Bài 1 giới thiệu về hệ thống thông tin. Sau khi học xong bài này người học có thể hiểu được: Các khái niệm về thông tin, khái niệm về mô hình và hệ thống, hệ thống thông tin là gì? hệ thống thông tin trong kinh doanh, phát triển hệ thống, tại sao phải học hệ thống thông tin.
Bài : Giới thiệu hệ thống thông tin Các khái niệm thông tin Khái niệm mơ hình hệ thống Hệ thống thơng tin ? Hệ thống thơng tin kinh doanh Phát triển hệ thống Tại phải học Hệ thống thông tin 1- Hệ thống thông tin (Information System) Hệ thống thông tin tập hợp phần tử dùng thu nhận, quản lý, phổ biến thông tin cung cấp chế phản hồi nhằm đáp ứng mục tiêu Hằng ngày tiếp xúc làm việc với hệ thống thông tin cá nhân chuyên nghiệp Chúng ta sử dụng hệ thống chi đổi tiền tự động ATM ngân hàng, quầy tính tiền siêu thị sử dụng hệ thống mã vạch máy quét, truy cập thông tin Internet hay nhận thông tin từ trạm thơng qua hình cảm ứng (touch screen) Trên 500 công ty công nghệ thông tin vượt qua mức tỉ USD/ năm 1- Hệ thống thông tin (Information System) Trong tương lai, cịn lệ thuộc vào hệ thống thơng tin nhiều nửa Một ví dụ hãng General Motors hợp sức với hãng Fidelity Investments để tạo hệ thống cho phép người dùng nhận thông tin đầu tư mua bán chứng khoán xe cách dùng giọng nói Biết vị hệ thống thông tin vận dụng kiến thức nầy vào công việc làm tạo cho người dùng hội thành công nghề nghiệp Cơ quan, tổ chức đạt mục tiêu, xã hội có chất lượng sống cao 1- Hệ thống thông tin - Vai trị máy tính Máy tính hệ thống thông tin liên tục thay đổi cách thức tổ chức điều khiển kinh doanh Máy tính giúp rút ngắn thời gian xử lý, đạt kết cao, lợi nhuận cao Ngày nay, sống kinh tế thông tin Thông tin tự thân có giá trị, thương vụ thường trao đổi thông tin nhiều trao đổi hàng hố cụ thể 1- Hệ thống thơng tin - Vai trị máy tính Hệ thống đặt tảng máy tính, ngày máy tính dùng nhiều để tạo ra, lưu trữ, truyền thông tin Các nhà đầu tư sử dụng hệ thống thông tin để định đáng giá nhiều triệu USD, quan tài dùng hệ thống thơng tin phương tiện điện tử để chuyển hàng tỉ USD khắp giới, hãng sản xuất dùng hệ thống thông tin để đặt nguyên liệu phân phối hàng hoá mà trước chưa nhanh đến Máy tính hệ thống thơng tin cịn tiếp tục thay đổi xã hội , cơng kinh doanh, sống 1- Hệ thống thơng tin - Vai trị máy tính Chương nầy phác hoạ nét để hiểu máy tính, hệ thống thơng tin, mức độ quan trọng việc học hệ thống thông tin Các hiểu biết nầy giúp ta áp dụng khái niệm hệ thống thông tin Thông tin khái niệm trung tâm giáo trình nầy Để nhà quản lý hiệu lĩnh vực kinh doanh , bạn cần biết thông tin nguồn có giá trị quan trọng tổ chức Nhưng coi chừng, thông tin thường hay bị nhầm với liệu Dữ liệu thông tin Dữ liệu Bao gồm việc thô tên công nhân viên, hay số làm việc tuần, mã vật tư tồn kho, đơn đặt hàng Bảng liệt kê số kiểu liệu thường dùng Dữ liệu thông tin Thơng tin • Khi việc tổ chức, xếp lại theo cách đặc biệt để có nghĩa, việc nầy trở thành thơng tin • Thơng tin tập hợp việc tổ chức theo cách cho có giá trị tăng thêm giá trị thân việc • Ví dụ nhà quản lý có thơng tin số lượng hàng bán theo cách xếp riêng để phục vụ cho việc quản lý mình, khác với thơng tin bán hàng từ phận kinh doanh • Cung cấp thơng tin cho khách hàng giúp cho công ty tăng tổng thu nhập lợi nhuận Dữ liệu thông tin Kiểu thông tin tạo tuỳ thuộc vào mối quan hệ liệu sẵn có Thêm liệu vào, thay đổi liệu khác có nghĩa phải xác định lại mối quan hệ tạo thông tin Biến đổi liệu thành thông tin tiến trình, tập hợp cơng tác luận lý có liên quan để đạt kết Dữ liệu thơng tin • Trong số trường hợp, liệu tổ chức, xử lý thủ cơng tính nhẫm Trong số trường hợp khác cần sử dụng máy tính Điều quan trọng khơng nằm xuất xứ liệu, hay liệu xử lý theo cách nào, mà nằm chỗ kết có giá trị có hữu dụng hay khơng • Tiến trình xử lý liệu Dữ liệu Xử lý (áp dụng kiến thức cách chọn lựa,tổ chức, vận dụng) Thông tin 10 Hệ thống thông tin Xử lý Trong hệ thống thông tin, xử lý biến đổi liệu để có liệu đầu hữu dụng Xử lý bao gồm tính tốn, so sánh hoạt động khác, lưu trữ để dùng sau Xử lý liệu để có thơng tin hủu ích hoạt động mang tính định doanh nghiệp Người ta xử lý thủ cơng hay xử lý với trợ giúp máy tính Ví dụ tính lương, tiền lương phải qua bước xử lý lấy tiền lương nhân với số làm việc, 28 Hệ thống thông tin Đầu Trong hệ thống thông tin, đầu thông tin hữu dụng, thông thường dạng tư liệu hay báo cáo Đầu bảng lương, báo cáo cho nhà quản lý, thông tin cung cấp cho người mua cổ phiếu, ngân hàng, quan nhà nước … Trong số trường hợp, đầu hệ thống nầy trở thành đầu vào hệ thống khác Ví dụ đầu hệ thống xử lý đơn đặt hàng dùng để làm đầu vào hệ thống quảng cáo Thông thường, đầu hệ thống dùng làm đầu vào để điều khiển hệ thống thiết bị khác Đầu tạo theo nhiều cách Trên máy tính, hình máy in thiết bị đầu Ta tạo đầu thủ cơng viết tay báo cáo, tư liệu 29 Hệ thống thông tin Phản hồi Trong hệ thống thông tin, phản hồi liệu đầu dùng để làm thay đổi hoạt động đầu vào hoạt động xử lý Ví dụ lỗi cố cần để điều chỉnh liệu nhập vào thay đổi tiến trình xử lý Trong ví dụ trả lương Nếu số làm việc tuần 40 giờ, liệu nhập lầm 400 Hệ thống thông tin giới hạn số làm việc tuần nằm khoảng đến 100 giờ, đưa thông báo lỗi Như hệ thống phản hồi dùng để kiểm tra chỉnh sửa liệu nhập, trường hợp nầy cơng 30 HTTT thủ cơng HTTT máy tính Thơng tin phản hồi quan trọng nhà quản lý người phải định Ví dụ doanh nghiệp dùng hệ thống thông tin để nắm số lượng tồn kho mặt hàng, từ biết mặt hàng bán chạy đặt hàng trước với nhà cung cấp để tránh thiếu hụt Các đơn đặt hàng nầy trở thành liệu đầu vào hệ thống Nhờ vào hệ thống máy tính, người ta dự báo cố tương lai để ngăn chặn trước 31 Hệ thống thông tin Nhân Thủ tục Nhân yếu tố quan trọng tất các hệ thống thơng tin dùng máy tính Nhân hệ thống thông tin bao gồm tất người quản lý, chạy chương trình, bảo trì hệ thống Người dùng người dùng hệ thống thông tin để có kết Người dùng bao gồm người làm tài chính, người tiếp thị, người điều khiển hãng sản xuất,… Một số người quản lý hệ thống người dùng Thủ tục bao gồm vạch chiến lược, sách, phương thức nguyên tắc sử dụng hệ thống thơng tin dùng máy tính (CBIS) 32 Hệ thống thơng tin Thủ cơng máy tính Hệ thống thơng tin dùng thủ cơng máy tính Dùng thủ cơng Ví dụ nhà phân tích đầu tư vẽ tay đồ thị đường dẫn hướng (trend line) để giúp định đầu tư Theo dõi liệu giá cổ phiếu vài tháng năm cuối, sau vẽ đồ thị giấy kẻ ô (graph paper) để dự đoán hoạt động giá cổ phiếu vài ngày tuần tới Một số nhà đầu tư kiếm hàng triệu USD nhờ vào hệ thống thơng tin chứng khốn thủ cơng Một số hệ thống thông tin lúc bắt đầu hệ thống thủ công, sau trở thành hệ thống thơng tin sử dụng máy tính, ví dụ cách xếp thứ tự thư tín bưu điện 33 Hệ thống thơng tin thủ cơng máy tính Hệ thống thơng tin dùng thủ cơng máy tính Dùng máy tính (Computer-based information system) Hệ thống thơng tin dùng máy tính bao gồm phần cứng, phần mềm, sở liệu, viễn thông, nhân sự, thủ tục cấu hình để để thu nhận, vận dụng, lưu trữ, xử lý liệu để có thơng tin 34 Hệ thống thông tin Cơ sở liệu (database) Cơ sở liệu tập hợp kiện thông tin tổ chức theo cách đặc biệt Cơ sở liệu tổ chức chứa kiện thơng tin khách hàng, nhân viên, hàng tồn kho, thông tin bán hàng đối thủ, mua sắm trực tuyến… Hầu hết nhà quản lý, nhà điều hành tin sở liệu phận quan trọng hệ thống thông tin dùng máy tính 35 Hệ thống thơng tin Viễn thơng Viễn thơng truyền thơng nhờ vào truyền tín hiệu điện tử, nhờ vào viễn thơng mà tổ chức xử lý cơng việc qua mạng máy tính Một ví dụ nông trại Bob Evan Farms sử dụng hệ thống vệ tinh viễn thông để kết nối 459 nhà hàng với nông trại quan đầu não Columbus, Ohio để xác minh thẻ tín dụng liệu báo cáo bán hàng trả lương 36 Hệ thống thông tin Mạng Mạng dùng để kết nối máy tính thiết bị máy tính khác nhà, hay thành phố, tồn giới để thực truyền thơng điện tử viễn thông Internet mạng nối tất mạng giới, mạng lớn nhất, ta trao đổi tất thơng tin Internet miễn phí Các nhà nghiên cứu, doanh nghiệp, trường đại học, cao đẳng, tổ chức thường sử dụng Internet Mạng thơng tin tồn cầu (World Wide Web-WWW) mạng liên kết tất tư liệu, hình ảnh, đồ hoạ, âm với Internet Thơng tin tư liệu nội dung tư liệu nầy chứa máy tính đặc biệt gọi Web Server 37 7- Hệ thống thông tin Kinh doanh Các hệ thống thông tin dùng tổ chức kinh doanh: Hệ thống thương mại điện tử (electronic commerce system), Hệ thống xử lý giao dịch (transaction processing system), Hệ thống thông tin quản lý (management information system), Hệ thống trợ giúp định (decision support system) Ngồi có số tổ chức dùng số hệ thống đặc biệt Hệ trí thơng minh nhân tạo (artificial intelligence system), Hệ chuyên gia (expert system), Hệ thống thực tế ảo (virtual reality system) Các hệ thống nầy giúp hồn thành cơng việc thường ngày nhiệm vụ đặc biệt, từ ghi nhận thương vụ, đến xử lý tiền lương, hay hỗ trợ định cho phận, cung cấp nhiều chọn lựa cho phương án hội lớn 38 8- Phát triển Hệ thống thông tin Phát triển hệ thống hoạt động tạo tạo sửa đổi hệ thống kinh doanh có sẵn Phát triển hệ thống thông tin để đáp ứng nhu cầu kinh doanh điều khó khăn, phức tạp nên dự án hệ thống thông tin thường vượt ngân sách trễ hạn Các nhà quản lý kinh doanh ln muốn quản lý tốt tiến trình phát triển, đặc biệt dự báo chi phí thời hạn, chiến lược giúp quản lý tốt dự án chia nhỏ dự án thành nhiều bước, xác định mục tiêu rõ ràng ấn định cơng việc phải hồn thành cho bước sau 39 Phát triển HTTT – 1- Điều tra phân tích hệ thống Hai bước phát triển hệ thống điều tra phân tích Mục đích việc điều tra để hiểu cách rõ ràng vấn đề cần giải quyết, hiểu vấn đề điều cần làm trả lời câu hỏi “ Các vấn đề nầy giải tốt chưa ?” Trả lời tốt câu hỏi nầy giúp cho tổ chức tiết kiệm nhân lực tiền bạc Nếu tổ chức định tiếp tục phương án, bước phân tích hệ thống, bước nầy xác định vấn đề tồn hội hệ thống thời 40 Phát triển HTTT Thiết kế, thực hiện, bảo trì, rà sốt hệ thống Thiết kế hệ thống để xác định hệ thống hoạt động để đáp ứng yêu cầu vạch phân tích hệ thống Thực hệ thống tạo kết hợp thành phần khác hệ thống (phần cứng, phần mềm, sở liệu…),các thành phần nầy xác định bước thiết kế, sau đưa hệ thống vào hoạt động Bảo trì hệ thống xem xét lại hệ thống kiểm tra sửa đổi hệ thống cho hệ thống tiếp tục đáp ứng thay đổi nhu cầu kinh doanh 41 9- Tại phải học hệ thống thông tin Các khảo sát cho thấy thông suốt hệ thống thông tin nhà quản lý người định thơng số định thành công tổ chức, nhờ vào hiểu biết nầy mà tổ chức tăng lợi nhuận giảm giá thành Các kiến thức hệ thống thơng tin cung cấp đóng góp đáng kể vào công việc nhà quản lý, hiểu biết nầy giúp nhà quản lý nâng cao nghề nghiệp Hệ thống thơng tin giữ vai trị liên tục mở rộng doanh nghiệp Đưa định kinh doanh việc làm ngày phức tạp đòi hỏi tốc độ phải nhanh Sự hiểu biết hệ thống thơng tin giúp nhà quản lý đối phó thích ứng mơi trường nhiều thách thức nầy 42 ... định mơ hình phát triển 25 - Hệ thống thơng tin ? Hệ thống thông tin dạng đặc biệt hệ thống, hệ thống thơng tin định nghĩa theo nhiều cách Như nói trên, hệ thống thơng tin tập hợp phần tử tương... xét lại hệ thống kiểm tra sửa đổi hệ thống cho hệ thống tiếp tục đáp ứng thay đổi nhu cầu kinh doanh 41 9- Tại phải học hệ thống thông tin Các khảo sát cho thấy thông suốt hệ thống thông tin nhà... nhận, quản lý, phổ biến thông tin cung cấp chế phản hồi nhằm đáp ứng mục tiêu Phản hồi Nhập Xử lý Xuất 26 Hệ thống thông tin Nhập (Đầu vào) Trong hệ thống thông tin, nhập hoạt động thu nhận liệu