• Quản lý dự án là một trong những lĩnh vực kiến thức mang tính kinh nghiệm, có ý nghĩa quan trọng trong các nhiệm vụ hàng ngày của bất kỳ một nhà quản lý hay một cá nh[r]
(1)CHƯƠNG 1:
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
CHƯƠNG 1:
(2)Nội dung
Nội dung
Tổng quan quản lý dự án
Khái niệm Dự án Quản lý dự án
Các thành phần khung làm việc (framework) quản lý dự án
Kiến thức cần thiết cho quản lý dự án Các giai đoạn quản lý dự án.
(3)Mở đầu
Mở đầu
• Tại DA bị thất bại
(4)Mở đầu
Mở đầu
• Thống kê Standish Group (2006)
–50% số dự án phần mềm thất bại
–Chỉ có 16.2% dự án hồn thành hạn nằm giới hạn ngân sách, đáp ứng tất tính đặc tính cam kết ban đầu
–52.7% dự án hồn thành vào hoạt động khơng hồn thành hạn bội chi, khơng đáp ứng đầy đủ tính đặc tính thiết kế ban đầu
(5)Mở đầu
Mở đầu
• Các DA thành cơng.
–Đúng thời hạn, phạm vi kinh phí cho phép.
–Nhóm thực khơng cảm thấy bị kiểm sốt q mức
–Khách hàng thỏa mản:
• Sản phẩm DA giải vấn đề • Được tham gia vào trình QL DA
(6)Tổng quan quản lý dự án
Tổng quan quản lý dự án
(7)Tổng quan quản lý dự án
Tổng quan quản lý dự án
• Quản lý tổ chức
• Quản lý dự án người lãnh đạo • Quản lý công việc người
• Kỹ mềm: trao đổi người
–Kỹ nghe –Kỹ hiểu –Kỹ viết
–Kỹ trình bày
(8)Dự án gì?
Dự án gì?
• “Dự án nỗ lực tạm thời cam kết để tạo sản phẩm hay dịch vụ nhất” (A
Guide to the Project Management Body of Knowledge)
–“Tạm thời”: dự án có thời điểm bắt đầu kết thúc xác định “Tạm thời” áp dụng cho dự án, không áp dụng cho sản phẩm hay dịch vụ phát sinh từ dự án
(9)Các đặc trưng dự án
Các đặc trưng dự án
• Hoạt động để đạt tới mục tiêu xác định.
• Có thời điểm bắt đầu thời điểm kết thúc.
• Có ràng buộc kinh phí, thời gian nguồn nhân lực
• Có nhiều rủi ro (khơng chắn)
• Nhiều thay đổi nhiều vấn đề xuất hiện.
• Được thực tổ chức thành lập tạm thời
• Nội dung cơng việc thay đổi pha tiếp diễn. • Nhiều người tổ chức có nhu cầu mối quan
(10)Dự án công nghệ thông tin
Dự án cơng nghệ thơng tin
• Là dự án thực lĩnh vực công nghệ thơng tin
• Tn thủ ngun tắc quản lý dự án nói chung
(11)Bộ ba ràng buộc (Triple constraint)
Bộ ba ràng buộc (Triple constraint)
• Mọi dự án bị ràng buộc yếu tố:
–Các muc tiêu phạm vi (Scope): Dự án tìm cách đạt gì?
–Các mục tiêu thời gian (Time): Dự án hoàn tất?
–Các mục tiêu chi phí (Cost): Sẽ tốn bao nhiêu?
(12)(13)Quản lý
Quản lý
• Quản lý: tác động chủ thể quản lý lên
đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu định điều kiện biến động môi trường trường Bao gồm hành động:
–Lập kế hoạch: trình thiết lập mục tiêu phương thức hành động để đạt mục tiêu
–Tổ chức: trình xây dựng bảo đảm điều kiện để đạt mục tiêu
–Chỉ huy: trình đạo, thúc đẩy thành viên làm việc cách tốt nhất, lợi ích tổ chức
(14)Quản lý dự án
Quản lý dự án
• Dự án tập hợp công việc, thực
hiện tập thể người có chun mơn, nhằm đạt kết dự kiến, thời gian dự kiến, với kinh phí dự kiến
• Quản lý dự án (QLDA) việc áp dụng kiến
(15)Quản lý dự án
Quản lý dự án
•
Quản lý dự án trình:
–Lập kế hoạch:
• Điều phối thời gian, • Nguồn nhân lực
• Giám sát trình phát triển dự án
–Đảm bảo cho dự án hồn thành
• Đúng thời hạn, phạm vi ngân sách duyệt
(16)Quản lý dự án
Quản lý dự án
(17)Quản lý dự án
Quản lý dự án
• Quản lý dự án bao gồm phần chính:
–Quản lí kỹ thuật: bao gồm công việc, ngân sách, tiến độ, chất lượng
–Quản lí người: bao gồm người tổ chức tham gia thực dự án trao đổi
• Vấn đề người thường vấn đề ảnh hưởng tới thành bại dự án
(18)Mục tiêu quản lý dự án
Mục tiêu quản lý dự án
• Mơi trường cạnh tranh cao, buộc tổ chức phải tạo sản phẩm chất lượng cao với chi phí thấp khoảng thời gian ngắn nhất Phải quản lý dự án để đảm bảo:
–Hoàn thành mục tiêu dự án điều kiện ràng buộc
• Lên kế hoạch tổ chức tài nguyên để đạt kết xác định khoảng thời gian cho phép
–Cân đối thời gian, chi phí thực
• Ba ràng buộc mà xung đột lẫn
(19)Mục tiêu quản lý dự án
Mục tiêu quản lý dự án
• Tiên đốn, nhận diện xử lý tình khơng mong đợi
–Quản lý tiên đoán rủi ro
–Lập kế hoạch dự đoán rủi ro thành phần quản lý dự án
• Tính đến đặc điểm đặc biệt dự án
–Những dự án phức tạp mức độ rủi ro cao
(20)Các lợi ích QLDA
Các lợi ích QLDA
• Kiểm sốt tốt tài nguyên tài chính, thiết bị người
• Cải tiến quan hệ với khách hàng • Rút ngắn thời gian triển khai
• Giảm chi phí
• Tăng chất lượng độ tin cậy • Tăng lợi nhuận
• Cải tiến suất lao động • Phối hợp nội tốt
(21)Các kiến thức cần thiết để QLDA
Các kiến thức cần thiết để QLDA
• Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án kiến thức riêng ngành QLDA
• Ngồi ra, người quản trị dự án cịn phải có kiến thức kinh nghiệm
–Quản lý tổng quát.
(22)Các kiến thức cần thiết để QLDA
Các kiến thức cần thiết để QLDA
• Các kỹ cần thiết người quản trị dự án
–Giao tiếp: lắng nghe, thuyết phục.
–Tổ chức: lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân tích. –Xây dựng nhóm: thấu hiểu, thúc đẩy tinh thần đồng
đội
–Lãnh đạo: động, có tầm nhìn, biết giao nhiệm vụ, lạc quan
(23)Người quản lý dự án
Người quản lý dự án
• Vai trị người quản lý dự án:
–Chịu trách nhiệm cuối dự án –Giao tiếp với người dự án
–Giải vấn đề dự án
–Tích lũy tài sản tri thức huấn luyện thành viên.
• Nhiệm vụ người quản lý dự án:
–Xây dựng kế hoạch dự án
–Theo dõi kiểm soát thực dự án –Quản lý thay đổi
–Kết thúc dự án
(24)Người quản lý dự án
Người quản lý dự án
• Đặc trưng quan trọng người quản lý hiệu hiệu quả:
Hiệu quả Kém hiệu quả
Gương mẫu Thiếu gương mẫu
Có tầm nhìn xa Thiếu tự tin
Thành thạo kỹ thuật Thiếu kiến thức chun mơn
Quyết đốn Khơng đoán
Giao tiếp tốt Giao tiếp
Dám đương đầu với cấp cần Hỗ trợ thành viên
(25)Các bên tham gia (Stakeholder)
Các bên tham gia (Stakeholder)
• Các bên tham gia tất có liên quan bị ảnh hưởng hoạt động dự án
• Các bên tham gia bao gồm:
–Người Quản lý dự án –Nhà tài trợ,
–Tổ dự án:
• Trưởng Nhóm kỹ thuật, • Các trưởng nhóm,
• Các nhóm triển khai
(26)(27)9 lĩnh vực QLDA
9 lĩnh vực QLDA
• 4 lĩnh vực bản:
–Phạm vi: Xác định quản lý tất công việc thực dựán
–Thời gian: Ước lượng thời gian, lập lịch biểu theo dõi tiến độ thực đảm bảo DA hoàn tất thời hạn
–Chi phí: Đảm bảo hồn tất dự án kinh phí cho
phép
(28)9 lĩnh vực QLDA
9 lĩnh vực QLDA
• 4 lĩnh vực hỗ trợ: phương tiện để đạt mục tiêu dự án
–Nguồn nhân lực –Truyền thông –Rủi ro
–Mua sắm trang thiết bị
(29)Các giai đoạn dự án
Các giai đoạn dự án
• Dự án thực thể thống nhất, thời gian thực xác định, thường chia thành số giai đoạn để quản lý thực
• Mỗi giai đoạn thực hay nhiều cơng việc Tổng hợp giai đoạn gọi chu kỳ hay vòng đời dự án
(30)Chu trình sống dự án
Chu trình sống dự án
• Vịng đời phát triển dự án (Systems Development Life Cycle-SDLC): khung làm việc dùng để mô tả giai đoạn trình phát triển trì hệ thống
• Các giai đoạn dự án thay đổi tùy theo dự án, thường chia thành giai đoạn:
–Quan niệm (conception) –Triển khai (development)
(31)Chu trình sống dự án
Chu trình sống dự án
–Quan niệm :Xây dựng ý tưởng, xác định mục tiêu, kết phương pháp thực để đạt kết
–Triển khai (development): giai đoạn chi tiết, tập trung vào công tác thiết kế lập kế hoạch
–Thực hiện, cài đặt (implementation) : tổ chức triển khai, vận hành thử nghiệm
(32)Các giai đoạn dự án CNTT
Các giai đoạn dự án CNTT
1 Xác định: tìm hiểu để có đánh giá khởi đầu 2 Phân tích: hệ thống làm gì.
3 Thiết kế: phần hệ thống, hệ thống
làm việc
4 Thực hiện: lắp ráp thành phần.
5 Kiểm thử hệ thống: Cho hệ thống làm việc,
hiệu chỉnh sai sót
6 Kiểm thử chấp nhận: chấp nhận
khách hàng
(33)Các quy trình giai đoạn
Các quy trình giai đoạn
• Khởi động DA
• Lập kế hoạch DA • Thực thi DA
• Kiểm sốt & điều khiển • Kết thúc
Khởi động DA
Lập kế hoạch DA
Thực Kiểm soát & điều
khiển
(34)Các công cụ kỹ thuật QLDA
Các công cụ kỹ thuật QLDA
• Các cơng cụ kỹ thuật QLDA hỗ trợ người quản lý dự án nhóm dự án nhiều lĩnh vực quản lý dự án
–Quản lý phạm vi: sử dụng WSM,
–Quản lý thời gian: sử dụng sơ đồ Gantt,
(35)Bài tập
Bài tập
1 Tìm viết Internet quản lý dự án CNTT (Information technology Project management) Viết trang báo cáo giới thiệu viết (tham khảo website tạp chí Information Week, Computer World, Information World)
(36)