PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG CÔNG VĂN, Phân tích – Thiết kế hệ thống thông tin

LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay, việc ứng dụng Tin học vào công tác quản lý ngày trở nên phổ biến nhằm phục vụ cho công việc diễn cách xác, nhanh chóng, tiện lợi đạt hiệu suất cao Chính điều tạo thay đổi rõ ràng, hiệu thu phủ nhận Đối với sinh viên Công Nghệ Thông Tin, yêu cầu phải có hiểu biết định cơng tác quản lý, nói, lĩnh vực quản lý lĩnh vực tin học ngày liên quan mật thiết với nhau, việc tìm hiểu cơng tác quản lý phần chương trình học tập Xuất phát từ lý trên, “Quản lý công văn” số tập nhằm mục đích kiểm tra kiến thức Sinh viên mơn học Phân tích – Thiết kế hệ thống thông tin tiếp thu trình học tập, đồng thời giúp cho Sinh viên làm quen với lĩnh vực quản lý bước đầu hiểu sơ cách giải toán quản lý áp dụng kiến thức tin học Do kinh nghiệm, kiến thức thời gian hạn chế nên chắn tập có nhiều thiếu sót, mong góp ý bạn Và đặc biệt nhóm thực mong nghe ý kiến đánh giá bảo thầy giáo Lê Văn Tấn, người nhiệt tình giảng dạy trực tiếp hướng dẫn nhóm làm tập Xin chân thành cảm ơn thầy! Nội dung báo cáo đề tài: Quản lý công văn gồm chương sau: Chương 1: Khảo sát hệ thống quản lý công văn Chương 2: Phân tích hệ thống Nhóm thực gồm: Nguyễn Mạnh Thắng( Trưởng nhóm ) Nguyễn Chí Cường Chương 3: Thiết kế hệ thống Nhóm thực gồm: 1) Nguyễn Mạnh Thắng ( Trưởng nhóm) 2) Nguyen Chí Cường 3) Nguyễn Thị Thúy Chương KHẢO SÁT CÔNG VĂN TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ THỊ CẦU – TP.BẮC NINH Phần I : PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG Cơ cấu tổ chức Trường THCS Thị Cầu Trường THCS Thị Cầu, thành phố Băc Ninh thành lập từ năm học 19631964 thập kỷ 60 , từ thành lập đến nhà trường ln đánh giá trường có chất lượng giáo dục đào tạo mức cao thị xã Bắc Ninh trước thành phố Bắc Ninh ngày Năm 1999 nhà trường vinh dự Thủ tướng phủ tặng khen, năm 2001 nhà trường vinh dự Chủ tịch nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt Nam tặng thưởng huân chương lao động hạng ba có thành tích xuất sắc phong trào thi đua " Hai tốt' Từ năm học 1997-1998 đến nhà trường có năm liền đạt danh hiệu trường tiên tiến xuất sắc cấp tỉnh năm đạt trường tiên tiến cấp thành phố Chất lượng giáo dục nhà trường ln ln đạt vững chắc, nhà trường có nhiều năm xếp thứ ba thành phố học sinh giỏi, tỷ lệ học sinh tốt nghiệp lớp thi đỗ vào trường quốc lập xếp từ thứ đến thứ thành phố Dưới sơ đồ tổ chức Trường THCS Thị Cầu: TRƯỜNG THCS THỊ CẦU BAN GIÁM HIỆU HIỆU TRƯỞNG PHỊNG HIỆU PHĨ P HẬU CẦN P CHUN MƠN HÀNH CHÍNH KẾ TỐN THỦ QUỸ VĂN PHỊNG TỔ TỔ TỔ TỔ Các đơn vị có liên quan:  Phòng Giáo dục TP.Bắc Ninh  Sở Giáo dục Đào tạo TP Hiện trạng ứng dụng Công Nghệ Thông Tin:  Các phần mềm hỗ trợ: Chưa ứng dụng nhiều  Các phần mềm sử dụng: Microsoft Word, Microsoft Excel Báo cáo hoạt động phòng hành chính:  Trong nội Cơ quan: tháng/lần năm/lần  Báo cáo lên Phòng, Sở: tháng/lần PHẦN II: CƠNG VIỆC QUẢN LÝ CƠNG VĂN GỒM  Quản lý cơng văn đến  Quản lý công văn  Quản lý mượn trả Ba công việc độc lập nhau, thực chất phương thức xử lý, lưu trữ, quản lý Do quy trình lưu trữ, xử lý quản lý nhau, khác biệt vài thuộc tính liên quan đến việc “đến” hay “đi” Công văn Đối với công văn đên Khi có Cơng văn gửi đến (tức Cơng văn mà phòng văn thư nhận để xử lý, không kể Công văn đến hay Công văn đi, hay Cơng văn nội bộ) Cơng văn đến Bộ gửi xuống cá nhân gửi đến: Văn thư nhận Cơng văn bóc xem Cơng văn (Nếu Cơng văn gửi định danh khơng bóc) Tại Cơng văn phân loại (Nếu có nhiều Cơng văn xếp theo loại : Quyết định, Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư, Giấy mời v v…) Sau phân loại Cơng văn nhân viên phòng văn thư photo thêm sao, giữ lại lưu trữ hình thức thủ cơng theo loại phân Đồng thời thông tin thu nhập cách đầy đủ, ghi vào sổ Đối với công văn Văn ban (bao gồm công văn nội bộ) lãnh đạo, ban giám hiệu trường soạn thảo Các văn chuyển tới phòng hành để nhân viên cập nhật vào sổ với thông tin: Ngày gửi, loại văn bản, số KH, nơi… nhận trước gửi Khi có người hay phận mượn Công văn, đồng ý Lãnh đạo nhân viên văn phòng cấp quyền sử dụng Công văn cho người hay phận Nếu khơng khơng cho phép sử dụng Cơng văn Hàng tháng nhân viên phòng văn thư tổng hợp sổ theo dõi văn đến – để báo cáo tình hình giải văn đến văn Một số loại giấy tờ liên quan trình điều tra SỔ CÔNG VĂN ĐI SỐ HIỆU CÔNG VĂN LOẠI CÔNG VĂN NỘI DUNG NGÀY GỬI CƠ QUAN GỬI … … … … … … … … … … … … … … … STT PHÂN LOẠI MẬT *** ** * BỘ PHẬN GỬI … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … NGÀY KÝ NGƯỜI KÝ SỔ CÔNG VĂN ĐẾN SỐ LOẠI HIỆU CÔN STT CÔN G G VĂN VĂN PHÂN LOẠI BẢO MẬT NỘI DUNG NGÀ Y NHẬ N CƠ QUAN NHẬN *** ** * … … … … … … … … … … … … … … … … NGÀY KÝ NGƯỜI KÝ … … … … … … PHẦN III : ĐÁNH GIÁ a) Về ưu điểm : Sau thời gian khảo sát tìm hiểu phương pháp quản lý Công văn phương pháp thủ công truyền thống  Chúng nhận thấy công việc quản lý Công văn hoàn toàn quy tắc  Mọi thao tác thủ công, đơn giản phù hợp với thời kì chủ yếu dùng thủ cơng để quản lý b) Về nhược điểm:  Việc quản lý Công văn đến thủ cơng phức tạp, cần tìm Cơng văn nào, người quản lý phải tìm theo cách thủ cơng  Cập nhật tìm kiếm bổ sung sửa đổi liệu cần thiết phải tốn nhiều thời gian, việc thống kê loại Cơng văn khó khăn phải mở tất hồ sơ, tài liệu để làm  Tìm kiếm số Cơng văn đến lại phức tạp nhiều Nhất việc tra cứu lại xảy thường xuyên, u cầu ln thay đổi người quản lý Công văn muốn thực xong phải nhiều thời gian công sức  Khi chuyển giao công việc quản lý cho người quản lý gặp số vấn đề: Người quản lý bàn giao hồ sơ sổ sách, kinh nghiệm quản lý phải tự tìm hiểu Do việc quản lý người gặp nhiều khó khăn c) Lý xây dựng hệ thống mới:  Vì lý trên, mạnh dạn đưa hình thức quản lý có trợ giúp máy vi tính Với cơng nghệ khoa học – kỹ thuật ngày phát triển, Khoa học máy tính phát triển mạnh mẽ xâm nhập vào lĩnh vực khoa học, kinh tế, xã hội, quản lí…Máy tính có đóng góp khả tuyệt vời tới lĩnh vực Việc lưu trữ quản lý Công văn máy tính giải khó khăn nêu trên, giúp người quản lý cập nhật liệu, bổ sung, thống kê tìm kiếm Cơng văn theo số yêu cầu nhanh chóng thuận tiên Chương 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG I LẬP BẢNG PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ CỦA BÀI TỐN Động từ + Bổ ngữ Nhân Ghi sổ theo dõi công văn Ghi sổ theo dõi công văn đến Phân loại công văn Phân phát công văn Cấp quyền sử dụng cho công văn Nhận công văn Gửi công văn Mượn trả công văn Danh từ Cơ quan Bộ phận văn thư Công văn đến Công văn Sổ công văn Sổ công văn đến Loại công văn DS người có chức trách Người liên quan DS phận Thông tin công văn Bộ phận liên quan Nhận xét Tác nhân Tác nhân = = HSDL HSDL = HSDL Tác nhân HSDL HSDL Tác nhân II XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG VÀ LẬP BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG Dựa vào cột bảng phân tích , ta rút chức chi tiết nhóm chức thành nhóm để đưa biểu đồ phân cấp chức CÁC CHỨC NĂNG CHI TIÊT NHÓM LẦN NHÓM LẦN Ghi sổ Nhân Lưu GỬI CV Phân phát Phân loại Quản lý công văn Ghi sổ Nhân Lưu NHẬN CV Mượn, trả 10 Cấp quyền sử dụng QL MƯỢN TRẢ 10 V Xây dựng thực thể liên kết : Xác định thực thể,các thuộc tính định danh chúng Tên xác thuộc tính Tên viết gọn thuộc tính Đánh dấu loại loại bước 17 (1) A-SỔ CƠNG VĂN ĐI  Số cơng văn  Loại cơng văn  Trích yếu  Ngày gửi  Cơ quan nhận  Phân loại bảo mật  Bộ phận gửi  Ngày ký  Người ký B-SỔ CƠNG VĂN ĐẾN  Số cơng văn  Loại cơng văn  Trích yếu  Ngày nhận  Cơ quan gửi đến  Phân loại bảo mật  Người ký C-DANH SÁCH BỘ PHẬN  Mã số  Tên phận  Họ tên lãnh đạo  Chức vụ  Số người  Điện thoại D-DANH SÁCH NGƯỜI CÓ CHỨC TRÁCH  Họ tên          Scv_ Tên _loại TYCV- Ngày gửi Cơ quan nhận Độ mật Bộ phận gửi Ngày ký Người ký CV        Scv_ đến Tên _loại TYCV- đến Ngày nhận Cơ quan gửi Độ mật Người ký cv đến       MS BP Tên BP Họ tên LĐ Chức vụ Số người ĐT BP  Tên NV (2) (3) X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 18  Chức vụ  Thuộc phận  Điện thoại Thuộc tính tên gọi Sổ CV đến Sổ CV Mã BP Mã NV  Chức vụ  Thuộc phận  ĐT NV Thực thể tương ứng CV đến CV Bộ phận Nhân viên X X X Thuộc tính Định danh Sổ CV đến Tên loại TYCV - đến Ngày nhận Người ký X Sổ CV Tên loại TYCV- Ngày gửi Ngày ký Người ký X Mã BP Tên BP ĐTBP Họ tên LD Số người Mã NV Tên NV ĐTNV Chức vụ X Thêm vào Các phụ thuộc hàm : SCV_Den -> TenCV_Den, TYCV_Den, Nguoiki_CVDen, Ngay_Den, Ma_Loai , Ma_BP,Ngày ký SCV_Di -> TenCV_Di, TYCV_Di, Ngay_Gui,Nguoiki_Cvdi, Ma_Loai, Ma_NV Ma_NV -> Ten_NV, DC_NV, Ma_BP, DT_NV,Chucvu Ma_BP -> Ten_BP, DT_BP, Hoten_LD,SoNguoi 19 DS THUỘC TÍNH DẠNG 1NF DẠNG 2NF DẠNG 3NF SCV_Den Ma_NV Ma_NV Ma_NV TY_CVDen Ten_NV Ten_NV Ma_BP Ngay_Den DT_NV DT_NV Ten_NV Nguoi ki _CVden Ma_BP Ma_BP DC_NV TCV_den Ten_BP Ten_BP DT_NV Ma_Loai DT_BP DT_BP Ten_Loai Hoten_LD Hoten_LD Ma_NV Ma_BP Ten_BP Ten_NV Ma_NV Ma_NV DT_BP DT_NV Ma_Loai Ma_Loai Hoten_LD GT Ten_Loai Ten_Loai Ma_BP SCV_Di SCV_Di Ma_NV Ten_BP TYCV_Di TYCV_Di Ma_Loai DT_Bp Ngay_Gui Ngay_Gui SCV_Di Ho ten_LD Nguoiki_Cvdi Nguoiki_Cvdi TYCV_Di TCV_Di Ngay_ki Ngay_ki Ngay_Gui SCV_Di Nguoiki_Cvdi TYCV_Di Ma_NV Ma_NV Ngay_Ki Ngay_ Gui Ma_Loai Ma_Loai Nguoi ki _CV di Ten_Loai Ten_Loai Ma_NV Ngay_ki SCV_Den SCV_Den Ma_Loai TY_CVDen TY_CVDen SCV_Den Ngay_Den Ngay_Den TY_CVDen Nguoiki_CVden Nguoiki_CVden Ngay_Den Nguoiki_Cvden 20 Ma_Loai Ten_Loai Dựa vào lược đồ 3NF ta có lược đồ quan hệ sau : CongVanDen( SOCVDEN,TENCVDEN, TRICHYEU, NGAYNHAN, MALOAI, MABP, NGAYKY ,NGUOIKY) CongVanDi( SOCVDI,TENCVDI, TRICHYEU, NGAYGUI, MALOAI, MABP, NGAYKY, NGUOIKY) LoaiCV( MALOAI,TENLOAI) NhanVien( MANV,TENNV, DIACHI, MABP, DTNV, CHUCVU) BoPhan( MABP,TENBP,TENLANHDAO,SONGUOI, DTBP) 21 Chương 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG I Thiết kế lược đồ chương trình Thiết kế file liệu ● Bảng Công văn đến Tên Trường SoCVDe TenCVDe TrichYeu NgayNhan Kiểu liệu Text Text Text Date/Time MaLoai MaBP NgayKy NguoiKy Text Text Date/Time Text Kích cỡ Giải thích Số cơng văn đến Tên cơng văn đến Trích yếu Ngày nhận công văn đến Mã loại Mã phận Ngày ký Người ký Kích cỡ Giải thích Số cơng văn Tên cơng văn Trích yếu Ngày gửi cơng văn Mã loại Mã phận Ngày ký Người ký 10 50 50 10 10 50 ● Bảng Công văn Tên Trường SoCVDi TenCVDi TrichYeu NgayGui Kiểu liệu Text Text Text Date/Time MaLoai MaBP NgayKy NguoiKy Text Text Date/Time Text 10 50 50 10 10 50 22 ● Loại Công Văn Tên Trường Kiểu liệu MaLoai Text TenLoai Text ● Bảng Nhân Viên Tên Trường MaNV TenNV Dchi GT MaBP DT ChucVu Kiểu liệu Text Text Text Yes/No Text Text Text Kích cỡ Giải thích Mã loại cơng văn Tên loại cơng văn Kích cỡ Giải thích Mã nhân viên Tên loại nhân viên Địa nhân viên Giới tính nhân viên Mã phận Điện thoại Chức vụ Kích cỡ Giải thích Mã phận Tên phận Tên lãnh đạo Số người phận Điện thoại 10 30 10 30 50 10 11 15 ● Bảng Bộ Phận Tên Trường MaBP TenBP TenLanhDao SoNguoi Kiểu liệu Text Text Text Text 10 30 50 10 DT Text 11 Thiết kế giao diện 23 a Form Đăng Nhập 24 b Form Chính 25 c Form Công Văn Đến 26 d From Công Văn Đi 27 e Form Bộ Phận 28 f Form Loại Công Văn 29 g Form Nhân Viên 30 h Form Báo Cáo 31 ... tính Với cơng nghệ khoa h c – k thuật ngày phát triển, Khoa h c máy tính phát triển mạnh mẽ xâm nhập vào lĩnh vực khoa h c, kinh tế, xã h i, quản lí…Máy tính có đóng góp khả tuyệt vời tới lĩnh... gồm chương sau: Chương 1: Khảo sát h thống quản lý cơng văn Chương 2: Phân tích h thống Nhóm thực gồm: Nguyễn Mạnh Thắng( Trưởng nhóm ) Nguyễn Chí Cường Chương 3: Thiết k h thống Nhóm thực... từ thứ đến thứ thành phố Dưới sơ đồ tổ chức Trường THCS Thị Cầu: TRƯỜNG THCS THỊ CẦU BAN GIÁM HIỆU HIỆU TRƯỞNG PHỊNG HIỆU PHĨ P H U CẦN P CHUN MƠN H NH CHÍNH K TỐN THỦ QUỸ VĂN PHÒNG TỔ TỔ TỔ TỔ