chuong7tv xuanhiens weblog

định những tài nguyên vật lý (người, thiết bị, vật liệu) và số lượng được sử dụng để thực hiện các hoạt động của dự án.... Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên (Resource Plannin[r]

(1)

CHƯƠNG 7:

QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN

(PROJECT COST MANAGEMENT)

CHƯƠNG 7:

QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN

(2)

Khái niệm quản lý chi phi dự án

• Chi phí tài ngun tính trước để đạt

được mục tiêu Chi phí thường đo bằng đơn vị tiền tệ.

• Quản lý chi phí dự án bao gồm quy trình

(3)

Khái niệm quản lý chi phi dự án

• Quản lý chi phí gồm tiến trình:

–Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên (Resource

Planning): xác định nguồn tài nguyên cần thiết để thực dự án

–Ước lượng chi phí (Cost Estimating): ước tính chi phí

về nguồn tài nguyên để hoàn tất dự án

–Dự tốn chi phí (Cost Budgeting): phân bổ tồn chi

phí ước tính vào hạng mục cơng việc thực

–Điều chỉnh chi phí (Cost control): điều chỉnh thay đổi

(4)

Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên (Resource Planning)

• Hoạch định nguồn lực liên quan đến việc xác

(5)

• Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên phụ thuộc

vào chất dự án tổ chức Một số câu hỏi cần cân nhắc:

–Các khó khăn gặp thực công việc

cụ thể dự án?

–Có phạm vi định ảnh hưởng đến nguồn tài

nguyên?

–Tổ chức thực công việc tương tự

như dự án?

–Tổ chức có đủ người, trang thiết bị vật tư để

(6)

• Input:

–Work breakdown structure (WBS): xác định yếu tố

của dự án cần nguồn lực WBS liệu để hoạch định nguồn lực

–Historical information: thông tin lịch sử liên quan đến

loại tài nguyên cần thiết cho công việc tương tự dự án trước nên sử dụng lại

–Scope statement: chứa chứng minh dự án mục

(7)

–Resource pool description: mô tả tài nguyên dự trữ

sẳn có cần thiết cho việc lập kế hoạch tài nguyên dự án

–Organizational policies: sách tổ chức đội dự

(8)

• Tools and techniques:

–Expert judgment:

• Các đơn vị khác tổ chức thực dự án • Chuyên gia tư vấn

• Chuyên gia kỹ thuật • Nhóm cơng nghiệp

(9)

Ước lượng chi phí (Cost Estimating)

• Ước lượng chi phí liên quan đến việc tính tốn

(10)

• Inputs:

–Work breakdown structure –Resource requirement

–Resource rates: cá nhân nhóm chuẩn bị dự toán

phải biết tỷ lệ đơn vị cho tài ngun để tính tốn chi phí dự án

(11)

–Historical information:

• Project files: tài liệu ghi nhận từ kết dự

án trước

• Cơ sở liệu ước tính chi phí thương mại • Kiến thức đội dự án

–Biểu đồ tài khoản (Chart account): mô tả cấu trúc

(12)

• The tools and techniques

–Analogous Estimating (Top-down) –Bottom-Up Estimating

–Parametric Estimating –Expert Judgment

–Three-Point Estimates

(13)

–Analogous Estimating (Top-down): sử dụng chi phí

thực tế trước đó, dự án tương tự làm tảng để làm ước tính

• Là kỹ thuật ước tính cho tồn dự án, sau chia thành tỉ

lệ phần trăm tổng số giai đoạn hay công việc dự án

• Do ước lượng từ xuống cần thông tin lịch sử nên không

thể áp dụng cho dự án chưa thực trước

(14)

–Bottom-Up Estimating: ước tính riêng nhóm cơng

việc tính tốn số tổng cộng • Mất nhiều thời gian xác

• u cầu người thực phải biết rõ công việc tiến hành

(15)

–Parametric Estimating (tham số): sử dụng đặc

điểm riêng biệt dự án áp dụng phương thức toán học để ước tính chi phí

• Dùng cho dự án lớn, có sẵn liệu lịch sử

• Thơng tin lịch sử đơn vị cơng việc dùng làm sở tính

tốn

• Mơ hình tốn học xây dựng gọi cơng thức theo tham

(16)

–Các phương pháp ước lượng theo tham số nay:

• COCOMO (Constructive Cost Model) dựa KLOC (Kilo Line

of Codes)

• Điểm chức (Function Point): kỹ thuật đánh giá độc

lập chức liên quan triển khai hệ thống

• UseCase Point

(17)

–Three-Point Estimates: Khái niệm bắt nguồn từ

việc đánh giá chương trình kỹ thuật đánh giá (PERT) PERT sử dụng ba ước tính để xác định phạm vi gần cho chi phí hoạt động

• Kỳ vọng (CM): Chi phí hoạt động dựa đánh giá nỗ lực

thực tế cho công việc cần thiết chi phí dự đốn

• Lạc quan (CO) Chi phí hoạt động dựa phân tích kịch

bản tốt cho hoạt động

• Bi quan (CP) Chi phí hoạt động dựa phân tích

(18)

–PERT phân tích tính tốn chi phí (CE) hoạt động dự

(19)

–Phân tích dự phịng (Reserve Analysis): Dự tốn chi

phí bao gồm dự phịng rủi ro (đơi gọi phụ cấp dự phịng) Dự phịng tỷ lệ phần trăm chi phí ước tính, số cố định, phát triển cách sử dụng phương pháp phân tích định lượng

–Chi phí Chất lượng (Cost of Quality): đưa chi phí

(20)

–Phân tích nhà cung cấp thầu (Vendor Bid Analysis):

(21)

• Outputs

–Cost estimates: đánh giá định lượng chi phí

các nguồn tài nguyên cần thiết để hoàn thành hoạt động dự án

–Supporting detail: hỗ trợ chi tiết cho việc ước lượng

gồm:

• Bảng mô tả phạm vi công việc thường WBS • Tài liệu sở cho dự tốn

–Cost management plan: mô tả kế hoạch quản lý

(22)

Xác định ngân sách (Determine Budget)

• Xác định ngân sách trình tổng hợp dự

(23)

(24)

• Inputs:

–Activity Cost Estimates –Basis of Estimates

–Scope Baseline

• Scope Statement

• Work breakdown structure • WBS dictionary

–Project Schedule

–Resource Calendars –Contracts

(25)

• Tools and Techniques

–Cost Aggregation: Dự tốn chi phí tổng hợp

các gói cơng việc WBS Các dự tốn chi phí gói cơng việc tổng hợp cho cấp cao WBS (chẳng hạn kiểm soát tài khoản) cuối cho toàn dự án

–Reserve Analysis –Expert Judgment

–Historical Relationships

–Funding Limit Reconciliation: đối chiếu kinh phí giới

(26)

• Outputs

–Cost Performance Baseline: sử dụng để đo

(27)

–Project Funding Requirements: yêu cầu tổng kinh phí

và yêu cầu tài trợ định kỳ (ví dụ, quý, năm) có nguồn gốc từ đường mốc chi phí

–Project Document Updates

(28)

Kiểm sốt chi phí (Control Cost)

• Theo dõi tình trạng dự án để cập nhật ngân

sách dự án.

• Quản lý thay đổi đường sở chi phí.

• Cập nhật ngân sách liên quan đến chi phí thực

(29)

• Kiểm sốt chi phí dự án bao gồm:

–Ảnh hưởng nhân tố tạo thay đổi đường

mốc chi phí

–Đảm bảo tất yêu cầu thay đổi thực

hiện cách kịp thời

–Quản lý thay đổi thực tế chúng xảy ra.

–Đảm bảo chi phí khơng vượt q kinh phí phê

(30)

Kiểm soát chi phí (Control Cost)

• Kiểm sốt chi phí dự án bao gồm:

–Giám sát hiệu chi phí. –Giám sát hiệu suất làm việc.

–Ngăn chặn thay đổi không chấp thuận bao gồm

trong chi phí báo cáo sử dụng tài nguyên

–Thông báo cho bên liên quan tất thay

đổi liên quan đến chi phí phê duyệt

–Hành động để mang lại chi phí vượt dự kiến giới

(31)

• Tool and techniques

–Quản lý giá trị đạt (Earned value management

-EVM): đo mức độ dự án thực so với kế hoạch

–Dự báo

–To-Complete Performance Index: phép tính

sử dụng để tính tốn xem dự án phải thực ngân sách phê chuẩn

–Xem xét hiệu suất.

(32)

• Cách tính ngân sách:

–Ghi ngân sách thời điểm hoàn thành (Budget at

completion -BAC): Đây tổng ngân sách có cho dự án

–Sau nhân với % kế hoạch hoàn thành

–Kết ngân sách dự trù cho tổng chi phí chi

tiêu cho công việc suốt giai đoạn định trước(Planned Value - PV)

(33)

• Kế hoạch hồn thành:

–Nếu nhóm dự án thực 300 làm việc cho

(34)

• Ví dụ: Nếu BAC $ 200.000, % kế hoạch

của toàn 30%, giá trị gia tăng theo kế hoạch là:

(35)

• Earned Value (EV):

–Giá trị đạt cho biết nhóm dự án làm việc

như nào?

–Giá trị đạt dự án gửi đến khách hàng

cho đến thời điểm

–% thực tế hồn thành: VD nhóm dự án thực

300 làm việc thời điểm tổng số 1.000 Nhưng họ thực hồn thành 35% cơng việc=> % thực tế hồn tồn 35%

(36)

• Schedule Performance Index SPI: Chỉ số thực

hiện lịch biểu

–Cho biết tiến độ dự án sớm hay chậm kế

hoạch

• Nếu SPI < => EV<PV: chậm tiến độ

• Nếu SPI > => EV>PV: sớm kế hoạch

(37)

• Schedule Variance-SV: Sự thay đổi lịch

–Sự khác biệt kế hoạch giá trị thực đạt

được

(38)

–Chi phí thực sự(Actual Cost-AC): chi phí thực

cơng việc thực (ACWP= Actual Cost of Work Performed), tổng cộng chi phí trực tiếp hay gián tiếp việc hồn tất cơng việc giai đoạn định trước

–Cost Performance Index (CPI): tỷ số giá trị thu

được chi phí thật

• Nếu CPI=1 phù hợp

• Nếu CPI<1 vượt ngân sách

(39)

–Chi phí phát sinh (Cost Variance-CV)

• CV cho biết khác biệt kế hoạch chi tiêu chi

phí thực

–To-Complete Performance Index (TCPI)

(40)

• Dự báo:

–Ước tính lúc hồn thành (Estimate at Completion

EAC): giúp tính tốn tổng chi phí dự án hồn thành

–Ước tính để hồn thành (ETC): cho biết chi tiêu

nhiều cho dự án

EAC = BAC / CPI

(41)

–Phát sinh lúc hoàn thành (Variance at

Complete-VAC): dự đoán phát sinh thực dự án

(42)

(43)

(44)

Bài tập

• Giả sử dự án thực năm:

–PV = 23.000$ EV = 20.000$ AC = 25.000$ BAC =

120.000$

–Tính độ lệch chi phí (cost variance), độ lệch lịch biểu

(schedule variance), số hiệu suất chi phí (cost performance index - CPI), số hiệu suất lịch biểu (schedule performance index - SPI) dựán

–Dựán trước hay sau lịch biểu? Dự án phạm

vi ngân sách hay vượt ngân sách

–Dùng CPI để tính giá trị EAC cho dự án Dự án

được thực tốt hay xấu so với kế hoạch?

(45)

Bài tập

• Dự án bạn có tổng ngân sách $ 300.000

Bạn kiểm tra hồ sơ dự án thấy bạn dành $175.000 nay.

• Nhóm nghiên cứu hồn thành 40% công việc

của dự án, bạn kiểm tra lịch trình nói họ hồn thành 50% cơng việc

(46)

Bài tập

(47)

Bài tập

• Bạn quản lý dự án xây dựng đường

(48)

Bài tập