636fb066-f6b8-4d23-b183-988765664376

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LÊ NGỌC MNH CHÂU TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN KHOA HỌC TỔNG HỢP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƢ VIỆN HÀ NỘI - 2013 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LÊ NGỌC MNH CHÂU TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN KHOA HỌC TỔNG HỢP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Chun ngành: Khoa học Thơng tin – Thƣ viện Mã số: 60 32 20 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC TS LÊ VĂN VIẾT HÀ NỘI - 2013 ii MỤC LỤC Chƣơng 1: Quản lý nguồn lực thông tin với Thƣ viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Nguồn lực thông tin 1.1.2 Khái niệm quản lý 1.1.3 Quản lý nguồn lực thông tin 1.2 Những yếu tố ảnh hƣởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin 10 1.2.1 Cán thƣ viện 10 1.2.2 Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ 11 1.2.3 Hoạt động bổ sung, xử lý tài liệu 12 1.2.4 Tổ chức kho bảo quản tài liệu 19 1.2.5 Phục vụ chia sẻ thông tin 22 1.2.6 Độ lớn thành phần nguồn lực thông tin 23 1.2.7 Nguồn kinh phí 24 1.3 Tiêu chí đánh giá nguồn lực thơng tin yêu cầu quản lý nguồn lực thông tin 24 1.4 Giới thiệu Thƣ viện Khoa học Tổng hợp TP.Hồ Chí Minh 28 1.4.1 Chức nhiệm vụ Thƣ viện 32 1.4.2 Vai trò TV KHTH TP.HCM chiến lƣợc phát triển TPHCM 32 1.5 Vai trò công tác quản lý nguồn lực thông tin Thƣ viện KHTHTPHCM 33 Chƣơng 2: Thực trạng quản lý nguồn lực thông tin Thƣ viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh 35 2.1 Quản lý công tác bổ sung tài liệu 35 2.1.1 Chính sách bổ sung tài liệu 35 2.1.2 Quy trình bổ sung sách 36 2.1.3 Tăng lƣợng tài liệu bổ sung 38 2.1.4 Quản lý việc chia sẻ tài liệu 43 2.2 Quản lý vốn tài liệu 45 iii 2.2.1 Quản lý kho tài liệu 45 2.2.2 Quản lý liệu 54 2.3 Hiện trạng yếu tố ảnh hƣởng đến quản lý nguồn lực thông tin 67 2.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán 67 2.3.2 Cở sở vật chất, trang thiết bị 73 2.3.3 Nguồn kinh phí 76 2.3.4 Nhận xét 77 Chƣơng 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý nguồn lực thông tin Thƣ viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh 84 3.1 Nâng cao chất lƣợng quản lý công tác bổ sung tài liệu 84 3.1.1 Hồn thiện sách bổ sung tài liệu 84 3.1.2 Hoàn thiện quy trình bổ sung 87 3.1.3 Chọn lọc lƣợng tài liệu đƣợc bổ sung 87 3.1.4 Hoàn thiện quản lý việc chia sẻ tài liệu 88 3.2 Hoàn thiện quản lý vốn tài liệu 89 3.2.1 Tăng cƣờng quản lý kho 89 3.2.2 Nâng cao công tác quản lý liệu 91 3.3 Cải tiến yếu tố ảnh hƣởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin 93 3.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán 93 3.3.2 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 98 3.3.3 Tăng nguồn kinh phí 103 KẾT LUẬN 105 TÀI LIỆU THAM KHẢO 106 PHỤ LỤC 110 iv BẢNG TRA CÁC TỪ VIẾT TẮT AACR Anglo- American Cataloguing Rules CSDL Cơ sở liệu DDC Dewey Decimal Classification ĐMCĐ Đề mục chủ đề ISBD International Standard Bibliographic Description MARC Machine of Congress Classification NCT Nhu cầu tin NDT Ngƣời dùng tin NLTT Nguồn lực thông tin OPAC Oline Public Acess Catalog TNTT Tài nguyên thông tin TVKHTHTPHCM Thƣ viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh v PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài : Trong xu chung giới, tồn cầu hóa diễn mạnh mẽ, để phát triển đất nƣớc địi hỏi phải có nguồn thông tin, tri thức vô lớn đáp ứng đƣợc nhu cầu Thành phố Hồ Chí Minh trung tâm văn hóa, kinh tế xã hội, giáo dục hàng đầu đất nƣớc Thành phố bƣớc tiến hành cơng Cơng nghiệp hóa đại hóa đất nƣớc Nhu cầu nguồn thơng tin dồi dào, phong phú, đa dạng tất lãnh vực tất yếu, nhƣng có nguồn thơng tin dồi chƣa đủ, cần phải quản lý khai thác tốt nguồn thông tin, tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời dân Thành phố đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, giải trí ngày nhiều hiệu Thƣ viện đóng vai trị quan trọng nghiệp phát triển kinh tế, văn hóa, giáo dục, … đất nƣớc NLTT thƣ viện đóng vai trị định hoạt động thƣ viện Tuy nhiên, có NLTT (NLTT) mạnh nhƣng quản lý không tốt, khai thác thông tin không hiệu khơng thể đáp ứng tốt nhu cầu ngƣời dùng tin, bạn đọc thƣ viện Thƣ viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh (TVKHTH TPHCM) trung tâm thông tin lớn Tp.HCM Chức nhiệm vụ Thƣ viện đáp ứng nhu cầu tin cho hoạt động học tập, nghiên cứu, đào tạo, … theo đƣờng lối phát triển cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nƣớc Nguồn thông tin Thƣ viện đa dạng nhƣ tài liệu giấy, tài liệu điện tử, vi phim, vi phiếu, Do tính chất vật lý loại tài liệu, đặc biệt tài liệu giấy, với điều kiện nƣớc ta, đặc biệt miền Nam khí hậu nhiệt đới nóng ẩm, mƣa nhiều làm tài liệu mau chóng bị hƣ hỏng, yếu tố cùa môi trƣờng, ngƣời ành hƣởng trực tiếp đến tài liệu Trong trình tổ chức kho bảo quản tài liệu diện tích hạn hẹp, lƣợng tài liệu giấy ngày nhiều qua năm làm thiếu diện tích lƣu trữ điểm truy cập thông tin, CSDL đƣờng truyền chƣa đƣợc tốt, hiệu quản lý NLTT chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu ngày đa dạng ngƣời dùng tin TVKHTH TPHCM Nhận thấy tầm quan trọng NLTT Thƣ viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM nên chọn đề tài: “Tổ chức quản lý NLTT Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố HCM giai đoạn nay” làm đề tài luận văn mình.” Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu đề tài 2.1 Đối tƣợng nghiên cứu Công tác quản lý NLTT 2.2 Phạm vi nghiên cứu - Theo không gian: Tại TVKHTH TPHCM - Theo thời gian: Giai đoạn từ 2009 đến Mục đích nghiên cứu Đề giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý NLTT (NLTT) thời gian tới Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu vấn đề lý luận quản lý NLTT Nghiên cứu thực trạng quản lý NLTT TVKHTHTPHCM TpHCM, yếu tố ảnh hƣởng đến công tác quản lý NLTT Kiến nghị giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý NLTT TVKHTH TPHCM Tổng quan tình hình nghiên cứu Những vấn đề quản lý NLTT Tp.HCM có nhiều nhà nghiên cứu ngồi nƣớc quan tâm Có nhiều báo, cơng trình nghiên cứu cơng tác tổ chức kho, bảo quản tài liệu, công tác quản lý thƣ viện công cộng v.v… Đã đƣợc bảo vệ thành công Trƣờng ĐH Khoa học Xã hội & Nhân Văn TP.HCM, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội & Nhân Văn thuộc Trƣờng Đại học Quốc gia Hà Nội Trƣờng Đại học Văn hóa Hà Nội Có thể kể tên nhƣ : Cuốn sách PGS.TS Nguyễn Hữu Hùng “Thông tin – từ lý luận đến thực tiễn” (2005) Phần – Tổ chức quản lý thơng tin có chùm viết nhƣ “Phát triển thông tin Khoa học công nghệ để trở thành nguồn lực”, “ Tổ chức quản lý hoạt động thông tin khoa học công nghệ trước thềm kỷ XXI”, “ Vấn đề phát triển chia sẻ NLTT số hóa Việt Nam”…Trong cơng trình này, tác giả phác họa tranh thơng tin kinh tế mới, trình bày khái niệm luận chứng vai trò trung tâm TNTT số hệ thống thông tin quốc gia, nghiên cứu vấn đề chiến lƣợc, phƣơng pháp tạo lập chia sẽ, quản lý nhà nƣớc chƣơng trình phát triển thơng tin nhằm biến thông tin trở thành nguồn lực phát triển trình bày giải pháp tạo lập mơi trƣờng thông tin phát triển NLTT số điều kiện Việt Nam Nghiên cứu sách phát triển NLTT có bài: “ Phương pháp luận xây dựng sách phát triển nguồn tin” (2001) “ Một số vấn đề xung quanh việc thu thập khai thác tài liệu xám” (2001) TS Nguyễn Viết Nghĩa “ Phác thảo sơ sách NLTT” TS Lê Văn Viết Các tác giả khẳng định vị trí quan trọng sách phát triển NLTT việc tạo nguồn, xây dựng hệ thống kho tài liệu thƣ viện quan thông tin Những nội dung chủ yếu cần đƣợc đề cập sách cách thức trình bày kết cấu sách số giải pháp xây dựng sách tạo nguồn thơng tin Về chủ đề chia sẻ NLTT, tiến sĩ Lê Văn Viết bài: “ Một số vấn đề thiết lập hình thức mượn, chia sẻ tài liệu, thông tin thư viện Việt Nam” (Kỷ yếu hội thảo thƣ viện Việt Nam: Hội nhập phát triển – 2006) đề cập tới việc thiết lập hình thức mƣợn, chia sẻ tài liệu, thông tin thƣ viện Việt Nam giai đoạn hội nhập phát triển đất nƣớc Về vấn đề xây dựng thƣ viện điển tử số hóa tài liệu có “Xây dựng Thư viện điển tử vấn đề số hóa tài liệu Việt Nam” (Tạp chí Thơng tin – Tƣ liệu, số 2, 2005) Thạc sỹ Nguyễn Tiến đức, “ Phát triển nội dung số Việt Nam: Những nguyên tắc đạo” (Tạp chí Thơng tin tƣ liệu, số 1, 2000) tiến sĩ Tạ Bá Hƣng trình bày tiếp cận xây dựng phát triển kho tƣ liệu số hóa cảu thƣ viện điện tử, nhƣ tiền đề pháp lý, tổ chức kinh nghiệm để triển khai số hóa quan thơng tin, vấn đề xây dựng kho tài liệu số hóa phát triển mối liên kết, chia sẻ thƣ viện xây dựng thƣ viện điện tử Việt Nam Trên bình diện luận văn thạc sỹ, đến có nhiều Luận văn chuyên ngành Khoa học thƣ viện nghiên cứu vấn đề, ví dụ nhƣ: “Nghiên cứu phát triển NLTT trung tâm thông tin Thư viện trường đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội” (2008) tác giả Bùi Thị Sen: “Tăng cường NLTT Trung tâm Thông tin Thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội” (2006) tác giả Nguyễn Thị Thuận: “Tăng cường NLTT Thư viện Trường đại học Bách Khoa Hà Nội” (2005) tác giả Hà Thị Huệ: “Tổ chức khai thác NLTT TVKHTHTPHCM” (2003) tác giả Nguyễn Quang Hồng Phúc: “Tổ chức quản lý khai thác NLTT Trung tâm Thư viện đại học Quốc gia Hà Nội” (2000) tác giả Trần Hữu Huỳnh;… Tổ chức &khai thác NLTT thƣ viện khối ngành kỹ thuật” Nguyễn Thị Thanh Trà, công bố 2006 Đại học Khoa Học Xã Hội & Nhân văn Thành phố Hồ Chí Minh Tổ chức khai thác NLTT TVKHTHTPHCM Nguyễn Quang Hồng Phúc, công bố 2003 Đại học Văn Hóa Hà Nội Nghiên cứu phát triển khai thác NLTT trung tâm thông tin thƣ viện Trƣờng Đại học Kiến Trúc Hà Nội Phạm Thanh Bình cơng bố 2011 Đại học Văn Hóa Hà Nội,… Tuy nhiên, việc nghiên cứu đề tài khía cạnh tổ chức khai thác nâng cao hiệu NLTT giai đoạn trƣớc chƣa đem lại hiệu yêu cầu hoạt động thực tiễn giai đoạn nay, việc nghiên cứu nâng cao hiệu quản lý nguồn lực thông tin TVKHTH TPHCM giai đoạn chƣa có nghiên cứu Ý nghĩa, lý luận thực tiễn đề tài 6.1 Ý nghĩa lý luận Hoàn thiện vấn đề lý luận quản lý NLTT 6.2 Ý nghĩa thực tiễn đề tài Kết nghiên cứu đƣa kiến nghị giải pháp cụ thể nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý NLTT TVKHTHTPHCMTPHCM Góp phần phục vụ tốt nhu cầu tin đọc giả, ngƣời dùng tin Tp.HCM công đổi Ngồi luận văn cịn sử dụng làm tài liệu tham khảo phục vụ việc học tập, đào tạo chuyên ngành Thƣ viện Thông tin Phƣơng pháp nghiên cứu 7.1 Phƣơng pháp luận Đề tài sử dụng phép biện chứng chủ nghĩa vật biện chứng vật lịch sử nghiên cứu khoa học 7.2 Phƣơng pháp cụ thể : - Nghiên cứu phân tích tổng hợp thống kê tài liệu - Điều tra bảng hỏi - Phỏng vấn ,mạn đàm trao đổi - Quan sát khoa học Cấu trúc đề tài Ngoài phần mục lục, mở đầu, danh mục tham khảo, phụ lục, luận văn gồm chƣơng : Chƣơng 1: Quản lý NLTT với Thƣ viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM Chƣơng 2: Thực trạng quản lý NLTT Thƣ viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM Chƣơng 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý NLTT Thƣ viện Khoa học Tổng hợp TP.HCM Để cho việc quản lý nguồn lực thông tin đƣợc hiệu hơn, cán quản lý thƣ viện phải nắm rõ vai trò NLTT, cách thức bổ sung, tạo lập NLTT để có chủ trƣơng, sách đắn đầu tƣ kinh phí, ngƣời, sở vật chất kỹ thuật để phát triển, tổ chức, bảo quản NLTT hợp lý, có chất lƣợng 1.2.2 Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ Cơ sở vật chất yếu tố cấu thành thƣ viện Một sở vật chất đại góp phần giúp hoạt động thƣ viện đạt hiệu tốt, đáp ứng đƣợc nhu cầu ngƣời dùng tin ngƣợc lại Quá trình quản lý nguồn lực thơng tin gặp nhiều khó khăn khơng có hệ thống hỗ trợ nhƣ địa điểm, kho tàng, kệ, mã vạch, cổng từ, giúp bảo quản nguồn lực thông tin truyền thống với tài liệu đại nhƣ sở liệu, tài liệu điện tử, khơng có hệ thống máy móc, thiết bị kèm khơng đảm bảo đƣợc đồng bảo quản sử dụng 1.2.3 Hoạt động bổ sung, xử lý tài liệu * Công tác bổ sung: Công tác bổ sung khâu tiên công tác thƣ viện, định chất lƣợng hiệu công tác thƣ viện, sở cho cơng tác khác, có ý nghĩa trực tiếp đến việc thỏa mãn nhu cầu đọc * Công tác xử lý tài liệu: Xử lý tài liệu khâu quan trọng nhằm tổ chức quản lý tài liệu Q trình xử lý thơng tin gồm giai đoạn: xử lý hình thức xử lý nội dung Nó bao gồm khâu Tiếp nhận tài liệu bổ sung; Đóng dấu; Tạo số đăng kí cá biệt; Mơ tả thƣ mục; Mô tả nội dung * Ý nghĩa việc xử lý nghiệp vụ công tác quản lý: Giúp việc tổ chức kho tài liệu theo nhiều phƣơng pháp khác nhau, xây dựng máy tra cứu – tìm tin Đồng thời giúp cho việc tạo lập loại sản phẩm dịch vụ thông tin làm cho nguồn TNTT quan thông tin thƣ viện, đáp ứng đƣợc nhu cầu ngày cao ngƣời sử dụng thông quan việc mở rộng khả chia sẻ thông tin hệ thống thông tin quốc gia 1.2.4 Tổ chức kho bảo quản tài liệu Toàn tài liệu đƣợc thƣ viện bổ sung cần đƣợc tổ chức cách khoa học, gồm kho: Tổng kho (kho chủ yếu, kho chính), Kho phụ: Việc tổ chức kho phải đảm bảo tiết kiệm diện tích kho, giá, cơng sức cán thƣ viện, tạo điều kiện cho việc kiểm kê kho sách nhanh chóng, xác để cán thƣ viện lấy sách phục vụ bạn đọc nhanh chóng, xác Bảo quản tài liệu Bảo quản đƣợc hiểu đảm bảo tính tồn vẹn tình trạng vật lý bình thƣờng tài liệu đƣợc bảo quản kho thƣ viện Bảo quản tài liệu có hai trƣờng hợp: Bảo quản phục hồi, Bảo quản phòng chống 1.2.5 Phục vụ chia sẻ thông tin Công tác phục vụ bạn đọc đóng vai trị quan trọng quản lý NLTT Các thƣ viện mở rộng hình thức phạm vi, đối tƣợng phục vụ bạn đọc có nguy bị mát tài liệu nhiều 1.2.6 Độ lớn thành phần nguồn lực thông tin Vốn tài liệu lớn chi phí cho quản lý nhiều Chi phí cho nguồn nhân lực làm cơng tác xử lý, bảo quản tài liệu Chi phí cho việc tạo lập môi trƣờng bảo quản tối ƣu, chi phí cho phƣơng tiện lƣu trữ thơng tin, tài liệu Các phƣơng pháp quản lý NLTT bao gồm chiến lƣợc phát triển dựa vào nhiệm vụ, chức thƣ viện với loại hình tài liệu bổ sung hợp lý để đáp ứng nhu cầu NDT Các phƣơng tiện hỗ trợ cộng cụ quản lý nhƣ hệ thống máy tính, phần mềm quản lý NLTT mã vạch, cổng từ đƣợc trang bị để hỗ trợ thƣ viện đƣợc quản lý tốt NLTT theo loại hình TL 1.2.7 Nguồn kinh phí Nguồn kinh phí có quan hệ chặt chẽ tới cơng tác quản lý NLTT Thực tế không Việt Nam mà toàn giới, thƣ viện đƣợc đầu tƣ ít, giá tài liệu ngày tăng Kinh phí cho cơng việc quan trọng nhìn chung hạn hẹp Nên cần lựa chọn bảo quản tài liệu quý 1.3 Tiêu chí đánh giá nguồn lực thơng tin u cầu quản lý nguồn lực thơng tin: Các tiêu chí đánh giá nguồn lực thơng tin: tính giá trị; tính cấu trúc; tính truy cập; tính kịp thời, cập nhật; tính chia sẻ 1.4 Giới thiệu Thƣ viện Khoa học Tổng hợp TP.Hồ Chí Minh Tiền thân thƣ viện Đô đốc, Thống đốc đƣợc thành lập năm 1868 Thƣ viện đƣợc đổi tên thành Thƣ viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh theo định Ủy ban nhân dân thành phố ngày 14 tháng năm 1978 Thƣ viện có trách nhiệm sƣu tập, bảo quản, tổ chức khai thác vốn tài liệu nƣớc để phục vụ thành phần ngƣời sử dụng Thƣ viện đồng thời có trách nhiệm lập kế hoạch hƣớng dẫn nghiệp vụ cho 24 thƣ viện quận, huyện Vốn tài liệu thƣ viện 1.900.000 đủ lĩnh vực hình thức Nhân viên thƣ viện 100 ngƣời làm việc khâu khác nhau, cung cấp dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu giải trí ngƣời sử dụng Hằng ngày có khoảng 1.000 đến 1.800 lƣợt ngƣời sử dụng thƣ viện: đọc chỗ, mƣợn nhà, truy cập Internet sử dụng chƣơng trình ứng dụng khác máy tính, tài liệu thiết bị riêng cho ngƣời khiếm thị ngƣời mắt 1.4.1 Chức nhiệm vụ Thƣ viện Trong định số 57/QĐ/UB UBND TP.Hồ Chí Minh điều có ghi rõ chức nhiệm vụ Thƣ viện KHTH TP Hồ Chí Minh nhƣ sau: Xây dựng hồn chỉnh bảo quản lâu dài, khai thác sử dụng vốn sách báo,tài liệu khoa học, đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, sản xuất, giảng dạy quan, xí nghiệp, trƣờng học Thành phố Tổ chức quản lý nghiệp vụ hệ thống thƣ viện nhân dân thuộc quận, huyện, hình thành mạng lƣới thƣ viện hoàn chỉnh Thành phố, hƣớng dẫn giúp đỡ nghiệp vụ cho thƣ viện nhà nƣớc tỉnh phía Nam 1.4.2 Vai trị Thƣ viện KHTH TP.HCM chiến lƣợc phát triển TP.HCM Thƣ viện KHTH TP.HCM ln nỗ lực để đảm đƣơng vai trị: xây dựng, bảo quản tổ chức khai thác vốn tài liệu lĩnh vực nƣớc, phục vụ rộng rãi quần chúng nhân dân nhằm nâng cao trình độ dân trí, nhu cầu học tập, giải trí … 1.5 Vai trị cơng tác quản lý nguồn lực thông tin Thƣ viện KHTHTPHCM - Quản lý vốn tài liệu bảo quản, giữ gìn, truyền lại cho đời sau kho tàng văn hoá địa phƣơng, dân tộc giới; Bảo quản tài sản thƣ viện; Nâng cao chất lƣợng phục vụ bạn đọc; Tăng giá trị vốn tài liệu; Quản lý NLTT tốt sở để tạo sản phẩm dịch vụ thông tin quan thông tin, thƣ viện Chƣơng 2: Thực trạng quản lý nguồn lực thông tin Thƣ viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh 2.1 Quản lý công tác bổ sung tài liệu 2.1.1 Chính sách bổ sung tài liệu Chính sách bao gồm vấn đề sau: Chính sách bổ sung; Phân bổ kinh phí bổ sung; Thanh tốn tài chính; Chính sách trao đổi, nhận tặng ký giữ lƣu chiểu; Chính sách bảo quản; Ứng dụng cơng nghệ thơng tin tự động hóa cơng tác phát triển vốn tài liệu; Chọn lọc tài liệu; Chính sách hợp tác phối hợp bổ sung : Bổ sung tập trung cho thƣ viện quận, huyện, bổ sung thƣ viện hay quan thơng tin khác, tìm kiếm vận động nguồn tài trợ phát triển vốn tài liệu; Chính sách đánh giá vốn tài liệu; Tuyển chọn đào tạo cán hoạt động phát triển vốn tài liệu 2.1.2 Quy trình bổ sung sách A Công tác với nhà cung cấp: Thu thập danh mục sách; Tra trùng; Đặt sách; Nhận sách * Công tác biên mục sơ lƣợc: Cho số tổng quát; Lập biên nhập kho hay biên mục sơ lƣợc : * Đăng ký: Vào sổ giao nhận kho B Quá trình bổ sung tài liệu điện tử: Chọn lọc tài liệu; Đánh giá hiệu sử dụng tài liệu thực tế; Phân bổ kinh phí: Xác định nguồn kinh phí cho hợp lý, tự tạo lập để tiết kiệm kinh phí bổ sung.; Xử lý nội dung hình thức tài liệu; Lƣu trữ server ; Quản lý máy chủ, máy trạm hệ thống bảo mật an toàn.; Khai thác sử dụng dễ dàng cho NDT 10 Đối với ấn phẩm định kỳ số lƣợng tài liệu ngày tăng liên tục mau lỗi thời thƣ việc mua đĩa thƣ mục toàn văn để phục vụ giấy nộp lƣu chiểu để lƣu trữ bảo quản kho 2,3,4 kho Báo – Tạp chí thƣ viện 2.1.3 Tăng lƣợng tài liệu bổ sung Thƣ viện thƣờng xuyên bám sát sách phát triển vốn tài liệu theo phƣơng hƣớng hoạt động, chức năng, nhiệm vụ thƣ viện Hàng năm thƣ viện tăng số lƣợng tài liệu bổ sung loại hình tài liệu 2.1.4 Quản lý việc chia sẻ tài liệu Đối tƣợng phục vụ, chia sẻ tài liệu: Thƣ viện phục vụ, chia sẻ tài liệu cho nhóm đối tƣợng sau: NDT cán lãnh đạo quản lý; NDT cán làm công tác nghiên cứu, giảng dạy; NDT doanh nhân; NDT sinh viên; NDT đối tƣợng khác 2.2 Quản lý vốn tài liệu 2.2.1 Quản lý kho tài liệu Bao gồm khâu: Sắp xếp, Bảo quản (Bên cạnh công tác bảo quản dạng truyền thống, đơn vị tập trung đẩy mạnh công tác số hóa tài liệu nhằm bƣớc xây dựng); Thanh lý (Bổ sung tài liệu có giá trị lọc tài liệu lạc hậu hai trình song song tất yếu đời sống thƣ viện) 2.2.2 Quản lý liệu * Mục lục truyền thống: gồm mục lục chữ danh mục luận văn hành quốc gia hộp phiếu liệt kê thông tin tác giả, tên đề tài, năm bảo vệ, xếp giá tài liệu, kho bảo quản * Cơ sở liệu Mục lục đại mục lục máy với phân hệ OPAC phần mềm quản trị thƣ viện Libol Quản lý sở liệu dạng CD kèm theo sách 11 Quản lý nguồn lực thông tin điện tử bằng: Hệ thống máy chủ, server quản lý nguồn tài liệu điện tử, hệ thống đƣờng truyền, cổng thông tin, trang web để truy cập Tổng mục lục - Mạng đƣờng truyền thƣ viện yếu hoạt động 10 năm 2.3 Hiện trạng yếu tố ảnh hƣởng đến quản lý nguồn lực thông tin 2.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán Nhân sự: Tổng số nhân đến ngày 30/11/2012 có 103 ngƣời (Biên chế: 47, Hợp đồng tiêu Biên chế: 16, Nghị định 68: 25, Hợp đồng quỹ lƣơng: 15); 05 viên chức nghỉ hƣu, cho nghỉ viê ̣c 02 cán bộ, tuyể n dụng 02 nhân viên Đa số cán có chun mơn đƣợc thƣ viện thƣờng xuyên cho học lớp nâng cao trình độ, chun mơn nghiệp vụ 2.3.2 Cở sở vật chất, trang thiết bị * Cơ sở vật chất: Hệ thống kho lƣu trữ tài liệu thƣ viện bao gồm: 12 tầng kho * Trang thiết bị đường truyền - Hỗ trợ kỹ thuật, khắc phục cố đột xuất phần cứng, thiết bị tin học tất phận, phòng ban Thư viện; 2.3.3 Nguồn kinh phí Nguồn kinh phí : quan văn hóa giáo dục thơng tin khoa học, hoạt động thông tin – thƣ viện chủ yếu dựa vào ngân sách Nhà nƣớc cấp nhằm bảo đảm trì hoạt động cách liên tục, thƣờng xun Nếu khơng có kinh phí kinh phí khơng đủ ảnh hƣởng đến chất lƣợng hoạt động thƣ viện, chí thƣ viện ngƣng hoạt động Bên cạnh cịn có có nguồn thu nghiệp nguồn xã hội hóa 12 2.3.4 Nhận xét Nhìn chung, cơng tác tổ chức quản lý nguồn lực thông tin TVKHTH TP.HCM hiệu quả, theo chức năng, nhiệm vụ thƣ viện Tuy nhiên nguồn kinh phí hạn hẹp, phải tổ chức nhiều hoạt động, công tác tổ chức quản lý bổ sung, quản lý vốn tài liệu, quản lý cán bộ, lực quản lý nhiều vấn đề cần phải xem xét Chƣơng 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý nguồn lực thông tin Thƣ viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM 3.1 Nâng cao chất lƣợng quản lý cơng tác bổ sung tài liệu 3.1.1 Hồn thiện sách bổ sung tài liệu Chính sách bổ sung đƣợc xem chìa khóa cho việc phát triển vốn tài liệu thƣ viện Để hồn thiện sách bổ sung, thƣ viện cần: tiếp tục hoàn thiện bổ sung vốn tài liệu dƣới hình thức theo, đồng thời nên việc tính tốn hiệu suất sử dụng thật cụ thể với nguồn mua bên cạnh nguồn khác 3.1.2 Hồn thiện quy trình bổ sung Thƣ viện cần: hồn thiện cập nhật sách bổ sung; tăng nguồn kinh phí nguồn sách trao đổi công tác bổ sung; …… 3.1.3 Chọn lọc lƣợng tài liệu đƣợc bổ sung Thƣ viện cần: Cập nhật nguồn thông tin mới, nâng cao chất lƣợng NLTT, phục vụ tốt cho NLTT theo tiêu chí phù hợp với chức nhiệm vụ định hƣớng phát triển thƣ viện; đa dạng loại hình chất lƣợng nguồn tài liệu … để đáp ứng nhu cầu phát triển bền vững lâu dài NLTT thƣ viện 13 3.1.4 Hoàn thiện quản lý việc chia sẻ tài liệu Thƣ viện có mối quan hệ hợp tác chia sẻ tài liệu với nhiều quan, tổ chức cá nhân ngồi nƣớc, phối hợp cơng tác bổ sung, chia sẻ tài liệu có q trình phát triển liên tục hoạt động thƣ viện Đặc biệt phối hợp với thƣ viện hệ thống thƣ viện công cộng, quan, trƣờng học việc chia sẻ tài liệu 3.2 Hoàn thiện quản lý vốn tài liệu 3.2.1 Tăng cƣờng quản lý kho * Sắp xếp + Trang bị kệ nén cho tầng kho thƣ viện đặc biệt kho quý hiếm, sau mở rộng qua kho khác + Thiết kế thùng nhận sách có đáy đàn hồi đặt vị trí kho mở – phịng Đọc Khi bạn đọc sử dụng kho mở trả tài liệu vào thùng để đầu ngày hôm sau thủ thƣ tự xếp sách lên kệ, trả vị trí cho thật sách, đảm bảo tài liệu ln tình trạng sử dụng đƣợc, vị trí số thứ tự kệ * Bảo quản : - Kiến nghị Ủy ban Nhân dân Thành phố sớm ghi vốn giải ngân thực dự án thƣ viện, nhanh chóng mua sắm máy scan phục vụ cơng tác bảo quản số hóa, phê duyệt kinh phí mua tài liệu quý để bảo quản, bảo tồn di sản văn hóa dân tộc trƣớc nguy tài liệu biến vĩnh viễn Bên cạnh số hóa tài liệu giáo trình có tần suất phục vụ nhiều để phục vụ NDT sinh viên đặc biệt vào mùa thi - Tăng cƣờng trình độ chun mơn, đặc biệt trình độ ngoại ngữ để tạo điều kiện cho việc học tập phƣơng pháp bảo quản, kinh nghiệm bảo 14 quản nƣớc khu vực, góp phần nâng cao trình độ bảo quản cho nhân viên, xây dựng xác bảo quản phù hợp, hiệu với loại hình tài liệu cụ thể nhƣ tài liệu giấy, điện tử, khiếm thị - Mở lớp bảo quản thƣờng xuyên theo định kỳ để giáo dục ý thức bảo quản cho nhân viên làm công tác phục vụ, trang bị phƣơng pháp xử lý đơn giản bảo quản nhƣ đóng bìa, gia cố gáy để kéo dài tuổi thọ, an toàn tài liệu kho, hay trình phục vụ - Xây dựng cập nhật phƣơng án phòng chống tai họa - Hợp tác xây dựng chƣơng trình Ban Bảo vệ phòng chống hỏa hoạn Ban Phòng chống ngập, bão lụt quan - Kiểm tra phƣơng tiện bảo quản, phòng chống cháy nổ, mức độ tuân thủ quy định phòng ban để thực tốt công tác bảo quản * Thanh lý : - Thành lập tổ phụ trách riêng cho công tác lý tài liệu bao gồm nhân viên phòng : Phòng Bổ sung.; Phòng Báo – Tạp chí; Phịng Mạng lƣới; Phịng Mƣợn; Tổ chức kho tài liệu để phối hợp thực tốt hoạt động lý - Triệt để lý tài liệu để giải phóng kho tàng, giá kệ lƣu thơng, luân chuẩn tài liệu có giá trị sử dụng nội dung, tần suất phục vụ … để đáp ứng nhu cầu thực tế - Nguồn kinh phí có đƣợc trình lý dùng để bổ sung tài liệu phục vụ cho hoạt động thƣ viện - Tăng cƣờng phối hợp công tác lý để xử lý tài liệu lý nhanh hiệu 15 3.2.2 Nâng cao công tác quản lý liệu * Mục lục truyền thống + Mục lục truyền thống cần đƣợc cập nhật hiệu đính, xây dựng để phản ánh trung thực nguồn tài liệu kho Đông Dƣơng, kho sách tiếng Nga (Kho 12) thƣ viện để đáp ứng nhu cầu NDT loại hình tài liệu kho + Xây dựng kế hoạch định kỳ cho công tác tổ chức xử lý mục lục truyền thống + Tổ chức phối hợp phận nhƣ phòng Bổ sung – Xử lý Kho tài liệu để quản lý hệ thống mục lục, tổ chức nhu cầu tra cứu cho bạn đọc * Cơ sở liệu (CSDL) + Xây dựng văn kiến nghị để kêu gọi nguồn kinh phí Nhà nƣớc cho công tác quản lý sở liệu thƣ viện Góp phần đáp ứng đƣợc định hƣớng phát triển thành thƣ viện điện tử tƣơng lai + Kêu gọi nguồn xã hội hóa từ quan tổ chức cá nhân cho dự án thƣ viện để xây dựng, bảo quản, tổ chức khai thác quản lý sở liệu + Phối hợp chia sẻ nguồn tài nguyên điện tử thƣ viện, trung tâm thông tin để tiết kiệm kinh phí, tăng giá trị sử dụng sở liệu hệ thống thƣ viện – trung tâm thông tin + Xây dựng cho đƣợc đội ngũ nguồn nhân lực chuyên viên CNTT giỏi với sách đãi ngộ hợp lý cao nhân viên khác để thu hút nhân tài, nhằm tổ chức quản lý hiệu toàn hệ thống sở liệu điện tử thƣ viện 16 3.3 Cải tiến yếu tố ảnh hƣởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin 3.3.1 Cơng tác tổ chức quản lý cán * Trình độ Tạo điều kiện để cán nâng cao trình độ chuyên môn thông tin thƣ viện, đặc biệt trình độ tin học ngoại ngữ Đồng thời, tổ chức hoạt động bồi dƣỡng giúp cán phát huy khả xử lý thông tin thuộc lĩnh vực chuyên ngành khác nhau, nâng cao kỹ sử dụng phần mềm chuyên dụng, kỹ phân tích, đánh giá thơng tin nhu cầu tin, kỹ sàng lọc, phân tích bao gói thơng tin để đáp ứng yêu cầu đa dạng NDT - Thƣ viện cần khuyến khích, động viên cán tự học, tự nâng cao trình độ - Đối với cán quản lý, cần phải nâng cao lực quản lý, có trình độ điều hành thƣ viện đại, phải dự báo đƣợc phát triển, thay đổi hoạt động thƣ viện dƣới tác động khoa học CNTT, khả hoạch định sách viết dự án, tổ chức cơng tác phục vụ NDT theo định hƣớng phát triển thành phố xác phù hợp với đƣờng phát triển thƣ viện cách bền vững lâu dài * Cơ cấu tổ chức - Đội ngũ cán làm công tác quản lý thƣờng kiêm nhiệm, nên hoạt động chuyên môn hoạt động quản lý đan xen nhau, với quỹ thời gian hạn hẹp nên dễ dẫn tới định quản lý không đạt đƣợc hiệu cao nhu cầu thực tế biến động 17 Cơ cấu nguồn nhân lực cho hoạt động bổ sung – xử lý nên ảnh hƣởng tới hoạt động bổ sung – xử lý bị tải khối lƣợng công việc ngày nhiều giải pháp đề nghị để giải hai vấn đề là: Tăng cƣờng công tác thông tin cho hoạt động quản lý đội ngũ cán quản lý thƣ viện Tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời cán quản lý có thật nhiều thơng tin trƣớc định tăng hiệu định quản lý Khốn việc tăng ca có yêu cầu để vừa tăng suất, vừa đảm bảo đƣợc khối lƣợng, chất lƣợng chất việc bổ sung, xử lý vừa tiết kiệm kinh phí cho ngân sách lƣơng thƣ viện Sự phối hợp khâu máy bổ sung – xử lý phải nhịp nhàng hiệu theo dây chuyền khép kín * Chính sách thư viện Việc đánh giá cán nhằm ba mục đích: Cải tiến quản lý, khuyến khích, đề bạt cán tránh lãng phí đào tạo nhà nƣớc phát huy lực cán cách tối đa Trong việc ứng dụng công nghệ thông tin đại vào trình thƣ viện – thƣ mục – thơng tin việc đề tốn, phân tích, xử lý thơng tin để đƣa vào máy khơng thay đƣợc cán chun mơn Cần ý đến việc phân định rõ ràng trách nhiệm cụ thể ngƣời cán quản lý tới nhân viên Qui định rõ trách nhiệm, phân công nhiệm vụ rx ràng để đơn vị, nhân viên chịu trách nhiệm hòa thành nhiệm vụ định bảo đảm thực mục tiêu chung Việc cải tiến công tác cán thiếu việc nghiên cứu cải tiến phƣơng pháp lãnh đạo cán quản lý 18 Có sách đãi ngộ lƣơng bổng hợp lý, tăng dần, cải tiến mức lƣơng cho đội ngũ cán thƣ viện nhƣ cán quản lý thƣ viện tốn bắt buộc để có đƣợc đội ngũ cán thƣ viện, quản lý có trình độ chun mơn, nghĩa vụ tâm huyết, yêu nghề gắn bó lâu dài với thƣ viện Xây dựng hình ảnh thủ thƣ đại vừa động, giỏi nghề, có trình độ ngồi ngữ, tin học vững vàng, thái độ phục vụ thân thiện giúp thƣ viện Khoa Học Tổng Hợp Tp.HCM ngày phát triển 3.3.2 Cơ sở vật chất, trang thiết bị CNTT đóng vai trị quan trọng tồn hoạt động thƣ viện việc đầu tƣ nâng cấp hệ thống máy tính việc làm cần thiết hệ thống máy tính xuống cấp sau 10 năm sử dụng Do cần nâng cấp hệ thống máy chủ, máy trạm, đầu tƣ phần mềm, xây dựng hệ thống mạng, hoàn thiện cổng thông tin điện tử, đầu tƣ, nâng cấp trang thiết bị thƣ viện 3.3.3 Tăng nguồn kinh phí * Ngân sách: Tăng mức đầu tƣ ngân sách cho hoạt động thƣ viện Xây dựng hoàn thiện sách dự án để xin tài trợ nguồn kinh phí từ đơn vị nhà nƣớc khác * Thu nghiệp: Trong kinh phí thu ngân sách nghiệp nguồn thu quan trọng có tính ổn định Cần tăng cƣờng tổ chức sản phẩm, dịch vụ, thiết kế hoạt động thu hút thêm nhiều nguồn kinh phí đầu tƣ * Xã hội hóa: Cơng tác cần đƣợc tổ chức tốt mở rộng phát triển để thu hút nguồn kinh phí XHH giúp thƣ viện hoàn thiện CSVC, trang thiết bị nguồn ngân sách chƣa đầu tƣ 19 KẾT LUẬN Nguồn lực thông tin tiềm lực quan trọng thu hút ngƣời dùng tin đến thƣ viện Việc quản lý nguồn lực thơng tin để phát huy tốt vai trị nguồn lực thông tin vấn đề quan trọng Nguồn lực thông tin Thƣ viện Khoa học Tổng hợp thành phố đa dạng phong phú Tuy nhiên việc tổ chức, quản lý nguồn lực thông tin nhiều hạn chế: Chủ thể quản lý chƣa đƣợc đào tạo kỹ quản lý, nâng cao số lƣợng tài liệu truyền thống ngày tăng điều kiện sở vật chất hạn chế Thƣ viện cần thực giải pháp tổ chức quản lý nguồn thông tin cách hiệu quả, để đáp ứng tốt nhu cầu ngƣời dùng tin Luận văn dựa sở vận dụng lý luận khảo sát thực trạng công tác tổ chức nguồn lực thông tin Thƣ viện KHTH TP.HCM từ đề xuất giải pháp hồn thiện cơng tác tổ chức quản lý nguồn lực thông tin Ngƣời viết mong kết nghiên cứu đóng góp phần thiết thực vào việc nâng cao chất lƣợng hoạt động Thƣ viện Khoa học Tổng hợp TP.HCM thời gian tới / 20