HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN lý CHẤT LƯỢNG

HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC MÔN: QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG ĐỀ TÀI HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG - GVHD : TS. NGÔ THỊ ÁNH - LỚP CH QTKD HƯỚNG NGHIÊN CỨU - NHÓM THÀNH VIÊN: Lê Thị Minh Tiến Lê Quốc Trường Mai Xuân Bình Phan Thị Như Quỳnh Nguyễn Minh Tuấn Lê Thị Tường Vi Tháng 08/2015 NHÓM 7 Page 1 HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG MỤC LỤC PHẦN I: NỘI DUNG DỊCH 1. TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG VÀ LÀM VIỆC NHÓM. Làm việc nhóm là một phần quan trọng đóng góp trong kết quả chung của công ty. Lý do là bởi vì làm việc trong tổ chức không mang tính cá nhân. Vì vậy, tăng hiệu quả làm việc nhóm và phát triển nó là một nhiệm vụ quan trọng. 1.1. NHÓM LÀ GÌ? Nhóm là những người có cùng chung mục tiêu. Những mục tiêu này là vô cùng quan trọng. Một vài ví dụ về một nhóm hiệu quả là các đội bong đá hay bóng rổ. Trong các môn thể thao này đội hay hơn là đội có nhiều cầu thủ biết gắn kết và hỗ trợ nhau hơn, hơn là một đội chỉ là một tập hợp của các cầu thủ giỏi. 1.2. LÝ DO TỒN TẠI CỦA NHÓM. Một nhóm giỏi thì tốt hơn là một nhóm các cá nhân giỏi. Đó là 1 trong những lý do cho sự tồn tại của nhóm. Các lý do khác:  Nhóm thỏa mãn các nhu cầu xã hội của các thành viên.  Hai người thì tốt hơn 1 người.  Một nhóm thì tốt hơn một tập hợp những người riêng lẽ.  Các thành viên trong nhóm quan tâm đến nhau, tin tưởng nhau nên luôn giúp đỡ nhau.  Nhóm giúp phát triển các mối quan hệ giao tiếp.  Giúp phát triển tiềm năng của các thành viên.  Chia sẻ bớt những áp lực. Một nhóm tốt được thành lập có thể tốt hơn các cá nhân riêng lẽ khi chúng ta thành lập nó đúng cách. Một nhóm không phải là một tập hợp các cá nhân. Một tập hợp các cá nhân sẽ trở thành một nhóm khi tồn tại các yếu tố sau:  Lý do tồn tại của nhóm là nhiệm vụ nhóm: Trong các nhóm hoạt động hiệu quả, các thành viên đều phải hiểu và đồng ý với nhiệm vụ của nhóm. NHÓM 7 Page 2 HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG  Các thành viên phải tuân thủ theo những nguyên tắc căn bản của nhóm: Một nhóm phải có những nguyên tắc căn bản, nó sẽ thiết lập các khuôn khổ để hướng tới nhiệm vụ của nhóm. Một nhóm các các nhân sẽ trở thành một nhóm khi có nhiệm vụ chung và các nguyên tắc hoạt động căn bản.  Phân chia quyền và trách nhiệm một cách công bằng: Một nhóm không có nghĩa là không có cấu trúc và quyền lực. Như một đội bóng thì phải có đội trưởng. Tuy nhiên, quyền và trách nhiệm cần phải được chia một các công bằng cho các thành viên trong nhóm.  Mọi người phải đáp ứng được sự thay đổi: Sự thay đổi luôn là một phần trong công việc - thậm chí mọi người còn mong chờ sự thay đổi. Tuy nhiên, nhiều người lại mong muốn chống lại nhựng sự thay đổi đó. Các thành viên trong nhóm cần giúp đỡ nhau thích nghi theo các sự thay đổi theo cách tích cực. 1.3 . HỌC CÁCH LÀM VIỆC CÙNG NHAU. Một nhóm các cá nhân riêng lẻ không phải là một nhóm. Các thành viên trong đó không tự nhiên hay có phép màu gì đó để họ có thể làm việc cùng nhau. Một trong những lý do mà các nhóm không làm việc tốt như họ nghĩ là vì lý do con người. Nếu không thực sự hiểu và giải quyết được những vấn đề đó, nhóm khó có thể thành công. Nhận dạng các thành viên trong nhóm:  Mọi người luôn tự hỏi họ phù hợp với vị trí nào trong tổ chức. Điều này dường như trở thành 1 xu hướng ở trong các công ty, tổ chức hay các nhóm. Mọi người luôn muốn được hòa nhập vào cùng với các thành viên khác, có tiếng nói và có được sự tin tưởng lẫn nhau, họ luôn lo sợ khi trở thành người ngoài. Một nhóm chỉ có thể hiệu quả khi các thành viên nghĩ rằng họ hợp với vị trí đó.  Mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm: Trước khi mọi người cùng làm việc cùng nhau, họ cần biết về lẫn nhau cũng như các mối quan hệ cho phép. Họ sẽ đi một chặng đường dài để hỗ trợ nhau. Thời gian sẽ giúp họ quen biết nhau và biết được những điểm chung.  Bản sắc trong tổ chức: Ở đây chúng ta đề cập đến 2 khía cạnh. Thứ nhất là làm sao nhóm phải hòa hợp trong tổ chức. Đây là một nhiệm vụ quan trong ở trong công ty. Nhóm liệu có thể hỗ trợ được các cấp quản lý cao hơn. Khía cạnh thứ 2 NHÓM 7 Page 3 HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG là làm sao các thành viên trong nhóm tạo mối quan hệ với các thành viên khác ở ngoài nhóm. Sự lo lắng này là đặc biệt quan trọng cho các nhóm chiến lược ở công ty trong việc giữ mối quan hệ đối với thành viên ngoài nhóm. Người ta lo ngại các thành viên trong nhóm sẽ có những tác động tiêu cực tới các thành viên khác. 2. XÂY DỰNG NHÓM VÀ THÚC ĐẨY NHÓM LÀM VIỆC 2.1. MỘT NHÓM XUẤT SẮC VÀ HIỆU QUẢ: Làm việc nhóm không phải là một chiếc chiều khóa vạn năng. Một nhóm điều hành kém có thể gây hại đến tổ chức và khả năng cạnh tranh tương ứng hơn khi không có nó. Một nhóm hiệu quả và suất sắc sẽ giúp tổ chức đạt được những thành công mong muốn. Để có được một nhóm xuất sắc, trưởng nhóm phải phát triển những điều sau của nhóm:  Khả năng hỗ trợ lẫn nhau: Trong nhóm, các thành viên dựa vào nhau để giải quyết các công việc của nhóm. Họ sẵn lòng hỗ trợ nhau, để đặt được hiệu quả tối đa cho nhóm và cải thiện năng suất của nhóm.  Thử thách: Một trưởng nhóm khôn ngoan sẽ đi tìm sự cân bằng trong mục tiêu, không quá cao cũng không quá thấp cho nhóm. Điều đó giúp nhóm có được thử thách nhưng không quá bị áp lực.  Các mục đích riêng lẻ: Một nhóm có một mục tiêu và nó nên hướng tới sứ mệnh của nhóm, Mục đích này nên là mục đích của mỗi thành viên cũng như là của toàn nhóm.  Sự tin tưởng: Nhóm trưởng cần phải xây dựng được sự tin tưởng: sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm và giữa chính nhóm trưởng với họ. Sẽ không thể làm việc tốt với một người nếu ban không tin tưởng họ và nếu không tin tưởng nhóm trưởng thì cũng không thể làm việc tốt được.  Sự tham gia: Nhóm trưởng sẽ chọn ra một người mà người đó sẽ là người thầm lặng giữ lại những ý kiến, sự băn khoăn, những đề nghị trong những cuộc thảo luận của nhóm. Cùng với đó, nhóm trưởng phải kiềm chế những người có khả năng tạo ra hiệu ứng domino trong các cuộc thảo luận. Một nhóm xuất sắc, là một nhóm mà mọi người đều đóng góp nhưng không có ai chiếm ưu thế. NHÓM 7 Page 4 HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG  Kỹ năng thành viên nhóm: Một nhóm suất sắc cần có những thành viên có khả năng ngăn chặn và giải quyết mâu thuẫn, và làm việc hợp tác để giải quyết vấn đề.  Trách nhiệm: Một nhóm suất sắc cần có những thành viên, họ là những người hiểu về mục tiêu của nhóm và mong đợi có trách nhiệm để lấy được mục tiêu. Tự đánh giá hiệu quả của nhóm là không đổi, và luôn cần phải cải tiến phát triển.  Những phần thưởng: Những nhóm suất sắc thưởng cho những thành công bằng cách tổ chức chúng. Nhóm trưởng sẽ có những ghi nhận và những phần quà cho những người tích cực và có đóng góp. 2.2. CẤU TRÚC VÀ KÍCH THƯỚC CỦA NHÓM: Nhóm nên được tạo nên bởi những người có khả năng hoàn thành mục tiêu của nhóm một cách trôi chảy và hiệu quả. Cấu trúc thích hợp của một nhóm phụ thuộc một phần vào phân loại nhóm trong các câu hỏi (đó có phải là một phòng ban cải tiến, một quy trình cải tiến, một lực lượng đặc nhiệm hay một dự án theo định hướng). Một nhóm là một kiểu phòng ban được cải tiến ví dụ như nhóm quy trình chất lượng được cấu trúc bởi nhân viên từ các phòng ban. Tuy nhiên kiểu nhóm là một quy trình cải tiến hay một lực lượng đặc nhiệm thương cản trở các phòng chức năng. Các thành viên cho các những nhóm kiểu này nên mở rộng cho các nhóm nhân viên khác nhau: quản lý, người giám sát, người làm việc bán thời gian, Một nguyên tắc nhỏ là càng có sự trộn lẫn nhiều thành viên ở các phòng ban khác nhau thì càng tốt. 2.3. CHỌN LỰA THÀNH VIÊN: Khi gom các thành viên lại thành một nhóm, bước đầu tiên là cần xác định được các thành viên tiềm năng. Điều này là tương đối quang trọng vì đôi khi số lượng thành viên tiềm năng nhiều hơn sô lượng thành viên thực tế cần. Sau khi có danh sách các thành viên tiềm năng, các ứng viên sẽ cố gắng thuyết phục và các thành viên trong nhóm sẽ chọn trong đó ra các thành viên mới cho nhóm của mình. Tuy nhiên cần chắc rằng là các thành viên mới đến từ nhiều bộ phận khác nhau. NHÓM 7 Page 5 HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 2.4. TRÁCH NHIỆM CỦA TRƯỞNG NHÓM: Hầu hết các nhóm đều có trưởng nhóm, người giám sát và nhân viên bán thời gian. Tuy nhiên phần lớn các trường hợp người có quyền điều hành lớn nhất trong nhóm là nhóm trưởng. Vậy nên, phần lớn các nhóm trưởng đều không phải là các nhân viên bán thời gian, ít nhất đó phải thành viên thường xuyên của nhóm. Trước hết, để chọn được nhóm trưởng là cần phải hiểu rõ được những nguyên tắc của nhóm và trách nhiệm của các thành viên. Nhóm trưởng nhất thiết phải có những yêu cầu sau:  Phải là cầu nối liên lạc giữa nhóm và công ty.  Là người phụ trách việc tổng hợp lại về thời gian, những vấn đề đưa ra trong cuộc họp, các tranh luận và các báo cáo. Thông thường thì nhóm trưởng sẽ chỉ đinh 1 vài thanh viên phụ trách việc đó trong các cuộc họp nhưng nhóm trưởng phải chịu trách nhiệm về việc phân phối và quản lý thời gian trong cuộc họp.  Như là một thành viên chính thức của nhóm nhưng phải ngăn chặn những hiệu ứng dây chuyền không tốt trong các cuộc tranh luận.  Đưa ra các đề nghị hay lời khuyên đối với các vấn đề nằm trong thẩm quyền và làm việc với các cấp lãnh đạo cao hơn về các vấn đề nằm ngoài thẩm quyền.  Là động lực, hướng dẫn là đầu tàu cho các thành viên khác trong nhóm. 2.5. CÁC THÀNH VIÊN KHÁC TRONG NHÓM: Ngoài nhóm trưởng, các nhóm cũng cần thêm có thêm 2 vị trí là thư ký và người cố vấn. Thư ký sẽ là người phân phối thời gian trong các cuộc họp, đưa ra các vấn đề cần thiết trong cuộc họp và tránh cuộc họp bị lạc đề. Người cố vấn là một phần quan trọng của nhóm và có các trách nhiệm sau:  Có trách nhiệm theo sát các hoạt động của nhóm như phản đối các sản phẩm không tốt hay phản đối các quyết đinh chưa chính xác.  Giúp nhóm trưởng phân phối công việc đến các thành viên một cách phù hợp và công bằng.  Giúp nhóm trưởng lên kế hoach và chuẩn bị cho các cuộc họp.  Giúp các thành viên trong nhóm biết cách thu thập , phân tích, trình bày các dữ liệu. NHÓM 7 Page 6 HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG  Giúp các thành viên biến các đề nghị của họ thành các bài thuyết trình cho các cấp lãnh đạo.  Giúp cho nhóm tập trung đạt hiệu quả tối đa trong con người, hoạt động và sản phẩm, và không ngừng cải tiến chúng. 2.6. TẠO LẬP HIẾN CHƯƠNG GIÀNH CHO NHÓM: Sau khi nhóm được thành lập, nhóm trưởng được chọn, thư ký được chỉ định và người cố vấn cũng được bầu lên, bước tiếp theo là chuẩn bị hiến chương cho nhóm. Đây là một bước vô cùng quan trọng trong hoạt động hàng ngày của nhóm. Hiến chương của nhóm sẽ chỉ ra lý do nhóm được thành lập và các nguyên tắc hoạt động căn bản của nhóm. Vì thế, Hiến chương gồm có 2 phần là sứ mênh và các nguyên tắc hoạt động cơ bản của nhóm. Nhiệm vụ của nhóm được viết trong một khoảng thời gian và có thể đo lường được. Một ví dụ về một sứ mệnh của nhóm. Mục đích của nhóm là là giảm thời gian từ khi nhận đơn hàng đến khi hoàn thành chúng, đồng thời nâng cao chất lượng của sản phẩm sẽ bàn giao. Câu sứ mệnh này đủ rộng để bao trùm toàn bộ hoạt động của nhóm và cho mọi thành viên không gian để làm việc. Câu này không chỉ rõ ra được bao nhiêu thời gian sẽ được giảm đi hay chất lượng sẽ gia tăng bao nhiêu. Điều này được quy đinh bởi nhóm (ví dụ như giảm 15% thời gian xử lý đơn hàng và tăng mức độ hài lòng của khách hàng lên 100% trong sáu tháng. Mục tiêu phải phù hợp với sứ mệnh và phải đinh lượng được trong một khoảng thời gian xác định) Đó là một ví dụ về sứ mênh trong dài hạn của nhóm, nhưng nó đủ để các thành viên trong nhóm hiểu rõ được phải đồng thời phát triển cả số lượng và chất lượng của sản phẩm. Đồng thời nó cũng phù hợp với nguyên tắc đơn giản. Mọi nhân viên phải hiểu được sứ mệnh của công ty. Nói là ngắn gon, đầy đủ ý và không dài dòng khó hiểu. Khi phát triển sứ mệnh của nhóm. Nhóm trưởng cần phải giữ được các điều kiện sau: thời hạn, sự thích hợp và sự đơn giản. Một câu sứ mệnh tốt sẽ là công cụ kết nốt mục đích của nhóm với toàn bộ công ty . Phần thứ 2 của hiến chương của nhóm là những nguyên tắc hoạt động cơ bản của nhóm được chấp hành bởi các thành viên trong nhóm để đạt được những mục tiêu chung. Những nguyên tắc hoạt động cơ bản này được xây dựng dựa trên những tính cách tích NHÓM 7 Page 7 HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG cực như trung thực, thật thà, độc lập, hỗ trợ, hợp tác, kiên nhẫn, sự đúng giờ, sự khoan dung, sự đa văn hóa, sự bền chí và quản trị mâu thuẫn. Những nguyên tắc hoạt động cơ bản của nhóm có thể được phát triển từ sự kết hợp những tính cách tích cực phù hợp như bằng những lời khuyên hay hỏi các thành viên về top 10 tính cách là gì. Ví dụ, quản trị mâu thuẫn khi đưa sang nguyên tắc hoạt động cơ bản của nhóm sẽ thành như sau: Chúng tôi thoải mái không đồng ý với nhóm, nhưng sẽ không khó chịu. Chúng tôi sẽ nổ lực ngăn chặn những mâu thuẫn có thể được sinh ra hoặc nhanh chóng giải quyết các mẫu thuẫn khi nó mới xuất hiện. Điều cuối cùng là hiến chương đôi khi là bao gồm mục tiêu của nhóm. Những nhóm tạm thời, hiến chương thường bao gồm mục tiêu của nhóm và những điều mà các thành viên vĩnh viễn không nên làm. Bởi vì những nhóm này được xây dựng nên tạm thời để hoàn thành một mục tiêu nào đó, nên những mục tiêu thường được bao gồm trong hiến chương của nhóm. Tuy nhiên, những mục tiêu của các nhóm dài hạn thường xuyên được hoàn chỉnh, sẽ tốt hơn khi tách 2 phần đó ra thành 2 phần của hiến chương. Phát triển mối quan hệ ngang hàng hỗ trợ lẫn nhau: Một nhóm làm việc hiệu quả khi các thành viên trong nhóm tích cực, hỗ trợ nhau trong công việc. Những điều đó đôi khi được gọi là quan hệ đồng nghiệp. Những điều đó có thể tạ nên sự khác biệt giữa một nhóm suất sắc và một nhóm bình thường:  Các thành viên cần hiểu rõ được giá trị của niềm tin, sự trung thực và sự đáng tin cậy. Các thành viên cần tin tưởng lẫn nhau và cần biết rằng họ có thể dựa vào nhau.  Giúp các thành viên tự tin thực hiện công việc.  Giúp các thành viên hiểu được áp lực của nhau trong công việc. Điều đó giúp cho các thành viên hỗ trợ nhau để có thể giảm bớt áp lực.  Giúp các thành viên hỗ trợ nhau trong công việc.  Giúp các thành viên nghĩ chúng ta thay vì tôi. Trên đây là những điều căn bản: quyền hạn, niềm tin, quan hệ, sự hỗ trợ nhau là những điều cơ bản tạo nên một nhóm mạnh. Những nguồn lực nào làm phát triển những yếu tố này cần được đầu tư để nhóm ngày cành mạnh hơn. 2.7. THÚC ĐẨY SỰ ĐA DẠNG TRONG NHÓM. Môi trường làm việc ở Mỹ đã trải quả một sự biến chuyển chưa từng có trước đây. Trước đây, đó là nơi làm việc của những người nam giới da trắng trung niên, môi trường NHÓM 7 Page 8 HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG làm việc bây giời còn có sự góp mặt của phụ nữ và các dân tộc khác. Điều đó có nghĩa là hiện nay người lao động đến từ mọi miền văn hóa khác nhau, các vùng đất khác nhau và các tầng lớp khác nhau. Do đó, họ có những giá trị khác nhau và những góc nhìn khác nhau. Trường hợp này là tốt hay xấu, điều đó phụ thuộc vào việc giải quyết nó như thế nào. Làm việc trong môi trường đa dạng và biến đó thành thế mạnh được biết đến như quản trị sự đa dạng. Khi sự đa dạng được quản trị đúng cách, trở ngại cho phụ nữ và các dân tộc khác bị loại bỏ trong môi trường làm việc. Bằng cách làm việc cùng nhau trong một nhóm quản lý tốt gồm cả nam- nữ, người già và người trẻ, các dân tộc khác nhau, mọi người có thể nhận thấy tiềm năng của sự đa dạng. Sự đa dạng trong nhóm có thể được phát triển bằng các chiến lược sau:  Tiếp tục đánh giá tình hình: Có sự quan hệ tốt giữa các thành viên khác nhau trong nhóm? Có sự làm sai lệch và rập khuôn giữa các thành viên trong nhóm? Cớ sự so sánh giữa các thành viên khác nhau về dân tộc về quyền lợi và trách nhiệm? Các yếu tố có thể làm suy yếu tình đông đội trong nhóm cần được phát hiện và giải quyết.  Cho các thành viên trong nhóm cơ hội được học: Con người vốn tự nhiên là không tin vào những người khác mình (có thể là khác biệt về giới tính, tuổi tác, dân tộc …). Và chỉ có làm việc với những người khác mình mới có thể giúp bạn vượt qua việc này. Nhưng chỉ vậy chưa đủ, chúng ta phải làm nhiều hơn để phá tan rào chắn này để gom các thành viên trong nhóm thành một nơi có thể hỗ trợ và bổ sung cho nhau. Các khóa học và các khóa huấn luyện sẽ giúp phát triển cảm giác và các đánh giá người khác được cung cấp. Các khóa học này sẽ giúp cho các thành viên không bị rập khuôn và các mối quan hệ được phát triển.  Để có được một kim loại tốt nhất với các tính năng ưu việt, ta cần hợp kim các kim loại khác nhau. Các đặc tính tốt các kim loại sẽ bổ sung cho nhau. Tương tự trong môi trường làm việc ngày nay, sự đa đạng về thành viên, dự quản lý đúng và sự học tập sẽ tạo ra một nhóm hiệu quả, một nhóm kiểu mẫu của thế giới. NHÓM 7 Page 9 HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 3. 4 PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN ĐỂ XÂY DỰNG ĐỘI NHÓM Xây dựng đội nhóm hiệu quả là một quá trình gồm bốn bước:  Đánh giá  Kế hoạch  Thực hiện  Đánh giá Để cụ thể hơn, nhóm nghiên cứu - xây dựng quy trình tiến hành dọc theo dòng sau đây: (a) đánh giá nhu cầu phát triển của đội ngũ (ví dụ, thế mạnh của mình và điểm yếu), (b) nhóm kế hoạch - hoạt động xây dựng dựa trên nhu cầu xác định, (c) thực hiện các nhóm lên kế hoạch - hoạt động xây dựng, và (d) đánh giá kết quả. Các bước được nêu rõ hơn trong các phần tiếp theo. 3.1. ĐÁNH GIÁ ĐỘI NGŨ CẦN: Nếu bạn là huấn luyện viên của một đội bóng chày về mà bạn biết về họ rất ít, điều đầu tiên bạn muốn làm là gì? Hầu hết các huấn luyện viên trong tình huống như vậy sẽ bắt đầu bằng việc đánh giá khả năng của đội bóng mới của họ. Chúng ta có thể đánh? Chúng ta có thể ném? Chúng ta có thể ra sân? Thế mạnh của chúng ta là gì? Với những câu hỏi đã trả lời, huấn luyện viên sẽ biết cách tiến hành tốt nhất với đội bóng - hoạt động xây dựng đội ngũ. Cách tiếp cận này cũng có thể được sử dụng tại nơi làm việc. Một sai lầm thường được thực hiện bởi các tổ chức đang bắt đầu xây dựng đội nhóm mà không cần phần đánh giá đầu tiên về nhu cầu phát triển của đội. Nguồn lực thường được giới hạn trong các tổ chức. Do đó, điều quan trọng là sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất có thể. Các tổ chức bắt đầu xây dựng hoạt động đội nhóm mà không đánh giá điểm mạnh và điểm yếu có nguy cơ lãng phí nguồn lực đã được nỗ lực để tăng cường đặc tính đó mạnh mẽ lên, đồng thời nhìn ra đặc điểm đó là yếu. Đối với các đội nhóm tại nơi làm việc để thành công họ cần phải có ít nhất là các đặc điểm sau: - Cần hướng dẫn thật dễ hiểu cho tất cả các thành viên - "Thành viên của nhóm" vào đội - Hoàn toàn hiểu và chấp nhận các biện pháp trách nhiệm Tính toán tôi cho thấy một công cụ có thể được sử dụng để đánh giá đội nhóm - xây dựng dựa trên nhu cầu của các nhóm làm việc. Nó bao gồm các tiêu chí sắp xếp trong ba loại NHÓM 7 Page 10 [...]... các thành viên trong nhóm biết trách nhiệm của mình 31 tất cả các thành viên trong nhóm biết trách nhiệm của tất cả các thành viên khác 32 tất cả các thành viên trong nhóm hiểu được quyền lực của mình trong đội nhóm và của tất cả các thành viên khác 33 tất cả các mục tiêu của nhóm được ưu tiên Hình 1 (Tiếp theo) NHÓM 7 Page 15 HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Năm trong số các nhóm tập trung... thành công, và ngược lại, về tác động có hại Đặc điểm hình 2 Tính cách đó thúc đẩy việc theo nhóm thành công Trung thực / liêm chính Lòng vị tha Đáng tin cậy Sự nhiệt tình Trách nhiệm Hợp tác NHÓM 7 Sáng kiến Kiên nhẫn Tháo vát Sự đúng giờ Chịu đựng /Nhạy cảm Sự bền chí Page 16 HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG NHÓM 7 Page 17 HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Trung thực / liêm chính Để... nhân Làm việc nhóm tốt nhất khi cả hai đội và thành tích cá nhân được công nhận và khi cả hai cá nhân và đồng đội được bồi thường NHÓM 7 Page 34 HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Lập kế hoạch và kiểm soát: Trong một tổ chức truyền thống , các nhà quản lý , giám sát kế hoạch và kiểm soát công việc Làm việc nhóm tốt nhất trong một khung cảnh mà trong đó các nhà quản lý và làm việc nhóm với nhau... chủ động trong việc di chuyển đội tới đích cuối cùng của nó 17 tất cả các thành viên trong nhóm kiên nhẫn với nhau 18 tất cả các thành viên trong nhóm đang tháo vát trong việc tìm cách để thực hiện nhiệm vụ của đội nhóm bất chấp những khó khăn 19 tất cả các thành viên trong nhóm là đúng khi đến các cuộc họp nhóm, các hoạt động khác trong nhóm, và thời hạn cuộc họp 20 tất cả các thành viên trong nhóm. .. dựng nhóm Công việc quan trọng nhất trong cuộc sống của người vận động viên đó là luyện tập Dù sao trong thể thao, vận động viên trong đội phải luôn tập luyện chăm chỉ Trong suốt quá NHÓM 7 Page 21 HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG trình luyện tập đó, HLV sẽ phát hiện và phát triển những điểm mạnh của các thành viên, đồng thời cũng giúp họ khắc phục những hạn chế Phát triển và xây dựng nhóm là... chóng lan NHÓM 7 Page 30 HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG rộng và dẫn đến các thành viên khác trong nhóm chọn nên theo bên nào Khi điều này xảy ra, toàn bộ nhóm sẽ được tập trung vào các cuộc xung đột hơn là cố gắng hiệu suất cao và liên tục cải tiến Khi các thành viên trong nhóm mang lại sự xung đột của họ đến trưởng nhóm, trưởng nhóm có thể bắt đầu với buổi hòa giải Việc hòa giải, các nhóm trưởng... đội nhóm của họ Kết luận này được dựa trên những phát hiện của Viện Năng lực cạnh tranh doanh nghiệp "Nghiên cứu (ICC) kéo dài cả năm, trong đó 10 tập trung đóng góp nhiều nhất để giúp mọi người làm việc tốt trong đội NHÓM 7 Page 14 HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 15 tất cả các thành viên trong nhóm sẽ hợp tác để có được sứ mệnh của nhóm nghiên cứu thực hiện 16 tất cả các thành viên trong nhóm. .. thầm tồn tại NHÓM 7 Page 25 HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 6 GIẢI QUYẾT MÂU THUẪN TRONG NHÓM Đoạn trò chuyện dưới đây xảy ra trong một buổi họp mà tác giả đã từng tham gia Các cuộc trò chuyện sau đây xảy ra trong một cuộc họp các tác giả đã từng tham gia Một CEO đã gọi tất cả nhân viên trong công ty của mình để đối phó vấn đề gián đoạn công việc Khi công ty muốn làm việc theo nhóm đã xảy ra... trong nhóm ứng phó với mâu thuẫn một cách tích cực Phản ứng tích cực cho cuộc xung đột là một trong những cách giải quyết cuộc xung đột, là cách thức xây dựng nhóm đoàn kết và hỗ trợ sứ mệnh của nhóm NHÓM 7 Page 27 HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Những phản ứng tiêu cực mang tính cá nhân thể hiện bằng những câu hỏi cá nhân không có ích, nhưng không cần thiết phải đến các thành viên khác trong nhóm. .. dựng đội nhóm này phải được giải thích nhiệm vụ của đội rõ ràng hơn Một nhóm số điểm trung bình của 3 về vấn đề này chỉ ra rằng một số thành viên hiểu nhiệm vụ và một NHÓM 7 Page 11 HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG số thì không Giải pháp này có thể đơn giản như người quản lý chịu trách nhiệm hoặc trưởng nhóm ngồi xuống với đội, mô tả nhiệm vụ và ứng phó với những câu hỏi từ các thành viên nhóm Mặt