… tất cả những điều trên dẫn đến kết quả công việc không hiệu quả Do đó một cuộc họp tốt nhất thiết phải có bài phát biểu của chủ tịch và các thành viên. Để tránh chi phí cao và khó khăn[r]
(1)KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
Trong từ điển từ “thuyết trình” có nhiều nghĩa Chúng ta hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có nghĩa “đưa cho – nói điều với đó” giao tiếp với
“Thuyết trình” hình thức giao tiếp nhận thấy nhiều hình thức khác Một số ví dụ thuyết trình kinh doanh là:
Viết: Thư, lời nhắn, báo cáo, nhận xét, biên họp, họp, đề nghị …
Nói: Chuyện trị, họp, vấn, bán sản phẩm dịch vụ Hành động :Ngôn ngữ cử chỉ, hành động
Các nội dung “Kỹ thuyết trình” khơng bao gồm chi tiết thuyết trình dạng viết, mà đề cập tới hai kiểu dạng thuyết trình nói là:
Một giới thiệu sản phẩm/bán hàng tốt Tổ chức họp
1- Giới thiệu sản phẩm bán hàng
1.1- Các đặc điểm phát biểu hiệu quả
- Có mục đích/chức rõ ràng: Trước tiến hành giới thiệu sản phẩm bán hàng, mục đích/chức thuyết trình cần phải đặt Điều bảo đảm cô hội tốt nhằm đạt hiệu thuyết trình
Có bốn mục đích chức phát biểu
1 Chức thông báo: Cung cấp thông tin sản phẩm dịch vụ vấn đề liên quan
(2)3 Chức kiểm sốt: Nhằm bảo đảm giới thiệu phải theo chức mục đích
4 Chức kết hợp: Kết hợp chức với mục tiêu chung trình bày
Bất kỳ giới thiệu sản phẩm bán hàng phải có chức chủ yếu chức chủ yếu kết hợp với chức thứ yếu khác
- Được chuẩn bị chu đáo: Càng chuẩn bị chu đáo tăng sức thuyết phục Một ngun tắc “khơng phải tình bày bạn muốn mà trình bày họ muốn nghe”
Mặc dù chủ đề phát biểu hay dở, người phát biểu lúc phải tuân thủ chiến lược “chuẩn bị” Được chuẩn bị giảm mức độ sợ hãi
- Nội dung:
Nội dung phát biểu cần phải theo thứ tự logic Hôn nữa, phát biểu phải trình bày cách rõ ràng với thơng tin đầy đủ Điều tạo ham muốn lắng nghe hiểu ý người trình bày Để đạt khả đó, việc chuẩn bị vơ quan trọng
Nội dung bao gồm phần chia thời gian phát biểu theo tỷ lệ Đó là:
+ Giới thiệu - Mục đích phát biểu - Tạo nên hòa hợp
- Giới thiệu chủ đề phát biểu
+ Trình bày điểm chính: Các điểm với chi tiết giải thích tưông phản
(3)cụ trực quan nhằm chuyển tải thông tin kinh doanh giúp cho người nghe/người đọc hiểu nhớ hôn Chỉ cần nhìn liếc qua thơng tin q khứ, tương lai phân tích nhanh chóng
+ Kết thúc trình bày:
- Nhắc lại mục đích khuyến khích - Tóm tắt điểm
1.2- Các đặc điểm người thuyết trình tốt
• Thể tính cách cá nhân
- Hòa hợp với người nghe
- Liên lạc mắt với người nghe
- Thể tự tin: Qua hành động, điệu bộ, cử chỉ, lời nói…
- Có khả trả lời câu hỏi: Trả lời câu hỏi đặt có liên quan đến nội dung trình bày khơng nói “khơng biết” bị hỏi
• Kiểm sóat giọng nói yếu tố tương tác
- Kiểm sốt giọng nói: Người trình bày tuỳ theo diễn biến nội dung mà sử dụng cấp độ, nhịp độ giọng nói khác nhằm nhấn mạnh nội dung thu hút tập trung người nghe
- Sử dụng microphone
- Đóan trước phản ứng: Chuẩn bị tốt tích luỹ kinh nghiệm cho phép dự đốn trước khả phản ứng, tình khơi gợi phản ứng người nghe Người trình bày cần hiểu phản ứng người nghe “lời mời gọi để thuyết phục” Phản ứng người nghe không coi cản trở hay dấu hiệu thất bại trình bày
- Biết người nghe đọc ngôn ngữ của người nghe
(4)Hãy xếp đoạn để thành phát biểu “Khách sạn Happy”
Trên tóm tắt xong phát biểu hôm “Khách sạn Happy” Tôi hy vọng bạn đến với khách sạn công việc kinh doanh bạn Khách sạn quan tâm đến nhu cầu khách hàng bạn Như nói phịng lớn với đồ nội thất làm gỗ tếch, nhà hàng có nhiều loại ăn với giá hợp lý người thân thiện Ở lại với bạn cảm thấy thật tuyệt vời
Khách sạn có nhà hàng Một nhà hàng phục vụ ăn Việt Nam, nhà hàng phục vụ ăn châu Âu thịt nướng bánh sandwiches Nhà hàng thứ nằm tầng chuyên phục vụ cá Các ăn ngon giá hợp lý
Khách sạn có 100 phòng hạng superior 50 phòng executive Các phịng trang bị đồ nội thất gỗ tếch dường nghỉ sách êm Đèn thiết kế tốt sáng sủa Mỗi phịng rộng bạn chí có họp kinh doanh nhỏ
Bài phát biểu hôm “Khách sạn Happy” Mục đích phát biểu nhằm cung cấp cho bạn thông tin khách sạn Hy vọng cuối trình bày bạn cân nhắc đến việc trở thành khách hàng quen thuộc khách sạn Tôi trình bày điểm mấu chốt sau:
Đó là: a Phòng
b Nhà hàng cuối c Con người
Khách sạn có 150 người Tất người đào tạo Để cung cấp dịch vụ khách hành tốt họ dạy phải ln mỉm cười Khách hàng thích thú nói chuyện với họ Đồng phục người chỉnh tề
2 - Tổ chức họp
(5)Khái niệm: Một họp gì?
- Họp hình thức giao tiếp Đó nhóm người tập trung lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi định Vì họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác ý kiến gây nên vấn đề
- Một họp tốt hạn chế khác biệt kết đạt Mọi họp phải chuẩn bị, cân nhắc tiến hành để xem làm thế để thứ tốt
- Các kiểu họp khác qui mơ (số lượng người tham dự), tính chất (chính thức khơng thức), thời gian…
Cả hai loại họp thức khơng thức cần đến cẩn thận quan tâm Nó trở nên thức có thờ ô vấn đề xảy
- Các họp phải tuân thủ kết hợp mục đích sau:
• Kiểm sóat • Kết hợp • Thơng báo • Thuyết phục
- Tiến trình họp bao gồm: • Phân tích giải vấn đề • Tư vấn giải hịa xung đột • Thảo luận trao đổi quan điểm • Nêu vấn đề tạo động
(6)• Tăng cường hỏi đáp • Đào tạo phát triển
Nói chung mục đích họp nhằm đến định, hành động thay đổi
- Chi phí hiệu
Mọi họp phải tính đến chi phí Dưới ví dụ số chi phí khác :
+ Chi phí thời gian
+ Chi phí vật chất: tiền dụng cụ phụ trợ sử dụng
+ Chi phí hội: Mọi người làm việc họ khơng đến họp, giá trị hoạt động nao?, bao nhiêu? Vì ln nhớ đến thời gian người bạn phải chắn họp bạn đáng giá để tổ chức tham dự
Cuộc họp tồi dẫn đến:
- Quyết định tồi - Chính sách tồi
- Tạo nên hỗn độn xáo trộn - Gián đoạn công việc
- Gây ý tới nhiệm vụ nhỏ hôn nhiệm vụ lớn quan trọng
- Tinh thần thấp
- Giảm tiến trình làm việc hõan lại hành động - Nước mắt
(7)… tất điều dẫn đến kết công việc khơng hiệu Do họp tốt thiết phải có phát biểu chủ tịch thành viên
Để tránh chi phí cao khó khăn đảm bảo họp thành cơng đáng giá, câu hỏi cần phải đặt chuẩn bị một cuộc họp :
‘Cuộc họp có thực cần thiết khơng?’
Có lý cụ thể mục đích rõ ràng cho họp đạt ảnh hưởng sau:
• Mọi người hiểu rõ họp tổ chức • Mọi người chuẩn bị đóng góp • Mọi người tập trung
• Mọi người muốn tham dự họp bạn họp có hiệu
• Sắp xếp mơi trường: Việc xếp môi trường phịng họp tạo nên khơng khí cho họp Đó thuyết trình có chuẩn bị Điều tăng cường cho thuyết trình nói Việc bố trí chỗ ngồi quan trọng sử dụng cho họp khác nhau:
Các dạng phòng họp:
+ Tròn, oval
+ Hội thảo / hội nghị + Hình vng
+ Hình chữ U
(8)+ Nhiệt độ khơng khí phịng + Sạch
+ Ánh sáng + Kích cỡ phịng + Mùi /mùi thơm + Thiết bị nghe nhìn + Hệ thống âm + Tiếng động, tiếng ồn
2.2- Vai trò người chủ toạ thuyết trình tốt a- Cơng tác chuẩn bị trước họp
Chuẩn bị chương trình
- Các mục để thảo luận, cụ thể dẫn
- Thứ tự để tổng kết lại họp trước hoạt động - Thời gian chương trình, thời gian nghỉ ( cần)
- Các vấn đề hành - Tài liệu
- Bảo đảm biên chương trình phát lúc - Bố trí phịng họp
- Chỗ ngồi cho đại biểu - Cà phê giải khát
Chuẩn bị cá nhân
(9)- Bản thân: Trang phục, diện mạo, kiểm sốt cảm xúc… b- Diễn biến q trình họp
Thơng báo giới thiệu chương trình Chủ toạ thơng báo cho người về:
+ Hình thức họp + Chương trình họp
Chương trình đồ họp Nó nói cho thứ tự vấn đề thảo luận Có ba phần gọi thủ tục khai mạc, vấn đề kinh doanh thủ tục bế mạc Một chương trình tốt tăng cường cho thuyết trình họp
+ Biên bản: Trong số họp, biên cần thiết Đơi mẫu form đơn giản số họp khác viết thức chương trình Đó hình thức thuyết trình viết giúp cho thuyết trình nói (chủ toạ thành viên thảo luận)
Biên viết thường xuyên với ba chức năng:
+ Thúc giục hành động: Nhắc người nhận nhiệm vụ họp phải làm làm thời hạn
+ Là bước nối với họp tiếp theo: nối họp bảo đảm vấn đề báo cáo triển khai
+ Ghi chép:
Ghi chép thường xuyên xảy định thống
(10)+ Mục tiêu: Dù chuẩn bị biên phải đưa mục tiêu không đưa ý kiến cá nhân vào
+ Dễ hiểu: Tóm tắt ghi chép
+ Trách nhiệm: Ai đảm nhiệm việc gì, trước thời hạn nào, tất viết trình bày theo tiêu chuẩn
Cơ cấu
- Tuân theo chương trình - Thời gian
Kiểm sóat - Thời gian
- Ứng xử thời gian nói chuyện người - Đặt câu hỏi
Tóm tắt
- Mỗi phần chương trình - Đạt định rõ ràng Lắng nghe
- Cách ứng xử người - Đóng góp
Cách nói:
- Hình thức ngơn ngữ cử tỏ tự tin
- Nói rõ ràng dùng câu ngắn, đơn giản, không sử dụng tiếng lóng
(11)- Chọn mức âm lượng phù hợp với người nghe - Nếu sử dụng micro, để micro cách miệng cm - Vừa nói vừa minh hoạ
2.3- Người thuyết trình hiệu quả
a- Ấn tượng ấn tượng cuối cùng
Ấn tượng tốt người thuyết trình tạo ra:
• Tin tưởng • Tin cậy • Hưởng ứng
Ấn tượng cuối người thuyết trình tạo ra:
• Một ấn tượng lâu dài • Cơ hội khác
Quy luật áp dụng cho ấn tượng đầu cuối buổi họp:
Các nghiên cứu tâm lý-xã hội học người tình bày có hội gây ấn tượng mạnh giây đầu tiên/cuối
- Bảy giây / cuối xuất hành động - Bảy giây đầu tiên/cuối chuyển động
- Bảy giây đầu tiên/cuối phát biểu
Bề ngồi hành động ‘nói lên hàng ngàn từ’ người thuyết trình, việc ăn mặc chỉnh tề người trình bày có ý nghóa lớn, cần phải cân nhắc đến chi tiết sau cho phù hợp:
+ Tóc
(12)+ Quần áo, kiểu quần áo lý sử dụng kiểu quần áo + Giầy
+ Những thứ khác: cà vạt, thắt lưng, hoa tai, nước hoa… + Kết hợp mầu sắc
b- Cách ứng xử hiệu quả
Để nhận kính trọng, hướng tới người nghe xác quan trọng
Trong trình bày có nhiều hình thức gọi người nghe dựa theo vị trí, mơi trường địa điểm
Ví dụ:
“Ơng Trần Văn Cơng, trưởng phịng kinh doanh sẽ… (chính thức giới thiệu đó)
“Các q ơng, q bà cơng ty…… (chính thức định nhóm người) “Thưa vị khách quý, thưa ông chủ tịch……”
Lưu ý trình bày khơng phép gọi tên khơng, mà cần gọi đầy đủ họ tên với chức danh ngắn gọn
Hướng tới người nghe bao gồm tất hình thức viết hành động phù hợp trình bày
Viết : Ví dụ: Lời chào mừng cho thư lời nhắn Hành động : Ví dụ: +Đưa nhận tài liệu, cặp, sách, báo cáo + Đưa nhận danh thiếp
(13)Ngơn ngữ cử hình thức giao tiếp im lặng tế nhị Trong hầu hết trường hợp, ngôn ngữ cử thực chí khơng chủ định Ngơn ngữ cử chuyển tải nội dung định Chúng ta cần học cách đọc thông điệp bắt đầu hiểu thông điệp cử
Hiểu kiểu cử khác nhau
Buồn giận: Thở ngắn phát tiếng ‘tsk’, vặn tay, ghì chặt tay, ngón tay, đưa tay lên tóc vuốt, gãi gáy…
Lo lắng: Ho, phát âm ‘whew’, huýt sáo, hút thuốc, cấu véo, bồn chồn, lắc tiền chìa khố, kéo tai, vặn tay…
Hợp tác:Tựa người phía trước, tay mở, ngồi mép ghế, thiết lập cử từ tay đến mặt, áo chồng khơng cài khuy
Bảo thủ: Vịng tay liếc nhìn phía, sờ mũi, dụi mắt, cài khuy áo khóac, dịch chuyển xa
Quyền lực, tự tin: Có cử thân thiện, ngồi thẳng, chống tay thành hình tháp, để tay đằng sau lưng, để tay túi áo với ngón tay ngồi, cử niềm nở, quay lưng vào người khác, ngồi tư nghỉ gần nằm