Tham khảo tài liệu ''giáo trình phân tích quá trình vận dụng transfer protocol để quản lý tập tin và thư mục p3'', công nghệ thông tin, tin học văn phòng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
h a n g e Vi e N y to k lic c Hình 7.55 – Hộp thoại Mail Properties Nhận đọc thư: sau click vào nút Send/Recv công cụ, Outlook gởi mail Outbox nhận mail đưa vào Inbox Muốn đọc nội dung mail này, ta click chuột vào Inbox, lúc bên phải xuất thông tin chi tiết mail bên nội dung mail Bạn xem hình phía Xem tập tin gởi kèm: hình Preview, click chuột vào biểu tượng kẹp giấy, sau chọn tập tin gởi kèm chọn Open để mở tập tin chọn Save to disk để lưu tập tin vào đĩa Trả lời thư: chọn thư cần trả lời click vào nút Reply công cụ, sau nhập nội dung trả lời click vào Send để gởi Chuyển tiếp thư: đôi lúc ta muốn chuyển toàn nội dung mail mà ta nhận đến người khác ta click phải chuột mail chọn chức Forward, sau nhập địa cần gởi đến Nếu có nhiều địa địa cách dấu chấm chấm phẩy Tổ chức xếp thư: để tiện lợi cho việc tìm kiếm xử lý mail ta nên xếp mail theo tổ chức thư mục định Trước tiên ta cần tạo thêm thư mục mở rộng cách click phải chuột vào Local Folders, chọn New Folders nhập tên thư mục cần tạo Trong ví dụ sau ta tạo folder Ban để chứa mail bạn bè, folder Congviec để chứa mail công việc Sau ta vào Inbox chọn mail cần di chuyển click phải chuột mail đó, chọn Move to Folder Học phần - Quản trị mạng Microsoft Windows Trang 128/555 d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to Tài liệu hướng dẫn giảng dạy w w w w bu bu y N O W ! XC er O W F- w PD h a n g e Vi e ! XC er PD F- c u -tr a c k c h a n g e Vi e N y to k lic c Hình 7.56 – Mail “Nguyen Van Hung” gởi vào thư mục “Ban” Quản lý thư quy tắc (Rules): bạn giao dịch mail với nhiều người mà bạn xếp mail tay nhiều thời gian Outlook cung cấp cho ta cơng cụ Message Rules giúp ta quản lý tự động mail cách dễ dàng Một quy tắc (Rule) gồm hai phần: phần điều kiện (Conditions) chứa nhiều điều kiện mail, phần hành động (Actions) chứa nhiều hành động ứng với diều kiện Ví dụ ta muốn nhận mail anh Nguyen Van Hung tự động chuyển vào Folder Ban Ta làm bước sau: vào menu Tools/Message Rules/Mail… Hộp thoại New Mail Rules xuất hiện, mục điều kiện (Select the conditions for your rule) bạn check vào Where the from line contains people phía mục Rules Decription chứa hàng chữ màu xanh contains people Hình 7.57 – Hộp thoại New Mail Rule Bạn click vào hàng chữ màu xanh contains people, hộp thoại Select People xuất Bạn nhập vào địa mai anh Nguyễn Văn Hùng: nvhung@hcm.vnn.vn, chọn Add, chọn OK Học phần - Quản trị mạng Microsoft Windows Trang 129/555 d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to Tài liệu hướng dẫn giảng dạy w w w w bu bu y N O W ! XC er O W F- w PD h a n g e Vi e ! XC er PD F- c u -tr a c k c h a n g e Vi e N y to k lic c Hình 7.58 - Hộp thoại sau chọn Contains people Bước bạn chọn hành động cho điều kiện này, mục Select the Actions for your rule bạn check vào Move it to the specified folder Hình 7.59 – Hộp thoại New Mail Rule (tt) Trong mục Rule Description, click vào hàng chữ màu xanh specified để thư mục mail di chuyển đến Học phần - Quản trị mạng Microsoft Windows Trang 130/555 d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to Tài liệu hướng dẫn giảng dạy w w w w bu bu y N O W ! XC er O W F- w PD h a n g e Vi e ! XC er PD F- c u -tr a c k c h a n g e Vi e N y to k lic c Hình 7.60 – Hộp thoại sau chọn Specified Folder Sau hồn thành bạn có quy tắc sau: Hình 7.61 – Hộp thoại Message Rules Xác định thời gian check mail tự động: bạn vào menu Tools/Option, hộp thoại Option xuất hiện, Tab General, mục Send/Receive Messages bạn check vào Check for new message every XX minute, đồng thời bạn nhập vào thời gian check mail tự động Học phần - Quản trị mạng Microsoft Windows Trang 131/555 d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to Tài liệu hướng dẫn giảng dạy w w w w bu bu y N O W ! XC er O W F- w PD h a n g e Vi e ! XC er PD F- c u -tr a c k c h a n g e Vi e N y to k lic c Hình 7.62 – Hộp thoại Options Mail có hai định dạng là: HTML Plain Text Dạng HTML cho phép ta soạn thảo mail trang Web chèn hình ảnh, âm vào mail, làm cho mail sống động Dạng Plain Text cho phép ta soạn thảo mail tài liệu văn suốt Muốn chọn định dạng mail bạn vào Tab Send hộp thoại Option, mục Mail Sending Format bạn chọn định dạng mà bạn muốn Hình 7.63 – Hộp thoại Options – Tab Send Sử dụng Stationary: Stationary khuôn mẫu mail thiết kế sẵn giúp bạn soạn thảo mail nhanh trình bày đẹp Bạn vào tab Compose hộp thoại Option, mục Stationery, check vào mail bạn click vào Select để chọn khuôn mẫu vừa ý Học phần - Quản trị mạng Microsoft Windows Trang 132/555 d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to Tài liệu hướng dẫn giảng dạy w w w w bu bu y N O W ! XC er O W F- w PD h a n g e Vi e ! XC er PD F- c u -tr a c k c ... Hung” gởi vào thư mục “Ban” Quản lý thư quy tắc (Rules): bạn giao dịch mail với nhiều người mà bạn xếp mail tay nhiều thời gian Outlook cung cấp cho ta cơng cụ Message Rules giúp ta quản lý tự động... dụng Stationary: Stationary khuôn mẫu mail thiết kế sẵn giúp bạn soạn thảo mail nhanh trình bày đẹp Bạn vào tab Compose hộp thoại Option, mục Stationery, check vào mail bạn click vào Select để. .. mục Select the Actions for your rule bạn check vào Move it to the specified folder Hình 7.59 – Hộp thoại New Mail Rule (tt) Trong mục Rule Description, click vào hàng chữ màu xanh specified để