Nếu bạn làm việc trong môi trường không an toàn vì điện áp thì hiện tượng treo máy hoặc tự khởi động lại đột ngột là điều khó có thể tránh khỏi, để an toàn hơn cho công việc soạn thảo vă[r]
(1)106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần - 19/7/2005 17h:11
Microsoft cố gắng nhằm hoàn thiện bổ sung thêm nhiều tính tiện dụng hơn cho phần mềm Microsoft Office Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” MS Office lựa chọn ẩn, tính chưa biết đến hay shortcuts -đều gần đến hay không sử dụng
Thông qua viết mong muốn giới thiệu đến bạn thủ thuật đơn giản hiệu cho Word, Excel, Outlook, PowerPoint Có thể nói thủ thuật giúp bạn sử dụng hiệu phần mềm văn phòng này, khai thác khả tiềm tàng
hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng
Tuy nhiên xin ý bạn hầu hết thủ thuật sau vận hành tốt
đối với phiên Microsoft Office XP 2003
Thủ thuật chung
Phóng to hay thu nhỏ
Nếu bạn sở hữu mouse (con chuột máy tính) có cuộn (scroll button) bạn hồn tồn phóng to hay thu nhỏ văn cửa sổ MS Office nhanh chóng cách giữ phím Ctrl xoay cuộn – xoay lên phía trước phóng to
về phía sau thu nhỏ lại
Định dạng nhanh chóng
Một “viên ngọc ẩn” MS Office Format Painter – có hình dáng chổi sơn cơng cụ chuẩn (Standard toolbar) Nếu chưa có bạn vào Tool | Commands, tìm đến mục Format kéo biểu tượng công cụ thả vào công cụ chuẩn Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chổi sơn, công cụ copy lại định dạng văn nơi trỏ chuột xuất Nếu bạn lựa chọn đoạn (paragraph) hay ô (cell) nhắp chuột vào biểu tượng công cụ định dạng đoạn hay chép lại Sau bạn cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bạn muốn “dán” định
dạng giống đoạn nguồn xong
Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng Format Painter, bạn áp dụng định dạng chép liên tục bạn ấn phím Esc Thêm nhiều lựa chọn hơn
Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau chọn File ứng dụng Word cửa sổ soạn e-mail Outlook, bạn thấy thay đổi menu File Với Word Outlook bạn thấy có thêm lựa chọn Save All Close All Excel bạn thấy có Close All
Xuống dịng khơng tạo chỉ mục
(2)bạn cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter Lần tới bạn ấn Enter để xuống dịng tiếp tục theo
danh sách mục
Riêng Excel để xuống dịng bạn ấn Alt-Enter
Các Smart Tags
Smart Tags - bắt đầu xuất phiên Microsoft Office XP – biểu tượng ứng dụng cơng nghệ XML nên xuất liệu phù hợp với tính Smart Tags Để kích hoạt Smart Tags bạn vào Tools | AutoCorrect Options chuyển sang mục Smart Tags lựa chọn loại tags mà bạn
muốn kích hoạt
Lấy ví dụ Paste Options Smart Tags:
Paste options: Sau bạn dán (paste) liệu ứng dụng Office bạn chọn Smart Tag (xuất bên cạnh đoạn liệu vừa dán có hình giống clipboard) với lựa chọn định dạng phong phú - Match Destination Formatting (chuyển định dạng liệu vừa dán giống với định dạng văn bản) Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng đoạn liệu vừa dán)
106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần - 20/7/2005 15h:45
Microsoft Word
Truy cập nhanh đến văn thường sử dụng Cách nhanh thông dụng để truy cập đến tệp tin văn thường sử dụng Microsoft Word vào File tìm đến văn cần mở Điểm bất lợi cách số lượng tệp tin lưu danh sách tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng vào Tools | Options | General để chỉnh thông số “Recent used file list” lên số lớn Nhưng MS Word lại có tính ẩn khác hữu dụng việc nhanh chóng tìm đến văn thường sử dụng Bạn sử dụng cách sau
Bạn vào View | Toolbars | Customize bạn nhắp chuột phải vào đâu công cụ toolbars chọn Customize Khi cửa sổ Customize mở bạn chuyển sang tab Commands
Trong cửa sổ Customize | Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống chọn Built-in Menus danh sách bên tay phải (commands) chọn Work Nhắp giữ nguyên chuột trái kéo Works thả vào công cụ thuận tiện với bạn Vậy bạn tạo công cụ riêng cho với tên Work Để đổi tên menu bạn mở cửa sổ Customize nhắp chuột phải vào tên menu
(3)Bây bạn sử dụng menu để lưu tên đường dẫn đến tệp tin văn bạn thường sử dụng cách sau Bạn mở văn thường sử dụng sau chọn Work | Add to work menu Thế tên văn có sẵn sàng cho bạn truy cập đến
lúc
Để gỡ bỏ tên văn danh sách menu Work bạn ấn giữ Ctrl-Alt-Minus (phím Ctrl-Alt-Minus phím dấu trừ (-) cạnh phím số 0) Lúc trỏ biến thành dấu trừ, bạn click vào menu Work tìm đến tên văn cần bỏ nhắp chuột trái
lần vào
Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng
Để yêu cầu MS Word lần khởi động mở tệp tin văn mà bạn sử dụng lần cuối trước tắt Word bạn thử dùng cách sau Bạn tìm đến tệp tin Winword.exe – thơng thường tệp tin có đường dẫn sau C:\Program Files\Microsoft Office nằm thư mục Office 10 phiên XP Office 11 với phiên 2003 Tìm bạn nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to |
Desktop (create shortcut)
Hoặc bạn nhắp chuột phải lên desktop chọn New | Shortcut tìm đến tệp tin
Winword.exe theo đường dẫn
Sau bạn desktop nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo chọn Properties Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target gõ vào “/mFile1” vào cuối đường dẫn
trường này, click OK
Sử dụng lệnh Paste Special
Khi bạn copy văn web từ tệp tin Word khác dán trực tiếp vào Word ứng dụng giữ nguyên định dạng gốc - từ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức nhiều việc chỉnh sửa lại văn Để tránh điều bạn sử dụng lệnh Paste Special Cách sử
dụng sau:
Sau copy văn từ nguồn, bạn chuyển vào Word chọn Edit | Paste Special Trong cửa sổ Paste Special bạn chọn Unformatted Text Unformatted Unicode Text
Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng
Bạn muốn xếp lại vị trí đoạn văn mình? Để tránh thời gian kéo thả hay copy-paste bạn sử dụng cách sau Lựa chọn đoạn văn mà bạn muốn thay đổi vị trí lên xuống, ấn giữ phím Shift-Alt dùng phím mũi tên lên xuống để điều chỉnh lại vị trí đoạn văn
(4)Các tệp tin văn MS Word có chứa thơng tin ẩn tiết lộ thơng tin bạn Microsoft cho cơng cụ xố bỏ thông tin ẩn Remove Hidden Data trang web Tuy nhiên cơng cụ khó sử dụng Vậy để xố bỏ thơng tin ẩn
này bạn làm theo cách sau
Trước phổ biến tệp tin văn bản, bạn dùng ứng dụng WordPad (Start | All Programs | Accessories) mở văn trước lưu lại văn dạng Rich Text Format (.rtf) Cuối bạn việc đổi phần mở rộng tệp tin văn trở lại dạng Word Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin thành “test.rtf”, để đổi lại sang dạng Word bạn dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc”
106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần - 22/7/2005 8h:15
Microsoft Word Vẽ đường thẳng
Bạn hồn tồn dễ dàng kẻ đường thẳng ngang văn cách đơn
giản sau
- Bạn gõ liên tiếp dấu gạch ngang (-) ấn Enter bạn có đường kẻ đơn - Bạn gõ liên tiếp dấu gạch (_) ấn Enter bạn có đường kẻ đậm - Bạn gõ liên tiếp dấu (=) ấn Enter bạn có đường kẻ đơi Máy tính có sẵn Word
Bạn có biết bạn hồn tồn bổ sung thêm máy tính vào Word khơng? Đúng hồn tồn giúp bạn thêm phần thuận lợi công việc nhiều Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize bạn nhắp chuột phải lên công cụ (toolbar) chọn Customize Trong cửa sổ Customize - bạn có hội làm quen với cửa sổ phần trước viết - bạn chọn Tools bên khung Categories bên tay trái chọn biểu tượng Tool Calculate khung Commands bên tay phải Bạn nhắp giữ chuột trái lên biểu tượng Tools Calculate kéo thả lên cơng cụ
mà bạn thích
Bây bạn dàng thực phép tính Word cách gõ vào phép tính lựa chọn tồn phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate ấn Ctrl-V để dán kết vào Tuần hoá Smart Tags Spelling, Track changes
(5)Smart Tags nói tính tương đối hiệu phiên Word Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng thấy khó chịu tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục Nếu bạn không ưa Smart Tags vào Tools | AutoCorrect Options chuyển sang mục Smart Tags cửa sổ AutoCorrect Options bỏ dấu kiểm loại Smart Tag bạn khơng muốn Cịn tính Word có dịng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây khó chịu nhiều Track changes Tính thực có hiệu bạn để người khác sửa văn bạn Những thay đổi Track changes ghi nhận liệt kê văn Để bỏ bạn vào View bỏ đánh dấu trước Markup xong
Status Bar có cho bạn?
Bạn để ý đến trạng thái (Status bar) Word chưa? Nó có nhiều điều thú vị Nhưng Word bạn chưa có Status bar bạn vào Tools | Options chuyển sang mục View Trong mục bạn để ý đến phần Show
và đánh dấu kiểm vào Status bar xong
Thanh trạng thái tên gọi cho bạn thấy thơng tin văn bạn, thứ tự trang thời bạn, phần, dòng, toạ độ trỏ chuột … Nhắp đúp chuột lên Số thứ tự
trang bạn gọi menu Go to
Bên cạnh đó, trạng thấy bạn cịn thấy có REC – TRK – EXT – OVR Nhắp đúp chuột lên mục bạn bật tính lên Nhắp đúp chuột lên REC bạn bật tính ghi macro – hay gọi thao tác tự động, TRK giúp bạn theo dõi ghi nhận thay đổi mà bạn sửa lên văn gốc, EXT cho phép bạn lựa chọn văn mà cần dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái OVR bật tính ghi đè – tức kí tự bạn gõ vào thay cho kí tự liền kề thay xuất bên cạnh Tuỳ biến AutoText
Chắc bạn để ý thấy nhiều Word tự động thay gợi ý giúp bạn cụm từ kiểu "Best Wishes", “Best regards”…Đây tính AutoText Word Bạn hồn tồn tự tuỳ biến danh sách từ MS Word tự động thay giúp bạn Bạn vào Tools | AutoCorrect Options chuyển sang mục AutoText Trong cửa sổ AutoText bạn gõ cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter autotext entries here nhắp chuột vào Add Muốn gỡ bỏ autotext bạn chọn nhắp chuột vào Delete 106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần - 25/7/2005 16h:57 (Bài cập nhật cách )
Microsoft Word
Track changes - So sánh các văn bản
Bạn có văn giống hệt bạn muốn so sánh xem chúng giống khác điểm nào? Thay phải ngồi so sánh dịng một, thủ thuật sau giúp bạn thực
(6)Nếu bạn biết sử dụng tính Track changes Word thật tiện dụng Tính giúp bạn theo dõi ghi lại rõ ràng thay đổi văn bạn Để bật tính Track changes bạn vào Tool | Track Changes sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E Cịn bạn khơng bật Track changes từ trước làm để tìm thay đổi khác biệt văn Vẫn có cách, Trach changes giúp bạn giải việc Trong Word 2000, bạn vào Tools | Track changes | Compare documents Khi hộp thoại bật bạn lựa chọn văn bạn cần đem so sánh với văn thời bạn Word giúp bạn bổ sung thay đổi vào văn bạn Trong Word XP 2003 có khác chút, bạn vào Tools | Compare and Merge Documents Trong hộp thoại bật bạn đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính so sánh văn bản; không Word giúp bạn hợp văn
bản Q trình cịn lại giống với Word 2000
Split – So sánh nhiều phần của văn bản
Văn bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần văn với - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split giúp bạn giải
khó khăn
Bạn vào Windows | Split Ngay trỏ biến thành đường kẻ ngang cho phép bạn định khoảng cách chia đơi hình Word Hãy đặt cho thật dễ nhìn nhắp chuột trái lần Word bị chia làm cửa sổ riêng biệt bạn duyệt văn dễ dàng Để bỏ tính bạn lại vào Windows chọn Remove Split
Bảo vệ văn bản của bạn
(7)văn người sử dụng Tuy nhiên, Word cho phép người sử dụng thay đổi mặc định
Bạn vào Tools | Options chuyển sang mục File locations Trong cửa sổ bạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi Ví dụ thay đổi đường dẫn mở lưu văn mặc định bạn nhắp chuột vào mục Documents sau nhắp chuột vào Modify chỏ đến thư mục riêng
bạn Nhắp ok xong
Đặt font chữ mặc định
Bạn quen sử dụng loại font chữ định muốn lần mở Word sẵn sàng font chữ cho bạn Rất đơn giản, bạn thử thủ thuật sau Bạn mở văn được, vào Format | Font Trong cửa sổ Font bạn chọn lựa kiểu font chữ bạn quen dùng nhắp chuột vào Default góc cuối bên tay trái cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định khơng, chọn Yes xong Gán phím tắt cho biểu tượng Microsoft Word để thao tác
nhanh hơn - 25/7/2005 8h:52
(Bài cập nhật cách 10 )
Khi soạn thảo văn với Microsoft Word, nhiều bạn phải cần thêm vào văn các biểu tượng (symbol) ký tự đặc biệt (special character) để trang trí thêm cho văn Với ký tự đặc biệt gán sẵn phím tắt bạn dùng những phím tắt để chèn ký tự đặc biệt vào văn
Cịn với biểu tượng chưa gán sẵn phím tắt Do đó, bạn tạo phím tắt cho biểu tượng mà bạn thường sử dụng để nhanh chóng chèn biểu tượng cần thiết vào văn
Cách tạo tổ hợp phím tắt cho biểu tượng sau:
- Trong cửa sổ làm việc Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” chọn “Symbol ” - Hộp thoại “Symbol” mở ra, tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần thiết để gán phím tắt
- Bạn bấm vào nút “Shortcut Key ” để mở hộp thoại “Customize Keyboard”
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new shortcut key” Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng
- Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign” Bấm nút “Close”
- Với cách làm tương tự, bạn gán phím tắt cho biểu tượng khác
(8)- Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt tab “Symbols” - Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key ” để mở hộp thoại “Customize Keyboard”
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt “Current keys” Sau cùng, bạn bấm nút “Remove” Tổ hợp phím tắt mà bạn chọn cho biểu tượng khơng cịn tác dụng
- Bạn làm tương tự để xố phím tắt cho biểu tượng khác
Bảo vệ đôi mắt bạn
Chúng ta quen thuộc với hình soạn thảo mặc định dạng trắng chữ đen MS Word Tuy nhiên, hình trắng sáng dễ làm mắt mau chóng mệt mỏi đau làm việc lâu với
Điều lâu dài có tác động xấu đến mắt sức khỏe bạn MS Word có cách giúp bạn tránh tác động sáng trắng làm việc Đó thay đổi màu màu chữ mặc định từ trắng chữ đen thành xanh chữ trắng
Bạn làm sau: vào Tools\Options , chọn thẻ General hộp thoại xuất đánh dấu kiểm vào mục Blue ground, white text, xong nhấn OK Với cách này, hình soạn thảo trở nên dễ chịu mà đảm bảo tốt tương phản cần thiết chữ Lưu ý: văn in giữ nguyên dạng trắng chữ đen
Khắc phục lỗi nhảy cách chữ có dấu
- Khi soạn thảo văn ngơn ngữ có dấu, thường gặp tiếng Việt với gõ Vietkey hay Unikey, thường hay gặp lỗi chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn “cu a s o ti n ho c”
Lỗi phát sinh thường sau bạn dùng thao tác copy, paste tự nhiên
Để khắc phục lỗi này, bạn vào mục Tools\Options từ giao diện soạn thảo MS Word, chọn thẻ Edit vào mục Settings Tại hộp thoại Settings, bạn bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence and word spacing automatically nhấn OK hai lần
Bây giờ, bạn gõ lại khơng cịn gặp lỗi chữ nhảy cách Xóa Password Word-Excell
(9)Phần mềm miễn phí có tên Free Word and Excel password recovery (FWEpr) câu trả lời Dung lượng chương trình 236 KB, tải từ địa
QUOTE
http://www.freewordexcelpassword.com
, tương thích với Windows 2000 trở lên Máy tính phải cài NET Framwork (tải miễn phí website hãng Microsoft)
Sau cài đặt, tiến hành phục hồi pasword theo trình tự sau:
- Thẻ Welcome: Giới thiệu tổng quan chương trình địa website
- Thẻ Select file: Bấm vào nút Select a file, đến vị trí file word excel cần phục hồi mật (chú ý file word có phần mở rộng doc cịn file excel có phần mở rộng xls, lựa chọn khung File of Style)
- Thẻ Dictionary recovery: Được sử dụng trước có file dạng text (*.txt) ghi nhớ mật file danh sách có nhiều mật khác Nên đánh dấu chọn ô Recovery options Bấm nút Select Dictionary đến file dạng txt dic cần thiết Bấm nút Go để chương trình tiến hành tìm kiếm mật thích hợp
- Thẻ Brute force recovery: Được sử dụng khơng có danh sách mật từ trước (ứng dụng trường hợp trên) Trong đó:
+ Khung Characters: Cho phép thu hẹp phạm vi tìm kiếm chọn số từ 0-9 ký tự a-z (có thể chữ hoa chữ thường) ký tự đặc biệt khác
+ Khung From (length) quy định số lượng ký tự có mật
Quy định xong bấm nút Go để chương trình tiến hành dị tìm Mật ngắn, đơn giản FWEpr tìm nhanh ngược lại
Tùy biến chữ Word
Tính đến thời điểm này, Word Art cách để bạn xoay ngang xoay dọc hay kéo dài chữ Hãy thử cách khác, dễ dàng nhiều chức Word Art
Đầu tiên, bạn format chữ bao gồm font, màu chữ, đậm hay in nghiêng bôi đen… nhấn Ctrl + C Sau đó, bạn vào menu Edit, chọn Paste Special Trong danh mục Paste Special, chọn Picture OK Lúc này, đoạn text "hoàn trả" dạng ảnh, bạn thoải mái di chuyển, quay nghiêng, kéo dài… Tóm lại, thực thứ làm với ảnh (ảnh)
"Nghỉ hiệp" PowerPoint
(10)giờ nghỉ giải lao, nhấn phím giúp bạn trở tình trạng ban đầu Quá đơn giản tiện lợi!
Tìm từ đồng nghĩa Word
Bạn thường soạn thảo văn Word thường hay dùng dùng lại từ Thay vắt óc ngồi nhớ từ đồng nghĩa để "thay đổi khơng khí", dùng đến trợ giúp MS Word Có lẽ bạn chưa biết MS Word có "tàng trữ" từ điển đồng nghĩa (thesaurus) cho tiếng Anh, tiếng Pháp tiếng Tây Ban Nha Để khởi động chức này, bạn vào menu Tools > Language Hoặc muốn dùng phím tắt, bạn nhấn Shift + F7 sau bơi đen chữ cần tìm từ đồng nghĩa Nếu bạn không bôi đen, MS Word mặc định từ cần tìm kiếm nằm bên trái chuột Phần lại bạn, chọn từ ưng ý click chuột phải, chọn Insert để chèn lên từ cũ
Viết hoa giây
Shift + F3 vốn phím tắt quen thuộc để bạn thay đổi định dạng chữ từ chữ thường sang chữ in hoa Tuy nhiên, Shift + F3 lại chuyển đổi từ chữ viết hoa chữ đầu sang chữ thường đến chữ hoa Một tổ hợp phím giúp bạn tiết kiệm thời gian việc cho phép chuyển trực tiếp từ hoa sang thường ngược lại, Ctrl + Shift + A Để thay đổi từ, bạn để trỏ chuột lên từ nhấn Ctrl + Shift + A để thay đổi cụm từ, bạn thiết phải bơi đen cụm từ nhấn tổ hợp phím Nhấn Ctrl + Shift + A thêm lần giúp quay lại định dạng chữ ban đầu
Vơ hiệu hố phím Insert MS Word
Như biết, công dụng phím Insert bật tắt chế độ ghi đè Microsoft Word hay chương trình xử lý văn tương tự, bạn dùng tới Tại bạn khơng vơ hiệu hóa phím Insert ln cho “rảnh mắt, nhẹ tay” nhỉ? Bạn làm theo cách sau:
- Mở Word, vào menu Tools\ Macro\ Record New Macro - Trong mục Macro name, bạn gõ DoNothing
- Nhấn nút Keyboard
- Tại mục Press new shortcut key, nhấn phím Insert Từ Insert xuất Tiếp theo, bạn nhấn Assign, nhấn Close
- Quay lại hộp thoại chính, công cụ Stop Recording xuất Bạn phải nhấn chọn Stop
Như vậy, bạn tạo Macro có cơng dụng “khơng làm cả” cho phím Insert Lần sau, bạn nhấn Insert, chẳng làm
(11)Tính toán MS Word
Trong nhiều trường hợp, người dùng có nhu cầu tính tốn văn Biết nên MS Word trang bị cơng cụ để chiều lịng “thượng đế”, trường (field), dùng để tính bảng lẫn nơi văn
- Tính tốn bảng: Khi bạn dùng lệnh Table\ Formula tức bạn chèn trường tính tốn Trường tính tốn bắt đầu dấu Cách thức hoạt động công thức (hoặc hàm) địa tham chiếu đến ô bảng tương tự Excel Nếu nhìn thấy cơng thức =SUM(LEFT) =SUM(ABOVE) trơ đá bạn chép thay đổi giá trị ô, bạn vội tưởng công thức có giá trị lần chép sang vị trí khác khơng dùng Trong trường hợp này, chọn trường công thức nhấn F9 để Word cập nhật lại giá trị Nếu muốn Word tự động cập nhật trường in, vào menu Tools\ Options > chọn thẻ Print > chọn Update fields Các trường không cập nhật thực lệnh Print (hoặc xem Print Preview được), Word tự động làm điều cho bạn
- Tính tốn văn bản: Bạn có số tổng cộng số hạng chi tiết nằm rải rác văn Vì thường xun phải điều chỉnh số liệu chi tiết nên bạn muốn số tổng cộng phải cập nhật tự động nhằm tránh sai sót Trước tiên, bạn đánh dấu số liệu chi tiết lệnh Bookmark menu Insert Sau đó, dùng trường cơng thức để tính tốn dựa theo tên bookmark Ví dụ: ta có giá trị 14500, 65000, 2450 với tên bookmark solieu1, solieu2, solieu3, gõ cấu trúc mã trường sau (trước tiên nhấn Ctrl+F9 để có cặp ngoặc nhọn gõ công thức vào bên trong):
{=solieu1+solieu2+solieu3 \# “##0.00} Kết hiển thị 81950.00 Bây giờ, dù chi tiết có thay đổi, bạn khơng phải lo đến số tổng nữa, Word tự động cập nhật bạn in giấy Bạn cộng, trừ, nhân, chia, lũy thừa bookmark thoải mái làm Excel
Soạn thư mời họp MS Word 2000
Bạn băn khoăn phải soạn thư mời họp (họp chi đoàn lớp chẳng hạn) kiểu? Tại bạn không nhờ đến Word nhỉ, MS Word 2000 cung cấp cho bạn “thuật sĩ” để làm điều
Đầu tiên, vào File\ New, chọn thẻ Other Documents, chọn Agenda Wizard, nhấn OK Hộp thoại Agenda Wizard xuất hiện, nhấn Next Tại bước này, bạn chọn ba kiểu mẫu mà Word cung cấp sẵn nhấn Next
Ở phần Details, gõ ngày, giờ, tên, địa điểm tổ chức buổi họp, sau nhấn Next để tiếp tục Ở phần Headings, đánh dấu chọn hai mục Type of meeting Special notes, nhấn Next Qua phần Names, đánh dấu chọn ba mục nhấn Next
(12)Phần Minutes, bạn chọn No nhấn Next, nhấn Finish để kết thúc
Đợi chút, Word tạo cho bạn thư Tuy nhiên, sản phẩm Microsoft nên thư soạn cịn tiếng Anh, bạn phải chỉnh sửa lại đơi chỗ Cụ thể là:
- Nhấp chuột phải vào chữ Agenda góc bên trái, chọn Edit Text thay chữ khác
- Chọn dòng minutes khung kế bên thay thời gian bắt đầu họp
- Ở phía dưới, chọn dòng thay đơn vị tổ chức họp, đại biểu, thư ký
- Chọn dòng chữ Agenda topics thay chữ Kỳ họp, đồng thời xóa bỏ số khung
- Cuối cùng, thay dịng chữ Special notes chữ Kính mời gõ vào nội dung thư mời Bây giờ, bạn việc lưu lại in xong
Giấu đoạn văn bản
Trong văn bản, bạn muốn che giấu đoạn lý bảo mật bạn tơ chọn đoạn văn truy xuất đến menu Format chọn Font Tại bạn nhấn vào thẻ Font bấm vào tuỳ chọn Hidden vùng Effects bấm Ok đế thấy kết
Khi bạn muốn xem lại đoạn văn giấu bạn truy xuất vào menu Tool > Options, bấm vào thẻ View nhấn dấu chọn trước tùy mục Hidden text vùng Formatting marks Những đoạn văn bị bạn che giấu xuất trở lại kèm theo nét gạch bạn dễ phân biệt đâu đoạn văn bình thường đâu đoạn văn che giấu
Tự động lưu lại liệu soạn thảo
Nếu bạn làm việc môi trường khơng an tồn điện áp tượng treo máy tự khởi động lại đột ngột điều khó tránh khỏi, để an tồn cho cơng việc soạn thảo văn bạn nên thiết lập thời gian tự động “lưu trữ” liệu với cách thực sau: Bạn nhấn vào menu Tool > Options, bạn nhấn vào thẻ Save nhấn dấu chọn trước tuỳ mục Save AutoRecover info every sau thiết lập thời gian mà bạn muốn Word tự động “backup” lại liệu (theo mặc định 10 phút) sau bấm OK để chấp nhận việc thay đổi
Tự động chèn ngày, vào văn bản
(13)Thiết lập chế độ tự động chỉnh sửa từ ngữ gõ văn bản
MS Word: Khi gõ văn bản, việc gõ sai tả điều khơng thể tránh khỏi Trong MS Word có thiết lập chế độ tự động chỉnh sửa từ ngữ dành cho người sử dụng, QuanTriMang.com hướng dẫn bạn cách làm sau:
1 Vào Tools \ AutoCorrect Options…
2 Xuất hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoCorrect:
- Nhập ký tự cần sửa ô Replace
(14)hộp thoại AutoCorrect)
3 Chọn nút Add để thêm vào danh sách Chọn OK để hoàn thành
Sau thiết lập xong, bạn gõ sai tả nhấn phím cách (space), MS Word tự động sửa lại tả từ cho bạn Ở lấy ví dụ gõ chữ “gn” chỉnh sửa thành chữ “ng”
Dựa vào tính MS Word, bạn đặt số ký ký tự tắt cho dịng văn Ví dụ đặt: “qh” sửa thành “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” Xóa chế độ tự động sửa từ ngữ.
Trong vài trường hợp bạn lại muốn xóa bỏ chế độ tự động sửa từ ngữ với từ bạn thiết lập MS Word tự thiết lập (Ví dụ MS Word thường tự động thiết lập sẵn cho bạn nhập chữ ‘i” (i thường) thành chữ “I” (I hoa)) Cách thực sau:
1 Vào Tools \ AutoCorrect Options…
(15)Tìm chữ đặt chỉnh sửa từ ngữ danh sách Chọn nút Delete để xóa