Đề cương tin học đại cương

c Tạo khung viền cho trang: Người dùng click vào thẻ Layout click nút Page Borders nhóm Page Background  hộp thoại Borders and Shading hiển thịchọn các mục chọn phù hợp d Tạo nền cho

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH MARKETING

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CÂU LẠC BỘ KẾT NỐI TRẺ

…… 0……

TẬP ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP

MÔN TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG

Tp.Hcm, Tháng 11 năm 2016

I CÁC LƯU Ý KHI THI THỰC HÀNH MÔN TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG

A LƯU BÀI THI

Tạo thư mục lưu bài thi

Tạo 1 thư mục có tên và vị trí theo yêu cầu của đề thi

Vd: Lưu bài trong ổ đĩa (F:) trong thư mục có tên HọTên_STT_MSSV

Cả 3 bài thi Word, Excel, Power Point đều lưu vào chung một thư một lưu bài thi và đặt tên theo quy định của đề thi

Bài tập tạo thư mục cũng thực hiện trong thư mục này

B KIỂM TRA LỖI TRONG EXCEL

Mục đích: Phát hiện chính xác vị trí bị lỗi trong câu lệnh thực hiện trong Excel

Cú pháp này bị lỗi #N/A

B1: Chọn ô báo lỗi kế bên câu lệnh ~> Show Calculation Steps…

B2:Hiện lên hộp thoại Evaluate Formula Nhấn Evaluate lần lượt để phát hiện chỗ sai

E4 được thay thế bằng giá trị 165000

Phát hiện lỗi sai ở đoạn MATCH(RIGHT(B4;1);$A$17:$H$17;0)

II MICROSOFT WORD

Strikethrough: gạch ngang ký tự Tin học đại cương

FONT Doublestrikrthrough: gạch ngang ký tự 2 nét Tin học đại cương

CƯƠNG

Hidden: ẩn ký tự không thấy Sacale: thay đổi chiều rộng vb theo tỉ lệ ADVENCED Space: điều chỉnh lại số của khoảng cách cho mỗi

ký tự theo số

Position: đưa lên cao hoặc hạ thấp vb Kerning for fonts: thay đổi số lượng của không

gian vb

Open type features:ligatures ( chữ ghép )

b) Ký tự hoa lớn đầu đoạn và chèn ký tự đặc biệt

(1) Ký tự hóa lớn đầu đoạn

B1:chọn ký tự

B2:Insert → drop cap →chọn kiểu

(2) Chèn ký tự đặc biệt

B1 Đặt chuột tại ví trí muốn chèn

B2 Insert → symbol →chọn ký tự muốn chèn

c) Gán tổ hợp phím cho ký tự đặc biệt

B1 Chọn ký tự muốn gán

B2 Click shortcut key…

B3 Nhắn tổ hợp phím tắt trong press new shortcut key

B4 Nhấn Assign

(Gở bỏ: chọn ký tự muốn gở → shortcut key…→ chọn tổ hợp phím muốn gở bỏ→Remove)

d) Chuyển khối văn bản thành in hoa

Chọn khối văn bản→Home→Change case trong nhóm font

* Thẻ Indents and spacing

 Alignment: chọn kiểu canh lề

 Indentation:

o Left: khoảng cách từ lề trái đến văn bản

o Right: khoảng cách từ lề phải đến văn bản

o Special

 Khung spacing: xác định khoảng cách giữa các đoạn

o Before: khoảng cách từ đoạn đến đoạn phía trước

o After: khoảng cách giữa đoạn đến đoạn phía sau

o Line spacing: xác định khoảng cách giữa các dòng

trong đoạn

o (sinh viên chú ý đến đơn vị đo lường là cm hay inch)

2 Định dạng và phân đoạn trang

Trang chẵn và trang lẽ có tiêu đề trang khác nhau

Different fisrt page

Trang thứ nhất và các trang còn lại có tiêu đề khác nhau

From Edge Định ví tri cho tiêu đề đầu trang và cuối trang

dưới

c) Định dạng phân đoạn

B1 Để con trỏ tới vị trí cần phân đoạn/ trang

B2 Click page layout→ click nút Breaks

 Phân trang: click breaks

 Phân đoạn: click section break types

( xóa bỏ 1 dấu ngắt phân đoạn: di chuyển con trỏ đến vị trí muốn xóa → nhấn delete)

Một số hình thức định dạng văn bản thông dụng:

3 Đóng khung và tô nền đoạn, trang:

a) Tạo khung viền cho đoạn:

Ví dụ về khung viền trong đoạn

B1: CHọn văn bản muốn tạo khung viền

B2: Click vào thẻ Home chọn Bottom

Border trong nhóm Paragraph  Lựa chọn

đường kẻ khung thích hợp

b) Tạo màu nền cho văn bản:

B1: Chọn văn bản muốn tô nền

B2: Click thẻ Home  Click nút

Shading trong nhóm Paragraph

 Lựa chọn màu nền

c) Tạo khung viền cho trang:

Người dùng click vào thẻ Layout click nút Page Borders nhóm Page Background

 hộp thoại Borders and Shading hiển thịchọn các mục chọn phù hợp

d) Tạo nền cho trang:

B1: Click vào thẻ Page Layout Click nút Page Color

trong nhóm Page Background Chọn màu nền thích

hợp

B2: Người dung click vào Fill Effects… để thiết lập

hiệu ứng nền  hộp thoại Fill Effect hiển thị Chọn

mục chọn phù hợp

4 Đánh dấu đầu đoạn và số thứ tự tự động:

a) Đánh dấu đầu đoạn văn:

B1: Người dùng chọn các đoạn cần định

dạng click thẻ Home click nút Buttlets

trong nhóm Paraghraph danh mục hiển thị

cung cấp các ký tự được định sẵn

Nếu không muốn đánh đầu đoạn thì chọn ô None

Để chọn các kí tự khác với kí tự được định dạng sẵn, click Define New Bullet  hộp

thoại Define New Bullet hiển thị Chọn mục

chọn thích hợp

b) Đánh số thứ tự đầu đoạn văn:

Người dùng chọn các đoạn cần định dạng

 click thẻ Home  click nút Numering

trong nhóm Paragraph  Chọn các danh

 Nếu không muốn đánh danh sách tự động thì

click vào ô None

B3: Để thay đổi định dạng ký hiệu đánh dấu,

click Define New Multilevel List hộp thoại

Define New Multilevel List hiển thị Chọn ký

hiệu phù hợp

B4: Chọn từng cấp văn bảng trong khung Level,

sau đó định dạng cho cấp văn bản Tiếp tục cho

đến hết văn bản

5 Văn bản dạng cột:

B1: Sau khi hoàn chình văn bản,người dùng chọn phần văn bản muốn chia cột B2: click thẻ Page Layout  click Culumns trong nhóm Page Setup  chọn kiểu định dạng cột phù hợp

Nếu muốn có các lựa chọn định dạng cột: chọn lệnh More Column  hộp thoại Columns hiển thị

6 Chèn số trang, tiêu đề đầu trang/ cuối trang, tiêu đề văn bản:

a) Chèn số trang:

Chọn Insert  click nút

Page Number trong nhóm

Header & Footer  danh

mục các kiểu đánh số thứ

tự cho trang hiển thị

b) Tiêu đề đầu trang và cuối trang:

Chọn Insert  nhóm Header/ Footer  chọn lệnh Header hoặc Footer  chọn Edit Header hoặc Edit Footer để tạo tiêu đề đầu trang hoặc cuối trang

Bỏ Header/Footer: Chọn Remove Header/Remove Footer

Hiệu chỉnh: Nhấn đúp vào Header/Footer  thẻ Design xuất hiện trên thanh Ribbon

c) Tạo tiêu đề cho hình ảnh và bảng biểu:

B1: Chọn đối tượng muốn tạo tiêu đề

B2: Click thẻ References  click nút

Insert Caption trong nhóm Captions

 hộp thoại Caption hiển thị

Để xóa caption chỉ cần xét khối chọn

Caption và nhấn Delete để xóa

7 Điểm canh cột:

 Sử dụng nút tab Align trên thước ngang

- Chọn đoạn văn muốn thay đổi điểm canh cột hay từ vị trí con trỏ trở đi

- Nhấn nút tab Alignment trên thước ngang, người dùng sẽ thấy một trong năm kiểu điểm canh cột hiển thị(điểm canh cột trái, phải, giữa, theo dấu thập phân, điểm canh cột là đường kẻ đứng)

- Người dùng click vào vị trí muốn đặt điểm canh cột trên thước ngang, tiếp tục cho các điểm canh cột còn lại

 Xóa các điểm canh cột trên thước: nhấn chuột vào điểm canh cột muốn xóa và kéo

ra khỏi thước

 Di chuyển các điểm canh cột trên thước

 Sửa dụng hộp thoại Tabs:

Click thẻ Home  click mũi tên bên dưới nhóm Paragraph  hộp thoại Paragragh hiển thị click nút Tabs hiển thị

 Nhập văn bản:

B1: Nhấn phím tab để đưa chuột đến vị trí của điểm canh cột và nhập văn bản B2: Đến dòng cuói cùng nhấn phím Enter và nhấn tổ hợp phím Ctrl+Q để hủy bỏ các điểm canh cột kế thừa

B BẢNG

Sử dung nút lệnh Insert Table trên thanh Ribbon:

- B1: Đưa chuột đến vị trí muốn tạo bảng

- B2: Click vào Insert

- B2: Chọn thẻ Layout  Rows and Columns, có hai túy chọn :

 Insert Above: Thêm vào bên trên  Insert Below: Thêm vào bên dưới

Hình 1: Tạo bảng

Hình 2: Hộp thoại Insert Cells

Hình 3: Thao tác thêm dòng vào bảng

c) Thêm cột:

B1: Chọn số cột muốn thêm

B2: Chọn thẻ Layout  Rows and Columns có hai tùy chọn:

 Insert Left: Thêm cột bên trái

 Insert Right: Thêm cột vào bên phải

B1 : Chọn các ô muốn gộp

B2 : Click vào Layout

B3 : Click vào nút Merge Cells trong nhóm Merge

Ô:

B1: Chọn ô muốn tách

B2: Chọn Layout Split Cells trong nhóm Merge

B3: Xuất hiện hộp thoại Split Cells Khung Number

of Columns/Number of rows: Nhập vào số cột/

dòng muốn tách

Hình 4: Lệnh Merge Cells trên thanh Ribbon

Thêm vào bên trái

Thêm vào bên phải

Hình 5: Hộp thoại split cells

B2: Nhấn phải chuột  chọn Text Direction

B3: Chọn hướng VB trong ô  nhấn OK

B3: Click nút Convert to Text  xuất hiện hộp

thoại convert Table to Text

9 CHUYỂN VB THÀNH BẢNG B1: Chọn khối vb cần chuyển sang dạng bảng

B2: Click thẻ Insert

B3: click nút Table trong ngóm Tables

B4: Chọn Convert Text to Table  xuất hiện hộp thoại Convert text to Table

Số cột của bảng

Số hàng của bảng Xác định độ rộng của cột

Chia ô theo dấu ngắt đoạn

Chia ô theo dấu Tab

Chia ô theo dấu phẩy Chía ô theo kí hiệu người đùn nhập vào

C CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN

a) Chèn hình từ thư viện hình ảnh ClipArt

Chọn thẻ Insert Chọn hộp thoại ClipArt Nhập tên hình vào ô Search For

Tìm hình ảnh trong Results should be Nhấn vào hình chọn Copy

b) Chèn hình từ tập tin đã có:

2 Định dạng hình ảnh

Đưa đối tượng xuống dưới văn bản

Đưa đối tượng lên lớp trên

4 Text Wrapping ( Ấn định văn bản bao quanh đối tượng)

Đối tượng nằm cùng dòng với văn bản Văn bản bao quanh đối tượng theo khung hình vuông giới hạn đối tượng

Văn bản bao quanh đối tượng theo một đường biên giới hạn đối tượng

Đối tượng nằm ẩn sau văn bản

Đối tượng nằm đè lên văn bản

5 Chèn Text Box và Shape

Text box là một khung bên trong có thể chứa hình ảnh, văn bản và co thể đặt ở bất kỳ

vị trí nào bên trong văn bản

a) Chèn text box:

b) Chèn shapes:

Lưu ý: nhấn giữ phím Shift/ Ctrl khi vẽ đường thẳng và khi vẽ các đối tượng khác sẽ

vẽ đối tượng từ tâm

(1) Định dạng Text Box và Shape

Danh sách các mẫu hiệu ứng Text box

Thay đổi hướng văn bản trong Text Box Canh lề cho chữ

Thay đổi màu nền Thay đổi kiểu và màu đường viền

(2) Nhóm các đối tượng:

Nhấn giữ phím Shift + click chuột vào các đối tượng cần chọn

(3) Phân rã đối tượng:

Chọn đối tượng cần phân rã Nhấn chuột phải chọn Group

Chọn UnGroup

6 Chèn các đối tượng trong SmartArt:

Thay đổi màu nền cho chữ Thay đổi kiểu và màu đường viền Tạo hiệu ứng cho chữ

a) Chỉnh sửa SmartArt:

Chọn Smart cần chỉnh sửa Click thẻ Design

b) Hiệu chỉnh nội dung SmartArt:

Thay đổi ô nội dung bằng các đối tượng vẽ

Thay đổi kích thước ô nội dung đang chọn

Các chức năng còn lại tương tự như Shape và Text Box

7 Tạo ghi chú:

a) Footnote:

Là những ghi chú nhỏ kế bên văn bản, thường nằm ở cuối mỗi trang

Click thẻ References

Nhập nội dung ghi chú

Lưu ý: Trong một văn bản đánh dấu ghi chú bắt đầu bằng số 1, 2, 3,

b) Endnote:

Là những ghi chú nhỏ kế bên văn bản, thường nằm ở trang cuố cùng của văn bản

Click thẻ References

Nhập nội dung ghi chú

theo)

Hộp thoại Printed Wartermark

Chọn chú thích mún xóa Click Review

b) Để xóa tất cả chú thích trong văn bản:

13 Kiểu trình bày và mục lục:

a) Tạo mới kiểu trình bày:

Click Home

Hộp thoại Creat New Style from Formating

b) Sửa đổi kiểu trình bày:

Chọn kiểu trình bày muốn hiệu chỉnh Nhấn chuột phải Chọn Modify

Hộp thoại Modify Style hiển thị Nhấn Format để chỉnh sửa

Minh họa:

c) Xóa kiểu trình bày:

Khi xóa kiểu trình bày đoạn đang sử dụng trong văn bản, tất cả các đoạn có sử dụng kiểu trình bày này sẽ định dạng lại theo kiểu trình bày Normal

D TẠO MỤC LỤC:

Bước 1:

Đưa chuột đến vị trí tiêu đề cần tạo mục lục Click References

Click Add Text trong nhóm Table of Conntents Chọn Level thích hợp cho tiêu

đề đang chọn

Bước 2: Chọn Table of Contents :

Click References Click chọn Insert Table of Contents

 Hộp thoại hiển thị:

1 Cập nhật mục lục:

Click References Click

Hộp thoại Update Table of Contents

Chỉ cập nhật số trang

Cập nhật cả số trang và nội dung

E TRỘN THƯ:

Để thực hiện trôn thư cần phải có hai tập tin:

 Tập tin mẫu (Main Document) thường là các thư mời,giấy chứng nhận, ….trong đó có một số thông tin thay đổi cần để trống như: họ tên, địa chỉ,…

 Tập tin nguồn (Data Source): chứa thông tin sẽ điền vào vị trí còn trống trong tập tin mẫu (tập tin nguồn thường được thiết lập trên Excel, cơ sở dữ liệu Outlock)

Các bước trôn thư:

Người dùng chưa có tập tin nguồn:

Bước 1: tạo tập tin dữ liệu nguồn

Click Maillings Click

Hộp thoại New Address hiển thị Click Customize Columns

Hộp thoại Customize Address List hiển thị chọn tên các trường (cột) trong Filed Name và nhấn Delete để xóa

Nhập nội dung các dòng dữ liệu vào và nhấn OK

 Bước 2: Soạn thảo tài liệu mẫu

 Bước 3: Thực hiện trộn mẫu tin vào thư mẫu

Click Maillings Click

Hộp thoại Mail Merge hiển thị

Các bước thực hiện từ Step 1of 6 đến step 6 of 6 khá phức tạp nên các bạn xem kĩ giáo trình Tin học đại cương/Chương 3/ Trang 183

 Người dùng đã có tập tin nguồn:

 Bước 1:

Click Maillings Click

Chọn Use Existing List

 Bước 2: Soạn thư mẫu

 Bước 3: Thực hiện trộn thư:

Sau khi soạn xong thư mẫu, đưa chuột vào vị trí cần chèn và chọn nút Insert Merge Filed và chọn trường dữ liệu cần chèn tương ứng

III MICROSOFT EXCEL

A HÀM THỐNG KÊ:

=Sum(vùng cần thống kê): dùng để tính TỔNG giá trị là kiểu số của các ô trong vùng

dữ liệu cần thống kê

 Công thức: Sum ( number 1, [number 2], … )

Ví dụ:Cho bảng “Thanh toán lương Tháng 10″ năm 20xx của Công ty A Hãy tính tổng tiền lương của tất cả Nhân viên Công ty A tại ô E13

- Áp dụng hàm tính tổng Sum trong trường hợp này Tại ô E13 có công thức: =

Sum(E5:E12) Trong công thức trên: E5:E12 là vùng cần tính tổng

=Count(vùng cần đếm): Chỉ đếm các ô là số

 Công thức: Count (value 1,[value 2],…)

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu sau Hãy đếm số ô có chứa dữ liệu là số trong bảng đó Công thức tại

ô Kết quả E12 sẽ là: E12 = Count(A4:E10)

=Counta(vùng cần đếm): Ô khác rỗng Đếm cho cả số và chuỗi

 Công thức: Counta (value 1, [value 2],…)

Ví dụ: Cho bảng Dữ liệu sau đây Hãy đếm các ô có chứa dữ liệu trong bảng đã cho.Công thức tại ô Kết quả như sau: E12 = Counta (A4:E10)

B HÀM ĐIỀU KIỆN:

=IF(Điều kiện, giá trị đúng, giá trị sai)

Giải thích:

 Điều kiện: Là một điều kiện so sánh để chọn 1 trong 2 giá trị là giá trị đúng hoặc giá trị

sai Điều kiện so sánh phải là một biểu thức so sánh ví dụ: A>B

 Giá trị đúng: Là giá trị trả về khi điều kiện so sánh là đúng

 Giá trị sai: Là giá trị trả về khi điều kiện so sánh là sai

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu như bên dưới Hãy điền giá trị cho cột “KẾT QUẢ“ Biết rằng: Nếu

Điểm trung bình (ĐTB) lớn hơn hoặc bằng 5 thì là “ĐẬU“, ngược lại là “TRƯỢT“

C HÀM THỐNG KÊ CÓ ĐK:

= Sumif(cột chứa đk, đk, cột tính tổng): Tính tổng theo 1 đk

 Công thức: Sumif (range, criteria, sum_range)

Sumif (Vùng chứa dữ liệu so sánh với điều kiện, Điều kiện, Vùng cần tính tổng)

Ví dụ: Cho bảng tính như mẫu bên dưới Hãy tính tổng lương cho Phòng Ban là "Kế hoạch" tại ô E15

-Áp dụng hàm Sumif để tính tổng lương cho phòng ban Kế hoạch tại ô E15 ta có:

 Range 1: Vùng chứa dữ liệu so sánh với điều kiện 1 (Criteria 1)

 Criteria 1: Điều kiện 1

 Range 2: Vùng chứa dữ liệu so sánh với điều kiện 2 (Criteria 2)

 Criteria 2: Điều kiện 2

Ví dụ: Cho bảng tính như mẫu bên dưới Hãy tính tổng thành tiền cho sản phẩm “Laptop” có

Loại “A” tại ô C14

- Áp dụng hàm Sumifs để tính tổng thành tiền cho sản phẩm “Laptop” có Loại “A”

tại ô C14=SUMIFS(E2:E7,A2:A7,"A",B2:B7,"Laptop"

=Countif(cột chứa đk (cột cần đếm), đk): Đếm theo 1 đk

 Công thức: Countif (range, criterial)

Giải thích:

 range – Vùng điều kiện chứa điều kiện cần đếm

 criterial – Điều kiện Điều kiện có thể là số, biểu thức, tham chiếu ô hay chuỗi văn bản để xác định ô sẽ được đếm Có thể kết hợp các ký tự đặt biệt trong điều kiện: ? đại

diện 1 ký tự, * đại diện nhiều ký tự

Ví dụ: Cho bảng Dữ liệu sau Hãy thống kê số học sinh trong lớp theo bảng Xếp loại học sinh

- Áp dụng hàm Countif vào trường hợp này, ta có Kết quả tại ô C17 như sau:

 Công thức: Countifs (range 1, criteria 1, range 2, criteria 2, range 3, criteria 3, …)

Ví dụ: Cho bảng Dữ liệu sau Hãy thống kê:

 TH1: Số học sinh Nam có học lực Giỏi tại B8

 TH2: Số học sinh Nữ có Điểm >= 5 tại ô B9

- Áp dụng hàm Countifs vào TH1, ta có Kết quả tại ô B8 như sau:

= Countifs(B2:B6,”X“,D2:D6,”Giỏi“) => Kết quả trả về là 2 (học sinh)

- Áp dụng hàm Countifs vào TH2, ta có Kết quả tại ô B9 như sau:

= Countifs(C2:C6,”X“,E2:E6,”>=5“) => Kết quả trả về là 1 (học sinh)