Giáo trình hình thành ứng dụng mô hình dịch vụ kết nối Internet thông qua cổng VNNic p2

Tham khảo tài liệu ''giáo trình hình thành ứng dụng mô hình dịch vụ kết nối internet thông qua cổng vnnic p2'', công nghệ thông tin, quản trị mạng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chương SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ (Email) Thư điện tử làm tăng suất lao động, tăng cường giao tiếp giảm chi phí Một bạn bắt đầu sử dụng Internet, bạn nên suy nghĩ cách khai thác thư điện tử Thư điện tử cho phép bạn gửi thơng tin cho người Bạn gọi điện cho người gửi lời hỏi thăm Nhưng bạn gửi nhiều thơng điệp thư điện tử đến nhiều người với chi phí điện thoại nội hạt Một email cho phép ta gửi kèm theo tập tin Như vậy, email kênh truyền tải thông tin Trong Outlook Express Microsoft Windows, bạn dán nội dung thơng điệp có sẵn vào cửa sổ email mà bạn viết Bạn đính kèm file âm hình ảnh Email cịn cơng cụ hữu ích để tiếp nhận ý kiến phản hồi từ khách hàng Bạn chọn chức báo cáo gửi email (ví dụ trên cửa sổ soạn thảo email Outlook Express: gõ Tool >Request Read Receipt) cho phép bạn nhận biết email bạn tiếp nhận chưa, thời điểm (giờ, ngày tháng) mà người nhận tiếp nhận email bạn Bạn chọn số qui tắc (rules) để hộp thư bạn tự động gửi thư trả lời nhận thư từ bên hay chuyển tiếp (forward) cho người khác thời gian bạn vắng 1- Địa email Khi sử dụng email, bạn cần đăng ký địa Chẳng hạn: minhnv@hcm.vnn.vn Phần phía bên phải ký tự ‘@’ tên miền máy chủ Trường hợp máy chủ Công ty Truyền thông Dữ liệu Vietnam VDC Khi bạn đăng ký dịch vụ Internet với công ty, bạn cấp email hộp thư máy chủ Có nhiều khách hàng làm Do đó, bạn thấy có nhiều email có phần đuôi giống phần đuôi email bạn 7H8 Nếu bạn có tên miền riêng có máy chủ, bạn nhờ nhân viên kỹ thuật tạo cho email với địa mà bạn muốn dựa theo tên miền Ví dụ tên miền bạn ‘abc.com.vn’ Lúc bạn yêu cầu đặt địa email bạn minhnv@abc.com.vn 8H9 Phần bên trái ký tự ‘@’ tên người sử dụng Bạn chọn từ tốt từ mà bạn nhớ dễ dàng Những doanh nghiệp muốn trì xuất trước cơng chúng gây ấn tượng tính chuyên nghiệp nên cân nhắc đầu tư mua tên miền để sử dụng cho nhu cầu web email Địa website (sẽ đề cập phần sau) email thông tin ghi danh thiếp hay ấn phẩm mà bạn dùng để giao dịch ngày với khách hàng 13 Để gửi email cho người đó, bạn cần có địa email họ bạn có Dấu hiệu đặc trưng địa email chúng ln có ký tự ‘@’ (đọc ‘at’ tiếng Anh, hay ‘a cồng’ theo cách gọi thông thường chúng ta) 2- Gửi email Có hai cách sử dụng chương trình email – trực tuyến (online) phi trực tuyến (offline) Sự khác biệt hai hình thức vào thời điểm bạn gõ thông điệp email, máy bạn kết nối hay khơng có kết nối với Internet Chẳng hạn bạn cần hoàn tất nhiều email trước gửi, bạn viết email mà không cần kết nối vào Internet Sau hoàn tất, bạn bắt đầu kết nối vào Internet gửi email lần Cách thức giúp cho bạn giảm chi phí kết nối Internet mà sử dụng chức email bình thường Ngày nay, dịch vụ ADSL phổ biến nhiều doanh nghiệp trì kết nối Internet thường trực nên bạn làm việc văn phịng cơng ty khơng cần phải dùng email phi trực tuyến Nếu bạn phải thường xuyên di chuyển cần gửi email lúc công tác xa văn phịng, phương tiện truyền thơng bạn đường dây điện thoại khách sạn nơi bạn lưu trú thời gian công tác máy tính xách tay, sử dụng email phi trực tuyến cách mà bạn nên làm để giảm bớt chi phí kết nối Internet khơng cần thiết 3- Nhận email Thư điện tử trước đến với bạn lưu trữ máy chủ nơi có giữ trương mục email bạn Khi bạn kết nối vào máy chủ bắt đầu tải email lúc chúng ‘đổ’ hộp thư (inbox) máy tính bạn Trên Outlook Epress chẳng hạn, bạn tạo nhiều thư mục theo phân loại địa người gửi khác để dễ quản lý truy lục cần thiết Bạn cài chức cho phép email quan tâm tự động đổ vào vài thư mục riêng mà bạn muốn 4- Tiêu chuẩn email Có nhiều tiêu chuẩn sử dụng để gửi email Internet, hai tiêu chuẩn phổ biến POP3 SMTP Có hai hệ thống sử dụng để chuyển email máy chủ kết nối vào Internet Thông thường phần mềm email bạn sử dụng kết hợp hai tiêu chuẩn: SMTP để gửi email đến nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) POP3 để tiếp nhận email Có hai tiêu chuẩn khác SMTP thường dùng để giao tiếp máy tính người sử dụng với máy chủ làm chức email (post-office server) POP3 dùng để tiếp cận với mail lưu trữ máy chủ làm chức email 5- Danh mục email (mailing list) 14 Có 50.000 danh mục email thường xuyên sử dụng Internet Chúng thường tập hợp với mục tiêu cụ thể nhóm tin tức (newsgroup), người sử dụng dễ quản lý Chẳng hạn bạn tìm thấy danh mục email công nghệ khoan cắt mà bạn quan tâm, bạn gửi thư đăng ký (subscription message) đến máy chủ quản lý danh mục (đó phần mềm nhỏ quản lý danh mục email) Thư đăng ký bạn phải chứa email bạn để phần mềm tự động đưa vào danh mục email Kể từ đó, thành viên gửi thông điệp lên danh mục email, chúng chuyển đến cho tất thành viên danh mục Trước đưa thông điệp vào danh mục email, bạn cần xem qua hết phần giải đáp câu hỏi thường gặp (FAQ-Frequently asked questions) Những thông tin giúp cho bạn biết qui tắc điều kiện mà thơng điệp cần có Chẳng hạn, số danh mục email khơng cho phép đính kèm quảng cáo thông điệp Một số khác lại không chấp nhận câu hỏi cách thức sử dụng sản phẩm Danh mục email công cụ giúp cho bạn cập nhật với thị trường bạn Vì có nhiều danh mục email, bạn cần tìm danh mục có liên quan đến ngành mà bạn quan tâm 6- Dịch vụ trả lời thư tự động Một công dụng email khả trả lời tự động Chẳng hạn bạn cần thiết lập chức trả lời tự động cho email phòng bán hàng Trên trang web bán hàng bạn, bạn ghi “Hãy gửi email đến sales@abc.com để biết thêm thông tin chi tiết sách bán hàng đặt hàng 9H10 Những email thường nhận nhiều yêu cầu ngày Vì khả trả lời tự động giúp khách hàng biết yêu cầu họ tiếp nhận công ty xem xét thời gian sớm Có số cách để làm điều Cách đơn giản sử dụng phần mềm email chạy máy bạn Phần lớn phần mềm hỗ trợ cho bạn chức phân tích email vừa tiếp nhận để định xem nên chuyển vào thư mục riêng hay phản hồi “chúng tiếp nhận yêu cầu quí khách phúc đáp thời gian sớm nhất” Cách thứ hai tạo hộp thư phúc đáp máy chủ Những chuyên viên quản trị máy chủ có khả làm công việc Hãy trao đổi với họ Nếu bạn sử dụng máy chủ nhà cung cấp dịch vụ Internet, bạn thử trao đổi với họ xem yêu cầu dịch vụ không 15 Những điều cần ghi nhớ email Cố gắng kiểm tra phúc đáp email lần ngày Tiết kiệm chi phí kết nối Internet cách hồn tất email trước, sau kết nối vào Internet chuyển chúng đồng thời lần Tạo tập tin chữ ký đơn giản cho email gửi bạn để đính kèm vào địa trang web hay thông tin khác mà bạn muốn chia sẻ với người khác Sử dụng danh mục email để giúp bạn cập nhật với tình hình thị trường Nếu bạn phải di chuyển nhiều, làm quen với chức trả lời email tự động để khách hàng bối rối khơng thấy phúc đáp bạn sau gửi thư yêu cầu lúc bạn vắng Thành lập danh mục email để giúp nhà phân phối hay khách hàng cập nhật sản phẩm bạn 16 TIẾP THỊ BẰNG EMAIL • Xác định mục tiêu: Bạn cố gắng thúc đẩy việc bán hàng, phát triển thương hiệu, lôi kéo khách hàng đến website, văn phòng hay kho hàng, gợi ý cho chủ đề, thúc đẩy thêm yêu cầu thông tin, tăng thêm người tham gia cho kiện, giành tài trợ, định dịch vụ? • Xác định khách hàng bạn Bạn nhắm đến phân khúc khách hàng dựa danh sách có sẵn Nhu cầu, mong muốn, quan tâm họ gì? Điều quan trọng họ? Điều thúc đẩy họ đến hành động? • Xác định thông điệp bạn Thu hút khách hàng cung cấp dựa yêu cầu họ Sử dụng mà bạn biết khách hàng để xác định xem cách nào, làm để mô tả minh họa giá trị mà bạn cung cấp cho họ • Xác định phương tiện bạn Giờ bạn hiểu mục tiêu khách hàng Làm để bạn truyền đạt thơng tin với họ cách có hiệu Nghĩ cách thức mà bạn dùng Bạn có nhiều lựa chọn bao gồm gửi email, hình thức khuyến theo mùa, giảm giá cho khách hàng, thông báo sản phẩm hay dịch vụ mới, phát hành sách báo, mời khách hàng tham gia kiện, chương trình chào mừng kỳ nghỉ hè cịn nhiều cách khác • Xác định thời gian viết thư Khi khách hàng “mở” “đọc” thông điệp bạn? Trong chu kỳ biến đổi tâm lý khách hàng, phát việc cung cấp vào buổi trưa có tác dụng nhiều vào sáng sớm hay buổi tối Chọn ngày phù hợp tuần điều quan trọng Thông thường, ngày thứ Ba thứ Tư dể dành kết khả quan kết thúc tuần Khách hàng bạn có khác biệt, làm vài kiểm tra để chọn thời gian thích hợp cho bạn Trả lời câu hỏi sau: Xuất xứ bạn dòng tiêu đề Dịng ghi xuất xứ bạn có bao gồm tên cơng ty nhãn hiệu hay khơng? Dịng tiêu đề có chiều dài phù hợp khơng? (5-8 từ, 40 ký tự bao gồm khoảng trắng) Dòng tiêu đề bạn có phản ánh nguồn lợi cụ thể khơng? Dịng tiêu đề bạn có chứa đựng nhãn hiệu cơng ty khơng? (nếu lý mà dịng xuất xứ cơng ty chưa ghi) Dịng tiêu đề bạn “nài nỉ” không? Bản email bạn Email bạn có xác định mục đích rõ ràng, có liên quan hợp thời? Email bạn tính cá nhân hóa với họ, tên hay họ tên người nhận Bản email bạn có rõ ràng, xúc tích? Nó có chứa đựng “lời kêu gọi hành động” khơng? 17 Nó có nhắm vào lợi nhuận? Nó có tạo “nài nỉ”, mời mọc khơng? Những chi tiết quan trọng Bạn có chuẩn bị để quản lý email trả lời cho câu hỏi mà bạn gửi ngoài? Điều xem quan trọng cho tiếp xúc Bạn có bỏ lỡ hội để mở đoạn đối thoại hai chiều với người nhận khơng? Bạn có sử dụng mẩu đồ họa thích hợp để tối đa hóa việc sử dụng khoảng trắng bạn khơng? Bạn có xem lại dịng tiêu đề, xuất xứ copy email cách kỹ lưỡng khơng? Bạn có kiểm tra tất đường dẫn để đảm bảo chúng hoạt động tốt? Bạn có xem lại gửi cho viết dạng text hay html? Có thể chấp nhận thư rác Email bạn có bao gồm đường dẫn cho người nhận “từ chối tán thành”? Ví dụ người nhận có hội nhấp chuột vào dòng liên kết “từ chối tán thành” tiếp tục nhận email bạn Lúc đó, bạn cần có chế bảo đảm mail tương tự không tiếp tục gửi cho người họ cho biết muốn tiếp tục nhận email bạn Bạn có chuẩn bị để quản lý tất u cầu “khơng tán thành” vịng 10 ngày yêu cầu? Nếu bạn sử dụng sản phẩm email phức tạp sở liệu phức tạp từ email mà bạn gửi, bạn có chuẩn bị để xử lý yêu cầu “không tán thành” với tất lựa chọn Bạn có rèn luyện phương thức sử dụng email tốt? Bạn có chân thành thẳng thắn? Bạn có sử dụng dịng tiêu đề thức? Bạn có sử dụng địa đúng? Dịng tiêu đề bạn có trung thực? Địa bạn có đề cập đến chiến dịch email bạn Khi bạn trả lời “có” câu hỏi trên, bạn sẳn sàng nhấn nút “send” (gửi) tối đa hóa thành cơng Outlook Express theo ý muốn Bạn muốn thư phải thật đặc biệt? Bạn muốn tối ưu hoá Outlook Express 6.0? Những gợi ý hữu ích cho bạn I Đặt quy định riêng: Phòng cho thư độc: Bạn muốn nhận thư, thư người đặc biệt chạy vào thư mục riêng, tiện cho việc đọc quản lý, nằm Inbox? 18 -Trước hết bạn tạo thư mục cách kích chuột phải vào Local Folders (hoặc thư mục bạn muốn), chọn New Folder , đặt tên (ví dụ: Tin nhanh Việt Nam) nhấn OK (hoặc Enter) -Vào Message - Create Rule From Message, đánh dấu chọn vào dòng Where the From line contains people (ở ô thứ nhất), Move it to the specified folder (ở thứ hai), click vào dịng chữ màu xanh có gạch chân contains (ở ô thứ ba), gõ địa người gửi (ví dụ: webmaster@vnexpress.net) ấn Add OK (nếu không muốn gõ, bạn kích vào Address Book), click tiếp vào từ specified (màu xanh có gạch chân), chọn thư mục Tin nhanh Việt Nam nhấn OK (3 lần) Bạn đặt tên cho quy định (ở ô thứ tư) để tiện quản lý vào Tools - Message Rules - Mail 10H 1H2 *Giờ bạn nhận thư, tất thư gửi từ hòm thư webmaster@vnexpress.net chạy vào thư mục Tin nhanh Việt Nam (chứ Inbox mặc định) 12H3 13H4 *Ghi chú: Với cách làm tương tự, bạn đặt thêm quy định xoá, sao, chuyển, đánh dấu dạng thư đến khác (dung lượng lớn, kèm file, khẩn ) Tên chung cho thư nhóm: Bạn hay gửi thư cho nhóm người (bạn bè, khách hàng ) mà không muốn cặm cụi gõ địa chỉ? Chỉ cần gõ từ bạn làm theo cách đây: -Vào Tools - Address Book - New - New Group, gõ tên bạn muốn đặt cho nhóm thư vào Group Name, vào Select Members, click đúp để chọn tên thành viên nhấn OK (2 lần) *Giờ gửi thư, bạn cần gõ tên nhóm vào dịng To thư đến với tất thành viên nhóm Nhiều hòm thư một: Bạn sử dụng nhiều hòm thư (e-mail account) muốn tất thư nằm chung chỗ? Bạn người thân có nhiều hịm thư, máy tính, muốn dùng chung Outlook Express để nhận gửi thư mà không muốn chung đụng thư mục? -Để thư nhiều account chạy vào Inbox (hoặc thư mục bạn quy định), bạn khai báo chúng cách vào Tools - Accounts, thẻ Mail ấn Add - Mail điền loạt thông số cần thiết (acccount, server, password ) ấn Close -Để người có giao diện riêng (các thư mục Inbox, Outbox, Sent Items hoàn toàn độc lập, có nghĩa tính bảo mật cao hơn), bạn vào File - Identities - Add New Identities , đặt tên cho account (có thể đánh dấu chọn vào ô Require a password gõ mật để tăng độ bảo mật) Khi dòng chữ Do you want to switch to (tên hòm thư vừa đặt) now? xuất bạn nhấn vào Yes Đợi vài giây, Outlook Express lên, bạn khai báo đủ thông số (acccount, server, password ) nhấn Finish xong Lặp lại q trình cho hịm thư 19 Nếu muốn Outlook Express vào account khởi động, bạn vào Identities - Manage Identities , đánh chọn vào ô Use this identity when starting a program, chọn tên hòm thư bên ấn Close (Hịm thư khai báo có tên mặc định Main Identity) Khi nhận thư, bạn vào File - Switch Identity , chọn tên hòm thư, gõ mật (nếu trước có khai báo) ấn OK II Tạo chữ ký kèm ảnh động: Tạo file htm: -Mở file Frontpage, chèn bảng gồm dòng, cột Một dòng bạn chèn file ảnh động cỡ nhỏ, dòng gõ tên bạn -Để ảnh chữ đẹp hơn, bỏ đường kẻ bảng (vào Table Properties chọn Border Size = 0), thêm màu (chọn Background Color), chọn kiểu cỡ chữ -Click chuột phải chọn Picture Properties - General - Browse để xác định lại đường dẫn cho file ảnh chọn OK -Đặt tên cho file vừa tạo ghi vào thư mục Quy định Outlook: -Vào Outlook Express, chọn Tools - Options - Signatures - New, đánh dấu chọn vào File dòng chữ Edit Signature, click vào Browse, dòng Files of type chọn HTML Files, tìm đến thư mục có chứa file vừa tạo, click đúp vào file này, chọn Apply OK Chèn chữ ký: -Nếu muốn thêm chữ ký cho thư cụ thể, bạn vào Insert - Signature (hoặc dùng phím tắt cách ấn tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + S) -Nếu muốn chèn chữ ký vào tất thư gửi đi, bạn vào Tools - Options - Signatures, đánh dấu chọn vào Add signatures to all outgoing messages bên dịng Signature settings Cịn khơng muốn chèn chữ ký cho thư trả lời (reply) chuyển tiếp (forward), bạn thêm dấu chọn cho dòng Don’t add signatures to Replies and Forwards *Ghi chú: Bạn dùng đoạn phim ngắn (dung lượng nhỏ) thay cho chữ ký cách vào Insert - Picture - Video (trong FrontPage) chọn file có đuôi avi, asf, ram, Theo VNExpress (www.vnexpress.net, 30/06/2003) 14H5 20 Chương TÌM KIẾM THƠNG TIN TRÊN INTERNET 1- Tìm kiếm thơng tin Internet Mạng Internet cấu thành nên hàng triệu máy vi tính, máy vi tính lại có hồ sơ trang web riêng Bằng cách mà bạn tìm kiếm thơng tin cần thiết Thật may mắn, có cơng cụ điện tử có chức danh bạ điện thoại giúp bạn tìm kiếm trực tuyến hồ sơ trang web Những danh bạ (thường gọi cơng cụ tìm kiếm) xuất ngày tìm kiếm Internet chủ đề Ngay chúng tìm chủ đề mới, chúng kiểm tra nội dung tự động tạo cổng vào cho chủ đề Nếu bạn tạo cho trang web hay hồ sơ liệu, nằm danh sách danh bạ vài tuần Tuy nhiên, dễ dàng cho người truy cập vào trang web bạn, bạn tiến hành điền vào mẫu cơng cụ dị tìm cách thủ cơng Yahoo thư mục web phổ biến Khi trang web chủ đề tìm kiếm bạn – chẳng hạn bạn tìm kiếm thị trường hữu cho nhà cung cấp rượu - bạn truy cập vào công cụ tìm kiếm nhập vào từ khóa tìm kiếm bạn Cơng cụ tìm kiếm dể truy cập kênh Internet trang web http://www.yahoo.com trang web http://www.altavista.com Có nhiều cơng cụ tìm kiếm khác, hai cơng cụ cho bạn đường cung cấp đường dẫn đến cơng cụ tìm kiếm khác 15H6 16H7 21 Trang chủ cơng cụ tìm kiếm AltaVista Nhập vào từ khóa bạn để tìm kiếm – trường hợp rượu – nhấp chuột vào nút Search Cơng cụ tìm kiếm kiểm tra liệu sở liệu chúng hiển thị kết Thơng tin mà hiển thị đường dẫn đến trang web có thơng tin rượu, với vài dịng mơ tả nội dung trang web Một khả khác sử dụng cổng thương mại (portal) mà bạn biết Sở Thương mại TP.Hồ Chí Minh thiết lập cổng thương mại mà từ đó, bạn tìm thấy nhiều doanh nghiệp thuộc nhiều ngành nghề khác Lần theo liên kết, bạn tìm thấy địa mơ tả doanh nghiệp Bạn viết email cho họ tổ chức hẹn gặp dựa vào thông tin mà bạn tìm thấy để bắt đầu hợp tác kinh doanh 22 ... máy bạn kết nối hay khơng có kết nối với Internet Chẳng hạn bạn cần hồn tất nhiều email trước gửi, bạn viết email mà không cần kết nối vào Internet Sau hoàn tất, bạn bắt đầu kết nối vào Internet. .. lần Cách thức giúp cho bạn giảm chi phí kết nối Internet mà sử dụng chức email bình thường Ngày nay, dịch vụ ADSL phổ biến nhiều doanh nghiệp trì kết nối Internet thường trực nên bạn làm việc văn... sử dụng để chuyển email máy chủ kết nối vào Internet Thông thường phần mềm email bạn sử dụng kết hợp hai tiêu chuẩn: SMTP để gửi email đến nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) POP3 để tiếp nhận