Discipline

HR DEPARTMENT REVISION 00 DISCIPLINE I- OBJECTIVE : To provide guidelines and to formulate standard policy/procedure to practice for all staff when violate the company regulations II POLICY All discipline actions must be in compliance with the VN Labour Code HR has responsibility to control & implement this process III DEFINITION Company regulations includes labour regulations which registered at the Labour Authority, Safety Health Environment (SHE) regulations, policies, procedures, instructions, guidelines … which were issued and announced by Company or related department IV - PROCEDURE Staff who violates the company regulations, depending on his/her level of faults, is subject to one of the following disciplinary measures: - - Verbal reminder Warning letter Job transfer with lower pay II- CHÍNH SÁCH : Tất trường hợp kỷ luật phải tuân theo Luật Lao Động nước VN BP Nhân có trách nhiệm kiểm tra thực sách III ĐỊNH NGHIÃ Nội qui công ty bao gồm nội quy lao động đăng ký với quan lao động, quy đònh an toàn ,sức khỏe, môi trường, sách, quy đònh, thủ tục, thò, hướng dẫn khác công ty phận liên quan ban hành phổ biến cho nhân viên IV- THỦ TỤC Nhân viên vi phạm nội qui Công ty, tuỳ theo mức độ, chòu hình thức kỷ luật sau: - Verbal reminder is applied for small faults and violating the first time which the reminder considers it is not necessary to issue a warning letter Depending on the case, verbal reminder can be given by direct Supervisor, HR Supervisor, Line Managers, HR Manager, General Director Make an offence record or violation report stating clearly date, time, place and contents of offence The record or violation report can be made by Security, direct Supervisor, HR Supervisor, Line Manager, HR Manager Any other employees who find out a violation case must inform to the violator’s direct Supervisor or HR Department, too HR organises a meeting with the attendance PROCEDURE No HR-014 APPROVED BY I- MỤC ĐÍCH : Cung cấp hướng dẫn hình thành sách / thủ tục để thực nhân viên vi phạm nội qui công ty Dismissal For higher level of violation the following steps will be followed : DATE EFFECTIVE 25 November WRITTEN BY - Nhắc nhở miệng Thư cảnh cáo Chuyển làm công việc khác có mức lương thấp Sa thải Hình thức nhắc nhở miệng áp dụng cho lỗi nhỏ vi phạm lần đầu Tuỳ theo trường hợp, người nhắc nhở là: Giám sát trực tiếp, Giám sát Nhân sự, GĐ phận, GĐ Nhân sự, TGĐ Các hình thức kỷ luật cao tiến hành theo trình tự sau: - Lập biên báo cáo Page of HR DEPARTMENT REVISION 00 DISCIPLINE of violator, representatives of related department and HR department, authorised representative of the employees (if any) , General Director (GD) (if need) HR issues the official discipline letter (warning letter, letter of transfer, letter of dismissal) The violator has to sign when receiving the letter of discipline The disciplinary document will be filed in both HR & related department Depending on the case, the disciplinary action can be widely announced in the company for staff’s attention - - V - DOCUMENTATION - Violate report Minutes of meeting PROCEDURE No HR-014 APPROVED BY vụ việc vi phạm, có ghi rõ ngày, giờ, đòa điểm, nội dung vi phạm Biên báo cáo vi phạm NV Bảo vệ, Giám sát trưc tiếp, Giám sát NS, GĐ bô phận, GĐ NS lập Bất kỳ nhân viên khác, phát có người vi phạm nội qui phải báo cho giám sát trực tiếp người vi phạm cho phận Nhân biết HR makes minutes of meeting with comments from the attendees on the disciplinary action The warning letter will be signed by HRM & related Line Manager The official letter for higher levels of discipline will be signed by GD and delivered as stipulated by law DATE EFFECTIVE 25 November WRITTEN BY BP Nhân tổ chức họp có tham dự người vi phạm, đại diện BP liên quan, đại diệân BP Nhân , đại diện tập thể người lao động (nếu có), TGĐ (nếu cần) BP Nhân lập biên họp, có ý kiến thành viên tham gia hình thức xử lý vi phạm BP Nhân văn xử lý (Thư cảnh cáo, Quyết đònh điều chuyển công tác, Quyết đònh sa thải…) Thư cảnh cáo GĐ Nhân GĐ bô phận liên quan ký Các văn xử lý kỷ luật với hình thức cao TGĐ ký phát hành theo qui đònh pháp luật Người vi phạm kỷ luật phải ký nhận văn xử lý Văn xử lý lưu vào hồ sơ nhân lưu BP liên quan Tùy theo trường hợp, hình thức xử lý kỷ luật thông báo công khai toàn công ty để làm gương V - CHỨNG TỪ - Biên vi phạm nội qui Biên họp Page of HR DEPARTMENT REVISION 00 DISCIPLINE Page of DATE EFFECTIVE 25 November WRITTEN BY PROCEDURE No HR-014 APPROVED BY ... DISCIPLINE of violator, representatives of related department and HR department, authorised representative of the employees (if any) , General Director (GD) (if need) HR issues the official discipline. .. letter of transfer, letter of dismissal) The violator has to sign when receiving the letter of discipline The disciplinary document will be filed in both HR & related department Depending on... warning letter will be signed by HRM & related Line Manager The official letter for higher levels of discipline will be signed by GD and delivered as stipulated by law DATE EFFECTIVE 25 November WRITTEN