định những tài nguyên vật lý (người, thiết bị, vật liệu) và số lượng được sử dụng để thực hiện các hoạt động của dự án.... Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên (Resource Plannin[r]
(1)CHƯƠNG 7:
QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN
(PROJECT COST MANAGEMENT)
CHƯƠNG 7:
QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN
(2)Khái niệm quản lý chi phi dự án
Khái niệm quản lý chi phi dự án
•
Chi phí tài ngun tính trước để đạt
được mục tiêu Chi phí thường đo
bằng đơn vị tiền tệ.
•
Quản lý chi phí dự án bao gồm quy trình
(3)Khái niệm quản lý chi phi dự án
Khái niệm quản lý chi phi dự án
•
Quản lý chi phí gồm tiến trình:
–Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên (Resource
Planning): xác định nguồn tài nguyên cần thiết để thực dự án
–Ước lượng chi phí (Cost Estimating): ước tính chi phí
về nguồn tài nguyên để hoàn tất dự án
–Dự tốn chi phí (Cost Budgeting): phân bổ tồn chi
phí ước tính vào hạng mục cơng việc thực
–Điều chỉnh chi phí (Cost control): điều chỉnh thay đổi
(4)Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên
(Resource Planning)
Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên
(Resource Planning)
•
Hoạch định nguồn lực liên quan đến việc xác
(5)Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên
(Resource Planning)
Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên
(Resource Planning)
•
Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên phụ thuộc
vào chất dự án tổ chức Một số câu
hỏi cần cân nhắc:
–Các khó khăn gặp thực công việc
cụ thể dự án?
–Có phạm vi định ảnh hưởng đến nguồn tài
nguyên?
–Tổ chức thực công việc tương tự
như dự án?
–Tổ chức có đủ người, trang thiết bị vật tư để
(6)Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên
(Resource Planning)
Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên
(Resource Planning)
•
Input:
–Work breakdown structure (WBS): xác định yếu tố
của dự án cần nguồn lực WBS liệu để hoạch định nguồn lực
–Historical information: thông tin lịch sử liên quan đến
loại tài nguyên cần thiết cho công việc tương tự dự án trước nên sử dụng lại
–Scope statement: chứa chứng minh dự án mục
(7)Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên
(Resource Planning)
Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên
(Resource Planning)
–Resource pool description: mô tả tài nguyên dự trữ
sẳn có cần thiết cho việc lập kế hoạch tài nguyên dự án
–Organizational policies: sách tổ chức đội dự
(8)Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên
(Resource Planning)
Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên
(Resource Planning)
•
Tools and techniques:
–Expert judgment:
• Các đơn vị khác tổ chức thực dự án • Chuyên gia tư vấn
• Chuyên gia kỹ thuật • Nhóm cơng nghiệp
(9)Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
•
Ước lượng chi phí liên quan đến việc tính tốn
(10)Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
•
Inputs:
–Work breakdown structure –Resource requirement
–Resource rates: cá nhân nhóm chuẩn bị dự toán
phải biết tỷ lệ đơn vị cho tài ngun để tính tốn chi phí dự án
(11)Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
–Historical information:
• Project files: tài liệu ghi nhận từ kết dự
án trước
• Cơ sở liệu ước tính chi phí thương mại • Kiến thức đội dự án
–Biểu đồ tài khoản (Chart account): mô tả cấu trúc
(12)Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
•
The tools and techniques
–Analogous Estimating (Top-down) –Bottom-Up Estimating
–Parametric Estimating –Expert Judgment
–Three-Point Estimates
(13)Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
–Analogous Estimating (Top-down): sử dụng chi phí
thực tế trước đó, dự án tương tự làm tảng để làm ước tính
• Là kỹ thuật ước tính cho tồn dự án, sau chia thành tỉ
lệ phần trăm tổng số giai đoạn hay công việc dự án
• Do ước lượng từ xuống cần thông tin lịch sử nên không
thể áp dụng cho dự án chưa thực trước
(14)Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
–Bottom-Up Estimating: ước tính riêng nhóm cơng
việc tính tốn số tổng cộng • Mất nhiều thời gian xác
• u cầu người thực phải biết rõ công việc tiến hành
(15)Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
–Parametric Estimating (tham số): sử dụng đặc
điểm riêng biệt dự án áp dụng phương thức toán học để ước tính chi phí
• Dùng cho dự án lớn, có sẵn liệu lịch sử
• Thơng tin lịch sử đơn vị cơng việc dùng làm sở tính
tốn
• Mơ hình tốn học xây dựng gọi cơng thức theo tham
(16)Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
–Các phương pháp ước lượng theo tham số nay:
• COCOMO (Constructive Cost Model) dựa KLOC (Kilo Line
of Codes)
• Điểm chức (Function Point): kỹ thuật đánh giá độc
lập chức liên quan triển khai hệ thống
• UseCase Point
(17)Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
–Three-Point Estimates: Khái niệm bắt nguồn từ
việc đánh giá chương trình kỹ thuật đánh giá (PERT) PERT sử dụng ba ước tính để xác định phạm vi gần cho chi phí hoạt động
• Kỳ vọng (CM): Chi phí hoạt động dựa đánh giá nỗ lực
thực tế cho công việc cần thiết chi phí dự đốn
• Lạc quan (CO) Chi phí hoạt động dựa phân tích kịch
bản tốt cho hoạt động
• Bi quan (CP) Chi phí hoạt động dựa phân tích
(18)Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
–PERT phân tích tính tốn chi phí (CE) hoạt động dự
(19)Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
–Phân tích dự phịng (Reserve Analysis): Dự tốn chi
phí bao gồm dự phịng rủi ro (đơi gọi phụ cấp dự phịng) Dự phịng tỷ lệ phần trăm chi phí ước tính, số cố định, phát triển cách sử dụng phương pháp phân tích định lượng
–Chi phí Chất lượng (Cost of Quality): đưa chi phí
(20)Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
–Phân tích nhà cung cấp thầu (Vendor Bid Analysis):
(21)Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
Ước lượng chi phí (Cost Estimating)
•
Outputs
–Cost estimates: đánh giá định lượng chi phí
các nguồn tài nguyên cần thiết để hoàn thành hoạt động dự án
–Supporting detail: hỗ trợ chi tiết cho việc ước lượng
gồm:
• Bảng mô tả phạm vi công việc thường WBS • Tài liệu sở cho dự tốn
–Cost management plan: mô tả kế hoạch quản lý
(22)Xác định ngân sách (Determine Budget)
Xác định ngân sách (Determine Budget)
•
Xác định ngân sách trình tổng hợp dự
(23)Xác định ngân sách (Determine Budget)
(24)Xác định ngân sách (Determine Budget)
Xác định ngân sách (Determine Budget)
•
Inputs:
–Activity Cost Estimates –Basis of Estimates
–Scope Baseline
• Scope Statement
• Work breakdown structure • WBS dictionary
–Project Schedule
–Resource Calendars –Contracts
(25)Xác định ngân sách (Determine Budget)
Xác định ngân sách (Determine Budget)
•
Tools and Techniques
–Cost Aggregation: Dự tốn chi phí tổng hợp
các gói cơng việc WBS Các dự tốn chi phí gói cơng việc tổng hợp cho cấp cao WBS (chẳng hạn kiểm soát tài khoản) cuối cho toàn dự án
–Reserve Analysis –Expert Judgment
–Historical Relationships
–Funding Limit Reconciliation: đối chiếu kinh phí giới
(26)Xác định ngân sách (Determine Budget)
Xác định ngân sách (Determine Budget)
•
Outputs
–Cost Performance Baseline: sử dụng để đo
(27)Xác định ngân sách (Determine Budget)
Xác định ngân sách (Determine Budget)
–Project Funding Requirements: yêu cầu tổng kinh phí
và yêu cầu tài trợ định kỳ (ví dụ, quý, năm) có nguồn gốc từ đường mốc chi phí
–Project Document Updates
(28)Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
•
Theo dõi tình trạng dự án để cập nhật ngân
sách dự án.
•
Quản lý thay đổi đường sở chi phí.
•
Cập nhật ngân sách liên quan đến chi phí thực
(29)Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
•
Kiểm sốt chi phí dự án bao gồm:
–Ảnh hưởng nhân tố tạo thay đổi đường
mốc chi phí
–Đảm bảo tất yêu cầu thay đổi thực
hiện cách kịp thời
–Quản lý thay đổi thực tế chúng xảy ra.
–Đảm bảo chi phí khơng vượt q kinh phí phê
(30)Kiểm soát chi phí (Control Cost)
Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
•
Kiểm sốt chi phí dự án bao gồm:
–Giám sát hiệu chi phí. –Giám sát hiệu suất làm việc.
–Ngăn chặn thay đổi không chấp thuận bao gồm
trong chi phí báo cáo sử dụng tài nguyên
–Thông báo cho bên liên quan tất thay
đổi liên quan đến chi phí phê duyệt
–Hành động để mang lại chi phí vượt dự kiến giới
(31)Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
•
Tool and techniques
–Quản lý giá trị đạt (Earned value management
-EVM): đo mức độ dự án thực so với kế hoạch
–Dự báo
–To-Complete Performance Index: phép tính
sử dụng để tính tốn xem dự án phải thực ngân sách phê chuẩn
–Xem xét hiệu suất.
(32)Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
•
Cách tính ngân sách:
–Ghi ngân sách thời điểm hoàn thành (Budget at
completion -BAC): Đây tổng ngân sách có cho dự án
–Sau nhân với % kế hoạch hoàn thành
–Kết ngân sách dự trù cho tổng chi phí chi
tiêu cho công việc suốt giai đoạn định trước(Planned Value - PV)
(33)Kiểm soát chi phí (Control Cost)
Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
•
Kế hoạch hồn thành:
–Nếu nhóm dự án thực 300 làm việc cho
(34)Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
•
Ví dụ: Nếu BAC $ 200.000, % kế hoạch
của toàn 30%, giá trị gia tăng theo kế
hoạch là:
(35)Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
•
Earned Value (EV):
–Giá trị đạt cho biết nhóm dự án làm việc
như nào?
–Giá trị đạt dự án gửi đến khách hàng
cho đến thời điểm
–% thực tế hồn thành: VD nhóm dự án thực
300 làm việc thời điểm tổng số 1.000 Nhưng họ thực hồn thành 35% cơng việc=> % thực tế hồn tồn 35%
(36)Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
•
Schedule Performance Index SPI
: Chỉ số thực
hiện lịch biểu
–Cho biết tiến độ dự án sớm hay chậm kế
hoạch
• Nếu SPI < => EV<PV: chậm tiến độ
• Nếu SPI > => EV>PV: sớm kế hoạch
(37)Kiểm soát chi phí (Control Cost)
Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
•
Schedule Variance-SV: Sự thay đổi lịch
–Sự khác biệt kế hoạch giá trị thực đạt
được
(38)Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
–Chi phí thực sự(Actual Cost-AC): chi phí thực
cơng việc thực (ACWP= Actual Cost of Work Performed), tổng cộng chi phí trực tiếp hay gián tiếp việc hồn tất cơng việc giai đoạn định trước
–Cost Performance Index (CPI): tỷ số giá trị thu
được chi phí thật
• Nếu CPI=1 phù hợp
• Nếu CPI<1 vượt ngân sách
(39)Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
–Chi phí phát sinh (Cost Variance-CV)
• CV cho biết khác biệt kế hoạch chi tiêu chi
phí thực
–To-Complete Performance Index (TCPI)
(40)Kiểm soát chi phí (Control Cost)
Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
•
Dự báo:
–Ước tính lúc hồn thành (Estimate at Completion
EAC): giúp tính tốn tổng chi phí dự án hồn thành
–Ước tính để hồn thành (ETC): cho biết chi tiêu
nhiều cho dự án
EAC = BAC / CPI
(41)Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
–Phát sinh lúc hoàn thành (Variance at
Complete-VAC): dự đoán phát sinh thực dự án
(42)Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
(43)Kiểm sốt chi phí (Control Cost)
(44)Bài tập
Bài tập
•
Giả sử dự án thực năm:
–PV = 23.000$ EV = 20.000$ AC = 25.000$ BAC =
120.000$
–Tính độ lệch chi phí (cost variance), độ lệch lịch biểu
(schedule variance), số hiệu suất chi phí (cost performance index - CPI), số hiệu suất lịch biểu (schedule performance index - SPI) dựán
–Dựán trước hay sau lịch biểu? Dự án phạm
vi ngân sách hay vượt ngân sách
–Dùng CPI để tính giá trị EAC cho dự án Dự án
được thực tốt hay xấu so với kế hoạch?
(45)