Tạo mục lục tự động trong Word

Cách làm mục lục tự động trong Word Dùng cho bác nào đang làm luận văn. Rất hữu ích Trích: Để tạo mục lục tự động ta dùng chức năng: Format > Styles and Formatting. Trong word mặc định đã tạo sẵn 3 heading tương ứng với các phím tắt: ctrl – Alt – 1 là heading 1; ctrl – Alt – 2 là heading 2; ctrl – Alt – 3 là heading 3. Mỗi heading tương ứng với mức phân cấp, ví dụ dễ hiểu: Heading 1: Phần 1 Heading 2: I Heading 3: 1 Heading 4: 1.1 Heading 5: Phần 2 Phần 1 2 I 3 1 .4 1.1 .5 Phần 2 6 Sau đây là cách làm: * Phần 1 à heading 1 - Bao khối chữ cần làm heading, ở đây là “phần 1” - Format > Styles and formatting > heading 1 > modify > ta sẽ chỉnh sửa các định dạng về font, paragraph, màu chữ, kích cỡ,… theo ý muốn > Ok > nhấn ctrl – Alt – 1 (lúc này nó sẽ hiển thị đúng như ta đã chỉnh sửa). Ta thấy “phần 2” cùng cấp với “phần 1” vậy tại “phần 2” ta chỉ cần lặp lại thao tác nhấn ctrl – alt – 1 thì mọi định dạng sẽ giống như “phần 1”, nói ngắn gọn là khi ta đã xác định nó cùng cấp với nhau thì chỉ việc thao tác phím tắt tương ứng cho cấp đó * I là heading 2: Thao tác làm tương tự như heading 1, chỉ khác là phím tắt lúc này là ctrl – alt – 2 * 1 là heading 3: ctrl – alt – 3 * 1.1 là vì không có phím tắt và cũng không heading tạo sẵn nên ta sẽ tạo mới nó bằng cách: format > styles and formatting > new style > name: tuỳ ý thôi, ở đây ta đặt là heading 4 tương là cấp 4 > ta sẽ chỉnh sửa các định dạng về font, paragraph, màu chữ, kích cỡ,… theo ý muốn, chọn format > shorcut key > ctrl – alt – 4 > assign > close. Bao khối “1.1” nhấn ctrl – alt – 4 sẽ hiển thị đúg như ta đã chỉnh sửa. Lưu ý: Ta luôn phải bao khối chỗ cần làm rồi nhấn phím tắt tương ứng với cấp của nó, nếu không sẽ báo lỗi “Error! No table of contents entries found.” Sau khi đã làm xog tất cả các bước trên ta tiến hành làm mục lục như sau: Insert > Reference > Index and Tables > tab Table of Contents > Options > OK là xong Còn 1 cách khác để làm cho mục lục trở nên uyển chuyển hơn: Tạo mục lục từ Styles có điểm bất lợi là ta không thể sửa chữa đề mục trong mục lục khác với nội dung được trình bày trong tài liệu bởi vì chúng được nối rất chặt chẽ qua các Style. Một bất lợi khác là có khi ta chỉ muốn đưa một vài chữ (chứ không hết cả đoạn vào) để làm mục lục cho một mục từ nào đó thì cách 1 cũng khó mà giải quyết được. Cách 2 có thể giải quyết vấn đề này và làm cho việc đưa một đề mục lên mục lục trở nên dễ dàng hơn nhiều. Tiến hành như sau: - Đặt con trỏ ở cuối đoạn cần làm mục lục, chèn đề mục cho mục lục bằng cách nhấn alt-shift-O, ta được bảng sau: Đặt tên đề mục cho mục lục ở ô Entry, chọn cấp cho mục lục ở ô Level, còn ô Table identifier giữ nguyên, sau đó nhấn enter 2 lần (Mark, Close). Để cách 2 này hoạt động được cần enable cho ô Table entry fields trong phần Options của bảng Index and Tables. (nhớ tắt bỏ dấu check ở Styles và Outline levels) ………………………………………………………………………………………… Hướng dẫn tạo mục lục tự động trong Word 2007 Tạo một mục lục tự động giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi chuẩn bị luận văn bằng cách tận dụng những tiện ích có sẵn được nâng cấp thân thiện trong MS Word 2007. Để tạo ra mục lục, bạn đánh dấu cấp độ nội dung và tiến hành chèn mục mục bằng chức năng có sẵn của trình soạn thảo. I. Đánh dấu nội dung và trích xuất thành mục lục Bước 1: Mở văn bản bạn cần tạo mục lục tự động Bước 2: Bạn chọn References trên trình đơn thông minh của bộ MS Office 2007 Bước 3: Lựa chọn vùng chức năng tạo mục lục tự động Table of Contents Bước 4: Mục lục tự động được tạo trên nguyên tắc cấp độ nội dung, vì vậy, để tạo nó bạn phải lựa chọn cấp độ nội dung cho phù hợp. Ví dụ: 3 phần mở đầu, nội dung, kết luận . bạn chọn level 1, các nội dung nhỏ hơn sẽ chọn level lớn hơn như level 2, level 3. II. Phần trình bày dưới sẽ hướng dẫn chi tiết để các bạn dễ hình dung. - Để đánh dấu đề mục trong bảng mục lục, các bạn chỉ cần đặt vị trí trỏ chuột vào dòng chứa đề mục và xác định mức (level): - Các bạn thao tác tương tự với các đề mục khác, chú ý chọn level thích hợp. - Sau khi đã hoàn thành việc xác định mức độ các đề mục trong bảng mục lục các bạn di chuyển con trỏ chuột đến vị trí cần chèn mục lục và nhấn chọn biểu tượng Table of Contents . - Bạn có thể chọn những kiểu trình bày sẵn có(Automatic .) hoặc tùy chọn chi tiết bằng cách nhấn chọn Insert Table of Contents . - Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents • Print Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in • Web Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web • Show page numbers: Hiển thị số trang. • Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải. • Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang đặt Heading Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối các Heading đến số trang. • Show levels: Số cấp độ Heading. • Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị thanh công cụ Outlining trên cửa sổ MS Word • Nút Options .: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm một số tính năng khác. • Nút Modify .: Mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung phần mục lục tự động. - Trường hợp trong file đã có mục lục tự động, và bạn đồng ý thay đổi định dạng font chữ bằng hộp thoại Style sẽ xuất hiện thông báo: "Bạn có muốn thay thế định dạng cho bảng nội dung mục lục không?" ---> Chọn nút Yes: Đồng ý. Ngoài font chữ của nội dung bảng mục lục thay đổi, MS Word còn tự động cập nhật lại số trang cho các đề mục. - Nhấn chọn OK trong hộp thoại Table of Contens để hoàn tất việc chèn mục lục tự động vào văn bản. - Ở tại phần mục lục này, có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp phím Ctrl + click chuột) để nhảy đến đúng mục và số trang cần đến. III. Chỉnh sửa mục lục tự động - Tại mục lục tự động mới được tạo ra ta có thể chỉnh sửa như với mọi văn bản bình thường khác, tức là bạn có thể chọn font chữ , cỡ chữ, cách dòng, màu sắc . thích hợp theo ý của bạn. - Trong quá trình chỉnh sửa văn bản, số trang có thể thay đổi, do vậy nếu bạn muốn cập nhật lại chỉ cần click chuột vào Update Table - Hộp thoại Update Table hiện ra với 2 lựa chọn: • Update pages numbers only: chỉ cập nhật số trang. • Update entire table: cập nhật cả số trang và nội dung mục lục ---> Tùy vào yêu cầu của bạn mà có lựa chọn thích hợp. - Phiên bản MS Office 2007 giao diện và chức năng hết sức rất thân thiện giúp ta thực hiện các công cụ văn phòng dễ dàng và tự nhiên. Cách tạo mục lục tự động trong phiên bản này đã được trực quan hóa. Hy vọng hướng dẫn này sẽ đưa đến cho các bạn cách tạo mục lục nhanh chóng và chính xác, nâng cao hiệu suất làm việc. - Với nội dung trên có thể dài bởi hướng dẫn tương đối cụ thể, nhưng khi bạn đã hiểu thì công việc lại hoàn toàn đơn giản và ngắn gọn. Chúc bạn thực hiện thành công! ………………………………………………………………………………………. Cách tạo mục lục tự động trong Word (crtl + click) Thấy mấy đứa làm mục lục đẹp hỏi mãi chẳng nói bực mình hỏi google thấy ngay! * Một số tổ hợp phím tắt thường dùng: - Alt + Ctrl + 1: Heading 1 (Đề mục 1) - Alt + Ctrl + 2: Heading 2 (Đề mục 2) - Alt + Ctrl + 3: Heading 3 (Đề mục 3) Từ Heading 4 trở đi sẽ không dùng tiếp được phím tắt như trên. Tuy nhiên có thể dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + S để vào hộp Style trên thanh Formatting, sau đó cùng phím mũi tên lựa chọn loại Heading. * Cách tạo Heading: 1. Dùng 1 trong 3 tổ hợp phím trên để tạo loại Heading tương ứng. Ví dụ: Dùng tổ hơp phím Alt + Ctrl + 1 áp dụng cho loại Heading 1. Nếu không dùng 3 loại Heading 1, 2, 3 thì có thể vào hộp Style và chọn loại Heading tùy thích: 2. Thay đổi lại định dạng font chữ của Heading Trường hợp dùng Office 2000: 1, Sau khi đã chọn đề mục là Heading 1, bạn thay đổi định dạng font chữ bình thường. 2, Kích vào hộp Style trên thanh Formatting (hoặc dùng phím tắt Ctrl + Shift + S), lúc đó ô định vị sẽ hiển thị ở dòng Heading 1 3, Gõ phím Enter 4, Xuất hiện thông báo Modify Style ¤Update the style to reflect recent changes?: Bạn có muốn cập nhật sự thay đổi mới của Style (heading)?” ¡ Reapply the formatting of the style to the selection: Sử dụng kiểu định dạng mặc định. þ Automatically update the style from now on: Tự động cập nhật kiểu định dạng từ thời điểm này. 5. Chọn nút OK để hoàn thành thay đổi định dạng lại font chữ cho heading 1. Việc thay đổi này chỉ áp dụng được cho file bạn đang sử dụng, sang file mới những heading sẽ trở lại chế độ mặc định của Office 2000. Trường hợp dùng Office 2003: 1, Vào hộp Style\More… Hoặc vào Format\Style and Formatting… 2, Trên màn hình sẽ xuất hiện panel Style and Formatting bên phải, chọn Heading1: 3, Trên ô Formatting of selected text, chọn Modify: 4, Xuất hiện hộp thoại Modify Style: * Name: Tên Heading * Formatting: Định dạng font chữ. * þ Add to template: Áp dụng định dạng mới này cho cả những file sau. Nếu không đánh dấu thì chỉ áp dụng cho file hiện tại. * þ Automatically update: Khi thay đổi thêm định dạng khác cho Heading sẽ tự động cập nhật mà không cần phải vào hộp thoại Modify Style để sửa đổi. * Nút Format: Một số định dạng cho Heading o Font…: Mở hộp thoại Font, thay đổi định dạng phông chữ o Paragraph…: Mở hộp thoai Paragraph, thay đổi định dạng đoạn văn bản. o Tabs…: Mở hộp thoại Tabs, đặt Heading có định dạng tabs. o Border…: Mở hộp thoại Boder, đặt Heading có định dạng đường viền. o Language…: Mở hộp thoại Language, thay đổi kiểm tra lỗi chính tả ngôn ngữ. o Frame:… Mở hộp thoại Frame, đặt Heading thành frame có thể di chuyển ở mọi vị trí file văn bản. o Numbering…: Mở hộp thoại Bulleted and Numbering. Đặt Heading có đánh số thứ tự, ký tự đầu dòng tự động. o Shortcut key…: Mở hộp thoại Customize Keyboard, sửa hoặc bổ sung phím tắt dùng cho loại Heading. 5, Sau mỗi thao tác chọn nút OK hoặc Close để hoàn thành việc định dạng Heading. * Cho hiển thị mục lục tự động theo các đề mục đã tạo 1. Lựa chọn vị trí đặt mục lục: (Thường đặt ở cuối file hoặc đầu file) 2. Vào Insert \ Reference \ Index and Tables… Insert \ Reference \ Index and Tables… Trường hợp dùng Office 2000: Vào Insert \ Index and Tables… 3. Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents Table of Contents * Print Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in * Web Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web * þ Show page numbers: Hiển thị số trang. * þ Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải. * þ Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang đặt Heading. * Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối các Heading đến số trang. * Show levels: Số cấp độ Heading. * Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị thanh công cụ Outlining trên cửa sổ MS Word * Nút Options…: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm một số tính năng khác. Table of Contents Options * Nút Modify…: Mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung phần mục lục tự động. Trường hợp trong file đã có mục lục tự động, và bạn đồng ý thay đổi định dạng font chữ bằng hộp thoại Style sẽ xuất hiện thông báo: “Bạn có muốn thay thế định dạng cho bảng nội dung mục lục không?" Chọn nút Yes: Đồng ý. Ngoài font chữ của nội dung bảng mục lục thay đổi, MS Word còn tự động cập nhật lại số trang cho các đề mục. 4. Kích và nút OK để MS Word hiển thị mục lục. Nội dung bảng mục lục tự động Ở tại phần mục lục này, tự động có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp phím Ctrl + click chuột) để nhảy đến đúng mục và số trang cần đến. Trường hợp bạn tiếp tục làm việc với file, có thể xóa nội dung mục lục đã tạo và làm lại thao tác “Cho hiển thị mục lục tự động theo các đề mục đã tạo” để cập nhật lại các đề mục chính xác tại số trang hiển thị. . levels) ………………………………………………………………………………………… Hướng dẫn tạo mục lục tự động trong Word 2007 Tạo một mục lục tự động giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi. Cách làm mục lục tự động trong Word Dùng cho bác nào đang làm luận văn. Rất hữu ích Trích: Để tạo mục lục tự động ta dùng chức năng: Format