộc Sở Trực thuộc Phòng GD&ĐT ma_capqly 10 11 ten_donvi diachi dienthoai fax email ma_cha 12 cap 13 14 loai_donvi khong_thongke Nếu là TRUE là đơn vị ảo, ngược lại là FALSE Bảng mã DON_VI Sở GD&ĐT An Giang Phụ lục Hướng dẫn làm danh mục TRUONG trên Excel Tập tin Danh mục trường dạng bảng tính EXCEL gồm 15 cột sau: Chú ý: Giá trị thực tính từ dòng thứ trở Giá trị nhập vào cho các cột là: TT TÊN CỘT ma_truong GIÁ TRỊ Mã trường: (tạm thời ghi theo mã chương trình PMIS) bắt buộc phải có số liệu, gồm có mã: TTHHHCOO TT HHH C 00 : mã tỉnh : mã huyện tỉnh : mã cấp trường : thứ tự đơn vị cấp trường Chú ý: Mã cấp trường mã trường này khác với mã cấp trường cột 4, mã này có tài liệu quy định, không có bảng mã Ý nghĩa sau: Cấp trường A B C D E F G H K ma_donvi Ý nghĩa ký tự Sở, Phòng Nhà trẻ Mẫu giáo Mầm non Tiểu học THCS PTCS THPT PTTH TTGDTX KTTH-TH Cty Sách Thiết bị DT nội trú Chuyên-Năng khiếu THCN Cao đẳng Ngoại ngữ-Tin học Mã đơn vị quản lý (đơn vị trực tiếp quản lý - bắt buộc) - Đối với các trường trực thuộc sở: mã đơn vị là: TT000C00 ký tự đầu là mã tỉnh, ký tự sau là số 0, mã cấp trường và số còn lại - Đối với các trường trực thuộc phòng mã đơn vị quản lý là: TTHHHC00 ký tự đầu là mã tỉnh, ký tự tiếp là mã quận/huyện, mã cấp trường và số còn lại Ví dụ: Khối Mẫu giáo Phòng GD-ĐT Ngân Sơn thuộc tỉnh Bắc Kạn là 06062200 Khối Tiểu học Phòng GD-ĐT Ngân Sơn thuộc tỉnh Bắc Kạn là 06062400 Khối THCS Phòng GD-ĐT Ngân Sơn thuộc tỉnh Bắc Kạn là 06062500 Mã hạng (bắt buộc): Là hạng 1, 2, không xếp hạng là Chú ý: Trường chuyên, trường nuôi dạy trẻ khuyết tật, không xếp hạng) Có chương trình, bảng Hạng trường Bảng mã gồm: ma_hang ten_hang Hạng I Hạng II Hạng III Không xếp Hạng IV Hạng V Hạng VI Hạng VII ma_hang ma_captruong Mã cấp trường (bắt buộc): Theo bảng mã cấp trường danh mục sử dụng chương trình EMIS Bảng Cấp trường chương trình ma_captruong -99 10 11 12 13 14 ma_capgd 1 2 2 2 3 3 ten_captruong Không xác định Nhà trẻ Mẫu giáo Mầm non Tiểu học THCS THPT PTCS - Cấp 1, PTTH - Cấp 2, Phổ thông (Cấp 1, 2, 3) Trung tâm GDTX Trung tâm HTCD Trung tâm Tin học Trung tâm Ngoại ngữ Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học ten_vt KX NTE MGO MN TH THCS THPT TPCS PTTH PT GDTX HTCD TTTH TTNN TTNNTH nam_thanhlap Năm thành lập (không bắt buộc): năm theo định thành lập trường ma_vung Mã vùng - bắt buộc Có chương trình, bảng Vùng địa lý tự nhiên Bảng mã gồm: ma_vungdl ten_vungdl Đồng Núi thấp Núi cao ma_tinh thanh_thi ma_qh 10 11 ma_px ma_capqly Trung du Hải đảo Vùng sâu Mã tỉnh (bắt buộc): là mã tỉnh theo Quyết định số 124/2004/QĐTTg ngày 08/7/2004 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành Bảng danh mục và mã số các đơn vị hành chính Việt Nam và các thay đổi tới thời điểm hành Có phần Danh mục chương trình, bảng Tỉnh/Thành phố Thành thị (không bắt buộc): nhập Y trường qui định là thuộc khu vực thành thị (vùng thuộc quy mô xã gọi là phường, thị) Mã Quận/huyện (bắt buộc): theo mã đơn vị hành chính Có chương trình, bảng Tỉnh/Thành phố Bảng mã quận huyện Mã phường xã - bắt buộc: theo mã đơn vị hành chính theo mã đơn vị hành chính Có chương trình, bảng Tỉnh/Thành phố Bảng mã phường xã Mã cấp quản lý (bắt buộc) Có chương trình, bảng Cấp quản lý Bảng mã gồm: ma_capql ten_capqly Trung ương Tỉnh 12 13 14 15 Quận, huyện Phường, xã Cụ thể: là các trường trực thuộc Sở GD-ĐT và các trường trực thuộc Phòng GD-ĐT ten_truong Tên trường (bắt buộc): tên ghi định thành lập Trong tên không cần ghi chi tiết dia_chi Địa (không bắt buộc): ghi phạm vi số, đường, khu phố chatluong_cao Trường chất lượng cao (không bắt buộc): nhập Y trường công nhận là trường chất lượng cao Cột này không sử dụng loai_hinh Loại hình trường (bắt buộc) Có chương trình, bảng Loại hình Bảng mã gồm: ma_lhinh ten_lhinh Công lập Bán công Dân lập Tư thục Một số điểm chú ý sử dụng bảng danh mục trường:  Sử dụng bảng mẫu DM_Truong.xls có sẵn trên dĩa CD cài đặt để nhập trước danh mục trường Chú ý các cột ghi “bắt buộc” là phải nhập  Tập tin này sử dụng khởi tạo danh mục các đơn vị tuỳ chọn “Đọc vào danh mục trường” chương trình EMIS trước nhập liệu  Xuất danh mục trường: có thể sử dụng tiện ích này chương trình EMIS để lưu trữ gởi cho các cấp quản lý giáo dục khác  Khi có trường mới: cần tạo bảng danh mục trên với dòng liệu cho trường để đọc vào là đủ  Khi có thay đổi thông tin các trường đã đọc vào trước đó: cần thay đổi, sửa chữa, bổ sung và cho đọc lại là thông tin cập nhật  Khi thay đổi loại hình: Thêm mã cho loại hình trường có (Ví dụ: từ phổ thông trung học [cấp 2-3] sang trung học phổ thông [cấp 3] từ mẫu giáo công lập sang mẫu giáo tư thục) Theo dõi trường đặc biệt khó khăn: Theo dõi và xác lập chương trình ứng dụng Phụ lục Xử lý số tình Nhập liệu trường có lớp nhô Bước 1: Chọn Danh mục\trường , khai báo thông tin Loại nhô Bước 2: Chọn hồ sơ nhô tương ứng Ví dụ: tiểu học (mã 49504404) có nhô là mẫu giáo thì phải chọn hồ sơ nhô là mẫu giáo - Mã đơn vị: để trống - Mã trực thuộc: nhập mã 49504404 trường tiểu học có nhô Không kết nối sở liệu Khi chạy chương trình số máy tính gặp lỗi kết nối liệu sau: Có nhiều nguyên nhân sinh lỗi này, nhiên có số nguyên nhân chủ yếu sau: + Hệ quản trị SQL Server không chạy + SQL chạy chưa cài đặt CSDL PEMIS cài đặt không thành công + Có sở liệu PEMIS, phần tham số hệ thống (thường gặp backup và restore thủ công) Khắc phục lỗi: + Hệ quản trị SQL Server không chạy: - Đăng nhập vào SQL Server Managements Studio Express: chọn đúng server name Nếu tất đúng, không đăng nhập cách tốt là Uninstall SQL và làm (CClean) trước cài đặt lại SQLEXPRESS - Gọi chương trình CaidatPEMIS.exe Bấm chọn mục “MSSQL Server Express” và sau đó chọn “Thư mục chứa CSDL PEMIS” để chương trình kiến tạo sở liệu PEMIS + SQL chạy chưa cài đặt CSDL PEMIS cài đặt không thành công - Gọi chương trình CaidatPEMIS.exe và chọn “Thư mục chứa CSDL PEMIS” Xử lý tệp Excel bị nhiễm virus XF.Sic Virus XF.Sic (phát ngày 21/10/2000) thường lây lan qua các tập tin Excel Một số chương trình chống virus không phát + McAfee không phát + Bit Defender báo diệt tên virus khác "Tristate C" + Norton báo diệt virus trở lại Nhận dạng: Đặc điểm để biết tập tin Excel bị nhiễm là mở tập tin bị nhiễm, nó thường mở workbook khác, có tên Book1 Tác hại: Gây lỗi làm cho chương trình EMIS không đọc liệu, vì thấy có Book1 làm cho người sử dụng ngộ nhận EMIS bị lỗi Điều trị: Quét chương trình Symantec tìm kiếm trên Google chương trình diệt nó sử dụng BkavAntiXFSic.exe Phụ lục Khai thác liệu Pivottable Excel Dữ liệu thu thập qua hồ sơ trường khá đầy đủ các tiêu chí thông tin cần thiết cho các cấp quản lý giáo dục địa phương Trong chương trình EMIS, mặc dù số báo cáo là khá lớn (187 báo cáo), chưa thể rút trích hết thông tin hồ sơ trường đã thu thập Do đó, việc cung cấp giải pháp kết nối vào sở liệu PEMIS để lập các báo cáo tổng hợp vét cạn hết các thông tin là quan trọng Trong Excel, có sẵn chức tạo bảng Pivot linh hoạt Sau đây, là các bước tổ chức khai thác thông tin EMIS bảng Pivot Tạo kết nối ODBC Thực sau - Mở Control panel - Chọn biểu tượng Administrative Tools, nhấn đúp để mở - Chọn biểu tượng Data Source (ODBC), nhấn đúp để mở Xuất màn hình ODBC Data Source Administrator - Chọn Add - Trên màn hình Create New Data Source Tìm chọn SQL Sever - Bấm Finish Xuất màn hình Creat a New Data Source to SQL Server Nhập thông tin vào các ô: + Name: pemis + Description: (không cần nhập) + Server: (local)\SQLEXPRESS Chọn Next (khi chạy trên server thì thay (local) tên server) Để mặc định, tiếp tục chọn Next Bấm chọn ô “Change the default databate to” và chọn PEMIS Chọn Next Để mặc định, tiếp tục chọn Finish Chọn “Test Data Source”, OK là thành công Nếu thành công có thông báo TEST COMPLETED SUCCESSFULLY! Chọn OK để thoát Tạo bảng Pivottable Pivot Table là công cụ Excel để tạo bảng tính tổng hợp từ các bảng tính (worksheet) khác hay từ các bảng (table) sở liệu (CSDL) Có bước thao tác để tạo bảng tổng hợp sau: Có bước thao tác để tạo bảng tổng hợp sau: BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH DỮ LIỆU VÀO RA Chạy Excel, chọn menu Data, chọn lệnh PivotTable and PivotChart Report, xuất hộp thoại:  Where is the data that you want to analyze: chọn liệu cần phân tích, tổng hợp o Microsoft Excel list or database (Sử dụng nhiều): Tạo PivotTabe (bảng tổng hợp) hay PivotChart (Đồ thị) từ nguồn liệu xác định số các dòng, các dòng trên bảng tính Excel (hoặc có thể chọn vùng liệu cần tổng hợp trước sau đó thực thao tác này) o External data soure (Sử dụng nhiều): Tạo bảng tổng hợp đồ thị tổng hợp từ liệu lưu trữ File CSDL bên ngoài bảng tính không phải File Excel o Multiple consolidation ranges (ít sử dụng): Tạo bảng tổng hợp đồ thị tổng hợp từ nhiều vùng liệu các bảng tính Excel o Another PivotTable or PivotChat (ít sử dụng): Tạo bảng tổng hợp hay đồ thị từ bảng tổng hợp hay đồ thị tổng hợp khác  What kind of report you want to creat: Muốn tạo báo cáo kiểu gì o PivotTable: Tạo bảng tổng hợp o PivotChart: Tạo đồ thị tổng hợp BƯỚC 2: CHỌN NGUỒN DỮ LIỆU VÀO Chọn External data soure, xuất hộp thoại: Enter nút Get data… Trong bảng Choose Data Source, chọn pemis* đã khai báo ODBC BƯỚC Bấm OK, xuất giao diện chọn các cột hướng dẫn vấn tin VD chọn bảng liệu TRUONG, THONGTIN_TRUONG, giao diện hình dưới: Chọn Next, xuất bảng lọc liệu: Chọn Next (không chọn lọc theo cột nào, lấy hết), xuất bảng xếp liệu, chọn cột ma_truong: Chọn Next, xuất bảng Kết thúc vấn tin Chọn Finish, để kết thúc trình hỗ trợ lập Pivottable BƯỚC 3: LẬP BẢNG TỔNG HỢP  New worksheet: Tạo bảng tính  Existing worksheet: Chọn địa trên bảng tính Chọn Finish  Pivot xuất trên bảng tính sau: Ý nghĩa các vùng trên bảng tổng hợp liệu sau:  Drop Page Fields Here: Chọn các trường liệu tạo trang từ danh sách kéo thả vào khung này  Drop Row Fields Here: Chọn các trường liệu tạo các dòng từ danh sách kéo thả vào khung này  Drop Column Fields Here: Chọn các trường liệu tạo các cột từ danh sách kéo thả vào khung này  Drop Data Items Here: Chọn các trường liệu từ danh sách kéo thả vào khung này Ví dụ: Chọn ma_nam, ma_ky và ma_captruong (nhấp chọn kéo và thả - drag and crop) đưa vào ô Drop Page Fields Here Chọn ma_qh, ma_px và ten_truong đưa vào Drop Row Fields Here Chọn dacbiet_khokhan đưa vào Drop Data Items Here Khi thực xong bảng tổng hợp có dạng:  Để thay đổi công thức tổng hợp (Sum, Count ): Nháy phải chuột vào ô chứa công thức, chọn Fields Setting  xuất hộp thoại  Chọn công thức tính toán  OK Thiết kế thông tin khai thác liệu phục vụ quản lý A Thông tin trường: Giải các vấn đề cụ thể sau Đếm số trường theo cấp trường, loại hình, kỳ học So sánh tăng giảm các năm, kỳ Lập danh sách trường có đầy đủ thông tin như: Tên huyện, Mã trường, Tên trường, Địa chỉ,… Sử dụng các bảng liệu: B Thông tin lớp: Giải các vấn đề cụ thể sau So sánh tăng giảm các lớp qua các năm huyện, trường So sánh số lớp trường qua kỳ gần nhau, xác định bất thường liệu Sử dụng các bảng liệu: C Thông tin học sinh: Giải các vấn đề cụ thể sau Xác định tỉ trọng học nữ cấp tiểu học qua năm huyện Xác định học sinh bỏ học trường qua các kỳ, có nêu nguyên nhân cụ thể Xác định tỉ lệ tuyển sinh vào lớp 10 thực tế qua năm gần đây So sánh quy mô tuyển sinh các lớp đầu cấp năm gần đây Sử dụng các bảng liệu: Bỏ học Sử dụng các bảng liệu: D Thông tin nhân sự: Giải các vấn đề cụ thể sau So sánh việc tăng giảm giáo viên kỳ Liệt kê giáo viên theo môn chi theo biên chế/hợp đồng, so sánh tăng giảm các kỳ, các năm Sử dụng các bảng liệu: Lập danh sách trình độ đào tạo giáo viên các trường, các huyện, so sánh tăng giảm các kỳ, các năm Sử dụng các bảng liệu: E Cơ sở vật chất, thiết bị: Giải các vấn đề cụ thể sau Lập danh sách các loại phòng học theo cấp xây dựng trường, huyện, so sánh tăng giảm các kỳ, các năm, Sử dụng các bảng liệu: Liệt kê số lượng máy tính có các trường, huyện, so sánh tăng giảm qua các năm Sử dụng các bảng liệu: Liệt kê các loại công trình vệ sinh có trường, huyện Sử dụng các bảng liệu: Tùy theo nhu cầu, người sử dụng có thể chọn các bảng khác Database để thiết kế, khai thác nhiều thông tin, phục vụ cho quản lý ========<<<<<<<>>>>>>>========