phân tích cơ bản so với các dữ liệu thực tế để biết tiến độ dự án và hiệu suất cũng như để dự báo kết quả của dự án. 27[r]
(1)(2)Tổng quan truyền thơng dự án Qui trình quản lý truyền thơng
Lập kế hoạch phân phối thông tin.
Báo cáo hiệu suất truyền thông
Xử lý xung đột truyền thông
Các phương pháp cải tiến truyền thông
(3)Jens Martensson Jens Martensson Truyền thông là truyền đạt thông tin nghe từ
người, sự hiểu biết đầy đủ, xác nội dung của thông điệp.
Người quản lý dự án phải sử dụng, chuẩn bị thật tốt kỹ
năng để giao tiếp với tất bên liên quan cấp dự án, có ý thức Nghe! lắng nghe chi tiết!
3
(4)Báo cáo định kỳ tiến độ tình trạng dự án quan
trọng cho thành công dự án
Truyền đạt báo cáo cho tất bên liên quan cách rõ
ràng xác là quan trọng, báo cáo, công cụ giúp truyền đạt thông điệp rõ ràng bao gồm: Các sơ đồ, biểu đồ, đồ thị bảng.
(5)Jens Martensson
Jens Martensson 5
(6)Quản lý truyền thông dự án là quy trình nhằm đảm bảo thơng tin dự án được truyền thơng xác đến đúng người và
đúng thời điểm, đảm bảo lập kế hoạch, thu thập, phân phối, lưu trữ, truy xuất, quản lý, kiểm soát, giám sát xử lý thông tin dự án kịp thời phù hợp.
(7)Jens Martensson Jens Martensson 90% công việc người quản lý dự án giao tiếp: giao tiếp
với thành viên nhóm dự án, bên liên quan, thành viên dự án
Các hình thức truyền đạt thơng tin thơng dụng: Điện thoại, Fax,
Email, Phần mềm nhắn tin, Cuộc họp, Skype, Facebook, Twitter, Blogger, …
7
(8)(9)Jens Martensson Jens Martensson
Nếu Truyền thông không hiệu sẽ gây sự hiểu lầm
các bên tham gia dự án thành viên nhóm dự án
9
(10)Bất kỳ loại giao tiếp có nhiễu
Tiếng ồn cắt xén đường truyền điện thoại
Đường truyền internet không ổn định
Ký tự rác tin nhắn,
Các quy trình Quản lý Truyền thông giúp tránh loại lỗi phổ
biến này, thông qua lập kế hoạch theo dõi thông tin liên quan bên liên quan dự án
(11)Jens Martensson Jens Martensson Thành công dự án phụ thuộc vào hiệu truyền
thông Quản lý truyền thơng góp phần làm tối đa hóa thành công và giảm thiểu rủi ro
Đe dọa lớn đến thành công dự án nào
sự thất bại mặt truyền thơng, thành viên dự án không giao tiếp với nhau.
11
(12)Xác định bên liên quan Lập kế hoạch truyền thông Phân phối thông tin
Quản lý kỳ vọng bên liên quan Báo cáo hiệu suất
(13)Jens Martensson Jens Martensson Xác định bên liên quan là trình xác định tất
người tổ chức bị ảnh hưởng dự án.
Phân tích mức độ quan tâm, kỳ vọng, tầm quan trọng và ảnh
hưởng họ thành công dự án.
13
(14)Phân tích bên liên quan
Cần vấn tất bên liên quan tìm giá trị mà dự án
mang lại cho họ.
Chia bên liên quan thành nhóm dựa mức độ tham
gia và nhu cầu họ
Xác định động thúc đẩy họ tham gia dự án, bạn đưa
một chiến lược để đảm bảo họ nói điều mà họ thấy quan trọng
(15)Jens Martensson
Jens Martensson 15
(16)Inputs
Project Charter: Điều lệ dự án cung cấp thông tin nội bên bị
ảnh hưởng dự án: – Nhà tài trợ dự án
– Khách hàng
– Thành viên nhóm
– Các nhóm ban ngành tham gia dự án – Tổ chức bị ảnh hưởng dự án
(17)Jens Martensson Jens Martensson Inputs
Tài liệu hợp đồng mua sắm: Nếu dự án kết
hoạt động mua sắm
Các yếu tố môi trường: Biết cách thức hoạt động công ty giúp
nhóm dự án tìm người bị ảnh hưởng dự án
17
(18)Cơng cụ kỹ thuật thực hiện
Phân tích bên liên quan là quy trình thu thập phân tích thơng tin định tính định lượng để xác định lợi ích bên tham gia
– Xác định tất bên tham gia dự án tiềm thông tin liên quan, chẳng hạn vai trò, phòng ban họ, lợi ích, mức độ kiến thức, kỳ vọng, mức độ ảnh hưởng
– Xác định tác động tiềm hoặc hỗ trợ mà bên liên quan tạo ra, phân loại chúng để xác định chiến lược tiếp cận
(19)Jens Martensson Jens Martensson Outputs
Đăng ký bên liên quan
– Xác định thông tin: Tên tổ chức, vị trí, vai trị dự án, thơng tin liên lạc
– Đánh giá thông tin: tiềm ảnh hưởng dự án – Phân loại bên liên quan : nội / bên ngoài…
– Chiến lược quản lý các bên liên quan
19
(20)Kế hoạch quản lý truyền thông xác định các nhu cầu thông tin của bên liên quan dự án phương pháp truyền thơng.
Mỗi dự án cần có kế hoạch quản lý truyền thông, tài
liệu hướng dẫn truyền thông dự án
Kế hoạch quản lý truyền thông dự án đưa hướng dẫn rõ
ràng cách thông tin chia sẻ, người chịu trách nhiệm trong truyền thông dự án.
(21)Jens Martensson Jens Martensson Inputs
Đăng ký bên liên quan
Chiến lược quản lý bên liên quan
Yếu tố môi trường doanh nghiệp
quy trình tổ chức tài sản
21
(22)2.2 Lập kế hoạch quản lý truyền thông dự án
Công cụ kỹ thuật thực hiện
Phân tích u cầu truyền thơng
– Những u cầu xác định cách kết hợp loại thơng tin cần thiết với việc phân tích giá trị thông tin
Các phương pháp được sử dụng để truyền thông tin
bên liên quan dự án
(23)Jens Martensson Jens Martensson Công cụ kỹ thuật thực hiện
Thông tin sử dụng để xác định yêu cầu truyền thông:
‒ Sơ đồ tổ chức
‒ Tổ chức dự án mối quan hệ trách nhiệm bên liên quan, ‒ Nhu cầu thông tin nội (ví dụ, giao tiếp tổ chức)
‒ Nhu cầu thơng tin bên ngồi (ví dụ, liên lạc với phương tiện truyền thông, công cộng, nhà thầu)
‒ Thông tin đăng ký chíến lược quản lý bên liên quan
23
(24)Cung cấp thông tin cho người vào thời điểm
định dạng.
Nó thực suốt tồn vòng đời dự án tất
cả quy trình quản lý.
Tập trung chủ yếu q trình thực hiện, bao gồm
việc thực kế hoạch quản lý thông tin liên lạc
(25)Jens Martensson Jens Martensson Kỹ thuật phân phối thông tin
Mô hình người gửi-người nhận Phong cách viết
Kỹ thuật quản lý họp Kỹ thuật trình bày
Kỹ thuật tạo thuận lợi: Xây dựng trí khắc phục
trở ngại.
25
(26)Kỹ thuật phân phối thông tin
Hard-copy
Electronic communication: e-mail, fax, thư thoại, điện thoại, hội
nghị truyền hình trang web.
Electronic tools: giao diện web để lập kế hoạch phần mềm
(27)Jens Martensson Jens Martensson Báo cáo hiệu suất là trình thu thập phân phối thông tin
hiệu suất, bao gồm báo cáo tình trạng, đo lường tiến độ, dự báo.
Quá trình báo cáo hiệu suất liên quan đến việc thu thập định kỳ
phân tích so với liệu thực tế để biết tiến độ dự án và hiệu suất để dự báo kết dự án.
27
(28)Inputs:
Kế hoạch quản lý dự án: cung cấp thông tin đường sở dự án, kế hoạch phê duyệt cho cơng tác dự án
Thơng tin q trình thực công việc dự án: thông tin từ hoạt động dự án thu thập kết thực hiện, bao gồm:
– Tình trạng sản phẩm trung gian – Lịch trình tiến độ
– Chi phí phát sinh
(29)Jens Martensson Jens Martensson Inputs:
Thông tin hiệu suất làm việc được sử dụng để tạo số liệu hoạt động dự án để đánh giá tiến độ thực tế so với kế hoạch
Dự báo ngân sách cung cấp thông tin khoản tiền bổ sung dự kiến yêu cầu cho cơng việc cịn lại ước tính cho việc hoàn thành dự án
29
(30)Cơng cụ kỹ tht thực hiện
Phân tích nguyên nhân gây khác biệt đường sở việc thực thực tế, gồm bước:
– Kiểm tra chất lượng thơng tin thu thập để đảm bảo hoàn chỉnh, phù hợp với liệu khứ, đáng tin cậy
– Xác định chênh lệch, so sánh thông tin thực tế với đường sở dự án ghi nhận tất khác biệt có thuận lợi khơng thuận lợi cho kết dự án
(31)Jens Martensson Jens Martensson Công cụ kỹ thuât thực hiện
Sử dụng phân tích giá trị thu (Using Earned Value Analysis) EV= %kế hoạch hoàn thành*BAC
31
(32)Công cụ kỹ thuât thực hiện
Chênh lệch: kết thúc dự án độ lệch ngân sách VAR= BAC-AC ln có chênh lệnh kế hoạch thực tế
Chi phí chênh lệch (Cost Variances-CV): khác biệt giá trị thu EV thực tế chi phí AC: CV=EV–AC
(33)Jens Martensson Jens Martensson Công cụ kỹ thuât thực hiện
Chênh lệch lịch biểu (Schedule Variances-SV): Ví dụ:
– Một dự án với kinh phí $ 200.000 dự kiến hai năm
– Cuối năm, nhóm dự án lên kế hoạch dự án hoàn thành 60% Giá trị theo kế hoạch PV= $120,000
– Tuy nhiên, vào cuối năm thứ nhất, dự án hoàn thành 40%, vào cuối năm thứ nhất, EV=$80.000
– Sự khác biệt PV EV SV= EV-PV
33
(34)Công cụ kỹ thuât thực hiện
Chỉ số CPI: số lượng công việc dự án hồn thành số kinh phí dành cho dự án
– Ví dụ: Dự án có EV=$20.000 AC=$25.000 CPI= EV/AC=0.80
(35)Jens Martensson Jens Martensson Công cụ kỹ thuât thực hiện
Schedule Performance Index –SPI: cho biết dự án có tiến độ hay không
– EV =$20.000, PV=$30.000
– SPI = EV/PV= 0.67 chệch mục tiêu!
35
(36)Công cụ kỹ thuât thực hiện
Estimate at Completion -EC: dự báo chi phí cuối dự án.
Ví dụ: EAC=BAC/CPI Dự án có BAC=$200.000,
Chỉ số CPI=0,80EAC = 250.000 USD
(37)Jens Martensson Jens Martensson Công cụ kỹ thuât thực hiện
EAC: dự báo chi phí cuối dự án. Ví dụ: EAC=BAC/CPI Dự án có BAC=$200.000,
Chỉ số CPI=0,80EAC = 250.000 USD.
37
(38)Outputs
Báo cáo cần cung cấp thông tin trạng thái tiến độ, mức
độ chi tiết theo yêu cầu bên liên quan khác nhau, tài liệu kế hoạch quản lý thông tin liên lạc.
Các định dạng phổ biến cho báo cáo hiệu suất bao gồm biểu
(39)Jens Martensson Jens Martensson
Dự án địi hỏi phải có giai đoạn kết thúc
Kết thúc hành (Administrative closure) tạo ra: Tài liệu lưu trữ dự án
Chấp nhận thức
39
(40)Quản lý xung đột hiệu quả: Giải vấn đề: trực tiếp đối mặt với xung đột
Thỏa hiệp: dùng tiếp cận cho nhận
Làm trơn (Smoothing): nhấn mạnh điểm đồng tình bỏ qua
khác biệt
Áp đặt (Forcing): dùng tiếp cận thắng-thua
- Rút lui: rút lui khơng đồng tình
(41)Jens Martensson Jens Martensson Phát triển kỹ truyền thông tốt
Các công ty thường không ý đến tầm quan trọng phát
triển kỹ nói, viết, nghe
Khi công ty ngày mang tính tồn cầu, họ ý thức cần
phải đầu tư để cải tiến truyền thông với người có ngơn ngữ văn hóa khác
Để cải tiến truyền thơng cần có lãnh đạo
41
(42)Họp hiểu
Xác định định có nên tránh buổi họp không
Xác định mục đích kết đạt buổi họp
Xác định người tham gia họp
Cung cấp chương trình họp cho người tham gia trước buổi họp
Chuẩn bị tài liệu hỗ trợ trực quan
Tiến hành họp cách chuyên nghiệp
(43)Jens Martensson Jens Martensson Dùng email hiệu
Bảo đảm email phương tiện truyền thông hiệu
Bảo đảm gởi e-mail đến người
Các đề email phải phù hợp
Giới hạn nội dung cho chủ đề chính, rõ ràng súc tích tốt
Giới hạn số lượng kích thước tập tin đính kèm
Bảo đảm ln cập nhật phần mềm chống virút (virus)
Trả lời nhanh email Học cách sử dụng tính hữu ích
43
(44)Quản lý kỳ vọng bên liên quan là trình giao tiếp
làm việc với bên liên quan để đáp ứng nhu cầu họ giải quyết vấn đề có
Quản lý kỳ vọng giúp để tăng xác suất thành công dự án
cách đảm bảo bên liên quan hiểu rõ lợi ích rủi ro dự án
(45)Jens Martensson Jens Martensson
Quản lý kỳ vọng bên liên quan là trình giao tiếp
làm việc với bên liên quan để đáp ứng nhu cầu họ giải quyết vấn đề có
Quản lý kỳ vọng giúp để tăng xác suất thành công dự án
cách đảm bảo bên liên quan hiểu rõ lợi ích rủi ro dự án
45