Chương 4 trình bày về Microsoft word. Nội dung cụ thể của chương này gồm có: Giới thiệu, các thao tác trên tập tin văn bản, các thao tác với khối, định dạng văn bản, chèn các đối tượng vào văn bản,...
MICROSOFT WORD 25/09/2014 I Giới thiệu: Word chương trình để soạn thảo văn Các phiên bản: Microsoft – Microsoft Word 2003 – Microsoft Word 2007 – Microsoft Word 2010 Khởi động: – C1: click Start/ Program/ Microsoft Word – C1: Double click Microsoft Word 25/09/2014 *Trình tự thực soạn thảo văn Mở chương trình Word bật chương trình gõ tiếng Việt (Vietkey Unikey) Tạo file lưu lại với tên xác định Định dạng trang giấy (A4, quay ngang quay dọc, lề, …) Định dạng chung cho đoạn văn cần trình bày Thực soạn thảo chỉnh sửa văn Chú ý: Trong trình soạn thảo thường xuyên thực thao tác lưu lại 25/09/2014 * Nguyên tắc soạn thảo văn Nhập nhanh văn không nên chỉnh khuôn dạng nhập Chữ đầu câu phải viết hoa Ký tự sau dấu (.), (!), (?), (:) phải viết hoa Các dấu ngắt câu chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải gõ sát vào từ đứng trước nó, dấu trắng sau cịn nội dung Những câu dấu nháy đơn (‘), dấu nháy kép (“), dấu ngoặc (), { }, [ ] dấu mở, đóng phải sát ký tự đầu cuối câu, mở dấu đóng dấu Câu sau dấu phải cách dấu ký tự trắng Chế độ gõ: Chèn (Insert) Đè (OverWrite) 25/09/2014 * Màn hình Word Cửa sổ soạn thảo Các 5 25/09/2014 tiêu đề 2 thực đơn 3 công cụ 4 vùng làm việc 5 trạng thái 1 * Thanh thực đơn – Menu Bar Chứa nhóm làm việc theo chức năng, như: – 2003: File, Edit, View, Insert, Format, Tool, Table, Window – 2007: Home, Insert, Page Layout, Refence, Mailing, Review, View Để kích hoạt: hoạt trực tiếp vào mục – ấn phím Alt + phím nóng (phím gạch chân) – Kích 25/09/2014 *Thanh công cụ Chứa nút biểu tượng cho lệnh thao tác nhanh chóng Để mở cơng cụ: 2003: View -> Toolbar -> chọn công cụ cần mở – Office 2007: chọn menu tương ứng – Office 25/09/2014 II Các thao tác tập tin văn Tạo tập tin (ctrl + N) Lưu tập tin (ctrl + S) Mở tập tin tồn đĩa (ctrl + O) Lưu tập tin với tên khác 25/09/2014 * Đặt mật để lưu mở file Office 2003: – Click Tool -> Option -> Security Office 2007: – Click Save As -> Tools > General Option Có hai lựa chọn: – Password to open – Password to modify III Các thao tác với khối Chọn khối bàn phím: giữ phím Shift –Dùng chuột –Dùng –Đánh Sao chép/ Di chuyển khối Chọn sao di 10 khối văn cần chép/ di chuyển chép: Ấn Ctrl+C chuyển: Ấn Ctrl+X Đặt Ấn dấu toàn văn bản: Ctrl + A trỏ nơi muốn dán khối văn Ctrl+V 25/09/2014 Tự động cập nhật định dạng lại Định dạng số mục 61 25/09/2014 Định phím tắt cho Heading Bước 2: – Soạn thảo văn – chọn mục văn đặt theo Heading định dạng Chú ý: – Phần văn định dạng theo Heading có mục lục – Cịn phần văn định dạng Normal khơng có mục lục 62 25/09/2014 Bước 3: Chèn mục lục Để trỏ soạn thảo vị trí cần tạo mục lục (trang đầu cuối) – 2003: Chọn Insert | Reference | Index and Tables | Table of Contents – 2007: Chọn Refrences | Table of contents | Insert table of Content | Table of Contents – Chọn giá trị cho mục lục sau kích OK – Hiển thị số trang Canh phải số trang Tạo liên kết đến nội dung Kiểu đường dóng 63 25/09/2014 Số cấp mục lục Tạo danh mục hình tư động Bước 1: Đặt hình ảnh có caption định hiển thị danh mục phải chuột vào hình ảnh – Chọn Insert Caption – Chọn Label cho Caption – Gõ nội dung caption – Nháy 64 25/09/2014 Bước 2: Để trỏ vị trí cần tạo danh mục hình 2003: Insert | Reference | Index and Tables | Table of Figure – 2003: Refrences | Inserst Table of Figure – 65 25/09/2014 VIII In ấn tài liệu Chọn File/Print ấn tổ hợp phím Ctrl + P Xuất hộp thoại: Xác định phạm vi in -All page : tất -Odd page: trang lẻ -Even: trang chẵn 66 25/09/2014 *Một số thao tác nâng cao nhiều trang khổ giấy Chuyển sang file pdf In trang chẵn – lẻ In IX Trộn thư (Mail Merge) 68 25/09/2014 Chuẩn bị – Một văn bản: bảng chứa danh sách số liệu nguồn, lưu tập tin riêng gọi Data Source STT Họ tên Nguyễn Văn Bình Đơn vị Phịng Kinh doanh Chức vụ Trưởng phòng Đổ Văn Tân Lê Văn Hải Phịng Kế hoạch Tổ Tài vụ Phó phịng Tổ trưởng – Một mẫu nội dung: có vị trí mà nội dung đưa vào từ bảng số liệu nguồn gọi Main document 69 25/09/2014 * Thực trộn thư Bước 1: – Đặt trỏ Main Document – 2003: Vào menu Tool | Letters Mailing | Mail Merge – 2007: Chọn Mailing | Start Mail Merge | Step By Step Mail Merge Wizard – Chọn Letters – Nhấn Next để sang bước 70 25/09/2014 Bước 2: – Chọn Use the current document – Kích next để chuyển sang bước 71 25/09/2014 Bước 3: – Chọn Use an existing list – Kích Browse chọn đường dẫn đến tập tin Data Source – Chọn ghi (dòng liệu) cần trộn, kích OK – Kích Next để chuyển sang bước 72 25/09/2014 Bước 4: Đặt trỏ vị trí thích hợp, Chọn More items – Chọn trường cần chèn nhấn Insert, thực cho trường – Kích Next để chuyển sang bước – 73 25/09/2014 Bước 5: Kích vào nút ( ) ( ) để xem trước kết trộn – Kích Next để chuyển sang bước – Chú ý: kích vào nút ( qua ghi 74 25/09/2014 ) để bỏ Bước 6: – Kích vào Edit individual letters – Chọn số ghi cần trộn – Kích OK để trộn thành văn Lưu ý: thao tác nhanh công cụ Mail Merge 75 25/09/2014 ... thực đơn: - - 17 Bôi đen văn 2003: Format | Font…hoặc ấn Ctrl + D + F 2007: Home -> Font Các lựa chọn: - Font - Font style - Size - Font color - Underline style - Effects 25/09/20 14 3 Định dạng... Paragraph… - Có lựa chọn: - Alignment - Indentation - Special - Spacing - Line spacing - 19 25/09/20 14 Tô Chọn vùng văn bản/ ô bảng cần tô 2003: Format | Border and Shading…, 2007: Home -> Paragraph... tập tin văn Tạo tập tin (ctrl + N) Lưu tập tin (ctrl + S) Mở tập tin tồn đĩa (ctrl + O) Lưu tập tin với tên khác 25/09/20 14 * Đặt mật để lưu mở file Office 2003: – Click Tool -> Option ->