TCVN xxx : 2015 TCVN T I Ê U C H U Ẩ N Q U Ố C G I A TCVN xxx:2015 Xuất lần THÔNG TIN VÀ TÀI LIỆU - TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT VỀ QUY TRÌNH TẠO LẬP DỮ LIỆU SỐ VĂN BẢN– PHẦN 1: QUY TRÌNH SỐ HĨA VĂN BẢN Information and documentation – Standard technical data creation process – Part 1: Documents digitization process HÀ NỘI – 2015 TCVN xxx : 2015 TCVN xxx : 2015 Mục lục Lời nói đầu Phạm vi áp dụng Thuật ngữ định nghĩa Quy trình số hóa Error! Bookmark not defined Lên kế hoạch Error! Bookmark not defined 4.1 Lựa chọn phương pháp số hóa Error! Bookmark not defined 4.1.1 Tự thuê dịch vụ số hóa Error! Bookmark not defined 4.1.2 Quy trình số hóa hàng loạt theo yêu cầu số hóa Error! Bookmark not defined 4.1.3 Số hóa tập trung hay khơng tập trung Error! Bookmark not defined 4.2 Lựa chọn thông số kỹ thuật Error! Bookmark not defined 4.3 Thiết bị phần mềm Error! Bookmark not defined 4.4 Ứng dụng kỹ thuật nâng cao Error! Bookmark not defined 4.4.1 Nâng cao chất lượng hình ảnh Error! Bookmark not defined 4.4.2 Quản lý thích Error! Bookmark not defined 4.4.3 Chất lượng hình ảnh Error! Bookmark not defined 4.4.4 Phương tiện lưu trữ Error! Bookmark not defined Xử lý tài liệu gốc Error! Bookmark not defined Quét tài liệu Error! Bookmark not defined Đánh số siêu liệu Error! Bookmark not defined 7.1 Đánh số Error! Bookmark not defined 7.1.1 Đánh số tiểu sử Error! Bookmark not defined 7.1.2 Đánh số thư mục Error! Bookmark not defined 7.2 Siêu liệu Error! Bookmark not defined 7.3 Siêu liệu ảnh Error! Bookmark not defined 7.4 Các lưu ý siêu liệu quy trình nghiệp vụ số hóa Error! Bookmark not defined 7.5 Các lưu ý siêu liệu cho dự án số hóa Error! Bookmark not defined TCVN xxx : 2015 Quản lý hồ sơ số hoá Error! Bookmark not defined Quản lý chất lượng Error! Bookmark not defined 9.1 Đảm bảo chất lượng Error! Bookmark not defined 9.2 Xem xét kiểm soát kiểm tra chất lượng Error! Bookmark not defined 10 Ghi nhật ký Error! Bookmark not defined 11 Thiết lập hệ thống quản lý liệu Error! Bookmark not defined 11.1 Lưu trữ ảnh Error! Bookmark not defined 11.2 Chiến lược quản lý liệu Error! Bookmark not defined 11.2.1 Hệ thống quản lý dài hạn Error! Bookmark not defined 11.2.2 Lưu trữ ngắn hạn Error! Bookmark not defined 11.3 Sao lưu Error! Bookmark not defined 11.4 Quản lý liệu gốc Error! Bookmark not defined 11.4.1 Xác định giá trị hồ sơ gốc Error! Bookmark not defined Phụ lục A Error! Bookmark not defined (Tham khảo) Error! Bookmark not defined Khuyến nghị đặt tên siêu liệu tập tin Error! Bookmark not defined Phụ lục B Error! Bookmark not defined (Tham khảo) Error! Bookmark not defined Kiến nghị kiểm soát chất lượng Error! Bookmark not defined Phụ lục C Error! Bookmark not defined (Tham khảo) Error! Bookmark not defined Các kỹ yêu cầu nhân viên Error! Bookmark not defined Phụ lục D Error! Bookmark not defined (Tham khảo) Error! Bookmark not defined Các yêu cầu kỹ thuật với tài liệu số hóa Error! Bookmark not defined Phụ lục E Error! Bookmark not defined (Tham khảo) Error! Bookmark not defined Các thông số kỹ thuật khuyến nghị với tài liệu số hóa Error! Bookmark not defined Thư mục tài liệu tham khảo Error! Bookmark not defined TCVN xxx : 2015 Lời nói đầu TCVN xxx : 2015 xây dựng sở ISO/TR 13028:2010 Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records (Tiêu chuẩn Hướng dẫn thực hành quy trình số hóa) TCVN xxx : 2015 Viện Công nghệ thông tin, Đại học Quốc gia Hà nội biên soạn, Bộ Thông tin Truyền thông đề nghị,Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định, Bộ Khoa học Công nghệ công bố TCVN xxx : 2015 TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN xxx : 2015 Thông tin tài liệu - tiêu chuẩn kỹ thuật quy trình tạo lập liệu số văn - Phần 1: Quy trình số hóa văn Information and documentation – Standard technical data creation process – Part 1: Documents digitization process Phạm vi áp dụng Tiêu chuẩn thiết lập hướng dẫn ngun tắc chung đảm bảo cho quy trình số hóa văn diễn hiệu nhất, nhằm đạt yêu cầu cần thiết việc số hóa văn Tiêu chuẩn đóng vai trò hướng dẫn việc xây dựng quy trình số hóa văn cho tổ chức, doanh nghiệp, thư viện… để đạt hiệu chuẩn xác Từ tổ chức lớn tới quan doanh nghiệp nhỏ sử dụng tiêu chuẩn để thực quy trình số hóa cho riêng Tiêu chuẩn này: Hướng dẫn để tạo quản lý ghi kỹ thuật số, tài liệu gốc, hồ sơ chưa số hóa khác, chép cách số hóa; Hướng dẫn thực hành tốt cho việc số hóa để đảm bảo độ xác độ tin cậy hồ sơ cho phép xem xét xử lý hồ sơ gốc; Hướng dẫn thực hành tốt cho việc tiếp cận hồ sơ số hoá yêu cầu; Xác định chiến lược để hỗ trợ cho việc tạo hồ sơ phù hợp với mục đích số hóa để trì lâu dài; Hướng dẫn thực hành tốt cho việc quản lý hồ sơ nguồn khơng kỹ thuật số sau số hóa; Các quy trình tiêu chuẩn xây dựng nhằm đáp ứng yêu cầu xác định qua đánh giá rủi ro Đối với tổ chức tùy vào quy mơ đối tượng số hóa mà quy trình có bước chuẩn bị khác Thuật ngữ định nghĩa 2.1 Số hóa (digitization) Chuyển đổi liệu phần cứng sang dạng số Chú ý ví dụ số hóa bao gồm qt hình ảnh, chụp ảnh kỹ thuật số nguồn không kỹ thuật số hồ sơ, chuyển đổi ghi âm giọng nói tương tự với phương tiện truyền thơng kỹ thuật số TCVN xxx : 2015 2.2 Dự án Số hóa (digitization project) Truy vấn, chụp hồ sơ không kỹ thuật số để nâng cao khả tiếp cận tối đa hóa việc tái sử dụng CHÚ THÍCH: Trong dự án vậy, hoạt động nghiệp vụ hoàn thành dạng hồ sơ tài liệu không kỹ thuật số trước số hóa đưa vào mục đích quản lý liên tục ghi khơng kỹ thuật số mà hoạt động nghiệp vụ diễn 2.3 Hệ thống thông tin nghiệp vụ (business information system) Hệ thống tự động tạo hay quản lý liệu hoạt động tổ chức CHÚ THÍCH: hệ thống thơng tin nghiệp vụ (thường nhiều liên quan) ứng dụng với mục đích để giao dịch đơn vị tổ chức khách hàng mình, ví dụ hệ thống thương mại điện tử, hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng, hệ thống mục đích xây dựng sở liệu tùy chỉnh, tài chính, nguồn nhân lực Hệ thống thông tin doanh nghiệp thường chứa liệu động mà thường cập nhật liên tục Một hệ thống quản lý tài liệu điện tử hồ sơ loại hình cụ thể hệ thống thơng tin nghiệp vụ với chức chuyên dụng quản lý hồ sơ tổ chức nguồn thông tin 2.4 Quy trình nghiệp vụ số hóa (business–process digitization) Số hóa hồ sơ thường xuyên đưa vào hệ thống nghiệp vụ, nơi hoạt động tương lai diễn hồ sơ kỹ thuật số, hồ sơ nguồn khơng kỹ thuật số CHÚ THÍCH: mục đích để quản lý hồ sơ, phiên ghi hoạt động nghiệp vụ diễn ra, hoạt động nghiệp vụ, phiên mà cần phải quản lý hồ sơ thức Trong trường hợp, tổ chức cần phải phân tích q trình nghiệp vụ họ để xác định quản lý hồ sơ hoạt động 2.5 Hủy (destruction) Q trình xóa or huy liệu, tái dùng 2.6 Hồ sơ tự sinh (born digital records) Bản ghi tạo dạng kỹ thuật số, mà khơng có nguồn liệu cứng tương đương Chú thích: liệu số khác với liệu: - tạo từ cứng; - cứng mà có nguồn gốc từ nguồn kỹ thuật số in giấy hay chuyển đổi thành tín hiệu tương tự 2.7 Xác định giá trị (disposition) Loạt trình liên quan đến việc thực định lưu giữ, tiêu hủy chuyển giao hồ sơ, quy định văn thẩm quyền xác định giá trị hồ sơ công cụ khác TCVN xxx : 2015 2.8 Nguồn tài liệu chưa số hóa (non-digital source records) Phạm vi trình liên quan đến định thực hồ sơ lưu giữ, tiêu huỷ, chuyển nhượng ghi lại quan bố trí cơng cụ khác CHÚ Ý: Một ghi nguồn khơng kỹ thuật số hồ sơ gốc tạo chép, chuyển đổi 2.9 Đánh số (indexing) Quá trình thiết lập điểm tiếp cận nhằm tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm hồ sơ và/hoặc thông tin 2.10 Siêu liệu (metadata) Dữ liệu mô tả văn cảnh, nội dung, cấu trúc hồ sơ quản lý hồ sơ theo thời gian 2.11 Hồ sơ (records) Thông tin tổ chức cá nhân tạo lập, tiếp nhận trì để làm chứng thông báo theo trách nhiệm pháp lý giao dịch công việc 2.12 Quản lý hồ sơ (records management) Lĩnh vực quản lý chịu trách nhiệm kiểm sốt q trình tạo lập, tiếp nhận, trì, sử dụng xác định giá trị hồ sơ cách có hiệu hệ thống, bao gồm trình thu nhận trì chứng thông tin hoạt động giao dịch cơng việc hình thức hồ sơ 2.13 Tài liệu (document) Thông tin ghi lại vật thể xử lý đơn vị 2.14 Thông tin thư mục (bibliographic Information) Một số tạo tổ chức (có thể thu từ ghi nguồn) nhằm hỗ trợ việc truy vấn hình ảnh 2.15 Thông tin tiểu sử (biographic Information) Thông tin liên quan đến ảnh quét Có thể bao gồm ngày quét, thời gian, định danh người quét, định danh thiết bị chụp vị trí chi tiết sửa đổi, có ... Công nghệ công bố TCVN xxx : 2 015 TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN xxx : 2 015 Thông tin tài liệu - tiêu chuẩn kỹ thuật quy trình tạo lập liệu số văn - Phần 1: Quy trình số hóa văn Information and documentation... để thực quy trình số hóa cho riêng Tiêu chuẩn này: Hướng dẫn để tạo quản lý ghi kỹ thuật số, tài liệu gốc, hồ sơ chưa số hóa khác, chép cách số hóa; Hướng dẫn thực hành tốt cho việc số hóa để... nguồn không kỹ thuật số sau số hóa; Các quy trình tiêu chuẩn xây dựng nhằm đáp ứng yêu cầu xác định qua đánh giá rủi ro Đối với tổ chức tùy vào quy mô đối tượng số hóa mà quy trình có bước chuẩn bị