Show formatting (default) : xem cấu trúc kèm định dạng các paragraph tương ứng. 13[r]
(1)Bài 1: Styles I Giới thiệu:
1./Khái niệm
Style là tập hợp các mẫu định dạng sẳn về Character, Paragraph, Tab, Border, Language 2./Ví dụ :
Tạo một style tên là CenBox : có công dụng là đổi font của Para thành Font TAHOMA, chữ đỏ, size 18, canh Para, tô nền bóng mờ
Cofer
Cao Đẳng Kinh Tế Đối Ngoại
Style hữu dụng định dạng nhiều lần cho nhiều đoạn văn bản có hình thức giống 3./Các Style có sẳn:
Đó là các Style tên Heading 1, , Heading 9, TOC, , thông thường ta chỉ thấy Style NORMAL có Formatting Toolbar:
Khi Click vào hộp Style Name List, ta sẽ thấy danh sách các Style có sẽ hiện II Tạo mới một Style
Ra lệnh Format/Style and Formatting Cửa sổ Task pane hiện bên phải, chọn New Style
Cửa số New
Style hiện ra, bắt đầu các khai báo và thiết lập chức cho Style cách bấm nút lênh Format Các thành phần định dạng gồm : Font, Para, Tabs, Border, Numbering,…
1./Khai báo các tham số a.)Name
Nhập vào là tên style mới, chẳng hạn : Tieude1 b.) Style Type: Kiểu style
(2)Paragraph style : cho phép định dạng các đối tượng liên quan Para : Indentation, alignment, border, font, numbering
Character style : định dạng các ký tự, từ liên quan font, thuộc tính,hiệu ứng c.)Style Base on
Trên sở của một Style đã có, chẳng hạnï Style Normal, nghĩa là style
Tieude1 được tạo sẽ thừa kế các thuộc tính mà style Normal đã có, để ý sẽ thấy dưới khung biểu diễn có dòng Normal+Justify
d.)Style for FollowingParagraph :
Ấn định Enter, một para mới sẽ được style nào tác động tới, thông thường là Normal ( cũng có là chính nó)
e.) Add to Template :
Tính chất nầy cho phép những gì khai báo style nầy sẽ trở thành tài sản chung, lưu trữ vào mẫu định dạng sẳn (template), thực chất là ghi Style nầy vào tập tin NORMAL.DOT, nếu không đánh dấu, thì Style nầy chỉ có giá trị tập tin hiện thời, còn những Document khác không sử dụng được
f.) Shortcut Key:
Gán phím tắt, ví dụ: Control+Shift+E g.) Automatical update :
Khi định dạng một thuộc tính của Paragraph ( Font, Para…), Word tự động cập nhậ tự thay đổi tất cả tính chất các para có liên quan
2./Format :
Dùng định dạng các thành phần có một style, chọn nút Format, ta có : Format
Font Định dạng character: font, size, style
Paragraph Định dạng Paragraph:Indent, Align, Spacing
Tabs Định dạng Tabs: Kiểu Tabs, Leading
Border Tạo đường viền và bóng mờ (Border and Shading)
Language Khai báo ngôn ngữ làm việc
Frame Tạo Frame : khung
Numbering Định dạng về Bullets và Numberingï
Shortcut key Phím tắt
Thao tác từng mục một tương tự lệnh đơn: Format 3./Style Normal và Heading 1, Heading 2, Heading 9:
Style Normal là một Style chuẩn được sử dụng thường xuyên, được các Style khác đều dựa vào Style nầy (Base on ), phải cân nhắc sửa đổi các thành phần Style Normal nầy, vì mỗi sửa đổi sẽ dẫn đến việc thay đổi tính chất các Style khác, thay đổi cách trình bày Document Các Style Heading 1, Heading 2, Heading 9 là các style chuẩn đặc biệt liên quan tới việc tạo dàn bài (Outline)
III Sửa chửa một Style
Ra lệnh Format/Style, chọn tên Style đã có, tiếp tục lệnh Modify, chọn Format, chọn tiếp các thành phần cần hiệu chỉnh : Fonts,Paragraph, tương tự NEW
IV Tạo một Style mới sửa một Style dựa Para mẩu đã định dạng 1./Tạo mới
(3)nầy chỉ có hiệu lực Document nầy thôi, muốn có tác dụng chung phải vào lệnh Format Style, chọn thêm thông số Add to Template
đưa trỏ vào đây, xóa tên cũ, gỏ vào tên mơi 2./ Áp dụng:
Ta còn có thể chép mẫu định dạng bằng cách dùng biểu tượng Format Painter Formatting toolbar sau :
Quét khối toàn bộ một para mẫu
Dùng mouse pointer click vào biểu tượng Format painter Quét vào khới đích ( các para sẽ bị định dạng giống mẫu) 3./Hiêu chỉnh, sửa chữa một Style
Di chuyển tơi paragraph có chứa định dạng của style cần hiệu chỉnh, ví dụ Tieude1, chọn modify để hiệu chỉnh lại các thành phần định dạng một Paragraph
4./Tạo bảng mục lục TOC (Table of Contents)
Bảng mục lục (TOC) của tài liệu có thể đặt bất cứ ở đâu tài liệu, thường thì ở đầu tài liệu hoặc cuối tài liệu TOC có cấu trúc theo các Heading 1, Heading 2, , Heading ( các para định bởi các style không phải là thành phần của cấu trúc mà chỉ là Para dữ liệu) Ta có thể xem cấu trúc (dàn bài) tài liệu bằng cách lệnh: View Outline Lúc đó một cửa sổ
(4)dàn bài hiện kèm theo công cụ Outlining xuất hiện, cho phép chúng ta thay đổi cấu trúc dàn bài Ngoài ra, số thứ tự (Numbering) theo cấp độ (Level) Heading cho mỗi para sẽ tự động thay đổi các Heading xuất hiện
Cách tạo TOC : Đưa trỏ tơi vị trí cần đăt TOC, lệnh Insert Index and tables, chọn tables tab, sau đó chọn kiểu trình bày OK
Khi các Paragraph định dạng theo các Style Heading 1, , Heading 9, thì ta muốn đánh số thứ tự một cách tự động theo Outline
V Outline Numbering
1./Đánh số thứ tự theo Style Heading đến Heading
Phần nầy dùng để đánh số thứ tự các Paragraph mang tính cấu trúc một cuốn sách, sau đó tận dụng thành quả nầy để tạo bảng mục lục hết sức nhanh chóng và chính xác
Di chuyển trỏ đến một paragraph có định dạng là Style Heading
Ra lệnh Format / Bullets and Numbering chọn Outline Numbered tab, sau đó chọn các kiểu đánh số thứ tư có chuỗi ký tự : “Heading 1” , “Heading 2”
Tiếp tục bấm vào nút Customize Khai báo thông số
a.)Level :
Chọn mức (level) cho từng Style Heading, (level cho style Heading 1, level cho style Heading ), ngoài ra, khung Preview, có thể click chuột vào để chọn level và kiểu định dạng
b.)Number style
Chọn kiểu đánh số La Mã : I, II, III hoặc số Á rập, c.)Start at : Aán định số thứ tự bắt đầu từ đâu
d.)More : bổ sung thông số
Chú ý : Kể từ style Heading trở đi, ở mục Restart numbering after Level X sẽ ấn định số thứ tự sẽ được tự động đánh số lại mỗi chuyển qua một Level cao Tương tự cho các Heading còn lại
2./Tạo bảng TOC
Sau đã tạo văn bản có cấu trúc, đưa điểm chèn tại đầu hoăc cuối văn bản, lệnh
Insert / Index and Tables Một cửa sổ hội thoại hiện ra:
Show Levels :Chọn số mức độ thể hiện theo style Heading
Format : Chọn kiểu định dạng cho TOC
Bảng mục lục (Table of Contents)
(5)III Sửa chửa một Style 16
IV Tạo một Style mới và sửa một Style dưa Para mẩu đã định dạng 16
V Outline Numbering 18
VI Chỉnh sửa dàn bài 19 Đăc điểm của bảng mục lục nầy là có thể thay đổi số level để làm cho bảng TOC chi tiết hay đơn giản hơn, đồng thời cho phép cập nhật lại TOC nội dung và cấu trúc Outline có thay đổi
3./Cập nhật TOC
Vào lệnh View/Outline, một công cụ Outlining hiện ra, click vào mục Update TOC và chọn mục Update Entire Table
VI Chỉnh sửa dàn 1./Xem cấu trúc tài liệu bằng View/Outlining Để xem tài liệu có cấu trúc, dàn bài phù hợp không, chỉnh sửa lại : thăng cấp, giáng cấp các level của các Style, cập nhật TOC, vào lệnh View/Outline, giao diện và công cụ Outlining
Nhận xét : Ở mục IV có tiểu mục không liên tục -> sửa chữa lỗi
2./Ý nghĩa các thành phần công cụ Outlining Giải thiach theo số thứ tự đã đánh số
1 Promote to Heading : nâng cấp thành Heading cao nhất Promote : nâng lên cấp
3 Khung hiển thi level của Style ( có thể mở cửa sổ nầy, chọn cấp khác: thay đổi level của Style) Demote : giáng xuống một cấp
5 Demote to Body Text : đổi một style Heading thành text & : di chuyển trỏ lên xuống một hàng
(6)Ví dụ : dừng trỏ ở Style V, bấm vào biểu tượng 8, ta có chi tiết riêng phần V thôi:
9 Collaps : thu
hẹp một cấp của style ( Khi tro dang ở mục V, bấm colaaps, sẽ trở hình đầu trang 10 Show Level : cho phép outline theo các cấp độ : 1,2, Thường xem khoảng cấp 3-4 11 Show First line only : chỉ xem hàng đầu tiên
12 Show formatting (default) : xem cấu trúc kèm định dạng các paragraph tương ứng
13 Update TOC : cập nhật TOC Khi nội dung và cấu trúc đã thay đổi, thay vì xóa TOC chèn lại TOC, chỉ cần Update Entire Table là xong
14 Goto TOC : chuyển tơi TOC
15 22 : dành cho thao tác về Mastervà Subdocument
Quan trọng : Khi gáing cấp hoăc thăng cấp, các số thứ tự của các Style Heading sẽ tự động điều chỉnh cho khơp vơi dàn bài
Ví dụ : trươc giáng cấp:
Sau giáng cấp
Chỉ nào thay đổi các