- Hoàn thiện mô hình quản lý văn bản hành chính trong giai đoạn hội nhập quốc tế, xây dựng và ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, hành chính văn phòng; đặc[r]
(1)ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRUNG TÂM GDTX TỈNH.
I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Công tác quản lý văn hành chiếm vị trí vai trị quan trọng hoạt động quản lý hành nhà nước quan Có thể hiểu, công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức; công tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội
Cơng tác quản lý văn hành góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho
hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội; cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan; giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất cơng việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân; tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân; góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát, bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia,…
Nhận thức tầm quan trọng công tác quản lý văn hành hoạt động quản lý hành Trung tâm, năm qua Trung tâm tập trung hồn cơng tác quản lý văn hành ngày có nề nếp; hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ Trung tâm tiếp tục hoàn thiện
(2)các phần mềm hoạt động mạng, bước góp phần thực cải cách hành
II TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 1 Cơ sở lý luận
Về hiểu, cơng tác quản lý văn hành cơng tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thơng tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, quan quản lý nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn u cầu cơng dân khơng có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu cơng văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác quản lý văn hành góp phần thúc đẩy thực tốt công tác văn thư
Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác quản lý văn hành Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt công tác quản lý văn hành Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác quản lý văn hành phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
(3)công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng, cần ứng dung cơng nghệ thông tin vào công tác quản lý văn hành
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy nahn chóng phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý Trung tâm cho học viên sinh viên
- Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu công việc ngày nâng cao mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta
2 Nội dung, biện pháp thực giải pháp đề tài
(4)liệu có giá trị lĩnh vực quan nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trước mắt nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài -Ngoài người làm nhiệm vụ công tác văn thư, văn phịng phải cần nắm vững nội dung cơng tác văn thư là:
+Nhận vào sổ công văn đến
+Scan công văn đến thành file lưu trữ máy vi tính
+Nghiên cứu, phân phối, giải theo dõi việc giải công văn đến +Nghiên cứu dự thảo công văn
+Thủ trưởng sửa chữa duyệt dự thảo +Đánh máy công văn
+Thủ trưởng xem lại, ký tên đóng dấu +Vào sổ gửi công văn
+Làm hồ sơ sổ sách ghi chép tài liệu +Lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ
-Từ chổ nắm nội dung yêu cầu công tác văn thư mạnh dạng áp dụng vào thực tiễn công tác công việc hàng ngày tổ chức quản lý công văn đến sau:
+ Dùng nhiều hình thức biện pháp tổ chức tuyên truyền giáo dục trị tư tưởng cho cán giáo viên, công nhân viên trường học tập nghiên cứu văn bản, Nghị Đảng sách pháp luật nhà nước, dùng nhiều hình thức giáo dục nhân cách, nêu cao truyền thống dân tộc ta, xây dựng tốt đội ngũ có tinh thần tâm đoàn kết tương trợ lẫn để tiến + Phối kết hợp với ban ngành đoàn thể trang bị cho đội ngũ cán giáo viên công nhân viên nguồn trị tư tưởng dồi dào, nguồn kiến thức cao q, sâu rộng đồn kết tìm hiểu, học tập nghiên cứu phát huy nguồn lực Nghị Trung ương Đảng, Nghị Đảng cấp vững bước tiến lên đường cơng nghiệp hố, đại hoá đất nước
(5)sâu sắc tổ chức tư tưởng cá nhân Từ phát huy mạnh mẽ, nâng cao chất lượng hiệu cơng tác tình hình
Như biết đất nước ta nghèo, thời kỳ hội nhập. Việc đầu tư cho ngành giáo dục thấp, nhiều thiếu thốn Các năm gần Đảng, Nhà nước ta có đẩy mạnh việc đầu tư cho giáo dục Xây dựng nhiều điểm trường khang trang đủ phục vụ cho công tác giảng dạy Trước tình hình cán làm công tác văn thư mạnh dạng đưa ý kiến tổ chức xếp lại nơi làm việc Bàn ghế để có ngăn nắp, tủ, bàn vi tính xếp vị trí thuận tiện làm việc… Sau xếp văn phòng trở nên ngăn nắp tạo khơng khí thoải mái, có khách đến liên hệ công tác tạo tâm lý tin tưởng nơi làm việc
Về chuyên môn nghiệp vụ văn thư Là chuyên viên kiêm nhiệm thêm công tác văn thư để công việc ngày trơi chảy tơi phải tìm tịi học hỏi qua sách báo, tài liệu, qua bạn đồng nghiệp học tập rút kinh nghiệm đơn vị trường bạn làm tốt áp dụng đơn vị Sau thời gian áp dụng CNTT, văn – đến quản lý chặt chẽ, không mát
Thực trạng việc tiếp nhận, lưu trữ loại văn đạo cấp của trung tâm nên nhận công tác tơi nhận thấy cịn nhiều bề bộn Qua thời gian tìm hiểu, tơi lên kế hoạch phân tích vấn đề cịn tồn động để từ có hướng giải Cụ thể sau:
a Tổ chức quản lý công văn đến + Văn đến giấy
(6)Sau ghi công văn đến (đây việc làm cần thiết để xác định công văn qua phận văn thư, biết ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau dễ dàng) Tiếp tục vào sổ công văn đến theo mẫu:
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN
STT Ngày
đến
Nơi gởi CV
Số &KH
CV
Ngày, tháng CV
Trích yếu nội dung
CV
Nơi nhận, người nhận
Ký nhận
1
……… ………
…… ……
…… ……
……… ………
……… ………
……… ………
… …
+ Tra cứu công văn cần đến :
(7)Đã scan lưu thư mục với tên quan chủ quản
Vd : ta muốn tìm cơng văn số Sở nội vụ, nhắp chuột vào mục lên mẫu cơng văn cần tìm
+ Văn đến qua mạng
- Khi nhận văn đến qua mạng Kiểm tra tính xác thực nguồn gốc nơi gửi toàn vẹn văn chờ ý kiến phân phối, văn thư quan chuyển văn giấy cho CBCCVC chuyên môn giao chủ trì giải Loại văn phải scan thực theo quy định quan Và lưu lại với thư mục riêng
- Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn đến (lãnh đạo văn phòng lãnh đạo quan, tổ chức)
b.Tổ chức giải công văn đi.
(8)- Thủ trưởng người chịu trách nhiệm việc ban hành giải cơng văn quan
- Những công văn trước ký gửi phải kiểm tra kỹ mặt thể thức thủ tục
- Những công văn quan gửi để lưu hành nội phải qua phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn xếp vào hồ sơ lưu công văn - Công văn chuyển nhiều cách luôn lúc văn thư phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang phải ký nhận vào sổ
- Ngồi ra, quan cịn số giấy tờ khác như: Giấy đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận…đều phải quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi Do tính đặc thù lập sổ riêng biệt để quản lý chặt chẽ loại giấy tờ, tài liệu,…
- Công văn phải lưu hai nơi: Văn thư nơi thảo công văn - Sổ công văn lập thành nhiều sổ đánh số từ 1,
SỔ CÔNG VĂN ĐI ST
T
Ngày, tháng cơng văn
Trích yếu nội
dung Nơi nhận
Đơn vị người
nhận Ghi chú
1
………… …………
……… ………
………… …
……… ………
…… ……
.+ Tra cứu công văn cần :
(9)III. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI
- Công tác quản lý văn hành làm tốt góp phần tích cực q trình hội nhập nói chung, nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý hệ thống hành nhà nước nói riêng, lẽ, làm tốt công tác văn thư đảm bảo thơng tin thơng suốt, xác, kịp thời cho hoạt động quản lý quan Nếu khâu công tác văn thư triển khai tốt, tiếp nhận, chuyển giao, giải văn kịp thời xác; soạn thảo văn đảm bảo chất lượng; đăng ký văn đi, đến rõ ràng đầy đủ; lập hồ sơ hành hợp lý; quy định văn chấp hành nghiêm chỉnh nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động quan nói riêng hoạt động quản lý nhà nước nói chung Mặt khác, việc làm tốt công tác quản lý văn hành góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ- thói quen cố hữu máy hành nước ta Có thể coi biện pháp hữu hiệu làm thay đổi phương thức điều hành hoạt động quan hành nhà nước
(10)huy giá trị tài liệu lưu trữ, đáp ứng tốt cho yêu cầu nhiệm vụ quan
IV. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG 1 Một sô kiến nghị :
Nhận thức rõ tác động việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn hành việc làm cần thiết Với lý trên, để đáp ứng yêu cầu giai đoạn hội nhập, kiến nghị số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu cơng tác quản lý văn hành chính: Về quản lý nhà nước công tác quản lý văn hành
- Hồn thiện mơ hình quản lý văn hành giai đoạn hội nhập quốc tế, xây dựng ban hành đồng văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, hành văn phịng; đặc biệt xây dựng hoàn thiện hệ thống thuật ngữ văn thư, làm sở xây dựng quy trình hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động văn thư quan; Ở đây, xem xét đến mơ hình tổ chức cơng tác văn thư nay, nói chưa đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập quốc tế, thời kỳ phát triển vũ bão khoa học công nghệ, việc cần làm hồn thiện mơ hình tổ chức cơng tác văn thư cho phù hợp Đồng thời, nâng cao nhận thức cán lãnh đạo cán thừa hành xây dựng chế trách nhiệm rõ ràng Mơ hình tổ chức văn thư cần phải tính đến hoạt động mơi trường điện tử, cách lập hồ sơ sao, lưu liệu
(11)cũng hoạt động có ý nghĩa thiết thực trình hội nhập quốc tế
Trong thời điểm nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư dừng việc đánh máy, in văn (thay máy chữ trước kia) đăng ký văn đi, đến (thay cách đăng ký sổ) Việc quản lý xử lý văn qua mạng máy tính cịn chưa triển khai triệt để Các khâu nghiệp vụ cụ thể văn thư soạn thảo xử lý văn bản, lập hồ sơ hành, theo dõi giải văn coi quy trình cần chấn chỉnh Trong đó, khâu quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư nhờ trợ giúp công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức
Đầu tư nâng cấp sở vật chất, cung cấp trang thiết bị đại, tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán làm công tác văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu cho công tác văn thư đáp ứng yêu cầu trình hội nhập
V. TÀI LIỆU THAM KHẢO
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH Các yêu cầu chức năng, tính kỹ thuật
(kèm theo công văn số 1654 /BTTTT-ƯDCNTT Ngày 27 /5/2008 Bộ Thông tin Truyền thông)
NGƯỜI THỰC HIỆN (Ký tên ghi rõ họ tên)