XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU

Microsoft Access 2010 Chương 2: XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU Xây dựng sở liệu công việc quan trọng toàn qui trình phát triển ứng dụng Access Một sở liệu thiết kế xây dựng tốt thuận lợi trình phát triển ứng dụng 2.1 Khái niệm sở liệu Access Một sở liệu Access bao gồm tập hợp bảng liệu có quan hệ chặt chẽ, phù hợp để phục vụ lưu trữ liệu cho ứng dụng quản lý Ví dụ: Một sở liệu Quản lý sinh viên bao gồm tập hợp bảng liệu: SinhVien, DM_Khoa, MonHoc, KetQua kết nối cách phù hợp phục vụ việc lưu trữ liệu cho ứng dụng quản lý sinh viên Cấu trúc sở liệu quản lý sinh viên Access mô tả sau: 2.2 Bảng liệu (Table) 2.2.1 Khái niệm Bảng (Table): Là thành phần sở liệu MS Access đối tượng quan trọng nhất, dùng để lưu trữ liệu, bảng lưu trữ thông tin đối tượng quản lý Một bảng gồm có nhiều cột (field) nhiều hàng (record) Cột (Field) : Mỗi field (field cột) bảng chứa loại liệu nhất, lưu trữ thuộc tính đối tượng Trong bảng phải có field Ví dụ: Bảng SinhVien, lưu trữ thông tin đối tượng sinh viên, gồm field MaSV, HoSV, TenSV, Phai, NgaySinh, NoiSinh, MaKhoa, HocBong Các Field biểu diễn thông tin sinh viên Record ThS Dương Thành Phết Trang 23 Microsoft Access 2010 Dòng (Record): Là thể liệu field bảng Trong bảng có record có nhiều records Trong bảng liệu record không trùng lắp 2.2.2 Khóa (Primary key) Khóa bảng nhiều field kết hợp mà theo Access xác định record bảng Dữ liệu field khóa không trùng không rỗng Thông thường, bảng nên có khóa để tạo quan hệ bảng sở liệu để MS Access tự động kiểm tra ràng buộc liệu người dùng nhập liệu Ví dụ: Trong bảng sinh viên Mã sinh viên xác định sinh viên Khóa Khi field nhiều field kết hợp định khóa Access tự động tạo mục cho chúng Khi nhập liệu, Access tự động kiểm tra khóa không cho phép trùng lắp, không rỗng 2.2.3 Khóa ngoại (Foreign key) Khóa ngoại field hay nhóm field record bảng, trỏ đến khóa record khác bảng khác Thông thường, khóa ngoại bảng trỏ đến khóa bảng khác Dữ liệu field khóa ngoại phải tồn field khóa mà trỏ tới Khóa ngoại dùng để tạo quan hệ bảng sở liệu ThS Dương Thành Phết Trang 24 Microsoft Access 2010 2.3 Cách tạo bảng 2.3.1 Tạo bảng chức Table Design Bước 1: Trong cửa sổ làm việc Access, Ribbon, Click Tab Create, nhóm lệnh Table, Click nút lệnh Table Design, xuất cửa sổ thiết kế bảng gồm thành phần: - Field Name: định nghĩa fields bảng - Data Type: chọn kiểu liệu để lưu trữ liệu field tương ứng - Description: dùng để thích ý nghĩa field - Field Properties: thiết lập thuộc tính Field, gồm có hai nhóm: + General: phần định dạng liệu cho field cột Field Name + Lookup: phần quy định dạng hiển thị / nhập liệu cho Field Bước 2: Trong cửa sổ thiết kế, thực công việc sau: - Nhập tên field cột field Name, chấp nhận khoảng trắng, không phân biệt chữ hoa, chữ thường Nên nhập tên field theo tiêu chí: Ngắn gọn, dễ nhớ, gợi nghĩa, khoảng trắng - Chọn kiểu liệu cho field cột Data Type - Chú thích cho field cột Description - Chỉ định thuộc tính cho field khung Field Properties Bước 3: Xác định khóa cho bảng: - Đặt trỏ field chọn làm khóa (hoặc chọn field đồng thời làm khóa) ThS Dương Thành Phết Trang 25 Microsoft Access 2010 - Click nút Primary Key công cụ Table (Table Tools), Click phải tên field, chọn lệnh Primary key Bước 4: Lưu bảng vừa tạo cách: - Click vào nút Quick Access - Nhập tên cho bảng hộp thoại Save as hình (trong trường hợp Table tạo, chưa đặt tên) Lưu ý: Nếu bảng chưa đặt khóa Access hiển thị hộp thoại thông báo: + Nhấn nút Cancel để trở lại cửa sổ thiết kế, đặt khoá cho bảng + Nhấn nút No để lưu mà không cần đặt khóa chính, đặt sau + Nhấn nút Yes để Access tự tạo khoá có tên ID, kiểu Autonumber 2.3.2 Tạo bảng chế độ Datasheet View Có thể tạo bảng cách định nghĩa trực tiếp cột chế độ DataSheet View sau: - Trong cửa sổ làm việc Access, chọn Tab Create Ribbon, nhóm lệnh Table, Click nút Table, xuất bảng chế độ Datasheet View ThS Dương Thành Phết Trang 26 Microsoft Access 2010 - Thanh Ribbon chuyển sang Tab Field với nhóm lệnh Add & Delete giúp bạn chọn kiểu liệu cho Field thêm Field vào bảng - Đặt trỏ ô bên Field (Click to Add), sau chọn kiểu liệu nhóm Add & Delete Ribbon Hoặc Click chuột Click to Add, chọn kiểu liệu menu Có thể Click nút More Fields để chọn kiểu liệu khác - Nhập tên cho Field - Tạo Field tính toán: - Khi thiết kết bảng chế độ DataSheet View, bạn tạo Field mà kết biểu thức tính toán từ Field trước, cách: + Click tiêu đề Click to Add Field hình + Chọn lệnh Calculated Field, xuất cửa sổ Expression Builder + Nhập biểu thức tính toán 2.4 Các kiểu liệu Trong access Field nhận kiểu liệu sau: TT Mô tả Kiểu liệu Độ lớn Text Xâu ký tự Dài tối đa 255 ký tự Memo Xâu ký tự Dài tối đa 65.535 ký tự Number Số nguyên, thực Dài : , 2, Byte Date/time Ngày tháng/giờ Byte Currency Tiền tệ Byte ThS Dương Thành Phết Trang 27 Microsoft Access 2010 AutoNumber Số nguyên tự động đánh số bytes Yes/No Kiểu Logic Dữ liệu nhận giá trị True/False OLE Object Đối tượng Hình ảnh, âm thanh, đồ họa Hyperlink Dữ liệu field link Tối đa 1GB 10 Lookup Wizard Cho phép chọn giá trị từ danh sách giá trị trường bảng khác 11 Attachment Đính kèm liệu từ chương trình khác, nhập văn liệu số Để thay đổi định dạng mặc định kiểu liệu môi trường Window, chọn Start → Control Panel → Regional and Language → Customize (Additional Settings Windows 7, 8) - Tab Numbers để thay đổi định dạng số dấu thập phân, phân cách hàng ngàn… - Tab Date/Time để thay đổi định dạng ngày/giờ - Tab Currency để thay đổi đơn vị tiền tệ 2.5 Các thuộc tính Field 2.5.1 Field Size Quy định kích thước field, tuỳ thuộc vào kiểu liệu Chỉ có hiệu lực với Field có kiểu Text Number - Dữ liệu kiểu Text: giới hạn kích thước từ 0- 255 ký tự, mặc định 50 ký tự - Dữ liệu kiểu Memo: giới hạn kích thước từ 0- 65.535 ký tự - Đối với kiểu liệu Number: kiểu Number bao gồm số kiểu con, giới hạn kích thước kiểu Number xác định kiểu ThS Dương Thành Phết Trang 28 Microsoft Access 2010 Field size Miền giá trị Số lẻ tối đa 0-255 -32768-32768 -214783648-214783648 Single -3.4x1038-3.4x1038 Double -1.79x10308-1.79x10308 15 Decimal -1028-1-1028-1 20 Byte Integer Long integer 2.5.2 Decimal Places Quy định số chữ số thập phân (chỉ sử dụng trường hợp số có dạng Single, Double) Đối với kiểu Currency, Fixed, Percent luôn decimal places 2.5.3 Format Quy định dạng hiển thị liệu hình máy in, phụ thuộc vào kiểu liệu Có thể chọn định dạng Access cung cấp sẵn tạo chuỗi ký tự định dạng riêng  Định dạng liệu kiểu Text Ký tự định dạng Tác dụng @ Chuỗi ký tự > Đổi toàn ký tự chữ hoa < Đổi toàn ký tự chữ thường “Chuỗi ký tự” Chuỗi ký tự dấu nháy \ Ký tự nằm sau dấu \ [Black] [White] [Red] [Green] Màu (ký hiệu màu theo sau [Blue] [Yellow] [Magenta] [Cyan] ký tự định dạng chuỗi phía trên) Ví dụ: Định dạng Dữ liệu nhập Hiển thị @@@-@@-@@@ 12345678 123-45-678 > Nguyễn Thái Sơn NGUYỄN THÁI SƠN < Nguyễn Thái Sơn nguyễn thái sơn ThS Dương Thành Phết Trang 29 Microsoft Access 2010  Định dạng liệu kiểu Number Ký tự Tác dụng General Number Hiển thị số nhập vào Currency Có dấu phân cách, dấu thập phân ký hiệu tiền tệ Fixed Hiển thị giống cách định dạng Regional Setting Control Panel, phần số lẻ thập phân phụ thuộc vào Decimal Giống dạng Fixed, có dấu phân cách Standard hàng ngàn Hiển thị số dạng phần trăm (%) Percent Scientific Hiển thị số khoa học Ví dụ: Dạng Dữ liệu nhập vào General Number 1234.5 1234.5 Currency 1234.5 $1,234.50 Fixed 1234.5 1234.5 Standard 1234.5 1,234.5 Percent 0.123 12.30% Scientific 1234.5 1.23E+03 Hiển thị  Các ký tự định dạng liệu kiểu số Ký tự Tác dụng (period) Dấu chấm thập phân ,(comma) Dấu phân cách ngàn Số (0-9) # Số khoảng trắng (blank) $ Dấu $ % Phần trăm E+E-e+e- Số dạng khoa học Khoảng trắng(blank) Khoảng trắng ThS Dương Thành Phết Trang 30 Microsoft Access 2010  Định dạng liệu kiểu Data/Time + Các định dạng Access cung cấp sẵn Dạng Ví dụ Hiển thị General Ngày, Giờ 12/11/2013, 15:40:50 PM Long Date Thứ, Ngày tháng, Năm Tuesday, 12 November, 2013 Medium Date Ngày-Tháng-Năm 12-11-13 Short Date Ngày/Tháng/Năm 12/11/13 Long Time Giờ: Phút: Giây 15:40:50 AM AM/PM Medium Time Giờ: Phút AM/PM 15:40 AM Short Time Giờ: Phút 15:40 + Các ký tự định dạng Ký tự : (colon) Định dạng Dấu phân cách / dấu phân cách ngày Dấu phân cách ngày d Ngày tháng (1-31) dd Ngày tháng (01-31) ddd Ngày tuần (Sun-Sat) dddd Thứ tuần (Sunday-Saturday) w Ngày tuần (1-7) ww Tuần năm (1-54) m Tháng (1-12) mm Tháng (01-12) mmm Tháng (Jan-Dec) mmmm Tháng (January-December) q Quý năm (1-4) y Ngày năm (1-336) yy Năm (1-99) yyyy Năm (0001-9999) h Giờ (0-23) n Phút (0-59) nn Phút (00-59) ThS Dương Thành Phết Trang 31 Microsoft Access 2010 s Giây (0-59) ss Giây (00-59) AM/PM, am/pm, Trước 12h sau 12h A/P, AMPM  Định dạng kiểu liệu Yes/No Định dạng Ý nghĩa Yes/No Đúng/ sai True/ False Đúng/ sai On/ Off Đúng / sai Chuỗi ký tự định dạng kiểu Yes/No gồm phần: First; Second; Third - First: bỏ trống, định dạng mục không ảnh hưởng đến liệu kiểu Yes/No - Second: field hợp nội dung field mang giá trị - Third: field hợp nội dung field mang giá trị sai Ví dụ: Chuỗi định dạng Hiển thị Field (True) Field (False) ; “Nam”; “Nữ” Nam ; “Biên chế”; “ ” Biên chế Nữ 2.5.4 Input Mask (Mặt nạ nhập liệu) Quy định khuôn định dạng liệu Người sử dụng nhập liệu vào bảng bắt buộc phải tuân theo định dạng Chú ý: quy định Input Mask cho bảng, qui định áp dụng cho biểu mẫu (Form), truy vấn (Query), báo cáo (Report) Nếu muốn áp dụng cho riêng biểu mẫu báo cáo qui định Input Mask cho riêng biểu mẫu hay báo cáo Những field lúc qui định thuộc tính Format Input Mask, Access hiển thị theo dạng qui định Format hiển thị liệu Tuy nhiên điều chỉnh liệu thông qua biểu mẫu, Access dùng dạng thức qui định Input Mask ThS Dương Thành Phết Trang 32 Microsoft Access 2010 Các ký tự dùng định dạng Input Mask Ký hiệu Mô tả Ký tự số (0-9) bắt buộc Không dùng dấu cộng trừ (+,-) Ký tự số hay khoảng trắng (không bắt buộc), không cho phép dấu cộng trừ # Ký tự số hay khoảng trắng, cho dùng dấu +,- (mục không bắt buộc) L Ký tự chữ (A-Z) bắt buộc ? Ký tự chữ (A-Z) không bắt buộc A Mẫu tự hay ký số (mục bắt buộc) a Mẫu tự hay ký số (mục tùy ý) & Ký tự hay khoảng trắng (mục bắt buộc) C Ký tự hay khoảng trắng (mục tùy ý) .,:;-/ Dấu phân cách thập phân, hàng ngàn, ngày (theo Control Panel) < Chuyển tất thành chữ thường > Chuyển tất thành chữ hoa ! Canh trái Có thể kèm ký tự với Input Mask \ Ký tự theo sau hiển thị ký tự bình thường (Ví dụ: \A hiển thị A) Vài kiểu Input Mask thường dùng Ví dụ Input Mask (000) 000-0000 (206) 555-0248 (999) 999-9999 (206) 555-0248 hay ( ) 555-0248 (000) AAA-AAAA (206) 555-TELE #999 -20 >L????L?000L0 GREENGR339M3 hay MAY R 452B7 >L0L 0L0 T2F 8M4 00000-9999 98115- hay 98115-3007 >L