BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN Thiết kế hướng đối tượng Đề tài Quản Lý Khách sạn

ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘIKHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO BÀI TẬP LỚNThiết kế hướng đối tượngĐề tài: Quản Lý Khách sạn

Giáo viên hướng dẫn: Trần ƯớcSinh viên thực hiện gồm:

1 Phùng Đức Long (NT)2 Lê Thị Ngọc

3 Trần Văn Trung4 Đới Sỹ Quân

5 Nguyễn Xuân Phong

HÀ NỘI, 04/2024

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU HÌNH ẢNH

LỜI NÓI ĐẦU

Như các bạn đã biết xã hội ngày nay rất phát triển, và Dịch Vụ là một trong

những lĩnh vực có tốc độ tăng truởng khá nhanh trong những năm gần đây ở ViệtNam nói riêng và thế giới nói chung Cùng với nó là hàng nghìn các nhà hàng,khách sạn, các công ty, tập đoàn du lịch được xây dựng và thành lập, đồng thời nhucầu của con người cũng tăng lên Công tác quản lý trong các nhà nghỉ hay kháchsạn ngày càng trở nên khó khăn hơn Nhưng điều đó lại chính là động lực thúc đẩycho những người lập trình không ngừng khám phá, để từ đó thiết kế ra những phầnmềm phù hợp phục vụ tốt hơn cho công việc và cho cuộc sống.

Là một sinh viên hiện còn đang học tập và rèn luyện trên giảng đường đạihọc, và với kiến thức nhỏ bé của mình cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy côgiáo, em đã mạnh dạn chọn phân tích & thiết kế hệ thống phần mềm “Quản LýKhách Sạn” không ngoài mục đích nào khác đó là củng cố nâng cao kiến thức màem đã được học tập, đồng thời giúp ích một phần cho công tác quản lý phòng trongnhững nhà nghỉ và khách sạn có quy mô nhỏ Trong quá trình thiết kế em đã cốgắng hết sức để hoàn thành thật tốt đề tài này Tuy nhiên do điều kiện thời giancũng như kiến thức còn hạn chế, bài tập môn của em còn nhiều thiếu sót rất mongsự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn Em xin chân thành cám ơn

Sinh viên

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU BÀI TOÁN1 Đặt vấn đề

Hiện nay, hầu hết khách sạn vẫn đang sử dụng phương thức quản lí cũ như:Sử dụng sổ sách, giấy tờ kết hợp với Microsoft Excel để tính toán.

Tuy nhiên, phương pháp quản lí đó lại có rất nhiều hạn chế như: mất nhiềuthời gian quản lí, dễ dàng thất thoát doanh thu nếu như không cẩn thận, chi phí tốnkém, không nắm bắt đc chính xác số lượng khách nghỉ, thời gian nghỉ của khách,dễ gặp vấn đề trong việc quản lí nhân viên, quản lí phòng ốc, …

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lí khách sạn cùngnhiều tính năng với mức giá khác nhau Tuy nhiên, để có thể lựa chọn được hệthống quản lí tối ưu nhất, phù hợp nhất với bài toán quản lí khách sản của cá nhânthì lại là điều làm cho nhà quản lí hết sức trăn trở.

Việc sử dụng hệ thống quản lý khách sạn là giải pháp đang được rất hiều nhàquản lí tin tưởng sử dụng Và việc ứng dụng công nghệ vào nghiệp vụ quản lýngày càng phổ biến Vì vậy công việc nghiên cứu, phát triển và tối ưu hóa phầnmềm quản lí khách sạn sẽ ngày càng phổ biến và hứa hẹn trở thành lợi thế caotrong thị trường cạnh tranh hiện nay.

2 Bài toán giải quyết2.1 Khảo sát hệ thống

2.1.1 Giới thiệu khái quát về khách sạn Minh Hoàng

Khách sạn Minh Hoàng xây dựng và sử dụng vào năm 1996 do ông Đào HoàngHải làm chủ Khách sạn nằm tại số 2A Củ Chi – Đống Đế - Nha Trang Do kinhphí có hạn nên Khách sạn đi vào hoạt động với qui mô tương đối nhỏ Khách sạngồm 5 tầng (tổng cộng 30 phòng) Tầng trệt gồm phòng tiếp tân, phòng giám đốc,… Tiền sảnh rộng rãi, có khuôn viên đậu xe Tầng trên cùng có lợi thế là có chỗnghỉ mát cho khách, khách có thể trò chuyện tại đó.

Khách sạn có 3 loại phòng, tất cả các phòng đều có đầy đủ tiện ích như: Ti vi, tủlạnh, Telephone, …

Đội ngũ cán bộ nhân viên rất nhiệt tình và lịch sự, vui vẻ chỉ dẫn cho khách khikhách có yêu cầu (trong giới hạn cho phép) Khách sạn nằm gần mặt đường thuậntiện cho việc đi lại và đó chính là tuyến đường xuyên ra biển.

Khách đến nghỉ tại khách sạn sẽ cảm thấy thoải mái và dễ chịu Khách sạn luônquan tâm nâng cấp chất lượng phục vụ

PHÒNG TIẾP TÂN

 Giám đốc Khách sạn: có nhiệm vụ quản lý trực tiếp khách sạn, mọivấn đề của khách sạn đều phải thông qua giám đốc và giám đốc cóquyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lý trong khách sạn.

 Phòng tiếp tân: có nhiệm vị hoàn thành công việc đăng lý, giao hàngcho khách và nhận lại phòng, lập phiếu thanh toán và thu tiền củakhách, nhận nhũng yêu cầu của khách, giới thiệu và giải đáp nhữngthắc mắc của khách.

 Phòng bảo vệ: bảo vệ có nhiệm vụ giữ xe, khuân hành lý và giữ gìn anninh trật tự trong khách sạn Theo dõi các thiết bị của khách sạn vàchịu trách nhiệm về hệ thống ánh sáng.

 Phòng phục vụ: kiểm tra và dọn vệ sinh phòng, phục vụ ăn, uống, giặtủi đưa đón khách bằng xe của khách sạn khi khách có yêu cầu.

Điện thoại:

Thời gian:

- Bắt đầu: 8h00(12/04/2024) - Kết thúc: 9h30(12/04/2024)Mục tiêu:

Dữ liệu cần thu thập: thôngtin về quản lí đặt phòng củakhách sạn và cách mà DN quảnlý thông tin về doanh thu, hóađơn, dữ liệu đặt phòng …

Lưu ý:

 Kinh nghiệm: Ngườiđược hỏi phải có kinh nghiệm,hiểu biết về DN cũng như quytrình quản lí của DN.

Chi tiết buổi phỏng vấn

 Giới thiệu

 Tổng quan về hệ thống

 Tổng quan về buổiphỏng vấn

 Xin phép được ghi âm

 Thời gian hỏi và trả lời Tổng hợp các nội dungchính ý kiến của người được hỏi

 Kết thúc

Ước lượng thời gian:

 2 phút 3 phút 2 phút 2 phút

 50 phút

 1 phút

Câu 1: Khách sạn đã và

đang sử dụng phần mềm quản lí khách sạn nào?

Người được hỏi cởi mở, tận tình cung cấp các thông tin giúp nhómhoàn thanh được bài phỏng vấn Tuy nhiên do thời gian phỏng vấn cònbị giới hạn nên không thể tránh khỏi các thiếu sót về thông tin Tuyvậy, các thông tin thu thập được rất quan trọng để phân tích hệ thống.

2.1.4 Phân tích các thông tin thu thập được

- Ghi vào sổ thuê của khách

H4 Phiếu thanh toán

2.2 Phát biểu bài toán

Một khách sạn cần tự động hoa trong việc quản lý Sau khi tìm hiểu, khảo sát

hiện trạng em nắm được những thông tin sau: Quản lý khách hàng:

Mỗi khách hàng của khách sạn đều được khách sạn quản lý những thông tin sau: Họ tên, giới tính, địa chỉ, điện thoại Fax(nếu có), E_mail(nếu có), số CMND_Passport (hoặc các văn bằng khác có hình), quốc tịch Nếu khách hàng là công chức thì quản lý thêm cac thông tin sau: Tên cơ quan, đia chỉ cơ quan, E_mail cơ quan.

 Quản lý phòng:

Các phòng của khách sạn được quản lý dựa vào phòng số, loại phòng, giá cơ bản Khách sạn gồm có ba loại phòng 1, 2, 3 tương ứng với giá như sau 150.0009, 200.000đ, 250.000đ (trong đó có 10% VAT) Ngoài ra mỗi phòng còn được trang bị các tiện nghi, nên tiện nghi cũng được quản lý theo

mã tiện nghi, tên tiện nghi Còn trang bị tiện nghi theo phòng được quản lý dựa vào phòng số và số lượng tiện nghi trong từng phòng.

 Quản lý đăng ký _ thuê phòng:

Tất cả các thông tin đăng ký thuê phòng đều được quản lý dựa trên số đăng ký, họ tên khách đăng ký, ngày đến, giờ đến, ngày đi, giờ đi, số lượng người lớn, số lượng trẻ em và số tiền đặt cọc.

 ·Quản lý thông tin nhận phòng:

Khách sạn quản lý những thông tin sau: Số nhận phòng, họ tên người nhận phòng, ngày nhận, giờ nhận Tất cả thông tin nhận phòng đều dựa vào thông tin đăng ký thuê phòng đã khai báo trước đó Vì khách hàng có đăng ký mới được nhận phòng theo đúng thông tin mà khách đã đăng ký.

 Quản lý việc trả phòng:

Dựa trên thông tin đăng ký thuê phòng và thông tin nhận phòng, việc trả phòng được khách sạn quản lý các thông tin sau: Số trả phòng, ngày trả, giờ trả, họ tên người trả (có thể trả phòng trước thời hạn đăng ký) Nếu khách hàng muốn gia hạn thêm thời gian ở tại khách sạn thì phải tiến hành làm thủ tục đăng ký lại Bên cạnh việc trả phòng của khách thì khách sạn sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng.

 Quản lý thông tin huỷ đăng ký:

Cũng như việc quản lý các công việc trên thì việc huỷ đăng ký được quản lý các thông tin sau: Số huỷ đăng ký, ngày huỷ đăng ký, giờ huỷ đăng ký, họ tên người huỷ đăng ký.

 Quản lý nhân viên phục vụ tại khách sạn:

Tất cả những nhân viên làm việc tại khách sạn đều được quản lý các thông tin sau: Họ nhân viên, Tên nhân viên, Chức vụ của nhân viên.

Ngoài ra khách sạn còn quản lý thông tin về dịch vụ: tên dịch vụ; tiện nghi Tại khách sạn có nhiều loại dịch vụ như: điện thoại, ăn uống, giặt ủi, đưa đón khách, chuyên chở đồ cho khách (khi khách yêu cầu)

 Quy trình quản lý:

Khi khách hàng có nhu cầu ở khách sạn thì khách hàng có thể liên hệ với kháchsạn để tiến hành làm thủ tục đăng ký phòng hoặc khách hàng có thể làm thủ tục thuê và nhận phòng để ở ( trường hợp phòng còn trống ) Có hai hình thức liên hệ: đến trực tiếp, qua điện thoại.

Khi khách hàng làm thủ tục đăng ký thì khách hàng phải khai báo đầyđủ thông tin về mình cung như thông tin về cơ quan (neu có) khi Bo phan Lễtân (BPTL) yêu cầu Hầu hết khách hàng đều phải đặt cọc một số tiền nhất định dựa vào loại phòng mà mình đã đăng ký.

Trường hợp các tổ chức thuê phòng thì tổ chức sẽ cử đại diện đến khách sạn làm thủ tục đăng ký Việc quản lý thông tin các tổ chức sẽ được quản lý như thông tin cơ quan hoặc công ty, thông tin về người đại diện sẽ được quản lý như thông tin của công chức hay nhân viên của cơ quan đó Trong thời gian trước ngày nhận phòng tối thiểu là 1 tuần các khách hàng đăng ký theo đoàn phải gửi cho khách sạn bảng bố trí phòng ở của các thành viên để khách sạn phân bố phòng cho hợp lý.

Khi khách hàng đến nhận phòng thì ngoài số tiền đặt cọc, khách hàng phải gửi cho BPLT CMND_Passport ( hoặc các văn bằng có hình còn thời hạn sử dụng ) BPLT căn cứ vào đó để kiểm tra lại thông tin khi khách đăng ký phòng Sau khi kiếm tra xong BPLT sẽ chỉ trả lại các văn bằng này khi khách hàng làm xong thủ tục trả phòng Sau đó BPLT sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng để tiến hành giao phòng cho khách Nếu khách không đồng ý thìlàm thủ tục đổi phòng cho khách ( nếu còn phòng trống ).

Trong thời gian ở khách sạn, khách có the sử dụng các loại dịch vụ, yêu câu phục vụ Mọi yêu cầu sẽ do BPLT đảm nhiệm và đáp ứng trong phạm vi hoạt động của khách sạn Khách hàng sử dụng dịch vụ chưa thanh toán thì Bộ phận dịch vụ sẽ ghi hoá đơn nợ và chuyển đến BPLT tính vào hoa đơn tổng.

Sau khi đặt phòng khách có thể huỷ đăng ký và phải bồi thường cho khách sạn theo quy định đã thoả thuận Vì thế tiền đặt cọc là phải có trước khi nhận phòng Để tránh rủi ro thì số tiền đặt cọc phải lớn hơn hay bằng số tiền phải bồi thường Tuy nhiên trước 7 ngày nhận phòng khách huỷ đăng kýkhông phải bồi thường.

Khi hết thời hạn thuê phòng như đã đăng ký thì khách phải trả phòng cho khách sạn Khi khách làm thủ tục trả phòng, BPLT sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng, tổng hợp lại các hóa đơn sử dụng dịch vụ chưa thanh toán trongthời gian khách ở khách sạn Sau khi tổng hợp in ra hoa đơn tổng để khách thanh toán và trả lại CMND_Passport cho khách Hình thức thanh toán ở khách sạn chủ yếu bằng tiền mặt (tiền Việt nam_VNĐ).

2 Xem thông tin và in ra nếu cần

Danh sách khách hàng (DSKH) ở tại khách sạnDSKH đăng ký thuê phòng

DSKH huỷ đăng kýDanh sách phòngDanh sách nhân viênPhiếu thanh toán tiền3 Tra cứu thông tin

Khách hàng theo tiêu chí họ tên, phòng sốHoa đơn sử dụng dịch vụ

Hoá đơn tiền phòng

2.3 Hạn chế

Hiện nay, quản lí khách sạn dựa trên phần mềm ngày cảng phổ biến, điều nay mang lại nhiều lợi ích cho việc vận hành khách sạn, tuy nhiêm, nó cũng tồn tại mộtsố hạn chế cần được lưu ý để không gây thiệt hại cho các nhà quản lí như:

 Chi phí mua sắm và lắp đặt và bảo trì phần mềm có thể cao tùy theo chất lượng của phần mềm, hoặc cần bổ sung giấy phép hay modun bổ sung để sử dụng đầy đủ chức năng

 Khả năng tích hợp giữa các phần mềm có thể tốn kém và phức tap Chưa kể nếu không tương thích có thể gây ra lỗ hổng khiến cho thông tin bị rò rỉ và giúp kẻ gian dễ dàng đột nhập

 Có thể bị thiếu chức năng trong quá trình sử dụng của một số loại mô hình khách sạn

 Việc lựa chọn phần mềm không phù hợp với nhu cầu của khách sạn có thể gây tốn kém chi phí và gặp nhiều vấn đề tổn thất

Do đó, trước khi lựa chọn phềm mềm quản lí khách sạn, các nhà quản lí cần đánh giá kĩ lưỡng nhu cầu, ngân sách và khả năng phục vụ cũng như vận hành của kháchsnaj để lựa chọn ra giải pháp phù hợp nhất với mô hình khách sạn của mình

3 Đề xuất giải pháp

3.1 Xuất phát điểm

Việc quản lý một khách sạn đòi hỏi một hệ thống phức tạp và linh hoạt, hiệuquả và dễ mở rộng để xử lý các hoạt động như đặt phòng, quản lý phòng, thanh toán và quản lý dịch vụ Xuất phát từ nhu cầu này, đề xuất sử dụng thiết kế hướng đối tượng để phát triển một hệ thống quản lý khách sạn đáp ứng được các yêu cầu của khách sạn và nhân viên Thiết kế sẽ tập trung vào việc xác định như các đối tượng trong khách sạn như phòng, khách hàng, nhân viên, dịch vụ và các giao dịch liên quan Bằng cách này, chúng ta có thể tổ chức thông tin một cách logic và hệu quả, cung cấp một cấu trúc linh hoạt để mở rộng và cập nhật trong tương lai.

3.2 Mô tả chi tiết giải pháp dự kiến3.2.1 Mô tả chung

- Phòng: hệ thống sẽ cho phép quản lý các thông tin liên quan đến phòng

như loại phòng, địa chỉ , số điện thoại, giá cả, trạng thái(trống, đã đặt, đang sử chửa) và các tiện ích đi kèm

- Nhân viên: hệ thống sẽ lưu trữ thông tin cá nhân của khách hang bao gồm

tên, địa chỉ, số điện thoại, email, và lịch sử đặt phòng.

- Dịch vụ: hệ thống sẽ quản lý thông tin về các dịch vụ cung cấp bởi khách

sạn như nhà hang, dịch vụ phòng, giặt ủi, vận chuyển, …

- Đặt phòng và thanh toán: hệ thống sẽ cho phép khách hang đặt phòng

trực tuyến, xem lại và chỉnh sửa đặt phòng, cũng như thanh toán các dịch vụ đã sử dụng.

3.2.2 Cách sử dụng hệ thống- Đặt phòng

+ Khách hàng truy cập vào hệ thống qua giao diện người dùng.+ Chọn ngày nhận phòng và trả phòng.

+ Chọn loại phòng và tiện ích.+ Đặt phòng.

3.2.3 Chi tiết thiết kế hệ thống

- Phần cứng: máy tính của nhân viên, điện thoại, máy chủ lưu trữ thông tin

khách hang, phòng, nhân viên, dịch vụ, đặt phòng, thanh toán.

- Phần mềm: ứng dụng quản lý khách sạn

- Các chức năng dự kiến: quản lý phòng, quản lý khách hàng, quản lý đặt

phòng và thanh toán, quản lý dịch vụ.

- Dữ liệu:thông tin về loại phòng, giá cả, trạng thái, tiện ích và mô tả.

Thông tin cá nhân của khách hang, lịch sử đặt phòng Thông tin nhânviên, chức vụ lịch làm việc và lương Thông tin đặt phòng và thanh toán,hóa đơn.

- Thông tin đầu ra: thông tin đặt phòng từ khách hàng thông qua giao diện

người dung trực tuyến Thông in nhập từ nhân viên

- Con người: nhân viên quản lý, nhân viên tiếp tân, khách hàng.

3.2.4 Lợi ích hệ thống mang lại

Quản lý:

- Hệ thống giúp tối ưu háo quá trình sử lý khách sạn từ đặt phòng đến

thanh toán, giúp tiết kiệm thồi gian công sức cho nhân viên.Khách hàng:

- Bằng cách cung cấp dịch vụ nhanh chóng và chính xác, hệ thống giúp cải

thiện trải nghiệm của khách hàng và tăng cường sự hài lòng.Kiểm soát và báo cáo :

- Hệ thống cung cấp khả năng theo dõi và báo cáo chi tiết về các hoạt động

của khách sạn, giúp quản lý đưa ra quyết định thông minh và hiệu quả.

4 Từ điển dữ liệu của hệ thống4.1 Giới thiệu

Tài liệu này định nghĩa những thuật ngữ đặc trưng cho bài toán, giải thíchnhững cụm từ có thể không quen thuộc với người đọc, mô tả tài liệu ca sử dụnghoặc những tài liệu khác trong dự án.

 Instagram: Cũng như Facebook, Insta là mạng xã hội cho phép người dùngchia sẻ hình ảnh, video sáng tạo, thu hút lên trang cá nhân của mình Điều đó

thuận lợi cho việc khách sạn Minh Hoàng tiếp cận them lượng khách thêphòng.

 Thanh toán trực tuyến: Thanh toán trực tuyến hay thanh toán online đượchiểu là dịch vụ thanh toán dựa trên sự hỗ trợ của máy tính, điện thoại thôngminh có kết nối internet Với dịch vụ thanh toán trực tuyến, khách hàng cóthể dễ dàng thanh toán khoản cọc khi tham gia thuê phòng qua các phầmmềm online

 Thẻ ngân hàng và tiền mặt: Là công cụ thanh toán trực tiếp tại khách sạn Ví điện tử: Là tài khoản điện tử online được xây dựng trong ứng dụng điện

thoại, website máy tính Loại ví này có vai trò thanh toán hóa đơn trực tuyếnmà không cần tiền mặt Có thể hiểu ví điện tử là tổng hợp của tiền - liên kếttài khoản ngân hàng - Liên kết thẻ trong ứng dụng của điện thoại Hiện naycó các loại ví phổ biến như: momo,zalopay,

 Traveloka: là ứng dụng du lịch và tiện ích sống hang đầu của Đông Nam Á,giúp bạn khám phá và mua đa dạng các loại sản phẩm du lịch, dịch vụ vàmua dịch vụ tài chính, cũng có thể đặt vé tàu, vé máy bay, đặt xe, đặt phòngkhách sạn…