Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Chi nhánh Công ty

Phơng pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác đinh kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới I. Đánh giá chung về kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới 1. Nhận xét chung Trong những năm vừa qua, Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mớiđã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bớc thăng trầnm vànhiều biến động của thị trờng. Tuy nhiên Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới vẫn gặt hái đợc nhiều thành tựu to lớn, đựơc biệt trong lĩnh vực kinh doanh tiêu thụ hàng hoá. Doanh thu về tiêu thụ tăng đều qua các năm Có đợc thành tích nh trên, Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới đã không ngừng mở rộng thị trờng tiêu thụ, khai thác triệt để các vùng thị trờng tiềm năng, đồng thời có các biện pháp thoả đáng đối với các khách hàng quen thuộc nhằm tạo ra sự gắn bó hơn nữa để tạo ra nguồn cung cấp hàng hoá dồi dào và tạo ra thị trờng tiêu thụ luôn luôn ổn định. Ngoài ra để có thể đạt đựơc kết quả nh trên phải có sự cố gắng nỗ lực không ngừng của tất cả các thành viên của công ty, trong đó có sự đống góp không nhỏ của phòng tài chính kế toán. Với cách bố trí công việc khoa học hợp lý nh hiện nay, công tác kế toán nói chunh và công tác kế toán hàng hoá tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới đã đị vào nề nếp và đã đạt đợc những hiệu quả nhất định. 2. Đánh giá công tác tổ chức kế toán hàng hoá tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới * Ưu điểm Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới đợc tiến hành tơng đối hoàn chỉnh. - Đối với khâu tổ chức hạch toán ban đầu : + Các chứng từ đợc sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ,. + Các chứng từ đều đợc sử dụng đúng mẫu của bộ tài chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiẹp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi đầy đủ, chính xác vào chính từ. + Các chứng từ đều đợc kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và sử lý kịp thời + Công ty có kế hoạch lu chuyển chứng từ tơng đối tốt, các chứng từ đợc phân loại, hệ thống hoá theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trớc khi đi vào khâu lu trữ. - Đối với công tác tổ chức hạch toán tổng hợp + Kế toán áp dụng"Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp " mới đợc Bộ tài chính ban hành. Để phù hợp với tìnhhình và đặc điểm của công ty, kế toán đã mở tài khoản cấp 2, cấp 3 nhằm phản ánh một cách chi tiết,cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ đựơc phần nào khối lợng công việc kế toán, tránh đợc sự trồng chéo trong công việc ghi chép kế toán. Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho là hợp lý, vì Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới là một công ty kinh doanh niều củng loại hàng hoá khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng hoá nhiều không thể định kỳ mới tiến hành hạch toán. - Đối với công tác tổ chức hệ thống sổ sách: + Công ty đã áp dụng trơng trình phần mềm kế toán trên máy nên đã giảm bớt khối lợng công việc ghi chép trên sổ sách, đảm bảo cung cấp số liệu nhanh tróng chính xác. + Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên hình thức này cũng đợc kế toán công ty thay đổi, cải tiến cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm theo dõi một loại tài khoản riêng, nhất định, thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu và kiểm tra, giúp cho kế toán trởng nắm bắt đợc nhanh chóng các khoản mục phát sinh. Nói tóm lại, tổ chức hạch toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là nội dung quan trọng trong công tác kế toán hàng hoá của công ty. Nó liên quan đến các khoản thu nhập thực tế và cần nộp cho ngân sách nhà nớc,đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của công ty trong lu thông. * Một số tồn tạicần khắc phục: Bên cạnh những kết quả trong công tác tổ chức kế toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ mà kế toán Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới đã dạt đợc, còn có những tồn tại mà Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới có khả năng cải tiến và cần hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của công ty. Mặc dù về cơ bản, công ty đã tổ chức tốt việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nhng công ty vẫn còn có một số điểm nên khắc phục nh sau: - Thứ nhất : Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mớilà một công ty kinh doanh thơng mại, đặc biệt chủ yếu kinh doanh hàng hoá nhập khẩu, có nhiều nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ nhng trong thực tế công ty không sử dụng tài khoả 413 "chêng lệch tỷ giá" "và tài khoản 007""nguyên tệ các loại" để phản ánh. Điều này ảnh hởng không nhỏ tới việc hạch toán hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ của mặt hàng đựơc thanh toán bằng ngoại tệ. - Thứ 2 : Công ty thờng phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng tiêu thụ vào cuối mỗi tháng, không phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng tiêu thụ, vì vậy không xác định đợc chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp. - Thứ 3: Do đặc diểm kinh doanh của Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới có một số khách trả trạm với số lợng tiền khá lớn nhng công ty không tiến hành trích khoản dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảnh huởng không nhỏ tơí việc hoàn vốn và xác định kết quả tiêu thụ. - Thứ 4 : Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới là một đơn vị kinh doanh thơng mại để tiến hành kinh doanh không nhiều trờng hợp công ty phải tiến hành mua hàng nhập kho sau đó mới đem đi tiêu thụ. Điều này không tránh khỏi sự giảm giá thờng xuyên của hàng trong kho. Tuy nhiên kế toán công ty lại không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 3. Một số ý kiến góp phần thực hiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ 3.1. Sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Về trình tự ghi sổ kế toán thì Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới có sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Nhng trong thực tế kế toán công ty lại không sử dụng Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ đây là một thiếu sót cần đợc khắc phục ngay vì : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là một sổ kế toán tổng hợp đợc ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Nó có tác dụng: + Quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái + Mọi chứng từ ghi sổ sau đã lập song đều phải đăng ký vào sổ này đểlấy số hiệu và ngày thàng. + Số liệu của các chứng từ ghi sổ đợc đánh lên tục từ đầu tháng (hoặc đàu năm) đến cuối tháng (hoặc cuối năm), ngày tháng trên chứng từ ghi sổ đợc tính theo ngày ghi vào "Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ". + Tổng số tiền trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ bằng tổng số phát sinh bên nợ hoặc bên có của tất cả các tài khoản trong sổ cái (hay bảng cân đối tài khoản). Điều này giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu đợc chính xác và nhanh hơn. Từ những tác dụng đã nêu trên, Công ty đã đa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào để sử dụng cho phù hợp với hình thức mà kế toán sử dụng, nếu thiếu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thìkhông thể coi đó là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Mẫu sổ đăng ký chứng từ đợc trình bày nh sau : Biểu số 10 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 Cộng Cộng luỹ kế từ đầu quý Ngày tháng . năm . Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị Biểu 11 Chứng từ ghi sổ Số . Ngày .tháng năm Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Cộng X X Kèm theo chứng từ gốc Ngời ghi sổ Kế toán trởng 3.2. Trích trớc chi phí bảo hành Là một công ty kinh doanh các loại máy văn phòng nên thờng xuyên phát sinh các khoản chi phí bảo hành. Với khối lợng máy bán ra ngoài thị trờng là rất lớn nên việc bảo hành cũng nhiều, việc bảo hành máy chỉ xẩy ra khi khách hàng yêu cầu. Máy móc chỉ đợc bảo hành khi phát sinh vấn đề không bình thờng : nh hỏng, trục trặc kỹ thuật, và công ty sẽ không thể đoán trớc đợc bao giờ thì sẽ phải bảo hành, nó thờng xảy ra một cách đột ngột. Chính vì vậy với lợng máy bán ra trên thị trờng lớn nh vậy nếu công ty không có kế hoạch trích trớc chi phí bảo hành máy móc thì sẽ ảnh hởng rất nhiều đến việc xác định kết quả tiêu thụ một cách chính xác. Cụ thể có số liệu thống kê về các laọi máy mà công ty đã bán trong tháng 1/2002 nh sau : Biểu 12 : Bảng thống kê các loại máy bán ra tháng 1 năm 2002 Tên máy móc Số lợng Đơn giá Thành tiền Máy đóng sách 02 1.860.000 3.720.000 Máy photo ricoh FT 5840 02 56.896.364 113.792.728 Máy photo ricoh FT 4422 05 22.618.600 113.093.000 Máy photo ricoh FT 5640 01 36.340.000 36.340.000 Máy photo ricoh FT 5632 09 33.732.591 303.503.319 Máy photo ricoh FT4615 09 17.169.455 154.525.095 Máy photo ricoh FT 4421 . 05 22.746.218 113.731.093 Tổng cộng 43 Nh vậy, với số lọng máy móc tiêu thụ lớn công ty cần phải trích trớc chi phí bảo hành. Kế toán trích trớc chi phí bảo hành sử dụng các tài khoản sau: TK 335: Chi phí trả trớc TK: 641: Chi phí bán hàng . Đầu năm, căn cứ vào khả năng tiêu thụ hàng của công ty, kế toán tiến hành trích trớc chi phí bảo hành theo một tỷ lệ phần trăm đợc xác định: Tỷ lệ phần trăm này là tuỳ thuộc vào sự tính toán của kế toán công ty. Ví dụ, với các mặt hàng có giá trị cao kế toán tiến hành trích trớc chi phí bảo hành là 4% của giá trị vốn hàng xuất bán ( các loại máy Photocopy Ricoh), cũng có thể là 2% của giá trị vốn xuất ra ( nh các loại máy ví tính, máy Fax, máy in). Việc xác định tỷ lệ trích trớc không phải là đơn thuần là lấy bao nhiêu phần trăm của giá vốn hàng xuất bán cũng đợc mà nó còn phụ thuộc vào khả năng thu đợc lãi từ việc bán sản phẩm đó là bao nhiêu, từ đó mới tính toán và xác định tỷ lệ trích trớc chi phí bảo hành. Khi đã tính toán đợc tỷ lệ trích trớc kế toán tiến hành lập định khoản: Nợ TK 641: Theo tỷ lệ xác định Có TK 335: Có TK 1111,1112 3.3. Sử dụng tỷ giá hạch toán trong thanh toán có dùng ngoại tệ: Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới là một công ty kinh doanh thơng mại và xuất nhập khẩu nên việc sử dụng ngoại tệ: Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới là một công ty kinh doanh Thơng mại và XNK nên việc sử dụng ngoại tệ trong thanh toán là rất thờng xuyên, tuy nhiên thực tế hiện nay kế toán Công ty không sử dụng tỷ giá hạch toán để hạch toán ngoại tệ. Do vậy, khi xuất bán hàng nhập khẩu và đợc xác định là tiêu thụ, kế toán ghi: Nợ TK 632: Gia vốn hàng đợc xác định là tiêu thụ. Có TK 156: Hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ. Nếu việc thanh toán không thu đợc tiền ngay thì kế toán ghi: Nợ TK 131: Tổng số tiền phải thu của khách. Có TK 511: Doanh thu theo tỷ giá thực tế. Có Tk 33311: Thuế GTGT phải nộp Nh ta đã biết tỷ giá ngoại tệ trên thị trờng thờng xuyên biến động, nếu việc thu tiền hàng không đợc thực hiện ngay thì kế toán sẽ tính sai kết quả tiêu thụ, từ đó phản ánh không đúng thực trạng tiêu thụ hàng hoá của công ty. Do vậy, để theo dõi ngoại tệ và xác định kết quả tiêu thụ một cách chính xác kế toán của công ty nên dùng tỷ giá hạch toán để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ. * Ví dụ cụ thể: Ngày 7/2 Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới bán cho Công ty Lập Thanh 01 máy photocopy Ricoh FT 4422, 01 máy photo Ricoh FT 5640 Tổng cộng số tiền phải thu là 7.960 USD. Tuy nhiên, việc thanh toán không đợc thực hiện ngay mà tới ngày 22/2 mới có giấy báo có của ngân hàng về việc công ty Lập Thanh thanh toán tiền hàng. Tỷ giá thực tế ngày 22/2 với 1 USD = vậy nếu Công ty sử dụng tỷ giá hạch toán thì số tiền mà Công ty thu dợc sẽ là: 7.960USD * 15 200 VNĐ = 120 992 000VNĐ. Nếu sử dụng tỷ giá hạch toán, kế toán sẽ hạch toán nh sau: Nợ TK 131: 133 011 600đ Có TK 511: 120 196 000đ Có TK 33311: 12 019 600đ Có TK 413: 796 000đ Khi thu đợc tiền kế toán hạch toán: Nợ TK 112: 133 011 600đ Có TK 131 011 600đ 3.4. Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ để tính chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng. Một trong những vấn đề quan trọng nhất để tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là việc lựa chon tiêu thức phân bổ hợp lý, khoa học. Bởi vì mỗi nhóm hàng có tính chất tơng phẩm khác nhau, dung lợng chi phí quản lý doanh nghiệp khác nhau nên không thể sử dụng chung một tiêu thức phân bổ mà tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản mục chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ thích hợp. - Đối với các khoản chi phí bán hàng có thể phân bổ theo doanh số bán: - Tơng tự ta sẽ có tiêu thức phana bổ chi phí quản lý doanh nghiệp theo doanh số bán nh sau: Chi phí QLDN phân bổ cho nhóm hàng thứ i = Chi phí QLDN cần phân bổ Tổng doanh số bán x Doanh số bán nhóm hàng thứ i Khi phân bổ đợc chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng nhóm hàng, lô hàng tiêu thụ, ta sẽ xác định đợc kết quả kinh doanh cho từng nhóm hàng, lô hàng theo công thức: Chi phí BH phân bổ cho hàng "i" nhóm hàng thứ"i" = Chi phí bán hàng cần phân bổ Tổng doanh số bán x Doanh số bán nhóm hàng thứ "i" 3.5. Lập dự phòng phải thu khó đòi: Do phơng thức bán hàng thực tế tại Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới có nhiều trờng hợp khách hàng chịu tiền hàng. Bên cạnh đó, đôi khi thu tiền hàng gặp khoa khăn thì tình trạng này ảnh hởng không nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp. Vì vậy, Công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để dảm bảo sự phù hợp doanh thu và chi phí trong kỳ. Để tính toán mức dự phòng phải thu khó đòi, công ty cần đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng la bao nhiêu phần trăm, trên cơ sở số thực nợ và tỷ lệ có khả năng khó đòi tính ra mức dự phòng nợ thất thu. Đối với các khoản nợ thất thu. Đối với các khoản nợ thất thu, sau khi xoá khỏi bảng cân đối kế toán, kế toán công ty một mặt tiến hành đòi nợ mặt khác phải theo dõi ở TK 004 Nợ khó đòi đã sử lý. 3.6. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn Do hình thức kinh doang thực tế tại Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới nhiều khi phải mua hàng tồn kho để chuẩn bị cho hoạt động phân phối lu thông tiếp theo. Việc này không chánh khỏi sự giảm giá thờng xuyên liên tục của hàng hoá trong kho. Vì vậy công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Fự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trớc vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá ghi sổ của kế toán của hàng tồn kho. Cuối kỳ, nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thờng xuyên cụ thể xẩy ra trong kỳ ké toán tiến hành trích lập dự phòng. Việc lập dụe phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giáp công ty bù đắp các thiệt hại thực tế xẩy ra do hàng hoá tồn kho bi giảm giá , đồng thời cũng để phản ánh gía [...]... này mong góp một phần nhỏ vào hoàn thiện công tác kế toán của doanh nghiệp Thời gian thực tập ở công ty là cơ hội để em vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế trong thời gian này Em đã cố gắng học hỏi trao đổi kiến thức để hoàn thành chuyên đề với đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại chi nhánh Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới " Tuy vậy trong... loại mực in Kết luận Tiêu thụ hàng hoá có một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh thơng mại tiêu thị hàng hoá quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp vì vậy tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức cong tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả nói riêng là một phơng thức quản lý trong doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu... tiêu thụ là một công việc phức tạp lâu dài Trong thời gian nghiên cứu và thực tế tai Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới em đã đi sâu nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu về cơ sở lý luận của tổ chức công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ phơng huớng hoàn thiện Đó là quá trình nghiên cứu đợc trình bầy trên cơ sở lý luận cơ bản và đợc vận dụng thực tế ở công ty Các nhận xét... thuần tuý hàng tồn kho của công ty nhằm đa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của công ty khi lập báo cáo tài chính về vào cuối kỳ hạch toán số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc phản ánh trên TK 159 "Dự phòng gảim giá hàng tồn kho " 3.7 Mở thêm các tài khỏn cấp 2, cấp 3 Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới là một công ty kinh doanh nhiều loại hàng hoá, việc the dõi hàng hoá chính xác là... tính và linh kiện máy tính + TK 15612.1: Các loại máy tính + TK 15612.2 : Linh kiện máy tính TK 15613: Các loại mực + TK 1563.1 : Mực 420 + TK 1563.2: Mực 410 Tơng tự, chi phí thu mua cũng đợc phân công theo ruqừng tiểu khoản nh trị giá thu mua Ngoài ra, để đồng nhất với việc xác định kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, thì kế toán công ty cũng nên phân chia tài khoả giá vốn cũng nh tài khoản hàng. .. quan trọng trong công ty Vì vậy, để việc theo dõi hàng hoá đợc thuận tiện hơn, dễ dàng hơn kế toán công ty nên mở them các tài khoản cấp 2, cấp 3 với tài khoản theo dõi hàng hoá TK 156 Ví dụ tài khoản 156 bao gồm 2 tài khoản cấp 2 TK 1561: Trị giá hàng mua TK 1562: Chi phí thu mua Từ hai tài khoản cấp 2 này kế toán nên mở them các tài khoản cấp 3 nữa, nh : TK15611 : các laọi máy photocopy và linh kiện... nghệ mới " Tuy vậy trong bài viết này sẽ không tránh khỏi những sai sót qua cách trình bày và nhận xét vấn đề em mong đựoc các thầy cô các cán bộ của công ty thông cảm Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hớng dẫn cùng các anh chị trong phòng tài chính kế toán của công ty đã tận tình chỉ bảo giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này . thức để hoàn thành chuyên đề với đề tài " ;Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại chi nhánh Công ty ứng dụng KHKT và chuyển. cạnh những kết quả trong công tác tổ chức kế toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ mà kế toán Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ