giáo trình phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu ngành tin học văn phòng trung cấp

Khãi động MS - Access ĐÅ khái đáng MS Access ta có thÅ dùng mát trong các cách sau: - Cách 1: Start → All Programs → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2010 - Cách 2: Double cli

Bà XÂY DĂNG

TR¯àNG CAO ĐÀNG XÂY DĂNG Sà 1

GIÁO TRÌNH MÔN HàC: PHÄN MÀM QUÀN LÝ CƠ Sâ DĀ LIÞU

NGÀNH: TIN HàC VN PHÒNG

TRÌNH Đà: TRUNG CÂP

Ban hành kèm theo Quyết định số: 368ĐT/QĐ- CĐXD1 ngày 10 tháng 08 năm

2021 của Hiệu trưởng trường CĐXD số 1

Hà Nội, nm 2021

TUYÊN Bà BÀN QUYÀN

Tài liáu này thuác lo¿i sách giáo trình nên các ngußn thông tin có thÅ được phép dùng nguyên bÁn hoặc trích dùng cho các mục đích và đào t¿o và tham khÁo

Mái mục đích khác mang tính lách l¿c hoặc sÿ dụng vãi mục đích kinh doanh thiÁu lành m¿nh s¿ bß nghiêm cÃm

LàI NÓI ĐÄU

Giáo trình PHÀN MÀM QUÀN LÝ C¡ SÞ DĀ LIÞU được biên soạn nhằm

phục vụ cho giảng dạy và học tập cho trình độ Trung cấp ngành Tin học văn phòng ở

trường Cao đẳng Xây dựng số 1 Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu là môn học trong nhóm chuyên môn ngành nhằm cung cấp các kiến thức về quản lý cơ sở dữ liệu trên phần mềm MS Access

Giáo trình này được viết theo đề cương môn học Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu Nội dung gồm 06 bài sau:

Bài 1 Tổng quan về Access Bài 2 Bảng table

Bài 3 Tạo truy vấn Query Bài 4 Tạo biểu mẫu Form Bài 5 Macro

Bài 6 Tạo báo cáo Report Mặc dù có nhiều cố gắng, nhưng trong quá trình biên soạn, biên tập và in ấn khó tránh khỏi những thiếu sót Chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ phía các thầy cô và bạn đọc để hoàn thiện giáo trình hơn!

Xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày……tháng……năm………

Tham gia biên so¿n Trần Thß M¢ - Chÿ biên

1.2.1 Làm viác vãi cÿa sá CSDL 13

1.2.2 Các đái tượng bên trong tÃp tin CSDL 14

1.2.3 Thao tác vãi các đái tượng (Xóa, đái tên, sao chép, xem, in, &) 15

1.3 Đóng táp CSDL 16

1.4 Giãi thiáu mát file MS - Access mÁu 16

1.4.1 Các bưãc xây dăng āng dụng Access 16

1.4.2 Giãi thiáu mát āng dụng Access hoàn chỉnh 16

1.5 Đặc điÅm cÿa MS - Access 19

BÀI 2: BÀNG TABLE 23

2.1 Khái niám bÁng 23

2.1.1 Khái niám 23

2.1.2 Khóa chính (Primary key) 23

2.1.3 Khóa ngo¿i (Foreign key) 23

2.2 T¿o bÁng bằng chÁ đá Design View 24

2.3 T¿o bÁng bằng cụng cụ Table Wizard 25

2.4 Sÿa đái cÃu trúc bÁng 27

2.5 T¿o quan há cho các bÁng 27

2.9.1 Sao chép dā liáu từ Access sang āng dụng khác (Export) 38

2.9.2 Sao chép dā liáu từ āng dụng khác (Import) vào c¢ sá dā liáu Access 38

BÀI 3: T¾O TRUY VÂN QUERY 46

3.1 Khái niám và truy vÃn - Query 46

3.2 Các lo¿i truy vÃn 46

3.3 T¿o truy vÃn Query 46

3.4 Lưu và sÿ dụng Query 47

3.4.1 Lưu Query 47

3.4.2 Các thành phần trong cÿa sá Query 47

3.4.3 Các thao tác trong cÿa sá Query 48

3.5 Các chÁ đá hiÅn thß truy vÃn 49

3.6 Quan há giāa các bÁng trong truy vÃn 50

3.7 Truy vÃn tham sá, tính toán, SQL 51

3.7.1 Truy vÃn tham sá (Parameter Queries) 51

3.7.2 Truy vÃn tính toán 51

3.7.3 SQL 53

BÀI 4: T¾O BIÄU MÀU FORM 60

4.1 Giãi thiáu biÅu mÁu - Form 60

4.2 Các d¿ng biÅu mÁu 60

4.3 T¿o biÅu mÁu bằng chÁ đá Design View 64

4.4 T¿o biÅu mÁu bằng công cụ Form Wizard 64

4.5 Các thành phần cÿa biÅu mÁu 66

4.6 Sÿ dụng háp công cụ Toolsbox 67

4.7 Đßnh d¿ng, trang trí, thiÁt kÁ biÅu mÁu vãi các control trên ToolsBox 69

4.7.1 Canh là cho các control 69

4.7.2 Hiáu chỉnh kích thưãc và khoÁng cách giāa các control trên form 69

4.7.3 ThiÁt lÃp thuác tính cho control 69

4.8 BiÅu mÁu vãi ngußn dā liáu trên nhiÃu bÁng 70

4.9 BiÅu mÁu chính, biÅu mÁu phụ 71

BÀI 5: MACRO 76

5.1 Giãi thiáu và Macro 76

5.2 T¿o Macro 76

5.3 Thăc thi mát Macro 77

5.4 T¿o Menu cho Form bằng Macro 78

5.4.1 T¿o macro cho há tháng menu 78

5.4.2 Đưa menu vào chư¢ng trình 79

5.5 Macro Autokeys 79

5.6 Macro Condition 80

BÀI 6: T¾O BÁO CÁO REPORT 83

6.1 Giãi thiáu và báo cáo - Report 83

6.2 T¿o báo cáo bằng chÁ đá Design View 83

6.3 T¿o báo cáo bằng Wizard 83

6.4 Các thành phần cÿa báo cáo 85

6.5 Sắp xÁp, táng hợp dā liáu theo nhóm trên báo cáo 87

6.5.1 Sắp xÁp dā liáu 87

6.5.2 Táng hợp dā liáu 87

6.6 In Ãn 87

CH¯ƠNG TRÌNH MÔN HàC Tên môn hác: PHÄN MÀM QUÀN LÝ CƠ Sâ DĀ LIÞU Mã môn hác: MH18

Thái gian thăc hißn môn hác: 60 giß Trong đó:

- Lý thuyÁt: 30 giß;

I.Vß trí, tính chÃt của môn hác

- Vß trí:

+ Môn hác được bá trí á kỳ hác thā 2 cÿa năm hác thā 1 + Môn hác tiên quyÁt: Không

- Tính chÃt: là môn hác chuyên môn

II.Māc tiêu môn hác

Học xong môn học này người học sẽ có khả năng:

1.6 Trình bày được các kiÁn thāc c¢ bÁn và Report

II.3 Năng lực tự chủ và trách nhißm

3.1 Bưãc đầu có khÁ năng tư duy và viác xây dăng há quÁn trß c¢ sá dā liáu trên máy tính;

3.2 Có khÁ năng làm viác đác lÃp hoặc làm viác theo nhóm trong quá trình hác tÃp;

BÀI 1 TàNG QUAN VÀ ACCESS

Māc tiêu bài hác

1 Trình bày được các kiÁn thāc c¢ bÁn và há quÁn trß c¢ sá dā liáu Microsoft Access 2 Thao tác được viác khái đáng, thoát khßi MS Access và các thao tác c¢ bÁn khi làm viác vãi MS Access

BÀI 1: TàNG QUAN VÀ ACCESS

Microsoft Access là mát thành phần trong bá Microsoft Office cÿa hãng Microsoft MS Access cung cÃp cho ngưßi dùng giao dián thân thián và các thao tác đ¢n giÁn, trăc quan trong viác xây dăng và quÁn trß c¢ sá dā liáu cũng như xây dăng các āng dụng c¢ sá dā liáu

Mát c¢ sá dā liáu Access bao gßm tÃp hợp các bÁng dā liáu có quan há chặt ch¿, phù hợp đÅ phục vụ lưu trā dā liáu cho mát āng dụng quÁn lý

Ví dụ:

Mát c¢ sá dā liáu QuÁn lý sinh viên bao gßm tÃp hợp các bÁng dā liáu: SINHVIEN, LOP, MONHOC, KETQUA được kÁt nái nhau mát cách phù hợp phục vụ viác lưu trā dā liáu cho āng dụng quÁn lý sinh viên CÃu trúc c¢ sá dā liáu quÁn lý sinh viên trong Access được mô tÁ như sau:

1.1 Khãi động MS - Access

ĐÅ khái đáng MS Access ta có thÅ dùng mát trong các cách sau:

- Cách 1: Start → All Programs → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2010

- Cách 2: Double click vào shortcut Ms Access trên desktop, xuÃt hián cÿa sá khái đáng Access như hình:

Sau đó, ngưßi dùng chán Blank database → Create đÅ bắt đầu thiÁt lÃp mát c¢ sá dā liáu mãi trên phần mÃm

1.1.1 Hộp tho¿i t¿o mới/ mß tập tin CSDL

1.1.1.1 Tạo mới cơ sở dữ liệu

Vào File → New → Blank database → Create đÅ t¿o mãi mát c¢ sá dā liáu

1.1.1.2 Mở tập tin cơ sở dữ liệu

Vào File → Open → Khi háp tho¿i Open xuÃt hián tìm vß trí chāa c¢ sá dā liáu database trên máy tính → Open

NÁu xác đßnh t¿o CSDL mãi trên Access, ngưßi dùng chán Blank database → NhÃn nút Create đÅ t¿o CSDL mãi Màn hình Access s¿ chuyÅn sang giao dián làm viác vãi các thanh công cụ như Quick Access, menu ribbon, properties, navigation pane

1.1.3 Tìm hiểu các thanh công cụ

1.1.3.1 Thanh Quick Access

Thanh công cụ Quick Access: HiÅn thß bên trái cÿa thanh tiêu đÃ, mặc đßnh thanh Quick Access gßm các nút công cụ Save, Undo,&

Bên phÁi cÿa Quick Access chāa nút Customize, khi c¢ sá dā liáu đang má, nÁu click nút Customize s¿ xuÃt hián mát menu giúp ngưßi dùng chỉ đßnh các nút lánh hiÅn thß trên thanh Quick Access, nÁu các lánh không có trong menu, ngưßi dùng có thÅ click nút MoreCommands hoặc click phÁi trên thanh Quick Access chán Customize Quick Access Toolbar

choose commands from, click nút Add → click OK

1.1.3.2 Thanh Ribbon

Bên dưãi thanh tiêu đÃ, Access 2010 hiÅn thß các nút lánh trên mát thanh dài được gái là Ribbon, thanh Ribbon có thÅ chiÁm nhiÃu không gian màn hình, ta có thÅ thu nhß kích thưãc cÿa Ribbon bằng cách click nút Minimize The Ribbon

Thanh Ribbon được t¿o bái nhiÃu tab khác nhau, đÅ truy cÃp vào mát tab b¿n có thÅ click trên nhãn cÿa tab hoặc dùng phím tắt NhÃn phím Alt hoặc F10 đÅ hiÅn thß tên cÿa các phím tắt cÿa các tab

Hầu hÁt các tab trên Ribbon được chia thành từng nhóm khác nhau, mßi nhóm

hiÅn thß tiêu đà con bên dưãi cÿa nhóm Mát sá nhóm trong Ribbon có hiÅn thß nút

āng

1.1.3.3 Cửa sổ Properties

Cÿa sá Properties giúp b¿n có thÅ hiáu chỉnh thuác tính cÿa đái tượng, tùy theo đái tượng đang được chán mà cÿa sá thuác tính s¿ chāa nhāng thuác tính tư¢ng āng cÿa đái tượng đó

ĐÅ má cÿa sá Properties, b¿n chán đái tượng muán thay đái thuác tính, chán tab Design hoặc nhÃn tá hợp phím Atl +Enter:

Cÿa sá Properties được chia thành năm nhóm:

- Format: Gßm các thuác tính đßnh d¿ng đái tượng

- Data: Gßm các thuác tính truy suÃt dā liáu cÿa đái tượng

- Event: Gßm các să kián (event) cÿa đái tượng

- Other: Gßm các thuác tính giúp b¿n t¿o há tháng menu, toolbars,&

- All: Gßm tÃt cÁ các thuác tính trong bán nhóm trên

1.1.3.4 Thanh Navigation Pane

Navigation Pane, b¿n có thÅ má bÃt kỳ Table, Query, Form, Report, Macro, hoặc module trong c¢ sá dā liáu bằng cách double click vào tên cÿa đái tượng

Bằng cách click phÁi vào tên cÿa ñái tượng trong Navigation Pane, b¿n có thÅ thăc hián các thao tác vãi đái tượng như: đái tên, sao chép, xoá, import, export mát đái tượng&

NhÃn phím F11 hoặc click vào mũi tên kép á góc trên bên phÁi cÿa khung

1.2.1 Làm vißc với cÿa sổ CSDL

Các phiên bÁn trưãc đây cÿa Access cung cÃp chỉ mát lo¿i giao dián ngưßi dùng duy nhÃt là các cÿa sá có thÅ chßng lên nhau Bắt đầu vãi Access 2007, và bây giß trong Access 2010, ngưßi dùng có să lăa chán cÿa viác sÿ dụng các giao dián

1.2.1.1 Tabbed Documents

Tabbed Documents là giao dián lý tưáng cho ngưßi dùng làm viác vãi nhiÃu h¢n mát đái tượng t¿i mát thßi điÅm Trong giao dián này form và report không thÅ nằm trên đầu trang cÿa mát trang khác và ngưßi dùng có thÅ xem tÃt cÁ các điÃu khiÅn trên mát đái tượng giao dián ngưßi dùng mà không cần phÁi di chuyÅn mát đái tượng trong trưßng này

mát form t¿i mát thßi điÅm

1.2.2 Các đối tượng bên trong tập tin CSDL

C¢ sá dā liáu là mát tÃp hợp nhāng sá liáu liên quan đÁn mát mục đích quÁn lý, khai thác dā liáu nào đó CSDL trong Access là c¢ sá dā liáu quan há gám các thành phần: Tables, Querys, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules

Access, dùng đÅ lưu trā dā liáu Do đó đây là đái tượng phÁi được t¿o ra trưãc Bên trong mát bÁng, dā liáu được lưu thành nhiÃu cát và nhiÃu dòng

- Truy vÃn (Query): là công cụ đÅ ngưßi sÿ dụng truy vÃn thông tin và thăc hián các thao tác trên dā liáu Ngưßi sÿ dụng có thÅ sÿ dụng ngôn ngā SQL hoặc công cụ QBE đÅ thao tác trên dā liáu

- BiÅu mÁu (Form): là công cụ đÅ thiÁt kÁ giao dián cho chư¢ng trình, dùng đÅ cÃp nhÃt hoặc xem dā liáu BiÅu mÁu giúp thân thián hóa quá trình nhÃp, thêm, sÿa, xóa và hiÅn thß dā liáu

- Báo cáo (Report): là công cụ giúp ngưßi dùng t¿o các kÁt xuÃt dā liáu từ các bÁng, sau đó đßnh d¿ng và sắp xÁp theo mát khuôn d¿ng cho trưãc và có thÅ in ra màn hình hoặc máy in

- TÃp lánh (Macro): là mát tÃp hợp các lánh nhằm thăc hián mát lo¿t các thao tác được qui đßnh trưãc TÃp lánh cÿa Access có thÅ được xem là mát công cụ lÃp trình đ¢n giÁn đáp āng các tình huáng cụ thÅ

- Bá mã lánh (Modules): là công cụ lÃp trình trong môi trưßng Access mà ngôn ngā nÃn tÁng cÿa nó là ngôn ngā Visual Basic for Application Đây là mát d¿ng tă đáng hóa chuyên sâu h¢n tÃp lánh, giúp t¿o ra nhāng hàm ngưßi dùng tă đßnh nghĩa Bá mã lánh thưßng dành cho các lÃp trình viên chuyên nghiáp

Công cụ đÅ t¿o các đái tượng trong Access được tá chāc thành từng nhóm trong tab Create cÿa thanh Ribbon

1.2.3 Thao tác với các đối tượng (Xóa, đổi tên, sao chép, xem, in, …)

ĐÅ làm viác trên đái tượng, ta chán đái tượng trên thanh Access object, các thành viên cÿa đái tượng s¿ xuÃt hián bên dưãi tên cÿa đái tượng

1.2.3.1 Tạo mới một đối tượng

- Click tab Create trên thanh Ribbon - Trong nhóm công cụ cÿa từng đái tượng, chán cách t¿o tư¢ng āng

1.2.3.2 Thiết kế lại một đối tượng

- NÁu đái tượng đang đóng: Click phÁi trên đái tượng cần thiÁt kÁ l¿i → Chán Design view

- NÁu đái tượng đang má: Click nút Design View

1.2.3.3 Xem nội dung trình bày của một đối tượng

Open

1.2.3.4 Xóa một đối tượng

- Click phÁi chuát trên đái tượng cần xóa → Chán mục delete - Hoặc chán đái tượng → nhÃn phím Delete

1.2.3.5 Đổi tên đối tượng

- Click phÁi chuát trên đái tượng → chán rename

- NhÃn phím chāc năng F2 → NhÃp tên mãi

1.2.3.6 Sao chép một đối tượng

Clipboard → Click nút Paste trên thanh Menu đÅ chép vào cÿa sá database → NhÃp tên cho đái tượng sao chép

- Đái vãi kiÅu đái tượng Table, ta có thÅ lăa chán 1 trong 3 kiÅu sao chép: + Structure only: Sao chép cÃu trúc

+ Append Data to Exiting Table: Thêm dā liáu vào mát bÁng đang tßn t¿i

1.3 Đóng tßp CSDL

Có thÅ thoát khßi Access bằng mát trong các cách: - Cách 1: File → Exit

- Cách 2: NhÃn tá hợp phím Alt + F4 - Cách 3: Sÿ dụng nút Close trên cÿa sá Access đang má

1.4 Gißi thißu một file MS - Access m¿u

1.4.1 Các bước xây dựng ứng dụng Access

+ Xác đßnh mục tiêu khai thác CSDL + Xác đßnh các bÁng dā liáu cần thiÁt + Chỉ rõ thông tin cần quÁn lý trong mßi bÁng + Xác đßnh mái quan há giāa các bÁng

+ Hiáu chỉnh thiÁt kÁ - Bưãc 2: Xây dăng āng dụng Access

+ Xây dăng các truy vÃn cần thiÁt + Xây dăng các biÅu mÁu đÅ tư¢ng tác vãi ngưßi dùng + Xây dăng các báo cáo nÁu cần thiÁt

1.4.2 Giới thißu một ứng dụng Access hoàn chỉnh

trình Access quÁn lý đß ăn sÿ dụng c¢ sá dā liáu Nothwind.accdb đÅ quÁn lý các giao dßch mua đß ăn từ nhà cung cÃp, bán đß ăn cho khách hàng, nhÃp, xuÃt và in các hóa đ¢n giao dßch Mßi nhân viên cÿa công ty s¿ chßu trách nhiám thăc hián các giao dßch trên

 Āng dụng:

- Mßi nhân viên cÿa công ty đăng nhÃp đÅ sÿ dụng chư¢ng trình thông qua biÅu mÁu <Login Dialog=

- Các khách hàng đã mua hàng s¿ hiÅn thß trong bÁng khách hàng:

- Thông tin hàng hóa chāa trong kho cÿa công ty:

- Chư¢ng trình biÅu mÁu cho phép nhÃp thông tin mua hàng:

- Hoàn thành thông tin mua hàng và chuyÅn cho khách hàng → Sau đó t¿o hóa đ¢n bán hàng:

- Hoặc biÅu mÁu nhÃp hàng từ nhà cung cÃp:

1.5 Đặc điÃm của MS - Access

Các đặc điÅm cÿa MS - Access có thÅ kÅ đÁn như sau: - Hß trợ c¢ chÁ tă đáng kiÅm tra khóa chính, phụ thuác tßn t¿i, miÃn giá trß& cÿa dā liáu bên trong các bÁng mát cách chặt ch¿

- Vãi công cụ Wizard hoặc Design cho phép ngưßi sÿ dụng có thÅ thiÁt kÁ các đái tượng trong Microsoft Access mát cách nhanh chóng

các truy vÃn mà không cần quan tâm đÁn cú pháp cÿa các câu lánh trong ngôn ngā truy vÃn có cÃu trúc SQL (Structure Query Languge) được viÁt như thÁ nào

cho phép ngưßi sÿ dụng có thÅ đưa vào bên trong tÃp tin c¢ sá dā liáu Access các āng dụng trên Windows như: tÃp in văn bÁn Word, bÁng tính Excel, hình Ánh BMP, âm thanh WAV&

- Dā liáu được lưu trán gói trong mát tÃp tin: TÃt cÁ các đái tượng cÿa mát āng dụng chỉ được lưu trong mát tÃp tin c¢ sá dā liáu duy nhÃt đó là tÃp tin c¢ sá dā liáu Access (MDB)

dụng, c¢ sá dā liáu được bÁo mÃt tát

- Có khÁ năng trao đái dā liáu qua l¿i vãi các āng dụng khác, có thÅ chuyÅn đái dā liáu qua l¿i vãi các āng dụng như Word, Excel, Fox, Dbase, html&

- KÁt nái trăc tiÁp vào há c¢ sá dā liáu Microsoft SQL Server đÅ phát triÅn các āng dụng theo mô hình chÿ khách (Client/ Sever)

Hß tháng ki¿n thức bài 1

1 Yêu cÅu vÁ lý thuy¿t

Access

khi làm viác vãi MS Access

2 Yêu cÅu vÁ bài tập: Làm bài tÃp cÿa bài 1 3 Hß tháng các ki¿n thức đã hác:

- Khái đáng MS - Access

- Đặc điÅm cÿa MS - Access

4 Các bài tập/ câu hßi bài 1:

Câu hßi 1: Trình bày cách khái đáng phần mÃm Access? Câu hßi 2: Nêu các đặc điÅm cÿa MS - Access?

Bài tÃp 1: Làm quen vãi Microsoft Access và bÁng 1 Khái đáng Microsoft Access, t¿o CSDL vãi tên QuanLi_HS.accdb Trong CSDL này t¿o bÁng vãi tên là HOC_SINH có cÃu trúc được mô tÁ như sau:

2 Chỉ đßnh khóa chính: Chán trưßng Maso làm khóa chính

3 Thêm tiÁp theo vào bÁng vừa t¿o á trên các trưßng: Toan, Van, Anh đÃu có kiÅu dā liáu là Number:

4 Lưu l¿i cÃu trúc bÁng vừa t¿o vãi tên là HOC_SINH

BÀI 2 BÀNG TABLE Māc tiêu bài hác

1 Trình bày được được các kiÁn thāc c¢ bÁn và bÁng Table; 2 ThiÁt kÁ được các bÁng Table;

3 T¿o được quan há giāa các bÁng Table vãi nhau; 4 NhÃp được dā liáu cho các bÁng

duy nhÃt, nó lưu trā mát thuác tính cÿa đái tượng.Trong mát bÁng phÁi có ít nhÃt mát field

Ví dụ: BÁng SINHVIEN, lưu trā thông tin cÿa đái tượng sinh viên, gßm các field MASV, HOSV, TENSV, PHAI, NGAYSINH, DIACHI, MALOP Các field biÅu dißn thông tin cÿa sinh viên

Dòng (Record): Là mát thÅ hián dā liáu cÿa các field trong bÁng Trong mát bÁng có thÅ có không có record nào hoặc có nhiÃu records Trong mát bÁng thì dā liáu trong các record không được trùng lặp

2.1.2 Khóa chính (Primary key)

Khóa chính cÿa mát bÁng là mát hoặc nhiÃu field kÁt hợp mà theo đó Access s¿ xác đßnh mát record duy nhÃt trong bÁng Dā liáu trong field khóa chính không được trùng và không rßng Thông thưßng, trong mßi bÁng nên có khóa chính đÅ t¿o quan há giāa các bÁng trong c¢ sá dā liáu và đÅ MS Access tă đáng kiÅm tra ràng buác dā liáu khi ngưßi dùng nhÃp liáu

Ví dụ: trong bÁng sinh viên Mã sinh viên xác đßnh mát sinh viên duy nhÃt

Khi mát field hoặc nhiÃu field kÁt hợp được chỉ đßnh là khóa chính thì Access s¿ tă đáng t¿o chỉ mục cho chúng Khi nhÃp dā liáu, Access s¿ tă đáng kiÅm tra khóa chính và không cho phép trùng lắp, và không rßng

2.1.3 Khóa ngo¿i (Foreign key)

Khóa ngo¿i là mát field hay mát nhóm các field trong mát record cÿa mát bÁng,

trß đÁn khóa chính cÿa mát record khác cÿa mát bÁng khác Thông thưßng, khóa ngo¿i trong mát bÁng trß đÁn khóa chính cÿa mát bÁng khác

Dā liáu trong field khóa ngo¿i phÁi tßn t¿i trong field khóa chính mà nó trß tãi Khóa ngo¿i dùng đÅ t¿o quan há giāa các bÁng trong c¢ sá dā liáu:

2.2 T¿o bÁng b¿ng ch¿ độ Design View

Có thÅ t¿o bÁng bằng cách đßnh nghĩa trăc tiÁp các cát trong chÁ đá DataSheet View như sau:

- Trong cÿa sá làm viác cÿa Access, chán tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lánh Table, click nút Table → Chán Table Design:

XuÃt hián bÁng mãi á chÁ đá Datasheet View

chán kiÅu dā liáu cho Field mãi khi thêm Field vào bÁng

- Đặt trß trong ô bên dưãi Field mãi (Click to Add), sau đó chán mát trong các kiÅu dā liáu trong nhóm Add & Delete trên thanh Ribbon Hoặc click chuát trên Click to Add, chán kiÅu dā liáu trong menu Có thÅ click nút More Fields đÅ chán các kiÅu dā liáu khác

- NhÃp tên cho Field mãi

- T¿o Field tính toán: Khi thiÁt kÁt bÁng á chÁ đá DataSheet View, ngưßi dùng có thÅ t¿o mát Field mãi mà nó là kÁt quÁ cÿa mát biÅu thāc tính toán từ các Field trưãc, bằng cách:

+ Click tiêu đà Click to Add cÿa Field mãi như hình:

+ Chán lánh Calculated Field, xuÃt hián cÿa sá Expression Builder + NhÃp biÅu thāc tính toán

2.3 T¿o bÁng b¿ng cāng cā Table Wizard

Create, trong nhóm lánh Table, click nút lánh Table Design, xuÃt hián cÿa sá thiÁt kÁ bÁng gßm các thành phần:

- Field Name: đßnh nghĩa các fields trong bÁng - Data Type: chán kiÅu dā liáu đÅ lưu trā dā liáu cÿa field tư¢ng āng

- Description: dùng đÅ chú thích ý nghĩa cÿa field - Field Properties: thiÁt lÃp các thuác tính cÿa Field, gßm có hai nhóm:

+ General: là phần đßnh d¿ng dā liáu cho field trong cát Field Name + Lookup: là phần quy đßnh d¿ng hiÅn thß / nhÃp dā liáu cho Field

 Bưãc 2: Trong cÿa sá thiÁt kÁ, thăc hián các công viác sau: - NhÃp tên field trong cát field Name, chÃp nhÃn khoÁng trắng, không phân biát chā hoa, chā thưßng Nên nhÃp tên field theo tiêu chí: Ngắn gán, dß nhã, gợi nghĩa, và không có khoÁng trắng

- Chán kiÅu dā liáu cho field trong cát Data Type - Chú thích cho field trong cát Description - Chỉ đßnh thuác tính cho field trong khung Field Properties  Bưãc 3: Xác đßnh khóa chính cho bÁng:

- Đặt trß t¿i field được chán làm khóa chính (hoặc chán các field đßng thßi làm khóa)

- Click nút Primary key trên thanh công cụ Table (Table Tools), hoặc click phÁi trên tên field, chán lánh Primary key

 Bưãc 4: Lưu bÁng vừa t¿o bằng cách: Click vào nút trên thanh Quick Access → NhÃp tên cho bÁng trong háp tho¿i Save as như hình (trong trưßng hợp Table mãi t¿o, chưa đặt tên)

Lưu ý: NÁu bÁng chưa được đặt khóa chính thì Access s¿ hiÅn thß mát háp tho¿i

thông báo:

+ NhÃn nút Cancel đÅ trá l¿i cÿa sá thiÁt kÁ, đặt khoá chính cho bÁng + NhÃn nút No đÅ lưu mà không cần đặt khóa chính, có thÅ đặt sau + NhÃn nút Yes đÅ Access tă t¿o khoá chính có tên là ID, kiÅu Autonumber

2.4 Sÿa đái cÃu trúc bÁng

ĐÅ hiáu chỉnh cÃu trúc cÿa bÁng (hiáu chỉnh cÃu trúc bÁng): Má bÁng á chÁ đá thiÁt kÁ (Design View) bằng cách: Trong cÿa sá Database, chán bÁng muán thay đái cÃu trúc, click phÁi, chán Design View

Thanh Ribbon chuyÅn sang Tab Design gßm các công cụ cho phép hiáu chỉnh cÃu trúc cÿa bÁng như:

- Insert Rows: chèn thêm mát field trên field hián hành - Delete Rows: xóa các field được đánh dÃu chán

field, di chuyÅn đÁn vß trí mãi

2.5 T¿o quan hß cho các bÁng

Sau khi thiÁt kÁ các bÁng, ta được cÃu trúc cÿa các bÁng, nhưng giāa các bÁng chưa có các thông tin quan há vãi nhau Do đó viác thiÁt lÃp mái quan há giāa các bÁng s¿ giúp MS Access quÁn lý dā liáu được hợp lý h¢n và bÁo vá các ràng buác toàn vẹn cÿa dā liáu trong quá trình nhÃp dā liáu

ĐÅ thiÁt lÃp ñược quan há thì các field dùng liên kÁt giāa các Table phÁi có cùng kiÅu dā liáu

Ví dụ:

- Quan há 1-n: mßi record cÿa bÁng 1 s¿ liên kÁt vãi mát hoặc nhiÃu record cÿa bÁng n, ngược l¿i mát record cÿa bÁng n chỉ liên kÁt vãi duy nhÃt mát record trong bÁng 1

- Cÿa sá RelationShips chāa các bÁng muán thiÁt lÃp quan há

- Kéo field MaSV từ bÁng SINHVIEN sang MaSV cÿa bÁng KETQUA) XuÃt hián cÿa sá Edit RelationShips vãi các tùychán:

Quan há có tính ràng buác toàn vẹn s¿ đÁm bÁo các vÃn đà sau:

+ Khi nhÃp dā liáu, dā liáu cÿa field tham gia quan há á bÁng <nhiÃu= (bÁng con) phÁi tßn t¿i trong bÁng <mát= (bÁng cha) Ví dụ: muán nhÃp mát sinh viên cho bÁng KETQUA thì MaSV đó phÁi tßn t¿i trong bÁng SINHVIEN

+ Không thÅ xóa nhāng m¿u tin trong bÁng <mát= khi nhāng m¿u tin trong bÁng <nhiÃu= có quan há vãi m¿u tin bên <mát=

=> NÁu vi ph¿m các nguyên tắc trên thì Access s¿ không nhÃn dā liáu và thông báo lßi

tin trong bÁng <mát= (bÁng cha) cÿa quan há, lúc đó thay vì báo lßi Access s¿ tă đáng cÃp nhÃt să thay đái đó vào các field tư¢ng āng (có quan há) trên các bÁng <nhiÃu= (bÁng con) cÿa quan há

 Cascade Delete Related Records: cho phép b¿n xóa m¿u tin trong bÁng <mát= (bÁng cha) cÿa quan há, lúc đó thay vì báo lßi, Access s¿ tă đáng xóa tÃt cÁ các m¿u tin trong bÁng <nhiÃu= (bÁng con) cÿa quan há nÁu như nhāng m¿u tin đó có 30ien quan vãi m¿u tin vừa xóa

Lưu ý: - NÁu cÁ hai field tham gia liên kÁt đÃu là khóa chính, Access tă t¿o ra quan há 1-1 (One to one): mßi m¿u tin trong bÁng này s¿ quan há vãi 1 và chỉ mát m¿u tin trong bÁng kia

há 1-nhiÃu (One to many): Mßi m¿u tin trong bÁng <mát= (bÁng cha) có quyÃn quan há vãi nhiÃu m¿u tin trong bÁng <nhiÃu= (bÁng con), ngược l¿i mßi m¿u tin trong bÁng <nhiÃu= chỉ được quyÃn quan há vãi mát m¿u tin trong bÁng <mát=

2.5.3 Cách xóa quan hß

Delete, hoặc chán mái quan há và nhÃn phím Delete

2.5.4 Kiểu k¿t nối (Join type)

Có 3 kiÅu liên kÁt giāa các bÁng: - KiÅu 1: Only include rows where the joined field from both tables are equal: đây là lo¿i liên kÁt phá biÁn nhÃt giāa hai bÁng Trong đó dā liáu khi thÅ hián trên bÁng kÁt quÁ s¿ gßm nhāng m¿u tin mà dā liáu chāa trong field liên kÁt á hai bÁng phÁi hoàn toàn giáng nhau Liên kÁt này còn gái là liên kÁt nái

- KiÅu 2: Include all records from <bÁng bên trái= and only those records from <bÁng bên phÁi= where the joined fields are equal: Trong kiÅu liên kÁt này, Access s¿ thÅ hián trên bÁng kÁt quÁ toàn bá dā liáu trên <bÁng bên trái= và chỉ nhāng m¿u tin bên <bÁng bên phÁi= có nái dung trong field liên kÁt giáng field tư¢ng āng vãi <bÁng bên trái=

- KiÅu 3: Include all records from <bÁng bên phÁi= and only those records from <bÁng bên trái= where the joined fields are equal: Trong kiÅu liên kÁt này, Access s¿ thÅ hián trên bÁng kÁt quÁ toàn bá dā liáu trên <bÁng bên phÁi= và chỉ nhāng m¿u tin bên <bÁng bên trái= có nái dung trong field liên kÁt giáng field tư¢ng āng vãi <bÁng bên phÁi=

Cách chán kiÅu liên kÁt giāa hai bÁng: + Từ cÿa sá Edit Relationships

+ Click vào nút Join type đÅ má cÿa sá Join Properties + Chán lo¿i liên kÁt

2.6 Nhập dā lißu cho bÁng

ĐÅ nhÃp dā liáu cho bÁng, trưãc hÁt phÁi má bÁng á chÁ đá Datasheet View - Trong cÿa sá Database chán object Table chán bÁng muán nhÃp hoặc sÿa dā liáu → click phÁi chán Open hoặc double click vào tên bÁng muán má

- BÁng được má á chÁ đá nhÃp liáu (ChÁ đá Data Sheet view)

- Mặc đßnh, luôn có mát dòng rßng đÅ nhÃp record mãi á cuái bÁng - Khi nhÃp dā liáu phÁi nhÃp theo từng Record, dā liáu nhÃp vào phÁi thßa mãn các thuác tính cÿa bÁng và thuác tính cÿa field khi thiÁt kÁ bÁng NÁu dā liáu không thßa mãn thì Access s¿ thông báo lßi

- Đái vãi field có kiÅu dā liáu OLE object: T¿i vß trí nhÃp, click chuát phÁi → Chán Insert – Object:

+ Chán Create New nÁu muán t¿o đái tượng mãi

+ Chán Create from file nÁu muán lÃy đái tượng từ tÃp tin trên đĩa (thưßng là hình Ánh) chán file cần sÿ dụng

2.7 Các ch¿ độ hiÃn thß bÁng

Có hai chÁ đá hiÅn thß bÁng trong Access là Design View và Datasheet View  Design View: là chÁ đá có thÅ xem tÃt cÁ các trưßng vãi các kiÅu dā liáu và să mô tÁ và bÁng (nÁu có)

ĐÅ xem chÁ đá Design View: Vào View → Design View:

Đái vãi bÁng mà đã được thêm vào c¢ sá dā liáu trưãc đó thì có thÅ không xem được (nÁu muán xem ngưßi dùng chán tên bÁng đó, kích chuát phÁi và chán Design View)

 ChÁ đá Datasheet View: ngưßi dùng có thÅ hiÅn thß các bÁn ghi trong mát bÁng, mßi mát dòng là mát bÁn ghi Tiêu đà cát là các trưßng được đßnh nghĩa cho c¢ sá dā liáu

ĐÅ xem chÁ đá Datasheet View: Vào View → Datasheet View:

2.8 Các thao tác trên bÁng

ĐÅ thao tác vãi bÁng như đßnh d¿ng Font chā, thay đái đá ráng cát, thay đái vß trí cát, che giÃu - hiÅn thß cát, sắp xÁp, lác dā liáu trên bÁng, ta phÁi thăc hián má bÁng á chÁ đá Datasheet View

2.8.1 Một số thao tác c¢ bÁn trên bÁng

2.8.1.1 Thay đổi Font chữ

- Trên thanh Ribbon chán tab Home - Trong nhóm lánh Text Formatting, chán font chā cho Table và các ñßnh d¿ng khác

- Click nút trên nhóm Text Formatting s¿ xuÃt hián cÿa sá Datasheet Formatting cho phép b¿n hiáu chỉnh các thuác tính cÿa Datasheet như màu nÃn, màu lưãi, &

2.8.1.2 Thay đổi độ rộng cột

- Khi t¿o bÁng bằng Datasheet View thì Access t¿o bÁng vãi các cát có đá ráng mặc đßnh, nÁu đá ráng cÿa cát quá nhß s¿ làm cho dā liáu bß che khuÃt ĐÅ thay đái đá ráng cÿa cát ta có thÅ sÿ dụng mát trong các cách sau:

+ Cách 1: Đặt trß á đưßng biên bên phÁi cÿa cát, khi trß có d¿ng mũi tên hai chiÃu thì di chuyÅn kéo chuát đÅ thay đái đá ráng cÿa cát

+ Cách 2: Click phÁi trên tên cÿa cát muán thay ñôi ñá ráng và chán Field width NhÃp kích thưãc cÿa cát vào ô Column Width

- Muán hiÅn thß t¿i cát bß ¿n, ta làm tư¢ng tă như thao tác ¿n cát, nhưng trong menu lánh cÿa nút More ta chán lánh Unhide fields

2.8.1.5 Cố định và bỏ cố định cột

- Chán cát cần cá đßnh

Freeze Fields

- Ngược l¿i, muán bß cá đßnh cát ta chán lánh UnFreeze All Fields

2.8.1.6 Thay đổi chiều cao dòng

- Đặt con trß vào đưßng biên cÿa dòng sao cho xuÃt hián mũi tên 2 chiÃu, Drag đÅ thay đái chiÃu cao cÿa dòng

2.8.2 Sắp x¿p

2.8.2.1 Sắp xếp theo một field

- Đặt trß t¿i field chāa dā liáu cần sắp xÁp

xÁp giÁm dần) trong nhóm lánh sort & Filter trên thanh Ribbon

2.8.2.2 Sắp xếp theo nhiều fields

ĐÅ sắp xÁp theo nhiÃu field, trong nhóm lánh sort & Filter trên thanh Ribbon, click nút lánh Advanced filter options

- Chán lánh Advanced Filter → Sort

xÁp, thā tă ưu tiên từ trái sang phÁi

- ĐÅ thăc hián sắp xÁp ta chán lánh Apply Filter → Sort Ví dụ: Sắp xÁp dā liáu trong bÁng HoaDon theo chiÃu tăng dần cÿa MaKH, nÁu trùng MaKH thì sắp xÁp theo MaNV tăng dần, nÁu trùng MaNV thì sắp xÁp theo NgayLapHD giÁm dần

+ Find What: NhÃp giá trß cần tìm + Look In: Ph¿m vi tìm kiÁm + KiÅu so trùng giá trß cần tìm vãi giá trß trong ô + Search: hưãng tìm

+ Match Case: Tìm phân biát chā hoa và chā thưßng - Click nút Find Next ñÅ thăc hián tìm kiÁm, nÁu tìm hÁt access s¿ cho xuÃt hián háp thông báo hoàn tÃt viác tìm kiÁm

+ Equals &: lác các records có giá trß bằng vãi giá trß được chán + Does Not Equal&: lác các records có giá trß khác vãi giá trß được chán + Contains &: lác các records chāa giá trß được chán

+ Does Not Contains &: lác các records không chāa giá trß được chán

phÁi tên field

- Đánh dÃu check vào giá trß làm điÃu kián lác - Click OK

2.8.4.2 Filter by Form

Filter by form giúp b¿n lác bằng cách nhÃp giá trß lác vào mát dòng trên Datasheet

- Click nút Advanced trong nhóm lánh Sort & Filter, chán lánh Filter By Form

- ChuyÅn d¿ng Datasheet cÿa bÁng thành mát dòng tráng, và xuÃt hián các nút Dropdown list trên mßi field cho phép chán giá trß lác

- NÁu lác theo nhiÃu giá trß thì click tab Or và chán giá trß làm điÃu kián lác tiÁp theo

- Click nút Toggle Filter đÅ thăc hián lác

2.9 Liên k¿t giāa các ứng dāng

2.9.1 Sao chép dā lißu từ Access sang ứng dụng khác (Export)

Có thÅ xuÃt dā liáu sang c¢ sá dā liáu Access khác, hoặc Excel,Word, Pdf &

Cách thực hiện:

−

Excel, Text file, XML file, Word, Access&

2.9.2 Sao chép dā lißu từ ứng dụng khác (Import) vào c¢ sß dā lißu Access

Có thÅ chép dā liáu từ āng dụng khác như Excel, ODBC Database, XML file, Access, &vào c¢ sá dā liáu hián hành

Cách thăc hián: - Chán tab External Data - Trong nhóm lánh Import & Link, chán āng dụng mà b¿n muán chép dā liáu - Lần lượt làm theo các bưãc hưãng dÁn cÿa Access

Ví dụ Chép dā liáu từ Excel vào Access:

trong nhóm lánh Import & Link

Open → OK, sau đó thăc hián theo các bưãc hưãng dÁn cÿa Access

+ Chán sheet chāa dā liáu cần chép → Next

+ Chán dòng làm tiêu đà cho bÁng → Next

+ Chỉ đßnh thuác tính cho các field → Next

+ Chán cách t¿o khóa cho bÁng:

▪ Let Access add primary key: Access tă t¿o khóa ▪ Chose my own primary key: B¿n chỉ ñßnh khóa ▪ No primary key: Không t¿o khóa

+ NhÃp tên cho bÁng → Finish

Access hiÅn thß thông báo cho biÁt hoàn tÃt quá trình import mát file Excel thành mát bÁng trong Access