HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VÀ CẤU HÌNH TÀI KHOẢN THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TRÊN CÁC EMAIL CLIENT

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VÀ CẤU HÌNH TÀI KHOẢN THƯ ĐIỆN TỬ CƠNG VỤ TRÊN CÁC EMAIL CLIENT (Đính kèm Công văn số 261/STTTT-CNTT ngày 17/02/2020 Sở Thông tin Truyền thông) MỤC LỤC MỘT SỐ ĐIỂM CHUNG I SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ TRÊN ỨNG DỤNG TRÌNH DUYỆT WEB Hình thức truy nhập tài khoản thư công vụ .4 Bố cục, giao diện sử dụng thư công vụ 2.1 Hướng dẫn thiết lập chức thay đổi hình ảnh đại diện tài khoản thư công vụ 2.2 Hướng dẫn thiết lập chức trả lời thư tự động cho người gửi thư đến .8 2.3 Hướng dẫn thiết lập bố cục thư công vụ 2.4 Thiết lập truy nhập ngoại tuyến 11 2.5 Hướng dẫn thiết lập thay đổi hình 11 2.6 Thiết lập mục [Tùy chọn] .12 Hướng dẫn gửi/nhận thư điện tử .13 3.1 Soạn thư gửi .13 3.2 Xem quản lý thư 16 3.3 Tìm kiếm thư người, thêm người dùng khác vào danh bạ 20 Thay đổi mật tài khoản thư công vụ 22 II CẤU HÌNH TRÊN HỆ ĐIỀU HÀNH IOS 23 III CẤU HÌNH TRÊN HỆ ĐIỀU HÀNH ANDROID 25 IV CẤU HÌNH TRÊN MICROSOFT OUTLOOK 2010 29 MỘT SỐ ĐIỂM CHUNG * Các quan nhà nước, cán bộ, cơng chức, viên chức thuộc tỉnh Khánh Hịa (sau gọi tắt người dùng) cấp thư điện tử công vụ phải tuân thủ quy định pháp luật sử dụng thư điện tử giao dịch điện tử * Địa thư điện tử công vụ người dùng có dạng chung @khanhhoa.gov.vn Trong đó, : Được viết dạng chữ thường tiếng Việt khơng dấu Ví dụ: - Sở Thơng tin Truyền thơng có địa thư điện tử công vụ quan stttt@khanhoa.gov.vn; - Ủy ban nhân dân thành phố Nha Trang nt@khanhhoa.gov.vn; - Phịng Văn hóa pvhtt.nt@khanhhoa.gov.vn; Thơng tin thành phố Nha Trang - Phịng Cơng nghệ thơng tin thuộc Sở Thơng tin Truyền thơng cntt.stttt@khanhhoa.gov.vn; - Ơng Lê Đức Phương ldphuong@khanhhoa.gov.vn * Đối với cấu hình tài khoản thư công vụ hệ điều hành thiết bị di động: - Tài khoản thư công vụ cấu hình mục Tài khoản khác, khơng phải hệ thống thư điện tử thông dụng khác Google, Yahoo, Hotmail, iCloud,… - Khi đăng nhập Tên mail Tên người dùng phải nhập đầy đủ địa thư cơng vụ, ví dụ: nva@khanhhoa.gov.vn (Riêng phần Tên nhập họ tên, viết dạng chữ thường khơng dấu tiếng Việt Ví dụ: Nguyen Van A) - Tên máy chủ (Server) thư đến sử dụng giao thức POP3 Server gửi mail sử dụng giao thức SMTP nhập địa chỉ: mail.khanhhoa.gov.vn - Cổng (Port) POP3 995, sử dụng giao thức bảo mật SSL (Chấp nhận chứng chỉ) - Cổng (Port) SMTP 587, sử dụng giao thức bảo mật TLS (Chấp nhận chứng chỉ) I SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ TRÊN ỨNG DỤNG TRÌNH DUYỆT WEB Hình thức truy nhập tài khoản thư công vụ Người dùng truy nhập Hệ thống thư điện tử cơng vụ tỉnh Khánh Hịa thơng qua địa chỉ: https://mail.khanhhoa.gov.vn Người dùng sử dụng ứng dụng trình duyệt web (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Microsoft Edge…) để truy nhập Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hịa Khi đó, giao diện đăng nhập tài khoản thư công vụ để người dùng nhập thông tin tài khoản mật cấp Người dùng thiết lập sử dụng ngôn ngữ múi phù hợp (giao diện hiển thị cho lần đăng nhập tài khoản thư công vụ đầu tiên) q trình sử dụng tài khoản thư cơng vụ người dùng tùy chỉnh ngôn ngữ múi hiển thị theo nhu cầu Người dùng tùy chọn sử dụng ngôn ngữ hiển thị cho thư công vụ Người dùng tùy chọn múi Nhấn để lưu lại lựa chọn ngôn ngữ múi cho thư công vụ Giao diện sử dụng thư công vụ sau đăng nhập tài khoản, thiết lập ngôn ngữ múi Bố cục, giao diện sử dụng thư công vụ Để tạo thuận tiện cho người dùng trình sử dụng, điểm qua phân mục giao diện thư cơng vụ sau:  Mục bao gồm chức sau: - [Thay đổi]: Cho phép người dùng thay đổi hình ảnh đại diện cho tài khoản thư công vụ - [Mở hộp thư khác…]: Cho phép người dùng thay đổi tài khoản thư công vụ khác - [Đăng xuất]: Cho phép người dùng đăng xuất thư công vụ  Mục bao gồm chức năng: - [Thông báo quyền riêng tư]: Cho phép thông báo điều khoản bảo mật… - [Trợ giúp]  Mục bao gồm chức năng: - [Làm mới]: Cho phép người dùng làm nội dung hiển thị hộp thư - [Trả lời tự động]: Cho phép người dùng thiết lập tùy biến nội dung trả lời tự động đến người gửi thư đến - [Cài đặt hiển thị]: Cho phép người dùng thiết lập tùy biến bố cục cho Ngăn đọc, Danh sách thư, Hộp thoại - [Quản lý phần bổ trợ]: Chức không hỗ trợ - [Thiết đặt ngoại tuyến]: Cho phép người dùng truy nhập hộp thư khơng có kết nối mạng - [Thay đổi chủ đề]: Cho phép người dùng thay đổi hình cho hộp thư - [Tùy chọn]: Cho phép người dùng thiết lập tùy biến tất chức hộp thư  Mục Thơng báo thư đến  Mục Danh sách cho phép người dùng lựa chọn sử dụng, bao gồm: Thư, Lịch, Mọi người, Tác vụ 2.1 Hướng dẫn thiết lập chức thay đổi hình ảnh đại diện tài khoản thư cơng vụ - Khi người dùng có nhu cầu thay đổi hình ảnh đại diện cho thư cơng vụ cần thực sau: Chọn mục  nhấn [Thay đổi]  [Tải lên ảnh]  nhấn [Lưu] - Khi người dùng khơng có nhu cầu thay đổi hình ảnh đại diện cho thư cơng vụ (sử dụng hình ảnh mặc định hệ thống thư điện tử cơng vụ) cần thực Chọn mục  nhấn [Thay đổi]  [Xóa]  nhấn [Lưu] - Khi người dùng chọn [Hủy bỏ] việc hủy bỏ thiết lập chọn mà người dùng chưa thực nhấn [Lưu] 2.2 Hướng dẫn thiết lập chức trả lời thư tự động cho người gửi thư đến Chọn mục  chọn [Trả lời tự động] Trong phần thiết lập này, có lựa chọn cho người dùng: Khi người dùng chọn [Không gửi trả lời tự động] việc người gửi thư đến chờ phản hồi Khi người dùng chọn [Gửi trả lời tự động] việc thiết lập mặc định nội dung trả lời thư tự động thiết lập khung thời gian gửi trả lời thư tự động không thiết lập khung thời gian gửi trả lời thư tự động - Người dùng soạn nội dung trả lời thư tự động lần đến người gửi thư cho bên hệ thống thư điện tử công vụ, cụ thể: - Người dùng soạn nội dung trả lời thư tự động lần đến địa thư điện tử gửi cho thuộc hệ thống thư điện tử khác, cụ thể: 2.3 Hướng dẫn thiết lập bố cục thư cơng vụ Tùy theo nhu cầu thói quen sử dụng, người dùng có nhiều tùy chỉnh hiển thị bố cục thư công vụ, cụ thể: - Tùy chỉnh hiển thị [Ngăn đọc]: Khi người dùng chọn thư nhiều thư danh sách thư, người dùng thấy thơng tin nội dung thư ngăn đọc truy nhập vào nhiều loại tệp đính kèm khác Người dùng tùy chỉnh cách ngăn đọc hoạt động xuất hiện, tắt tính Chọn mục  chọn [Cài đặt hiển thị]  [Ngăn đọc]  [OK] - Tùy chỉnh hiển thị [Danh sách thư]: Hiển thị ba dịng thơng tin cho thư danh sách thư người dùng: người gửi, chủ đề phần dòng nội dung thư Người dùng tùy chỉnh để hiển thị người gửi chủ đề cho phép hiển ẩn nội dung thư xem trước Chọn mục  chọn [Cài đặt hiển thị]  [Danh sách thư]  [OK] - Tùy chỉnh hiển thị [Hộp thoại]: Hiển thị thư từ cũ lên cho phép hiển ẩn mục xóa Chọn mục  chọn [Cài đặt hiển thị]  [Hộp thoại]  [OK] 10 quan đến quản lý thư Cho phép soạn thảo thư Trả lời Cho phép người dùng gửi thư trả lời cho người gửi thư cho Trả lời tất Cho phép người dùng gửi thư trả lời cho tất người nhận thư Chuyển tiếp Cho phép người dùng chuyển tiếp thư sang địa thư khác, giúp người dùng dễ dàng chuyển trực tiếp nội dung, tệp đính kèm, thơng tin địa thư từ người gửi tới địa thư khác mà không cần phải soạn thảo lại nội dung thư, qua nhanh chóng truyền đạt thơng tin từ người gửi tới người thứ Giúp đánh dấu thư chưa đọc để người dùng ghi nhớ đọc thư sau Giúp đánh dấu thư đọc để người dùng không cần mở thư Gắn cờ giúp người dùng dễ dàng tìm theo dõi thư Cho phép người dùng giữ thư thư mục chứa thư Cho phép người dùng xóa nhiều thư thư mục thư người dùng lựa chọn Cho phép người dùng lưu trữ nhiều thư thư mục thư người dùng lựa chọn: Hoặc lưu trữ thư theo lựa chọn sau: 18 Cho phép người dùng chuyển thư hộp thư đến vào thư mục [Email rác] Thư rác coi có nội dung quảng cáo, nội dung thư đến mà người nhận không mong muốn nhận Cho phép người dùng lựa chọn quét dọn thư chọn sau: Cho phép người dùng di chuyển thư mong muốn đến thư mục lưu trữ thư khác 19 Cho phép người dùng phân loại, quản lý thư theo danh mục màu sắc Cho phép người dùng thực lựa chọn chức quản lý thư khác 3.3 Tìm kiếm thư người, thêm người dùng khác vào danh bạ Để tìm kiếm nhanh thư danh mục quản lý thư hay tìm kiếm người dùng khác Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa, 20 người dùng sử dụng chức cần tìm kiếm Ví dụ: nhập nội dung Chức tìm kiếm cho kết theo nội dung người dùng tìm kiếm Đồng thời cho phép người dùng thêm người dùng khác vào danh bạ biểu tượng cho phép gửi thư biểu tượng kiện biểu tượng lên lịch 21 Thay đổi mật tài khoản thư công vụ Chọn mục  Bấm chọn dịng cơng vụ  chọn [Tùy chọn]  [Chung]  [Tài khoản tôi] để thay đổi mật tài khoản thư Nhấn chọn [Thay đổi mật bạn] thực thay đổi mật theo hướng dẫn sau: 22 II CẤU HÌNH TRÊN HỆ ĐIỀU HÀNH IOS Chọn [Mail]  [Thêm tài khoản]  [Khác] Chọn [Thêm Tài khoản Mail]  nhập thông tin [Tài khoản Mới]  nhấn [Tiếp] 23 Chọn loại giao thức cho Tài khoản [POP]  [Lưu] Giao diện sử dụng tài khoản thư công vụ vừa cấu hình xong hệ điều hành IOS 24 III CẤU HÌNH TRÊN HỆ ĐIỀU HÀNH ANDROID Chọn Email  nhấn biểu tưởng Menu Chọn biểu tượng [Cài đặt]  nhấn [Thêm tài khoản] 25 Chọn [THÊM TÀI KHOẢN MỚI]  nhập [Địa email] [Mật mã] Nhập [Địa email] [Mật mã]  chọn [CÀI ĐẶT THỦ CƠNG] 26 Điền chọn đầy đủ thơng tin theo hình  nhấn [ĐĂNG NHẬP] Lưu ý: Địa email Tên người dùng phải giống nhau, ví dụ: địa email nva@khanhhoa.gov.vn Tên người dùng phải là: nva@khanhhoa.gov.vn 27 Giao diện sử dụng tài khoản thư cơng vụ sau cấu hình xong 28 IV CẤU HÌNH TRÊN MICROSOFT OUTLOOK 2010 Chọn [Microsoft Outlook 2010] Microsoft Office 29 Nhấn [Next] để tiếp tục 30 Nhập thông tin vào phần [E-mail Account]  nhấn [Next] 31 Nhấn [Yes] Nhập [mật khẩu] tài khoản thư công vụ Giao diện sử dụng tài khoản thư cơng vụ vừa cấu hình xong Lưu ý: Cấu hình tài khoản thư cơng vụ Microsoft Outlook 2010 áp dụng tương tự cho Microsoft Outlook 2007, Microsoft Outlook 2013 Microsoft Outlook 2016 32