PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG CÔNG VĂN, Phân tích – Thiết kế hệ thống thông tin

Xuất phát từ những lý do trên, “Quản lý công văn” là một trong số các bài tập nhằm mục đích kiểm tra kiến thức của Sinh viên đối với môn học Phân tích – Thiết kế hệ thống thông tin đã ti

LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay, việc ứng dụng Tin học vào công tác quản lý ngày càng trở nên phổ biến nhằm phục vụ cho công việc diễn ra một cách chính xác, nhanh chóng, tiện lợi

và đạt hiệu suất cao nhất Chính điều đó đã tạo ra sự thay đổi khá rõ ràng, hiệu quả thu được không thể phủ nhận Đối với sinh viên Công Nghệ Thông Tin, yêu cầu phải có sự hiểu biết nhất định về công tác quản lý, bởi như trên đã nói, lĩnh vực quản lý và lĩnh vực tin học ngày càng liên quan mật thiết với nhau, do đó việc tìm hiểu về công tác quản lý là một phần trong chương trình học tập

Xuất phát từ những lý do trên, “Quản lý công văn” là một trong số các bài tập nhằm mục đích kiểm tra kiến thức của Sinh viên đối với môn học Phân tích – Thiết kế hệ thống thông tin đã tiếp thu được trong quá trình học tập, đồng thời

giúp cho Sinh viên làm quen với lĩnh vực quản lý và bước đầu hiểu được sơ bộ cách giải quyết một bài toán quản lý áp dụng kiến thức tin học của mình

Do kinh nghiệm, kiến thức và thời gian hạn chế nên chắc chắn bài tập này còn

có nhiều thiếu sót, mong được sự góp ý của các bạn Và đặc biệt nhóm thực hiện

rất mong được nghe ý kiến đánh giá và chỉ bảo của thầy giáo Lê Văn Tấn, người

nhiệt tình giảng dạy và trực tiếp hướng dẫn nhóm làm bài tập Xin chân thành cảm

ơn thầy!

Nội dung bản báo cáo về đề tài: Quản lý công văn gồm các chương sau:

Chương 1: Khảo sát hệ thống quản lý công văn

3) Nguyễn Thị Thúy

Chương 1

KHẢO SÁT CÔNG VĂN TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ THỊ CẦU – TP.BẮC NINH

Phần I : PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG

1. Cơ cấu tổ chức Trường THCS Thị Cầu

Trường THCS Thị Cầu, thành phố Băc Ninh được thành lập từ năm học

1963-1964 của thập kỷ 60 , từ khi được thành lập đến nay nhà trường luôn luôn đượcđánh giá là trường có chất lượng giáo dục đào tạo ở mức cao của thị xã Bắc Ninhtrước kia cũng như của thành phố Bắc Ninh ngày nay

Năm 1999 nhà trường đã vinh dự được Thủ tướng chính phủ tặng bằng khen,năm 2001 nhà trường đã vinh dự được Chủ tịch nước cộng hòa xã hội chủ nghĩaviệt Nam tặng thưởng huân chương lao động hạng ba vì đã có thành tích xuất sắctrong phong trào thi đua " Hai tốt'

Từ năm học 1997-1998 đến nay nhà trường đã có 6 năm liền đạt danh hiệutrường tiên tiến xuất sắc cấp tỉnh và 4 năm đạt trường tiên tiến cấp thành phố Chấtlượng giáo dục của nhà trường luôn luôn đạt vững chắc, nhà trường đã có nhiềunăm được xếp thứ ba của thành phố về học sinh giỏi, tỷ lệ học sinh tốt nghiệp lớp 9thi đỗ vào các trường quốc lập luôn được xếp từ thứ 2 đến thứ 5 của thành phố

TRƯỜNG THCS THỊ CẦU

Dưới đây là sơ đồ tổ chức của Trường THCS Thị Cầu:

BAN GIÁM HIỆU

2. Các đơn vị có liên quan:

 Phòng Giáo dục TP.Bắc Ninh

 Sở Giáo dục và Đào tạo TP

3. Hiện trạng ứng dụng Công Nghệ Thông Tin:

 Các phần mềm hỗ trợ: Chưa ứng dụng nhiều

 Các phần mềm đang sử dụng: Microsoft Word, Microsoft Excel

4. Báo cáo hoạt động của phòng hành chính:

 Trong nội bộ Cơ quan: 5 tháng/lần và 1 năm/lần

 Báo cáo lên Phòng, Sở: 1 tháng/lần

PHẦN II: CÔNG VIỆC QUẢN LÝ CÔNG VĂN GỒM

 Quản lý công văn đến

 Quản lý công văn đi

 Quản lý mượn trả

Ba công việc trên là độc lập nhau, nhưng thực chất phương thức xử lý, lưu trữ,quản lý là như nhau Do đó quy trình lưu trữ, xử lý và quản lý cũng như nhau, chỉ

khác biệt ở một vài thuộc tính liên quan đến việc “đến” hay “đi” của Công văn.

Đối với công văn đên

Khi có Công văn gửi đến (tức là Công văn mà phòng văn thư nhận được để xử

lý, không kể là Công văn đến hay Công văn đi, hay Công văn nội bộ) Công văn đến

có thể do Bộ gửi xuống hoặc cá nhân gửi đến: Văn thư nhận Công văn và bóc xemCông văn (Nếu Công văn gửi định danh thì không được bóc) Tại đây Công vănđược phân loại (Nếu có nhiều Công văn thì sẽ được sắp xếp theo từng loại như :Quyết định, Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư, Giấy mời v v…) Sau khi phân loạiCông văn có thể được nhân viên phòng văn thư photo thêm một bản sao, bản saonày được giữ lại và lưu trữ bằng hình thức thủ công theo từng loại đã được phânnhư ở trên Đồng thời các thông tin cũng sẽ được thu nhập một cách đầy đủ, vàđược ghi vào sổ

Đối với công văn đi

Văn ban bản đi (bao gồm công văn nội bộ) sẽ được lãnh đạo, ban giám hiệu trong trường soạn thảo Các văn bản này sẽ được chuyển tới phòng hành chính để nhân viên cập nhật vào trong sổ với các thông tin: Ngày gửi, loại văn bản, số KH, nơi… nhận trước khi gửi đi

Khi có người hay bộ phận mượn Công văn, nếu được sự đồng ý của Lãnh đạo thì nhân viên văn phòng sẽ cấp quyền sử dụng Công văn cho người hay bộ phận đó Nếu không thì không cho phép sử dụng Công văn

Hàng tháng nhân viên phòng văn thư sẽ tổng hợp sổ theo dõi văn bản đến – đi

để báo cáo tình hình giải quyết các văn bản đến cũng như các văn bản đi

Một số loại giấy tờ liên quan trong quá trình điều tra

SỔ CÔNG VĂN ĐI

STT

SỐ

HIỆU

CÔNG

VĂN

LOẠI CÔNG VĂN

NỘI DUN G

NGÀ

PHẬN GỬI

NGÀ

*** ** *

… … … …

… … … …

… … … …

… … … …

NỘI DUNG

NGÀ Y NHẬ N

CƠ QUAN NHẬN

PHÂN LOẠI BẢO MẬT

 Cập nhật hoặc tìm kiếm bổ sung sửa đổi các dữ liệu cần thiết phải tốn nhiều thờigian, và việc thống kê các loại Công văn rất khó khăn vì phải mở tất cả các hồ sơ,tài liệu để làm.

 Tìm kiếm một số Công văn đến hoặc đi nào đó lại phức tạp hơn nhiều Nhất là việctra cứu lại xảy ra thường xuyên, các yêu cầu luôn thay đổi thì người quản lý Côngvăn muốn thực hiện xong phải mất rất nhiều thời gian và công sức

 Khi chuyển giao công việc quản lý cho một người quản lý mới thì gặp một số vấnđề: Người quản lý mới chỉ được bàn giao về hồ sơ sổ sách, còn kinh nghiệm quản

lý phải tự tìm hiểu Do vậy việc quản lý của người mới gặp rất nhiều khó khăn.c) Lý do xây dựng hệ thống mới:

 Vì những lý do như trên, chúng tôi mạnh dạn đưa ra một hình thức quản lý mới có

sự trợ giúp của máy vi tính Với công nghệ khoa học – kỹ thuật ngày càng pháttriển, trong đó Khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào mọilĩnh vực khoa học, kinh tế, xã hội, quản lí…Máy tính hầu như đều có đóng góp khảnăng tuyệt vời của nó tới các lĩnh vực Việc lưu trữ và quản lý Công văn trong máytính sẽ giải quyết được các khó khăn đã nêu trên, giúp người quản lý cập nhật dữliệu, bổ sung, thống kê và tìm kiếm các Công văn theo một số yêu cầu nào đónhanh chóng và thuận tiên hơn

Ghi sổ theo dõi công văn đi

Ghi sổ theo dõi công văn đến

Phân loại công văn

Phân phát công văn

Cấp quyền sử dụng cho công văn

Nhận công văn

Gửi công văn

Mượn trả công văn

Cơ quan

Bộ phận văn thưCông văn đếnCông văn đi

Sổ công văn đi

Sổ công văn đếnLoại công văn

DS người có chức tráchNgười liên quan

DS bộ phậnThông tin công văn

Bộ phận liên quan

Tác nhânTác nhân

=

=HSDLHSDL

=HSDLTác nhânHSDLHSDLTác nhân

II XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG VÀ LẬP BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

Dựa vào cột 1 của bảng phân tích , ta rút ra được các chức năng chi tiết và nhóm các chức năng thành nhóm để đưa ra biểu đồ phân cấp chức năng

CÁC CHỨC NĂNG CHI TIÊT NHÓM LẦN 1 NHÓM LẦN 2

Từ trên ta có bảng phân cấp chức năng như sau:

QL MƯỢN TRẢ GỬI CV

MƯỢN TRẢ

III.Các hồ sơ sử dụng và ma trận thực thể chức năng.

Dựa vào cột 2,3 của bảng phân tích ta có được các hồ sơ như sau:

IV XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU

1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Văn bản đếnVăn bản đi

Văn bản điVăn bản đến

Y.cầu t.kiếmTrả lời

Kết quảYêu cầu thống kê

2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1)

Quản lý công văn

Cơ quan ngoài

3 Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức dưới đỉnh 1

a Chức năng nhận công văn:

b Chức năng gửi công văn :

c Chức năng mượn trả

V Xây dựng thực thể liên kết :

Xác định các thực thể,các thuộc tính và định danh của chúng

Tên được chính xác của

XXXX

XX

 Cơ quan gửi đến

 Phân loại bảo mật

XX

XXXX

Thuộc tính tên gọi Thực thể tươngứng Thuộc tính Định danh

Sổ CV đến CV đến

Sổ CV đếnTên loạiTYCV - đếnNgày nhậnNgười ký

X

Sổ CV điTên loại TYCV- điNgày gửiNgày kýNgười ký

X

Mã BPTên BPĐTBP

Thêm vào

Các phụ thuộc hàm :

SCV_Den -> TenCV_Den, TYCV_Den, Nguoiki_CVDen, Ngay_Den, Ma_Loai ,

Ma_NVMa_LoaiTen_LoaiSCV_DiTYCV_DiNgay_GuiNguoiki_CvdiNgay_ki

Ma_NVMa_LoaiTen_Loai

Ma_NVTen_NVDT_NVMa_BPTen_BPDT_BPHoten_LD

Ma_NVMa_LoaiTen_LoaiSCV_DiTYCV_DiNgay_GuiNguoiki_CvdiNgay_ki

Ma_NVMa_LoaiTen_Loai

Ma_NVMa_BPTen_NVDC_NVDT_NV

Ma_BPTen_BPDT_BPHoten_LD

Ma_NVMa_LoaiSCV_DiTYCV_DiNgay_GuiNguoiki_CvdiNgay_Ki

Ma_NV

Ngay_ki SCV_Den

TY_CVDenNgay_DenNguoiki_CVden

SCV_DenTY_CVDenNgay_DenNguoiki_CVden

Ma_LoaiSCV_DenTY_CVDenNgay_DenNguoiki_Cvden

Ma_LoaiTen_Loai

Dựa vào lược đồ 3NF ta có các lược đồ quan hệ sau :

CongVanDen( SOCVDEN,TENCVDEN, TRICHYEU, NGAYNHAN,

MALOAI, MABP, NGAYKY ,NGUOIKY)

CongVanDi( SOCVDI,TENCVDI, TRICHYEU, NGAYGUI, MALOAI,

MABP, NGAYKY, NGUOIKY)

LoaiCV( MALOAI,TENLOAI).

NhanVien( MANV,TENNV, DIACHI, MABP, DTNV, CHUCVU).

BoPhan( MABP,TENBP,TENLANHDAO,SONGUOI, DTBP).

Chương 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG

I Thiết kế lược đồ chương trình

1 Thiết kế file dữ liệu

● Bảng Công văn đến

Tên Trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Giải thích

văn đến

● Bảng Công văn đi

Tên Trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Giải thích

đi

● Loại Công Văn

Tên Trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Giải thích

● Bảng Nhân Viên

Tên Trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Giải thích

phận

2 Thiết kế giao diện

a Form Đăng Nhập

b Form Chính

c Form Công Văn Đến

d From Công Văn Đi

e Form Bộ Phận

f Form Loại Công Văn

g Form Nhân Viên

h Form Báo Cáo