Bài 6 - Kết thúc dự án. Chương này trang bị cho người học những kiến thức cơ bản như: Nhập đề, thống kê lại dữ liệu và rà soát, hạ cánh (winding down ). Hi vọng đây sẽ là một tài liệu hữu ích dành cho các bạn sinh viên dừng làm tài liệu học tập và nghiên cứu.
Quản lý Dự án CNTT Thạc Bình Cường Nội dung Khoá học Bài Giới thiệu chung Bài Xác định dự án Bài Lập kế hoạch thực dự án Bài Các công cụ phục vụ quản lý dự án Bài Quản lý, kiểm soát việc thực dự án Bài Kết thúc dự án Kết thúc dự án Giới thiệu Bài Kết thúc dự án Nhập đề Thống kê lại liệu Rà soát Hạ cánh (WINDING DOWN ) Kết thúc dự án Giới thiệu Muc tiªu học Kt thỳc d ỏn Hiểu đợc cỏc nhân tố phơng pháp thc hin giai đoạn hoàn thiện dự án Hiểu đợc tầm quan trọng Việc rà xét Sau thực Nhập đề Một dự án phải kết thúc, sớm hay muộn Các lí kết thúc dự án Đã hoàn thành yêu cầu Chưa hoàn thành yêu cầu, – – – – Kinh phí hết, khơng thể cấp thêm Thời hạn hết, không cho phép gia hạn thêm Ban Quản lý nhà tài trợ định chấm dứt Những lý đặc biệt khác Kết thúc dự án Hoàn thiện dự án Hoàn tất dự án việc giải thể tổ chức môi trờng dự án theo phơng thức đà đợc ấn định sau đà đạt đợc mục tiêu dự án tất nhiệm vụ kế hoạch làm việc chi tiết đợc hoàn thành Kt thỳc d ỏn Quy trình hoàn thiện dự án Rµ xÐt vµ cËp nhËt kế hoạch quản lý Xây dựng kế hoạch chi tiết hoàn tất dự án Tiến hành rà xét hoạt động Kết thúc hợp đồng với nhà thầu phụ Chuẩn bị báo cáo dự án cuối Lập văn giữ kết bàn giao Đóng văn phòng dự án Giải thể tổ chức dự án Tiến hành họp kết thúc dự án Tiến hành rà xét sau thực Thiết lập lại việc ph©n bỉ nh©n sù Kết thúc dự án Thống kê lại Rà soát Cần thống kê lại số liệu "lịch sử" chi phí, thời gian thực hiện, chất lượng công việc, chất lượng sản phẩm So sánh kế hoạch thực tế Tìm nguyên nhân (kể trường hợp hồn hảo) Kết thúc dự án Nguyªn tắc Quy trình việc hoàn tất dự án cần đợc lập kế hoạch với ý vào chi tiết giống nh giai đoạn vai trò trách nhiệm ngời trải qua thay đổi lớn vào thời điểm cuối dự án Các kế hoạch việc hoàn tất dự án cần lên lịch hoạt động yêu cầu Rµ xÐt sau thùc hiƯn Kết thúc dự án Đề cương BC kinh nghiệm I Giới thiệu chung dự án A Mục đích B Phạm vi II Tình hình/hiện trạng trước thực dự án III Tóm tắt nội dung công việc dự án IV Những điểm đạt được/thành công A Các thành công B Thảo luận thành công V Các vấn đề gặp phải thực dự án A Thảo luận vấn đề B Cách khắc phục vấn đề VI Cơ hội cho công việc tương lai Kết thúc dự án 10 Rút học kinh nghiệm Các nguồn tài liệu tham khảo để viết tài liệu Yêu cầu kiểm soát thay đổi Bản ghi chi phí Phỏng vấn với thành viên tổ, Ban lãnh đạo khách hàng Biên họp Lịch biểu thời gian Phác thảo dự án sửa đổi Tài liệu thống kê Viết tài liệu cuối/ngay sau kết thúc DA Kết thúc dự án 11 Rút học kinh nghiệm Tài liệu khơng có lợi nào? PM khơng đủ trình độ, khơng đủ thơng tin => viết tài liệu khơng xác Mục đích trị tài liệu: Tài liệu khơng phản ảnh thật, để cơng kích người khác Không phổ biến cho ai, không cho đọc Kết thúc dự án 12 Rút học kinh nghiệm Tiến hành họp kết thúc dự án Lịch trình Xem xét yêu cầu dự án mục tiêu dự án phạm vi dự án Các kết bàn giao phơng pháp tiếp cận dự án lịch trình mức cao Xem xét thành dự án tảng kết bàn giao đặc tính bật lợi ích lớn đà đạt đợc Kt thỳc d án Thùc tr¹ng cuèi cïng kÕ ho¹ch so với thực tế phân tích khác thảo luận Xem xét khoản mục mở danh mục bật danh mục vấn đề thay đổi khái quát bớc hoàn tất lịch trình chuyển đổi mục tiêu/ kế hoạch đối víi rµ xÐt sau thùc hiƯn 13 TiÕn hµnh rµ xÐt sau triển khai Quy tr×nh việc hoàn tất dự án Lợi ích kinh doanh/ tính hiệu dự án Tiến hành vài tháng sau triĨn khai Thùc hiƯn vµ theo dâi ngoµi dù ¸n Kết thúc dự án 14 Kiểm điểm sau bàn giao Mục đích: Khảo sát hiệu suất phục vụ sản phẩm hoạt động trì, bảo trì, hỗ trợ khách hàng – Xác định xem mục đích mục tiêu dự án có đạt khơng? – Khẳng định sản phẩm có đáp ứng nhu cầu khách hàng không? – Đánh giá ích lợi thực sản phẩm? – Khách hàng có thực thoả mãn? – Thảo luận hỗ trợ tiếp tục Kết thúc dự án 15 Kiểm điểm sau bàn giao Khi họp kiểm điểm, nên – Mời tư vấn độc lập – Khoanh vùng nội dung cần họp bàn, tránh lan man, cãi vã – Cần khoảng 3-6 tháng chuẩn bị cho họp (tuỳ độ lớn dự án) – Tổng kết điểm (sáng kiến, kinh nghiệm, ) dự án Kết thúc dự án 16 Hạ cánh (WINDING DOWN) Thải bớt người, phân công lại công việc Xác nhận công bố cá nhân/đơn vị làm tốt (động viên tinh thần, kèm theo vật chất - dù nhiều/ít) Lấy xác nhận từ phía khách hàng (một cách để PM tự bo v mỡnh) Kt thỳc d ỏn 17 Các nhân tố thành công Kế hoạch làm việc toàn diện đợc xây dựng Việc đánh giá trình triển khai đợc tiến hành Các báo cáo dự án cuối đợc phát hành, kết bàn giao đợc lu giữ Giải thể thức tổ chức dự án Việc rà xét toàn diện sau triển khai đ ợc tiến hành Kt thỳc d ỏn 18 Kết luận Việc giải thể yêu cầu cẩn thận không việc xây dựng dự án Rà xét sau thực hội tốt nghiên cứu cá nhân nh tổ chức Nhng Nó phải đợc lập kế hoạch tiến hành đảm bảo tập trung tích cực vào mục tiêu kinh doanh dự án tổ chức Kết thúc dự án 19 Kết luận tồn khố học Xác định dự án Xây dựng Phác thảo công việc Lập kế hoạch dự án Danh sách công việc ước lượng Tổ chức dự án Lập tài liệu dự án hoạt động quản lý dự án Lập tổ dự án Công bố dự án Lên lịch biểu Lên ngân sách Phân bổ tài nguyên Xác định cách làm lại Khơng Kiểm sốt dự án Quản lí dự án Kết thúc dự án Kết thúc dự án Qúa trình quản lí dự án Kết thúc dự án Theo dõi quản lý tiến độ Phân tích khác biệt Lập kế hoạch lại? Có Xác định sửa đổi cần thiết Thực sửa đổi 20 Tài liệu tham khảo – Project Management Methodology - A Practical Guide for the Next Millenium, Ralph L Kliem, Irvin S Ludin, Ken L Robertson, Marcel Dekker, Inc., 1997 – Managing Information Technology - What Managers Need to Know, E Wainright Martin et al., Second Edition, Prentice Hall, 1994 – Software Project Management : A Unified Framwork, Walker Royce, Addition-Wesley, 1998 – A Guide to the Project Management - Body of Knowledge, William R Duncan, PMI Standard Committee, 1996 – Roger S Pressman, Software Engineering - A Practitioner's approach, fifth edition McGraw Hill, 2001 – Một số Website có ích – http://www.spmn.com/ – http://www.projectmanagement.com/main.html – http://pscinfo.pscni.nasa.gov/online/msfc/project_mgmt/100_Rul Kết thúc dựes.html án 21 ... Bài Giới thiệu chung Bài Xác định dự án Bài Lập kế hoạch thực dự án Bài Các công cụ phục vụ quản lý dự án Bài Quản lý, kiểm soát việc thực dự án Bài Kết thúc dự án Kết thúc dự án Giới thiệu Bài. .. quản lý dự án Lập tổ dự án Công bố dự án Lên lịch biểu Lên ngân sách Phân bổ tài nguyên Xác định cách làm lại Khơng Kiểm sốt dự án Quản lí dự án Kết thúc dự án Kết thúc dự án Qúa trình quản lí dự. .. dự án tỉ chøc Kết thúc dự án 19 Kết luận tồn khoá học Xác định dự án Xây dựng Phác thảo công việc Lập kế hoạch dự án Danh sách công việc ước lượng Tổ chức dự án Lập tài liệu dự án hoạt động quản