o Nếu nhiều lô hàng được dự kiến đóng cùng container và có một hoặc vài lô hàng phải hoãn lại, CFS phải xin ý kiến Bên thuê kho về việc vẫn tiếp tục đóng những lô hàng khác vào containe[r]
(1)QUY TRÌNH KHAI THÁC HÀNG XUẤT C.F.S I QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG
1 Xác định booking Bao gồm:
− Tên chủ hàng
− Người giao dịch Điện thoại:
− Cảng dỡ hàng nơi giao hàng
− Số lượng kiện hàng tổng số
− Đơn đặt hàng số hiệu mặt hàng
− Loại hàng
− Chủ vỏ
− Tên tàu Feeder/ số chuyế
− Thời gian bắt đầu xếp hàng
− Thời gian tầu cắt máng
− Thời gian tầu chạy
2 Liên lạc với chủ hàng thời gian hàng kho 3 Giao hàng
− Chủ hàng giao hàng đến CFS chậm theo thời gian cắt hàng theo thoả thuận Kho CFS kiểm tra hàng cẩn thận trước nhận hàng Nếu có trường hợp sau phải có đồng ý Bên th kho CFS nhận (phải chụp ảnh trạng hàng hố)
o Kiện hàng khơng dán băng dính có biểu dán lại kiện o Kiện hàng hàng bị hỏng tình trạng (xước, thủng, ướt ) o Kiện hàng thiếu mã hiệu, mã số ( so với booking)
o Bất kỳ trường hợp đặc biệt khác xảy với kiện hàng
− Giao hàng đến kho muộn (Sau 05 chiều thứ ) giao tờ khai Hải Quan muộn, CFS nhận có " Yêu cầu nhận hàng muộn" bên thuê kho đồng ý tiếp nhận CFS CFS nhận hàng vào xếp phân loại theo mác mã hàng, kích cỡ, kiểu cách hàng, màu sắc theo hướng dẫn Bên thuê kho đại diện chủ hàng Lập bảng kê hàng hoá (theo chủng loại mẫu mã hàng)
o CFS thay mặt Bên thuê kho phát hành chứng từ giao nhận cho bên giao hàng Chứng từ giao nhận phải có chữ ký đại diện CFS đại diện bên giao hàng
o Bên chủ hàng phải nộp xác nhận booking, packing list, giấy uỷ quyền (nếu cần) hồ sơ hải quan giao hàng
o Nếu nhiều lơ hàng dự kiến đóng container có vài lơ hàng phải hỗn lại, CFS phải xin ý kiến Bên thuê kho việc tiếp tục đóng lơ hàng khác vào container để xuất hỗn lại việc đóng container
4 Đóng hàng.
− Bên thuê kho gửi hướng dẫn đóng hàng cho CFS trước ngày
− CFS phải đảm bảo lực, phương tiện công nhân đóng hàng để kịp xuất tàu
(2)− Bên thuê kho phải bảo đảm hãng tàu bố trí vỏ cont CFS để đóng hàng theo lịch dự kiến CFS tuân theo hướng dẫn Bên thuê kho hãng tàu CY hạ hàng
− CFS phối hợp hãng tàu để đảm bảo vỏ cont sẵn có tình trạng tốt để đóng hàng
− Bên th kho yêu cầu CFS vận chuyển cont từ bãi khác đóng hàng Yêu cầu văn có nội dung sau:
o Số lượng container (loại, cỡ) o Chủ vỏ
o Địa điểm nâng hạ
Bên thuê kho trả cho CFS chi phí vận chuyển, nâng hạ 6 Hải quan kiểm hố.
− Chủ hàng chịu trách nhiệm hồn thành thủ tục giấy tờ HQ kiểm hoá giao nộp hồ sơ HQ hoàn chỉnh cho CFS giao hàng
− Nếu hồ sơ HQ kiểm hố khơng giao cho CFS theo thời gian quy định, CFS khơng chịu trách nhiệm tổ chức kiểm hố đóng ghép cho cont việc đưa cont tàu Trong trường hợp CFS phải thông báo cho bên thuê kho để book hàng tàu khác
− CFS có trách nhiệm tiến hành kiểm hố cho việc đóng ghép hàng xuất Phí kiểm hố bao gồm phí CFS miễn giấy tờ HQ giao nộp kịp thời Nếu giấy tờ hải quan chưa đủ việc kiểm hố đóng ghép phát sinh thêm chi phí khơng thể vi phạm quy trình quản lý Hải quan
− CFS giao nộp tờ khai HQ hoàn thành thủ tục HQ kiểm hoá cho hãng tàu feeder 7 Giám sát.
− CFS phải giám sát việc nhận, lưu kho, đóng hàng vào cont xuất cont tàu theo dẫn Bên thuê kho
− CFS phải bố trí 01 giao nhận để nhận hàng vào kho 02 giao nhận đóng hàng từ kho vào cont (01 cửa kho 01 cửa cont)
II BÁO CÁO
− Cuối ngày CFS fax copy chứng từ giao nhận ngày cho Bên thuê kho
− CFS gửi báo cáo kiểm kê hàng ngày cho bên thuê kho 09 sáng hôm sau Báo cáo phải thể việc luân chuyển hàng hoá ngày hôm trước
− Căn báo cáo kiểm kê, bên th kho tính tốn để lệnh đóng hàng vào cont để tránh việc đóng hàng tập trung nhiều vào ngày trước ngày tàu
− CFS phải gửi tổng kiểm kê hàng hoá lưu kho cho bên thuê kho 02 ngày trước 01 tàu có cont dự định xuất từ CFS khởi hành
− Khi đóng hàng xong 01 cont hàng/ lô hàng/ CFS phải gửi báo cáo kết đóng hàng cho Bên thuê kho vào 09 sáng hơm sau ngày đóng hàng
III CƠNG VIỆC KHÁC
− Nếu bên thuê kho yêu cầu CFS làm công việc o Kiểm tra mã hàng
(3)o Đóng gói lại
o Các tác nghiệp khác liên quan đến dịch vụ CFS
− Bên thuê kho phải có yêu cầu văn gửi cho CFS trước 01 ngày hạn chót trước tàu chạy 03 ngày, chi phí hai bên thoả thuận
IV KẾ HOẠCH ĐỘT XUẤT
− Nếu hàng không đưa tới kho 03 trước hạn chót theo quy định (cut off), CFS phải liên lạc với chủ hàng Nếu chủ hàng báo hàng không đến giờ, CFS phải gọi điện cho bên thuê kho
− Nếu hàng đến muộn hạn chót quy định, CFS khơng chịu trách nhiệm việc hàng nhỡ tàu CFS nhận hàng thông báo cho bên thuê kho việc hàng đến muộn để bố trí tàu sau
− Nếu chủ vỏ không cung cấp vỏ cont kịp thời theo quy định, CFS phải thông báo cho bên thuê kho