Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại ban cơ yếu chính phủ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI –––––––––––– ĐỖ THỊ LOAN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI BAN CƠ YẾU CHÍNH PHỦ LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG NGÀNH LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, 11/2019 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI –––––––––––– ĐỖ THỊ LOAN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI BAN CƠ YẾU CHÍNH PHỦ LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS Nguyễn Quốc Dũng Hà Nội, 11/2019 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các kết nghiên cứu đề tài trung thực chưa cơng bố đề tài, cơng trình nghiên cứu khác Những tư liệu tham khảo từ tài liệu cơng trình nghiên cứu trước thích rõ ràng./ Tác giả Đỗ Thị Loan LỜI CẢM ƠN Tác giả luận văn xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Phó giáo sư, tiến sĩ, giảng viên Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ, đồng chí lãnh đạo Ban Cơ yếu Chính phủ, lãnh đạo Văn phịng đồng nghiệp phòng văn thư, lưu trữ tư vấn, hướng dẫn, giúp đỡ, ủng hộ bảo tận tình trình thực nghiên cứu đề tài Đặc biệt, tác giả xin cảm ơn sâu sắc tới TS Nguyễn Quốc Dũng người trực tiếp hướng dẫn tác giả hoàn thành luận văn này./ Tác giả luận văn Đỗ Thị Loan DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ 01 BQP Bộ Quốc phòng 02 CNTT Công nghệ thông tin 03 CSDL Cơ sở liệu 04 GĐ VT Giai đoạn văn thư 05 HỌC VIỆN KTMM Học viện kỹ thuật mật mã 06 KHTC Kế hoạch tài 07 LTCQ Lưu trữ quan 08 TCKT Tài kế tốn 09 TLCN Tài liệu chuyên ngành 10 TLHC Tài liệu hành 11 TLTCKT Tài liệu tài kế tốn 12 TLXDCB Tài liệu xây dựng 13 Trách nhiệm HH1TV Trách nhiệm hữu hạn thành viên 14 Vụ KHCN Vụ Khoa học công nghệ 15 Vụ KHTC Vụ Kế hoạch tài 16 Vụ TCKT Vụ Tài kế tốn 17 XDCB Xây dựng DANH MỤC BẢNG BIỂU KHẢO SÁT THỰC TẾ Bảng 01: Bảng tổng hợp kết khảo sát tổ chức thu thập tài liệu vào lưu trữ quan đơn vị trực thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ Bảng 02: Bảng tổng hợp kết khảo sát tổ chức công tác chỉnh lý tài liệu quan đơn vị trực thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ Bảng 03: Bảng tổng hợp kết khảo sát công tác xác định giá trị tài liệu quan đơn vị trực thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ Bảng 04: Bảng tổng hợp kết khảo sát tổ chức công tác bảo quản tài liệu quan đơn vị trực thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ MỤC LỤC Trang Lời cam đoan Lời cảm ơn Danh mục từ viết tắt Danh mục bảng biểu khảo sát thực tế MỞ ĐẦU………………………………………………………………………………………………………………………… Chương TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ………………………………………………………………………………………………… …………………………………6 1.1 Khái niệm lưu trữ……………………………………………………………………………………………………… 1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ………………………………………………………… 1.1.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ ……………………………………………………………………………… 1.1.3 Các loại hình tài liệu lưu trữ………………………………………………………………………………….7 1.2 Hoạt động lưu trữ……………………………………………………………………………………………………… 1.2.1 Khái niệm hoạt động lưu trữ ……………………………………………………………………… 1.2.2 Nội dung hoạt động lưu trữ……………………………………………………………… 1.3 Hiệu hoạt động lưu trữ……………………………………………………………………….…… ………12 1.4 Tiêu chí đánh giá hiệu hoạt động lưu trữ………………………………… ………………… 13 1.4.1 Tiêu chí hiệu hoạt động tổ chức máy cán lưu trữ …… 13 1.4.2 Tiêu chí hiệu hoạt động cơng tác ban hành văn bản, quản lý hoạt động lưu trữ ………………………………………………… ………………………………………………………… 13 1.4.3 Tiêu chí hiệu cơng tác tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ, thi đua khen thưởng, xử lý vi phạm pháp luật công tác lưu trữ ……… … 14 1.4.4 Tiêu chí hiệu hoạt động nghiệp vụ lưu trữ …………………….………………… 14 1.4.5 Tiêu chí hiệu ứng dụng khoa học, công nghệ lưu trữ ……….… 14 1.4.6 Tiêu chí hiệu thực chế độ thông tin, báo cáo thống kê, định kỳ hoạt động lưu trữ …………………………………………………………………………… 15 Tiểu kết chương 1…………………………………………………………………………………………………………….22 Chương THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI BAN CƠ YẾU CHÍNH PHỦ……………………………………………………………………………………………………………………………………23 2.1 Khái quát lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức tổ chức máy quản lý hoạt động lưu trữ Ban Cơ yếu Chính phủ………………………………… 23 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển………………………………………………………………………….23 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ban Cơ yếu Chính phủ …………………………………………………………………………………………………………………………………… 24 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng Ban Cơ yếu Chính phủ Phịng Văn thư, lưu trữ Văn phòng Ban……………………………………………….25 2.2 Khái quát tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động Ban Cơ yếu Chính phủ…………………………………………………………………………………………………………………………………… 27 2.2.1 Nội dung, đặc điểm, thành phần, loại hình tài liệu lưu trữ Ban Cơ yếu Chính phủ………………………………………………………………………………………………………………………… 27 2.2.2 Đặc điểm tài liệu Ban Cơ yếu Chính phủ………………………………………………… 30 2.2.3 Giá tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động Ban Cơ yếu Chính phủ ………………………………………………………………………………………………………………… ……………… 32 2.3 Tình hình hoạt động lưu trữ Ban Cơ yếu Chính phủ…………… … .… 33 2.3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ………………………………….……… ……33 2.3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu…… ………………………………………………… …………………….… 35 2.3.3 Công tác xác định giá trị tài liệu………………………………………… ……………………… …38 2.3.4 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ……………………………………….………………… … …40 2.3.5 Công tác thống kê xây dựng công cụ tra cứu………………………………………….……42 2.3.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu……………………………………………………………….… 44 2.4 Đánh giá chung .………….44 2.4.1 Ưu điểm……………………………………………………………………… …………………………… ……… 44 2.4.2 Hạn chế………………………………………………………………………………….… …………………… 45 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế………………… ………………………………… … ………………….… 48 Tiểu kết Chương 2……………………………………………………………………………… ……………… .49 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI BAN CƠ YẾU CHÍNH PHỦ………………………………………………………………… ………… 50 3.1 Nhóm giải pháp hoạt động nghiệp vụ……………………………………… ………… … 50 3.1.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ………………………………………………… …… ……50 3.1.2 Chỉnh lý tài liệu…………… ………………………… …………………………………………… … …… 51 3.1.3 Tổ chức xác định giá trị tài liệu…………… ……………………………………………… …….… 51 3.1.4 Thống kê cơng cụ tra tìm tài liệu ………… …… …… …….……… .52 3.1.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ…………… ……………………………………… ………… …… ……….….53 3.1.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu………………………………………………………… … …53 3.2 Nhóm giải pháp khác ……………………………………… ………………….……….…….54 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo, quản lý …………………………………….….… … 54 3.2.2 Tăng cường đầu tư kinh phí ………………………………………………………………………… … 54 3.2.3 Hồn thiện hệ thống văn bản……………… … .56 3.2.4 Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ………………………… …… …56 3.2.5 Công tác cán bộ…………… ………………………………………………………… …… …… ….….57 3.2.6 Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ…………………………………………………… 58 3.2.7 Giải mật tài liệu lưu trữ…………… ………………… 58 3.2.8 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ………………… ………… … 59 Tiểu kết Chương 3…………………………………………………………………………………………… 59 KẾT LUẬN 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 PHỤ LỤC Phụ lục số 01 Bảng báo cáo thống kê công tác lưu trữ Ban Cơ yếu Chính phủ…………………………………………………………………………………………………………………………………… 01 Phụ lục số 02 Bảng thời hạn bảo quản…………………… ……………………………… … ……….… 04 Phụ lục số 03 Nội quy kho lưu trữ…… … 16 Phụ lục số 04 Một số hình ảnh tài liệu trang thiết bị lưu trữ quan Ban Cơ yếu Chính phủ .….… … ….19 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đảng Nhà nước ta đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu quan trọng, quý giá phản ánh lịch sử vận động phát triển toàn xã hội quan, tổ chức Với ý nghĩa, vai trò to lớn mình, hoạt động lưu trữ góp phần tạo cơng vụ có hiệu quả, xây dựng hành đại Trong năm qua, quan tâm đạo lãnh đạo Ban Cơ yếu Chính phủ, lãnh đạo Văn phịng đơn vị, với nỗ lực, cố gắng cán bộ, cơng chức Phịng Văn thư, lưu trữ thuộc Văn phịng Ban Cơ yếu Chính phủ nên hoạt động lưu trữ Ban Cơ yếu Chính phủ có bước phát triển với việc ban hành văn nghiệp vụ Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ; Hướng dẫn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Ban Cơ yếu Chính phủ, Nội quy kho lưu trữ; tổ chức hướng dẫn quan, đơn vị thuộc Ban việc lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan; chỉnh lý tài liệu tồn đọng, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu… Tuy nhiên, tồn chưa có danh mục hồ sơ mẫu danh mục hồ sơ hàng năm, chưa lập hồ sơ công việc giao nộp đầy đủ hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ quan, tài liệu đơn vị giao nộp tình trạng bó gói Việc chỉnh lý tài liệu chưa bảo đảm yêu cầu; việc xác định giá trị tài liệu cịn chưa xác, thiếu công cụ khung phân loại, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu Tài liệu chỉnh lý hệ thống hóa thành nhiều mục lục khác nhau, lưu tài liệu có giá trị vĩnh viễn có thời hạn lập mục lục theo đợt chỉnh lý theo Cục, Vụ nên hồ sơ, tài liệu, hồ sơ vấn đề, vụ việc Ban Cơ yếu Chính phủ bị phân tán Cơng tác bảo quản tài liệu chưa đảm bảo diện tích phịng kho chật hẹp, chưa có trang thiết bị, phương tiện để bảo quản tài liệu an tồn, phịng chống cháy nổ… Xuất phát từ thực trạng trên, tác giả lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ Ban Cơ yếu Chính phủ” làm luận văn thạc sĩ Lưu trữ học với mong muốn góp phần đẩy mạnh hoạt động lưu trữ Ban Cơ yếu Chính phủ ngày vào nề nếp thời gian tới 36 37 Hồ sơ toán ngân sách nhà nước Ban Cơ yếu Chính phủ đối tượng thuộc thẩm quyền quản lý Vĩnh viễn giao hàng năm Hồ sơ kiểm tra, tra cơng tác tài chính, kế tốn quan Ban quan, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý Vĩnh viễn - Vụ việc nghiêm trọng 38 Hồ sơ kiểm tốn tài định kỳ, đột xuất quan Ban quan, đơn vị trực thuộc - Vụ việc nghiêm trọng Vĩnh viễn Tài liệu xây dựng 39 Hồ sơ xây dựng, ban hành văn quy định, hướng dẫn Vĩnh viễn chế độ/ sách quản lý XDCB ngành, quan Tài liệu khoa học công nghệ 40 Hồ sơ xây dựng, lấy ý kiến hoàn thiện ban hành quy chế hoạt động, nghiên cứu KHCN ngành Cơ yếu, Vĩnh viễn Ban Cơ yếu Chính phủ quan, đơn vị trực thuộc 41 Hồ sơ hội nghị, hội thảo đề tài, đề án khoa học, công nghệ cấp Nhà nước, cấp bộ, ngành Ban Cơ yếu Vĩnh viễn Chính phủ chủ trì tổ chức 42 Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn 43 Hồ sơ thành lập hoạt động Hội đồng khoa học Vĩnh viễn - Công nghệ Ngành Ban Cơ yếu Chính phủ 44 Hồ sơ thực chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học Vĩnh viễn - Cấp Nhà nước, cấp Bộ, Ngành 45 Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình cơng nghệ giải pháp hữu ích cơng nhận Vĩnh viễn - Cấp Nhà nước Vĩnh viễn - Cấp Bộ, ngành 46 Hồ sơ xây dựng, lấy ý kiến hoàn thiện ban hành định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật ngành 47 Hồ sơ nghiệm thu kết thực chương trình, đề án Vĩnh viễn ứng dụng khoa học cơng nghệ Ban Cơ yếu Chính phủ 48 Hồ sơ xây dựng quản lý CSDL Khoa học cơng nghệ Ban Cơ yếu Chính phủ 49 50 51 52 53 54 55 Tài liệu hợp tác quốc tế Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế Ban Cơ yếu Chính phủ chủ trì thực Kế hoạch đoàn ra, đoàn vào, kế hoạch hợp tác quốc tế ngành Cơ yếu Ban Cơ yếu Chính phủ - Dài hạn, hàng năm Báo cáo tổng hợp đánh giá tình hình thực hợp tác quốc tế ngành Cơ yếu Ban Cơ yếu Chính phủ Chương trình, kế hoach, dự án hợp tác quốc tế ngành Cơ yếu, Ban Cơ yếu Chính phủ hàng năm, nhiều năm Hồ sơ xây dựng quy chế/quy định công tác đối ngoại ngành Cơ yếu Ban Cơ yếu Chính phủ Hồ sơ đoàn - Ký kết hợp tác 9.Tài liệu Kỹ thuật nghiệp vụ Mật mã Hồ sơ Tài liệu cấp phép sản xuất kinh doanh sản phẩm mật mã dân Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 Hồ sơ cấp chứng nhận hợp chuẩn, chứng nhận hợp quy sản phẩm mật mã dân Hồ sơ tài liệu kỹ thuật phục vụ cài đặt sản phẩm mật mã Tài liệu sản xuất sản phẩm mật mã Hồ sơ quản lý chứng thư số Hồ sơ, tài liệu sản phẩm mật mã đưa vào sử dụng Hồ sơ, tài liệu, mơ hình triển khai kỹ thuật mạng liên lạc Cơ yếu Hồ sơ, tài liệu kiểm tra sản phẩm mật mã 10 Tài liệu tra giải khiếu nại, tố cáo Hồ sơ xây dựng, lấy ý kiến hoàn thiện ban hành quy chế, quy định, hướng dẫn tra chuyên ngành Cơ yếu giải khiếu nại, tố cáo ngành Ban Cơ yếu Chính phủ Kế hoạch, báo cáo cơng tác tra (định kỳ, đột xuất, theo chuyên đề) Ban Cơ yếu Chính phủ: - Dài hạn, hàng năm 11 Tài liệu thi đua, khen thưởng Hồ sơ xây dựng, lấy ý kiến hoàn thiện ban hành quy chế, quy định, hướng dẫn công tác thi đua, khen thưởng Ban Cơ yếu Chính phủ Hồ sơ Đại hội thi đua yêu nước Ban Cơ yếu Chính phủ chủ trì tổ chức Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng Ban Cơ yếu Chính phủ - Dài hạn, hàng năm Hồ sơ khen thưởng (thường xuyên, đột xuất) ngành Cơ yếu Ban Cơ yếu Chính phủ hàng năm - Các hình thức khen thưởng Chủ tịch Nước Thủ tướng Chính phủ Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 11 69 Hồ sơ khen thưởng người nước ngồi có quan hệ cơng tác có đóng góp lớn với ngành Cơ yếu Ban Vĩnh viễn Cơ yếu Chính phủ 12 Tài liệu pháp chế 70 Hồ sơ xây dựng, lấy ý kiến hồn thiện Chính phủ, Quốc hội phê duyệt Chương trình xây dựng Luật, Vĩnh viễn Pháp lệnh ngành Cơ yếu 71 Hồ sơ xây dựng ban hành Chương trình, kế hoạch xây Vĩnh viễn dựng văn QPPL thực Luật Pháp lệnh Cơ yếu 72 Hồ sơ xây dựng, lấy ý kiến hoàn thiện ban hành quy Vĩnh viễn định, hướng dẫn công tác pháp chế 73 Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế Ban Cơ yếu Chính phủ Vĩnh viễn - Dài hạn, hàng năm 13 Tài liệu xuất bản, báo chí, tuyên truyền 74 Kế hoạch, báo cáo công tác xuất bản, báo chí, tuyên truyền ngành, quan - Dài hạn, hàng năm 75 Vĩnh viễn Tập lưu ấn phẩm loại Ban Cơ yếu Chính phủ Vĩnh viễn phát hành hàng năm 14 Tài liệu nghiên cứu lịch sử ngành Cơ yếu 76 Tài liệu, băng hình ghi âm, ghi hình việc đón tiếp lãnh Vĩnh viễn đạo Đảng, Nhà nước đến thăm làm việc nhân kiện trọng đại Ngành Cơ yếu Ban Cơ yếu Chính phủ 12 77 Các viết, phát biểu, vấn nhà lãnh đạo chủ chốt Đảng, Nhà nước nhân lễ kỷ niệm, Vĩnh viễn kiện trọng đại Ngành Cơ yếu Ban Cơ yếu Chính phủ 15 Tài liệu hành chính, quản trị cơng sở 15.1 Tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ 78 Hồ sơ xây dựng, lấy ý kiến hoàn thiện ban hành quy chế, quy trình nghiệp vụ cơng tác hành chính, văn thư, Vĩnh viễn lưu trữ quan 79 Hồ sơ xây dựng, lấy ý kiến hoàn thiện ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Ban Cơ yếu Vĩnh viễn Chính phủ 80 Kế hoạch, báo cáo cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ Ban Cơ yếu Chính phủ - Năm, nhiều năm 81 Vĩnh viễn Hồ sơ xây dựng, lấy ý kiến hồn thiện trình cấp có thẩm Vĩnh viễn quyền ban hành Danh mục bí mật nhà nước ngành Cơ yếu Mục lục hồ sơ, tài liệu Ban Cơ yếu Chính phủ 82 - Đối với loại tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử Vĩnh viễn - Đối với loại tài liệu lưu giữ Lưu trữ hành 83 Tập lưu văn đi, sổ đăng ký văn Ban Cơ yếu Chính phủ Vĩnh viễn - Chỉ thị, định, quy định, quy chế, hướng dẫn, ý kiến xử lý, xác minh, báo cáo mặt hoạt động 50 năm - Tờ trình, thơng báo, cơng văn trao đổi, tham gia ý kiến số văn khác 13 15.2 Tài liệu quản trị công sở Hồ sơ xây dựng, lấy ý kiến hoàn thiện ban hành 84 quy định, quy chế công tác quản trị cơng sở, văn hố cơng sở Ban Cơ yếu Chính phủ Vĩnh viễn 16 Tài liệu Đảng Đoàn thể quan 16.1 Tài liệu tổ chức Đảng 85 86 Hồ sơ nhiệm kỳ Đại hội Đảng Ban Cơ yếu Chính phủ Đảng sở Vĩnh viễn Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ Vĩnh viễn 87 Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thị, Vĩnh viễn nghị Trung ương cấp uỷ Đảng cấp 88 Hồ sơ thành lập, sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng Vĩnh viễn thuộc Đảng Ban Cơ yếu Chính phủ 89 Báo cáo cơng tác phát triển đảng viên 90 Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức sở Đảng, Đảng viên 91 Hồ sơ đảng viên Vĩnh viễn 70 năm 70 năm 16.2 Tài liệu tổ chức Cơng đồn 92 Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Công đoàn Đến cấp gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) văn hết hiệu lực 93 Hồ sơ nhiệm kỳ Đại hội tổ chức cơng đồn Vĩnh viễn Ban Cơ yếu Chính phủ 94 Chương trình, kế hoạch báo cáo tình hình hoạt động cơng đồn Ban Cơ yếu Chính phủ - Tổng kết năm, tổng kết theo chuyên đề 95 Vĩnh viễn Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn Vĩnh viễn Đảng, Nhà nước, nghị tổ chức Cơng đồn cấp trên, Cơng đồn Ban Cơ yếu Chính phủ 14 96 Tài liệu tổ chức, nhân hoạt động tổ chức Vĩnh viễn Cơng đồn Ban Cơ yếu Chính phủ 16.3 Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên 97 98 99 100 Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Đoàn cấp gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực Hồ sơ nhiệm kỳ Đại hội Đồn niên Ban Cơ yếu Chính phủ Vĩnh viễn Chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ Vĩnh viễn Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, nghị Vĩnh viễn Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên 17 Tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục, đào tạo Hồ sơ xây dựng, lấy ý kiến hoàn thiện cấp có thẩm quyền phê duyệt quy hoạch, kế hoạch, đề án thành 101 Vĩnh viễn lập nâng cấp trường, đổi tên, bổ sung chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Hồ sơ xây dựng, cấp có thẩm quyền phê duyệt tiêu, Vĩnh viễn 102 kế hoạch đào tạo trường thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ Kế hoạch báo cáo tình hình thực kế hoạch đào tạo, tuyển sinh trường Ban Cơ yếu Chính phủ Vĩnh viễn 103 quản lý - Nhiều năm, hàng năm Hồ sơ xây dựng, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt giáo 104 trình giảng dạy sở giáo dục- đào tạo Ban Cơ Vĩnh viễn yếu Chính phủ quản lý 15 Hồ sơ kết tuyển sinh: định thành lập Hội đồng coi thi, danh sách giám thị, danh sách thí sinh dự 105 Vĩnh viễn thi, số báo danh, định thành lập Hội đồng chấm thi, định công nhận kết thi Hồ sơ ban hành văn phê duyệt danh sách học viên 106 lớp, khoá đào tạo dài hạn, tập trung trường Vĩnh viễn hàng năm 107 Hồ sơ ban hành văn phê duyệt kết thi học Vĩnh viễn viên lớp, khoá đào tạo trường hàng năm Hồ sơ công nhận kết tốt nghiệp cho học viên lớp, khoá đào tạo hàng năm: định thành lập danh sách thành viên hội đồng thi; danh sách thí sinh dự 108 Vĩnh viễn thi kết môn thi; biên công nhận kết thi định hội đồng thi công nhận kết thi 109 Các đề tài nghiên cứu sinh trình độ thạc sỹ sở đào tạo trường: Vĩnh viễn - Loại triển khai ứng dụng thực tế 16 Phụ lục 03 NỘI QUY KHO LƯU TRỮ BAN CƠ YẾU CHÍNH PHỦ VĂN PHỊNG CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 249 /QĐ-VP Hà Nội, ngày 12 tháng năm 2016 QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Nội quy kho lưu trữ Ban Cơ yếu Chính phủ CHÁNH VĂN PHÒNG Căn Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ; Căn Thông tư số 51/2014/TT-BQP ngày 12 tháng năm 2014 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mối quan hệ cơng tác Văn phịng Ban Cơ yếu Chính phủ; Căn Quyết định số 753/QĐ- BCY ngày 05 tháng năm 2014 Ban Cơ yếu Chính phủ ban hành Quy chế cơng tác Văn thư lưu trữ bảo mật tài liệu Ban Cơ yếu Chính phủ; Theo đề nghị Trưởng phịng Văn thư – Lưu trữ Tờ trình số 02/TTr-VTLT ngày 28 tháng năm 2016, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định “Nội quy kho lưu trữ Ban Cơ yếu Chính phủ” Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Điều Trưởng phòng Văn thư – Lưu trữ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lãnh đạo Ban; - Lưu: VT, VTLT; L25 CHÁNH VĂN PHÒNG (Đã ký) Đỗ Thành An 17 BAN CƠ YẾU CHÍNH PHỦ VĂN PHỊNG CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự - Hạnh phúc NỘI QUY Kho lưu trữ Ban Cơ yếu Chính phủ (Ban hành kèm theo Quyết định số 249/QĐ-VP ngày 12 tháng năm 2016 Chánh Văn phịng Ban Cơ yếu Chính phủ) I Đối với nhân viên lưu trữ: Thời gian làm việc: - Buổi sáng từ 07h30 đến 12h00 - Buổi chiều từ 13h00 đến 16h30 (Ngồi làm việc khơng vào kho lưu trữ chưa có đồng ý Lãnh đạo Văn phịng Ban Cơ yếu Chính phủ) Tuyệt đối không hút thuốc lá, đem chất dễ cháy, dễ nổ dụng cụ phát tia lửa vào kho lưu trữ Việc nhân sao, cho mượn hồ sơ tài liệu phải thực theo quy định Khoản Điều 51, Điều 53, Điều 54, Điều 55, Khoản Điều 60 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ bảo mật tài liệu Ban Hướng dẫn, quản lý người đến khai thác hồ sơ tài liệu theo quy định phịng đọc Có sổ theo dõi ký nhận việc nhân sao, mượn hồ sơ tài liệu Khi có cố hư hỏng, mối mọt, hồ sơ tài liệu nhân viên lưu trữ phải kịp thời báo cáo cho Lãnh đạo phòng Văn thư - Lưu trữ để trình cấp xem xét xử lý Sắp xếp ngăn nắp giá, tủ đựng hồ sơ tài liệu; bảo quản kiểm tra số lượng, chất lượng hồ sơ tài liệu kho lưu trữ theo quy trình làm vệ sinh thường xuyên 18 Không tự ý mang hồ sơ tài liệu ngồi chưa cấp có thẩm quyền phê duyệt Kiểm tra thiết bị điện trước sau ra, vào kho lưu trữ Khi có hỏa hoạn phải thực theo quy trình phịng cháy, chữa cháy Nhà nước quy định Khi khỏi kho lưu trữ phải khóa cửa, sau ngày làm việc chìa khóa phải gửi tủ bảo mật Chỉ cho phép người đến khai thác hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ có đồng ý cấp có thẩm quyền II Đối với quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác hồ sơ tài liệu: Cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc Ban đến khai thác hồ sơ tài liệu mục đích cơng vụ (hoặc cá nhân) phải có giấy đề nghị đơn xin sử dụng hồ sơ tài liệu, có xác nhận Thủ trưởng quan, đơn vị chủ quản Thủ trưởng Văn phịng Ban Cơ yếu Chính phủ phê duyệt Các quan, tổ chức, cá nhân bên ngồi có nhu cầu khai thác hồ sơ tài liệu phải có văn đề nghị giấy giới thiệu quan, tổ chức phải đồng ý văn Trưởng ban Ban Cơ yếu Chính phủ Khơng vào kho lưu trữ chưa có đồng ý cấp có thẩm quyền Trong trình nghiên cứu người khai thác hồ sơ tài liệu khơng tẩy xóa, ghi chép vào hồ sơ tài liệu có trách nhiệm bảo vệ an tồn hồ sơ tài liệu Khơng tự ý sao, chụp hồ sơ tài liệu chưa có đồng ý người có thẩm quyền Chịu trách nhiệm hồn tồn xác nội dung thơng tin trích từ hồ sơ tài liệu bảo quản kho lưu trữ Ban Phải ghi xuất xứ ký hiệu rõ ràng sử dụng thơng tin vào cơng trình nghiên cứu, ấn phẩm có sử dụng tài liệu lưu trữ Khơng mang thiết bị nghe, nhìn: camara, máy ghi âm, điện thoại di động có chụp hình thiết bị khác theo quy định pháp luật./ 19 Phụ lục 04 MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ TÀI LIỆU VÀ TRANG THIẾT BỊ TẠI LƯU TRỮ CƠ QUAN BAN CƠ YẾU CHÍNH PHỦ Tài liệu sau chỉnh lý hoàn chỉnh bỏ vào cặp hộp bảo quản ngăn nắp giá để tài liệu 20 Tài liệu thu hồi bó gói đơn vị trực thuộc 21 Tài liệu thu hồi từ đồng chí Lãnh đạo nghỉ hưu 22 Giá để tài liệu lưu trữ (Nguồn: Tác giả) ... cơng tác lưu trữ - Tìm hiểu, giới thiệu tổng quan hoạt động lưu trữ Ban Cơ yếu Chính phủ - Khảo sát đánh giá tình hình hoạt động lưu trữ Ban Cơ yếu Chính phủ - Phân tích thuận lợi, khó khăn hoạt. .. chức quản lý hoạt động lưu trữ nói chung hoạt động lưu trữ Ban Cơ yếu Chính phủ nói riêng - Về thực tiễn: Đề tài đề xuất với quan chức số giải pháp để nâng cao chất lượng hoạt động lưu trữ Ban Cơ. .. hoạt động lưu trữ Chương 2: Thực trạng hoạt động lưu trữ Ban Cơ yếu Chính phủ Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ Ban Cơ yếu Chính phủ Trong q trình nghiên cứu, tơi gặp