NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP I - MỘT SỐ QUAN NIỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP: Khái niệm quản lý Quản lý tác động chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện biến động môi trường Nói đến quản lý nói đến hoạt động chủ quan có ý thức, có tính động linh hoạt người, tập thể Quản lý doanh nghiệp trình vận dụng quy luật kinh tế, quy luật tự nhiên việc lựa chọn xác định biện pháp ( kinh tế - trị - xã hội - tổ chức - kỹ thuật) để tác động đến tập thể người lao động thông qua họ tác động đến yếu tố vật chất sản xuất kinh doanh Quản lý hiểu theo nghĩa chung là: Sự tác động liên tục có tổ chức có hướng đích chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm trì tính trồi hệ thống, nhằm đưa hệ thống đến mục tiêu cách tốt điều kiện môi trường biến động Với quan niệm mục đích quản lý phải đạt được: - Sản xuất kinh doanh có lãi - Đề biện pháp gắn chặt quyền lợi với trách nhiệm người lao động lại với - Xây dựng chế để chuyển hố hình thức sở hữu từ ưu khác thành hình thức sở hữu thân Các chức lĩnh vực quản lý doanh nghiệp: 2.1 Khái niệm cách phân loại chức quản lý doanh nghiệp: Hoạt động doanh nghiệp bao gồm nhiều nội dung nhiều cách tiếp cận, xét cho cần thiết phải quy nạp vấn đề quản lý vào hoạt động định mà nhà thực tiễn giới khoa học tìm kiếm để có tiếng nói chung - hoạt động quản lý gọi chức quản lý Có thể định nghĩa chức quản lý hoạt động riêng biệt lao động quản lý, thể phương hướng tác động chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý Có hai cách phân loại chức quản lý sau: * Theo nội dung trình quản lý chức quản lý doanh nghiệp bao gồm: - Chức dự kiến: doanh nghiệp thu kết hướng dẫn chương trình hoạt động, kế hoạch định nhằm xác định rõ: sản xuất, kinh doanh gì? bán cho ai? sản xuất kinh doanh cách nào, với nguồn tài nào? - Chức tổ chức: Nhằm xếp, tổ chức, tận dụng nguồn lực nội bộ, thực nhiệm vụ bổ nhiệm chức vụ quản lý Tổ chức doanh nghiệp tức trang bị cần cho hoạt động doanh nghiệp: vốn, máy móc, nhân viên, nguyên vật liệu để đạt mục tiêu đề - Chứa phối hợp: Nhằm đảm bảo kết hợp mặt hoạt động tạo hài hoà cân đối tối ưu trình sản xuất kinh doanh Tức đặt phận khác doanh nghiệp vào vị trí thích hợp đảm bảo vận hành nhịp nhàng Điều hoà tất hoạt động doanh nghiệp để đảm bảo cho công việc thực cách ăn khớp tạo hiệu cao - Chức huy: Chức nhằm thúc đẩy máy hoạt động, giải khó khăn vướng mắc Đây chức quan trọng, phải nắm lý thuyết, kết hợp với kinh nghiệm thực tế để định - Chức kiểm tra: Kiểm tra thực chất duyệt lại xem tất có tiến hành phù hợp chương trình phù hợp với mệnh lệnh ban bố nguyên lý thừa nhận * Theo mối quan hệ trực tiếp với hoạt động lĩnh vực sản xuất kinh doanh chức quản lý doanh nghiệp bao gồm: - Chức kế hoạch hoá, điều độ sản xuất: gồm cơng việc có liên quan đến xác định chiến lược chung chiến lược sản phẩm doanh nghiệp, xây dựng kế hoạch dài hạn hàng năm lập tiến độ sản xuất công tác điêù độ sản xuất - Chức thương mại: gồm công việc thuộc quan hệ kinh tế đối ngoại khai thác, mua vật tư kỹ thuật, nghiên cứu thị trường, ký hợp đồng kinh tế, tổ chức tiêu thụ sản phẩm - Chức hạch toán: gồm hạch tốn kế tốn thống kê, cơng tác ghi chép ban đầu, thông tin kinh tế nội doanh nghiệp doanh nghiệp với quan cấp - Chức kiểm tra phân tích: lĩnh vực hoạt động kiểm tra kỹ thuật chất lượng sản phẩm, kiểm tra phân tích kết hoạt động sản xuất kinh doanh - Chức quản lý nhân sự: Bao gồm công tác tuyển dụng, bố trí, đào tao, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật, định mức lao động, tiền lương, tiền thưởng doanh nghiệp - Chức quản lý tài chính: Bao gồm công tác tạo vốn, quản lý loại vốn quỹ doanh nghiệp, cơng tác tín dụng, nhằm nâng cao hiệu sử dụng vốn chấp hành quy định tài nhà nước - Chức kỹ thuật công nghệ: Bao gồm tất công việc trang thiết bị, phương tiện đảm bảo cho trình sản xuất kinh doanh - Chức đầu tư - Chức hành pháp chế - Chức an ninh bảo vệ - Chức tổ chức tốt đời sống tập thể hoạt động xã hội tổ chức việc ăn ở, lại cán cơng nhân viên, hoạt động văn hố, thể thao hoạt động xã hội khác - Chức sản xuất: điều phối mặt hàng sản xuất phân xưởng Thực chức quản lý có nghĩa xây dựng máy quản lý cho vừa đảm bảo đầy đủ chức vừa thích hợp với đặc điểm doanh nghiệp 2.2 Khái niệm phân loại lĩnh vực quản lý doanh nghiệp: Lĩnh vực quản lý doanh nghiệp hiểu hoạt động quản lý xếp phận đó, phận có người huy liên quan đến việc định quản lý, Lĩnh vực quản lý phân định phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: truyền thống quản lý, yếu tố xã hội chế kinh tế, quy mô đặc điểm kinh tế - kỹ thuật doanh nghiệp Nó gắn liền với quốc gia, vùng cụ thể tiến nhận thức khoa học quản lý Cách phân loại lĩnh vực quản lý doanh nghiệp sau: * Lĩnh vực vật tư bao gồm nhiệm vụ: - Phát nhu cầu vật tư - Tính tốn vật tư tồn kho - Mua sắm vật tư - Nhập kho bảo quản - Cấp phát vật tư * Lĩnh vực sản xuất bao gồm nhiệm vụ: - Hạch toán chương trình - Xây dựng kế hoạch sản xuất - Điều khiển trình chế biến - Kiểm tra chất lượng - Giữ gìn quyền, kiểu dáng phát minh sáng chế thành viên * Lĩnh vực marketing gồm nhiệm vụ: - Thu thập thơng tin thị trường - Hoạch định sách sản phẩm - Hoạch định sách giá - Hoạch định sách phân phối - Hoạch định sách hỗ trợ tiêu dùng * Lĩnh vực nhân gồm nhiệm vụ: - Lập kế hoạch nhân - Tuyển dụng nhân - Bố trí nhân - Đánh giá nhân - Phát triển nhân viên - Thù lao - Quản lý nhân thông qua hỗ trợ liệu nhân sự, qua thống kê hoạt động nhân viên hỗ trợ đời sống * Lĩnh vực tài kế tốn: - Lĩnh vực tài chính: + Tạo vốn + Sử dụng vốn + Quản lý vốn - Lĩnh vực kế toán: + Kế tốn sổ sách + Tính tốn chi phí - kết + Xây dựng bảng cân đối + Tính tốn lỗ lãi + Các nhiệm vụ khác như: thẩm định kế hoạch, thống kê, kiểm tra việc tính toán, bảo hiểm, thuế * Lĩnh vực nghiên cứu phát triển gồm nhiệm vụ: - Thực nghiên cứu - Nghiên cứu ứng dụng - Đưa tiến khoa học kỹ thuật vào áp dụng - Thẩm định hiệu tiến khoa học kỹ thuật áp dụng * Lĩnh vực tổ chức gồm nhiệm vụ: - Tổ chức dự án - Phát triển cải tiến máy tổ chức cho doanh nghiệp - Tổ chức tiến trình hoạt động tồn doanh nghiệp * Lĩnh vực thơng tin gồm nhiệm vụ: - Xây dựng kế hoạch thông tin liên quan cho doanh nghiệp - Chọn lọc xử lý thông tin - Kiểm tra thông tin giám sát thông tin * Lĩnh vực hành pháp chế dịch vụ chung: - Thực mối quan hệ pháp lý doanh nghiệp - Tổ chức hoạt động quần chúng doanh nghiệp - Các hoạt động hành phúc lợi doanh nghiệp Sự phân loại theo lĩnh vực quản lý nhằm tất lĩnh vực cần phải tổ chức thực quản trih doanh nghiệp Là để thiết lập máy quản lý doanh nghiệp để tuyển dụng, bố trí sử dụng quản trị viên Là sở để đánh giá phân tích hoạt động toang máy quản lý, điều hành hoạt động quản lý phạm vi tồn doanh nghiệp Tóm lại, phân loại theo chức phân loại theo lĩnh vực có mối quan hệ trực tiếp, hữu với nhau, không gạt bỏ nhau, có quan trọng lý luận thực tiễn II - CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH NGHIỆP: Thực chất, vai trò cấu tổ chức máy doanh nghiệp 1.1 Thực chất cấu tổ chức máy doanh nghiệp Là tổng hợp phận khác có mối liên hệ phụ thuộc lẫn chuyên môn hố có trách nhiệm quyền hạn định bố trí theo nhiều cấp nhiều khâu khác đảm bảo thực chức quản lý phục vụ mục đích chung xác định doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức quản lý hình thức phân cơng lao động lĩnh vực quản lý, tác động đến trình hoạt động hệ thống quản lý Cơ cấu tổ chức quản lý mặt phản ánh cấu sản xuất, mặt khác tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất Cơ cấu tổ chức máy quản trị có giá trị ổn định tương đối có vịng đời Xây dựng cho doanh nghiệp cấu tổ chức máy để gọi hoàn thiện hợp lý việc đáng quan tâm Chính mà nhà lãnh đạo giỏi phải biết tìm kế hoạch cho tương lai Xây dựng cấu tổ chức máy phải biết nghĩ đến việc hồn thiện cho phù hợp với phát triển xã hội thời đại Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp có hiệu việc hồn thiện cấu tổ chức máy doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất vấn đề quan trọng, xuyên suốt trình tồn phát triển doanh nghiệp 1.2 Vai trò tổ chức máy quản lý hoạt động doanh nghiệp: Tổ chức máy quản lý điều kiện sống doanh nghiệp nhằm giúp cho người, thành viên máy phối hợp làm việc với cách có hiệu trình hình thành mục tiêu kế hoạch đề - Thiếu cấu tổ chức hợp lý gây nhiều vấn đề khó khăn, phức tạp cho cơng tác quản lý Các giới có thẩm quyền lĩnh vực quản lý có hai nhận định chung là: + Khoảng từ 75% đến 80% vấn đề khó khăn phức tạp gây công tác quản lý giải bắt nguồn từ nhược điểm công tác tổ chức + Những phí phạm lo ngại phí phạm tinh thần làm việc lực nhân viên tổ chức cỏi mà Phần lớn khuyết điểm mắc phải doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất người ta coi thường công tác tổ chức - Xây dựng cấu tổ chức hợp lý việc làm quan trọng bậc quản trị viên để thực thi nhiệm vụ quản trị có hiệu qủa, góp phần quan trọng thực mục tiêu doanh nghiệp đề - Công tác tổ chức hiệu giúp thực triệt để việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào hoạt đồng quản trị, giúp cho việc khuyến khích sử dụng với tính chất người phát triển tồn diện, tạo điều kiện thuận lợi cho mở rộng, đa dạng hố tổ chức nâng cao tính độc lập sáng tạo nhà quản trị Vì vậy, chức tổ chức cốt lõi quy trình quản trị Thực chất tổ chức máy tiến hành phân công lao động cách hợp lý để khai thác tối đa lực lượng sản xuất quan hệ sản xuất nhằm đạt suất lao động hiệu quản trị cao Những yêu cầu cấu tổ chức máy doanh nghiệp Mỗi công việc, vấn đề dù lớn hay bé, dù đơn giản hay phức tạp đòi hỏi phải đạt yêu cầu cần thiết đặt ra, có cơng việc đạt hiệu cao Đặc biệt việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý vấn đề vô phức tạp Nó địi hỏi lớn nhiều mặt mà mặt đó, yêu cầu bắt buộc phải đạt chế thị trường Những u cầu là: Một là, phải đảm bảo hồn thành nhiệm vụ doanh nghiệp, phải thực đầy đủ, toàn diện chức quản lý doanh nghiệp Hai là, phải đảm bảo thực nghiêm túc chế độ thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân sở bảo đảm phát huy quyền làm chủ tập thẻ lao động doanh nghiệp Ba là, phải phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng với đặc điểm kinh tế kỹ thuật doanh nghiệp Bốn là, phải đảm bảo yêu cầu vừa tinh giảm lại vừa vững mạnh máy quản lý Việc tiến hành chế độ thủ trưởng tất yếu xuất phát từ tính biện chứng tập trung dân chủ sở phát huy dân chủ người, cần tập trung thống quản lý vào đầu mối, vào người Xuất phát từ yêu cầu tính chất sản xuất cơng nghiệp xác từ định, từ mối quan hệ phân công lao động xã hội, phân công lao động chuyên mơn hố ngày sâu sắc tất yếu dẫn đến hợp tác hoá lao động trục trặc hợp tác sản xuất dẫn đến đình trệ sản xuất, giảm hiệu Vì hợp tác phải có người huy thống Trong chế tổ chức máy có chức danh thủ trưởng, vị trí, mối quan hệ chức danh STT Chức danh thủ trưởng Vị trí chức danh Phạm vi phát huy tác dụng Người giúp việc T T Người quyền Giám đốc Thủ trưởng Toàn cao Doanh nghiệp phó giám đóc nghiệp Quản đốc T T cấp cao Toàn Các phó Mọi người phân xưởng quản đốc px px Đốc cơng T T cấp cao Tồn ca Không làm việc ca làm việc Mọi người ca làm việc Tổ trưởng công tác T T cấp cao Toàn tổ tổ người tổ Thủ trưởng T T cấp cao tồn phịng Phó phịng Mọi phịng (ban) chức (ban) (ban) phịng (ban) (ban) Tổ phó người doanh người phòng Thủ trưởng cấp phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh thủ trưởng c ấp trên, trước hết thủ trưởng cấp trực tiếp Thủ trưởng phận có tồn quyền định vấn đề thuộc phạm vi đơn vị quản lý, chịu trách nhiệm trước giám đốc mặt hoạt động đơn vị phụ trách Thủ trưởng cấp có trách nhiệm thực nghiêm chỉnh nội quy hoạt động cấp định chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ, mối quan hệ cơng tác Tất cấp phó người giúp việc cho cấp trưởng cấp tương đương phải chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cấp trực tiếp mình, người phận người thừa hành thủ trưởng cấp trước hết thủ trưởng cấp tương đương phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh thủ trưởng Giám đốc thủ trưởng cấp thủ trưởng cấp cao doanh nghiệp, chịu hoàn toàn trách nhiệm mặt hoạt động kinh doanh, kinh tế , trị, xã hội doanh nghiệp trước tập thể người lao động trước chủ sở hữu doanh nghiệp, người doanh nghiệp phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh giám đốc Một số phương pháp hình thành máy quản lý doanh nghiệp 3.1 Phương pháp tương tự Phương pháp phương pháp hình thành cấu tổ chức dựa vào việc thừa kế kinh nghiệm thành công gạt bỏ yếu tố bất hợp lý cấu tổ chức có trước có yếu tố tương tự với cấu tổ chức quản lý hình thành Ưu điểm bật phương phápnày là: trình hình thành cấu nhanh, chi phí bỏ ít, thừa kế kinh nghiệm quý báu khư Nhìn chung phương pháp áp dụng phổ biến rộng rãi nhiều nơi 3.2 Phương pháp phân tích theo yếu tố Đây phương páp khoa học áp dụng rộng rãi cho cấp, đối tượng quản trị Phương pháp chia ba giai đoạn sau: - Giai đoạn đầu là: xây dựng sơ đồ cấu tổng quát xác định kết luận có tính chất ngun tắc cấu - Giai đoạn hai là: xác định thành phần cho phận cấu xác định mối liên hệ phận - Giai đoạn ba là: xác định đặc trưng yếu tố cấu chức , nhiệm vụ, quyền hạn quy định hoạt động cấu tổ chức máy quản lý Ở giai đoạn thường xảy hai trường hợp sau: + Trường hợp thứ nhất: Đối với việc hoàn thiện cấu tổ chức quản lý hoạt động việc hoàn thiện cấu tổ chức quản trị bắt đầu cách nghiên cứu kỹ lưỡng cấu tiến hành đánh giá hoạt động theo định Từ rõ mối quan hệ phụ thuộc phòng ban, phận chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mà phải thực + Trường hợp thứ hai: hình thành cấu tổ chức máy quản trị Trong trường hợp phải tiến hành theo ba bước Bước : Dựa vào tài liệu ban đầu, văn hướng dẫn quan quản lý vĩ mô, quy định có tính chất luật pháp để xây dựng sơ đồ cấu tổ chức quản trị tổng quát xác định đặc trưng cấu tổ chức Như bước nhằm giải vấn đề có tính chất định tính cấu tổ chức quản trị Bước 2: Xác định thành phần, phòng ban, phận cấu tổ chức máy xác lập mối quan hệ phòng ban phận Điều quan trọng tập hợp phân tích dấu hiệu ảnh hưởng đến cấu tổ chức máy quản lý Bước 3: Phân phối cụ thể hoá chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, định số lượng cán bộ, nhân viên phận, cấu tổ chức quản trị Từ xây dựng điều lệ, thủ tục, quy tắc, lề lối làm việc nhằm đảm bảo máy quản trị đạt hiệu cao Các hình thức cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp Cùng với phát triển không ngừng sản xuất, để phù hợp với điều kiện cụ thể định hình thành kiểu cấu tổ chức quản lý khác Mỗi kiểu, hình thức chứa đựng đặc điểm, ưu điểm , nhược điểm áp dụng điều kiện cụ thể định 4.1 Cơ cấu quản lý trực tuyến (theo đường thẳng) Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo trực tuyến a1 a2 Lãnh đạo tuyến II an b1 b2 bn Sơ đồ cấu trực tuyến Trong a1, a2, an, b1, b2, bn người thực phận Đây cấu tổ chức đơn giản nhất, toàn vấn đề giải theo kênh liên hệ đường thẳng Một người lãnh đạo doanh nghiệp thực tất chức quản lý chịu hoàn toàn trách nhiệm hệ thống phụ trách Với đặc điểm đó, cấu tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực chế độ thủ trưởng, mệnh lệnh thi hành nhanh cấp chịu thực mệnh lệnh cấp trực tiếp Tuy nhiên cấu tổ chức có nhược điểm: Nó địi hỏi người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, hạn chế việc sử dụng chun gia có trình độ cao mặt quản trị Khi cần phối hợp, hợp tác công việc hai đơn vị hai, hai cá nhân ngang quyền thuộc tuyến khác việc báo cáo, thơng tin phải đường vòng theo kênh liên hệ quy định Do ưu nhược điểm nên áp dụng cấu cho tổ sản xuất phân xưởng nhỏ 4.2 Cơ cấu trực tuyến tham mưu Thực chất cấu trực tuyến mở rộng có đặc điểm cấu trực tuyến cấp lãnh đạo có thêm phận tham mưu giúp việc, phận tham mưu đơn vị nhóm chuyên gia nhóm người Cơ cấu dễ dàng thực chế độ thủ trưởng, bên cạnh biệt khai thác tài chun gia giúp việc Tuy nhiên cịn có nhược điểm lãnh đạo nhiều thời gian để làm việc với tham mưu làm cho thời gian làm việc với đối tượng bị quản lý mưu dẫn đến tốc Lãnh đạo doanh nghiệp Tham đi, độ định chậm Cơ cấu thường áp dụng phạm vi phân xưởng Lãnh đạo tuyến I a1 a2 an Tham mưu Lãnh đạo tuyến I b1 b2 Tham mưu bn Sơ đồ cấu trực tuyến tham mưu 4.3 Cơ cấu chức năng: Đặc điểm cấu nhiệm vụ quản lý phân chia cho đơn vị riêng biệt để tham gia quản lý, đơn vị chuyên môn hố thực chức năng, hình thành người lãnh đạo chức họ có quyền lệnh Ưu điểm cấu Cho phép chuyên môn hoá quản lý theo chức cách sâu sắc, tận dụng tài quan chức giảm bớt cho lãnh đạo chung Nhược điểm: khó trì kỷ luật kiểm tra phối hợp, khó xác định trách nhiệm gây phức tạp mối quan hệ Đây mơ hình thường nhiều đơn vị sản xuất kinh doanh áp dụng Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo chức A Lãnh đạo chức A Các cấp n Sơ đồ cấu chức 4.4 Cơ cấu trực tuyến - chức năng: Để khắc phục nhược điểm cấu trực tuyến cấu chức năng, cấu liên hợp (trực tuyến - chức ) thường dùng cho doanh nghiệp mà nhiệm vụ quản lý phân thành chức chuyên môn Ưu điểm cấu thực chế độ thủ trưởng mà khai thác tài quan chức Tạo điều kiện cho chuyên gia đóng góp đóng góp cần thiết cho hoạt động doanh nghiệp Tuy nhiên có nhược điểm khơng rõ quyền hạn gây nên hỗn độn mơ hình chức Tạo xu hướng tập trung nhà quản lý cấp cao, cấu thực tế không tồn cách nguyên vẹn mà thường xuyên bị vi phạm vì: - Xu hướng có tăng trưởng đơn vị chức năng: đơn vị trực tuyến - Trên thực tế định tham mưu Người ta khuyến cáo đơn vị, công ty, xí nghiệp nên áp dụng mơ hình trực tuyến - chức phải có nội quy đủ để tránh xu hướng trở lại mơ hình chức Lãnh đạo doanh nghiệp Tham mưu Lãnh đạo tuyến I Lãnh đạo chức năngLãnh đạo chức B Lãnh đạo tuyến II A Sơ đồ cấu trực tuyến - chức 4.5 Cơ cấu thức khơng thức Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cịn chia thành cấu thức khơng thức a Cơ cấu thức: Cơ cấu gắn liền với cấu vai trò nhiệm vụ hướng đích doanh nghiệp tổ chức cách thức Khi nói tổ chức “chính thức” hồn tồn chẳng có điều cứng nhắc hay hạn chế cách diễn đạt Nếu người quản lý có ý định tổ chức thật tốt, cấu phải tạo mơi trường việc thực cá nhân, tương lai, phải đóng góp có hiệu vào mục tiêu tập thể; khơng pải họ dành phần nhỏ trí óc sức lực cho doanh nghiệp , phần lớn để làm thêm cho doanh nghiệp khác b Cơ cấu không thức: Là tồn tiếp xúc cá nhân, tác động qua lại cá nhân tác động theo nhóm cán bộ, cơng nhân viên nmgoài phạm vi cấu phê chuẩn doanh nghiệp Cơ cấu khơng thức có vai trị to lớn thực tiễn quản lý Nó khơng định hình hay thay đổi, ln ln tồn song song với cấu khơng thức, có tác động định đáng kể đến hoạt động doanh nghiệp vì: - Cá nhân chủ doanh nghiệp có nhiều mối quan hệ, họ khơng người thực nghiêm túc cần mẫn nghĩa vụ quy chế tổ chức, tiêu chuẩn nghiệp vụ theo chức danh quy định mà họ cảm thấy nhu cầu không liên quan đến công cụ lại liên quan, ảnh hưởng đến thái độ cá nhân, người từ phía đồng nghiệp, người cấp - Việc thực tiêu chuẩn nghiệp vụ theo chức danh quy định, việc hồn thành nhiệm vụ thường gặp khó khăn, tuân theo thủ tục thể lệ quy định thức Bởi vì, cấu khơng thức khơng phải lúc cho biết thông tin cần thiết, đặc biệt xuất điều kiện, tình mà chưa thể tính trước để thể cách chi tiết thủ tục quy định Trong trường hợp vậy, cần có hỗ trợ tiếp xúc cá nhân, làm quen với cán quản lý vĩ mô quản trị doanh nghiệp khác Thơng qua đó, cấu khơng thức bổ sung cho cấu thức, góp phần làm cụ thể hố thêm mệnh lệnh chung chung - Sự tồn khách quan cấu khơng thức cịn dấu hiệu chỗ yếu trình độ chưa hồn thiện cấu thức Cơ cấu khơng thức yếu tố đòi hỏi người lãnh đạo doanh nghiệp phải có nghệ thuật đặc biệt Người lãnh đạo cần phải thường xuyên cấu không thức, thúc đẩy phát triển xu hướng hỗ trợ để đạt mục đích doanh nghiệp 4.6 Cơ cấu tổ chức phi hình thức: Phương thức phương thức tổ chức quản lý dại nay, tổ chức máy quản lý theo nguyên tắc là: Tổ chức quản lý cho máy có khả tự thích nghi, tự điều chỉnh, tự bổ sung, tự đào thải tự đổi Hiện nhiều doanh nghiệp nước ta hình thành cấu tổ chức phi hình thức nghĩa máy doanh nghiệp có phận cá nhân nằm ngồi doanh nghiệp, nhằm thu hút nhiều chất xám thu hút thơng tin từ bên ngồi Sau vài mơ hình máy quản lý doanh nghiệp: - Mơ hình máy quản lý doanh nghiệp quy mơ nhỏ Giám đốc Phó giám đốc PhịngKinh doanhPhịng Tài Kế tốnPhịngNội chínhPhịng Điều hành sản xuất - Mơ hình quản lý doanh nghiệp quy mơ vừa Giám đốc Phó GĐ Kinh doanh Phó GĐ Kinh doanh Phó GĐ Kinh doanh Phịng Kinh doanh Phịng Kinh doanh Phịng Kinh doanh Phịng Hành đời sốngPhịng Hành đời sống Phịng Hành đời sống - Mơ hình máy doanh nghiệp nông nghiệp nhà nước Giám đốc Phó giám đốc Kế tốn trưởng, tổ tài vụ Các trợ lý Các nhân tố ảnh hưởng đến việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý: Có thể thành hai nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức máy quản lý: 5.1 Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý: - Tình trạng trình độ phát triển cơng nghệ sản xuất doanh nghiệp - Tính chất đặc điểm sản xuất doanh nghiệp chủng loại sản phẩm, quy mơ sản xuất, loại hình sản xuất Các nhân tố ảnh hưởng đến thành phần nội dung chức quản lý thông qua chúng mà ảnh hưởng đến cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp 5.2 Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý: - Quan hệ sở hữu tồn doanh nghiệp - Mức độ chun mơn hố tập trung hố hoạt động quản lý, trình độ kiến thức tay nghề cán quản lý, hiệu suất lao động họ -Quan hệ phụ thuộc số lượng người bị lãnh đạo, khả kiểm tra người lãnh đạo hoạt động ngững người cấp - Chế độ sách đãi ngộ doanh nghiệp đội ngũ cán quản lý Các mối liên hệ cấu: - Liên hệ trực tuyến: Là liên hệ cán nhân viên phận, cán có quan hệ huy trực tiếp cấp cấp - Liên hệ chức năng: Là liên hệ bọ phận chức với trình chuẩn bị quy định cho thủ trưởng phận chức cấp với cán bộ, nhân viên chức cấp nhằm hướng dẫn giúp chuyên môn nghiệp vụ - Liên hệ tư vấn: Là liên hệ quan lãnh đạo chung, cán huy trực tuyến với chuyên gia kinh tế, kỹ thuật pháp, chế với hội đồng tổ chức theo loại Một nhân tố quan trọng máy quản lý vấn đề uỷ quyền Bản chất uỷ quyền vấn đề trực tuyến tham mưu Các chức trực tuyến chức có trách nhiệm trực tiếp hồn thành mục tiêu doanh nghiệp, cịn chức tham mưu giúp cho người quản lý trực tuyến có hiệu Thực chúng mối quan hệ quyền hạn trực tiếp giao cho người giám sát quyền hạn trực tiếp cấp Còn tham mưu cố vấn đưa ý kiến tư vấn cho người quản lý trực tiếp họ Vấn đề phân quyền nguyên tắc giao quyền: 7.1 Vấn đề phân quyền: Phân quyền vấn đề phân tán quyền định cấu tổ chức Một sách phân quyền gây ảnh hưởng đến tất lĩnh vực quản lý coi nhân tố hệ thống quản lý Trong thực tế khơng có người quản lý sử dụng khả tự để xử lý trường hợp thường xuyên gặp phải Phân quyền địi hỏi phải có lựa chọn thận trọng xem quy định giao cho cấp dưới, quy định ban từ cấp cao nhất, thận trọng việc sách cụ thể hướng dẫn việc quyêtd định, việc lựa chọn bồi dưỡng cán việc lựa chọn phận kiểm tra thích hợp 7.2 Các nguyên tắc giao quyền: - Nguyên tắc giao quyền theo kết mong muốn: quyền giao cho người quản lý cần phải tương xứng nhằm đảm bảo họ có khả hồn thành kết mong muốn - Nguyên tắc xác định theo chức năng: nguyên tắc bao gồm việc giao quyền phân chia phận Đó giao quyền cho người quản lý phận cho có đựơc xác định rõ ràng kết mong đợi, hoạt động cần tiến hành, quyền hạn giao tổ chức hiểu rõ quyền lực mối liên hệ thông tin với cương vị khác - Nguyên tắc bậc thang: Nói chuỗi quan hệ quyền hạn trực tiếp từ cấp xuống cấp xuyên suốt toàn tổ chức Việc nhận thức đầy đủ nguyên tắc bậc thang cần thiết cho việc định chức tổ chức cách đắn cấp phải biết giao quyền cho họ việc vượt phạm vi họ phải trình cho - Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc: Là việc trì uỷ quyền định đòi hỏi định phạm vi quyền hạn người phải họ đưa không đẩy lên theo cấu tổ chức - Nguyên tẵc thống mệnh lệnh: Các mệnh lệnh đưa phải đảm bảo tính thống nhất, tránh tượng lộn xộn, đùn đẩy trách nhiệm - Nguyên tắc tính tuyệt đối trách nhiệm: trách nhiệm cấp cấp thực nhiệm vụ tuyệt đối Khi họ chấp nhận phân công chấp nhận quyền thực thi cấp khơng thể lẩn trốn trách nhiệm hoạt động tổ chức cấp - Nguyên tắc tương xứng quyền hạn trách nhiệm: Do quyền hạn quyền cụ thể tiến hành công việc giao trách nhiệm phải hoàn thành chúng logic, điều dẫn đến việc quyền hạn phải tương xứng với trách nhiệm Trách nhiệm hành động lớn trách nhiệm quyền hạn giao phó, khơng thể nhỏ III PHƯƠNG HƯỚNG VÀ BIỆN PHÁP CƠ BẢN NHẰM XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP: năm gần đây, từ kinh tế nước ta chuyển sang kinh tế thị trường, nhà nước ta ln coi trọng việc hồn thiện máy quản lý doanh nghiệp, đặt vấn đề lên hàng đầu đổi quản lý doanh nghiệp Hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt độngcủa máy quản lý khơng có vai trị đặc biệt quan trọng việc góp phần nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp mà vấn đề có ý nghĩa quan trọng việc phát triển kinh tế đất nước Vấn đề phải tổ chức phòng chức năng, phân loại chức quản lý: Quy trình xây dựng phòng chức tổ chức bao gồm cán bộ, nhân viên kinh tế kỹ thuật, hành phân cơng chun mơn hố theo chức quản lý có nhiệm vụ lãnh đạo (Ban giám đốc) chuẩn bị định, theo dõi hướng dẫn phân xưởng, phận sản xuất cán bộ, nhân viên cấp thực đắn, kịp thời định quản lý Trách nhiệm chung phòng chức hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, phối hợp tất phòng ban khác nhằm đảm bảo cho tất lĩnh vực khác doanh nghiệp tiến hành đồng bộ, ăn khớp nhịp nhàng Trong chế quản lý nay, doanh nghiệp có tồn quyền định việc tổ chức phịng theo hướng chuyên môn, gọn nhẹ đồng thời phải coi trọng phận có quan hệ trực tiếp đến kinh doanh, đến công tác nghiên cứu đổi công nghệ Việc tổ chức phòng chức cần tiến hành theo bước sau đây: - Phân tích phù hợp chức phận quản lý trường hợp tốt chức quản lý nên phòng phụ trách trọn vẹn Song số lượng phịng chức phụ thuộc vào quy mơ, vào đặc điềm kinh tế - kỹ thuật doanh nghiệp nên có trường hợp phải ghép vài ba chức liên quan mật thiết với thuộc lĩnh vực vào phịng Như có điều kiện thuận lợi cho việc bố trí cán phụ trách -Tiến hành lập hồ sơ tổ chức nhằm mơ hình hố quan hệ phịng chức với giám đốc phó giám đốc Đồng thời phải ghi rõ chức phòng phụ trách nhằm khắc phục tình trạng chồng chéo lên ngược lại có phịng chức khơng có phận chịu trách nhiệm Căn vào sơ đồ phòng chức năng, xây dựng nội quy công tác phòng nhằm xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn chung phòng riêng cá nhân phịng - Tính tốn, xác định số lượng cán nhân viên phịng chức cách xác, có khoa học nhằm vừa đảm bảo nhiệm vụ vừa giảm bớt tỷ lệ nhân viên quản lý, giảm bớt chi phí quản lý Trong hoạt động quản trị phần lớn nguyên nhân tạo tình hình quản trị khơng tốt xuất phát từ cơng tác tổ chức máy khơng hồn hảo Việc tổ chức máy quản lý định 1/3 kết cơng tác quản trị Vì xem xét đánh giá máy hữu để tìm nhược điểm cần phải tiến hành tổ chức lại cần thiết * Các nhược điểm công tác tổ chức nước ta nay: - Không xác định rõ quan hệ quyền hành trách nhiệm - Không uỷ quyền hoăch uỷ quyền cho cấp quản trị khơng có hiệu - Tách rời hệ thống thông tin với hệ thống quyền hành - Quyền hành kèm với trách nhiệm, trách nhiệm kèm với quyền hành tương ứng - Ít quan tâm đến công tác cải tiến máy * Những phương hướng biện pháp bản: - Phải xác định rõ mục tiêu tổ chức cách xác từ xây dựng máy tổ chức quản lý hợp lý - Thực nghiêm ngặt chế độ thủ trưởng - Tổ chức rõ ràng mối quan hệ quyền hành trách nhiệm - Cải tiến tổ chức để quản trị hiệu - Cơ cấu tổ chức máy phải tất người tổ chức am hiểu - Các mối quan hệ phụ thuộc phận nhân viên thừa hành thiết phải xác định rõ ràng, nhân viên có huy trực tiếp để nhận nhiệm vụ báo cáo kết công việc Thực nội dung hoàn thiện định máy quản lý doanh nghiệp có quyền uy hiệu lực Do vậy, hồn thiện máy quản lý doanh nghiệp làm cho hiệu sản xuất kinh doanh, định thành bại doanh nghiệp  ... kinh doanh doanh nghiệp có hiệu việc hồn thiện cấu tổ chức máy doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất vấn đề quan trọng, xuyên suốt trình tồn phát triển doanh nghiệp 1.2 Vai trò tổ chức máy quản lý. .. HƯỚNG VÀ BIỆN PHÁP CƠ BẢN NHẰM XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP: năm gần đây, từ kinh tế nước ta chuyển sang kinh tế thị trường, nhà nước ta ln coi trọng việc hồn thiện. .. xuất kinh doanh doanh nghiệp mà vấn đề có ý nghĩa quan trọng việc phát triển kinh tế đất nước Vấn đề phải tổ chức phòng chức năng, phân loại chức quản lý: Quy trình xây dựng phịng chức tổ chức bao