tiểu luận hệ thống thông tin kế toán quy trình lập sổ sách báo cáo

Quy trình này bao gồm các bước sau:Bước 1: Thu thập và phân loại các chứng từ kế toán Bước đầu tiên trong quá trình lập sổ sách báo cáo doanh nghiệp cần thu thập,kiểm tra và phân loại cá

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH

KHOA TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN



TIỂU LUẬN MÔN: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

ĐỀ TÀI:

QUY TRÌNH LẬP SỔ SÁCH BÁO CÁO

Giảng viên hướng dẫn : Đỗ Thị Thanh Ngân

TP.HCM, ngày 20 tháng 10 năm 2023

CHƯƠNG I: TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG CHÍNH CỦA QUY TRÌNH 1.1 Mô tả quy trình

Quy trình lập sổ sách báo cáo là một hoạt động quan trọng trong kế toán doanh nghiệp Quy trình này bao gồm các bước sau:

Bước 1: Thu thập và phân loại các chứng từ kế toán

Bước đầu tiên trong quá trình lập sổ sách báo cáo doanh nghiệp cần thu thập, kiểm tra và phân loại các chứng từ kế toán liên quan đến các giao dịch kinh tế của doanh nghiệp trong kỳ báo cáo Các chứng từ kế toán có thể là hóa đơn, biên lai, phiếu thu chi, sổ sách kế toán và các chứng từ liên quan khác

Các chứng từ kế toán là những tài liệu chứng minh cho các giao dịch kinh tế của doanh nghiệp và là cơ sở để ghi sổ Cần được kiểm tra về tính hợp lệ, đầy đủ, chính xác và rõ ràng, phân loại các chứng từ theo loại hình giao dịch kinh tế, thời gian xảy ra và tài khoản liên quan

Bước 2: Ghi nhận các giao dịch kinh tế phát sinh

Ghi nhận các giao dịch kinh tế vào sổ cái, sổ nhật ký chung và sổ nhật ký phụ theo phương pháp ghi sổ kép Phương pháp ghi sổ kép là phương pháp ghi nhận một giao dịch kinh tế vào hai tài khoản khác nhau với hai phần đối ứng: nợ và có

Sổ cái ghi nhận chi tiết các phát sinh của từng tài khoản Sổ nhật ký chung ghi nhận tổng hợp các bút toán kế toán của doanh nghiệp Sổ nhật ký phụ ghi nhận chi tiết các bút toán kế toán của một loại giao dịch kinh tế cụ thể

Sau khi đã hoàn tất việc ghi nhận các số liệu, kế toán viên cần thực hiện các bút toán kết chuyển lãi/lỗ trong năm

Bước 3 : Cân đối sổ cái, kiểm tra tính đúng đắn và hợp lệ của các bút toán kế toán

Cân đối sổ cái là việc kiểm tra xem tổng số dư nợ và tổng số dư có của mỗi tài khoản có bằng nhau hay không Nếu phát hiện sai sót, cần điều chỉnh và bù trừ để đảm bảo cân đối giữa nợ và có của mỗi tài khoản Các sai sót có thể do lỗi nhập liệu, lỗi tính toán, lỗi phân bổ chi phí, lỗi định khoản

Kiểm tra tính đúng đắn và hợp lệ của các bút toán kế toán là việc so sánh các bút toán trong sổ cái với các chứng từ kế toán để xác minh tính xác thực, hợp pháp và hợp lý của các giao dịch kinh tế

Bước 4: Lập bảng cân đối phát sinh và bảng cân đối kế toán

Vào cuối kỳ kế toán, nhà quản trị cần kiểm tra và điều chỉnh các khoản ước tính trên chứng từ kế toán Điều này nhằm đảm bảo các con số trong báo cáo tài chính phản ánh đúng thực tế của doanh nghiệp và tuân thủ các quy định kế toán hiện hành

Lập bảng cân đối phát sinh để tổng hợp số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số

dư cuối kỳ của từng tài khoản để thể hiện tình hình tài chính của doanh nghiệp

Bảng cân đối phát sinh là cơ sở để lập báo cáo tài chính Bảng cân đối kế toán là bảng thể hiện tổng quan về nguồn vốn, tài sản và nợ phải trả của doanh nghiệp vào một thời điểm cụ thể Một số nội dung cần hạch toán như:

 Bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ

 Các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh

 Các khoản chi phí của năm cần trích trước, bao gồm lương tháng, thưởng tết âm lịch, chi phí kiểm toán, các chi phí mang tính chất thường xuyên

 Các bút toán phân loại lại khoản đầu tư, tiền gửi thấu chi, phân loại lại công nợ ngắn hạn dài hạn, các khoản vay ngắn hạn dài hạn

Các bút toán điều chỉnh sai sót (nếu có)

Bước 5: Kiểm tra đối chiếu số liệu sổ sách

Đây là một khâu vô cùng quan trọng trong quá trình các bước lập báo cáo tài chính, kế toán viên cần tiến hành kiểm tra đối chiếu và rà soát lại các số liệu trong

sổ sách Bởi nếu số liệu hạch toán sai, lên báo cáo tài chính không chính xác sẽ làm mất thời gian và công sức rà soát, điều chỉnh và làm lại báo cáo tài chính

Vì thế, doanh nghiệp cần rà soát và tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh theo từng nhóm tài khoản như hàng tồn kho, công nợ phải thu, công nợ phải trả, đầu tư, chi phí trả trước và các tài sản cố định

 Kiểm tra việc chuyển số dư cuối kỳ trước sang đầu kỳ này của tất cả các tài khoản có số dư

 Kiểm tra lại số dư của từng nhóm khách hàng, đối tác, nhà cung cấp

 Kiểm tra số lượng và giá trị từng loại hàng hóa

 Kiểm tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ cái

Bước 6: Lập báo cáo tài chính

Các báo cáo bao gồm báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu và bảng cân đối kế toán Báo cáo tài chính phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán nhất định Cần tuân thủ các nguyên tắc và quy định về lập báo cáo tài chính theo các chuẩn mực kế toán quốc gia hoặc quốc tế

1.2 Mô tả lưu đồ quy trình

1.3 Đầu vào, đầu ra của quy trình

1.3.1 Đầu vào của quy trình

Các chứng từ bao gồm:

1 Chứng từ hóa đơn: cần tuân thủ theo nguyên tắc về tính “hợp pháp, hợp

lệ, hợp lý” của chứng từ

 Hóa đơn hợp pháp: là hóa đơn phải được đăng ký với cơ quan thuế

và được cơ quan thuế chấp nhận cho phát hành hóa đơn Hóa đơn do

cơ sở sản xuất kinh doanh tự in cần in theo mẫu quy định và được cơ quan thuế chấp nhận mẫu hóa đơn điện tử đó

 Một số rủi ro đối với các hóa đơn đầu vào khi lấy: Doanh nghiệp có giao dịch mua bán hàng hóa, hóa đơn tài chính đầy đủ và hợp lệ nhưng không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng nếu trường hợp hóa đơn có giá trị > 20 triệu Hoặc doanh nghiệp cung cấp hàng hóa nhưng hàng hóa không nằm trong phạm vi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó

 Hóa đơn hợp lệ: Hóa đơn hợp lệ được hiểu là sự phù hợp theo các

thông lệ của hóa đơn như phải có nội dung và các chỉ tiêu, yêu cầu ghi trên hóa đơn Cụ thể:

 Ghi rõ ngày, tháng, năm lập hóa đơn

 Họ tên người mua, người bán, địa chỉ công ty mua, công ty bán, mã số thuế, hình thức thanh toán bằng tiền mặt (nếu trả bằng tiền mặt); chuyển khoản (nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng)

 Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền, thuế suất, tiền hàng chưa thuế, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán trên hóa đơn

 Phần cuối hóa đơn, phải có chữ ký của người mua hàng, người bán, Giám đốc và đóng dấu treo góc trái của hóa đơn Trường hợp, dùng mẫu hóa đơn điện tử, cần thông tin ký số điện tử của người bán

 Hóa đơn hợp lý: Một hóa đơn hợp pháp, hợp lệ vẫn chưa đủ, mà cần

phải có tính hợp lý của hóa đơn Nội dung trên hóa đơn cần phù hợp với nội dung kinh doanh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh được cấp giấy phép hoạt động của Doanh nghiệp

2 Chứng từ ngân hàng: chứng từ ngân hàng thường phát sinh cho các khoản

giao dịch mua bán, thanh toán hoặc các giao dịch khác liên quan đến ngân hàng của Doanh nghiệp Chứng từ ngân hàng gồm:

 Sổ phụ ngân hàng: giấy báo có, báo nợ, ủy nhiệm chi, séc, giấy nộp tiền vào tài khoản

 Sao kê ngân hàng

3 Chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước (nộp thuế điện tử hoặc nộp tiền mặt vào kho bạc nhà nước)

 Nộp thuế TNDN (khi có phát sinh số thuế phải nộp của quý, của năm)

 Nộp thuế GTGT (khi có phát sinh số thuế phải nộp của tháng, của quý)

 Nộp thuế TNCN (khi có phát sinh số thuế phải nộp của tháng, của quý)

1.3.2 Đầu ra của quy trình

Các bảng báo cáo bao gồm

- Bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán được hiểu là một bảng tóm tắt ngắn gọn về những gì mà doanh nghiệp có, sở hữu và những gì mà doanh nghiệp nợ ở một thời điểm nhất định Nói rõ hơn, bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính ở một thời điểm nhất định

- Báo cáo kết quả kinh doanh

Báo cáo kết quả kinh doanh hay còn gọi là bảng báo cáo lãi lỗ, chỉ ra sự cân bằng giữa thu nhập (doanh thu) và chi phí trong từng kỳ kế toán Bảng báo cáo này phản ánh tổng hợp tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo từng loại trong một thời kỳ kế toán và tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước Báo cáo còn được sử dụng như một bảng hướng dẫn để xem xét doanh nghiệp sẽ hoạt động thế nào trong tương lai

- Bản thuyết minh báo cáo tài chính

Bản thuyết minh báo cáo tài chính dùng để mô tả mang tính tường thuật hoặc hoặc phân tích các thông tin số liệu đã được trình bày trong Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cũng như các thông tin cần thiết khác theo yêu cầu của các chuẩn mực kế toán cụ thể Bản thuyết minh báo cáo tài chính cũng có thể trình bày những thông tin khác nếu doanh nghiệp xét thấy cần thiết cho việc trình bày trung thực, hợp lý báo cáo tài chính

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hay báo cáo dòng tiền mặt là một loại báo cáo tài chính thể hiện dòng tiền ra và dòng tiền vào của một tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định (tháng, quý hay năm tài chính)

*Hoạt động của quy trình lập sổ sách báo cáo gồm có các bước sau:

- Thu thập và phân loại các chứng từ ghi nhận các giao dịch kinh tế

- Ghi sổ theo phương pháp kế toán kép vào các tài khoản kế toán

- Lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

- Kiểm tra và đối chiếu các số liệu trong sổ sách và báo cáo

- Đánh giá và phản ánh tình hình tài chính của đối tượng

CHƯƠNG II: HIỆN THỰC QUY TRÌNH TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN MISA

2.1 Mô tả quy trình trên phần mềm kế toán Misa

Để lập sổ sách báo cáo bằng phần mềm misa, cần thực hiện các bước sau:

- Bước 1: Cài đặt và kích hoạt phần mềm misa trên máy tính Tải phần mềm misa

từ trang web chính thức của nhà cung cấp hoặc từ các nguồn uy tín khác Sau khi tải về, chạy file cài đặt và làm theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất quá trình cài đặt Nhập mã kích hoạt để sử dụng phần mềm misa

Bước 2: Tạo và thiết lập công ty trong phần mềm misa Vào menu Hệ thống

-Tạo công ty mới và nhập các thông tin cơ bản về công ty, như tên, địa chỉ, mã số thuế, ngành nghề kinh doanh, loại hình doanh nghiệp, số tài khoản ngân hàng Thiết lập các thông số kế toán, như kỳ kế toán, loại tiền tệ, hệ số quy đổi

- Bước 3: Nhập dữ liệu đầu kỳ vào phần mềm misa Nhập các dữ liệu về sổ cái,

sổ chi tiết, sổ quỹ, sổ kho, sổ thuế, sổ lương Kiểm tra và đối chiếu dữ liệu để đảm bảo tính chính xác và đồng bộ

- Bước 4: Thực hiện các giao dịch kế toán trong phần mềm misa Nhập các giao

dịch kế toán theo từng loại chứng từ, như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, biên lai thuế, biên lai lương Sử dụng các tính năng tự động hóa của phần mềm misa, như hạch toán tự động, tạo chứng từ liên quan, tạo bút toán kết chuyển, v.v

- Bước 5: Lập và in các báo cáo kế toán trong phần mềm misa Lập và in các báo

cáo kế toán theo yêu cầu của pháp luật hoặc của công ty, như báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo lương, báo cáo kho, báo cáo quỹ

2.2 Phân tích ví dụ minh họa quy trình

Doanh nghiệp A kinh doanh các sản phẩm máy tính, thiết bị điện tử, thiết bị văn phòng các loại Áp dụng chế độ kế toán công ty áp dụng theo thông tư số 200/2014/TT-BTC Công ty khai báo thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, các mặt hàng của công ty đều chịu thuế suất 10% Công ty quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá trị hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ Phương pháp khấu hao tài sản cố định tại công ty là đường thẳng.Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 1/2023

1.Ngày 02/01/2023 chi tiền mặt thuê gian hàng hội chợ triễn lãm mặt hàng (5 ngày) tại công viên Gia Định - Hoàng Minh Giám, P.3, Q Gò Vấp, HCM phục

vụ cho công tác bán hàng Số tiền chưa thuế 7.000.000 (Thuế GTGT: 10%) Số HĐ: 0000145, Seriel: 1C23TGĐ, ngày 02/01/2023

2 Ngày 20/01/2023, công ty chuyển khoản thanh toán tiền thuê mặt bằng mới làm kho chứa hàng của công ty, công ty đã ký hợp đồng thuê 5 năm và thanh toán trước số tiền 2 năm: 300,000,000 cho ông Nguyễn Thanh Lân (chủ nhà), SĐT:

089654132, số nhà thuê: 567/12 Nguyễn Kiệm, P.2, Phú Nhuận

3 Ngày 27/01/2023 mua 4 máy lạnh HP 150cc của công ty điện máy Nguyễn Kim, chi tiết HĐ: 0067351, ký hiệu 1C23TNK, ngày 27/01/2023 Số tiền: 15.000.000 (Thuế VA

Ngày 31/01/2023 kế toán thực hiện các bút toán cuối kì để chuẩn bị lập báo cáo tài chính

Tính giá vốn bán hàng (giá xuất kho), Giá thành thành phẩm 

 Khấu hao tài sản cố định, Phân bổ chi phí trả trước – công cụ dụng cụ

 Khấu trừ thuế GTGT, Kết chuyển lãi lỗ hạch toán chi phí thuế TNDN tạm tính (nếu có)

Lập báo cáo tài chính 

2.3 Cách thức thực hiện chi tiết trên Misa

Sau khi đã thực hiện hoạch toán các bước mua bán , tính giá vốn giá thành thành phẩm , kết chuyển lãi lỗ và hoạch toán thuế thì ta sẽ tới bước lập báo cáo tài tính Trong phần mềm Misa, muốn lập báo cáo tài chính ta vào : Báo cáo=> báo cáo tài chính => ( chọn báo cáo mình muốn lấy)

2.3.1 Bảng cân đối tài khoản

Vào báo cáo => chọn bảng cân đối tài khoản =>chọn kỳ báo cáo

2.3.2 Bảng cân đối kế toán

2.3.4 Báo cáo kết quả kinh doanh

2.3.5 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ