(Luận văn thạc sĩ) tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại bệnh viện k

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Trần Thị Minh Huệ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HÀ NỘI - 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Trần Thị Minh Huệ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K Chuyên ngành: Quản trị văn phòng Mã số: 60 34 04 06 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS Đào Đức Thuận XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Chủ tịch hội đồng chấm luận văn Thạc sĩ khoa học Giáo viên hướng dẫn PGS.TS Vũ Thị Phụng PGS.TS Đào Đức Thuận HÀ NỘI - 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn thân thực hướng dẫn khoa học PGS.TS Đào Đức Thuận Các kết nghiên cứu trình bày luận văn trung thực chưa công bố công trình khác thơng tin trích dẫn luận văn rõ nguồn gốc Hà Nội, tháng .năm 2019 Tác giả Trần Thị Minh Huệ LỜI CẢM ƠN Với tình cảm lịng biết ơn chân thành, em xin gửi lời cảm ơn tới giảng viên Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng nói riêng giảng viên Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (ĐHQGHN) nói chung, truyền đạt cho em kiến thức, kỹ cần thiết để em thực hoạt động nghiên cứu hồn thành luận văn Thạc sỹ Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn tới PGS.TS Đào Đức Thuận, Thầy hướng dẫn tận tình, bảo, định hướng cho em lời khuyên, nhận định hữu ích Tơi xin trân trọng cảm ơn tới lãnh đạo, đội ngũ cán bộ, nhân viên Bệnh viện K gia đình giúp đỡ, động viên tạo điều kiện cho tơi suốt q trình thu thập thông tin, tài liệu, thời gian phục vụ cho đề tài Mặc dù dành nhiều nỗ lực, cố gắng để thực đề tài, song thời gian có hạn, kinh nghiệm nghiên cứu chưa nhiều khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Kính mong q thầy, góp ý để Luận văn tốt nghiệp em hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn! Tác giả Trần Thị Minh Huệ MỤC LỤC MỞ ĐẦU CHƢƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN K VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K 1.1 Khái quát chung Bệnh viện K 1.1.1 Lịch sử hình thành Bệnh viện K 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Bệnh viện K 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 13 1.2 Khái quát tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 17 1.2.1 Số lượng tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 17 1.2.2 Nội dung thành phần tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 18 1.2.3 Đặc điểm hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 22 1.2.4 Ý nghĩa tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 24 1.3 Trách nhiệm, nguyên tắc, nội dung cần thiết việc Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 28 1.3.1 Trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 28 1.3.2 Nguyên tắc tổ chức, quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 31 1.3.3 Các nội dung tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 32 1.3.4 Sự cần thiết việc tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 37 Tiểu kết chương 39 CHƢƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K 40 2.1 Tổ chức xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy định văn thư lưu trữ 40 2.2 Tuyển dụng, phân cơng, bố trí cán 42 2.3 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ 43 2.3.1 Thống phương pháp lập hồ sơ 43 2.3.2 Thu thập, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 47 2.3.3 Tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 49 2.4 Ứng dụng KHCN vào công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ 57 2.5 Tổ chức đào tạo cán công tác thi đua khen thưởng 59 2.6 Nhận xét, đánh giá 61 2.6.1 Ưu điểm 61 2.6.2 Hạn chế 62 2.6.3 Nguyên nhân 63 Tiểu kết chương 65 CHƢƠNG GIẢI PHÁP ĐỂ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HIỆU QUẢ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K 66 3.1 Nhóm giải pháp tham mưu để nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ ngành y tế 66 3.1.1 Ban hành văn quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho sở khám chữa bệnh 66 3.1.2 Lãnh đạo phịng Hành cần nghiên cứu để tham mưu xây dựng riêng Trung tâm uộc 10 năm Của đơn vị chức 103 Ghi phịng HC Kế hoạch báo cáo cơng tác q, năm Lãnh đạo tháng, tháng Của quan cấp 20 năm phòng HC Kế hoạch báo cáo tháng, tuần 20 năm Lãnh đạo Của quan cấp năm phòng HC 10 năm Lãnh đạo Của Bệnh viện đơn vị trực thuộc Của Bệnh viện đơn vị trực thuộc 10 Kế hoạch, báo cáo cơng tác đột xuất phịng HC 11 Hồ sơ tổ chức thực chủ trương, Vĩnh viễn đường lối Đảng, pháp luật CB văn thư Nhà nước 12 Hồ sơ tổ chức thực chế độ/ quy Vĩnh viễn định/ hướng dẫn vấn đề chung CB văn thư ngành Bệnh viện 13 Tài liệu công tác thông tin, truyền thông Bệnh viện Cán Vĩnh viễn Văn đạo, chương trình, kế hoạch , báo cáo năm phân cơng 10 năm Kế hoạch báo cáo tháng,quý công văn trao đổi 14 Tài liệu hoạt động lãnh đạo (báo Vĩnh viễn cáo, thuyết trình, giải trình, phát Lãnh đạo phòng HC biểu kiện lớn,…) 15 Sổ ghi biên họp Ban Vĩnh viễn Giám đốc; giao ban phòng ban; Lãnh đạo phịng HC Trưởng đơn vị; Sổ tay cơng tác Lãnh đạo 16 Tập công văn trao đổi vấn đề 10 năm CB văn thư chung 17 …… 104 Tài liệu Hành , văn thƣ, lƣu trữ 18 Tập lưu văn đạo cấp Vĩnh viễn cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ 19 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định CB văn thư Vĩnh viễn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ CB phân cơng 20 Kế hoạch, báo cáo cơng tác hành chính, văn thư lưu trữ Vĩnh viễn CB Năm, nhiều năm Qúy, tháng 10 năm phân công 20 năm CB 21 Hồ sơ tập huấn cơng tác hành chính, văn thư lưu trữ phân công 22 Tập lưu, Sổ theo dõi quản lý văn Bệnh viện CB văn Quyết định, quy định, quy chế, hướng Vĩnh viễn thư dẫn Văn khác 70 năm 23 Sổ đăng ký văn đến 50 năm CB văn thư 24 Chương trình , kế hoạch hoạt động chủ Vĩnh viễn yếu hàng năm báo cáo tổng kết công 20 năm tác định kỳ Bệnh viện đơn CB văn thư năm vị trực thuộc Dài hạn, hàng năm tháng , tháng Qúy, tháng, tuần 25 Hồ sơ Hội nghị cán công chức Vĩnh viễn năm, nhiều năm Bệnh viện CB phân công 26 Hồ sơ việc quản lý sử dụng dấu Bệnh viện 20 năm CB văn thư 105 27 Hồ sơ việc lập ban hành danh mục Vĩnh viễn CB lưu trữ 20 năm CB lưu trữ Vĩnh viễn CB lưu trữ 30 Hồ sơ tiêu hủy tài liệu lưu trữ 20 năm CB lưu trữ 31 Hồ sơ cải cách hành 20 năm CB bí mật Nhà nước Bệnh viện 28 Sổ theo dõi quản lý tài liệu phim ảnh, băng ghi âm Băng ghi hình 29 Biên kiểm kê, bàn giao tài liệu lưu trữ, thống kê tài liệu lưu trữ phân công 32 Công văn trao đổi cơng tác hành năm chính, văn thư lưu trữ CB phân công 33 Lịch công tác tuần, thiệp chúc tết năm CB phân công 34 ……… II PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ TT Tên hồ sơ, tài liệu Tập lưu văn quy phạm pháp luật, Thời hạn Ngƣời lập Ghi bảo quản Đến văn văn đạo cấp công tác hết hiệu tổ chức cán bộ, lao động tiền lương lực thi hành Hồ sơ xây dựng ban hành Điều lệ tổ Vĩnh viễn chức Quy chế làm việc, chế độ/quy định, hướng dẫn tổ chức cán bộ, xây dựng định mức lao động tiền lương Bệnh viện 106 Lãnh đạo phòng Lãnh đạo phòng Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, Lãnh đạo cán Vĩnh viễn Dài hạn, hàng năm 20 năm tháng, tháng năm phòng Qúy, tháng Hồ sơ xây dựng tổ chức đề án 50 năm CB phân công Hồ sơ việc thành lập, đổi tên, chức Vĩnh viễn năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ Lãnh đạo phòng chức Bệnh viện đơn vị trực thuộc Hồ sơ lớn nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể Bệnh viện đơn vị trực thuộc Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn, Vĩnh viễn chức danh, cơng chức, vị trí việc làm Lãnh đạo phòng viên chức Bệnh viện Hồ sơ việc xây dựng chi tiêu biên Vĩnh viễn chế phân công Báo cáo thống kê danh sách, số Vĩnh viễn lượng,chất lượng, cán bộ, viên chức CB Hồ sơ quy hoạch cán CB phân công 20 năm 10 Hồ sơ việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, Vĩnh viễn điều động, luân chuyển cán qua CB phân công thời kỳ 11 Hồ sơ việc tiếp nhận, tuyển dụng Vĩnh viễn viên chức,hợp đồng lao động CB phân công 12 Hồ sơ việc nâng ngạch, chuyển ngạch năm Hồ sơ dự thi, thi, tài liệu tổ chức thi 107 50 năm CB năm phân công ... CHƢƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN K VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K 1.1 Khái quát chung Bệnh viện K 1.1.1 Lịch sử hình thành Bệnh viện K ... ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Trần Thị Minh Huệ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K Chuyên ngành: Quản trị văn phòng Mã số: 60 34 04 06 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG... động Bệnh viện K 24 1.3 Trách nhiệm, nguyên tắc, nội dung cần thiết việc Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 28 1.3.1 Trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu