v5048

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 LờI NóI ĐầU Hoạt động kiểm toán ra đời là một tất yếu khách quan mang tính quy luật của nền kinh tế thị trờng. Với chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến, kiểm toán không chỉ tạo niềm tin cho ngời quan tâm mà còn góp phần hớng dẫn nghiệp vụ, củng cố nề nếp tài chính, nâng cao hiệu quả kinh doanh cho các đơn vị đợc kiểm toán. Do đó, mặc dù mới ra đời nhng kiểm toán đã trở thành một lĩnh vực, một ngành nghề có vị trí ngày càng cao trong xã hội. Một trong những vấn đề luôn đợc các nhà quản lý quan tâm là cơ cấu nhân sự trong doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức nhân sự không chỉ liên quan đến vấn đề chi phí tiền lơng khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh mà còn phản ánh trình độ, năng lực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, trong mọi cuộc kiểm toán, chu trình tiền lơng và nhân viên luôn đợc coi là trọng yếu . Nhận thức tầm quan trọng của vấn đề trên, trong thời gian thực tập tại Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học( AISC )em đã đi sâu tìm hiểu và nghiên cứu đề tài: Hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính tại Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học" Luận văn tốt nghiệp này với mục đích là kết hợp lý luận đợc học taị trờng đại học và hoạt động thực tế của công ty kiểm toán đợc chia thành ba phần chính: Chơng I: Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính. Chơng II: Thực trạng kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học thực hiện. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Chơng III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty AISC thực hiện. Trong quá trình nghiên cứu đề tài, em đã sử dụng kết hợp các phơng pháp nghiên cứu quan hệ biện chứng giữa kiểm toán và tổ chức quản lý, ph- ơng pháp toán học, thống kê kinh tế, phơng pháp mô tả và phân tích sơ đồ, để minh họa cho bài viết. Do giới hạn về thời gian và phạm vi nghiên cứu, cũng nh giới hạn về nhận thức nên bài viết này còn nhiều thiếu sót. Em mong nhận đợc sự chỉ bảo của thầy cô cũng nh các anh chị trong Công ty để bài viết này đợc hoàn thiện hơn. Em xin cảm chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 29 tháng 05 năm 2005 Sinh viên thực hiện Quách Thị Thu Nga Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Chơng I Cơ sở Lý luận về kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán trong báo cáo tài chính 1.1.1. Khái niệm, vai trò và chức năng của chu trình tiền lơng và nhân viên Muốn cho quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp tiến hành thờng xuyên liên tục, thì một vấn đề thiết yếu là phải bảo đảm tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con ngời bỏ ra phải đợc bồi hoàn dới dạng thù lao lao động. Mác từng nói: Lao động sáng tạo ra giá trị hàng hoá nhng bản thân nó không phải là hàng hoá và không có giá trị. Cái mà ng- ời ta gọi là giá trị lao động thực tế là giá trị sức lao động Trong nền kinh tế hàng hoá, thù lao lao động đợc biểu hiện bằng thớc đo giá trị gọi là tiền l- ơng. Nh vậy, tiền lơng là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho ngời lao động theo thời gian, khối lợng công việc, lao vụ mà ngời lao động đó đã đóng góp cho doanh nghiệp. Nhận thức rõ vai trò của tiền lơng trong việc phát triển nền kinh tế quốc dân. Tại Hội nghị lần thứ bảy Ban chấp hành Trung ơng khóa VIII đã khẳng định: tiền lơng gắn liền với sự phát triển kinh tế xã hội của đất n- ớc, trả lơng đúng cho ngời lao động chính là thực hiện đầu t cho phát triển; đóng góp phần quan trọng làm lành mạnh, trong sạch đội ngũ cán bộ. Bảo đảm giá trị thực của tiền lơng và từng bớc cải thiện theo sự phát triển kinh tế xã hội. Với những lý do trên, kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên thờng đợc kiểm toán viên chú trọng trong khi tiến hành các cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 1.1. chu trình tiền lơng và nhân viên với vấn đề kiểm toán Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Các chức năng cơ bản của chu trình tiền lơng và nhân viên Thuê mớn và tuyển dụng nhân viên: Việc tuyển dụng và thuê mớn nhân viên đợc tiến hành bởi bộ phận nhân sự (thờng là Phòng nhân sự hay Phòng tổ chức cán bộ). Tất cả những trờng hợp tuyển dụng và thuê mớn đều đợc ghi chép trên một bản báo cáo đợc phê duyệt bởi Ban giám đốc. Bản báo cáo này cần phải ghi rõ về phân công vị trí và trách nhiệm công việc, mức l- ơng khởi điểm, các khoản thởng, các khoản phúc lợi và các khoản khấu trừ đ- ợc phê chuẩn. Báo cáo đợc lập thành hai bản, một bản dùng để vào sổ nhân sự và Hồ sơ nhân viên lu ở Phòng nhân sự, bản còn lại đợc gửi sang Phòng kế toán tiền để làm căn cứ tính lơng. Việc phân chia tách bạch giữa chức năng nhân sự với chức năng thanh toán tiền lơng là hết sức cần thiết nhằm giảm thiểu rủi ro của việc thanh toán lơng cho những nhân viên khống. Chỉ có Phòng nhân sự mới có quyền đa thêm danh sách nhân viên vào sổ nhân sự và chỉ có Phòng kế toán tiền lơng mới có quền và nghĩa vụ thanh toán lơng cho ngời lao động. Việc phân chia trách nhiệm này sẽ hạn chế nhân viên của Phòng nhân sự làm Hồ sơ nhân viên giả, hơn nữa nhân viên của Phòng kế toán chỉ có thể thanh toán lơng cho những nhân viên có tên trong danh sách của Phòng nhân sự với mức lơng đã đợc ấn định cụ thể. Phê duyệt các thay đổi của mức lơng, bậc lơng, thởng và các khoản phúc lợi: Những thay đổi mức lơng, bậc lơng, thởng và các khoản đi kèm th- ờng xảy ra khi nhân viên đợc thăng chức, thuyên chuyển công tác hoặc tăng bậc tay nghề . Tuy nhiên, tất cả các sự thay đổi đó phải đợc ký duyệt bởi Phòng nhân sự hoặc ngời có thẩm quyền trớc khi ghi vào sổ nhân sự. Việc kiểm soát đối với những thay đổi này nhằm đảm bảo tính chính xác về các khoản thanh toán tiền lơng. Bộ phận nhân sự cũng cần phải công bố những trờng hợp đã mãn hạn hợp đồng, bị đuổi việc hoặc thôi việc nhằm tránh tình trạng những nhân viên đã rời khỏi công ty rồi nhng vẫn đợc tính lơng. Theo dõi, tính toán thời gian lao động và khối lợng công việc sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành. Sau khi đã tuyển dụng đợc một số nhân viên theo yêu cầu, doanh nghiệp phải thực hiện theo dõi chấm công, tính và trả l- Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 ơng cho những nhân viên đó. Việc ghi chép phản ánh kịp thời, chính xác thời gian thực tế hay khối lợng công việc, lao vụ hoàn thành của từng ngời lao động có ý nghĩa rất lớn trong quản lý lao động và tiền lơng. Đây chính là căn cứ để tính lơng, thởng và các khoản trích theo lơng cho cán bộ công nhân viên. Chứng từ ban đầu đợc sử dụng hạch toán thời gian lao động hoặc khối lợng công việc hoàn thành tại doanh nghiệp đang áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam là Bảng chấm công (mẫu số 02- LĐTL- Chế độ chứng từ kế toán) và Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành (mẫu số 06- LĐTL- Chế độ chứng từ kế toán), Hợp đồng giao khoán (mẫu số 08- LĐTL- Chế độ chứng từ kế toán). Ngoài ra, doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ khác có liên quan nh Thẻ thời gian, Giấy chứng nhận nghỉ ốm, nghỉ phép . làm chứng từ cơ sở để hạch toán lơng cho ngời lao động. Thông thờng, Bảng chấm công đợc lập riêng cho từng bộ phận (sản xuất, phòng, ban, tổ, nhóm .) và dùng cho một kỳ thanh toán (thờng là một tháng). Mỗi phòng ban hay tổ sản xuất đều có một ngời thực hiện giám sát, ghi chép thời gian làm việc thực tế hoặc khối lợng sản phẩm hoàn thành của mỗi ngời lao động và Bảng chấm công đợc đặt tại một địa điểm công khai để tất cả nhân viên đều có thể xem và giám sát thời gian lao động của mình. Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao hoặc lao vụ hoàn thành là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành của cá nhân, đơn vị ngời lao động, đợc lập bởi ngời giao việc, có đầy đủ chữ ký của các bên và ngời kiểm tra chất lợng. Hợp đồng giao khoán là bản ký kết giữa ngời giao khoán và ngời nhận khoán về một lợng công việc cụ thể, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện hợp đồng. Những trờng hợp ngừng sản xuất, ngừng việc đều phải có Biên bản phản ánh rõ tình hình về thời gian kéo dài, thiệt hại gây ra và những nguyên nhân để từ đó có kế hoạch xử lý thiệt hại. Ngoài ra, các trờng hợp do ốm đau, thai sản hay tai nạn lao động đều phải có Phiếu nghỉ ốm, Phiếu xác nhận tai nạn lao động, Phiếu nghỉ thai sản có chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Tính lơng và lập bảng thanh toán tiền lơng: căn cứ vào các chứng từ theo dõi thời gian lao động và kết quả công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành từ các bộ phận hay phân xởng, kế toán tiền lơng tiến hành kiểm tra trớc khi tính lơng nhằm đảm bảo tính đầy đủ, tính hợp lệ của các chứng từ. Đối với các khoản trích theo lơng hay các khoản khấu trừ nh BHXH, BHYT, KPCĐ, thuế TNCN . đều phải đợc tính dựa trên các qui định của pháp luật hiện hành hoặc do sự thoả thuận giữa lao động và ngời sử dụng lao động. Sau khi tính toán xong, kế toán phải lập Bảng thanh toán tiền lơng, Bảng khai các khoản phải nộp phải trả về khoản trích theo lơng. Đó chính là cơ sở để kiểm tra việc thanh toán lơng cho ngời lao động và thực hiện nghĩa vụ với các cơ quan chức năng. Trong quá trình lập các Bảng thanh toán tiền lơng, tiền thởng cho ngời lao động, kế toán tiến hành phân loại tiền lơng, tiền thởng phải trả cho từng nhóm ngời lao động theo bộ phận sử dụng lao động và chức năng của ngời lao động nh lao động trực tiếp, lao động phục vụ quản lý ở bộ phận sản xuất . Ghi chép sổ sách tiền lơng: Trên cơ sở Bảng thanh toán tiền lơng và các chứng từ gốc đợc gửi lên, kế toán tiến hành vào Sổ nhật ký tiền l- ơng. Định kỳ, kế toán vào Sổ cái TK 334. Đồng thời với việc vào sổ, kế toán tiền lơng viết các phiếu chi hoặc séc chi kèm theo Bảng thanh toán lơng cho thủ quĩ sau khi đợc duyệt bởi ngời có thẩm quyền. Thanh toán tiền lơng và bảo đảm những khoản lơng cha thanh toán: Khi nhận đợc Phiếu chi hoặc séc chi lơng kèm theo Bảng thanh toán tiền lơng, tiền thởng, thủ quỹ tiến hành kiểm tra đối chiếu tên với số tiền đợc nhận giữa phiếu chi hoặc séc chi lơng. Sau khi đã kiểm tra xong và thực hiện chi lơng, thủ quỹ yêu cầu ngời nhận ký nhận. Các chứng từ này phải đợc đánh số theo thứ tự cho mỗi chu trình thanh toán. Đối với những chứng từ chi cha thanh toán đợc cất trữ cẩn thận và bảo quản, ghi chép đầy đủ, chính xác trong sổ sách kế toán. Các Phiếu chi hoặc séc chi hỏng phải đợc cắt góc và lu lại nhằm bảo đảm ngăn ngừa các Phiếu chi hoặc séc chi giả mạo. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Sơ đồ 01: Sự phân chia chức năng của chu trình tiền lơng và nhân viên 1.1.2. Tổ chức công tác hạch toán tiền lơng. Quản lý tiền lơng và nhân viên là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý kinh doanh của đơn vị, đó là nhân tố giúp đơn vị hoàn thành và hoàn thành vợt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình. Tổ chức hạch toán lao động tiền lơng giúp công tác quản lý lao động của đơn vị đi vào nề nếp, thúc đẩy ngời lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, tăng năng suất lao động và hiệu quả công tác, đồng thời cũng tạo cơ sở cho việc tính lơng đúng nguyên tắc phân phối theo lao động . Các hình thức tiền lơng Việc tính và trả lơng cho ngời lao động thể hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Nhng mục đích của các hình thức này đều nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động. Trên thực tế, các doanh nghiệp thờng áp dụng các hình thức tiền lơng sau: Tiền lơng theo thời gian lao động: là hình thức trả lơng căn cứ theo thời gian làm việc thực tế (theo tháng, tuần, ngày, giờ .). Hình thức lơng này Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Nơi sử dụng lao động - Xác định cơ cấu LĐ - Xác định đơn giá - Tuyển dụng LĐ Ghi sổ kế toán Phòng kế toán - Bảng chấm công - Chứng từ giao nộp sản phẩm Lập chứng từ tiền lương BHXH, BHYT Phòng nhân sự - Phê duyệt thay đổi lương - Phê duyệt bảng lương Tổ chức Sản xuất Ghi nhận kết quả lao động Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 thờng áp dụng cho ngời làm công tác văn phòng nh hành chính quản trị, tổ chức lao động, thống kê, tài chính . Tuy nhiên, việc áp dụng hình thức lơng theo thời gian còn có những hạn chế mang tính bình quân và cha thực sự gắn với kết quả sản xuất. Để phần nào khắc phục hạn chế đó, trả lơng theo thời gian thờng kèm theo chế độ khen thởng và kỷ luật để khuyến khích ngời lao động hăng say làm việc. Tiền lơng theo sản phẩm: là hình thức trả lơng cho ngời lao động căn cứ vào số lợng, chất lợng sản phẩm hoàn thành. Hình thức lơng này đợc áp dụng đối với các doanh nghiệp hoạt động sản xuất, phù hợp nguyên tắc phân phối theo lao động, khuyến khích ngời lao động nâng cao năng suất lao động. Ngời sử dụng lao động có quyền chọn các hình thức trả lơng theo thời gian, theo sản phẩm nhng phải duy trì hình thức trả lơng đã chọn trong một thời gian nhất định và phải thông báo cho ngời lao động biết. Ngời lao động đợc quyền nhận lơng một tháng một lần hoặc nửa tháng một lần tuỳ theo thoả thuận giữa hai bên. Tổ chức hạch toán tiền lơng: Tổ chức hạch toán ban đầu và kế toán chi tiết tiền lơng: Hạch toán ban đầu đối với khoản mục tiền lơng là việc tổ chức hệ thống chứng từ ghi nhận kết quả lao động, thời gian lao động của nhân viên, qua đó lập Bảng thanh toán lơng trong đó xác định mức lơng của mỗi cá nhân ngời lao động làm căn cứ ghi sổ và thanh toán lơng. Theo quy định hiện hành hệ thống chứng từ phát sinh trong chu trình tiền lơng và nhân viên bao gồm: + Chứng từ về cơ cấu lao động: Là những chứng từ liên quan đến việc thay đổi cơ cấu lao động nh: Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, bãi miễn . + Chứng từ hạch toán thời gian và kết quả lao động: Bao gồm tất cả các chứng từ nhằm xác định các công việc đã đợc ngời lao động thực hiện nh: Bảng chấm công, Phiếu giao nhận sản phẩm, Biên bản kiểm tra chất lợng . Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 + Chứng từ tiền lơng, các khoản phải trả và các khoản thanh toán cho ngời lao động: Bảng thanh toán lơng, Bảng phân phối thu nhập theo lao động, Chứng từ chi tiền thanh toán lơng . Tổ chức hạch toán tổng hợp tiền lơng: Theo quy định hiện hành để tiến hành hạch toán tổng hợp tiền lơng, tiền thởng và phản ánh tình hình thanh toán với công nhân viên sử dụng tài khoản: TK334 Phải trả công nhân viên. Nội dung tài khoản này bao gồm: Bên Nợ: + Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lơng của công nhân viên + Tiền lơng, tiền công và các khoản khác đã trả công nhân viên + Kết chuyển tiền lơng nhân viên cha lĩnh Bên có: Tiền lơng, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên. D có: Tiền lơng, tiền công và các khoản khác phải trả nhân viên. D nợ: Số trả thừa cho công nhân viên. Căn cứ trên chứng từ thanh toán tiền lơng, kế toán tiến hành phân loại theo từng bộ phận sản xuất, ghi nhận các bút toán chi phí thực tế phát sinh trong kỳ. Đồng thời kế toán tiến hành thanh toán lơng cho các cá nhân, bộ phận và tiến hành ghi sổ kế toán. Tổ chức hạch toán quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và thuế thu nhập cá nhân Bản chất Quỹ BHYT, BHXH, KPCĐ và Thuế TNCN -Bảo hiểm xã hội: Theo khái niệm của Tổ chức lao động quốc tế BHXH đợc hiểu là sự bảo vệ của xã hội đối với các thành viên thông qua một loạt các biện pháp công cộng để chống lại tình trạng khó khăn về tài chính do bị mất hoặc giảm thu nhập gây ra bởi ốm đau, mất khả năng lao động, tuổi già , tàn tật . Hiện nay, theo Quyết định 1141 TC/ CĐKT các doanh nghiệp đợc phép trích quỹ BHXH tại doanh nghiệp bằng 20% tổng quỹ lơng, trong đó 15% doanh nghiệp trả thay tính vào chi phí kinh doanh, 5% khấu trừ vào thu nhập công nhân viên. Quỹ BHXH đợc trích dùng các mục dích nh sau: Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Chi chế độ trợ cấp ốm đau cho ngời lao động bị tai nạn (không phải tai nạn lao động). Trợ cấp bằng 75% lơng Chi trợ cấp chế độ thai sản cho lao động nữ : Tiền trợ cấp bằng 100% lơng cộng với 1 tháng lơng khi sinh con. Chi chế độ trợ cấp tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp cho ngời bị tai nạn hoặc bệnh nghề nghiệp, trợ cấp bằng 100% lơng trong suốt quá trình điều trị. Chi chế độ hu trí cho ngời lao động đủ tiêu chuẩn theo Luật lao động. Chi chế độ tử tuất cho thân nhân ngời lao động khi ngời lao động chết. - Bảo hiểm y tế ( BHYT) thực chất là sự trợ cấp về y tế cho ng- ời tham gia bảo hiểm nhằm góp một phần nào đó trang trải tiền khám chữa bệnh, viện phí, thuốc thang . Mục đích của BHYT là tạo một mạng lới sức khoẻ đợc bảo vệ cho toàn cộng đồng, bất kể địa vị xã hội, mức thu nhập của ngời lao động cao hay thấp. Các đối tợng đóng BHYT thông qua mua Thẻ bảo hiểm. Mức trích theo chế độ hiện hành là 3% trên tổng tiền lơng phải trả cho công nhân viên, trong đó: 2% doanh nghiệp nộp thay tính vào chi phí, 1% khấu trừ vào lơng của công nhân viên. - Kinh phí công đoàn( KPCĐ): Công đoàn là một tổ chức đoàn thể đại diện và bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho công nhân viên. Với t cách là một tổ chức độc lập, có t cách pháp nhân nên Công đoàn tự hạch toán thu chi, nguồn thu chủ yếu của công đoàn đợc trích từ 2% quỹ lơng thực tế phát sinh tại doanh nghiệp( tính vào chi phí sản xuất kinh doanh), trong đó 1% nộp cho cấp trên, còn 1% để lại chi tiêu tại công đoàn cơ sở. Nếu doanh nghiệp thực hiện chế độ trả lơng cho cán bộ công đoàn chuyên trách thì số tiền lơng này đợc coi là một phần trong số tiền nộp lên Công doàn cấp trên. - Thuế TNCN: Là khoản thuế đánh vào ngời lao động có thu nhập cao, nhằm bảo đảm mục tiêu phân phối lại thu nhập và góp phần điều hoà thu nhập trong xã hội. Cơ sở tính thuế thu nhập là tổng thu nhập của ngời Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368