Thu thuat trong Word

Trong cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi[r]

Thủ thuật word

WRITTEN BY XUANHUNGON MARCH 20TH, 2010 | 2,454 VIEWS | NO COMMENTS (No Ratings Yet)

Font size:

Định dạng file văn Nhiều bạn loay hoay làm để quay trang ngang đống trang văn Hoặc lần tạo file bạn lại phải định dạng lại lề văn cho trang kích thước lề lần trước sau không thay đổi,… Quản Trị Mạng hướng dẫn bạn cách định dạng lề trang, quay trang ngang, trang dọc v.v…

* Căn lề văn cách vào Filechọn Page Setup… (Alt + F U) xuất

hộp thoại Page Setup

- Chọn thẻ Margins (Alt + M) - Điền khoảng cách lề trang, bạn chưa đổi lại đơn vị tính đơn vị tính

mặc định inch

- Top: Lề trên, Bottom: Lề dưới, Left: Lề trái, Right: Lề phải, Header: Tiêu đề trang, Footer: Chân trang - Thông thường Header Footer không thay đổi, mặc định để kích thước 1,27cm định dạng trang A4 + R Mirror margins: Nếu bạn muốn in mặt có lề đối xứng tờ giấy

+ R pages per sheet: Nếu bạn muốn in trang thành tờ giấy + Apply to: Áp dụng cho: + Whole document: Toàn file văn + This point forward: Áp dung cho trang sau kể từ vị trí trỏ định vị Sau đặt lại thông số cùa lề, bạn muốn thiết lập định dạng lề cho file văn sau kích vào nút Default… trả lời OK - Quay trang dọc, trang ngang Vào Filechọn Page Setup… (Alt+F U) Xuất hộp thoại Page Setup Chọn thẻ Paper Size (Alt + S) Với phần Paper Size, Width Height bạn nên để mặc định, kích thước Width – Height bạn thay đổi được, thay đổi nhiều in phải chọn loại kích thước giấy, không văn in

sẽ bị chữ

Portrait: Quay dọc €

Landscape: Quay ngang €

Apply to: Áp dụng cho:

- Whole document: Toàn file văn - This point forward: Áp dung cho trang sau kể từ vị trí trỏ định vị Sau đặt lại thông số cùa lề, bạn muốn thiết lập định dạng lề cho file văn sau kích vào nút Default… trả lời OK Mẹo: Trong file văn có nhiều trang, bạn muốn quay ngang trang số trang file văn bản: Đặt dấu định vị trỏ điểm cuối trang trước muốn quay ngang, Thực thao tác quay ngang trang giấy bước Chú ý: Phần Apply to bạn cần chọn This Point forward Kết quả: Toàn trang sau vị trí trỏ định vị quay ngang Tiếp theo để quay dọc lại trang sau, bạn cần đặt trỏ vị trí cuối trang ngang (trước trang muốn quay dọc) Thực thao tác quay dọc trang giấy Phần Apply to chọn This Point forward Sử dụng phím Ctrl + F2 (File Print Preview) để xem hình ảnh file văn

trước in

Thiết lập tiêu đề trang, chân trang (header, footer) trang chẵn riêng,

trang lẻ riêng

Vào Filechọn Page Setup… (Alt+F U)

Xuất hộp thoại Page Setup ———————

Chọn thẻ Layout (Alt + L) Chọn R Different odd and even (Cách đặt tiêu đề trang chân trang hướng dẫn tiếp phần sau) Muốn khơng có header, Footer trang file văn Vào Filechọn Page Setup… (Alt+F U) Xuất hộp thoại Page Setup Chọn thẻ Layout (Alt + L) Chọn R Different first page

II Định dạng số

2 Định dạng số mũ Để soạn thảo A2 : Gõ A2, quét chọn số 2, bấm menu Format > Font, đánh dấu chọn mục Superscript, bấm OK Hoặc sử dụng phím tắt: Gõ A, bấm tổ hợp phím Ctrl, Shift dấu =, gõ số 2, bấm Ctrl, Shift dấu =/ Các định dạng đặc biệt khác Quét chọn vùng văn bản, bấm menu Format Trong cửa sổ ra,vừa đánh dấu chọn mục phần Effects, vừa quan sát khung Preview bên để tìm loại hiệu ứng cần dùng, bấm OK

4 Định dạng bề rộng chữ Quét chọn văn bản, bấm menu Format > Font Bấm thẻ Character Spacing Bấm ô Scale, chọn giá trị %, bấm OK

5.Định dạng chữ hiệu ứng Định dạng có tác dụng xem văn Word mà không in Quét chọn văn bản, bấm menu Format > Font Bấm thẻ Text Effects, vừa bấm chọn dạng hiệu ứng khung Animations vừa quan sát khung phía để xem trước hiệu ứng, bấm OK Sử dụng phím tắt làm cho tốc độ xử lý văn đem lại hiệu nhanh chóng việc soạn thảo văn Bài trước hướng dẫn Tự in phím tắt sử dụng MS Word, Quản Trị Mạng giới thiệu số phím tắt thường xuyên sử dụng MS Word tiếng Việt

6 Phím tắt

Tác dụng

• Ctrl+1 Giãn dịng đơn (1) • Ctrl+2 Giãn dịng đơi (2)

• Ctrl+5 Giãn dịng 1,5

• Ctrl+0 (zero) Tạo thêm độ giãn dòng đơn trước đoạn

• Ctrl+L Căn dịng trái

• Ctrl+E Căn dịng

• Ctrl+J Căn dịng chữ dàn bên, thẳng lề

• Ctrl+N Tạo file

• Ctrl+O Mở file có

• Ctrl+S Lưu nội dung file

• Ctrl+O In ấn file

• Ctrl+X Cắt đoạn nội dung chọn (bơi đen) • Ctrl+C Sao chép đoạn nội dung chọn

• Ctrl+V Dán tài liệu

• Ctrl+Z Bỏ qua lệnh vừa làm • Ctrl+Y Khơi phục lệnh vừa bỏ (ngược lại với Ctrl+Z) • Ctrl+Shift+S Tạo Style (heading) -> Dùng mục lục tự động • Ctrl+Shift+F Thay đổi phơng chữ • Ctrl+Shift+P Thay đổi cỡ chữ • Ctrl+D Mở hộp thoại định dạng font chữ • Ctrl+B Bật/tắt chữ đậm • Ctrl+I Bật/tắt chữ nghiêng • Ctrl+U Bật/tắt chữ gạch chân đơn • Ctrl+M Lùi đoạn văn vào tab (mặc định 1,27cm) • Ctrl+Shift+M Lùi đoạn văn lề tab • Ctrl+T Lùi dịng khơng phải dịng đầu đoạn văn vào tab • Ctrl+Shift+T Lùi dịng khơng phải dịng đầu đoạn văn

lề tab

• Ctrl+A Lựa chọn (bơi đen) tồn nội dung file

• Ctrl+F Tìm kiếm ký tự

• Ctrl+G (hoặc F5) Nhảy đến trang số • Ctrl+H Tìm kiếm thay ký tự • Ctrl+K Tạo liên kết (link)

• Ctrl+] Tăng cỡ chữ

• Ctrl+[ Giảm cỡ chữ

• Ctrl+W Đóng file

• Ctrl+Q Lùi đoạn văn sát lề (khi dùng tab) • Ctrl+Shift+> Tăng cỡ chữ • Ctrl+Shift+< Giảm cỡ chữ • Ctrl+F2 Xem hình ảnh nội dung file trước in • Alt+Shift+S Bật/Tắt phân chia cửa sổ Window • Ctrl+¿ (enter) Ngắt trang

• Ctrl+Home Về đầu file

• Ctrl+End Về cuối file

• Ctrl+Alt+N Cửa sổ MS word dạng Normal • Ctrl+Alt+P Cửa sổ MS word dạng Print Layout • Ctrl+Alt+L Đánh số ký tự tự động • Ctrl+Alt+F Đánh ghi (Footnotes) chân trang • Ctrl+Alt+D Đánh ghi dòng trỏ • Ctrl+Alt+M Đánh thích (nền màu vàng) di chuyển chuột đến

xuất thích

• F4 Lặp lại lệnh vừa làm • Ctrl+Alt+1 Tạo heading • Ctrl+Alt+2 Tạo heading • Ctrl+Alt+3 Tạo heading • Alt+F8 Mở hộp thoại Macro • Ctrl+Shift++ Bật/Tắt đánh số (x2) • Ctrl++ Bật/Tắt đánh số (o2) • Ctrl+Space (dấu cách) Trở định dạng font chữ mặc định • Esc Bỏ qua hộp thoại • Ctrl+Shift+A Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa (với chữ tiếng Việt có dấu khơng nên chuyển) • Alt+F10 Phóng to hình (Zoom) • Alt+F5 Thu nhỏ hình • Alt+Print Screen Chụp hình hộp thoại hiển thị hình • Print Screen Chụp tồn hình hiển thị • Ngồi để sử dụng Menu bạn kết hợp phím Alt+ký tự gạch chân xử lý văn nhanh chóng, hiệu khơng tổ

hợp phím tắt

III Thao tác nhanh với MS Office Office phần mềm văn phòng tiếng, làm rạng danh tên tuổi cho Microsoft Bộ phần mềm lớn, người sử dụng Office sử dụng 15% tính phần mềm chiếm tới 245 MB Thậm chí, với 15% đó, khơng biết rõ tính bên trong, phím tắt, thủ thuật thao tác nhanh, tài liệu mánh khóe cơng bố hay khơng cơng bố Word, Excel, Outlook Bạn mua hàng sách đủ loại thủ thuật cho Office Tuy nhiên, chúng lớn khó nhớ chúng tơi xin cung cấp với bạn đọc số thao tác bản, giúp bạn tăng tốc công việc với Office 2003,

XP 2000

1 Tính phóng to, thu nhỏ Office Nếu chuột bạn có nút cuộn, bạn có sử dụng nút cuộn để phóng to, thu nhỏ tài liệu Bạn giữ <Ctrl> cuộn chuột lên để phóng to, cuộn chuột xuống để thu nhỏ Để cho công cụ Word Excel làm việc tốt với tính này, bạn cần vào Tools-> Options, chọn thẻ General , đánh dấu vào hộp chọn “Zoom on Roll with Intellimouse box”

2 Lối tắt tới lối tắt

Nếu bạn khơng nhớ phím tắt, bạn muốn học xem lại chúng? Quá đơn giản, Office giúp bạn nhanh chóng “thuộc lịng” với phím tắt Bạn chọn Tools ->Customize, chọn vào thẻ Options, đánh dấu vào hộp chọn “Show shortcut keys in ScreenTips” Bây giờ, lần bạn trỏ chuột qua biểu tượng cơng cụ, mô tả không chức biểu tượng mà cịn phím tắt cho bạn Thao tác với Word Tự động với AutoText Word cung cấp tính tự động thay cụm từ với nhấn chuột thay phải gõ tay Để truy cập nhanh vào AutoText, bạn cần nhấn phải chuột vào chỗ cơng cụ, chọn AutoText Bạn tìm thấy menu cho phép bạn chọn cụm từ cụm văn mà bạn tự thêm vào

mà bạn tạo thay đổi Hai cửa sổ hình Khi bạn soạn thảo tài liệu, so sánh đoạn khác văn Điều thật hấp dẫn bạn có hai khung văn trượt độc lập với văn Bạn chọn Window -> Split Một split xuất hiện, bạn sử dụng chuột để di chuyển đường thẳng mà bạn muốn chia thành phần nhấn chuột Bất kì thay đổi khung nhìn thay đổi khung nhìn Bạn muốn chuyển chế độ cửa sổ đơn trước, bạn nhấn đúp chuột vào

thanh split

4.Thao tác với Excel (thay đổi hướng Enter ) Bạn có tính có nhiều (cell), di chuyển ô nhanh có hiệu cơng việc Một cách đơn giản bạn nhấn phím Enter Mặc định, bạn nhấn Enter, trỏ di chuyển xuống ô bên Nếu bạn khơng thích cách đó, bạn thay đổi hướng mặc định theo ý Bạn chọn Tools -> Options, chọn thẻ Edit chọn mục Move selection after Enter, bạn chọn hướng muốn, nhấn Ok Để di chuyển từ bảng tính sang bảng tính khác, bạn cần nhấn vào thẻ Sheet cuối hình Nếu bạn muốn nhanh hơn, bạn cần nhấn tổ hợp – – để chuyển đổi qua lại bảng tính Sang trang với page break Nếu bạn in bảng tính mà có vài cột vài hàng sang trang trang khác Trông chúng thật xấu ! Phải làm cách để tránh vấn đề ? Để xem bảng tính bị tách trang, bạn chọn View -> Page Break Preview Nếu lần bạn dùng chức này, bạn thấy hình “chào hỏi” – hình khơng thực hữu ích Bạn đánh dấu chọn vào hộp Do not to show it again để tắt hình vào lần sử dụng sau Bạn sử dụng cuộn ngang dọc để xem Excel tách trang Các trang đánh dấu nhãn lớn dòng kẻ page break in đậm Bạn chỉnh dòng kẻ page break

bằng chuột

dãy vào AutoFill tự động điền tiếp cho bạn - Điền dãy số : Để điền dãy số, bạn điền giá trị vào ô, giá trị vào bên cạnh, tiếp đó, bạn lựa chọn ô Bây trỏ bạn biểu tượng hình dấu cộng (khơng phải dấu cộng với mũi tên), bạn cần kéo từ chỗ bạn muốn Bạn thấy có giá trị tăng dần (3,4,5,…) Nếu bạn nhập vào 100, 200 bạn có giá trị

300, 400, 500…

- Điền ngày tháng: Cũng tương tự, bạn điền ngày tuần, tháng năm, Excel tự động điền giá trị AutoFill Nếu bạn nhập vào ngày cuối tháng, AutoFill chuyển sang ngày đầu tháng Excel điền dãy năm quý 2004, 2005,2006, Q1,Q2,Q3,Q4 Theo mặc định, AutoFill chép giá trị định dạng ô mà bạn chọn Để lựa chọn hai, bạn nhấn chuột phải kéo Khi bạn thả chuột bạn thấy lựa chọn Fill Formatting Only Fill Without Formatting Nếu bạn không thích cách mà AutoFill điền liệu, bạn chọn lựa mục AutoFill Smart Tag để có thêm nhiều tuỳ chọn

5 Tạo phím tắt tùy chọn Word Đối với Word , bạn dễ dàng tạo cho tổ hợp phím nóng giúp thực nhanh tác vụ dùng chuột Tính hữu ích cho bạn tiết kiệm thời gian thực Word, khơng thể thực PowerPoint hay Excel Để thực , bạn chọn vào menu Tools > Customize Sau đó, chọn vào thẻ Commands Click vào menu KeyBoard góc phải để hiển thị hộp thoại

Customize Keyboard

IV 106 thủ thuật với Microsoft Office

1 Tính tốn bảng: Word khơng phải ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp Excel Word có khả thực tính

tốn bảng

Để tính tốn bảng Word bạn vào Table | Formula lựa chọn hàm tính tốn Tuy nhiên, số lượng hàm tính tốn Word hạn chế, nhiều làm bạn thất vọng Ví dụ để tính tốn hàng =SUM(LEF) Trong =SUM(LEF) bạn nhập vào mà Word đưa gợi ý cho bạn bạn vào Table | Formula (hình minh hoạ) Ví dụ để tính tốn cột =SUM(ABOVE) Bạn nhập cơng thức tính tốn đơn giản kiểu Excel, ví dụ =A1*B2 Mặc dù tên hàng cột Word không bạn yên tâm định dạng giống hệt Excel Để cập nhật kết tính tốn có thay đổi bạn lựa chọn chứa kết ấn phím F9 Hoặc để cập nhật kết tính tốn phạm vi tồn bảng, bạn lựa chọn bảng ấn phím F9

Tạo bảng nhanh chóng

Khả tự động định dạng Word giúp bạn nhiều động đến chuột hay menu mà cần bàn phím đủ Tạo bảng nhanh chóng thủ thuật Để tạo bảng nhanh chóng bạn cần kí tự dấu cộng (+) kí tự dấu gạch ngang (-) Bạn cần nhập kí tự theo kiểu định dạng sau ấn Enter, Word tự động tạo bảng cho bạn +———————+———————+———————+

Khoảng cách hai dấu cộng (+) định đến độ rộng cột

tạo

nhất định sử dụng lại nhiều lần Lấy ví dụ bạn tạo kiểu giấy mời riêng bạn lưu lại thành mẫu văn Word Lần sử dụng sau bạn cần mở template điền thông tin cần thiết Để tạo mẫu văn riêng mình, trước tiên bạn tạo văn thông thường định dạng theo mẫu văn cần thiết bạn Khi lưu văn File | Save, bạn chọn Document Template (*.dot) mục Save as type cửa sổ lưu văn Để mẫu văn bạn có hình ảnh xem trước trước lưu thành định dạng template bạn vào File | Properties đánh dấu vào Save Preview Picture Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, vào File | New chờ bảng nhiệm vụ (Task pane) bên tay phải bạn chọn General Templates mục New from template nhớ đánh dấu vào mục Document lựa chọn template bạn tạo – hình ảnh xem trước mẫu văn

ra khung Preview

Giấu tên văn Recently Used Files Thông thường Word lưu lại tên đường dẫn văn sử dụng gần danh sách Recently used file Để truy cập đến danh sách bạn cần vào menu File thấy danh sách tệp tin văn liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4… Mặc định số tệp tin văn lưu danh sách Bạn chỉnh số lên giấu không cho tên văn cách sau Bạn vào Tools | Options chuyển sang mục General Trong mục bạn để ý đến dòng Recently used file list Để tăng số văn danh sách Recently used files bạn cần thay đổi số ô bên cạnh Cịn để khơng cho danh sách bạn bỏ đánh dấu chọn mục này, nhắp OK

Cịn bạn khơng bật Track changes từ trước làm để tìm thay đổi khác biệt văn Vẫn có cách, Trach changes giúp bạn giải việc Trong Word 2000, bạn vào Tools | Track changes | Compare documents Khi hộp thoại bật bạn lựa chọn văn bạn cần đem so sánh với văn thời bạn Word giúp bạn bổ sung thay đổi vào văn bạn Trong Word XP 2003 có khác chút, bạn vào Tools | Compare and Merge Documents Trong hộp thoại bật bạn đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính so sánh văn bản; khơng Word giúp bạn hợp văn Quá trình lại

giống với Word 2000

Split – So sánh nhiều phần văn Văn bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần văn với – chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split giúp bạn giải khó khăn Bạn vào Windows | Split Ngay trỏ biến thành đường kẻ ngang cho phép bạn định khoảng cách chia đơi hình Word Hãy đặt cho thật dễ nhìn nhắp chuột trái lần Word bị chia làm cửa sổ riêng biệt bạn duyệt văn dễ dàng Để bỏ tính bạn lại vào Windows chọn Remove Split

Bảo vệ văn bạn

bảo vệ form trường) Đặt đường dẫn mặc định để lưu mở văn Thông thường Word chọn thư mục My Documents thư mục mặc định để lưu mở văn người sử dụng Tuy nhiên, Word cho phép người sử dụng thay đổi mặc định Bạn vào Tools | Options chuyển sang mục File locations Trong cửa sổ bạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi Ví dụ thay đổi đường dẫn mở lưu văn mặc định bạn nhắp chuột vào mục Documents sau nhắp chuột vào Modify chỏ đến thư mục riêng bạn Nhắp ok xong

Đặt font chữ mặc định

Bạn quen sử dụng loại font chữ định muốn lần mở Word sẵn sàng font chữ cho bạn Rất đơn giản, bạn thử thủ thuật

sau

Bạn mở văn được, vào Format | Font Trong cửa sổ Font bạn chọn lựa kiểu font chữ bạn quen dùng nhắp chuột vào Default góc cuối bên tay trái cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không, chọn Yes xong

VI 106 thủ thuật với Microsoft Office

Vẽ đường thẳng

Bạn hồn tồn dễ dàng kẻ đường thẳng ngang văn cách đơn giản sau - Bạn gõ liên tiếp dấu gạch ngang (-) ấn Enter bạn có đường kẻ đơn

- Bạn gõ liên tiếp dấu gạch (_) ấn Enter bạn có đường kẻ đậm

phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái OVR bật tính ghi đè – tức kí tự bạn gõ vào thay cho kí tự liền kề thay xuất

ngay bên cạnh

Tuỳ biến AutoText

Chắc bạn để ý thấy nhiều Word tự động thay gợi ý giúp bạn cụm từ kiểu “Best Wishes”, “Best regards”…Đây tính AutoText Word Bạn hồn tồn tự tuỳ biến danh sách từ MS Word tự động thay giúp bạn Bạn vào Tools | AutoCorrect Options chuyển sang mục AutoText Trong cửa sổ AutoText bạn gõ cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter autotext entries here nhắp chuột vào Add Muốn gỡ bỏ autotext bạn chọn nhắp chuột vào Delete

VII Xử lý văn tốt với AutoCorrect Microsoft ví chức AutoCorrect phần mềm Office từ phiên 2000 trở sau “Người sửa văn qua vai bạn” Thơng thường, tính tiện lợi tự động chỉnh sửa từ ngữ, lỗi tả nhanh chóng nhiên đơi lúc chúng thường chèn vào hay thay từ mà bạn không muốn thay đổi tên riêng chẳng hạn Khi đó, tính lại trở thành kẻ quấy nhiễu đầy phiền phức Mặt khác, bạn dùng tính để tự động bổ sung đoạn văn

vào tài liệu

được nhắc nhở để chấp nhận thay đổi định dạng chung (normal.dot) trước khỏi Word bạn chọn Yes, khơng tất thao tác vừa tạo AutoCorrect AutoCorrect hoạt động Excel, Outlook PowerPoint, bạn chọn trước văn ứng dụng làm cho tự động xuất mục “Replace” Bạn lưu văn mẫu dạng văn túy (plain text) văn định dạng (formatted text), khơng có hạn chế độ dài Trong Word Outlook, tính AutoCorrect cịn cho phép bạn bổ sung hình ảnh (Hình 1) Để loại bỏ nội dung AutoCorrect, bạn cần mở lại hộp thoại AutoCorrect, điểm sáng từ khóa kích hoạt nhấn Delete

VIII.TẬN DỤNG MACRO

Nếu bạn tìm phương pháp chèn nhanh đoạn văn để xem có từ kiểu font chữ cho trước lấp đầy khoảng định sử dụng macro tiện lợi Sức mạnh đằng sau macro ngơn ngữ lập trình VBA Ngay trường hợp bạn dùng tính tạo marco tự động Word Excel cách nhấn Tools.Macro.Record New Macro chi tiết mã nguồn VBA giấu kín Bộ tạo macro tự động hoạt động đệm (buffer), giấu kín mã Visual Basic sau q trình tạo macro Nếu khơng sử dụng tổ hợp phím <Alt>-<F11> chọn Tool.Macro.Visual Basic Editor bạn khơng nhìn thấy đoạn mã thực tế ln chạy chế độ Ví dụ sau lệnh tiện lợi Word để tạo văn “vô nghĩa” Trước hết mở tài liệu Word mới, gõ vào nội dung =rand(1) nhấn Enter Ngay lập tức, đoạn văn 45 từ lặp lặp lại nội dung “The quick brown fox jumps over the lazy dog” xuất Chỉ cần thay đổi số bên dấu ngoặc đoạn văn lặp lại với số lần số bạn vừa nhập vào

một dấu cách phía trước phân số Ví dụ: nhập “0 1/2″ thay “1/2″, Excel hiểu cần phải hiển thị giá trị theo định dạng phân số thay định dạng

ngày tháng “01-Feb”

• Để nhập giá trị với định dạng phần trăm (percentage), gõ dấu % phía sau giá trị bạn (ví dụ 70%) • Để nhập chuỗi số với định dạng văn (Text), gõ dấu ‘ phía trước chuỗi số Mẹo đặc biệt hữu ích Excel ln “thơng minh thái q” hiểu chuỗi toàn chữ số kiểu số tự động định dạng chúng theo kiểu số Những chuỗi số có số đầu bị cắt hết số cần thiết Nếu bạn nhập mã 08053, Excel định dạng theo kiểu số hiển thị 8053 Để buộc Excel định dạng chuỗi theo kiểu text, bạn gõ ’08053 (Với chuỗi số dài, Excel chuyển sang hiển thị dạng mũ khó coi hơn, ví dụ chuỗi 123456789012 chuyển thành 1,23457E+11)

Biện pháp “chữa cháy”

Với ô Excel định dạng theo kiểu số, dù bạn có định dạng lại theo kiểu text cách hiển thị chúng không thay đổi Để tránh phải gõ lại từ đầu, làm sau (lưu ý cách làm giúp bạn phá vỡ định dạng mũ “ngứa mắt” không cứu lại số phần đầu bị

Excel cắt):

- Chọn (bôi đen) ô cần chuyển sang định dạng kiểu text; chọn thực đơn Format/Cells, chuyển sang thẻ Number - Chọn Text danh mục Category nhấn nút OK - Nhấn vào ô cần chuyển định dạng, nhấn F2 nhấn ENTER.ÿ

băng Bạn nhấp chuột vào menu Edit Replace Trong hộp thoại Find and Replace bạn gõ ký tự tìm kiếm vào ô Find what ký tự thay vào ô Replace with Ví dụ gõ vào ô Find what khoảng trắng dấu chấm ( ), Replace with dấu chấm (.) Sau nhấp Replace All để tìm thay tồn văn Thực tương tự cho dấu lại dấu khoảng trắng dấu phẩy ( ,) thay dấu phẩy (,), dấu khoảng trắng dấu chấm than ( !) thay dấu chấm than (!)… - Bước 3: Nhấp Stop Recording công cụ - Bước 4: Vào menu Tools Customize Hộp thoại Customize xuất hiện, bạn nhấp tiếp vào Keyboard Trong khung Categories bạn chọn Macros, khung Macros bên cạnh bạn chọn mục tudongkiemtra Ở mục Press new shortcut key, bạn gõ phím nóng dễ nhớ vào này, ví dụ Ctrl+Alt+B Sau bạn nhấp Assign

Từ trở sau cần xóa khoảng trống thừa văn bản, bạn cần gõ phím nóng Ctrl+Alt+B xong, thật nhanh chóng XI Trang trí văn giống trang báo

1 Vào FormatColumns…

2 Xuất hộp thoại Columns: Presets: Lựa chọn loại cột, kiểu cột Number of columns: Số cột chia Width and spacing: Độ rộng cột khoảng cách:

Width: Độ rộng cột báo

Spacing: Khoảng cách từ chữ đến đường viền cột RLine between: Xuất đường kẻ dọc cột REqual column width: Mặc định độ rộng cọt Nếu để £ điều chỉnh độ rộng cột khác tùy thích

Apply to: Áp dụng cho:

Selected text: Áp dụng cho đoạn văn lựa chọn (bơi đen) Whole document: Áp dụng cho tồn file văn This point forward: Áp dụng cho từ dòng nội dung văn điểm đặt

con trỏ đến hết file

3 Chọn nút OK để hoàn thành việc chia văn thành cột báo Trang trí chữ hoa đầu đoạn to đẹp giống báo chí Lựa chọn (bơi đen) chữ đầu đoạn văn

2 Vào Format Drop cap…

Position: Vị trí đặt Dropped: Chữ dòng sau đoạn văn hiển thị thẳng với mép (lề trái) chữ hoa to In Margin: Chữ dòng sau đoạn văn hiển thị lề, thẳng với mép chữ hoa to

Font: Chọn phông chữ

Line to drop: Chữ hoa to hiển dòng Distance from text: Đặt khoảng cách từ chữ hoa to xa với chữ

đoạn văn

4 Chọn nút OK để hoàn thành việc tạo chữ hoa to đầu đoạn văn XII Chèn lời bình vào văn Cách 1: Chọn menu Insert –> Comment Cách 2: Trên cơng cụ Reviewing, kích biểu tượng Insert Ở trạng thái Print Layout, Web Layout Reading Layout, bạn quan sát

thấy định dạng sau:

Sử dụng nút công cụ Reviewing để xác nhận hay hủy bỏ trình Track changes để xóa Comments (câu bình luận) 1.Kích vào Previous để xem lại thao tác diễn trước 2.Kích vào Next để xem thao tác diễn sau thao tác sau

3.Kích vào Accept Change để xác nhận q trình sốt lỗi 4.Kích vào Reject Change/Delete Comment để hủy bỏ q trình sốt lỗi

xóa phần bình luận

Định dạng Track changes trông khác chế độ nhìn khác (Print Layout, Normal, Web layout, Reading layout, Outline) Khi sử dụng quen chế độ Track changes bạn tìm dạng thích

hợp với bạn

Ở chế độ quan sát Print Layout, dịng văn xố, lời giải định dạng văn hiển thị ghi phía bên lề văn Cũng xuất tương tự chế độ Print Layout chế độ quan sát Web Layout dạng Reading Layout Tuy nhiên, dạng Normal Outline khơng có ghi Dịng văn xố thể văn với đường kẻ nó, lời giải thể phía văn phần Reviewing

đứng xuất phía bên lề trái để rõ nơi sửa đổi vừa thực Các chế độ hiển thị ghi (Balloons) Bạn thay đổi chế độ hiển thị Balloons cách chọn menu Show nằm công cụ Reviewing thay đổi chế độ + Always: Luôn ln xuất ghi q trình thao tác văn + Never: Không muốn xuất ô ghi suốt trình thao tác văn

+ Only for Comments/Formatting: Xuất ô ghi lời giải thao tác thay đổi văn bản, dòng văn bị xóa hiển thị với đường kẻ gạch ngang qua

Kết luận

Những phần bị xóa, phần giải hay thay đổi định dạng xuất ô ghi (balloons) chế độ quan sát: Print Layout, Web Layout Reading Layout Ngồi ra, bạn có nhiều lựa chọn việc thể chèn, xoá bỏ thay đổi định dạng phần “Tracks changes and Comment” với kiểu chữ, font chữ, định dạng chữ khác nhau, không bắt buộc phải theo chế độ mặc định Microsoft Truy cập vào menu Show, chọn Options để có lựa chọn riêng bạn Chúc thành công XIII.Thay đổi độ giãn chữ Lựa chọn (bôi đen) đoạn font chữ cần định dạng Vào Format Font (Ctrl + D), xuất hộp thoại Font Chọn thẻ Character spacing, hộp thoại Font có hình ảnh sau:

Scale: Định dạng độ giãn chữ theo % Spacing: Khoảng cách chữ

By: Tăng: Giãn thưa chữ

Giảm: Giãn chữ mau

Position: Vị trí dòng

Lựa chọn hoạt hình chữ Animations Nút Default: Nếu muốn mặc định độ giãn chữ cho file sau

4 OK

Sau kích nút OK, đoạn font chữ chọn có kết nhấp nháy theo loại chọn ô AnimationsLưu ý: Với việc trang trí chữ cho sinh động nhìn hình máy tính, in khơng xuất hình ảnh nhấp nháy

XIV Thủ thuật thuyết trình Powerpoint

nhỏ nhìn từ xa (trừ trình bày bảng số liệu chọn cỡ thấp

là 20 pt)

3 Tạo hiệu ứng cho dương bản, có nên hay không? Nhiều người cho việc tạo hiệu ứng cho dương làm tăng tính hấp dẫn lơi người xem Nhưng phải nói thật cách nên áp dụng cho buổi trình chiếu quảng cáo sản phẩm hay tiếp thị Cịn với buổi trình luận văn tốt nghiệp thời gian thường có 20 phút, thời gian bạn sử dụng tối đa 30-40 dương bản, dương trình bày khoảng 30-45 giây, bạn tạo nhiều hiệu ứng làm thời gian vơ ích Do nên sử dụng đến hiệu ứng, bao gồm hiệu ứng chuyển trang

và hiệu ứng cho chữ

• Nhấn phím B/W: Chuyển màu đen/trắng đến giải lao, nhấn lại phím để trở bình thường • Page Up hay mũi tên lên: Đến dương trước • Page Down hay Enter hay mũi tên xuống: Đến dương sau • Nhấn số trang nhấn Enter: Đến dương theo số trang

XV Lưu tập tin vị trí mặc định khác Có thể cho Microsoft Office biết nơi lưu trữ tập tin Khi bạn mở hộp thoại Save As để lưu tập tin Word, Excel, PowrPoin, Access Chương trình chọn My Documents làm thư mục làm việc mặc định Tuy lưu tập tin vào thư mục bất kỳ, song bạn có lệ thích lưu thành vào

thư mục cụ thể

Thay tự tay chọn thư mục khác từ thư mục My Documents lần lưu, bạn yêu cầu Microsoft Office lưu tập tin vào thư mục mặc định theo ý Kiểm sốt vị trí thư mục làm việc mặc định qua hộp thoại Options Các bước thay đổi thư mục mặc định khác tùy theo chương trình Office Word chương trình Office cho phép duyệt ổ đĩa thư mục hộp thoại Options để ấn định thư mục làm việc mặc định Trong chương trình khác, bạn phải gõ đầy đủ đường dẫn thư mục làm việc mặc định

* Ấn định thư mục Excel, PowerPoin, hay Access

1 Nhấp Tools

2 Nhấp Options

Hộp thoại Options mở - Ghi Microsoft Outlook khơng có tùy chọn thay đổi thư mục làm việc

mặc định

3 Trong Excel hay Access, nhấp tab General Trong PowerPoint, nhấp tab Save Bên trường hợp Default file location, chọn dòng văn My Documents gỡ tên thư mục mong muốn - Trong Access, nhấp bên trường hợp Default database folder sau

gõ tên thư mục

5 Nhấp OK

3 Nhấp đúp kiểu tập tin Documents Hộp thoại Modify Location mở Gõ tên thư mục muốn lấy làm mặc định, nhấp thư mục dùng

5 Nhấp Ok

6 Nhấp OK

* Office gán thư mục mặc định

Tùy biến

Có thể đổi tên thư mục My Documents bên cửa sổ My Computer Trong Windows XP, thư mục My Documents sử dụng đường dẫn C:Documents and SettingsdefaultMy Documents Nhấp tên thư mục hai lần, gõ tên thư mục nhấn ENTER Tùy theo phương pháp cài đặt Office, Office setup có lẽ sử dụng vị trí thư mục khác XVI Tạo liên kết (Link) MS Word • Tạo liên kết (Link) MS Word o Tạo liên kết đến file khác trang web o Tạo liên kết đến file tạo o Tạo liên kết đến địa Email o Tạo liên kết đến vị trí file • Tạo heading Office 2003 • Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn Tạo liên kết (Link) MS Word Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn cần tạo liên kết Vào Insert / Hyperlink… (Ctrl + K Hoặc nháy chuột phải, chọn Hyperlink…)

- Text to display: Nội dung hiển thị đoạn liên kết - Name of new document: Đặt tên cho file - Nút Change… Thay đổi lại file liên kết có Bạn không nên chọn nút Change nội dung file chọn bị sau nhấn nút OK MS Word tự động tạo file trùng với tên chọn với nội dung file trống - Nút ScreenTip…: Nhập nội dung di chuyển chuột vào liên kết hiển thị nội dung (Giống việc chèn thích): - Nút Bookmark: Đưa địa đặt bookmark Chọn nút OK để hoàn thành việc đặt liên kết * Tạo liên kết đến địa Email Tại hộp thoại Hyperlink, chọn E-mail Address - E-mail Address: Địa email đặt liên kết tới

- Subject: Tên tiêu đề

- Recently used e-mail address: Hiển thị email sử dụng gần

thời điểm

Nội dung Subject E-mail Address hiển thị bạn di chuyển chuột vào

liên kết

4 Chọn nút OK để hoàn thành * Tạo liên kết đến vị trí file Trước hết bạn cần phải đánh dấu (đặt Bookmark Heading Style) cho dòng văn link tới Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn cần tạo liên kết Vào Insert / Hyperlink… (Ctrl + K Hoặc nháy chuột phải, chọn Hyperlink…)

4 Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Place in This Document Select a place in this document: Lựa chọn vùng tài liệu đánh dấu: - Top of the Document: Đặt liên kết đến vị trí file - Headings: Đặt liên kết đến heading có file - Bookmarks: Đặt liên kết đến dòng văn đánh dấu - Bạn click vào dấu + để hiển thị chi tiết mục Headings, Bookmarks,…

3 Xuất hộp thoại Bookmark - Nhập tên đánh dấu ô Bookmark name (Tên phải chữ khơng có ký tự đặc biệt nào) Chọn nút Add để hoàn thành việc đặt Bookmark

XUANHUNGO NO COMMENTS Photoshop Microsoft Thủ www.animationfactory.com