Bai giang Excel

Hiện KQ lọc ngay tại miền dữ liệu Hiện KQ lọc ra nơi khác Chọn miền CSDL Chọn miền điều kiện. Chọn miền hiện KQ Chỉ hiện 1 bản ghi trong[r]

(1)

Bài giảng MS Excel 1

Khởi động Excel

 C1: Kích đúp chuột vào biểu tượng

màn hình (Destop).

 C2:Menu Start/Programs/Microsoft Excel

 C3:MenuStart/Run/Browse/æ(C)/Program File/MS

Office/Office 11/ MS Excel.

 C4:Mycomputer/æ(C)/ProgramFile/

MS Office/Office 11/ MS Excel.

(2)

(3)

2.Tạo File (New)

 C1: Kích chuột vào biểu tượng New

Toolbar.

 C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N

(4)

3.Mở File ghi ổ đĩa (Open)

 C1: Kích chuột vào biểu tượng Open Toolbar  C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O

 C3: Vào menu File/Open… 

1 Chọn nơi chứa tệp Chọn tệp cần mở

3 Bấm nút Open

để mở tệp Bấm nút Cancel để hủy

(5)

4.Ghi File vào ổ đĩa (Save)

 C1: Kích chuột vào biểu tượng Save Toolbar  C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S

 C3: Vào menu File/Save

 Nếu tệp ghi trước từ trước lần ghi tệp

tại ghi lại thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác Excel khơng thực việc gì).

 Nếu tệp chưa ghi lần xuất hộp thoại

(6)

Bài giảng MS Excel 6 5.Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As)

 Khi ghi tệp với tên khác tệp cũ tồn tại, tệp

mới tạo có nội dung với tệp cũ

 Vào menu File/Save As

1 Chọn nơi ghi tệp Gõ tên cho tệp

3 Bấm nút

Save để ghi tệp Bấm nút Cancel để hủy

(7)

6.Thoát khỏi Excel (Exit)

 C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4

 C2: Kích chuột vào nút Close góc

bên phải cửa sổ làm việc Microsoft Excel

 C3: Vào menu File/Exit

 Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa xuất Message Box, chọn:

 Yes: ghi tệp trước thốt,  No: khơng ghi tệp,

(8)

1.Địa ô

 Địa ô địa miền chủ yếu dùng

các công thức để lấy liệu tương ứng

 Địa ô bao gồm:

 Địa tương đối: gồm tên cột tên hàng Ví dụ:

A15, C43

 Địa tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột tên

hàng muốn cố định phần Ví dụ: $A3, B$4, $C$5

Địa tương đối thay đổi chép công thức, địa tuyệt đối khơng

(9)

2.Địa miền

 Miền nhóm liền kề nhau.

 Địa miền khai báo theo cách:

Địa ô cao trái : Địa ô thấp phải

Ví dụ: A3:A6 B2:D5

(10)

3.Các phím dịch chuyển trỏ ô:

+ , , ,  dịch chuyển ô theo hướng mũi tên + Page Up dịch trỏ lên trang hình + Page Down dịch chuyển xuống trang hình + Home cột (cột A) dòng

+ Ctrl +  tới cột cuối (cột IV) dòng + Ctrl +  tới cột (cột A) dòng

+ Ctrl +  tới dòng cuối (dòng 65536) cột + Ctrl +  tới dòng (dòng 1) cột

+ Ctrl +  +  tới ô trái (ô A1) + Ctrl +  +  tới ô phải (ô IV1)

(11)

4.Nhập liệu vào ô

 Cách thức: kích chuột vào ơ, gõ liệu vào, nhập xong

gõ Enter

 Dữ liệu chữ nhập bình thường

 Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) dấu phẩy (,) ngăn cách phần

thập phân

 Để Excel hiểu liệu dạng khác liệu dạng chữ nhập dấu nháy đơn ’ trước liệu

 Ví dụ: ’04.8766318

 Dữ liệu ngày tháng nhập theo định dạng: mm/dd/yy

(12)

5.Chọn miền, cột, hàng, bảng

 Chọn để định dạng, để copy liệu sang nơi khác

 Chọn miền: kích chuột vào cao trái, giữ di tới ô thấp phải, nhả chuột

 Chọn hàng: kích chuột vào tên hàng  Chọn cột: kích chuột vào tên cột

 Chọn bảng tính: kích chuột vào giao tên hàng tên cột

 Nếu chọn nhiều miền rời giữ phím Ctrl chọn miền

 Khi cần lấy địa miền cơng thức khơng nên

(13)

Bài 3: Công thức hàm số

1.Công thức:

 nhập vào ô bất kỳ, bắt đầu dấu =

 sau số, địa ô, hàm số nối với phép toán

 Các phép toán: + , - , * , / , ^ (luỹ thừa)

 Ví dụ: = B3*B4 + B5/5 + 10

= 2*C2 + C3^4 – ABS(C4) = SIN(A2)

 Máy lấy liệu địa (miền) để tính tốn hiển thị kết có cơng thức

(14)

2.Hàm số

 Excel có nhiều hàm số sử dụng lĩnh vực:

toán học, thống kê, logic, xử lý chuỗi ký tự, ngày tháng …

 Hàm số dùng cơng thức

 Trong hàm có xử lý ký tự xâu ký

tự chúng phải bao cặp dấu “ ”

 Các hàm số lồng nhau.VD:

=IF(AND(A2=10,A3>=8),“G”,IF(A2<7,“TB”,“K”))

 Có thể nhập hàm số cách ấn nút Paste Function

(15)

3.Một số hàm số quan trọng

 AND (đối 1, đối 2,…, đối n): phép VÀ, hàm logic,

đúng tất đối số có giá trị

Các đối số hằng, biểu thức logic VD: = AND (B3>=23,B3<25)

 OR (đối 1, đối 2, …, đối n): phép HOẶC, hàm logic,

(16)

Một số hàm số quan trọng (2)

 SUM (đối 1, đối 2, …, đối n):

cho tổng đối số

Các đối số hằng, địa ô, miền

 AVERAGE (đối 1, đối 2, …, đối n):

(17)

 MAX (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị lớn

(18)

 IF (bt logic, trị đúng, trị sai):

 Hiển thị trị đúng BT logic có g/t True  Hiển thị trị sai BT logic có g/t False

VD: =IF(A3>=5, “Đỗ”, “Trượt”)

 - Hàm IF viết lồng

VD: = IF(C6<=300, 1, IF(C6>400,3,2)) - Hàm cho kết phép thử sau: [dữ liệu ô C6]  300

nếu 300 < [dữ liệu ô C6]  400

nếu [dữ liệu ô C6]  > 400

(19)

 IF (bt logic, trị đúng, trị sai):

 Hiển thị trị đúng BT logic có g/t True  Hiển thị trị sai BT logic có g/t False

VD: =IF(A3>=5, “Đỗ”, “Trượt”)

 - Hàm IF viết lồng

VD: = IF(C6<=300, 1, IF(C6>400,3,2)) - Hàm cho kết phép thử sau: [dữ liệu ô C6]  300

nếu 300 < [dữ liệu ô C6]  400

nếu [dữ liệu ô C6]  > 400

(20)

 SUMIF (miền_đ/k, “đ/k”, miền_tổng): hàm tính

tổng có điều kiện

(21)

 VLOOKUP (g/t_tra_cứu, bảng_tra_cứu, stt_cột_lấy_dữ_liệu, [True/False]): tra cứu g/t đối số thứ với g/t cột bảng đối số thứ hiển thị liệu tương ứng bảng tra cứu nằm cột đối số

VD: = VLOOKUP(E3, $E$12:$F$16, 2, True)

- Nếu g/t tra cứu nhỏ g/t nhỏ cột bảng trả lỗi #N/A

- Nếu đối số thứ True (hoặc 1, g/t mặc định): + Các g/t cột bảng phải xếp tăng dần + Nếu g/t tra cứu khơng có cột bảng hàm

(22)

(23)

 HLOOKUP(g/t, bảng_g/t, hàng_lấy_d.liệu, [1/0]): hàm tra

cứu theo hàng, tương tự hàm VLOOKUP  Hàm xếp thứ hạng:

RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp)

- đối số 1: giá trị cần xếp thứ (VD: điểm HS) - đối số 2: bảng chứa g/t (VD: bảng điểm)

- đối số 3: = g/t nhỏ xếp cuối (VD xếp thứ hạng HS lớp theo điểm)

= g/t nhỏ xếp (VD xếp thứ hạng cho VĐV đua xe theo thời gian)

(24)

Ví dụ hàm RANK

Khi thứ thự xếp

RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp)

(25)

 COUNT(đối1, đối2,…): đếm số lượng có

chứa số số đối số.

 Các đối số số, ngày tháng, địa ô, địa

miền

(26)

 COUNTIF(miền_đếm, “điều_kiện”): đếm số

lượng ô miền đếm thoả mãn điều kiện.

(27)

 LEFT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên trái chuỗi

 VD: =LEFT(“Gia Lâm – Hà Nội”,7) cho kết chuỗi “Gia Lâm”

 RIGHT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên phải

chuỗi

 VD: =RIGHT(“Gia Lâm – Hà Nội”,6) cho kết chuỗi “Hà Nội”

 MID(“Chuỗi ký tự”, m, n): Cho n ký tự tính từ ký tự thứ

m chuỗi

(28)

 NOW(): Cho ngày thời điểm tại.  TODAY(): Cho ngày tại.

 DAY(“mm/dd/yy”): Cho giá trị ngày.

 VD: =DAY(“11/25/80”)

cho kết 25

 MONTH(“mm/dd/yy”): Cho giá trị tháng.

 VD: =MONTH(“11/25/80”)

(29)

 YEAR(“mm/dd/yy”): Cho giá trị năm.

 VD: =YEAR(“11/25/80”)

cho kết 1980

 Hàm Year thường dùng để tính tuổi biết

(30)

Bài 4:Các thao tác soạn thảo Excel 1 Các Thao Tác:

a, Sao chép (Copy-Paste, Paste Special…):

 Chọn miền

 Ấn Ctrl+C (bấm nút Copy, menu Edit/Copy)  Dịch tới ô trái trên miền định dán

 Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)

Nếu chép công thức sang ô lân cận:

 Di chuột tới dấu chấm góc phải ơ, bấm

(31)

Các thao tác soạn thảo (2)

b,Dịch chuyển (Move-Paste):

 Chọn miền

 Ấn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu Edit/Cut)  Dịch tới ô trái trên miền định dán

 Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)

 C2: di chuột tới bờ miền, trỏ thành hình

(32)

Các thao tác soạn thảo (3)

c, Sửa:

Dịch tới ô cần sửa: kích đúp chuột, ấn phím F2, kích chuột cơng thức, trỏ nhấp nháy sửa bình thường

d, Xố: Chọn miền cần xố, ấn phím Delete

e,Undo Redo:

Undo: Ctrl+Z, bấm nút Toolbar: có tác dụng huỷ bỏ việc vừa làm, hay dùng để khôi phục trạng thái làm việc xảy sai sót

(33)

2.Một số thao tác hữu dụng

a, Thêm/xoá hàng, cột, bảng tính:

 Thêm hàng vào bên hàng tại: menu

Insert/Rows

 Thêm cột vào bên trái cột tại: menu

Insert/Columns

(34)

Một số thao tác hữu dụng (2)

b,Các thao thác giúp nhập liệu:

 Gõ địa tuyệt đối ô miền công

thức: dùng phím F4

VD: cần gõ $A$5:$C$8: dùng chuột chọn miền A5:C8, ấn phím F4.

 Nhập liệu tiền tệ, VD: $ 6,000.00

(35)

Một số thao tác hữu dụng (3)

 Nhập dãy liên tục cách vào ô liền kề

nhau (không bắt buộc tăng đ.vị), vd: nhập STT, nhập tháng năm…:

 Nhập g/t dãy vào ô tương ứng  Bôi đen ô vừa nhập

 Thực Drag chép công thức

(36)

3.Định dạng

a, Thay đổi kích thước hàng/cột: cách chính:

 C1: Di chuột vào mép tên hàng/cột, trỏ thành

hình mũi tên chiều, ấn giữ trái chuột, di đến vị trí nhả chuột

 C2: Di chuột vào mép tên hàng/cột, kích đúp để

được kích thước vừa khít

Có thể ấn định kích thước hàng/cột cách vào

(37)

Định dạng (2)

b,Định dạng ô (Menu Format/Cells…)

- Chọn miền, vào menu Formar/Cells… + Tab Number: định cách hiển thị số

+ Tab Alignment: định cách chỉnh vị trí liệu + Tab Font: định font chữ

(38)

Kiểu hiển thị số

Khung xem trước

Số chữ số thập phân

Sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìn

Cách hiển thị số âm Chú giải

(39)

Căn liệu chiều ngang ô

Xuống dịng vừa độ rộng ơ

Định hướng văn

Thu nhỏ chữ vừa kích

thước ô

Nhập ô liền kề thành ô

5.Menu Format/Cells… Tab Alignment

(40)

Chọn phông chữ

Chọn kích thước chữ Chọn màu

chữ Gạch chân

chữ

Xem trước

6.Menu Format/Cells… Tab Font

(41)

Không kẻ khung

Màu đường kẻ Khung

bao

7.Menu Format/Cells… Tab Border

Chọn kiểu đường kẻ Khung

bên Chọn

(42)

8.Định dạng trang in: File/Page Setup…

a,Tab Page:

Trang dọc

Trang xoay ngang Kích thước

trang: chọn A4

(43)

Định dạng trang in (2)

b,Tab Margins:

Chọn kích thước lề

trang in

(44)

9.In ấn (Ctrl+P, File/Print)

 Để tránh in khơng đẹp, khơng xác, nên xem kỹ

trước in cách bấm nút Preview Chọn

máy in

Chọn số cần in

Chọn thông số

máy in

In tất

(45)

Bài 5:Cơ sở liệu (CSDL) 1) Khái niệm

 CSDL gồm trường (field) ghi (record).  Trường cột CSDL, trường biểu thị

thuộc tính đối tượng có kiểu liệu định.

 Bản ghi hàng liệu.

 Dòng đầu miền CSDL chứa tên trường,

(46)

2) Sắp xếp - Menu Data/Sort

 Khi xếp thứ tự danh sách (CSDL), phải chọn tất

cột, trừ cột STT (nếu có) để tránh xác liệu

 DS khơng có tên trường tên cột thay

 Trường quy định cách xếp thứ tự gọi khố Có thể định

tối đa khoá Các ghi g/t khoá thứ xếp thứ tự theo khoá thứ 2; g/t khoá thứ xếp thứ tự theo khoá thứ

(47)

Bài giảng MS Excel 47 Chọn khoá thứ nhất [Chọn khoá thứ hai] [Chọn khoá thứ ba] Sắp xếp tăng dần Sắp xếp giảm dần

Dòng đầu tên trường (ko xếp)

Ko có dịng tên trường (sắp xếp

dòng đầu)

Xếp từ xuống dưới Xếp từ trái

(48)

Bài giảng MS Excel 48 3) Tìm kiếm (Lọc liệu)

Menu Data/Filter

 Mục đích: Lấy ghi (thơng tin) thoả

mãn điều kiện định.

 Có thể lọc theo cách:

 AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc

 Advanced Filter…: người sử dụng tự định điều

(49)

Bài giảng MS Excel 49 a) Lọc liệu dùng AutoFilter

 Chọn miền CSDL gồm dòng tên trường

 Menu Data/Filter/AutoFilter, tên trường có đầu

mũi tên thả xuống hộp danh sách

 Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống:

 All: để lại ghi

 Top 10…: giá trị lớn (hoặc nhỏ nhất)  Custom…: tự định điều kiện lọc

(50)

Bài giảng MS Excel 50 Lọc liệu dùng AutoFilter (tiếp)

 Nếu chọn Custom… hộp thoại Custom AutoFilter

để người sử dụng tự định điều kiện lọc:

(51)

Bài giảng MS Excel 51 b) Lọc liệu dùng Advanced Filter

1 B1: Định miền điều kiện:

 Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, ý

phải giống hệt tên trường miền CSDL, tốt copy từ tên trường CSDL

 Các dòng tiếp ghi điều kiện: điều kiện

cùng dòng phép AND, điều kiện khác dòng phép OR

(52)

Miền đ

Miền đ//k để lọc k để lọc ghi có số SP bán

ghi có số SP bán

tháng =400

Miền đ

tháng

tháng >>150150

Miền đ

tháng 150

tháng 150<<SốSPSốSP500500

Miền đ

tháng

tháng >>150 150 tháng

(53)

Bài giảng MS Excel 53 Lọc liệu dùng Advanced Filter (tiếp)

2 B2: Thực lọc

 Vào menu Data/Filter/Advanced Filter…

Hiện KQ lọc miền liệu Hiện KQ lọc nơi khác Chọn miền CSDL Chọn miền điều kiện

Chọn miền KQ Chỉ ghi

(54)

Bài 6: ĐỒ THỊ

 Chọn miền liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn tiêu đề

hàng tiêu đề cột đồ thị kiểu Column, Line Pie

 Bấm nút Chart Wizard Toolbar vào menu

Insert/Chart…  Hộp thoại Chart Wizard giúp

tạo đồ thị qua bước:

1 Định kiểu đồ thị

2 Định liệu

3 Các lựa chọn: tiêu đề, trục, giải …

(55)

Bước 1: Định kiểu đồ thị Chọn kiểu đồ thị có sẵn:

Chọn kiểu đồ thị có sẵn:

+ Column: cột dọc

+ Line: đường so sánh

+ Pie: bánh tròn

+ XY: đường tương quan

Chọn dạng

kiểu chọn

(56)

Bước 2: Định liệu

Miền DL vẽ đồ thị

Chọn DL vẽ đồ thị

theo hàng

theo cột

Tiêu đề hàng

hiện

Tiêu đề cột

làm giải

(57)

Bài giảng MS Excel 57 Bước 3: Các lựa chọn - Tab Titles

Tiêu đề đồ thị tiêu đề trục

Nhập tiêu đề đồ thị Nhập tiêu

đề trục X Nhập tiêu

(58)

Bài giảng MS Excel 58 Bước 4: Các lựa chọn - Tab Legend

Chú giải

Hiện

Hiện//ẩn ẩn giải

chú giải

Vị trí đặt

chú giải

(59)

Bài giảng MS Excel 59 Bước 5: Các lựa chọn - Tab Data Labels

Nhãn liệu

Không

Hiện nhãn

phần trăm

Nhãn liệu

Hiện g

Hiện g//tt

Hiện phần trăm

Hiện nhãn

(60)

Bài giảng MS Excel 60 Bước 6: Định nơi đặt đồ thị

Đồ thị sheet

Đồ thị 1sheet tồn

(61)

Bài giảng MS Excel 61 Khi đồ thị tạo, có thể:

1 Chuyển đồ thị tới vị trí phương thức Drag & Drop

2 Thay đổi kích thước đồ thị cách kích chuột vào vùng trống

của đồ thị để xuất chấm đen hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột di tới kích thước mong muốn nhả chuột

3 Thay đổi thuộc tính đồ thị (tiêu đề, giải, …)

cách nháy chuột phải vào vùng trống đồ thị chọn Chart Options… Thao tác bước

4 Thay đổi thuộc tính thành phần đồ thị (font chữ, tỷ

(62)

Thay đổi thuộc tính trục đồ thị

* Thay đổi tỷ lệ trục

Giá trị nhỏ

Giá trị lớn

Khoảng cách

các điểm chia

(63)

Chú ý: Với đồ thị dạng XY

 Phải sắp xếp cột (hàng) tăng dần.

 Khi chọn liệu vẽ đồ thị: chỉ chọn số liệu,

không chọn liệu làm nhãn giải.

 Đồ thị dạng XY đường tương quan

đại lượng, nếu nhiều đường sai.

 Đồ thị dạng XY khơng có giải, vẽ