Hệ thống hỗ trợ cố vấn học tập trên thiết bị di động

Bài viết Hệ thống hỗ trợ cố vấn học tập trên thiết bị di động trình bày công tác cố vấn học tập đóng vai trò rất quan trọng trong đào tạo theo học chế tín chỉ, ảnh hưởng rất lớn quá trình học tập và rèn luyện của sinh viên. Mỗi giáo viên cố vấn (GVCV) như là một mắt xích trong vòng tròn mối quan hệ giữa sinh viên – chương trình đào tạo – nhà trường,... Mời các bạn cùng tham khảo.

Tạp chı́ Khoa học Trường Đại học Cầ n Thơ Phần A: Khoa học Tự nhiên, Công nghệ Môi trường: 47 (2016): 47-58 DOI:10.22144/jvn.2016.600 HỆ THỐNG HỖ TRỢ CỐ VẤN HỌC TẬP TRÊN THIẾT BỊ DI ĐỘNG Trần Công Án1, Lâm Chí Nguyện1, Đồn Hịa Minh1, Phan Tấn Tài1, Phạm Hữu Tài1, Châu Xuân Phương2 Sơn Búp Pha3 Khoa Công nghệ Thông tin Truyền thông, Trường Đại học Cần Thơ Khoa Sư phạm, Trường Đại học Cần Thơ Phòng Tổ chức Cán bộ, Trường Đại học Cần Thơ Thông tin chung: Ngày nhận: 31/05/2016 Ngày chấp nhận: 22/12/2016 Title: Academic advising system on mobile devices Từ khóa: Hỗ trợ cố vấn học tập, di động, Android Keywords: Academic advising, Android, mobile ABSTRACT Academic advising plays an important role in the study result and student’s punishment, particularly in the adaptive credit-based learning environment Academic advisor contributes critically to the links between students, the curriculumn vitea and the university However, the efficiency of this task in many universities, especially in Vietnam, is still limitted as most of the academic advisors are doing this task concurrently with their teaching This leads to the lack of thorough attention of advisors to the students because they have to share time for many other tasks simultaneously Therefore, in this paper, we propose a system to support academic advisors in order to improve the effectiveness of their advising work In addition, the system can automate different tasks in the academic advising process that can save academic avisor’s efforts TĨM TẮT Cơng tác cố vấn học tập đóng vai trị quan trọng đào tạo theo học chế tín chỉ, ảnh hưởng lớn trình học tập rèn luyện sinh viên Mỗi giáo viên cố vấn (GVCV) mắt xích vịng trịn mối quan hệ sinh viên – chương trình đào tạo – nhà trường Tuy nhiên, hiệu công tác cố vấn nhiều trường đại học hạn chế nhiều nguyên nhân, có nguyên nhân phần lớn giáo viên cố vấn giảng viên kiêm nhiệm nên khơng có đủ thời gian cho cơng tác Vì vậy, báo này, đề xuất xây dựng hệ thống hỗ trợ GVCV nhằm nâng cao hiệu công tác cố vấn Hệ thống cung cấp sẵn dùng cho giáo viên cố vấn, giúp GVCV truy cập thông tin sinh viên dễ dàng, lúc nơi thiết bị di động Ngoài ra, hệ thống cịn giúp GVCV tự động hóa số tác vụ nhằm tiết kiệm thời gian nâng cao hiệu cơng việc Trích dẫn: Trần Cơng Án, Lâm Chí Nguyện, Đồn Hịa Minh, Phan Tấn Tài, Phạm Hữu Tài, Châu Xuân Phương Sơn Búp Pha, 2016 Hệ thống hỗ trợ cố vấn học tập thiết bị di động Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ 47a: 47-58 trường đại học nước ta mang lại nhiều kết khả quan, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu đào tạo Để thực thành cơng tiến trình thực đào tạo theo học chế tín chỉ, cần phải thực đồng bộ, đồng loạt nhiều biện pháp, GIỚI THIỆU Đào tạo theo học chế tín xu hướng tất yếu trường đại học Trong thời gian vừa qua, việc áp dụng học chế tín 47 Tạp chı́ Khoa học Trường Đại học Cầ n Thơ Phần A: Khoa học Tự nhiên, Công nghệ Mơi trường: 47 (2016): 47-58 GVCV nên chưa có sách phát triển đội ngũ GVCV thích hợp Ngồi ra, cịn có ngun nhân đa số GVCV giảng viên kiêm nhiệm Do đó, thời gian dành cho cơng tác cịn hạn chế, dẫn đến hiệu công tác cố vấn chưa cao (Nguyễn Minh Giang, 2015) bao gồm việc phát triển đội ngũ giáo viên cố vấn nâng cao hiệu công tác cố vấn Đội ngũ giáo viên cố vấn có vai trị đặc biệt quan trọng, ảnh hưởng mạnh mẽ đến trình học tập rèn luyện sinh viên, tạo tảng vững cho tiến trình đào tạo theo học chế tín Giáo viên cố vấn (GVCV) người tư vấn, định hướng giám sát trình học tập sinh viên suốt thời gian sinh viên học trường Trên giới, đa phần nước tiên tiến có giáo dục phát triển, thường có đội ngũ giáo viên cố vấn chuyên nghiệp để đảm nhiệm công việc Do đó, nghiên cứu nâng cao chất lượng công tác cố vấn thường tập trung vào xây dựng mơ hình hoạt động cơng tác cố vấn (Gordon, Virginia N et al., 2011, O'Banion, Terry, 1994) Ngoài ra, số trường xây dựng hệ thống hỗ trợ cho sinh viên nhằm giảm tải cho GVCV (W Scott Murray, 1995, Helen y Hill, 2004, Võ Thị Ngọc Lan, 2015) Trong bối cảnh trường đại học Việt Nam, để đào tạo đội ngũ GVCV chuyên trách điều không dễ dàng với nhiều lý do, ngồi lý mặt tài cịn có lý mặt nhận thức Do đó, sách sử dụng GVCV kiêm nhiệm cịn tồn thời gian tới Vì vậy, để nâng cao hiệu công tác cố vấn nhằm hỗ trợ cho sinh viên địi hỏi cần phải có giải pháp đặc thù sở tình hình thực tế Một giải pháp sử dụng Trường đại học Cần Thơ số trường đại học khác nước thường xuyên tổ chức hội thảo để nâng cao vai trò GVCV Hội thảo vai trò cố vấn học tập đào tạo theo học chế tín trường cao đẳng – đại học Việt Nam Viện Nghiên cứu Giáo dục tổ chức năm 2015 hay Hội nghị nâng cao vai trò cố vấn học tập Trường Đại học Cần Thơ tổ chức hàng năm năm lần Ngồi ra, nhiều trường cịn quan tâm xây dựng hệ thống hỗ trợ việc thực công tác cố vấn (Nguyen, Thanh Binh et al., 2008) Hình minh họa chức xem thông tin sinh viên hệ thống hỗ trợ giáo viên cố vấn (gọi Hệ thống quản lý) Trường Đại học Cần Thơ Tại trường đại học Việt Nam, hiệu cơng tác cố vấn cịn nhiều hạn chế GVCV yếu việc thực chức tư vấn; GVCV chưa thông báo quy định, chủ trương, sách kịp thời cho sinh viên; chưa hướng dẫn sinh viên đăng ký môn học cách hợp lý; GVCV chưa giải đáp, ghi nhận tâm tư, nguyện vọng sinh viên cách kịp thời,… (Trương Chí Tiến, 2011, Võ Thị Ngọc Lan, 2015) Nhiều nguyên nhân xác định số trường đại học chưa nhận thức vai trị Hình 1: Hệ thống quản lý Trường Đại học Cần Thơ – Xem thơng tin sinh viên Ngồi chức trên, hệ thống cho phép GVCV thực số chức khác xem bảng điểm học kỳ sinh viên, xem bảng điểm tổng hợp lớp, xem thơng tin nợ học phí, xem thơng tin khen thưởng, kỷ luật,… Tuy nhiên, tính sẵn dùng hệ thống trợ giúp GVCV không cao GVCV muốn truy cập vào hệ thống địi hỏi phải có internet (online) Ngoài ra, hệ thống thường cho 48 Tạp chı́ Khoa học Trường Đại học Cầ n Thơ Phần A: Khoa học Tự nhiên, Công nghệ Môi trường: 47 (2016): 47-58 phép tra cứu thông tin, không cho phép ghi nhận lại thông tin phát sinh Do đó, muốn ghi nhận lại thơng tin sinh viên GVCV cần phải ghi vào sổ tay cố vấn lưu trữ lại hồ sơ có liên quan (Trần Thị Xuân Mai, 2011) Điều gây khó khăn cho việc tìm kiếm thơng tin sinh viên Nếu có trường hợp cần phải giải vấn đề mà khơng có sổ tay cố vấn tay GVCV gặp nhiều khó khăn để tiếp cận thơng tin cần thiết, dẫn đến việc làm chậm q trình giải Ngồi ra, chừng mực đó, việc chậm trễ giải vấn đề sinh viên tạo cho sinh viên có cảm giác GVCV khơng sâu sát cơng tác cố vấn Tuy nhiên, điều kiện GVCV phải thực kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, khơng có nhiều thời gian dành cho cơng việc trường hợp ngồi mong muốn GVCV Do đó, cần phải có giải pháp để GVCV thực tốt nhiệm vụ hồn cảnh CHỨC NĂNG VÀ KIẾN TRÚC CỦA HỆ THỐNG 2.1 Chức hệ thống Mơi trường đào tạo theo học chế tín đòi hỏi sinh viên phải chủ động việc lập kế hoạch học tập trình học tập phải tự lập kế hoạch học tập, đăng ký học phần… nên vai trò GVCV quan trọng việc tư vấn, định hướng cho sinh viên để em hồn thành chương trình đào tạo cách tốt Ngồi ra, GVCV người đồng hành sinh viên việc tìm biện pháp khắc phục khó khăn phát sinh sinh viên chuyển từ môi trường gia đình mơi trường xã hội trường đại học Một số nhiệm vụ GVCV trường đại học quy định sau (Đại học Cần Thơ, 2007; Trần Thị Minh Đức, Kiều Anh Tuấn, 2012; Trần Thị Xuân Mai, 2011):  Hướng dẫn sinh viên nắm vững hiểu khái niệm học chế đào tạo qui định trường Một hoạt động quan trọng công tác cố vấn buổi họp cố vấn Thơng thường, trường có quy định khác thời gian họp cố vấn Ví dụ, Trường Đại học Cần Thơ, trung bình học kỳ có khoảng buổi họp cố vấn Trong buổi họp này, GVCV nắm tình hình tâm tư tình cảm kiến nghị sinh viên Đồng thời, phổ biến thông tin phát sinh kỳ họp cố vấn Một vấn đề mà thân GVCV, GVCV khác thường gặp phải phổ biến thiếu sót thơng tin cần thiết buổi họp số thời điểm học kỳ có nhiều thông tin phát sinh buổi họp lớp  Tư vấn cho sinh viên chương trình đào tạo bao gồm mục tiêu nội dung chương trình đào tạo  Hướng dẫn theo dõi việc lập/thay đổi kế hoạch học tập tồn khóa  Hướng dẫn sinh viên đăng ký học phần học kỳ nhằm hoàn thành kế hoạch học tập lập  Theo dõi trình học tập sinh viên để có tư vấn hợp lý việc thay đổi kế hoạch học tập cho phù hợp với lực, hồn cảnh sinh viên Do đó, báo này, đề xuất việc xây dựng hệ thống hỗ trợ GVCV thực chức cố vấn học tập thiết bị di động Mục tiêu hệ thống giúp GVCV thực công việc cố vấn cách dễ dàng, khắc phục hạn chế sau hệ thống có:  Giúp đỡ sinh viên giải khó khăn sống, học tập nghiên cứu khoa học  Theo dõi trình phấn đấu, rèn luyện sinh viên để có tư vấn cho sinh viên kết hợp với gia đình sinh viên để tư vấn cho sinh viên cần thiết  Không có tính tương tác  Tính sẵn dùng chưa cao  Đánh giá kết rèn luyện, khen thưởng kỷ luật  Chưa hỗ trợ GVCV việc tự động hóa số cơng việc Ngồi ra, GVCV có số buổi sinh hoạt học kỳ để phổ biến thông báo, giải công việc liên quan đến sinh viên phát sinh thời gian kỳ sinh hoạt cố vấn nắm bắt tâm tư, tình cảm giải đáp thắc mắc sinh viên Ví dụ, Trường Đại học Cần Thơ, học kỳ GVCV có đến buổi sinh hoạt cố vấn với sinh viên Như vậy, Qua đó, hệ thống giúp nâng cao hiệu công tác cố vấn bối cảnh GVCV phải kiêm nhiệm nhiều công việc Trong phần báo cáo này, trình bày kiến trúc hệ thống, kỹ thuật sử dụng để xây dựng hệ thống, phân tích, thiết kế hệ thống cài đặt, kiểm thử chức hệ thống 49 Tạp chı́ Khoa học Trường Đại học Cầ n Thơ Phần A: Khoa học Tự nhiên, Công nghệ Môi trường: 47 (2016): 47-58 cho phép GVCV tạo buổi họp lớp, ghi nhận lại nội dung cần phổ biến buổi họp lớp nhằm hạn chế thiếu sót giảm bớt thời gian chuẩn bị cho buổi họp GVCV Ngồi ra, hệ thống có khả tự động gửi thông báo, nhắc nhở cho GVCV sinh viên nhằm hạn chế việc quên họp GVCV sinh viên Đây tính hữu ích khoảng cách buổi họp tương đối xa GVCV gặp sinh viên 4-5 tuần học kỳ Trong phạm vi nghiên cứu này, phát triển hệ thống hỗ trợ GVCV với chức chính:  Quản lý thông tin sinh viên: Cho phép GVCV quản lý thông tin cá nhân sinh viên ghi thông tin cần ý  Quản lý buổi họp cố vấn: Cho phép GVCV quản lý buổi họp cố vấn tạo buổi họp, nhắc nhở họp, điểm danh, ghi nhận nội dung buổi họp,… Như vậy, mục tiêu hệ thống cung cấp sẵn dùng cho GVCV, cho phép GVCV truy cập thông tin sinh viên lúc nơi qua thiết bị di động vốn phổ biến Ngồi ra, hệ thống cịn cho phép GVCV tự động hóa số tác vụ liên quan đến cơng việc cố vấn học tập cho sinh viên Qua đó, giúp tăng hiệu công tác cố vấn học tập bối cảnh GVCV phải kiêm nhiệm trường đại học Việt Nam  Import liệu: Cho phép import liệu danh sách sinh viên, kết học tập, kế hoạch học tập, khen thưởng, kỷ luật từ nguồn liệu sẵn có Các chức giúp khắc phục hạn chế hệ thống có phân tích Phần sau: Chức hệ thống mơ tả sơ đồ usecase Hình Khơng có tính tương tác: Hệ thống cho phép GVCV thực ghi thông tin cần ý sinh viên Ví dụ SV gặp hồn cảnh khó khăn, có ý định muốn nghỉ học, sinh viên theo học ngành khác, có diễn biến tâm lý mà GVCV biết thông qua mạng xã hội… Có nhiều trường hợp GVCV cần phải ghi nhận lại thơng tin sinh viên để có hướng dẫn, tư vấn hợp lý cho sinh viên Phân hệ Quản lý thông tin sinh viên bao gồm chức quản lý thơng tin cá nhân, quản lý kế hoạch học tập, quản lý kết học tập quản lý thông tin khen thưởng, kỷ luật sinh viên Trong đó, chức quản lý thông tin cá nhân cho phép GVCV tạo ghi sinh viên Đây chức quan trọng hệ thống nhằm thay phần sổ tay cố vấn Các thông tin phát sinh liên quan đến sinh viên ghi lại để GVCV truy cập lúc nơi thiết bị di động để thực chức quản lý sinh viên Chi tiết chức phân hệ mô tả sơ đổ usecase Hình Tính sẵn dùng chưa cao: Hệ thống chúng tơi hoạt động khơng cần internet (offline) chạy thiết bị di động chạy hệ điều hành Android Hiện nay, hầu hết giảng viên sử dụng thiết bị di động thơng tin (điện thoại, máy tính bảng) nên sử dụng hệ thống trợ giúp lúc nơi Ngoài ra, internet Việt Nam sẵn dùng có trường hợp GVCV đường di chuyển cơng tác khơng có internet Vì thế, tính làm tăng tính sẵn dùng hệ thống GVCV Chưa cung cấp tính quản lý họp lớp: Họp cố vấn hoạt động quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến tính hiệu cơng tác cố vấn phân tích Trong hệ thống này, Hình 2: Sơ đồ usecase hệ thống 50 Tạp chı́ Khoa học Trường Đại học Cầ n Thơ Phần A: Khoa học Tự nhiên, Công nghệ Mơi trường: 47 (2016): 47-58 Hình 3: Sơ đồ usecase phân hệ Quản lý profile sinh viên kiếm buổi họp, đồng hóa thời gian họp lên Google Calender, gửi thông báo họp đến thành viên buổi họp, gửi nhắc nhở (email, SMS) đến thành viên buổi họp Trong đó, chức chi tiết phân hệ Quản lý họp lớp mơ tả Hình Phân hệ bao gồm chức thêm buổi họp, cập nhật nội dung buổi họp, liệt kê/tìm 51 Tạp chı́ Khoa học Trường Đại học Cầ n Thơ Phần A: Khoa học Tự nhiên, Công nghệ Mơi trường: 47 (2016): 47-58 Hình 4: Sơ đồ usecase phân hệ Quản lý họp lớp đề xuất dùng dịch vụ web để tăng tính khả chuyển cho hệ thống (xem Phần 2.2) Hình trình bày sơ đồ usecase cho phân hệ này, có tác nhân dịch vụ web xem tác nhân bên hệ thống, cung cấp dịch vụ cho chức import liệu hệ thống Cuối phân hệ import liệu hệ thống Mục tiêu phân hệ khắc phục hạn chế thiết bị di động việc khó khăn nhập liệu Nguồn liệu import từ tập tin Excel theo định dạng quy định trước từ nguồn từ hệ thống thông tin khác Để import từ hệ thống thơng tin khác, Hình 5: Sơ đồ usecase phân hệ dịch vụ web trữ cục thiết bị hệ quản trị sở liệu SQLite 2.2 Kiến trúc hệ thống Chức usecase thể qua tên usecase Vì hạn chế độ dài báo, khơng trình bày chi tiết usecase báo Như phân tích phần Hệ thống bao gồm chức quản lý sinh viên quản lý họp lớp Ngoài ra, hệ thống phải cho phép import liệu từ tập tin Excel hay từ hệ thống thông tin khác để tiết kiệm công sức nhập liệu Kiến trúc hệ thống mơ tả Hình Ngồi u cầu chức năng, xác định số yêu cầu phi chức hệ thống Hệ thống phải có giao diện đơn giản, đại, có khả hoạt động offline (khơng có internet) Ngồi ra, CSDL hệ thống lưu 52 Tạp chı́ Khoa học Trường Đại học Cầ n Thơ Phần A: Khoa học Tự nhiên, Công nghệ Môi trường: 47 (2016): 47-58 Hình 6: Kiến trúc hệ thống bắt buộc phải cập nhật cấu hình lại chương trình, gây phiền phức người sử dụng Trong kiến trúc này, ứng dụng thiết bị di động nối kết trực tiếp vào hệ thống thông tin để truy vấn liệu Kiến trúc có ưu điểm đơn giản mặt cài đặt lại bị giới hạn tính khả chuyển Khi nguồn liệu bị thay đổi Do đó, chúng tơi đề xuất kiến trúc khác cho hệ thống mô tả Hình sau: Hình 7: Kiến trúc hệ thống với dịch vụ web Dữ liệu trao đổi dịch vụ web chương trình theo định dạng JSON (JavaScript Object Notation) (Nurseitov, Nurzhan et al., 2009) 2.3 Giao diện dịch vụ web Kiến trúc hệ thống mơ tả Hình 7, bao gồm phần chính: i) ứng dụng hỗ trợ GVCV thiết bị di động, ii) dịch vụ web cho phép ứng dụng truy vấn liệu từ hệ thống thông tin khác để import vào chương trình Phân hệ dịch vụ web cho phép GVCV import trực tiếp liệu từ hệ thống thông tin sẵn có trường hợp hệ thống thơng tin cho phép truy cập thơng tin Ngồi ra, dịch vụ web cho phép cập nhật thông lên CSDL Thông thường, hệ thống thông tin trường đại học không cho phép thao tác cập nhật từ bên vào Tuy nhiên, chức sử dụng để đồng hóa liệu lên kho chứa (ví dụ dịch vụ lưu trữ đám mây) để lưu liệu đồng hóa liệu thiết bị cách dễ dàng Phần ứng dụng thiết bị di động thành phần hệ thống, cung cấp chức trợ giúp cho GVCV Một hạn chế thiết bị di động nằm khả nhập liệu Do đó, hệ thống hỗ trợ chức import số liệu từ tập tin Excel lưu trữ cục hệ thống Tuy nhiên, hầu hết trường đại học có hệ thống thơng tin lưu trữ sinh viên nên để giúp cho GVCV tiết kiệm thời gian công sức việc import thông tin, hệ thống bao gồm dịch vụ web thành phần trung gian môi giới hệ thống trợ giúp hệ thống thông tin khác Các dịch vụ web cung cấp tập API mà hệ thống gọi để truy vấn liệu Một số chức (giao diện) cung cấp dịch vụ web: 53 Tạp chı́ Khoa học Trường Đại học Cầ n Thơ Phần A: Khoa học Tự nhiên, Công nghệ Môi trường: 47 (2016): 47-58  studentsInfo(String classID): Lấy thông tin sinh viên lớp  studentInfo(String studentID): Lấy thông tin sinh viên  studyResults(String classID, int  year, int sem): Lấy kết học tập học kỳ tất sinh viên lớp  studyResult(String studentID, int year, int sem): Lấy kết học tập học kỳ sinh viên  studentRewardPunishment(String  classID,  int  year,  int  sem,  boolean  reward): Lấy thông tin khen thưởng kỷ luật sinh viên lớp  studentRewardPunishment(String  studentID,  int  year,  int  sem,  boolean:  reward): Lấy thông tin khen thưởng kỷ luật sinh viên  studyPlans(String classID): Lấy KHHT sinh viên lớp  studyPlans(String studentID): Lấy kế hoạch học tập sinh viên   liệu từ tập tin Excel hay từ dịch vụ web Dữ liệu trả từ dịch vụ web theo định dạng mở chuẩn JSON Hình mơ tả giao diện chức minh họa việc import danh sách sinh viên từ dịch vụ web phân hệ Thao tác import liệu đơn giản nhanh chóng, GVCV khơng cần phải tự gõ thơng tin sinh viên thiết bị Chức khắc phục hạn chế mặt nhập liệu thiết bị di động KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Theo thiết kế, cài đặt hệ thống trợ giúp GVCV thiết bị di động chạy hệ điều hành Android với chức Đầu tiên phân hệ quản lý profile với chức quản lý thông tin sinh viên, quản lý khen thưởng kỷ luật, import (a) Menu chức (b) Quản lý thông tin (c) Import liệu Hình 8: Một số giao diện phân hệ Quản lý profile cho sinh viên, tìm kiếm sinh viên theo kết học tập, kế hoạch học tập Hình minh họa số chức khác liên quan đến việc quản lý thông tin sinh viên ghi 54 Tạp chı́ Khoa học Trường Đại học Cầ n Thơ (a) Xem chi tiết sinh viên ghi Phần A: Khoa học Tự nhiên, Công nghệ Môi trường: 47 (2016): 47-58 (b) Tìm theo kết học tập (c) Tìm theo kế hoạch học tập Hình 9: Tìm kiếm, rút trích ghi sinh viên Như minh họa Hình 9(a), xem thơng tin sinh viên tất ghi sinh viên hiển thị cho phép GVCV theo dõi tất thông tin cần ý sinh viên Ngồi ra, GVCV thêm ghi cho sinh viên GCCV cần nhập vào nội dung cần ghi chú, hệ thống tự động gán ngày cho ghi để tiết kiệm thao tác cho người sử dụng Đây chức quan trọng giúp GVCV ghi nhận truy xuất thông tin sinh viên cách nhanh chóng tiện lợi, qua giúp GVCV sâu sát việc tư vấn cho sinh viên Chức có nhiều ưu điểm tính sẵn dùng cao, tìm kiếm thơng tin nhanh Tương tự, Hình 9(b) Hình 9(c) minh họa việc tìm sinh viên theo kết học tập kế hoạch học tập tiện lợi GVCV tìm sinh viên giỏi để biểu dương buổi họp sinh viên yếu để động viên, tư vấn cách dễ dàng, tìm sinh viên có kế hoạch học tập chưa đủ Do đó, sinh viên muốn tìm thơng tin phải tự dò bảng điểm tổng hợp phải kiểm tra kế hoạch học tập sinh viên để có thơng tin Ngồi ra, phân hệ bao gồm chức khác phân tích Phần 2.1 họp, chọn để xem thông tin chi tiết buổi họp, thêm buổi họp mới,… Các chức phân hệ Quản lý họp lớp cài đặt theo thiết kế bao gồm chức liên quan đến hỗ trợ GVCV quản lý buổi họp lớp Hình 10 mơ tả hình chức này, cho phép xem danh sách buổi Để minh họa chức phân hệ Quản lý họp cố vấn, thiết kế workflow tiêu biểu cho thao tác quản lý họp cố vấn Hình 11 sau: Hình 10: Danh sách buổi họp chức 55 Tạp chı́ Khoa học Trường Đại học Cầ n Thơ Phần A: Khoa học Tự nhiên, Công nghệ Môi trường: 47 (2016): 47-58 Hình 11: Workflow cho tác vụ Quản lý lịch họp cố vấn nhiều sinh viên kiểm tra email khơng thường xun Trong q trình thử nghiệm, chúng tơi thấy chức khuyết điểm chưa cho thiết đặt nội dung nhắc nhở mà lấy nội dung thơng báo để gửi lại Ngồi ra, nội dung thơng báo thơng thường có thơng tin buổi họp ngày giờ, địa điểm Hiện tại, GVCV phải nhập vào hồn tồn nội dung thơng báo Do đó, để thuận lợi cho GVCV nội dung nên có sẵn thơng tin để tiết kiệm thời gian nhập nội dung Nếu GVCV không muốn có nội dung việc xóa nội dung dễ dàng phải nhập thông tin Đây chức hệ thống cần cải tiến phiên sau Hình 12 mô tả chức thêm buổi họp bao gồm thông tin buổi họp, thông báo họp nhắc nhở họp GVCV chọn thành phần buổi họp với số tùy chọn thường sử dụng tạo sẵn ban cán sự, ban chấp hành chi đoàn hay lớp cho phép GVCV thực việc chọn thành phần dễ dàng nhanh chóng GVCV thiết đặt thời gian nhắc nhở buổi họp để hạn chế trường hợp GVCV sinh viên quên lịch họp thời gian kỳ họp thường cách xa lịch họp học kỳ thông báo cho sinh viên vào đầu học kỳ thời khóa biểu Ngồi hình thức gửi email, hệ thống cịn gửi tin nhắn đến sinh viên thực tế có Hình 12: Thêm buổi họp – Thiết đặt thuộc tính buổi họp Trong trường hợp file đính kèm theo email hệ thống chưa cho phép chia sẻ trực tiếp (share) từ ứng dụng quản lý email đến ứng dụng Do đó, địi hỏi GVCV phải lưu tập tin vào nhớ trước chọn đính kèm với nội dung buổi họp Đây hạn chế mà phát sử dụng thử nghiệm chương trình đưa vào hướng phát triển nghiên cứu Hình 13 minh họa chức hiển thị thông tin buổi họp thêm nội dung cho buổi họp Trong trình buổi họp cố vấn chưa xảy ra, có thơng tin có liên quan đến buổi họp cố vấn GVCV thêm vào danh sách thông tin cần phổ biến họp lớp GVCV chọn tập tin có liên quan đến nội dung Các tập tin đính kèm chọn nhớ thiết bị 56 Tạp chı́ Khoa học Trường Đại học Cầ n Thơ Phần A: Khoa học Tự nhiên, Công nghệ Môi trường: 47 (2016): 47-58 Hình 13: Xem thơng tin thêm nội dung cho buổi họp chế việc phổ biến thiếu thông tin cho sinh viên Các phát biểu sinh viên ghi nhận lại để ghi vào biên họp lớp GVCV cần nhập vào nội dung phát biểu Các thơng tin khác chọn mà không cần nhập vào để tạo tiện lợi cho người sử dụng Hình 14 minh họa bước cuối workflow quản lý họp lớp quản lý diễn biến buổi họp Đầu tiên điểm danh sinh viên, sau ứng dụng hiển thị danh sách nội dung cần phổ biến buổi họp tạo trước Đây chức hữu ích cho GVCV nhằm hạn Hình 14: Điểm danh ghi nhận diễn biến buổi họp cho phép GVCV quản lý thông tin sinh viên lúc nơi thiết bị di động, tạo thuận lợi cho GVCV việc thực công tác cố vấn học tập Qua đó, giúp nâng cao hiệu công KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN Trong nghiên cứu này, đề xuất hệ thống trợ giúp GVCV việc thực công tác cố vấn học tập thiết bị di động Hệ thống xây dựng đạt mục tiêu đề Hệ thống 57 Tạp chı́ Khoa học Trường Đại học Cầ n Thơ Phần A: Khoa học Tự nhiên, Công nghệ Môi trường: 47 (2016): 47-58 Đại học Cần Thơ, 2007 Quyết định Ban hành quy định công tác Cố vấn học tập Gordon, Virginia N., Wesley R Habley, and Thomas J Grites, eds, 2011 Academic advising: A comprehensive handbook John Wiley & Sons Helen y Hill, 2004 A case study of the student academic support system: State university system of Florida PhD Thesis, University of Central Florida Nguyễn Minh Giang, 2015 Cố vấn học tập: Khó khăn giải pháp khắc phục Kỷ yếu hội thảo Vai trò cố vấn học tập đào tạo theo học chế tín trường cao đẳng – đại học Việt Nam, trang 15-23 Nguyen, Thanh Binh, et al, 2008 "An integrated approach for an academic advising system in adaptive credit-based learning environment" VNU Journal of Science, Natural Sciences and Technology 24: 110-121 Nurseitov, Nurzhan, et al., 2009 "Comparison of JSON and XML Data Interchange Formats: A Case Study" Caine 2009, pp 157-162 O'Banion, Terry, 1994 An academic advising model NaCADA Journal 14.2: 1-10 Trần Thị Minh Đức, Kiều Anh Tuấn, 2012 Cố vấn học tập trường đại học Tạp chí Khoa học ĐHQGHN, Khoa học Xã hội Nhân văn 28: 23-32 Trần Thị Xuân Mai, 2011 Vai trò trách nhiệm cố vấn học tập ảnh hưởng đến thành công sinh viên Kỷ yếu hội nghị nâng cao vai trò có vấn học tập Đại học Cần Thơ, trang 11-16 Trương Chí Tiến, 2011 Để cơng tác cố vấn học tập ngày tốt Kỷ yếu hội nghị nâng cao vai trị có vấn học tập Đại học Cần Thơ, trang 1-4 Võ Thị Ngọc Lan, 2015 Thực tra ̣ng công tác cố vấ n học tập rèn luyện của đội ngũ cố vấ n ho ̣c tập trường Đa ̣i ho ̣c Sư phạm Kı ̃ thuật TP Hờ Chı́ Minh Tạp chí khoa học ĐHSP TPHCM, 6(72): 123-134 Võ Xuân Đàm, 2015 Các giải pháp nâng cao vai trò cố vấn học tập đào tạo theo học chế tín Kỷ yếu hội thảo Vai trò cố vấn học tập đào tạo theo học chế tín trường cao đẳng – đại học Việt Nam, trang 2-7 W Scott Murray, 1995 Decision Support System for Advising Students Proceedings of the 1995 ACM symposium on Applied computing, pp 22-26 tác cố vấn học tập, tác động tích cực đến kết học tập rèn luyện sinh viên Hệ thống đề xuất bao gồm hai chức chính, hỗ trợ cơng việc thực thường xuyên GVCV Phân hệ quản lý thông tin sinh viên bao gồm chức quản lý thông tin cá nhân, kết học tập, khen thưởng kỷ luật, kế hoạch học tập Chương trình cịn cho phép tạo ghi cho sinh viên để ghi nhận lại thông tin quan trọng Đồng thời, hỗ trợ việc tìm kiếm, lọc thơng tin theo nhiều điều kiện khác sinh viên bị cảnh báo học vụ, sinh viên có kế hoạch học tập chưa hồn chỉnh,… Phân hệ Quản lý họp lớp cho phép quản lý buổi họp cố vấn tạo buổi họp, gửi nhắc nhở họp SMS email, tạo nội dung họp, tạo biên buổi họp,… Về hệ thống đáp ứng nhu cầu hỗ trợ cho GVCV Tuy nhiên, hệ thống hoạt động hiệu cần phải phát triển thêm số chức sau: Chức cung cấp thông tin cố vấn: Phân hệ cung cấp văn có liên quan đến cơng tác cố vấn theo dạng phân cấp cơng việc, cho phép tìm kiếm thông tin cách dễ dàng Chức đồng hóa: Cho phép tạo tài khoản GVCV để đồng hóa liệu lên hệ thống lưu trữ đám mây Từ đó, cho phép đồng hóa liệu thiết bị di động người dùng Hoàn chỉnh chức dịch vụ web: Bổ sung thêm số dịch vụ cho phép import liệu cách mềm dẻo Bổ sung chức an ninh cho chương trình dịch vụ web: Tất giao dịch dịch vụ web phải kiểm tra TÀI LIỆU THAM KHẢO Charles, Harvey, and Mac A Stewart, 1991 Academic advising of international students Journal of Multicultural Counseling and Development 19.4: 173-181 58 ... xuất việc xây dựng hệ thống hỗ trợ GVCV thực chức cố vấn học tập thiết bị di động Mục tiêu hệ thống giúp GVCV thực công việc cố vấn cách dễ dàng, khắc phục hạn chế sau hệ thống có:  Giúp đỡ... hóa liệu thiết bị cách dễ dàng Phần ứng dụng thiết bị di động thành phần hệ thống, cung cấp chức trợ giúp cho GVCV Một hạn chế thiết bị di động nằm khả nhập liệu Do đó, hệ thống hỗ trợ chức import... dựng hệ thống hỗ trợ việc thực công tác cố vấn (Nguyen, Thanh Binh et al., 2008) Hình minh họa chức xem thông tin sinh viên hệ thống hỗ trợ giáo viên cố vấn (gọi Hệ thống quản lý) Trường Đại học