LỌC VÀ TÌM KIẾM TRÊN DANH SÁCH Đối với việc quản lý danh sách hay sở liệu Excel , thao tác xếp có nhu cầu tạo lập hiển thị danh sách khác từ danh sách ban đầu mà danh sách gồm dòng (record) thỏa số điều kiện người dùng tạo Chẳng hạng công việc quản lý hợp đồng bán hàng công ty ,bạn phải thường xuyên theo giỏi tình hình mua bán loại sản phẩm qua việc hiển thị danh sách khách hàng mua sản phẩm A ,sau đến sản phẩm B … Hoặc từ bảng thi tuyển sinh cần tạo danh sách học sinh giỏi ,danh sách học sinh trượt … Để giải công việc Excel chức AutoFilter AdvancedFilter giúp bạn thực cách nhanh chóng xác Chức AutoFilter Bằng số thao tác đơn giản ,AutoFilter nhanh chóng lọc danh sách gồm dòng thỏa điều kiện bạn đồng thờim ẩn phần lại danh sách hiển thị vùng chứa sở liệu danh sách ban đầu - Nhắp ô danh sách cần lọc - Vào menu Data, chọn lệnh Filter nhắp AutoFilter A Maõ KH RUBIMEX RUBIMEX RUBIMEX SAMACO SAMACO SAMACO VITICO B C D Ngày lập H Mã Số Số lượng 1/7 (all) 20 1/7 (TOP 10) 35 1/7 10 1/9 12 1/9 1/9/92 20 1/14/92 12 (Tại thời điểm lại xuất nút ∇ ô chứa tiêu đề cột ) -Nhắp mouse vào nút mũi tên cột mà nội dung chứa giá trị làm điều kiện lọc nhắp chọn giá trị làm điều kiện khung vừa xuất Lúc Excel lọc danh sách gồm record có giá trị chọn A B C D Mã KH Ngày lập H Mã Số Số lượng VITICO 1/14/92 24 DHP 1/29/92 35 SAMECO 1/30/92 12 SAMECO 1/30/92 20 (Nếu điều kiện lọc đặt nhiều vùng khác bạn lặp lại bước 3&4 cột lại) Ví dụ : Bạn lập lại A B C D thao tác tương tự Mã KH Ngày lập H Mã Số Số lượng cột ngày lập HĐ ñeå VITICO 24 (All) DHP 35 (Top)ch hiển thị danh sá (custom) SAMECO 12 công ty khách1/14/92 hàng 1/30/92 SAMECO 1/30/92 20 mua sản phẩm số ngày 1/29/92 Trong bước ,ngoài việc chọn giá trị cụ thể Excel số tùy chọn All ,Top,Custom … giúp nhiều trình lọc tìm kiếm chứng AutoFilter ♦ Ail :Trở trạng danh sách trước lúc chọn điều kiện lọc cột hành ♦ Blanks :Hiển thị dòng danh sách mà cột nàyn chưa nhập liệu ♦ Non Banks : ẩn dòng để trống ,chỉ liệt kê dòng có chứa liệu ♦ Top 10: Sẽ lọc danh sách gồm 10 record mà giá trị đạt chúng lớn mẩu tin lại Nếu ô hộp thoại Top 10 AutoFilter bạn chọn Bottom Excel hiển thị 10 record có giá trị cuối danh sách Ngoài bạn thay đổi giá trị ô lại để qui định số lượnf dòng hay tỉ lệ phần trăm (percent )các mẫu tin có giá trị đứng đầu cuối danh sách Ví dụ: Cần lọc danh sách có giá trị đứng đầu mà số dòng 15% so với danh sách ban đầu , bạn khai báo sau : ♦ Custom:Sử dụng trường hợp bạn phải lọc danh sách mà giá trị cột hành cần phải thỏa đến hai điều kiện … Nhưng với chức AutoFilter lúc bạn tạo hai điều kiện cột mà ,nếu cần áp dụng ba nhiều cột cần phải dùng chức Advanced Filter 2.Chức Advanced Filter Đây chức cao cấp Excel, với Advanced Filter bạn lọc danh sách mãu tin thoã điều kiện tương đối phức tạp Ví dụ từ danh sách kết thi tuyển sinh cần hiển thị học sinh nam giỏi môn toán học sinh nữ giỏi môn văn , hay từ sở liệu theo dõi hoạt động mua bán công ty cần lập mọt danh sách khách hàng mua sản phẩm A với số lượng 20 xét năm 1997 … Rõ ràng với yêu cầu bạn giải AutoFilter khó khăn Vậy Advanced Filter thực ? B1 Tạo bảng điều kiện Trước làm việc với chức Advanced Filter, cần phải tạo vùng điều kiện điều kiện đặt tương đối phức tạp liên quan đến nhiều cột hay nhiều vùng tin Sau điểm cần lưu ý tạo bảng điều kiện : Bảng điều kiện phải phạm vi danh sách hay sở liệu Dòng phải chứa tiêu đề cột cần đặt điều kiện Thông thường bạn nên tạo cách chép tiêu đề từ danh sách sở liệu ban đầu nhập vào mà không xác (có thể thừa khoảng trắng ) Excel không thực Ví dụ :Chúng ta cần lọc danh sách học sinh có điểm toán lý phải Vì điều kiện đặt liên quan đến cột toán lý nên dòng bảng điều kiện phải : Toán Lý Những dòng phía có tiêu đề cột chứa điều kiện ♦ Trong trường hợp phải thoã nhiều điều kiện lúc điều kiện phải đặt dòng Chẳng hạn , ví dụ bảng điều kiện sau : Toán >9 Hoá >9 ♦ Nghược lại , cần thoã điều kiện đưa điều kiện phải đặt khác dòng không đặt trống Ví dụ :lọc danh sách học sinh giỏi bảng điều kiện sau : Toán Lý >8 >8 Lưu ý :Điều kiện khai báo bảng điều kiện số (hoặc kèm theo toán tử so sánh := , < , > , < > , > = , < =)hay chuỗi (được dùng dấu ? để đại diện cac ký tự bất ký ) Trong trường hợp điều kiện đặt kết công thức , hàm … phải đánh dấu chọn mục Transition formula evaluation tab Transition thực đơn Tools – Options ô chứa tiêu đề cột cho điều kiện bạn để trống Ví dụ :Sau bảng điều kiện để lọc công ty khách hàng đặt mua sản phẩm A năm tháng cuối năm Mã SP A TRUE B2 Nhắp ô danh sách lựa phạm vi B3 Vào menu Data , Chọn lệnh Filter Và nhắp Advanced Filter xuất hộp thoại sau :