Nộidung môn học trình bày các vấn đề về: phương pháp luận tìm hiểu các yêu cầu đối với Hệthống thông tin; các pha trong phương pháp Phân tích và thiết kế có cấu trúc để phân tíchcác chi
Khảo sát hệ thống
Giới thiệu đề tài
2 1.2 Nội dung khảo sát hệ thống Dương Văn Ngọc Nhạ
3 1.3 Kết qảu khảo sát Dương Văn Ngọc Nhạ
2.1 Biểu đồ Use case Vi Thế Toàn
5 2.2 Biểu đồ lớp Đỗ Văn Quân
6 2.3 Biểu đồ trạng thái Hoàng Ngọc Thành
3 3.1 Biểu đồ tương tác Hoàng Văn Nguyên
8 3.2 Biểu đồ lớp chi tiết Hoàng Văn Nguyên
9 3.3 Biểu đồ hoạt động Hoàng Ngọc Thành
Hình 1 Sơ đồ tổ chức của hệ thống quản lý ký túc xá 14
Hình 2 Sơ đồ quá trình hoạt động của hệ thống 23
Hình 3.Biểu đồ phân cấp chức năng 27
Hình 4 Biểu đồ Usecase ngữ cảnh 31
Hình 5.Biểu đồ use case mức 1 32
Hình 6.Use case quản lí sinh viên 33
Hình 7 Use case quản lí phòng 34
Hình 8.Use case quản lí hợp đồng 35
Hình 9 Use case quản lí hóa đơn 35
Hình 10 Use case quản lí hóa đơn điện nước 36
Hình 11 Biểu đồ lớp đăng nhập 73
Hình 12 Đăng kí vào KTX 74
Hình 15 Duyệt đăng kí phòng 76
Hình 16 Biểu đồ trạng thái quản lý hợp đồng 77
Hình 17 Biểu đồ trạng thái quản lý sinh viên 78
Hình 18 Biểu đồ trạng thái lý điện nước 79
Hình 19 Biểu đồ trạng thái quản lý hóa đơn 80
Hình 20 Biểu đồ trạng thái quản lý phòng 81
Hình 21 Biểu đồ trạng thái quản lý dịch vụ 82
Hình 22 Biểu đồ trạng thái quản lý tài khoản 83
Hình 23 Biểu đồ trạng thái lập báo cáo 84
Hình 24 Sơ đồ tuần tự “tạo tài khoản” 85
Hình 25 Sơ đồ tuần tự “đăng nhập” 86
Hình 26 Sơ Đồ Tuần Tự “lấy lại mật khẩu” 87
Hình 27 Sơ đồ tuần tự “đổi mật khẩu” 88
Hình 28 Sơ đồ tuần tự “đăng ký KTX 89
Hình 29 Sơ đồ tuần tự “thông tin” 90
Hình 30 Sơ đồ tuần tự “đăng ký” 91
Hình 31 Sơ đồ xin ra khỏi KTX 92
Hình 33 Duyệt đăng kí phòng 94
Hình 36 Cập nhật sinh viên 97
Hình 37 Hiển thị toàn bộ danh sách sinh viên 98
Hình 39 Cập nhật hóa đơn điện nước 100
Hình 40 Biểu đồ chi tiết 101
Hình 41 Biểu đồ hoạt động xin vào khỏi KTX 111
Hình 42 Biểu đồ hoạt động xin ra khỏi KTX 112
Hình 43 Biểu đồ hoạt động thanh toán 113
Bảng 1 Biểu đồ hoạt động thanh toán 15
Bảng 2 Câu hỏi phỏng vấn 17
Bảng 3 Câu trả lời phỏng vấn 20
Bảng 4 Bảng mô tả usecase đăng ký tài khoản 37
Bảng 5 Bảng mô tả usecase đăng nhập 38
Bảng 6 Bảng mô tả usecase lấy lại mật khẩu 39
Bảng 7 Bảng mô tả usecase đổi mật khẩu 41
Bảng 8 Bảng mô tả usecase ĐK vào KTX 42
Bảng 9 Bảng mô tả usecase thông tin phòng 43
Bảng 10 Bảng mô tả usecase ĐK phòng 44
Bảng 11 Bảng mô tả usecase xin rút khỏi KTX 46
Bảng 12 Bảng mô tả usecase hóa đơn điện nước 47
Bảng 13 Thêm sinh viên vào KTX 48
Bảng 14 Duyệt đăng ký phòng 49
Bảng 18 Cập nhật thông tin 55
Bảng 19 Hiển thị toàn bộ danh sách 56
Bảng 20 Sinh viên buộc ra 57
Bảng 22 Cập nhật thu chi 60
Bảng 23 Báo cáo thu chi 61
Bảng 25 Thống kê và in danh sách 64
Bảng 26 Tính số hao hụt 65
Bảng 28 Cập nhật hóa đơn điẹn nước 68
Bảng 29 Cập nhật tài sản 69
Chữ viết tắt Giải thích
2 CRUD Create Read Update Delet
Chương 1: Khảo sát hệ thống
1.1 Giới thiệu đề tài 1.1.1 Bối cảnh:
- Trong bối cảnh hiện đại hóa và số hóa ngày càng phát triển, các trường đại học trong và ngoài nước đang chuyển dần từ các phương pháp quản lý truyền thống sang các hệ thống quản lý kỹ thuật số nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng quản lý Một trong những lĩnh vực quan trọng cần được cải thiện là hệ thống quản lý ký túc xá Việc quản lý ký túc xá không chỉ bao gồm việc sắp xếp chỗ ở cho sinh viên mà còn liên quan đến nhiều khía cạnh khác như quản lý tài sản, dịch vụ tiện ích, an ninh, và hỗ trợ sinh viên.
- Đề tài này tập trung vào việc phân tích và thiết kế một hệ thống quản lý ký túc xá cho trường đại học Mục tiêu chính là xây dựng một hệ thống thông tin toàn diện và hiệu quả để hỗ trợ các hoạt động quản lý ký túc xá, đảm bảo sự thuận tiện và an toàn cho sinh viên cũng như tối ưu hóa quá trình quản lý cho nhà trường
Hệ thống quản lý ký túc xá hiện tại thường gặp phải một số vấn đề như:
- Quản lý thủ công và không đồng bộ: Nhiều trường đại học vẫn sử dụng phương pháp quản lý thủ công hoặc hệ thống quản lý không đồng bộ, dẫn đến việc quản lý thông tin không hiệu quả, dễ xảy ra sai sót và mất mát dữ liệu.
- Thiếu thông tin tức thời: Việc cập nhật thông tin về sinh viên, tình trạng phòng ở, và các sự cố khẩn cấp thường không được thực hiện kịp thời.
- Khó khăn trong việc giao tiếp và hỗ trợ sinh viên: Sinh viên gặp khó khăn trong việc tiếp cận các thông tin cần thiết cũng như trong việc liên lạc với ban quản lý ký túc xá khi có vấn đề cần giải quyết.
- An ninh và quản lý tài sản: Việc đảm bảo an ninh và quản lý tài sản trong ký túc xá còn nhiều bất cập, đặc biệt là trong việc theo dõi và quản lý việc ra vào của sinh viên và khách thăm.
1.1.4 Mục tiêu của hệ thống:
- Tự động hóa và số hóa các quy trình quản lý: Giảm thiểu sự can thiệp thủ công, tăng cường tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý thông tin sinh viên, phòng ở, và tài sản.
- Cập nhật thông tin tức thời: Đảm bảo thông tin được cập nhật liên tục và có thể truy cập dễ dàng bởi các bên liên quan
- Cải thiện giao tiếp và hỗ trợ sinh viên: Tạo ra một kênh thông tin và hỗ trợ hiệu quả giữa sinh viên và ban quản lý ký túc xá.
- Nâng cao an ninh và quản lý tài sản: Sử dụng các công nghệ hiện đại để theo dõi và kiểm soát an ninh trong ký túc xá, cũng như quản lý tài sản một cách hiệu quả.
Nội dung khảo sát hệ thống
1.2.1 Sơ đồ tổ chức của hệ thống quản lý ký túc xá
Hình 1 Sơ đồ tổ chức của hệ thống quản lý ký túc xá
+ Ban Quản lý Ký túc xá:
- Trưởng Ban Quản lý Ký túc xá: Chịu trách nhiệm tổng thể về việc vận hành và quản lý ký túc xá
- Phó Ban Quản lý: Hỗ trợ trưởng ban và chịu trách nhiệm về các mảng cụ thể như an ninh, bảo trì, và dịch vụ sinh viên.
+ Bộ phận Quản lý Chỗ ở:
- Nhân viên Quản lý Phòng ở: Chịu trách nhiệm sắp xếp phòng ở cho sinh viên, giải quyết các vấn đề liên quan đến phòng ở.
- Nhân viên Tiếp nhận: Quản lý quy trình tiếp nhận và trả phòng của sinh viên.
+ Bộ phận Dịch vụ và Hỗ trợ Sinh viên:
- Nhân viên Hỗ trợ Sinh viên: Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ sinh viên, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sinh viên lưu trú
- Cố vấn Sinh viên: Đưa ra lời khuyên, hỗ trợ tâm lý và hướng dẫn sinh viên trong các vấn đề cá nhân và học tập
+ Bộ phận An ninh và Bảo trì:
- Nhân viên An ninh: Đảm bảo an toàn cho sinh viên và tài sản trong khu ký túc xá
- Nhân viên Bảo trì: Chịu trách nhiệm bảo trì và sửa chữa các trang thiết bị, cơ sở vật chất trong ký túc xá
+ Bộ phận Công nghệ Thông tin:
- Nhân viên IT: Quản lý hệ thống thông tin, hỗ trợ kỹ thuật cho phần mềm quản lý ký túc xá.
1.2.2 Xác định đối tượng cần phỏng vấn STT Đối tượng cần phỏng vấn
1 Trưởng ban kí túc xá
3 Nhân viên quản lý phòng ở
5 Nhân viên hỗ trợ sinh viên
Bảng 1 Biểu đồ hoạt động thanh toán
1.2.3 lập bảng câu hỏi phỏng vấn Tên người phỏng vấn
Trưởng ban kí túc xá
1 Ông/bà có thể mô tả ngắn gọn về các thách thức lớn nhất trong việc quản lý ký túc xá không?
2 Ông/bà mong muốn hệ thống quản lý ký túc xá mới sẽ cải thiện những khía cạnh nào?
Phó ban quản lý 1 Ông/bà chịu trách nhiệm cụ thể trong những mảng nào (an ninh, bảo trì, dịch vụ sinh viên) và gặp phải những khó khăn gì?
2 Ông/bà có ý kiến gì về việc cải thiện quy trình và hệ thống quản lý ký túc xá?
Nhân viên quản lý phòng ở
1 Những khó khăn thường gặp trong quá trình sắp xếp phòng ở cho sinh viên là gì?
2 Ông/bà mong muốn hệ thống mới sẽ có những tính năng nào để hỗ trợ công việc tốt hơn?
1 Ông/bà gặp phải những khó khăn gì trong quá trình tiếp nhận và trả phòng?
2 Ông/bà muốn cải thiện điều gì trong quy trình và hệ thống tiếp nhận hiện tại?
Nhân viên hỗ trợ sinh viên
1 Ông/bà thường gặp phải những vấn đề gì trong quá trình cung cấp dịch vụ hỗ trợ sinh viên?
2 Ông/bà mong muốn hệ thống mới sẽ có những tính năng nào để cải thiện dịch vụ hỗ trợ sinh viên?
1 Các vấn đề an ninh thường gặp trong ký túc xá là gì?
2 Ông/bà mong muốn hệ thống mới sẽ có những tính năng nào để nâng cao an ninh trong ký túc xá?
1 Ông/bà thường gặp phải những vấn đề gì trong quá trình bảo trì và sửa chữa cơ sở vật chất?
2 Ông/bà muốn cải thiện điều gì trong hệ thống bảo trì hiện tại?
Nhân viên IT 1 Các vấn đề kỹ thuật thường gặp khi vận hành hệ thống là gì?
2 Ông/bà mong muốn hệ thống mới sẽ có những tính năng nào để cải thiện hiệu quả công việc?
Bảng 2 Câu hỏi phỏng vấn
Tên người phỏng vấn Câu trả lời Trưởng ban kí túc xá 1 Một trong những thách thức lớn nhất là quản lý số lượng lớn sinh viên và đảm bảo rằng mọi thông tin về chỗ ở, thanh toán và các vấn đề cá nhân đều được cập nhật kịp thời.
Ngoài ra, việc duy trì an ninh và quản lý tài sản cũng là một vấn đề khó khăn.
2 Tôi mong muốn hệ thống mới sẽ tự động hóa nhiều quy trình hơn, cung cấp thông tin tức thời và dễ truy cập hơn Đồng thời, hệ thống nên có khả năng tích hợp tốt với các phần mềm khác của trường để giảm thiểu công việc thủ công.
Phó ban quản lý 1 Tôi chủ yếu chịu trách nhiệm về an ninh và bảo trì Khó khăn lớn nhất là việc giám sát an ninh liên tục và đảm bảo mọi vấn đề về bảo trì được giải quyết nhanh chóng để không ảnh hưởng đến sinh viên.
2 Hệ thống nên có các công cụ giám sát và báo cáo tự động để theo dõi an ninh và bảo trì Ngoài ra, việc thông báo cho sinh viên và nhân viên về các sự cố hoặc công việc bảo trì cần thực hiện nên được nhanh chóng và rõ ràng hơn.
Nhân viên quản lý phòng ở
1 Khó khăn lớn nhất là việc đảm bảo tất cả sinh viên đều có phòng ở phù hợp với yêu cầu của họ, đặc biệt trong những thời điểm cao điểm như đầu năm học Ngoài ra, việc xử lý các yêu cầu thay đổi phòng cũng gặp nhiều khó khăn.
2 Tôi mong muốn hệ thống mới có thể tự động sắp xếp phòng dựa trên các tiêu chí cụ thể và dễ dàng xử lý các yêu cầu thay đổi phòng Hệ thống cũng nên có một giao diện thân thiện để sinh viên có thể tự kiểm tra và quản lý chỗ ở của mình.
Nhân viên tiếp nhận 1 Khó khăn lớn nhất là xử lý lượng lớn sinh viên trong một thời gian ngắn, đảm bảo mọi giấy tờ và thông tin đều được cập nhật chính xác Việc theo dõi tình trạng phòng và các hư hỏng cũng là một thách thức.
2 Hệ thống nên có khả năng quản lý toàn bộ quy trình tiếp nhận và trả phòng một cách tự động, bao gồm cả việc kiểm tra tình trạng phòng và cập nhật thông tin ngay lập tức Điều này sẽ giúp giảm bớt khối lượng công việc thủ công và sai sót.
Nhân viên hỗ trợ sinh viên
1 Chúng tôi thường gặp khó khăn trong việc đáp ứng kịp thời các yêu cầu hỗ trợ từ sinh viên, đặc biệt là trong các tình huống khẩn cấp hoặc khi có nhiều yêu cầu cùng lúc.
2 Hệ thống nên có tính năng ghi nhận và theo dõi yêu cầu hỗ trợ từ sinh viên, giúp phân loại và ưu tiên xử lý các yêu cầu Ngoài ra, hệ thống nên cung cấp kênh thông tin liên lạc trực tiếp với sinh viên để giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh.
Nhân viên an ninh 1 Chúng tôi thường gặp các vấn đề liên quan đến kiểm soát ra vào, đảm bảo an toàn tài sản và xử lý các tình huống khẩn cấp như hỏa hoạn hoặc sự cố kỹ thuật.
2 Hệ thống nên có các công cụ giám sát an ninh hiện đại như camera, hệ thống kiểm soát ra vào bằng thẻ từ và hệ thống cảnh báo khẩn cấp Ngoài ra, việc theo dõi và báo cáo tình hình an ninh nên được thực hiện tự động và chính xác.
Nhân viên bảo trì 1 Chúng tôi gặp khó khăn trong việc theo dõi và lên lịch bảo trì, cũng như đảm bảo rằng các yêu cầu sửa chữa được xử lý kịp thời và hiệu quả.
2 Hệ thống nên có khả năng theo dõi tình trạng cơ sở vật chất và tự động lập lịch bảo trì.
Nhân viên IT 1 Chúng tôi thường gặp các vấn đề liên quan đến hiệu suất hệ thống, lỗi phần mềm và khả năng tích hợp với các hệ thống khác của trường.
2 Hệ thống mới nên có hiệu suất ổn định, dễ dàng bảo trì và có khả năng tích hợp tốt với các hệ thống khác
Bảng 3 Câu trả lời phỏng vấn
+ Tóm tắt kết quả thu được từ phỏng vấn:
- Trưởng Ban Quản lý Ký túc xá:
Thách thức lớn nhất: Quản lý số lượng lớn sinh viên và duy trì an ninh, quản lý tài sản
Mong muốn cải thiện: Tự động hóa quy trình và tích hợp với các hệ thống khác của trường.
Kết quả khảo sát
1.3.1 Sơ đồ Tổ chức của Hệ thống Hệ thống quản lý ký túc xá có sơ đồ tổ chức như sau:
+ Ban Quản lý Ký túc xá:
- Trưởng Ban Quản lý - Phó Ban Quản lý + Các bộ phận chức năng:
- Quản lý phòng ở - Tiếp nhận Hỗ trợ sinh- Nhân viên an ninh- Bảo trì
1.3.2 Mô tả Quá trình Hoạt động của Hệ thống Hệ thống quản lý ký túc xá:
Hình 2 Sơ đồ quá trình hoạt động của hệ thống
- Tiếp nhận yêu cầu phòng ở từ sinh viên.
- Sắp xếp phòng dựa trên yêu cầu và tiêu chí cụ thể
- Cập nhật thông tin phòng ở.
+ Tiếp nhận và trả phòng:
- Xử lý tiếp nhận sinh viên mới vào ký túc xá.
- Thực hiện thủ tục trả phòng cho sinh viên
- Kiểm tra tình trạng phòng và cập nhật thông tin.
- Nhận và xử lý các yêu cầu hỗ trợ từ sinh viên.
- Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cần thiết.
- Giám sát an ninh ký túc xá
- Quản lý kiểm soát ra vào
- Xử lý các tình huống khẩn cấp.
- Theo dõi tình trạng cơ sở vật chất.
- Lên lịch bảo trì và sửa chữa.
- Xử lý các yêu cầu sửa chữa.
- Bảo trì và nâng cấp hệ thống phần mềm.
- Hỗ trợ kỹ thuật cho các bộ phận khác.
1.3.3 Các chức năng chính của hệ thống:
+ Quản lý thông tin phòng
- Mục đích: Quản lý toàn bộ thông tin liên quan đến các phòng trong ký túc xá, bao gồm tình trạng phòng, loại phòng, số lượng giường, và thông tin chi tiết khác
- Tác nhân tham gia: Ban quản lý ký túc xá
- Các bước tiến hành: o Cập nhật thông tin phòng mới. o Sửa đổi thông tin phòng hiện có o Xóa thông tin phòng không còn sử dụng. o Xem tình trạng và thông tin chi tiết của từng phòng.
- Mục đích: Quản lý thông tin cá nhân, hồ sơ, và tình trạng lưu trú của sinh viên trong ký túc xá
- Tác nhân tham gia: Ban quản lý ký túc xá, sinh viên
- Các bước tiến hành: o Đăng ký thông tin sinh viên mới. o Cập nhật thông tin sinh viên o Quản lý hồ sơ lưu trú của sinh viên o Xóa thông tin sinh viên không còn lưu trú.
+ Quản lý tiếp nhận và trả phòng
- Mục đích: Quản lý quá trình tiếp nhận sinh viên mới vào phòng và thủ tục trả phòng khi sinh viên rời khỏi ký túc xá
- Tác nhân tham gia: Ban quản lý ký túc xá, sinh viên
- Các bước tiến hành: o Tiếp nhận yêu cầu và sắp xếp phòng cho sinh viên mới o Hoàn thành thủ tục nhập phòng. o Thực hiện kiểm tra tình trạng phòng trước khi sinh viên trả phòng o Xử lý các thủ tục trả phòng.
+ Quản lý trang thiết bị - Mục đích: Quản lý thông tin và tình trạng của các trang thiết bị trong ký túc xá
- Tác nhân tham gia: Ban quản lý ký túc xá, nhân viên bảo trì
- Các bước tiến hành: o Đăng ký và cập nhật thông tin trang thiết bị mới. o Theo dõi tình trạng và lịch sử sử dụng trang thiết bị. o Lên lịch bảo trì và sửa chữa trang thiết bị. o Xử lý yêu cầu sửa chữa và bảo trì từ sinh viên và nhân viên
- Mục đích: Quản lý tiêu thụ điện nước và các dịch vụ tiện ích khác trong ký túc xá.
- Tác nhân tham gia: Ban quản lý ký túc xá, nhân viên kỹ thuật
- Các bước tiến hành: o Theo dõi và ghi nhận chỉ số điện nước o Lập kế hoạch và giám sát việc cung cấp điện nước. o Xử lý các sự cố liên quan đến điện nước o Báo cáo và đánh giá tình hình sử dụng điện nước.
1.3.4 Biểu đồ phân cấp chức năng
Hình 3.Biểu đồ phân cấp chức năng
- Đánh giá hiệu quả quản lý ký túc xá và đề xuất các giải pháp cải thiện
- Phạm vi: Ký túc xá của trường đại học X trong năm học 2023-2024
+ Dữ liệu thu thập - Nguồn dữ liệu: o Thông tin từ hệ thống quản lý ký túc xá o Phỏng vấn sinh viên và nhân viên o Dữ liệu tiêu thụ điện nước
- Chỉ tiêu thống kê: o Số lượng phòng o Số lượng sinh viên o Số lượng trang thiết bị o Số lượng yêu cầu bảo trì o Số lượng sự cố điện nước
+ Phân tích dữ liệu - Số lượng phòng ký túc xá: o Tổng số phòng: 268 o Phòng đơn: 50 o Phòng đôi: 168 o Phòng tập thể (4 người): 50 - Tình trạng phòng: o Phòng đang sử dụng: 240 o Phòng trống: 28
- Số lượng sinh viên: o Tổng số sinh viên: 1900 o Sinh viên nam: 950 o Sinh viên nữ: 950 o Sinh viên năm 1: 475 o Sinh viên năm 2: 475 o Sinh viên năm 3: 475 o Sinh viên năm 4: 475 - Số lượng trang thiết bị: o Tổng số trang thiết bị: 500 o Trang thiết bị mới mua trong năm: 100 o Trang thiết bị bảo trì hàng tháng: 30 - Tình trạng trang thiết bị: o Hoạt động tốt: 450 o Cần sửa chữa: 50 - Quản lý tiếp nhận và trả phòng: o Số lượng sinh viên mới tiếp nhận trong kỳ gần nhất: 475 o Số lượng sinh viên trả phòng trong kỳ gần nhất: 400 o Tình trạng kiểm tra phòng trước khi trả phòng: Phòng đạt yêu cầu: 380 o Phòng cần sửa chữa: 20
- Quản lý điện nước: o Chỉ số tiêu thụ điện hàng tháng: 10,000 kWh o Chỉ số tiêu thụ nước hàng tháng: 500 m³ o Số lượng sự cố điện nước hàng tháng: 20 o Tình trạng xử lý sự cố: o Đã xử lý: 18 o Chưa xử lý: 2 4
+ Kết quả - Tỷ lệ sử dụng phòng: o Hiện tại, tỷ lệ phòng đang sử dụng là 89.55%, cho thấy nhu cầu ký túc xá khá cao và cần quản lý tốt nguồn tài nguyên này
- Số lượng yêu cầu bảo trì và sự cố điện nước: o Trung bình mỗi tháng có 50 yêu cầu bảo trì và 20 sự cố điện nước, cho thấy cần có kế hoạch bảo trì định kỳ và xử lý sự cố nhanh chóng để đảm bảo hoạt động trơn tru
- Số lượng sinh viên mới tiếp nhận và trả phòng: o Trong kỳ gần nhất, số lượng sinh viên mới và sinh viên trả phòng khá cân bằng, điều này giúp duy trì sự ổn định trong quản lý phòng ở
+ Đề xuất và khuyến nghị
- Tăng cường quản lý và bảo trì phòng ở: Cần tiếp tục theo dõi và cập nhật thông tin phòng thường xuyên, đảm bảo phòng ở luôn trong tình trạng tốt nhất
- Nâng cao chất lượng dịch vụ hỗ trợ sinh viên: Tăng cường các dịch vụ hỗ trợ sinh viên, đảm bảo các yêu cầu và sự cố được xử lý nhanh chóng
Phân tích hệ thống
Biểu đồ use case
5 2.2 Biểu đồ lớp Đỗ Văn Quân
6 2.3 Biểu đồ trạng thái Hoàng Ngọc Thành
3 3.1 Biểu đồ tương tác Hoàng Văn Nguyên
8 3.2 Biểu đồ lớp chi tiết Hoàng Văn Nguyên
9 3.3 Biểu đồ hoạt động Hoàng Ngọc Thành
Hình 1 Sơ đồ tổ chức của hệ thống quản lý ký túc xá 14
Hình 2 Sơ đồ quá trình hoạt động của hệ thống 23
Hình 3.Biểu đồ phân cấp chức năng 27
Hình 4 Biểu đồ Usecase ngữ cảnh 31
Hình 5.Biểu đồ use case mức 1 32
Hình 6.Use case quản lí sinh viên 33
Hình 7 Use case quản lí phòng 34
Hình 8.Use case quản lí hợp đồng 35
Hình 9 Use case quản lí hóa đơn 35
Hình 10 Use case quản lí hóa đơn điện nước 36
Hình 11 Biểu đồ lớp đăng nhập 73
Hình 12 Đăng kí vào KTX 74
Hình 15 Duyệt đăng kí phòng 76
Hình 16 Biểu đồ trạng thái quản lý hợp đồng 77
Hình 17 Biểu đồ trạng thái quản lý sinh viên 78
Hình 18 Biểu đồ trạng thái lý điện nước 79
Hình 19 Biểu đồ trạng thái quản lý hóa đơn 80
Hình 20 Biểu đồ trạng thái quản lý phòng 81
Hình 21 Biểu đồ trạng thái quản lý dịch vụ 82
Hình 22 Biểu đồ trạng thái quản lý tài khoản 83
Hình 23 Biểu đồ trạng thái lập báo cáo 84
Hình 24 Sơ đồ tuần tự “tạo tài khoản” 85
Hình 25 Sơ đồ tuần tự “đăng nhập” 86
Hình 26 Sơ Đồ Tuần Tự “lấy lại mật khẩu” 87
Hình 27 Sơ đồ tuần tự “đổi mật khẩu” 88
Hình 28 Sơ đồ tuần tự “đăng ký KTX 89
Hình 29 Sơ đồ tuần tự “thông tin” 90
Hình 30 Sơ đồ tuần tự “đăng ký” 91
Hình 31 Sơ đồ xin ra khỏi KTX 92
Hình 33 Duyệt đăng kí phòng 94
Hình 36 Cập nhật sinh viên 97
Hình 37 Hiển thị toàn bộ danh sách sinh viên 98
Hình 39 Cập nhật hóa đơn điện nước 100
Hình 40 Biểu đồ chi tiết 101
Hình 41 Biểu đồ hoạt động xin vào khỏi KTX 111
Hình 42 Biểu đồ hoạt động xin ra khỏi KTX 112
Hình 43 Biểu đồ hoạt động thanh toán 113
Bảng 1 Biểu đồ hoạt động thanh toán 15
Bảng 2 Câu hỏi phỏng vấn 17
Bảng 3 Câu trả lời phỏng vấn 20
Bảng 4 Bảng mô tả usecase đăng ký tài khoản 37
Bảng 5 Bảng mô tả usecase đăng nhập 38
Bảng 6 Bảng mô tả usecase lấy lại mật khẩu 39
Bảng 7 Bảng mô tả usecase đổi mật khẩu 41
Bảng 8 Bảng mô tả usecase ĐK vào KTX 42
Bảng 9 Bảng mô tả usecase thông tin phòng 43
Bảng 10 Bảng mô tả usecase ĐK phòng 44
Bảng 11 Bảng mô tả usecase xin rút khỏi KTX 46
Bảng 12 Bảng mô tả usecase hóa đơn điện nước 47
Bảng 13 Thêm sinh viên vào KTX 48
Bảng 14 Duyệt đăng ký phòng 49
Bảng 18 Cập nhật thông tin 55
Bảng 19 Hiển thị toàn bộ danh sách 56
Bảng 20 Sinh viên buộc ra 57
Bảng 22 Cập nhật thu chi 60
Bảng 23 Báo cáo thu chi 61
Bảng 25 Thống kê và in danh sách 64
Bảng 26 Tính số hao hụt 65
Bảng 28 Cập nhật hóa đơn điẹn nước 68
Bảng 29 Cập nhật tài sản 69
Chữ viết tắt Giải thích
2 CRUD Create Read Update Delet
Chương 1: Khảo sát hệ thống
1.1 Giới thiệu đề tài 1.1.1 Bối cảnh:
- Trong bối cảnh hiện đại hóa và số hóa ngày càng phát triển, các trường đại học trong và ngoài nước đang chuyển dần từ các phương pháp quản lý truyền thống sang các hệ thống quản lý kỹ thuật số nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng quản lý Một trong những lĩnh vực quan trọng cần được cải thiện là hệ thống quản lý ký túc xá Việc quản lý ký túc xá không chỉ bao gồm việc sắp xếp chỗ ở cho sinh viên mà còn liên quan đến nhiều khía cạnh khác như quản lý tài sản, dịch vụ tiện ích, an ninh, và hỗ trợ sinh viên.
- Đề tài này tập trung vào việc phân tích và thiết kế một hệ thống quản lý ký túc xá cho trường đại học Mục tiêu chính là xây dựng một hệ thống thông tin toàn diện và hiệu quả để hỗ trợ các hoạt động quản lý ký túc xá, đảm bảo sự thuận tiện và an toàn cho sinh viên cũng như tối ưu hóa quá trình quản lý cho nhà trường
Hệ thống quản lý ký túc xá hiện tại thường gặp phải một số vấn đề như:
- Quản lý thủ công và không đồng bộ: Nhiều trường đại học vẫn sử dụng phương pháp quản lý thủ công hoặc hệ thống quản lý không đồng bộ, dẫn đến việc quản lý thông tin không hiệu quả, dễ xảy ra sai sót và mất mát dữ liệu.
- Thiếu thông tin tức thời: Việc cập nhật thông tin về sinh viên, tình trạng phòng ở, và các sự cố khẩn cấp thường không được thực hiện kịp thời.
- Khó khăn trong việc giao tiếp và hỗ trợ sinh viên: Sinh viên gặp khó khăn trong việc tiếp cận các thông tin cần thiết cũng như trong việc liên lạc với ban quản lý ký túc xá khi có vấn đề cần giải quyết.
- An ninh và quản lý tài sản: Việc đảm bảo an ninh và quản lý tài sản trong ký túc xá còn nhiều bất cập, đặc biệt là trong việc theo dõi và quản lý việc ra vào của sinh viên và khách thăm.
1.1.4 Mục tiêu của hệ thống:
- Tự động hóa và số hóa các quy trình quản lý: Giảm thiểu sự can thiệp thủ công, tăng cường tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý thông tin sinh viên, phòng ở, và tài sản.
- Cập nhật thông tin tức thời: Đảm bảo thông tin được cập nhật liên tục và có thể truy cập dễ dàng bởi các bên liên quan
- Cải thiện giao tiếp và hỗ trợ sinh viên: Tạo ra một kênh thông tin và hỗ trợ hiệu quả giữa sinh viên và ban quản lý ký túc xá.
- Nâng cao an ninh và quản lý tài sản: Sử dụng các công nghệ hiện đại để theo dõi và kiểm soát an ninh trong ký túc xá, cũng như quản lý tài sản một cách hiệu quả.
1.2 Nội dung khảo sát hệ thống
1.2.1 Sơ đồ tổ chức của hệ thống quản lý ký túc xá
Hình 1 Sơ đồ tổ chức của hệ thống quản lý ký túc xá
+ Ban Quản lý Ký túc xá:
- Trưởng Ban Quản lý Ký túc xá: Chịu trách nhiệm tổng thể về việc vận hành và quản lý ký túc xá
- Phó Ban Quản lý: Hỗ trợ trưởng ban và chịu trách nhiệm về các mảng cụ thể như an ninh, bảo trì, và dịch vụ sinh viên.
+ Bộ phận Quản lý Chỗ ở:
- Nhân viên Quản lý Phòng ở: Chịu trách nhiệm sắp xếp phòng ở cho sinh viên, giải quyết các vấn đề liên quan đến phòng ở.
- Nhân viên Tiếp nhận: Quản lý quy trình tiếp nhận và trả phòng của sinh viên.
+ Bộ phận Dịch vụ và Hỗ trợ Sinh viên:
- Nhân viên Hỗ trợ Sinh viên: Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ sinh viên, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sinh viên lưu trú
- Cố vấn Sinh viên: Đưa ra lời khuyên, hỗ trợ tâm lý và hướng dẫn sinh viên trong các vấn đề cá nhân và học tập
+ Bộ phận An ninh và Bảo trì:
- Nhân viên An ninh: Đảm bảo an toàn cho sinh viên và tài sản trong khu ký túc xá
- Nhân viên Bảo trì: Chịu trách nhiệm bảo trì và sửa chữa các trang thiết bị, cơ sở vật chất trong ký túc xá
+ Bộ phận Công nghệ Thông tin:
- Nhân viên IT: Quản lý hệ thống thông tin, hỗ trợ kỹ thuật cho phần mềm quản lý ký túc xá.
1.2.2 Xác định đối tượng cần phỏng vấn STT Đối tượng cần phỏng vấn
1 Trưởng ban kí túc xá
3 Nhân viên quản lý phòng ở
5 Nhân viên hỗ trợ sinh viên
Bảng 1 Biểu đồ hoạt động thanh toán
1.2.3 lập bảng câu hỏi phỏng vấn Tên người phỏng vấn
Trưởng ban kí túc xá
1 Ông/bà có thể mô tả ngắn gọn về các thách thức lớn nhất trong việc quản lý ký túc xá không?
2 Ông/bà mong muốn hệ thống quản lý ký túc xá mới sẽ cải thiện những khía cạnh nào?
Phó ban quản lý 1 Ông/bà chịu trách nhiệm cụ thể trong những mảng nào (an ninh, bảo trì, dịch vụ sinh viên) và gặp phải những khó khăn gì?
2 Ông/bà có ý kiến gì về việc cải thiện quy trình và hệ thống quản lý ký túc xá?
Nhân viên quản lý phòng ở
1 Những khó khăn thường gặp trong quá trình sắp xếp phòng ở cho sinh viên là gì?
2 Ông/bà mong muốn hệ thống mới sẽ có những tính năng nào để hỗ trợ công việc tốt hơn?
1 Ông/bà gặp phải những khó khăn gì trong quá trình tiếp nhận và trả phòng?
2 Ông/bà muốn cải thiện điều gì trong quy trình và hệ thống tiếp nhận hiện tại?
Nhân viên hỗ trợ sinh viên
1 Ông/bà thường gặp phải những vấn đề gì trong quá trình cung cấp dịch vụ hỗ trợ sinh viên?
2 Ông/bà mong muốn hệ thống mới sẽ có những tính năng nào để cải thiện dịch vụ hỗ trợ sinh viên?
1 Các vấn đề an ninh thường gặp trong ký túc xá là gì?
2 Ông/bà mong muốn hệ thống mới sẽ có những tính năng nào để nâng cao an ninh trong ký túc xá?
1 Ông/bà thường gặp phải những vấn đề gì trong quá trình bảo trì và sửa chữa cơ sở vật chất?
2 Ông/bà muốn cải thiện điều gì trong hệ thống bảo trì hiện tại?
Nhân viên IT 1 Các vấn đề kỹ thuật thường gặp khi vận hành hệ thống là gì?
2 Ông/bà mong muốn hệ thống mới sẽ có những tính năng nào để cải thiện hiệu quả công việc?
Bảng 2 Câu hỏi phỏng vấn
Tên người phỏng vấn Câu trả lời Trưởng ban kí túc xá 1 Một trong những thách thức lớn nhất là quản lý số lượng lớn sinh viên và đảm bảo rằng mọi thông tin về chỗ ở, thanh toán và các vấn đề cá nhân đều được cập nhật kịp thời.
Ngoài ra, việc duy trì an ninh và quản lý tài sản cũng là một vấn đề khó khăn.
2 Tôi mong muốn hệ thống mới sẽ tự động hóa nhiều quy trình hơn, cung cấp thông tin tức thời và dễ truy cập hơn Đồng thời, hệ thống nên có khả năng tích hợp tốt với các phần mềm khác của trường để giảm thiểu công việc thủ công.
Phó ban quản lý 1 Tôi chủ yếu chịu trách nhiệm về an ninh và bảo trì Khó khăn lớn nhất là việc giám sát an ninh liên tục và đảm bảo mọi vấn đề về bảo trì được giải quyết nhanh chóng để không ảnh hưởng đến sinh viên.
2 Hệ thống nên có các công cụ giám sát và báo cáo tự động để theo dõi an ninh và bảo trì Ngoài ra, việc thông báo cho sinh viên và nhân viên về các sự cố hoặc công việc bảo trì cần thực hiện nên được nhanh chóng và rõ ràng hơn.
Nhân viên quản lý phòng ở
1 Khó khăn lớn nhất là việc đảm bảo tất cả sinh viên đều có phòng ở phù hợp với yêu cầu của họ, đặc biệt trong những thời điểm cao điểm như đầu năm học Ngoài ra, việc xử lý các yêu cầu thay đổi phòng cũng gặp nhiều khó khăn.
2 Tôi mong muốn hệ thống mới có thể tự động sắp xếp phòng dựa trên các tiêu chí cụ thể và dễ dàng xử lý các yêu cầu thay đổi phòng Hệ thống cũng nên có một giao diện thân thiện để sinh viên có thể tự kiểm tra và quản lý chỗ ở của mình.
Biểu đồ lớp
2.2.1 Xác định lớp thực thể.
2.2.3 Xác định lớp điều khiển
2.2.4 Xây dựng biểu đồ lớp cho ca sử dụng
2.2.4.1.Biểu đồ lớp đăng ký tài khoản
Hình 11 Biểu đồ lớp đăng nhập
2.2.4.2.Biểu đồ lớp đăng ký vào KTX
Hình 12 Đăng kí vào KTX
2.2.4.3.Biểu đồ lớp thông tin phòng
2.2.4.4.Biểu đồ lớp duyệt vào KTX
2.2.4.5.Biểu đồ lớp duyệt đăng ký phòng
Hình 15 Duyệt đăng kí phòng
Biểu đồ trạng thái
2.3.1 Biểu đồ trạng thái quản lý hợp đồng
Hình 16 Biểu đồ trạng thái quản lý hợp đồng
2.3.2 Biểu đồ trạng thái quản lý sinh viên
Hình 17 Biểu đồ trạng thái quản lý sinh viên
2.3.3 Biểu đồ trạng thái quản lý điện nước
Hình 18 Biểu đồ trạng thái lý điện nước
2.3.4 Biểu đồ trạng thái quản lý hóa đơn
Hình 19 Biểu đồ trạng thái quản lý hóa đơn
2.3.5 Biểu đồ trạng thái quản lý phòng
Hình 20 Biểu đồ trạng thái quản lý phòng
2.3.6 Biểu đồ trạng thái quản lý dịch vụ
Hình 21 Biểu đồ trạng thái quản lý dịch vụ
2.3.7 Biểu đồ trạng thái quản lý tài khoản
Hình 22 Biểu đồ trạng thái quản lý tài khoản
2.3.8 Biểu đồ trạng thái lập báo cáo
Hình 23 Biểu đồ trạng thái lập báo cáo
Thiết Kế Hệ Thống
Biểu đồ tương tác
3.1.1 Biểu đồ tuần tự hệ thống a Tạo tài khoản
Hình 24 Sơ đồ tuần tự “tạo tài khoản” b Đăng nhập
Hình 25 Sơ đồ tuần tự “đăng nhập” c Lấy lại mật khẩu
Hình 26 Sơ Đồ Tuần Tự “lấy lại mật khẩu” d Đổi mật khẩu
Hình 27 Sơ đồ tuần tự “đổi mật khẩu”
3.1.2 Biểu đồ tuần tự sinh viên a Đăng ký vào KTX
Hình 28 Sơ đồ tuần tự “đăng ký KTX
Hình 29 Sơ đồ tuần tự “thông tin” c Đăng ký phòng
Hình 30 Sơ đồ tuần tự “đăng ký” d Xin ra khỏi KTX
Hình 31 Sơ đồ xin ra khỏi KTX
3.1.3 Biểu đồ tuần tự người quản lý a Duyệt danh sách
Hình 32 Duyệt danh sách b Duyệt đăng ký phòng
Hình 33 Duyệt đăng kí phòng c Sắp xếp phòng cho SV
Hình 34 Sắp xếp phòng d Tìm kiếm SV
Hình 35 Tìm sinh viên e Cập nhật
Hình 36 Cập nhật sinh viên f Hiển thị toàn bộ danh sách
Hình 37 Hiển thị toàn bộ danh sách sinh viên g Thanh toán ngay
Hình 38 Thanh toán h Cập nhật hóa đơn điện nước
Hình 39 Cập nhật hóa đơn điện nước
Biểu đồ lớp chi tiết
Hình 40 Biểu đồ chi tiết
3.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Bảng cơ sở dữ liệu
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước
3.2.2 Biểu đồ lớp cho tầng Data Access
Biểu đồ lớp cho tầng Data Access
Tầng Data Access chịu trách nhiệm cho việc truy xuất và lưu trữ dữ liệu từ cơ sở dữ liệu.
Các lớp trong tầng này sẽ tương ứng với các bảng trong cơ sở dữ liệu và cung cấp các phương thức để thực hiện các thao tác CRUD (Create, Read, Update, Delete)
Insert Phong(Phong:Phong) Update Phong(Phong:Phong) Delete Phong(maphong: string) Select SanPham(maphong: string): phong SelectAll phong(): List
Hợp đồng Attributes: databaseConnection Methods:
Insert HopDong(Hopdong:Hopdong) Update HopDong(Hopdong:Hopdong) Delete HopDong(Hopdong:sting) Select HopDong(Hopdong:string)Hopdong selectAll Hopdong(): List
Hóa đơn Attributes: databaseConnection Methods:
Insert Hoadon(Hoadon:Hoadon)Update Hoadon(Hoadon:Hoadon)Delete Hoadon(Hoadon:Hoadon)
Select Hoadon(Hoadon:string)Hoadon selectAll Hoadon(): List
Bảng dịch vụ Attributes: databaseConnection Methods:
Insert Bangdichvu(Bangdichvu:Bangdichvu) Update Bangdichvu(Bangdichvu:Bangdichvu) Delete Bangdichvu(Bangdichvu:Bangdichvu) Select Bangdichvu(Bangdichvu:string)Bangdichvu SelectAll Bangdichvu(): List
Sinh viên Attributes: databaseConnection Methods:
Insert Sinhvien(Sinhvien:Sinhvien) Update Sinhvien(Sinhvien:Sinhvien) Delete Sinhvien(Sinhvien:Sinhvien) Select Sinhvien(Sinhvien:string)Sinhvien SelectAll Sinhvien(): List
Cơ sở vật chất Attributes: databaseConnection Methods:
Insert CSCV(CSVC:CSVC) Update CSCV(CSVC:CSVC) Delete CSCV(CSVC:CSVC) Select CSCV(CSVC:sring)CSVC SelectAll CSVC(): List
Insert Taikhoan(Taikhoan:Taikhoan) Update Taikhoan(Taikhoan:Taikhoan) Delete Taikhoan(Taikhoan:Taikhoan) Select Taikhoan(Taikhoan:string)Taikhoan SelectAll Taikhoan(): List
Nhân viên Attributes: databaseConnection Methods:
Insert Nhanvien(Nhanvien:Nhanvien) Update Nhanvien(Nhanvien:Nhanvien) Delete Nhanvien(Nhanvien:Nhanvien) Select Nhanvien(Nhanvien:string)Nhanvien SelectAll Nhanvien(): List
Đánh giá Attributes: databaseConnection Methods:
Insert Danhgia(Danhgia:Danhgia) Update Danhgia(Danhgia:Danhgia) Delete Danhgia(Danhgia:Danhgia) Select Danhgia(Danhgia:string)Danhgia SelectAll Danhgia(): List
Sự kiện Attributes: databaseConnection Methods:
Insert Sukien(Sukien:Sukien)Update Sukien(Sukien:Sukien)Delete Sukien(Sukien:Sukien)
Select Sukien(Sukien:string)Sukien SelectAll Sukien(): List
3.2.3 Biểu đồ lớp cho tầng Business Biểu đồ lớp cho tầng Business
Dựa trên biểu đồ lớp của bạn, các lớp trong tầng Business sẽ bao
Maphong:string Tang:string Loaiphong sodinhvien :string Methods:
Mahopdong :string Thoigianbatdau:string Thoigianketthuc:string Methods:
Mahoadon:stringTenhoadon:stringNgaylaphoadon:stringHanthutien:stringSotien:stringTinhtrang:string
Ngaythanhtoan:string Phuongthucthanhtoan:string Methods:
Madichvu:string Tendichvu:string Giatien:string Methods:
Masinhvien:string Hoten:string Ngaydinh:string Sdt:string
Gioitinh:string Eamil:string Cccd/cmnd:string Lop:string
Khoa:string Diachi:string Methods:
Cơ sở vật chất Attributes:
Tencsvc:string Soluong:string Ngaymua:string Giatien:string Tinhtrang:string Methods:
Mataikhoan:string Matkhau:string Methods:
Manhanvien:string Tennhanvien:string Gioitinh:string Chucvu:string Sdt:string Diachi:string Eamil:string Methods:
Madanhgia:string Noidung:string Methods:
Masukien:string Tensukien:string Thoigianbatdau:string Danhsach:string Thoigiandangki:string Mota:string
3.2.3 Biểu đồ lớp cho tầng Presentation
Biểu đồ hoạt động
Hình 41 Biểu đồ hoạt động xin vào khỏi KTX
3.3.2 Biểu đồ hoạt động xin ra khỏi KTX
Hình 42 Biểu đồ hoạt động xin ra khỏi KTX
3.3.3 Biểu đồ hoạt động của thanh toán hóa đơn điện nước
Hình 43 Biểu đồ hoạt động thanh toán
